Excel 스프레드시트를 사용하여 편지 병합

Excel 스프레드시트를 사용하여 편지 병합

메일 병합은 한 번에 여러 문서를 만드는 데 사용됩니다. 이러한 문서에는 동일한 레이아웃, 서식, 텍스트 및 그래픽이 포함됩니다. 각 문서의 특정 섹션만 달라지고 개인 설정됩니다. Word에서 메일 병합으로 만들 수 있는 문서에는 대량 레이블, 편지, 봉투전자 메일이 포함됩니다. 메일 병합 프로세스에는 세 가지 문서가 사용됩니다.

  • 주 문서

  • 데이터 원본

  • 병합된 문서

교육 과정 메일 병합 수준을 한 단계 올리기에 포함된 다음 비디오에서 메일 병합에 Excel 데이터를 사용하는 방법을 자세히 알아볼 수 있습니다.

1단계: Excel에서 메일 병합에 필요한 데이터 준비

메일 병합의 가장 중요한 단계는 데이터를 설정하고 준비하는 것입니다. Excel 스프레드시트를 받는 사람 목록의 데이터 원본으로 사용하게 됩니다.

다음은 메일 병합에 필요한 데이터를 준비하기 위한 몇 가지 팁입니다. 다음을 확인하세요.

  • 스프레드시트의 열 이름이 메일 병합에 삽입할 필드 이름과 일치합니다. 예를 들어 문서에서 이름별로 독자를 분류하려면 이름, 성에 해당하는 개별 열이 필요합니다.

  • 병합할 모든 데이터는 스프레드시트의 첫 번째 시트에 제공됩니다.

  • 백분율, 통화 및 우편 번호가 포함된 데이터 항목은 스프레드시트에서 올바르게 서식이 지정되므로 Word가 해당 값을 제대로 읽을 수 있습니다.

  • 메일 병합에 사용할 Excel 스프레드시트는 로컬 컴퓨터에 저장됩니다.

  • 스프레드시트에 대한 변경 또는 추가는 Word에서 메일 병합 문서에 연결되기 전에 완료됩니다.

참고 사항: 

  • 쉼표로 구분된 값(.csv) 또는 텍스트(.txt) 파일에서 정보를 가져와 Excel 스프레드시트에서 정보를 가져오고 텍스트 가져오기 마법사를 사용하여 새 스프레드시트를 작성할 수 있습니다.

  • 자세한 내용은 Word 메일 병합에 사용할 Excel 데이터 원본 준비를 참조하세요.

2단계: 메일 병합 시작

  1. Word에서 파일 > 새로 만들기 > 빈 문서를 선택합니다.

  2. 우편물 탭의 메일 병합 시작 그룹에서 메일 병합 시작을 선택하고 실행할 병합 종류를 선택합니다.

    편지 병합 시작 명령과 실행할 병합 유형의 사용 가능한 옵션 목록이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  3. 받는 사람 선택 > 기존 목록 사용을 선택합니다.

    기본 목록 사용 옵션이 선택된 받는 사람 선택 명령이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  4. Excel 스프레드시트로 이동하고 열기를 선택합니다.

  5. Word에서 메시지를 표시하면 Sheet1$ > 확인을 선택합니다.

    참고: 이제 Excel 스프레드시트는 Word에서 만들고 있는 메일 병합 문서에 연결됩니다.


메일 그룹 편집

메일을 받는 사람을 제한할 수 있습니다.

  1. 받는 사람 목록 편집을 선택합니다.

    받는 사람 목록 편집 명령이 강조 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  2. 메일 병합 받는 사람 대화 상자에서 메일을 받지 않을 사람의 이름 옆에 있는 확인란의 선택을 취소합니다.

    확인란을 선택하여 행 선택

    참고: 이름과 주소를 더 쉽게 찾을 수 있도록 목록을 정렬하거나 필터링할 수도 있습니다. 항목을 정렬하고 필터링하는 방법에 대한 자세한 내용은 메일 병합을 위해 데이터 정렬 및 필터링을 참조하세요.

3단계: 병합 필드 삽입

스프레드시트에서 문서로 정보를 가져오는 하나 이상의 메일 병합 필드를 삽입할 수 있습니다.

봉투, 레이블, 전자 메일 메시지 또는 편지의 주소 블록을 삽입하려면

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 주소 블록을 선택합니다.

    주소 블록 삽입 병합 필드

  2. 주소 블록 삽입 대화 상자에서 봉투에 표시될 받는 사람 이름의 서식을 선택합니다.

    주소 블록 옵션

  3. 확인을 선택합니다.

  4. 파일 > 저장을 클릭합니다.

전자 메일 메시지 또는 편지에 인사말을 삽입하려면

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 인사말을 선택합니다.

    인사말 명령이 강조 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  2. 인사말 삽입 대화 상자에서 다음을 수행합니다.

    • 인사말 서식에서 필요한 경우 인사말(안녕하세요.가 기본값임), 받는 사람 이름의 서식 및 종료 문장 부호(쉼표가 기본값임)를 선택하여 인사말을 변경합니다.

    • 받는 사람 이름이 없을 경우에 사용할 인사말의 인사말 목록에서 옵션을 선택합니다.

  3. 확인을 선택합니다.

  4. 파일 > 저장을 클릭합니다.

전자 메일 메시지 또는 편지에 스프레드시트의 데이터를 삽입하려면

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 병합 필드 삽입을 선택합니다.

  2. 병합 필드 삽입 대화 상자의 필드에서 필드 이름(스프레드시트의 열 이름)을 선택하고 삽입을 선택합니다.

  3. 필요에 따라 2단계를 반복하고 완료되면 닫기를 선택합니다.

  4. 파일 > 저장을 클릭합니다.

스프레드시트에서 병합 문서로 필드를 추가하는 방법에 대한 자세한 내용은 메일 병합 필드 삽입을 참조하세요. 또한 전자 메일 메시지 설정 옵션에 대한 자세한 내용은 Word의 전자 메일 병합을 참조하세요.

4단계: 메일 병합 미리 보기 및 완료

원하는 병합 필드를 삽입한 후 결과를 미리 보고 콘텐츠가 올바른지 확인하면 병합 프로세스를 완료할 준비가 된 것입니다.

  1. 우편물 탭에서 결과 미리 보기를 선택합니다.

    결과 미리 보기 그룹이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

  2. 다음 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 다음 레코드 단추 또는 이전 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 이전 레코드 단추 레코드 단추를 선택하여 데이터 원본의 레코드를 탐색하고 레코드가 문서에 나타나는 방식을 확인합니다.

  3. 마침 그룹에서 완료 및 병합을 선택하고 문서 인쇄 또는 전자 메일 메시지 보내기를 선택합니다.

    완료 및 병합 명령과 해당 옵션이 표시된 Word의 우편물 탭 스크린샷.

5단계: 메일 병합 저장

메일 병합 문서를 저장하면 데이터 원본에 연결된 상태로 유지됩니다. 다음 대량 메일에 메일 병합 문서를 다시 사용할 수 있습니다.

  • 메일 병합 문서를 열고 Word에 연결을 유지할지 묻는 메시지가 표시되면 를 선택합니다.

참고 항목

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