Mac용 Word 2016에서 편지 병합을 사용하여 문자 만들기 및 인쇄

메일 그룹에 있는 사람에게 보낼 벌크 메일이 있는 경우 편지 병합을 사용하여 개인 설정된 편지 모음을 만들 수 있습니다. 생성되는 각 편지에는 동일한 레이아웃, 서식, 텍스트 및 그래픽이 포함됩니다. 편지의 특정 구역만 달라지고 개인 설정됩니다.

편지 병합 프로세스를 사용하여 편지를 만들고 인쇄하는 작업에는 다음과 같이 세 가지 파일이 사용됩니다.

  • 주 문서
    이 문서는 병합된 문서의 각 버전에 대해 동일한 텍스트와 그래픽(예: 로고 또는 이미지)을 포함합니다. 편지의 본문은 동일한 콘텐츠의 예입니다.

  • 메일 그룹
    이 문서는 편지의 정보를 채우는 데 사용되는 데이터를 포함합니다. 예를 들어 메일 그룹에는 이름이 포함되고 주 문서는 목록에 있는 이름에게 전달되는 편지입니다.

  • 병합 문서
    이 문서는 주 문서와 메일 그룹의 조합입니다. 편지 병합은 메일 그룹에서 정보를 가져와서 주 문서에 삽입하므로 메일 그룹에 있는 개인별로 개인 설정됩니다.

아래 단계에 따라 편지 병합을 사용하여 개인 설정된 편지를 만들고 인쇄합니다.

편지 병합을 시작하기 전에 편지를 준비합니다. 예를 들어 사람들에게 예정된 이벤트에 대해 알릴 경우 이벤트의 이름, 날짜, 시간 및 장소를 포함합니다. 이는 편지의 모든 받는 사람에게 중요한 세부 정보입니다.

  1. 우편물 탭의 편지 병합 시작 그룹에서 편지 병합 시작 > 편지를 선택합니다.

    편지 양식

  2. Word에서 모든 사람에게 보낼 편지의 본문을 입력합니다.

메일 그룹은 데이터 원본으로, Excel 스프레드시트, Outlook 연락처의 디렉터리, Access 데이터베이스 또는 Office 주소 목록일 수 있습니다. 여기에는 편지를 작성하기 위해 Word에서 정보를 가져오는 데 사용하는 레코드가 포함되어 있습니다.

  • 메일 그룹이 없다면 메일 병합 중에 만들 수 있습니다. 메일 병합 프로세스를 시작하기 전에 모든 데이터 레코드를 수집하고 데이터 원본에 추가합니다.

  • Excel 스프레드시트를 사용하는 경우 0이 손실되지 않도록 우편 번호 열을 텍스트 서식으로 지정합니다.

  • Outlook 연락처를 사용하려는 경우 Outlook이 기본 전자 메일 프로그램이어야 합니다. 이렇게 하려면 Apple Mail을 열고 Mail 메뉴에서 기본 설정을 선택합니다. 일반 탭에서 기본 전자 메일 프로그램 옆에 있는 Microsoft Outlook을 선택합니다.

  • Apple 연락처를 사용하여 Apple Mail이 기본 메일 프로그램인지 확인할 수도 있습니다.

  • 편지 병합을 위한 데이터 원본으로 FileMake Pro 데이터베이스를 사용합니다.

  1. 우편물 탭에서 받는 사람 선택을 선택한 다음 옵션을 선택합니다.

    우편물 탭에서 받는 사람 선택이 옵션 목록과 함께 강조 표시됨

    선택

    실행할 작업

    새 목록 만들기

    편지 병합을 설정하는 동안 새 주소 목록 시작

    기존 목록 사용

    Excel 스프레드시트 또는 다른 형식의 데이터 파일을 주소 목록으로 사용

    Outlook 연락처에서 선택

    주소 목록에 대해 Outlook 연락처에서 직접 이름 선택

    Apple 연락처

    주소 목록에 대해 Apple 주소록에서 직접 이름 선택

    FileMaker Pro

    FileMaker Pro 데이터베이스에서 데이터 가져오기

  2. 새 목록 만들기를 선택한 경우 다음 단계를 수행합니다.

    1. 목록 필드 편집 대화 상자에서 Word는 이름, 성 및 주소와 같은 일부 기본 정보에 대한 필드를 자동으로 만듭니다. 새 필드(예: 메시지 필드)를 추가하려는 경우 지금 추가하면 항목을 입력할 때 필드를 입력할 수 있습니다. 새 필드 이름 아래에 추가할 필드 이름을 입력한 다음 더하기 기호(+)를 선택합니다.

      팁:  필드의 순서를 변경하려면 이동할 필드를 선택한 다음 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 사용하여 필드를 목록의 원하는 위치로 이동합니다.

    2. 모든 필드가 원하는 방식으로 설정되면 만들기를 선택하여 목록을 만듭니다.

  3. 기존 목록 사용을 선택한 경우 다음 단계를 수행합니다.

    1. 사용하려는 파일로 이동하고 열기를 선택합니다.

    2. Excel 스프레드시트를 열도록 선택한 경우 통합 문서 열기 대화 상자에서 사용하려는 시트를 선택하고 셀 범위를 비워 두어 전체 워크시트를 사용하거나, 사용하려는 데이터의 셀 범위를 입력한 다음 확인을 선택합니다.

  4. Outlook 연락처에서 선택 또는 Apple 연락처를 선택한 경우 다음 단계를 수행합니다.

    1. 받는 사람 필터링을 선택하여 포함할 받는 사람을 선택합니다.

    2. Outlook 연락처의 경우 쿼리 옵션 대화 상자에서 편지 병합 받는 사람 나열 기준 옆에 있는 완전한 레코드를 선택합니다. 연락처 목록에서 벌크 메일을 보내려는 연락처를 선택한 다음 확인을 선택합니다.

    3. Apple 연락처의 경우 쿼리 옵션 대화 상자의 Apple 그룹 연락처 아래에서 벌크 메일을 보낼 그룹을 선택한 다음 확인을 선택합니다.

    4. FileMaker Pro 데이터베이스의 경우 데이터 원본으로 사용할 FileMaker Pro 데이터베이스를 선택하세요. 대화 상자에서 데이터베이스 파일을 선택하고 열기를 선택합니다.

  1. 우편물 탭에서 병합 필드 삽입을 선택하고 추가할 필드를 선택합니다.

    우편물 탭에서 병합 필드 삽입이 강조 표시됨

    원하는 정보를 모두 편지에 추가할 때까지 계속 필드를 추가합니다.

  2. 편지의 나머지 부분이 원하는 모양이 되도록 봉투의 필드 서식을 지정합니다. 예를 들어 성과 이름 필드 사이에 공백을 포함하고 Return 키를 눌러 새 줄에서 주소 필드를 시작합니다.

    팁: 받는 사람 목록을 정렬하거나 받는 사람을 제거하려면 우편물 탭에서 받는 사람 필터링을 선택한 다음 레코드 정렬 또는 레코드 필터링을 선택합니다. 모두 마쳤으면 확인을 선택합니다.

  1. 우편물 탭에서 결과 미리 보기를 선택하여 편지 모양을 확인합니다. 우편물 탭에서 왼쪽 및 오른쪽 화살표를 사용하여 각 편지를 스크롤합니다.

    우편물 탭에서 결과 미리 보기가 강조 표시됨

  2. 서식을 추가로 변경하기 위해 결과 미리 보기를 다시 선택하면 병합 필드를 추가하거나 제거할 수 있습니다.

  3. 편지가 원하는 모양으로 표시되면 우편물 탭에서 완료 및 병합 > 문서 인쇄를 선택하여 편지 병합을 완료합니다.

    우편물 탭에서 완료 및 병합 옵션과 문서 인쇄 옵션이 강조 표시됨

    팁: 인쇄하기 전에 각 편지를 개별적으로 검토하고 업데이트하려면 우편물 탭에서 완료 및 병합 > 개별 문서 편집을 선택합니다. 모두 마쳤으면 파일 > 인쇄를 클릭하여 봉투를 인쇄합니다.

편지 병합 문서를 저장하면 다음 요금 별납 우편물에 사용할 수 있도록 메일 그룹에 연결된 상태로 유지됩니다.

편지 병합 문서를 다시 사용하려면

  • 편지 병합 문서를 열고 Word에 연결을 유지할지 묻는 메시지가 표시되면 를 선택합니다.

편지 병합 문서의 주소를 변경하려면

  • 편지 병합 문서를 열고 받는 사람 목록 편집을 선택하여 특정 주소를 정렬, 필터링 및 선택합니다.

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