Office 365에서 비활성 사서함 관리

Office 365에서는 삭제된 사서함의 콘텐츠를 보존할 방법을 제공합니다. 이 기능을 비활성 사서함이라고 합니다. 비활성 사서함을 사용하면 직원이 퇴직한 뒤에도 해당 직원의 전자 메일을 보존할 수 있습니다. 해당 Office 365 사용자 계정이 삭제되기 전에 사서함에 소송 보존 또는 (Office 365 보안 및 규정 준수 센터에서 만든) Office 365 보존 정책을 적용하면 해당 사서함은 비활성 상태가 됩니다. 비활성 상태의 콘텐츠는 사서함이 비활성 상태가 되기 전에 적용된 보존 기간 동안 보존됩니다. 관리자, 준수 관리자 및 레코드 관리자는 이 기능을 사용하여 보안 및 규정 준수 센터에서 콘텐츠 검색을 통해 비활성 사서함의 콘텐츠를 검색하고 내보낼 수 있습니다. 비활성 사서함은 전자 메일을 받을 수 없으며 조직의 공유 주소록 또는 기타 목록에 표시되지 않습니다.

내용

비활성 사서함 만들기

비활성 사서함 관리

참고: 사서함을 비활성 상태로 유지하기 위해 새로운 원본 위치 유지를 만들도록 2017년 7월 1일 기한을 연기했습니다. 그러나 올해 말이나 내년 초에는 Exchange Online에서 새로운 원본 위치 유지를 만들 수 없습니다. 이 시점에서 소송 보존 및 Office 365 보존 정책만 사용하여 비활성 사서함을 만들 수 있습니다. 그러나 원본 위치 유지에 있는 기존의 비활성 사서함은 계속 지원되며 비활성 사서함에 대한 원본 위치 유지를 계속 관리할 수 ​​있습니다. 여기에는 원본 위치 유지 기간을 변경하고 원본 위치 유지를 제거하여 비활성 사서함을 영구적으로 삭제하는 것이 포함됩니다.

시작하기 전에

  • 사서함을 비활성 상태로 만들려면 사서함이 삭제되기 전에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책이 적용될 수 있도록 Exchange Online 계획 2 라이선스에 할당되어야 합니다. Exchange Online 계획 2 라이선스는 Office 365 Enterprise E3 및 E5 구독의 일부입니다. 사서함이 (Office 365 Enterprise E1 구독의 일부인) Exchange Online 계획 1 라이선스에 할당되었다면 사서함이 삭제되기 전에 보존이 적용될 수 있도록 별도의 Exchange Online 보관 라이선스를 할당해야 합니다. 자세한 내용은 Exchange Online Archiving을 참조하세요.

  • 삭제된 Exchange Online 사서함에 할당되었던 라이선스는 해당 Office 365 사용자 계정을 삭제하면 다시 사용할 수 있습니다. 따라서 다른 사용자에게 해당 라이선스를 할당할 수 있게 됩니다.

  • 사서함이 삭제되기 전에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책이 적용되지 않았다면 사서함의 콘텐츠가 보존되지 않으며 콘텐츠를 검색할 수도 없습니다. 이때 삭제된 사서함은 삭제일로부터 30일 이내에 복구할 수 있지만, 30일이 지나도록 복구되지 않는 경우 사서함과 콘텐츠가 영구적으로 삭제됩니다.

  • 소송 보존에 대한 자세한 내용은 In-Place Hold and Litigation Hold(원본 위치 유지 및 소송 보존)를 참조하세요. 보안 및 규정 준수 센터의 Office 365 보존 정책에 대한 자세한 내용은 Office 365의 보존 정책 개요를 참조하세요.

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비활성 사서함 만들기

사서함을 비활성 상태로 만들려면 두 가지 단계를 수행해야 합니다. 먼저 사서함에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책을 적용한 뒤에 해당 사서함 또는 Office 365 사용자 계정을 삭제합니다. 사서함이 비활성 상태가 되면 소송 보존 또는 보존 정책이 해제될 때까지 콘텐츠가 보존됩니다.

1단계: 사서함에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책 적용

사서함에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책을 적용하면 사서함이 삭제되기 전에 사서함의 콘텐츠가 보존됩니다. 소송 보존과 Office 365 보존 정책은 모두 수정된 항목의 원본 버전과 삭제된 항목을 포함해 모든 사서함 콘텐츠를 보존합니다. 삭제된 항목과 수정된 항목은 지정된 기간 동안 또는 비활성 사서함에 적용된 소송 보존이나 보존 정책을 제거하여 비활성 사서함을 영구적으로 삭제할 때까지 보존됩니다.

사서함에 이미 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책이 적용되어 있다면 2단계의 설명에 따라 해당 Office 365 사용자 계정을 삭제하면 됩니다.

사서함에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책을 적용하는 단계별 절차는 다음을 참조하세요.

참고: 소송 보존 및 Office 365 보존 정책의 경우 무기한 보존을 만들거나 시간이 지정된 보존을 만들 수 있습니다. 무기한 보존의 경우 비활성 사서함의 콘텐츠는 영구적으로 또는 보존이 제거되거나 보존 기간이 변경될 때까지 보존됩니다. 소송 보존 또는 보존 정책이 제거되면(사서함이 삭제된 지 30일이 지났다고 가정했을 때) 비활성 사서함은 영구 삭제되도록 표시되고 사서함의 콘텐츠가 보존되지 않으며 콘텐츠를 검색할 수 없습니다. 시간 기반 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책에서는 보존 기간을 지정할 수 있습니다. 보존 기간은 항목별로 적용되며, 사서함 항목이 수신되었거나 생성된 날부터 계산됩니다. 사서함 항목의 보존이 만료되어 해당 항목이 비활성 사서함의 복구 가능한 항목 폴더로 이동되면 삭제된 항목의 보존 기간이 만료되는 시점에 비활성 사서함에서 해당 항목이 영구적으로 삭제됩니다(비워집니다).

2단계: 사서함 삭제

사서함에 소송 보존 또는 Office 365 보존 정책이 적용되었다면 다음 단계는 사서함을 삭제하는 것입니다. 사서함을 삭제하는 가장 좋은 방법은 Office 365 관리 센터에서 해당 Office 365 사용자 계정을 삭제하는 것입니다. Office 365 사용자 계정 삭제에 대한 자세한 내용은 조직에서 사용자 삭제를 참조하세요.

참고: Exchange Online PowerShell에서 Remove-Mailbox cmdlet을 사용하여 사서함을 삭제하는 방법도 있습니다. 자세한 내용은 Exchange Online에서 사용자 사서함 삭제 또는 복원을 참조하세요.

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비활성 사서함 관리

이어지는 섹션에서는 비활성 사서함을 만든 뒤에 할 수 있는 작업에 대해 설명합니다.

비활성 사서함 목록 보기

비활성 사서함의 콘텐츠 검색 및 내보내기

비활성 사서함의 보존 기간 변경

비활성 사서함 복구

비활성 사서함의 콘텐츠를 다른 사서함으로 복원

비활성 사서함 삭제

 

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비활성 사서함 목록 보기

조직의 비활성 사서함 목록을 보려면

  1. https://protection.office.com/으로 이동하고 Office 365 조직의 관리자 계정에 대한 자격 증명을 사용하여 로그인합니다.

  2. 보안 및 규정 준수 센터의 왼쪽 창에서 데이터 관리보존을 클릭합니다.

  3. 보존 페이지에서 더 보기 탐색 모음 줄임표 를 클릭한 다음 비활성 사서함을 클릭합니다.

    보존 페이지에서 더 보기를 클릭한 다음 비활성 사서함을 클릭하여 비활성 사서함 목록을 표시합니다.

    비활성 사서함 페이지가 표시됩니다. 조직의 비활성 사서함의 총 수가 표시됩니다.

    조직의 모든 비활성 사서함 목록이 표시됩니다.

또는 Exchange Online PowerShell에서 다음 명령을 실행하여 비활성 사서함 목록을 표시할 수 있습니다.

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

검색 결과 내보내기 아이콘 내보내기를 클릭하여 조직의 비활성 사서함에 대한 추가 정보가 포함된 CSV 파일을 보거나 다운로드할 수 있습니다.

다음 명령을 실행하여 비활성 사서함 목록 및 기타 정보를 CSV 파일로 내보낼 수도 있습니다. 이 예제에서 CSV 파일은 현재 디렉터리에 만들어집니다.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

참고: 비활성 사서함에서 활성 사용자 사서함과 동일한 SMTP 주소를 사용할 수 있습니다. 이 경우 DistinguishedName 또는 ExchangeGuid 속성의 값을 사용하여 비활성 사서함을 고유하게 식별할 수 있습니다.

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비활성 사서함의 콘텐츠 검색 및 내보내기

보안 및 규정 준수 센터에서 콘텐츠 검색 도구를 사용하여 비활성 사서함의 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다. 비활성 사서함을 검색할 때는 특정 항목을 검색하기 위해 키워드 검색 쿼리를 만들 수도 있고, 비활성 사서함의 모든 콘텐츠를 반환할 수도 있습니다. 검색 결과를 미리 볼 수도 있고, Outlook 데이터(PST) 파일이나 개별 전자 메일 메시지로 검색 결과를 내보낼 수도 있습니다. 사서함을 검색하고 검색 결과를 내보내는 단계별 절차는 다음 항목을 참조하세요.

다음은 비활성 사서함을 검색할 때 유의해야 하는 몇 가지 사항입니다.

  • 콘텐츠 검색에 사용자 사서함이 포함되고 해당 사서함이 비활성화되는 경우, 비활성 상태가 된 후 검색을 다시 실행하면 콘텐츠 검색에서 비활성 사서함을 계속 검색합니다.

  • 일부 경우에는 사용자가 활성 상태인 사서함과 동일한 SMTP 주소를 사용하는 비활성 사서함을 가지고 있을 수 있습니다. 이 경우 콘텐츠 검색의 위치로 선택하는 특정 사서함만 검색됩니다. 즉, 사용자의 사서함을 검색에 추가하는 경우에는 활성 및 비활성 사서함이 모두 검색되지 않으며, 검색에 명시적으로 추가한 사서함만 검색됩니다.

  • 동일한 SMTP 주소를 사용하는 활성 사서함과 비활성 사서함은 없는 것이 좋습니다. 현재 비활성 사서함에 지정된 SMTP 주소를 다시 사용해야 하는 경우 비활성 사서함을 복구하거나 비활성 사서함의 콘텐츠를 활성 사서함(또는 활성 사서함의 아카이브)으로 복원한 다음 비활성 사서함을 삭제하는 것이 좋습니다.

비활성 사서함의 보존 기간 변경

비활성 상태로 만든 사서함은 비활성 사서함에 적용된 보존 또는 Office 365 보존 정책의 기간을 변경할 수 있습니다. 단계별 절차는 Office 365에서 비활성 사서함의 보존 기간 변경을 참조하세요.

비활성 사서함 복구

퇴직한 직원이 조직에 돌아오거나 퇴직한 직원의 업무를 담당하기 위해 신입 직원이 채용된 경우 비활성 사서함의 콘텐츠를 복구할 수 있습니다. 비활성 사서함을 복구하면 사서함이 새 사서함으로 변환되고 비활성 사서함의 콘텐츠와 폴더 구조가 보존되며 사서함이 새 사용자 계정에 연결됩니다. 복구가 완료되면 비활성 사서함은 더 이상 존재하지 않게 됩니다. 비활성 사서함을 복구하는 단계별 절차와 복구한 뒤 예상되는 상황에 대한 자세한 내용은 Office 365에서 비활성 사서함 복구를 참조하세요.

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비활성 사서함의 콘텐츠를 다른 사서함으로 복원

다른 직원이 전직 직원의 업무를 담당하게 되거나 다른 사람이 비활성 사서함의 콘텐츠에 액세스해야 하는 경우 비활성 사서함의 콘텐츠를 기존 사서함으로 복원(또는 병합)할 수 있습니다. 비활성 사서함을 복원하면 콘텐츠가 다른 사서함에 복사됩니다. 비활성 사서함은 보존되며, 비활성 사서함으로 유지됩니다. 해당 비활성 사서함은 계속해서 eDiscovery를 사용하여 검색할 수 있고, 다른 사서함으로 복원할 수 있으며, 나중에 복구하거나 삭제할 수 있습니다. 단계별 절차는 Office 365에서 비활성 사서함 복원을 참조하세요.

비활성 사서함 삭제

비활성 사서함의 콘텐츠를 더 이상 보존해야 할 필요가 없게 되면 비활성 사서함에 적용된 보류 또는 Office 365 보존 정책을 제거하여 영구적으로 삭제할 수 있습니다. 사서함이 삭제된 지 30일이 지난 경우에는 보존을 제거하면 영구 삭제되도록 표시되고 사서함을 복구할 수 없게 됩니다. 사서함이 삭제된 지 30일이 지나지 않은 경우에는 보류 또는 보존 정책을 제거한 뒤에도 사서함을 복구할 수 있습니다. 보류 또는 Office 365 보존 정책을 제거하여 비활성 사서함을 영구적으로 삭제하는 단계별 절차는 Office 365에서 비활성 사서함 삭제를 참조하세요.

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