Office 365의 비활성 사서함 개요

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조직에서 퇴직한 직원의 전자 메일을 보존해야 하는 경우가 있습니다. 조직에서 어떤 보존 요구 사항을 갖고 있는지에 따라 직원이 퇴직한 뒤에도 몇 개월이나 몇 년 동안 또는 무기한으로 사서함 콘텐츠를 보존해야 할 수 있습니다. 요구되는 전자 메일 보관 기간이 어느 정도이든 Office 365에 비활성 사서함을 만들어 퇴직한 직원의 사서함을 보관할 수 있습니다.

내용

비활성 사서함이란?

비활성 사서함과 Office 365 보존 정책

비활성 사서함과 eDiscovery 케이스 보류

비활성 사서함과 Office 365 레이블

비활성 사서함과 Exchange MRM 보존 정책

비활성 사서함 만들기

비활성 사서함 관리

비활성 사서함이란?

직원이 퇴직하거나 장기 휴직한 경우 해당 직원의 Office 365 계정을 제거할 수 있습니다. 직원의 사서함 데이터는 계정이 제거된 날로부터 30일 동안 보존됩니다. 이 기간 동안에는 계정 삭제를 취소하여 사용자의 데이터를 복구할 수 있습니다. 30일이 지나면 데이터가 영구적으로 제거됩니다.

조직에서 퇴직한 직원의 사서함 콘텐츠를 보존해야 하는 경우에는 사서함에 소송 보존을 적용하거나 Office 365 보안 및 규정 준수 센터에서 Office 365 보존 정책을 적용한 뒤 해당 Office 365 계정을 제거하여 비활성 사서함으로 만들 수 있습니다. 비활성 사서함의 콘텐츠는 사서함이 삭제되기 전에 사서함에 적용된 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책의 보존 기간 동안 보존됩니다. 30일 동안은 해당 사용자의 계정을 복구할 수 있습니다. 그러나 30일이 지나면 소송 보존 또는 보존 정책이 제거될 때까지 비활성 사서함이 Office 365에 보존됩니다.

중요: 사서함을 비활성 상태로 유지하기 위해 새로운 원본 위치 유지를 만들도록 2017년 7월 1일 기한을 연기했습니다. 그러나 올해 말이나 내년 초에는 Exchange Online에서 새로운 원본 위치 유지를 만들 수 없습니다. 이 시점에서 소송 보존 및 Office 365 보존 정책만 사용하여 비활성 사서함을 만들 수 있습니다. 그러나 원본 위치 유지에 있는 기존의 비활성 사서함은 계속 지원되며 비활성 사서함에 대한 원본 위치 유지를 계속 관리할 수 ​​있습니다. 여기에는 원본 위치 유지 기간을 변경하고 원본 위치 유지를 제거하여 비활성 사서함을 영구적으로 삭제하는 것이 포함됩니다.

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비활성 사서함과 Office 365 보존 정책

비활성 사서함을 만드는 방법에는 소송 보존 외에도 보안 및 규정 준수 센터의 새로운 Office 365 보존 정책 기능을 사용하는 방법이 있습니다. 보존 정책을 사용하여 비활성 사서함을 만들려면:

  • Exchange 사서함 또는 비즈니스용 Skype 위치에 적용되어야 합니다(Skype 관련 콘텐츠는 사용자의 사서함에 저장되기 때문에).

  • 콘텐츠를 보존하도록 또는 콘텐츠를 보존한 다음 삭제된 콘텐츠에 대해 구성되어야 합니다. 보존 정책을 콘텐츠를 삭제하기만 하도록 구성하면 해당 정책이 적용된 사서함은 삭제되어도 비활성 상태가 되지 않습니다.

  • 검색 쿼리에 매칭되는 항목만 보존하도록 쿼리 기반이어야 합니다.

Office 365 보존 정책 구성에 대한 자세한 내용은 Office 365의 보존 정책 개요를 참조하세요.

Office 365 보존 정책을 사용하여 비활성 사서함을 만들면 Office 365에서 계속해서 비활성 사서함에 대해 보존 정책을 처리합니다. 즉, 콘텐츠를 보존한 다음 삭제하도록 보존 정책을 구성하면 보존 기간이 만료되면 항목이 복구 가능한 항목 폴더로 이동되고 최종적으로 비활성 사서함에서 비워집니다. Office 365 보존 정책이 삭제된 항목에 대해 구성되지 않은 경우에는 (사서함이 비활성 상태가 되기 전에) 사용자가 영구적으로 삭제하지 않은 항목은 복구 가능한 항목 폴더로 이동되지 않고 사서함이 비활성 상태가 된 이후에 무기한으로 보존됩니다.

비활성 사서함만을 위한 Office 365 보존 정책을 만드는 것도 좋습니다. 다음은 비활성 사서함 전용 보존 정책을 만들면 좋은 이유와 몇 가지 고려해야 할 사항입니다.

  • 보존 정책은 퇴직한 직원에 대한 조직의 요구 사항에 필요한 만큼만 사서함 콘텐츠를 보존하도록 구성할 수 있습니다.

  • 보존 정책은 비활성 사서함에만 적용되기 때문에 비활성 사서함 전용 보존 정책이 있으면 비활성 사서함을 식별하기가 쉽습니다.

  • 조직의 비활성 사서함에 할당된 보존 정책을 쉽게 식별할 수 있게 됩니다. 이에 따라 필요 시 보존 (또는 삭제) 설정을 손쉽게 변경할 수 있게 됩니다. 뿐만 아니라 보안 및 규정 준수 센터를 사용하여 정책으로부터 제거하기만 하면 되므로 비활성 사서함을 영구적으로 삭제하기도 쉬워집니다. 이 방법을 사용하지 않은 경우에는 Exchange Online PowerShell을 사용하여 비활성 사서함에서 소송 보존을 제거하거나 보안 및 규정 준수 센터 PowerShell을 사용하여 전사적 Office 365 보존 정책에서 비활성 사서함을 제외해야 합니다.

  • 비활성 사서함 전용 Office 365 보존 정책을 만들면 해당 정책에 최대 1,000개의 사서함을 추가할 수 있습니다. 대규모 조직에서는 비활성 사서함에 사용할 Office 365 보존 정책을 둘 이상 만들어야 할 수 있습니다.

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비활성 사서함과 eDiscovery 케이스 보류

사서함에 보안 및 규정 준수 센터에서 eDiscovery 케이스와 관련 있는 보존이 적용되고 해당 사서함 또는 해당 사용자의 Office 365 계정이 삭제되면 이 사서함은 비활성 사서함이 됩니다. 그러나 eDiscovery 케이스 보존을 사용하여 사서함을 비활성 상태로 만드는 것은 권장되지 않습니다. eDiscovery 케이스는 법률 문제와 관련 있고 시간 제약이 있는 특정 케이스를 위한 것이기 때문입니다. 법률 케이스는 언젠가는 종결되며, 이때 해당 케이스와 관련 있는 보존이 제거되고 eDiscovery 케이스도 종결됩니다. eDiscovery 케이스와 관련 있는 보존이 적용된 비활성 사서함은 보존이 해제되거나 eDiscovery 케이스가 종결(또는 삭제)되면 영구적으로 삭제됩니다. eDiscovery 보존은 기간을 설정할 수 없습니다. 즉, 비활성 사서함의 콘텐츠는 영구적으로 또는 보존이 제거되고 비활성 사서함이 삭제될 때까지 보존됩니다. 따라서 비활성 사서함에는 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책을 사용하는 것이 좋습니다.

eDiscovery 케이스 및 보존에 대한 자세한 정보는 Office 365 보안 및 준수 센터에서 eDiscovery 케이스 관리를 참조하세요.

비활성 사서함과 Office 365 레이블

Office 365 의 레이블을 사용하여 거버넌스를 위해 조직의 전자 메일 데이터를 분류하고 해당 분류에 따라 보존 규칙을 적용할 수 있습니다. 레이블은 사용자가 수동으로 또는 관리자가 자동으로 전자 메일 항목에 적용할 수 있습니다. 하나의 전자 메일 항목에는 하나의 레이블만 할당할 수 있습니다. 사용자 사서함에 있는 하나의 전자 메일 항목에 레이블이 할당된 경우, 해당 사서함 또는 해당 사용자의 Office 365 계정이 삭제되면 이 사서함은 비활성 사서함이 됩니다. eDiscovery 케이스 보존의 경우와 마찬가지로 레이블을 사용하여 사서함을 비활성 상태로 만드는 것은 권장되지 않습니다. 그 대신 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책을 사용하는 것이 좋습니다. 특히 레이블의 경우 전자 메일 항목에 레이블이 적용되었다는 사실을 모르는 상태에서 사용자의 계정을 삭제하면 사서함이 비활성 상태가 된다는 사실에 유의해야 합니다.

레이블에 대한 자세한 내용은 Office 365의 레이블 개요를 참조하세요.

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비활성 사서함과 Exchange MRM 보존 정책

사서함을 비활성 상태로 만들 때 Exchange 보존 정책(Exchange Online의 MRM(메시지 레코드 관리))이 적용되었다면 계속해서 비활성 사서함에 대해 삭제 정책(Delete 보존 작업으로 구성된 보존 태그)이 처리됩니다. 즉, 보존 기간이 만료되면 삭제 정책으로 태그가 지정된 항목이 복구 가능한 항목 폴더로 이동됩니다. 이동된 항목은 보존 기간이 만료되면 비활성 사서함에서 비워집니다. 비활성 사서함에 보존 기간이 지정되어 있지 않은 경우에는 복구 항목 폴더에 있는 항목이 무기한 보존됩니다.

반대로 비활성 사서함에 할당된 보존 정책에 포함된 보관 정책(MoveToArchive 보존 작업으로 구성된 보존 태그)은 무시됩니다. 즉, 보존 기간이 만료되면 비활성 사서함에 있는 항목 중 보관 정책으로 태그가 지정된 항목은 기본 사서함에 유지됩니다. 이러한 항목은 보관함이나 보관함의 복구 가능한 항목 폴더로 이동되지 않습니다. 무기한 유지됩니다.

비활성 사서함 만들기

사서함을 비활성 상태로 만들려면 사서함이 삭제되기 전에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책이 적용될 수 있도록 Exchange Online (요금제 2) 라이선스에 할당되어야 합니다. 사서함이 삭제되면 해당 사서함에 할당되었던 Exchange Online라이선스는 새로운 사용자에게 다시 할당할 수 있게 됩니다. 비활성 사서함에는 지속적인 라이선스가 필요하지 않습니다.

다음 표에서는 다양한 보존 시나리오에서 비활성 사서함을 만드는 방법을 확인할 수 있습니다. 자세한 내용은 Manage inactive mailboxes in Office 365(Office 365에서 비활성 사서함 관리)를 참조하세요.

실행할 작업

방법

결과

퇴직한 직원의 사서함 콘텐츠를 무기한 보존

  • 사서함에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책을 적용합니다.

  • 소송 보존에 보존 기간을 지정하거나 Office 365 보존 정책이 항목을 삭제하도록 구성하지 않습니다. 또는 항목을 영구적으로 보존하는 보존 정책을 사용할 수도 있습니다.

  • 사용자의 Office 365 계정을 제거합니다.

복구 가능한 항목 폴더에 있는 항목을 포함하여 비활성 사서함의 모든 콘텐츠가 무기한 보존됩니다.

퇴직한 직원의 사서함 콘텐츠를 특정 기간 동안 보존한 뒤 삭제

  • 사서함에 Office 365 보존 정책을 적용 됩니다.

  • 보존 기간 만료 시를 유지 하는 보존 정책을 이동한 다음 삭제 항목을 구성 합니다.

  • 사용자의 Office 365 계정을 제거합니다.

보존 기간 사서함 항목을 만료 되 면 복구 가능한 항목 폴더로 이동 하는 항목 및 다음은 영구적으로 삭제 (제거) 비활성 사서함에서 삭제 된 항목 보존 기간 만료 시 합니다. 마지막으로 수정한 하거나 사서함 항목을 받거나을 만든 원본 날짜 기반 보존 기간을 구성할 수 있습니다. 비활성 사서함에 있는 다른 모든 내용의 유지 됩니다.

참고: 사서함에 이미 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책이 적용되어 있다면 해당 Office 365 사용자 계정을 삭제하면 사서함이 비활성 상태가 됩니다.

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비활성 사서함 관리

사서함을 비활성 상태로 만든 뒤에는 비활성 사서함을 대상으로 다양한 관리 작업을 수행할 수 있습니다.

  • 비활성 사서함의 보존 기간 변경      사서함을 비활성 상태로 만든 뒤에는 비활성 사서함에 적용된 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책의 보존 기간을 변경할 수 있습니다. 단계별 절차는 Change the hold duration for an inactive mailbox in Office 365(Office 365에서 비활성 사서함의 보존 기간 변경)를 참조하세요.

  • 비활성 사서함 복구      퇴직한 직원(또는 휴직한 직원)이 조직에 돌아오거나 퇴직한 직원의 업무를 담당하기 위해 신입 직원이 채용된 경우 비활성 사서함의 콘텐츠를 복구할 수 있습니다. 비활성 사서함을 복구하면 사서함이 새 사서함으로 변환되고 비활성 사서함의 콘텐츠와 폴더 구조가 보존되며 사서함이 새 사용자 계정에 연결됩니다. 복구가 완료되면 비활성 사서함은 더 이상 존재하지 않게 됩니다. 비활성 사서함을 복구하는 단계별 절차와 복구한 뒤 예상되는 상황에 대한 자세한 내용은 Recover an inactive mailbox in Office 365(Office 365에서 비활성 사서함 복구)를 참조하세요.

  • 비활성 사서함 복원      다른 직원이 전직 직원의 업무를 담당하게 되거나 다른 사람이 비활성 사서함의 콘텐츠에 액세스해야 하는 경우 비활성 사서함의 콘텐츠를 기존 사서함으로 복원(또는 병합)할 수 있습니다. 비활성 사서함을 복원하면 콘텐츠가 다른 사서함에 복사됩니다. 비활성 사서함은 보존되며, 비활성 사서함으로 유지됩니다. 해당 비활성 사서함은 계속해서 eDiscovery 도구를 사용하여 검색할 수 있고, 다른 사서함으로 복원할 수 있으며, 나중에 복구하거나 삭제할 수 있습니다. 단계별 절차는 Restore an inactive mailbox in Office 365(Office 365에서 비활성 사서함 복원)를 참조하세요.

  • 비활성 사서함 삭제      비활성 사서함의 콘텐츠를 더 이상 보존해야 할 필요가 없게 되면 비활성 사서함에 적용된 모든 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책을 제거하여 영구적으로 삭제할 수 있습니다. 사서함이 비활성 상태가 된 지 30일이 지난 경우에는 보존을 제거하면 영구 삭제되도록 표시됩니다. 사서함이 비활성 상태가 된 지 30일이 지나지 않은 경우에는 소송 보존 또는 보존 정책을 제거한 뒤에 다시 활성 상태로 만들 수 있습니다. 단계별 절차는 Delete an inactive mailbox in Office 365(Office 365에서 비활성 사서함 삭제)를 참조하세요.

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