Office 365에서 비활성 사서함의 보존 기간 변경

비활성 사서함은 직원이 퇴직한 경우 해당 직원의 전자 메일을 유지할 때 사용합니다. 사서함에 소송 보존, 원본 위치 유지, Office 365 보존 정책 또는 eDiscovery 케이스와 관련 있는 보존이 적용되고 해당 Office 365 사용자 계정이 삭제되면 해당 사서함은 비활성 상태가 됩니다. 비활성 상태의 콘텐츠는 사서함이 비활성 상태가 되기 전에 적용된 보존의 기간 동안 보존됩니다. 보존 기간은 복구 가능한 항목 폴더에 있는 항목이 보존되는 기간을 정의합니다. 복구 가능한 항목 폴더에 있는 항목의 보존 기간이 만료되면 비활성 사서함에서 해당 항목이 영구적으로 삭제됩니다(비워집니다). 비활성 상태가 된 사서함은 보존 또는 Office 365 보존 정책의 기간을 변경할 수 있습니다.

중요: 사서함을 비활성 상태로 유지하기 위해 새로운 원본 위치 유지를 만들도록 2017년 7월 1일 기한을 연기했습니다. 그러나 올해 말이나 내년 초에는 Exchange Online에서 새로운 원본 위치 유지를 만들 수 없습니다. 이 시점에서 소송 보존 및 Office 365 보존 정책만 사용하여 비활성 사서함을 만들 수 있습니다. 그러나 원본 위치 유지에 있는 기존의 비활성 사서함은 계속 지원되며 비활성 사서함에 대한 원본 위치 유지를 계속 관리할 수 ​​있습니다. 여기에는 원본 위치 유지 기간을 변경하고 원본 위치 유지를 제거하여 비활성 사서함을 영구적으로 삭제하는 것이 포함됩니다.

시작하기 전에

  • 비활성 사서함에 적용된 소송 보존의 보존 기간을 변경하려면 Exchange Online PowerShell을 사용해야 합니다. Exchange 관리 센터(EAC)는 사용할 수 없습니다. 단, 원본 위치 유지의 보존 기간을 변경할 때는 Exchange Online PowerShell과 EAC를 모두 사용할 수 있습니다. Office 365 보존 정책의 보존 기간을 변경할 때는 Office 365 보안 및 규정 준수 센터와 보안 및 규정 준수 센터 PowerShell을 모두 사용할 수 있습니다.

  • Exchange Online PowerShell 또는 보안 및 규정 준수 센터 PowerShell에 연결하려면 다음 항목을 참조하세요.

  • eDiscovery 케이스와 관련 있는 보존은 무기한 보존입니다. 즉, 보존 기간을 변경할 수 없습니다. 항목은 영구적으로 또는 보존이 제거되고 비활성 사서함이 삭제될 때까지 보존됩니다.

  • 비활성 사서함에 대한 자세한 내용은 Inactive mailboxes in Office 365(Office 365의 비활성 사서함)를 참조하세요.

1단계: 비활성 사서함에 적용된 보존 식별

비활성 사서함에는 다양한 유형의 보존 또는 하나 이상의 Office 365 보존 정책이 적용되어 있을 수 있습니다. 따라서 가장 먼저 비활성 사서함에 적용된 보존을 식별해야 합니다.

Exchange Online PowerShell에서 다음 명령을 실행하여 조직의 모든 비활성 사서함의 보존 정보를 표시합니다.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

LitigationHoldEnabled 속성의 값이 True이면 비활성 사서함에 소송 보존이 적용되어 있는 것입니다. 비활성 사서함에 원본 위치 유지, eDiscovery 보존 또는 Office 365 보존 정책이 적용되어 있으면 InPlaceHolds 속성의 값으로 해당 보존 또는 보존 정책의 GUID가 표시됩니다. 아래에는 네 개의 비활성 사서함의 결과가 표시되었습니다.

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
...
DisplayName           : Mario Necaise
Name                  : marion
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Carol Olson
Name                  : carolo
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224}
...
DisplayName           : Abraham McMahon
Name                  : abrahamm
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}

아래 표에서는 각 사서함을 비활성 상태로 만드는 데 사용된 서로 다른 다섯 가지 유형의 보존을 확인할 수 있습니다.

비활성 사서함

보존 유형

비활성 사서함에 적용된 보존을 식별하는 방법

Ann Beebe

소송 보존

LitigationHoldEnabled 속성이 True로 설정되어 있습니다.

Pilar Pinilla

원본 위치 유지

InPlaceHolds 속성은 비활성 사서함에 적용된 원본 위치 유지의 GUID를 값으로 갖습니다. ID가 접두사로 시작하지 않기 때문에 원본 위치 유지임을 알 수 있습니다.

Exchange Online PowerShell에서 Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL 명령을 사용하여 비활성 사서함에 적용된 원본 위치 유지에 대한 정보를 확인할 수 있습니다.

Mario Necaise

보안 및 규정 준수 센터의 전사적 Office 365 보존 정책

InPlaceHolds 속성이 비어 있습니다. 이것은 비활성 사서함에 하나 이상의 전사적 또는 Exchange 전체의 Office 365 보존 정책이 적용되어 있음을 의미합니다.

이 경우 Exchange Online PowerShell에서 Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds 명령을 실행하여 전사적 Office 365 보존 정책의 GUID 목록을 확인할 수 있습니다. Exchange 사서함에 적용된 전사적 보존 정책의 GUID는 mbx 접두사로 시작합니다(예: mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02).

비활성 사서함에 적용된 Office 365 보존 정책을 식별하려면 보안 및 규정 준수 센터 PowerShell에서 다음 명령을 실행합니다.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Carol Olson

특정 사서함에 적용된 보안 및 규정 준수 센터의 Office 365 보존 정책

InPlaceHolds 속성은 비활성 사서함에 적용된 Office 365 보존 정책의 GUID를 값으로 갖습니다. GUID가 mbx 접두사로 시작하면 특정 사서함에 적용된 보존 정책임을 알 수 있습니다. 비활성 사서함에 적용된 보존 정책의 GUID가 skp 접두사로 시작하면 해당 보존 정책은 비즈니스용 Skype 대화에 적용된 것입니다.

비활성 사서함에 적용된 Office 365 보존 정책을 식별하려면 보안 및 규정 준수 센터 PowerShell에서 다음 명령을 실행합니다.

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

명령을 실행할 때는 반드시 mbx 또는 skp 접두사를 제거해야 합니다.

Abraham McMahon

보안 및 규정 준수 센터의 eDiscovery 케이스 보존

InPlaceHolds 속성은 비활성 사서함에 적용된 eDiscovery 케이스 보존의 GUID를 값으로 갖습니다. GUID가 UniH 접두사로 시작하면 eDiscovery 케이스 보존임을 알 수 있습니다.

보안 및 규정 준수 센터 PowerShell에서 Get-CaseHoldPolicy cmdlet을 사용하여 비활성 사서함에 적용된 보존과 관련 있는 eDiscovery 케이스에 대한 정보를 확인할 수 있습니다. 예를 들어 Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name 명령을 실행하면 비활성 사서함에 적용된 케이스 보존의 이름이 표시됩니다. 명령을 실행할 때는 반드시 UniH 접두사를 제거해야 합니다.

비활성 사서함에 적용된 보존과 관련 있는 eDiscovery 케이스를 식별하려면 다음 명령을 실행합니다.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>
Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

참고: 비활성 사서함에 eDiscovery 보존을 사용하는 것은 권장되지 않습니다. eDiscovery 케이스는 법률 문제와 관련 있고 시간 제약이 있는 특정 케이스를 위한 것이기 때문입니다. 법률 케이스는 언젠가는 종결되며, 이때 해당 케이스와 관련 있는 보존이 제거되고 eDiscovery 케이스도 종결(또는 삭제)됩니다. eDiscovery 케이스와 관련 있는 보존이 적용된 비활성 사서함은 보존이 해제되거나 eDiscovery 케이스가 종결 또는 삭제되면 영구적으로 삭제됩니다.

Office 365 보존 정책에 대한 자세한 정보는 Office 365의 보존 정책 개요를 참조하세요.

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2단계: 비활성 사서함의 보존 기간 변경

비활성 사서함에 적용된 보존의 유형과 개수를 식별했으면 이제 보존 기간을 변경할 차례입니다.

소송 보존의 기간 변경

비활성 사서함에 적용된 소송 보존의 보존 기간을 변경하려면 다음과 같이 Exchange Online PowerShell을 사용해야 합니다. EAC는 사용할 수 없습니다. 아래 명령을 실행하여 보존 기간을 변경합니다. 이 예제에서는 보존 기간이 무기한으로 변경됩니다.

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

그 결과 비활성 사서함의 항목이 무기한으로 또는 보존이 제거되거나 보존 기간이 다른 값으로 변경될 때까지 보존됩니다.

팁: 비활성 사서함을 식별하는 가장 좋은 방법은 Distinguished Name 또는 Exchange GUID 값을 사용하는 것입니다. 해당 값을 사용하면 잘못된 사서함을 지정하는 실수를 방지할 수 있습니다.

원본 위치 유지 기간 변경

원본 위치 유지의 보존 기간을 변경할 때는 EAC와 Exchange Online PowerShell을 모두 사용할 수 있습니다.

EAC를 사용하여 보존 기간 변경

  1. 변경하려는 원본 위치 유지의 이름을 알고 있다면 다음 단계로 건너뜁니다. 그렇지 않다면 다음 명령을 실행하여 비활성 사서함에 적용된 원본 위치 유지의 이름을 확인합니다. 1단계에서 확인한 원본 위치 유지 GUID를 사용합니다.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. EAC에서 준수 관리 > 원본 위치 eDiscovery 및 보존으로 이동합니다.

  3. 변경하려는 원본 위치 유지를 선택하고 편집 편집 아이콘 을 클릭합니다.

  4. 원본 위치 eDiscovery 및 보존 속성 페이지에서 원본 위치 유지를 클릭합니다.

  5. 기존의 보존 기간에 따라 다음 중 하나를 수행합니다.

    1. 항목을 무기한 보존하려면 무기한 보류를 클릭합니다.

    2. 항목을 특정 기간 동안 보존하려면 받은 날짜를 기준으로 항목을 보류할 기간(일) 지정을 클릭합니다. 항목을 보존할 기간(일)을 입력합니다.

    원본 위치 유지 기간을 변경하는 작업의 스크린샷입니다.
  6. 저장을 클릭합니다.

Exchange Online PowerShell을 사용하여 보존 기간 변경

  1. 변경하려는 원본 위치 유지의 이름을 알고 있다면 다음 단계로 건너뜁니다. 그렇지 않다면 다음 명령을 실행하여 비활성 사서함에 적용된 원본 위치 유지의 이름을 확인합니다. 1단계에서 확인한 원본 위치 유지 GUID를 사용합니다.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. 아래 명령을 실행하여 보존 기간을 변경합니다. 이 예제에서는 보존 기간이 2,555일(약 7년)로 변경됩니다.

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> –ItemHoldPeriod 2555

    보존 기간을 무기한으로 변경하려면 -ItemHoldPeriod unlimited를 사용합니다.

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추가 정보

  • 비활성 사서함의 항목의 보존 기간을 계산하려면 어떻게 해야 하나요?    기간은 사서함 항목이 수신되었거나 생성된 날부터 계산됩니다.

  • 보존 기간이 만료되면 어떻게 되나요?    복구 가능한 항목 폴더에 있는 사서함 항목의 보존 기간이 만료되면 비활성 사서함에서 해당 항목이 영구적으로 삭제됩니다(비워집니다). 비활성 사서함에 적용된 보존에 지정된 기간이 없으면 복구 가능한 항목 폴더에 있는 항목은 (비활성 사서함의 보존 기간이 변경되지 않는 이상) 비워지지 않습니다.

  • 비활성 사서함에 대해 계속해서 Exchange 보존 정책이 처리되나요?     사서함을 비활성 상태로 만들 때 Exchange 보존 정책(Exchange Online의 MRM(메시지 레코드 관리))이 적용되었다면 계속해서 비활성 사서함에 대해 삭제 정책(Delete 보존 작업으로 구성된 보존 태그)이 처리됩니다. 즉, 보존 기간이 만료되면 삭제 정책으로 태그가 지정된 항목이 복구 가능한 항목 폴더로 이동됩니다. 이동된 항목은 항목의 보존 기간이 만료되면 비활성 사서함에서 비워집니다.

    반대로 비활성 사서함에 할당된 보존 정책에 포함된 보관 정책(MoveToArchive 보존 작업으로 구성된 보존 태그)은 무시됩니다. 즉, 보존 기간이 만료되면 비활성 사서함에 있는 항목 중 보관 정책으로 태그가 지정된 항목은 기본 사서함에 유지됩니다. 이러한 항목은 보관함이나 보관함의 복구 가능한 항목 폴더로 이동되지 않습니다. 사용자가 비활성 사서함에 로그인할 수 없기 때문에 보관 정책을 처리하기 위해 데이터 센터 리소스를 소모할 이유가 없습니다.

  • 새로운 보존 기간을 확인하려면 다음 명령 중 하나를 실행합니다.    첫 번째 명령은 소송 보존을 위한 것이고, 두 번째 명령은 원본 위치 유지를 위한 것입니다.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
  • 일반적인 사서함과 마찬가지로 관리되는 폴더 도우미(MFA)도 비활성 사서함을 처리합니다.   Exchange Online에서 MFA가 약 7일에 한 번씩 사서함을 처리합니다. 비활성 사서함의 보존 기간을 변경한 뒤에는 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet을 사용하여 비활성 사서함의 새로운 보존 기간을 즉시 처리할 수 있습니다. 다음 명령을 실행합니다.

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
  • 비활성 사서함에 여러 개의 보존이 적용되어 있는 경우 일부 GUID는 표시되지 않을 수 있습니다.    다음 명령을 실행하면 비활성 사서함에 적용된 모든 보존(소송 보존 제외)의 GUID가 표시됩니다.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

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