Excel 2016용 일정 정보 활용 서식 파일을 사용하여 일정 관리

Excel 2016에서는 일정 정보 활용 서식 파일을 사용하여 다양하고 직관적이며 사용자 지정 가능한 일정 정보를 얻을 수 있습니다. 일정 정보 활용 서식 파일에는 모임에 들이는 시간, 가장 많이 만나는 사람(및 무시할 사람), 일반적으로 하루 중 모임을 하는 시간 등의 정보가 표시됩니다.

일정 정보 활용 서식 파일을 사용하면 일정을 대시보드로 확인하고 조작하여 관심 있는 특정 기간이나 모임 유형을 살펴볼 수 있습니다. 일정 정보 활용 서식 파일을 통해 각종 모임, 여가, 일상생활 등을 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이제 시작해 보겠습니다.

일정 정보 활용 서식 파일 사용

일정 정보 활용 서식 파일을 사용하려면 Excel 2016 이상 또는 Office 365 구독이 필요합니다. 서식 파일을 사용하여 일정에 액세스하려면 Office 365 구독의 일부인 Exchange Online 또는 Exchange Server에 활성 계정이 있어야 합니다.

일정 정보 활용 서식 파일 열기

일정 정보 활용 서식 파일을 열려면 Excel에서 새로 만들기 > 일정 정보 활용을 선택합니다.

서식 파일이 표시되지 않는 경우 검색 상자에 일정 정보 활용을 입력한 다음 돋보기 단추를 선택하여 검색을 시작하거나 Enter 키를 클릭합니다. 일정 정보 활용 서식 파일이 나타납니다.

서식 파일이 열리면 시작이라는 첫 번째 통합 문서 탭이 표시됩니다. 바로 시작하세요 단추를 선택하여 시작합니다.

일정 정보 활용 서식 파일

일정 가져오기 탭이 선택되어 있고, Exchange Server에 연결하여 일정을 가져오는 방법에 대한 단계가 제공됩니다.

일정 가져오기

로그인 단추를 선택하면 Excel에 전자 메일 주소와 암호를 입력할 수 있는 대화 상자가 표시되므로 Excel에서 Exchange Server에 연결하여 일정 정보를 통합 문서에 로드할 수 있습니다. 이 프로세스는 Excel에서 다운로드해야 하는 모임 수에 따라 몇 분 정도 걸릴 수 있습니다.

Exchange 자격 증명

완료되면 모임 정보 활용 워크시트가 나타나고, 일정을 기반으로 하는 자세한 분석 모음이 채워진 대시보드가 표시됩니다.

모임 정보 활용 시트 채워짐

데이터와 함께 일정 정보 활용 통합 문서 저장

이제 언제든지 데이터를 업데이트할 수 있도록 매크로 사용 통합 문서를 저장할 준비가 되었습니다. 통합 문서를 저장하려면 다음을 실행합니다.

  1. 파일 > 다른 이름으로 저장을 선택하고 대상을 선택한 다음 파일 형식 드롭다운 메뉴에서 Excel 매크로 사용 통합 문서를 선택합니다.

    매크로 사용 통합 문서로 저장

    통합 문서를 매크로 사용 통합 문서로 저장하면 모임 정보 활용 워크시트에서 정보 새로 고침 단추를 선택할 때마다 모든 차트가 자동으로 업데이트됩니다.

  2. 일정의 최신 데이터를 확인하려면 통합 문서를 열고 모임 정보 활용 워크시트의 맨 아래에 있는 정보 새로 고침 단추를 선택합니다.

모임 정보 활용 시트를 사용하여 일정 정보 얻기

모임 정보 활용 워크시트를 선택하면 일정 데이터에 관한 다양하고 흥미로운 정보가 포함된 대시보드가 표시됩니다. 다음 그림에서는 워크시트를 보여 주며, 그림 아래에는 각 번호 매기기 섹션에 대한 설명이 있습니다.

일정 정보 활용 영역
  1. 모임 응답 슬라이서

  2. 분석할 기간을 선택할 시간 표시 막대. 모든 차트에 선택한 시간 표시 막대가 반영됩니다.

  3. 수집된 데이터 요약

  4. 월 및 연도별 모임 소요 시간 세로 막대형 차트(피벗 차트)

  5. 월 및 연도별 매일 모임 세로 막대형 차트(피벗 차트)

  6. 하루 중 시간별 매시간 모임 세로 막대형 차트(피벗 차트)

  7. 가장 많이 만난 사람 가로 막대형 차트(피벗 차트)

  8. 모임 초대 응답 원형 차트(피벗 차트)(참석한 모임 수, 응답하지 않은 모임 수 또는 미정 모임 수 표시)

  9. 구성 또는 참석한 모임 수 원형 차트(피벗 차트)

컨트롤 필터링

모임 정보 활용 워크시트에는 이전 그림에서 번호 12에 해당하는 두 개의 필터링 컨트롤이 있습니다.

  1. 응답 선택 슬라이서를 사용하면 모임 응답을 임의로 조합해서 선택할 수 있으며(Ctrl+클릭 또는 Shift+클릭으로 여러 항목 선택), 워크시트의 모든 차트가 필터링됩니다.

    • 구성

    • 확인

    • 참석 미정

    • 무시

    시트를 로드하면 슬라이서에서 확인구성 응답이 선택한 옵션으로 표시됩니다.

    팁: 슬라이서의 무시 단추를 선택한 다음 차트 6에서 하루 중 일반적으로 모임 초대를 무시하는 기간을 확인하고 차트 7에서 무시하는 모임에 참석하는 사람을 확인할 수 있습니다.

    Excel의 슬라이서에 대한 자세한 정보를 알아보세요.

  2. 시간 표시 막대 슬라이서(제목이 분석할 기간 선택으로 지정됨)를 사용하면 기간에 따라 워크시트의 차트를 필터링할 수 있습니다. 슬라이서의 오른쪽 위에는 선택한 기간이 연도, 분기, 월 또는 일인지를 선택할 수 있는 드롭다운 메뉴가 있습니다.

    시간 필터

    Excel의 시간 표시 막대에 대한 자세한 정보를 알아보세요.

일정 정보 활용 서식 파일 사용자 지정

일정 정보 활용 서식 파일은 DAX(데이터 분석 식)를 사용하여 총 작업 시간 중 모임에 소요된 시간의 백분율을 측정합니다. 결과는 모임 정보 활용 워크시트의 차트 34에 표시됩니다.

계산할 때 평일 8시간, 한 주 5일 근무를 가정합니다. 또한 일정에서 긴 이벤트를 초래하는 계산 성향을 줄이기 위해 4시간을 초과하는 모임은 제외됩니다.

다음 단계를 실행하여 특정 작업 습관에 맞게 서식 파일을 사용자 지정하고 모임 소요 시간 계산에 영향을 줄 수 있습니다.

  1. 워크시트 탭을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 표시되는 메뉴에서 숨기기 취소...를 선택합니다.

    워크시트 숨기기 취소
  2. 표시되는 숨기기 취소 창에서 매개 변수 시트를 선택한 다음 확인을 선택합니다.

    선택 항목 숨기기 취소
  3. 숨기기 취소 창에는 숨겨진 워크시트만 표시됩니다. 매개 변수 워크시트를 선택하고 작업 패턴에 맞게 표의 값을 사용자 지정합니다.

    매개 변수 워크시트에서 작업 패턴 사용자 지정

    다음 값을 변경할 수 있습니다.

    • 매일 작업 시간

      이 매개 변수를 1에서 24 사이의 값으로 변경할 수 있습니다. 예를 들어 시간제로 매일 근무하는 경우 이 매개 변수를 4로 설정할 수 있습니다.

    • 매주 작업 일수

      이 매개 변수를 1에서 7 사이의 값으로 변경할 수 있습니다. 예를 들어 시간제로 주 2일만 근무하는 경우 이 매개 변수를 2로 설정할 수 있습니다. 매일 근무하는 경우 주말의 모든 모임을 보다 효율적으로 반영하기 위해 이 매개 변수를 7로 설정합니다.

    • 긴 모임 무시(시간)

      4시간을 초과하는 모임을 계산에 포함하려는 경우 이 매개 변수를 늘릴 수 있습니다. 예를 들어 8시간 교육에 자주 참여하며 데이터에 포함하려는 경우 8시간을 초과하는 모임만 필터링하도록 이 매개 변수를 8로 설정합니다.

  4. 매개 변수 워크시트의 값을 편집하는 경우 데이터 > 모두 새로 고침을 선택하여 통합 문서를 새로 고쳐야 합니다. 그러면 새 값이 적용됩니다.

일정 정보 활용 서식 파일을 사용하여 추가 작업 실행

이전 섹션에서는 모임 소요 시간을 시각화하고 모임 운용 방법(또는 모임에 의한 일정 운용 방법)에 대한 흥미로운 사실을 알아볼 수 있었습니다. 그러나 일정 정보 활용 통합 문서를 사용하면 다음 섹션에서 설명하는 기타 여러 작업을 실행할 수 있습니다.

특정 모임의 세부 정보를 확인할 수 있나요?

모임에 대한 자세한 정보를 얻기 위해 각 모임과 연결된 데이터를 확인할 수 있습니다. 워크시트 탭을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 숨기기 취소...를 선택한 다음 모임 데이터 워크시트를 선택합니다.

모임 데이터 시트

모임 데이터 워크시트에서 모든 모임을 보고 데이터를 필터링하여 특정 모임의 세부 정보를 확인할 수 있습니다. 이 기능이 유용한 일례로, 모임 정보 활용 워크시트에서 이상값(2015년 2월 모임 급증 등 특이하거나 정상적인 일상을 벗어난 모임)을 찾은 다음 모임 데이터 워크시트에서 관련 모임을 찾는 경우를 들 수 있습니다.

이 통합 문서를 공유할 수 있나요?

Excel에서 일정 정보 활용 통합 문서에 일정 데이터를 로드하면 모임 데이터가 통합 문서의 데이터 모델에 저장되며, 모임 데이터라는 숨겨진 워크시트에도 저장됩니다.

자격 증명은 통합 문서에 저장되지 않으므로 통합 문서를 동료와 공유한 후 동료가 정보 새로 고침 단추를 선택하여 통합 문서를 업데이트할 경우 자격 증명을 입력하라는 메시지가 표시되며, 통합 문서를 새로 고치는 프로세스의 일부로 사용자 모임 데이터가 제거됩니다(사용자 데이터가 동료 데이터로 대체됨).

통합 문서를 초기 상태로 되돌리고 사용자 모임 데이터를 제거하려는 경우 Ctrl+R을 누르고 통합 문서를 .xlsm 또는 .xltm 파일로 저장합니다.

자세한 내용을 알고 싶은 경우

이 통합 문서는 일정 정보를 얻도록 지원할 뿐 아니라 Excel 및 해당 데이터 분석 기능을 살펴보는 데 유용합니다. 자세한 정보 워크시트에는 유용한 링크 목록이 있으며, 각 링크는 이 서식 파일에 사용된 기능을 시작하는 데 도움이 되는 기술 리소스에 대한 링크입니다.

자세한 정보 워크시트

직접 유사한 통합 문서를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

Excel 2016의 기본 제공 데이터 분석 기능을 사용하여 이러한 통합 문서를 만들 수 있습니다.

Exchange Server에 연결하고 일정을 추출한 다음 분석할 데이터의 모양을 지정하기 위해 이 서식 파일에서는 Excel 2016에 통합되었으며 데이터 리본의 가져오기 및 변환 구역에서 제공되는 파워 쿼리 기술을 사용합니다. 가져오기 및 변환에 대한 자세한 정보를 알아보세요.

새 통합 문서에서 일정 가져오기를 시작하려면 리본에서 데이터 > 새 쿼리 > 기타 원본에서 > Microsoft Exchange에서를 선택합니다.

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