Excel로 데이터 내보내기

내보내기 마법사를 사용하면 Access 데이터베이스의 데이터를 Excel에서 읽을 수 있는 파일 형식으로 내보낼 수 있습니다. 이 문서에서는 데이터를 준비하여 Excel로 내보내는 방법을 설명하고, 이 과정에서 흔히 발생하는 문제를 해결하기 위한 팁을 제공합니다.

이 문서의 내용

Excel로 데이터 내보내기: 기본 사항

내보내기 작업 준비

내보내기 작업 실행

내보내기에 대해 추가로 알아야 할 사항

값이 누락되거나 잘못된 경우 문제 해결

Excel로 데이터 내보내기: 기본 사항

Excel로 데이터를 내보내면 Access에서 선택한 데이터의 복사본이 만들어진 다음 복사된 데이터가 Excel에서 열 수 있는 파일에 저장됩니다. Access에서 Excel로 데이터를 자주 복사하는 경우, 내보내기 작업의 세부 정보를 저장하여 나중에 사용할 수 있으며, 특정 간격에 따라 내보내기 작업이 자동으로 실행되도록 예약할 수도 있습니다.

Excel로 데이터를 내보내는 일반적인 시나리오

  • 부서나 작업 그룹에서 데이터를 다루는 데 Access와 Excel을 모두 사용하고 있습니다. 데이터를 Access 데이터베이스에 저장하고 그 데이터를 분석하여 분석 결과를 배포하는 데는 Excel을 사용합니다. 현재 팀원은 필요할 때 데이터를 Excel로 내보내지만 이 프로세스를 보다 효율적으로 만들려고 합니다.

  • Access를 오랫동안 사용해 왔는데 관리자는 Excel로 데이터를 사용하는 것을 선호합니다. 정기적으로 데이터를 Excel에 복사하지만 이 프로세스를 자동화하여 시간을 절약하려고 합니다.

Excel로 데이터 내보내기

  • Access에는 Excel 형식을 사용하기 위한 “다른 이름으로 저장” 명령이 포함되어 있지 않습니다. Excel로 데이터를 복사하려면 이 문서에 설명된 내보내기 기능을 사용해야 합니다. 또는 Access 데이터를 클립보드로 복사한 다음 Excel 스프레드시트에 붙여 넣을 수 있습니다.

  • 테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서를 내보낼 수 있습니다. 또한 데이터시트와 같은 다중 레코드 보기에서 선택한 레코드를 내보낼 수 있습니다.

  • Microsoft Excel에는 Access 데이터베이스에서 데이터를 가져오는 명령이 포함되어 있습니다. Access의 내보내기 명령 대신 이 명령을 사용할 수 있지만 Excel 가져오기 명령을 통해서는 테이블이나 쿼리만 가져올 수 있습니다. 자세한 내용은 Excel 도움말 문서인 외부 데이터 연결(가져오기)을 참고하세요.

  • 매크로나 모듈을 Excel로 내보낼 수는 없습니다. 하위 폼, 하위 보고서 또는 하위 데이터시트를 포함하는 폼, 보고서 또는 데이터시트를 내보내면 기본 폼, 보고서 또는 데이터시트만 내보내집니다. Excel로 내보낼 각 하위 폼, 하위 보고서 및 하위 데이터시트에 대해 내보내기 작업을 반복해야 합니다.

  • 단일 내보내기 작업으로 데이터베이스 개체 하나만 내보낼 수 있습니다. 그러나 개별 내보내기 작업을 완료한 후에 Excel에서 여러 워크시트를 병합할 수 있습니다.

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내보내기 작업 준비

내보내기 절차를 진행하기 전에 내보낼 데이터를 검토하여 오류 표시기나 오류 값이 없는지 확인하는 것이 좋습니다. 오류가 있는 경우 오류를 해결한 다음 Excel로 데이터를 내보내세요. 그렇게 하지 않으면 내보내기 작업 중 문제가 발생하여 Excel 워크시트의 셀에 Null 값이 삽입될 수 있습니다. Excel로 데이터를 내보낼 때 발생할 수 있는 문제에 대한 자세한 내용은 값이 누락되거나 잘못된 경우 문제 해결 섹션을 참고하세요.

원본 개체가 테이블 또는 쿼리인 경우 데이터를 내보낼 때 해당 서식을 포함할지 여부를 결정합니다. 서식 포함 여부에 따라 내보낸 데이터가 결과 통합 문서에 포함되는 양과 데이터의 표시 형식이라는 두 가지 측면이 달라집니다.  다음 표에서는 서식 있는 데이터를 내보내는 경우와 서식 없는 데이터를 내보내는 경우의 결과를 설명합니다.

내보내기

원본 개체

필드 및 레코드

서식

서식 없는 데이터

테이블 또는 쿼리

참고: 폼 및 보고서는 해당 서식 없이 내보낼 수 없습니다.

기본 개체에 있는 모든 필드와 레코드가 내보내집니다.

작업 중 서식 속성 설정이 무시됩니다.

조회 필드의 경우 조회 ID 값만 내보내집니다.

하이퍼링크 필드의 경우 링크를 displaytext#address# 형식으로 표시하는 텍스트 열로 내용이 내보내집니다.

서식 있는 데이터

테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서

현재 보기 또는 개체에 표시되는 필드 및 레코드만 내보내집니다. 필터링된 레코드, 데이터시트에서 숨겨진 열, 폼 또는 보고서에 표시되지 않는 필드는 내보내지지 않습니다.

마법사에서는 서식 속성 설정이 사용됩니다.

조회 필드의 경우 조회 값이 내보내집니다.

하이퍼링크 필드의 경우 값이 하이퍼링크로 내보내집니다.

서식 있는 텍스트 필드의 경우 텍스트가 내보내지지만 서식은 내보내지지 않습니다.

  1. 대상 통합 문서 및 파일 형식을 선택합니다. 보고서는 새로운 *.xlsx 파일 형식이 아니라 기존의 *.xls 파일 형식으로만 내보낼 수 있습니다.

    내보내기 작업 중 대상 통합 문서의 이름을 지정하라는 메시지가 나타납니다. 다음 표에는 통합 문서가 없어서 새로 만들어지는 경우와 기존 문서가 있어 덮어쓰는 경우가 요약되어 있습니다.

대상 통합 문서의 존재 여부

원본 개체

내보낼 대상

규칙 적용

없음

테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서

서식이 있거나 없는 데이터

내보내기 작업 중 통합 문서가 만들어집니다.

이미 있음

테이블 또는 쿼리

서식 없는 데이터

통합 문서를 덮어쓰지 않습니다. 새 워크시트가 통합 문서에 추가되고 데이터를 내보내는 원본 개체의 이름이 이 워크시트에 지정됩니다. 해당 이름이 지정된 워크시트가 통합 문서에 이미 있는 경우에는 해당 워크시트의 내용을 바꾸거나 새 시트에 다른 이름을 지정하라는 메시지가 나타납니다.

이미 있음

테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서

서식 있는 데이터

통합 문서를 내보낸 데이터로 덮어씁니다. 기존 워크시트가 모두 제거되고 내보낸 개체와 이름이 동일한 새 워크시트가 만들어집니다. Excel 워크시트의 데이터는 원본 개체의 서식 설정을 상속합니다.

데이터는 항상 새 워크시트에 추가됩니다. 데이터를 기존 워크시트나 명명된 범위에 추가할 수는 없습니다.

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내보내기 작업 실행

  1. 대상 Excel 통합 문서가 열려 있는 경우 문서를 닫은 후에 계속합니다.

  2. 원본 데이터베이스의 탐색 창에서 내보낼 개체를 선택합니다.

    데이터의 일부분만 내보내기

    개체가 테이블, 쿼리 또는 폼이며 데이터의 일부분만 내보내려는 경우에는 데이터시트 보기에서 개체를 열고 원하는 레코드를 선택하세요.

    데이터시트 보기에서 폼을 열려면   

    1. 폼을 두 번 클릭하여 엽니다.

    2. 폼을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 데이터시트 보기를 클릭합니다. 이 옵션을 사용할 수 없는 경우 다음을 수행합니다.

      1. 디자인 보기를 클릭합니다.

      2. F4 키를 눌러 속성 시트 작업창을 표시합니다.

      3. 속성 시트 위쪽의 드롭다운 목록에서 을 선택합니다.

      4. 속성 시트의 형식 탭에서 데이터시트 보기 속성을 로 설정합니다.

      5. 디자인 탭의 보기 그룹에서 데이터시트 보기를 클릭합니다.

        참고: 보고서의 일부분을 내보낼 수는 없지만 보고서의 기반이 되는 테이블 또는 쿼리를 선택하거나 연 다음 해당 개체의 데이터 부분을 내보낼 수 있습니다.

  3. 외부 데이터 탭의 내보내기 그룹에서 Excel을 클릭합니다.

  4. 내보내기 - Excel 스프레드시트 대화 상자에서 Excel 통합 문서에 대해 제안된 파일 이름을 검토합니다. Access에서는 원본 개체의 이름을 사용합니다. 원하는 경우 파일 이름을 수정할 수 있습니다.

  5. 파일 형식 상자에서 원하는 파일 형식을 선택합니다.

  6. 테이블 또는 쿼리를 내보내는 경우 서식 있는 데이터를 내보내려면 서식 및 레이아웃과 함께 데이터 내보내기를 선택합니다. 자세한 내용은 내보내기 작업 준비 섹션을 참고하세요.

    참고: 폼 또는 보고서를 내보내는 경우 이 옵션은 항상 선택되지만 사용할 수는 없습니다. 즉, 흐리게 표시됩니다.

  7. 내보내기 작업이 완료된 후에 대상 Excel 통합 문서를 보려면 내보내기 작업이 완료된 후 대상 파일 열기 확인란을 선택합니다.

    원본 개체가 열려 있으며 내보내기 작업을 시작하기 전에 보기에서 하나 이상의 레코드를 선택한 경우 선택한 레코드만 내보내기를 선택할 수 있습니다. 보기에 표시된 모든 레코드를 내보내려면 이 확인란을 선택 취소된 상태로 둡니다.

    참고: 레코드를 선택하지 않은 경우 이 확인란은 사용할 수 없는 상태(흐리게 표시됨)로 유지됩니다.

  8. 확인을 클릭합니다.

    오류가 발생하여 내보내기 작업이 실패할 경우 Access에 오류의 원인을 설명하는 메시지가 표시됩니다. 그렇지 않을 경우에는 Access에서 데이터가 내보내지고 7단계에서 선택한 항목에 따라 Excel에서 대상 통합 문서가 열립니다. 그런 다음 Access에 내보내기 작업의 세부 정보를 사용하는 설정을 만들 수 있는 대화 상자가 표시됩니다.

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내보내기에 대해 추가로 알아야 할 사항

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값이 누락되거나 잘못된 경우 문제 해결

다음 표에서는 일반적인 오류에 대한 다양한 문제 해결 방법에 대해 설명합니다.

팁: 값이 몇 개 누락된 경우 Excel 통합 문서에서 값을 수정하고, 그렇지 않은 경우에는 Access 데이터베이스에서 원본 개체를 수정한 다음 내보내기 작업을 다시 반복합니다.

문제

설명 및 해결 방법

계산 필드

계산 필드의 결과가 내보내지지만 계산을 실행하는 기본 식은 내보내지지 않습니다.

다중값 필드

다중값을 지원하는 필드가 세미콜론(;)으로 구분된 값 목록으로 내보내집니다.

그림, 개체 및 첨부 파일

그래픽 요소(예: 로고, OLE 개체 필드의 내용 및 원본 데이터의 일부인 첨부 파일)가 내보내지지 않습니다. 내보내기 작업을 완료한 후에 이러한 요소를 워크시트에 수동으로 추가하세요.

그래프

Microsoft Graph 개체가 포함된 폼이나 보고서를 내보내면 그래프 개체가 내보내지지 않습니다.

잘못된 열에 데이터 포함

결과 워크시트의 Null 값이 다음 열에 있어야 하는 데이터로 대체되는 경우가 있습니다.

날짜 값 누락

1900년 1월 1일 이전의 날짜 값은 내보내지지 않습니다. 따라서 워크시트의 해당 셀에 Null 값이 포함됩니다.

식 누락

값을 계산하는 데 사용된 식은 Excel로 내보내지지 않고 계산의 결과만 내보내집니다. 내보내기 작업을 완료한 후에 Excel 워크시트에 수식을 수동으로 추가합니다.

하위 폼, 하위 보고서 및 하위 데이터시트 누락

폼, 보고서 또는 데이터시트를 내보내면 기본 폼, 보고서 또는 데이터시트만 내보내집니다. 내보낼 각 하위 폼, 하위 보고서 및 하위 데이터시트에 대해 내보내기 작업을 반복해야 합니다.

열 누락 또는 서식 잘못 지정

결과 워크시트에 서식이 지정된 열이 없으면 마법사에서 서식 및 레이아웃과 함께 데이터 내보내기 확인란을 선택하고 내보내기 작업을 반복합니다. 반대로 일부 열만 원본 개체의 버전과 다르게 서식이 지정된 경우 Excel에서 원하는 서식을 수동으로 적용하세요.

Excel에서 열에 서식 적용

  1. 대상 Excel 통합 문서를 연 다음 내보낸 데이터가 포함된 워크시트를 표시합니다.

  2. 열 또는 선택된 셀 범위를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 셀 서식을 클릭합니다.

  3. 표시 형식 탭의 범주에서 텍스트, 숫자, 날짜 또는 시간과 같은 서식을 선택합니다.

  4. 확인을 클릭합니다.

열의 "#" 값

폼의 예/아니요 필드에 해당하는 열에 # 값이 표시될 수 있습니다. 이는 탐색 창 또는 폼 보기에서 내보내기 작업을 시작했기 때문입니다. 이 문제를 해결하려면 데이터시트 보기에서 폼을 연 다음 데이터를 내보내세요.

오류 표시기 또는 오류 값

셀에 오류 표시기(모서리에 있는 녹색 삼각형)나 오류 값(적절한 데이터 대신 # 문자로 시작하는 문자열)이 있는지 확인하세요.

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