InfoPath 및 Excel을 사용 하 여 자산 추적 솔루션 만들기

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Microsoft Office InfoPath 양식 서식 파일 데이터를 입력 하 고 모음을 만들 수 있습니다. Microsoft Office Excel 2007 사용자를 데이터 분석 및 계산, 차트, 수 있습니다. 다음 프로그램 및 XML을 둘 다를 사용 하 여 간단 하지만 회사에서 자산을 추적 하기 위한 효과적인, 코드 없는 비즈니스 솔루션을 쉽게 만들 수 있습니다.

자산을 추적하는 솔루션 개요

이 문서의 내용

자산 관리 솔루션을 만드는 소개

1 단계: 자산 관리 양식 서식 파일 사용자 지정

2 단계: 스키마 파일 매핑 및 Excel에서 표 레이아웃을 사용자 지정

3 단계: 피벗 테이블 및 피벗 차트 요약 보고서 만들기

4 단계: 사용자의 자산 정보 수집

5 단계: Excel로 양식 가져오기

최종 생각: SharePoint 목록 또는 Access 데이터베이스를 사용 하는 것이 좋습니다.

자산 관리 솔루션을 만드는 소개

InfoPath와 Excel 간의 XML 데이터를 교환할 수 있습니다. Infopath 내보내기 명령을 간단 하지만 Excel로 양식 데이터 전송를 간단는 훨씬 더 많은 유연성을 제공 하는 또 다른 방법은 걸릴 수 있습니다. Excel에서 InfoPath XML 스키마 파일 (.xsd) 명시적으로 매핑를 Excel로 InfoPath 양식 파일 (.xml)을 가져온 다음을 데이터 레이아웃을 사용자 지정할 수 있으며 더 나은 관리 하 고 데이터를 보다 효율적으로 분석 하기 위해 Excel의 기능을 활용할 수 있습니다.

이 문서에서는 InfoPath 자산 추적 예제 양식 서식 파일을 InfoPath, XML 및 Excel 공동 작업을 만들 수는 방법을 보여 주는 사용 합니다. 각 연도의 조직이 재고 각 직원의 office에서 자산을 했다고 가정 하겠습니다. 그런 다음 내년에 대 한 장비 예산 할당 하는 방법을 결정 하는 데 Excel 보고서 실행 됩니다. 다음 다이어그램은 한 개요를 수집, 추적 하는 방법 사용자의 부서에서 자산 데이터를 보고 합니다.

a

1. 자산 관리 양식 서식 파일이 만들어집니다.

2. 스키마 파일 Excel 표에 매핑되어 하 고 표 레이아웃을 사용자 지정 합니다.

3. 빈 피벗 테이블 및 피벗 차트 요약 보고서 생성 됩니다.

4. 자산 관리 양식 사용자의 데이터를 수집 하기 위해 사용 됩니다.

5. Excel 표로 모든 양식 데이터 내보내기 및 피벗 테이블 및 피벗 차트 보고서에서 새로 고쳐집니다.

이 솔루션에는 다음과 같은 사용자 역할 및 제품:

전체 지원 아이콘 필요한 지원하지 않음 아이콘 = = 필요 하지 않음

소프트웨어 요구 사항

역할

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

해결 방법 디자이너

전체 지원 아이콘

전체 지원 아이콘

전체 지원 아이콘

의사 결정자

전체 지원 아이콘

전체 지원 아이콘

전체 지원 아이콘

Employees

전체 지원 아이콘

전체 지원 아이콘

지원하지 않음 아이콘

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1 단계: 자산 관리 양식 서식 파일 사용자 지정

InfoPath에 포함 된, 하면 직원의 office에서 각 자산에 대 한 정보를 수집 하는 자산 관리 양식 서식 파일, 직원 및 각 자산에 대 한 자세한 내용은 자산을 범주에 속하는 부서 합니다. 이 솔루션 양식 디자이너 Office Outlook 2007 를 사용 하 여 결정 메이커 전자 메일 계정에 양식 서식 파일을 제출 합니다.

자산 추적 서식 파일

작업 1: 열고 자산 관리 양식 서식 파일 사용자 지정

연결 된 이미지가 포함 된 서식 있는 텍스트 상자 컨트롤에는 경우 전자 메일 받는 사람 목록에 양식 서식 파일을 게시할 수 없습니다를 때문에 자산 관리 예제 서식 파일 형식으로 조금 변경 해야 합니다.

  1. 파일 메뉴에서 양식 서식 파일 디자인 을 클릭 합니다.

  2. 양식 서식 파일 디자인 대화 상자에서 양식 서식 파일 열기샘플 사용자 지정 을 클릭 합니다.

  3. 시작 대화 상자에서 샘플-자산 관리를 클릭 한 다음 양식 작업이 양식 디자인 을 클릭 합니다.

  4. AssetNotes 컨트롤을 마우스 오른쪽 단추로 클릭 서식 있는 텍스트 상자 속성을 가리키고 표시 탭을 클릭 한 다음 사용 가능한 서식 아래에서 연결 된 이미지 확인란의 선택을 취소 합니다.

작업 2: 전송 옵션을 정의

다음 작업 직원 첨부 파일로 결정 메이커 전자 메일 계정에 고유 하 게 명명 된 양식 파일 (.xml)을 전송할 수 있도록 전송 옵션을 정의 하는 것입니다.

  1. 도구 메뉴에서 전송 옵션 을 클릭 합니다.

  2. 전송 옵션 대화 상자에서 사용자가이 양식을 제출할 수 있음 확인란을 선택 합니다.

  3. 단일 대상 양식 데이터 전송 을 클릭 한 다음 목록에서 전자 메일 을 클릭 합니다.

  4. Add(추가)를 클릭합니다.

    데이터 연결 마법사 가 나타납니다.

  5. 받는 사람 상자에 전송 된 모든 폼을 받을 의사 결정자의 별칭을 입력 합니다.

  6. 제목 상자에 고유한 제목 줄을 지정할:

    • 수식 삽입 수식 단추 를 클릭 합니다.

    • 다음 수식을 입력 합니다.

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • 수식 확인 을 클릭 한 다음 확인 을 두 번 클릭 합니다.

  • 설명 상자에 적절 한 메시지를 입력 하거나이 솔루션에 대 한 중요 한 지침을 추가 합니다.

  • 다음을 클릭합니다.

  • 마법사의 다음 페이지에서 첨부 파일로 양식 데이터 전송 를 클릭 하 고 사용자 폼을 열 수 있도록 양식 서식 파일 첨부 확인란을 선택 합니다.

    이렇게 하면 직원 액세스할 수 있도록 양식 서식 파일 (.xsn)에 네트워크 위치에서 액세스할 수 없는 경우에 대비 합니다.

  • 지정 하 여 첨부 파일 이름 상자에 각 양식 파일 (.xml)에 대 한 고유한 파일 이름:

    1. 수식 삽입 수식 단추 를 클릭 합니다.

    2. 제목 줄에 있는 것과 동일한 수식을 입력 합니다.

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. 수식 확인 을 클릭 한 다음 확인 을 두 번 클릭 합니다.

  • 다음을 클릭합니다.

  • 이 데이터 연결에 대 한 이름 입력 상자에 마법사의 다음 페이지에서이 대 한 설명이 포함 된 이름을 입력 하는 데이터 연결을 제출 합니다.

  • 요약 구역에 있는 정보가 정확한 지 확인 한 후 완료 를 클릭 합니다.

  • 폼을 저장 하 고 모든 직원에 게는 의사 결정자에 액세스할 수 있는 공용 네트워크 폴더에 있습니다.

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2 단계: 스키마 파일 매핑 및 Excel에서 표 레이아웃을 사용자 지정

InfoPath와 Excel 간의 연결을 설정 하려면 세 가지 작업: 자산 관리 양식 서식 파일에 대 한 스키마 파일을 추출, Excel에서이 스키마 파일 매핑, 모든 가져온된 XML 포함 하는 Excel 테이블의 기본 레이아웃 사용자 지정 양식 데이터 파일입니다.

작업 1: InfoPath에서 스키마 파일 추출

  1. InfoPath에서 자산 관리 양식 서식 파일을 엽니다.

  2. 도구 메뉴에서 이 양식 디자인 을 클릭 합니다.

  3. 파일 메뉴에서 원본 파일 다른 이름으로 저장 을 클릭 합니다.

  4. 폴더 찾아보기 대화 상자에서 폴더를 선택 하거나 스키마 파일을 저장 하려는 폴더를 새로 만듭니다.

모든 원본 파일을 저장 하는 폴더의 위치 및 스키마 파일,이 경우 myschema.xsd, XML 데이터 양식의 스키마 정의가 포함 된 이름을 note 합니다.

작업 2: Excel에서 InfoPath 스키마 파일 매핑

  1. 새 Excel 파일을 만들고의 의사 결정자에 액세스할 수 있는 위치에 저장 합니다.

  2. Excel에서 개발 도구 탭이 보이지 않으면 다음을 실행 합니다.

    1. Microsoft Office 단추 Office 단추 이미지 를 클릭한 다음 Excel 옵션을 클릭합니다.

    2. 가장 많이 범주의 Excel에서 사용 하는 옵션 아래에서 개발 도구 탭 표시 리본 메뉴의 확인란을 선택한 다음 확인 을 클릭 합니다.

      참고: 리본은 Microsoft Office Fluent 사용자 인터페이스의 구성 요소입니다.

  3. 개발 도구 탭의 XML 그룹에서 원본을 클릭합니다.

    리본 메뉴의 XML 그룹

    XML 원본 작업창이 표시 됩니다.

  4. XML 맵 을 클릭 한 다음 XML 맵 대화 상자에서 추가 클릭 합니다.

  5. Windows Vista를 실행 하는 컴퓨터에서   

    1. 주소 표시줄 에 드라이브 또는 섹션의 2 단계에서 만든 myschema.xsd 파일이 들어 있는 폴더를 클릭 작업 1: InfoPath에서 스키마 파일 추출합니다.

      Microsoft Windows XP를 실행 하는 컴퓨터에서   

    2. 찾는 위치 목록에서 드라이브 또는 섹션의 2 단계에서 만든 myschema.xsd 파일이 들어 있는 폴더를 클릭 작업 1: InfoPath에서 스키마 파일 추출합니다.

  6. 파일을 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.

  7. 여러 루트 대화 상자가 나타나면 myschema.xsd 파일에서 정의 된 assetTracking 루트 노드를 클릭 한 다음 확인 을 클릭 합니다.

    XML 맵이 XML 원본 작업창에 표시됩니다.

  8. Excel 표를 넣을 위치를 워크시트에 반복 되는 XML 요소 ns1:asset 노드 요소를 끕니다.

    InoPath 스키마 파일을 Excel로 매핑

작업 3: Excel 표 레이아웃을 사용자 지정

기본적으로 Excel 열 머리글로 XML 요소 이름이 테이블에 대해 사용 됩니다. 그러나 열 머리글 셀을 편집 하 여 열 머리글을 변경할 수 있습니다.

  1. 기본 열 머리글을 수정 하려면 선택 된 Excel 표는 유지 다음 문자열 접두사 ns1:asset 찾아 제거할 수 있습니다. 예를 들어 ns1:assetIDID를 변경 하면 됩니다.

    Excel 표 머리글 사용자 지정

  2. 열 너비를 조정 하려면 모두 선택 단추를 클릭 한 다음 열 머리글 경계선을 두 번 클릭 합니다.

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3 단계: 피벗 테이블 및 피벗 차트 요약 보고서 만들기

의사 결정 자가 사용 하 여 피벗 테이블 및 분석, 탐색 하 고 요약 데이터를 시각화 하 고 피벗 차트 보고서. 미리 보고할이이 시나리오에서 사용 하려는 피벗 테이블 및 피벗 차트 보고서를 설정 하 여 나중에 완료 된 데이터가 포함 된 보고서를 실행 하려면 의사 결정자에 대 한 간단한 작업 수 있습니다.

  1. Excel 표에서 셀을 선택 합니다.

  2. 삽입 탭의 그룹에서 피벗 테이블 을 클릭 한 다음 피벗 테이블 을 클릭 합니다.

    Excel 리본 메뉴 모양

    피벗 테이블 만들기 대화 상자가 나타납니다.

  3. A1 셀부터 새 워크시트에서 피벗 테이블 보고서를 배치 하려면 새 워크시트 를 클릭 한 다음 확인 을 클릭 합니다.

    Excel 지정된 된 위치에 빈 피벗 테이블 보고서를 추가 하 고 필드를 추가, 레이아웃을 만들고 및 피벗 테이블 보고서를 사용자 지정할 수 있도록 피벗 테이블 필드 목록이 표시 됩니다.

  4. 데이터의 교차 테이블 형식 보고서를 만들려면 보고서 필터 영역으로 ID 필드를 값 영역, 열 레이블 영역에 부서 필드, 행 레이블 영역에 범주 필드 및 AssignedTo 필드를 끕니다.

  5. 피벗 테이블 보고서를 클릭합니다.

  6. 삽입 탭의 차트 그룹에서 막대 차트 종류를 클릭 합니다.

    Excel 리본 메뉴 모양

  7. 2-d 막대 아래의 묶은 가로 막대형 을 선택 합니다.

  8. 기본 설정 하는 피벗 차트 보고서의 위치와 크기를 조정 합니다.

빈 피벗 테이블 및 피벗 차트 보고서

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4 단계: 사용자의 자산 정보 수집

이제, 양식 서식 파일은 모든 직원을 채워야 준비가 양식 게시 하 고 각 직원에 게 보낼 해야 합니다. 완성된 된 양식을 전송 하는 각 직원, 의사의 전자 메일 계정에 전자 메일 메시지에 첨부 된 XML 데이터 파일 (.xml)로 전송 됩니다. 의사 결정자 수 있는 다음의 모든 메시지를 전용된 InfoPath 폴더로 이동 outlook에서 합니다. 이 시나리오에서는 데이터 수집 마감일 도달 했을 때의 의사 결정자 모두 완료 된 양식을 사용 하 여 보고서 실행 될 수 있도록 양식을 완료 하는 모든 사용자에 대 한 특정 시간 단위를 할당 하면 좋습니다.

자산 추적 양식에 데이터 입력

  1. InfoPath에서 양식 서식 파일을 엽니다 (.xsn)에 저장 된 1 단계: 자산 관리 예제 양식 서식 파일 디자인

  2. 도구 메뉴에서 이 양식 디자인 을 클릭 합니다.

  3. 파일 메뉴에서 게시 를 클릭 합니다.

  4. 게시 마법사에서 전자 메일 받는 사람 목록에 을 클릭 한 후 다음 을 클릭 합니다.

  5. 양식 서식 파일 이름 상자에 마법사의 다음 페이지에서 양식 서식 파일의 이름을 입력 한 후 다음 을 클릭 합니다. 제목에 양식 서식 파일 이름이 나타납니다 전자 메일 메시지를 받는 사람에 게 보내는 메시지의 제목입니다.

  6. 필요한 경우 마법사의 다음 페이지에서 전자 메일 메시지에 따라 구성 하는 데 Outlook 폴더에 표시 될 열을 만들 수 있습니다.

  7. 다음을 클릭합니다.

  8. 게시를 클릭합니다.

  9. 양식 서식 파일 게시 게시 마법사를 완료 한 후 양식 사용 하 여 전자 메일 메시지가 열립니다.

  10. 메시지 작성, 직원 이름에서 입력 또는 메일 그룹을 사용 하 여 한 다음 메시지를 보냅니다.

Outlook에서의 의사 결정자 모든 두 가지 방법 중 하나로 전송 된 XML 폼을 구성할 수 있습니다.:

  • InfoPath 양식 폴더 메시지 상자가 나타나면 처음으로 메시지를 열, 양식 폴더 만들기 를 클릭 합니다.

  • 모든 관련 된 InfoPath 양식을 InfoPath 폴더를 이동 하려면 Outlook에서 규칙을 만듭니다.

    자세한 내용은 규칙을 사용 하 여 메시지 관리를 참조 합니다.

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5 단계: Excel로 양식 가져오기

Excel 통합 문서 단계 2와 3을 이미 만든 때문에 내보낼 양식 데이터를 검토 하 고 의사에 대 한 하기만 하면 됩니다. 의사 결정 메이커 Outlook에서 xml 파일 (.xml) 내보내기, Excel 통합 문서와 데이터를 새로 고치면 가져오기 양식 파일 (.xml)의 모든 단순히 해야 합니다.

작업 1: Outlook에서 양식을 Windows 폴더로 내보내기

  1. Outlook에서 모든 직원을 로부터 받은 양식의 들어 있는 폴더를 선택 하 고 양식 전자 메일 메시지를 모두 선택 하려면 CTRL + A를 누릅니다.

  2. 선택 영역을 마우스 오른쪽 단추로 클릭 하 고 InfoPath 작업 을 가리킨 다음 양식 내보내기를 클릭 합니다.

  3. 양식 내보내기 대화 상자에 폴더를 선택 하 고 확인 을 누릅니다.

작업 2: Excel로 양식 가져오기

  1. Excel 통합 문서에서 만든 2 단계: 스키마 파일 매핑 및 Excel에서 표 레이아웃을 사용자 지정, Excel 테이블에서 매핑된 셀 중 하나를 선택 합니다.

  2. 개발 도구 탭의 XML 그룹에서 가져오기 를 클릭 합니다.

    리본 메뉴의 XML 그룹

    XML 가져오기 대화 상자가 표시 됩니다.

  3. Windows Vista를 실행 하는 컴퓨터에서   

  4. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 연속 된 파일의 경우 SHIFT 키를 누른 다음 첫 번째 및 마지막 파일 목록에서를 클릭 합니다.

    • 파일이 인접 한 경우 CTRL 키를 누른 다음 목록에서 가져오려는 각 파일을 클릭 합니다.

  5. 가져오기를 클릭합니다.

    가져온 데이터 Excel 표

기본적으로 Excel를 매핑된 셀의 기존 데이터를이 비즈니스 솔루션에 대 한 원하는 최종 결과 덮어씁니다. 그러나 한 의사 결정자, 예를 들어 데이터를 가져올 여러 번 예약 된 기한 전에 진행 상황을 평가할 수 있습니다.

참고: Excel에서 추가할 수 있습니다 데이터 기존 XML 표에 새 데이터 추가 옵션을 사용 하 여 ( 개발 도구 탭의 XML 그룹에서 맵 속성 을 클릭), 다른 솔루션에 대 한 적절 한 수도 있습니다.

자세한 내용은 가져오기 XML 데이터를 참조 합니다.

작업 3: 피벗 테이블 및 피벗 차트 보고서를 새로 고칩니다.

  • 피벗 테이블 보고서에 있는 셀을 클릭 합니다.

  • 옵션 탭의 데이터 그룹에서 모두 새로 고침 을 옆의 화살표를 클릭 한 다음 새로 고침 을 클릭 합니다.

    Outlook 리본 메뉴 이미지

최종 피벗 테이블 및 피벗 차트 보고서

Excel 통합 문서를 지금 모든 데이터가 포함 및 요약 보고서 다음 연도 대 한 장비 예산 할당 하는 데 도움이 필요 합니다. 물론 할 수 있는 추가 정렬, 필터링 또는 조건부 서식을 적용 된 데이터와 같은 필요한 경우 Excel 통합 문서에서 분석 합니다.

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최종 생각: SharePoint 목록 또는 Access 데이터베이스를 사용 하는 것이 좋습니다.

대신, InfoPath와 Excel 간의 데이터를 전송할 XML, 대신 SharePoint 목록 또는 Access 데이터베이스를 사용 하 여 하는 것이 좋습니다.

SharePoint 목록 사용

InfoPath에서 읽기 전용 데이터 원본으로 SharePoint 목록에 쉽게 사용할 수 있습니다. 다음 두 가지 작업 중 하나를 수행할 수 있습니다.

  • SharePoint 목록에서 데이터를 Excel에서 데이터 연결을 자동으로 생성 하는 Excel로 내보냅니다.

  • Excel에서 명시적으로 SharePoint 목록 데이터 연결을 만듭니다.

데이터 연결을 만든 후 최신 데이터를 검색 하는 Excel에서 데이터를 새로 고칠 수 있습니다.

SharePoint 목록에 추가 하 고 데이터를 업데이트를 InfoPath 양식 (예를 들어 복잡 하거나 긴 항목을 최상의 세로로 표시), 목록에서 항목을 표시 하려면 사용 하 고 다음 Excel을 사용 하 여 데이터를 분석 하는 더 이상 사용할 수 있습니다.

InfoPath, SharePoint 목록 및 Excel 결합

1. InfoPath에서 쉽게 검토를 위해 단일 항목을 표시 합니다.

2. 추가 하 고 SharePoint 목록의 데이터를에서 업데이트 합니다.

3. 새로 고침 및 Excel과 최신 상태를 보고 합니다.

자세한 내용은 SharePoint 문서 라이브러리 또는 목록에 대 한 데이터 연결 추가 참조 하십시오.

Access 데이터베이스 사용

InfoPath에서 Access 데이터베이스에 대 한 읽기/쓰기 연결을 만들 수 있습니다. Excel에서 최신 데이터를 검색 하는 새로 고칠 수 있는 Access 데이터베이스에 대 한 데이터 연결을 명시적으로 만들 수 있습니다. 도 통합 문서를 열 때 자동으로 새로 고침에 대 한 연결을 정의 하거나 주기적으로 새로 고침, 예: 5 분 마다 수 있습니다.

InfoPath와 Excel 간의 매개로 Access 데이터베이스를 사용할 수 있습니다. Access로 InfoPath 양식을 제출할 때 Access 데이터베이스를 업데이트 합니다. Excel에서 데이터 연결을 새로 고칠 때 Access에서 업데이트 된 데이터를 검색 합니다. 실제로, Excel 통합 문서를 InfoPath의 간접적으로 데이터를 제출 하는 합니다.

Infopath, Access 및 Excel 결합

1. 표시 하 고 Access 데이터베이스에 양식 제출 합니다.

2. Access 데이터베이스에서 데이터를 저장 합니다.

3. 새로 고침 및 Excel과 최신 상태를 보고 합니다.

자세한 내용은 Microsoft Access 데이터베이스를 기반으로 하는 양식 서식 파일 디자인을 참조 합니다.

팁: Access에서 직접 InfoPath 양식을 만들 수 있습니다 세요? 사용자에 게 Outlook 2007 또는 2010 및 InfoPath 2007 또는 2010의 컴퓨터에 설치 되어 있으면 Access에서 직접 다양 한 사용자의 전자 메일 메시지에서 데이터를 수집 마법사를 사용 하 여 데이터를 수집할 수 있습니다. 자세한 내용은 Access 데이터베이스에 전자 메일을 통해 추가 된 데이터 수집 된Access 도움말 항목을 참고 합니다.

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