Office 365 조직에서 사서함에 대한 보관 및 삭제 정책 설정

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이 문서는 관리자용입니다. 사서함의 항목에 보관 및 보존 정책을 추가하고 싶나요? 전자 메일 메시지에 보존 정책 할당 | 웹용 Outlook에서 비즈니스의 보존 및 보관 정책을 참조하세요.

Office 365에서 항목을 자동으로 사용자의 보관 사서함으로 이동하고 사서함에서 자동으로 항목을 삭제하는 보관 및 삭제 정책을 만들 수 있습니다. 사서함에 할당되며 특정 기간 후 사용자의 보관 사서함으로 항목을 이동하고 특정 보존 기간에 도달한 후 사서함에서 항목을 삭제하는 보존 정책을 만들어 이렇게 할 수 있습니다. 이동되거나 삭제되는 항목과 이러한 이동 또는 삭제 시점을 결정하는 실제 규칙을 보존 태그라고 합니다. 보존 태그는 보존 정책에 연결되고, 차례로 보존 정책은 사용자의 사서함에 할당됩니다. 보존 태그는 사용자 사서함의 개별 메시지 및 폴더에 보존 설정을 적용합니다. 보존 태그는 메시지가 사서함에 유지되는 기간과 메시지가 지정된 보존 기간에 도달하면 수행되는 조치를 정의합니다. 메시지가 보존 기간에 도달하면 사용자의 보관 사서함으로 이동되거나 삭제됩니다.

이 항목의 단계에서는 알프스 집이라는 가상 조직에 대한 보관 및 보존 정책을 설정합니다. 이 정책 설정에는 다음과 같은 작업이 포함됩니다.

  • 조직의 모든 사용자에 대해 보관 사서함을 사용하도록 설정. 이 작업을 통해 사용자에게 추가 사서함 저장 공간이 제공되고, 보존 정책에서 항목을 보관 사서함으로 이동할 수 있도록 하는 데 이 작업이 필요합니다. 또한 이 작업을 통해 항목을 사용자의 보관 사서함으로 이동하여 사용자가 보관 정보를 저장할 수 있습니다.

  • 다음을 수행하는 세 가지 사용자 지정 보존 태그 만들기:

    • 3년이 경과된 항목을 자동으로 사용자의 보관 사서함으로 이동합니다. 항목을 보관 사서함으로 이동하여 사용자의 기본 사서함에 공간을 확보합니다.

    • 5년이 경과된 항목을 지운 편지함 폴더에서 자동으로 삭제합니다. 이렇게 하면 사용자의 기본 사서함에 공간이 확보되기도 합니다. 사용자는 필요한 경우 이러한 항목을 복구할 수 있습니다. 자세한 내용은 추가 정보 섹션을 참조하세요.

    • 7년이 경과된 항목을 기본 사서함과 보관 사서함에서 자동으로(그리고 영구적으로) 삭제합니다. 준수 규정 때문에 일부 조직에서는 특정 기간 전자 메일을 보존해야 합니다. 이 기간이 만료된 후 조직에서는 사용자 사서함에서 이러한 항목을 영구적으로 제거할 수 있습니다.

  • 새 보존 정책을 만들고 새 사용자 지정 보존 태그를 새 보존 정책에 추가. 또한 새 보존 정책에 기본 제공 보존 태그를 추가합니다. 여기에는 사용자가 해당 사서함의 항목에 할당할 수 있는 개인 태그가 포함됩니다. 사용자의 기본 사서함에 있는 복구 가능한 항목 폴더의 항목을 해당 보관 사서함의 복구 가능한 항목 폴더로 이동하는 보존 태그도 추가합니다. 그러면 사서함이 보류되었을 때 사용자의 복구 가능한 항목 폴더에 공간을 확보하는 데 도움이 됩니다.

이 문서의 일부 또는 모든 단계를 따라 조직의 사서함에 대한 보관 및 삭제 정책을 설정할 수 있습니다. 소수의 사서함에 대해 이 프로세스를 테스트한 후 조직의 모든 사서함에 대해 이 프로세스를 구현하는 것이 좋습니다.

시작하기 전에

  • 이 항목의 단계를 수행하려면 Office 365 조직의 전역 관리자여야 합니다.

  • Office 365에서 새 사용자 계정을 만들고 사용자에게 Exchange Online 라이선스를 할당하면 사용자의 사서함이 자동으로 만들어집니다. 사서함이 만들어지면 기본 MRM 정책이라는 기본 보존 정책이 자동으로 사서함에 할당됩니다. 이 문서에서는 새 보존 정책을 만든 다음 사용자 사서함에 할당하여 기본 MRM 정책을 바꿉니다. 어느 시점이든 사서함에 할당된 보존 정책은 하나만 있을 수 있습니다.

  • Exchange Online의 보존 태그 및 보존 정책에 대한 자세한 내용은 보존 태그 및 보존 정책을 참조하세요.

첫 번째 단계는 조직의 각 사용자에 대해 보관 사서함을 사용하도록 설정하는 것입니다. 보존 기간이 만료된 후 "보관함으로 이동" 보존 작업이 포함된 보존 태그에서 항목을 이동할 수 있도록 사용자의 보관 사서함을 사용하도록 설정해야 합니다.

참고: 이 프로세스를 완료하기 전 어느 시점이든 보관 사서함이 사용하도록 설정되어 있기만 하면, 이 프로세스 중에 언제든지 보관 사서함을 사용하도록 설정할 수 있습니다. 보관 사서함이 사용하도록 설정되어 있지 않으면 보관 정책이 할당된 모든 항목에 대해 아무런 조치도 수행되지 않습니다.

  1. https://protection.office.com으로 이동합니다.

  2. Office 365 전역 관리자 계정을 사용 하 여 로그인 합니다.

    보안 및 규정 준수 센터 표시 됩니다.

  3. 데이터 거 버 넌 스보안 및 규정 준수 센터 이동 > 보관 합니다.

    조직의 사서함 목록이 표시되고 해당 보관 사서함이 사용하도록 설정되었는지가 표시됩니다.

  4. 목록의 첫 번째 사서함을 클릭하고 Shift 키를 누른 채 목록의 마지막 사서함을 클릭하여 모든 사서함을 선택합니다.

    팁: 이 단계에서는 사용하도록 설정된 보관 사서함이 없다고 가정합니다. 보관이 사용하도록 설정된 사서함이 있는 경우 Ctrl 키를 누른 채 보관 사서함이 사용하지 않도록 설정된 각 사서함을 클릭합니다. 또는 보관 사서함 열 머리글을 클릭하여 보관 사서함이 사용하도록 설정되었는지에 따라 행을 정렬하면 사서함을 더 쉽게 선택할 수 있습니다.

  5. 세부 정보 창의 일괄 편집에서 사용을 클릭합니다.

    2 년 동안 보다 오래 된 항목을 새 보관 사서함으로 이동할 수는 말 경고가 표시 됩니다. 할당 한 경우 사용자 사서함의 새 만들어질 때 기본 보존 정책에 2 년의 보존 기간에는 보관 기본 정책 태그는 때문입니다. 2 단계에서에서 만들 수 있는 사용자 지정 보관 기본 정책 태그에 3 년의 보존 기간 있습니다. 즉, 3 년 포함 된 항목 또는 이전 보관 사서함으로 이동 합니다.

  6. 를 클릭하여 경고 메시지를 닫고 선택한 각 사서함에 대해 보관 사서함을 사용하도록 설정하는 프로세스를 시작합니다.

  7. 프로세스가 완료되면 새로 고침 새로 고침 을 클릭하여 보관 페이지의 목록을 업데이트합니다.

    조직의 모든 사용자에 대해 보관 사서함이 사용하도록 설정됩니다.

    보관 사서함이 사용하도록 설정된 사서함 목록
  8. 보안 및 규정 준수 센터 를 열어 둡니다. 다음 단계에 사용할 수 있습니다.

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이 단계에서는 앞에서 설명한 세 개의 사용자 지정 보존 태그를 만듭니다.

  • 알프스 집 3년 보관함으로 이동(사용자 지정 보관 정책)

  • 알프스 집 7년 영구 삭제(사용자 지정 삭제 정책)

  • 알프스 집 지운 편지함 5년 삭제 및 복구 허용(지운 편지함 폴더에 대한 사용자 지정 태그)

새 보존 태그를 만들려면 EAC(Exchange 관리 센터)Exchange Online 조직에서 사용 합니다.

  1. 보안 및 규정 준수 센터 왼쪽된 위 모서리에서 앱 시작 관리자 클릭 한 다음 관리자 타일을 클릭 합니다.

  2. Office 365 관리 센터 의 왼쪽된 탐색 창에서 관리 센터 를 클릭 한 다음 Exchange 를 클릭 합니다.

    관리 센터 옵션이 확장되고 Exchange가 선택된 Office 365 관리 센터 스크린샷.
  3. 준수 관리EAC 이동 > 보존 태그

    조직에 대한 보존 태그 목록이 표시됩니다.

사용자 지정 보관 기본 정책 태그 만들기

먼저 3년 후 항목을 보관 사서함으로 이동하는 사용자 지정 보관 DPT(기본 정책 태그)를 만듭니다.

  1. 보존 태그 페이지에서 새 태그 새로 만들기 아이콘 를 클릭한 다음 전체 사서함에 자동으로 적용됨(기본값)을 선택합니다.

  2. 새 태그가 전체 사서함에 자동으로 적용됨(기본값) 페이지에서 다음 필드를 작성합니다.

    새 보관 기본 정책 태그를 만드는 설정
    1. 이름   새 보존 태그의 이름을 입력합니다.

    2. 보존 작업 보관함으로 이동을 선택하여 보존 기간 만료 시 항목이 보관 사서함으로 이동되도록 합니다.   

    3. 보존 기간 항목이 다음 기간에 도달하는 경우(일)를 선택한 다음 보존 기간을 입력합니다. 이 시나리오에서는 1,095일(3년) 후 항목이 보관 사서함으로 이동됩니다.

    4. 설명   (선택 사항) 사용자 지정 보존 태그의 용도를 설명하는 설명을 입력합니다.

  3. 저장을 클릭하여 사용자 지정 보관 DPT를 만듭니다.

    보존 태그 목록에 새 보관 DPT가 표시됩니다.

사용자 지정 삭제 기본 정책 태그 만들기

다음으로, 또 다른 사용자 지정 DPT를 만드는데 이번에는 7일 후 영구적으로 항목을 삭제하는 삭제 정책이 됩니다.

  1. 보존 태그 페이지에서 새 태그 새로 만들기 아이콘 를 클릭한 다음 전체 사서함에 자동으로 적용됨(기본값)을 선택합니다.

  2. 새 태그가 전체 사서함에 자동으로 적용됨(기본값) 페이지에서 다음 필드를 작성합니다.

    새 삭제 기본 정책 태그를 만드는 설정
    1. 이름   새 보존 태그의 이름을 입력합니다.

    2. 보존 작업 영구 삭제를 선택하여 보존 기간 만료 시 사서함에서 항목을 제거합니다.   

    3. 보존 기간 항목이 다음 기간에 도달하는 경우(일)를 선택한 다음 보존 기간을 입력합니다. 이 시나리오에서는 2,555일(7년) 후 항목이 제거됩니다.

    4. 설명   (선택 사항) 사용자 지정 보존 태그의 용도를 설명하는 설명을 입력합니다.

  3. 저장을 클릭하여 사용자 지정 삭제 DPT를 만듭니다.

    보존 태그 목록에 새 삭제 DPT가 표시됩니다.

지운 편지함 폴더에 대한 사용자 지정 보존 정책 태그 만들기

만들게 될 마지막 보존 태그는 지운 편지함 폴더에 대한 사용자 지정 RPT(보존 정책 태그)입니다. 이 태그는 5년 후 지운 편지함 폴더에서 항목을 삭제하고 사용자가 삭제된 항목 복구 도구를 사용하여 항목을 복구할 수 있는 경우 복구 기간을 제공합니다.

  1. 보존 태그 페이지에서 새 태그 새로 만들기 아이콘 를 클릭한 다음 기본 폴더에 자동으로 적용됨을 선택합니다.

  2. 새 태그가 기본 폴더에 자동으로 적용됨 페이지에서 다음 필드를 작성합니다.

    지운 편지함 폴더에 대한 새 보존 정책 태그를 만드는 설정
    1. 이름   새 보존 태그의 이름을 입력합니다.

    2. 다음 기본 폴더에 이 태그 적용    드롭다운 목록에서 지운 편지함을 선택합니다.

    3. 보존 작업 삭제 및 복구 허용을 선택하여 보존 기간이 만료되면 항목을 삭제하되, 사용자가 삭제된 항목 보존 기간(기본적으로 14일) 내에 삭제된 항목을 복구할 수 있도록 합니다.  

    4. 보존 기간 항목이 다음 기간에 도달하는 경우(일)를 선택한 다음 보존 기간을 입력합니다. 이 시나리오에서는 1,825일(5년) 후 항목이 삭제됩니다.

    5. 설명   (선택 사항) 사용자 지정 보존 태그의 용도를 설명하는 설명을 입력합니다.

  3. 저장을 클릭하여 지운 편지함 폴더에 대한 사용자 지정 RPT를 만듭니다.

    보존 태그 목록에 새 RPT가 표시됩니다.

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사용자 지정 보존 태그를 만든 후 새 보존 정책 만들기 및 보존 태그를 추가 하려면 다음 단계가입니다. 2 단계에서에서 만든 세 개의 사용자 지정 보존 태그 및 첫 번째 섹션에서 언급 된 기본 제공 태그를 추가 합니다. 4 단계에서에서이 새 보존 정책 사용자 사서함에 할당할 수 있습니다.

  1. 준수 관리EAC 이동 > 보존 정책을 합니다.

  2. 보존 정책 페이지에서 새로 만들기 새로 만들기 아이콘 를 클릭 합니다.

  3. 이름 상자에 새 보존 정책의 이름을 입력합니다(예: 알프스 집 보관 및 삭제 정책).

  4. 보존 태그에서 추가 새로 만들기 아이콘 를 클릭합니다.

    조직에서 보존 태그 목록이 표시 됩니다. Note 2 단계에서에서 만든 사용자 지정 태그 표시 됩니다.

  5. 다음 스크린샷은 (이 태그에 더 많은 정보 섹션에서 자세히 설명 참조)에서 강조 표시 되는 9 보존 태그를 추가 합니다. 보존 태그를 추가 하려면 선택 하 고 추가 클릭 합니다.

    새 보존 정책에 보존 태그 추가

    팁: Ctrl 키를 누른 채 각 태그를 클릭하여 보존 태그를 여러 개 선택할 수 있습니다.

  6. 보존 태그를 추가한 후 확인을 클릭합니다.

  7. 새 보존 정책 페이지에서 저장을 클릭하여 새 정책을 만듭니다.

    목록에 새 보존 정책이 표시됩니다. 새 보존 정책을 선택하여 세부 정보 창에 새 보존 정책에 연결된 보존 태그를 표시합니다.

    새 보존 정책 및 연결된 보존 태그 목록

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새 사서함을 만들 때 기본적으로 이라는 기본 MRM 정책에 보존 정책에 할당 됩니다. 이 단계에서는 됩니다 바꾸면이 보존 정책 (사서함 수 있으므로 하나만 보존 정책을 할당 되어) 조직에서 사용자 사서함 3 단계에서에서 만든 새 보존 정책 할당 합니다. 이 단계에서는 조직에서 새 정책의 할당할 모든 사서함에 수 있다는 가정 합니다.

  1. EAC받는 사람 에 게 이동 > 사서함 합니다.

    조직의 모든 사용자 사서함의 목록이 표시 됩니다.

  2. 목록의 첫 번째 사서함을 클릭하고 Shift 키를 누른 채 목록의 마지막 사서함을 클릭하여 모든 사서함을 선택합니다.

  3. EAC 를 일괄 편집 에서 오른쪽의 세부 정보 창에서 다른 옵션 을 클릭 합니다.

  4. 보존 정책에서 업데이트를 클릭합니다.

  5. 대량 보존 정책 할당 페이지에서 보존 정책을 선택 드롭다운 목록에서 선택; 3 단계에서에서 만든 보존 정책 예를 들어 Alpine 하우스 보관 함 및 보존 정책 합니다.

  6. 새 보존 정책 할당을 저장 하려면 저장 을 클릭 합니다.

  7. 사서함에 새 보존 정책 할당 된을 확인 하려면 다음을 수행할 수 있습니다: 사서함 페이지에서 사서함을 선택한 다음 편집을 클릭 합니다.

    1. 사서함 페이지에서 사서함을 선택한 다음 편집 편집 를 클릭 합니다.

    2. 선택한 사용자의 사서함 속성 페이지에서 사서함 기능 을 클릭 합니다.

      보존 정책 드롭다운 목록에서 새 사서함에 할당 된 정책의 이름이 표시 됩니다.

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4 단계에서에서 사서함에 새 보존 정책 적용 한 후 사서함에 적용할 새 보존 설정에 대 한 Exchange Online 최대 7 일이 걸릴 수 있습니다. 7 일 마다 한 번씩 폴더 정리 관리 하는 프로세스 사서함 라는 프로세스 때문입니다. 관리 되는 폴더 정리 실행에 대 한 대기 하는 대신를 실행 하 여 발생 하도록 할 수 있습니다를 Exchange Online PowerShell에서에서 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet.

관리되는 폴더 도우미를 실행하면 어떻게 되나요? 관리되는 폴더 도우미는 사서함의 항목을 검사하고 해당 항목이 보존의 적용을 받는지를 확인하여 보존 정책의 설정을 적용합니다. 그런 다음 보존의 적용을 받는 항목에 적절한 보존 태그를 포함하여 스탬프를 지정한 다음 보존 기간이 경과한 항목에 대해 지정된 보존 작업을 수행합니다.

다음은 Exchange Online PowerShell에 연결 하 고 조직의 모든 사서함에서 관리 되는 폴더 정리을 실행 하는 단계입니다.

  1. 로컬 컴퓨터에서 Windows PowerShell을 열고 다음 명령을 실행합니다.

    $UserCredential = Get-Credential

    Windows PowerShell 자격 증명 요청 대화 상자에서 Office 365 전역 관리자 계정의 사용자 이름과 암호를 입력한 다음 확인을 클릭합니다.

  2. 다음 명령을 실행합니다.

    $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential –Authentication Basic -AllowRedirection
  3. 다음 명령을 실행합니다.

    Import-PSSession $Session
  4. Exchange Online 조직에 연결되었는지 확인하려면 다음 명령을 실행하여 조직의 모든 사서함 목록을 가져옵니다.

    Get-Mailbox

    참고: 자세한 내용이나 Exchange Online 조직에 연결하는 데 문제가 있는 경우 원격 PowerShell을 사용하여 Exchange Online에 연결을 참조하세요.

  5. 다음 두 명령을 실행하여 조직의 모든 사용자 사서함에 대해 관리되는 폴더 도우미를 시작합니다.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

모두 마쳤습니다. 알프스 집 조직에 대한 보관 및 삭제 정책을 설정했습니다.

추가 정보

  • 보존 기간은 어떻게 계산될까요? 사서함 항목의 보존 기간은 항목(예: 전송되지 않았지만 사용자가 만든 임시 메시지)의 배달 날짜 또는 만든 날짜로부터 계산됩니다. 관리되는 폴더 도우미에서 사서함의 항목을 처리할 때는 삭제 및 복구 허용 또는 영구 삭제 보존 작업이 포함된 보존 태그가 있는 모든 항목에 대해 시작 날짜와 만료 날짜를 스탬프로 지정합니다. 보관 태그가 있는 항목은 이동 날짜로 스탬프가 지정됩니다.

  • 다음 표는 이 항목의 단계를 수행하여 만들어진 사용자 지정 보존 정책에 추가된 각 보존 태그에 대한 자세한 정보를 제공합니다.

    보존 태그

    이 태그의 기능

    기본 제공 또는 사용자 지정?

    유형

    알프스 집 3년 보관함으로 이동

    1,095일(3년)이 경과된 항목을 보관 사서함으로 이동합니다.

    사용자 지정 ( 2 단계 참조)

    기본 정책 태그(보관): 이 태그는 전체 사서함에 자동으로 적용됩니다.

    알프스 집 7년 영구 삭제

    7년이 경과되면 항목을 기본 사서함 또는 보관 사서함에서 영구적으로 삭제합니다.

    사용자 지정 ( 2 단계 참조)

    기본 정책 태그(삭제): 이 태그는 전체 사서함에 자동으로 적용됩니다.

    알프스 집 지운 편지함 5년 삭제 및 복구 허용

    5년이 경과된 항목을 지운 편지함 폴더에서 삭제합니다. 사용자는 이러한 항목이 삭제된 후 최대 14일 동안 복구할 수 있습니다.*

    사용자 지정 ( 2 단계 참조)

    보존 정책 태그(지운 편지함): 이 태그는 지운 편지함 폴더의 항목에 자동으로 적용됩니다.

    복구 가능한 항목 14일 보관함으로 이동

    복구 가능한 항목 폴더에 14일 동안 있었던 항목을 보관 사서함의 복구 가능한 항목 폴더로 이동합니다.

    기본 제공

    보존 정책 태그(복구 가능한 항목): 이 태그는 복구 가능한 항목 폴더의 항목에 자동으로 적용됩니다.

    정크 메일

    정크 메일 폴더에 30일 동안 있었던 항목을 영구적으로 삭제합니다. 사용자는 이러한 항목이 삭제된 후 최대 14일 동안 복구할 수 있습니다.*

    기본 제공

    보존 정책 태그(정크 메일): 이 태그는 정크 메일 폴더의 항목에 자동으로 적용됩니다.

    1개월 삭제

    30일이 경과된 항목을 영구적으로 삭제합니다. 사용자는 이러한 항목이 삭제된 후 최대 14일 동안 복구할 수 있습니다.*

    기본 제공

    개인: 이 태그는 사용자가 적용할 수 있습니다.

    1년 삭제

    365일이 경과된 항목을 영구적으로 삭제합니다. 사용자는 이러한 항목이 삭제된 후 최대 14일 동안 복구할 수 있습니다.*

    기본 제공

    개인: 이 태그는 사용자가 적용할 수 있습니다.

    삭제 안 함

    이 태그는 보존 정책에 의해 항목이 삭제되지 않도록 합니다.

    기본 제공

    개인: 이 태그는 사용자가 적용할 수 있습니다.

    개인 1년 보관함으로 이동

    1년 후 항목을 보관 사서함으로 이동합니다.

    기본 제공

    개인: 이 태그는 사용자가 적용할 수 있습니다.

    참고 사항: * 사용자는 Outlook 및 Outlook Web App의 삭제된 항목 복구 도구를 사용하여 삭제된 항목 보존 기간(Exchange Online에서는 기본적으로 14일) 내에 삭제된 항목을 복구할 수 있습니다. 관리자는 Windows PowerShell을 사용하여 삭제된 항목 보존 기간을 최대 30일로 늘릴 수 있습니다. 자세한 내용은 다음을 참조하세요. 

  • 복구 가능한 항목 14일 보관함으로 이동 보존 태그를 사용하면 사용자의 기본 사서함에 있는 복구 가능한 항목 폴더에 저장 공간을 확보하는 데 도움이 됩니다. 이는 사용자의 사서함이 보류된 경우 유용합니다. 즉, 사용자의 사서함에서 영구적으로 삭제되는 항목이 없습니다. 항목을 보관 사서함으로 이동하지 않고도 기본 사서함의 복구 가능한 항목 폴더에 대한 저장소 할당량에 도달하게 될 수 있습니다. 이러한 경우 및 이러한 경우를 방지하는 방법에 대한 자세한 내용은 Increase the Recoverable Items quota for mailboxes on hold(보류 중인 사서함에 대한 복구 가능한 항목 할당량 늘리기)를 참조하세요.

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