Business Contact Manager에서 프로젝트 작업 사용

비즈니스 프로젝트를 쉽게 완료할 수 있도록 수행해야 할 순서대로 프로젝트 작업을 나누어 구성하고 팀 구성원에게 할당할 수 있습니다.

각 작업에 시작 날짜와 기한을 지정합니다. 작업 진행 상황에 따라 완료 수준을 업데이트할 수 있습니다. 이 정보를 이용하면 비즈니스 프로젝트를 타임라인에 걸쳐 있는 막대형 차트로 표시할 수 있습니다. 그러면 프로세스에서 현재 위치와 앞으로 남은 기한을 눈으로 쉽게 확인할 수 있습니다.

이 문서에서는 프로젝트 작업을 만들고, 할당하고, 업데이트하고, 추적하는 방법을 설명합니다.

프로젝트 작업 등의 레코드를 삭제하는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager 레코드 삭제를 참조하세요.

실행할 작업

프로젝트 작업 만들기 및 할당

나에게 할당된 프로젝트 작업 업데이트

비즈니스 프로젝트에 연결된 프로젝트 작업 추적

타임라인의 프로젝트 작업 차트 표시

프로젝트 작업 만들기 및 할당

판매 프레젠테이션과 같은 비즈니스 프로젝트를 만들 때 여러 프로젝트 작업을 포함할 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

  • 프레젠테이션 공간 예약

  • 준비된 다과 제공

  • 판매 자료 만들기, 생성 및 제공.

Business Contact Manager 데이터베이스를 공유한 사람이라면 누구에게든 이러한 작업을 할당할 수 있습니다.

참고: 파일이나 전자 메일 메시지를 프로젝트 작업에 연결할 수는 없지만, 프로젝트 작업 레코드의 설명 섹션에 파일 및 전자 메일 메시지와 같은 항목을 첨부할 수는 있습니다.

새 프로젝트 만들기

  1. 탐색 창의 Business Contact Manager에서 프로젝트 관리를 클릭합니다.

  2. 리본 메뉴의 새로 만들기 그룹에서 새 프로젝트 작업을 클릭합니다.

프로젝트 작업 양식 작성

프로젝트 작업 양식에는 일반세부 정보 페이지가 포함되어 있습니다. 일반 페이지는 기본적으로 표시됩니다.

일반 페이지

이 보기를 사용하여 프로젝트 작업이 할당된 사람, 연결된 비즈니스 프로젝트, 기한, 상태와 같은 프로젝트 작업 관련 정보를 기록할 수 있습니다.

프로젝트 작업 정보 섹션
  1. 제목 상자에 프로젝트 작업의 이름을 입력합니다(필수).

  2. 팀 구성원이나 직원에게 프로젝트 작업 할당   할당 대상 목록에서 사람 이름을 클릭합니다.

    참고: 할당 대상 목록에 있는 이름은 Business Contact Manager 데이터베이스를 공유한 직원입니다. 데이터베이스를 공유하는 방법에 대한 자세한 내용은 다른 사용자와 Business Contact Manager 데이터 공유를 참조하세요.

연결 프로젝트 섹션
  1. 연결 대상 단추를 클릭하여 이 프로젝트 작업에 연결된 비즈니스 프로젝트를 선택합니다(필수).

    참고:  한 프로젝트 작업은 한 비즈니스 프로젝트에만 연결할 수 있습니다. 비즈니스 프로젝트 양식에서 이 프로젝트 작업을 만든 경우에는 이 정보가 이미 입력되어 있습니다.

프로젝트 작업 설정 섹션
  1. 시작 날짜기한 상자에 작업의 시작 날짜와 기한을 입력합니다.

    시작 날짜에 대한 정보는 레코드 위쪽, 리본 메뉴 아래에 표시됩니다.

  2. 상태 상자에서 프로젝트 작업의 상태 설명을 클릭합니다.

  3. 완료율 상자에 0~100 사이의 숫자를 입력합니다.

  4. 이 프로젝트 작업에 할당된 사람의 주의가 필요한 경우에는 주의 필요 확인란을 선택합니다.

작업이 그 사람의 Outlook 할 일 모음에 있는 작업 목록에 추가됩니다.

  1. 우선 순위 상자에서 프로젝트 작업의 우선 순위로 낮음, 기본 또는 높음을 선택합니다.

목록을 사용자 지정하려면 이 목록 편집을 클릭합니다. 목록을 사용자 지정하는 방법에 대한 자세한 내용은 레코드 형식 및 목록 만들기와 사용자 지정 문서에서 “목록 만들기 또는 편집” 섹션을 참조하세요.

  1. 미리 알림 확인란을 선택하여 이 프로젝트 작업의 소유자에게 표시할 미리 알림을 설정한 다음 화살표를 클릭하고 날짜와 시간을 선택합니다.

설명 구역
  1. 설명이나 첨부 파일 또는 전자 메일 메시지와 같은 기타 Outlook 항목을 설명 필드에 입력하거나 붙여넣습니다.

    참고:  첨부 파일과 Outlook 항목이 설명 필드에 나열됩니다. 항목은 연결된 비즈니스 프로젝트의 기록 페이지에 나열되지 않습니다.

  2. 타임스탬프 추가 단추를 클릭하여 설명에 날짜와 시간을 추가합니다.

  3. 프로젝트 작업에 관한 정보를 모두 입력하고 나면 저장 후 닫기를 클릭합니다. 그렇지 않은 경우 이 문서의 다음 섹션으로 이동합니다.

세부 정보 페이지

이 페이지에서 완료된 날짜, 완료된 작업 시간, 정산하거나 추적해야 할 진행 정도를 기록할 수 있습니다.

  1. 세부 정보 페이지를 표시하려면 리본 메뉴의 표시 그룹에서 세부 정보를 클릭합니다.

  2. 완료 날짜 상자에 프로젝트 작업이 완료된 날짜를 입력합니다.

  3. 총 작업 시간 상자에 이 작업의 총 추정 작업 시간 수를 입력합니다.

  4. 실제 작업 시간 상자에 실제 작업 시간 수를 입력합니다.

  5. 진행 정도 상자에 이 프로젝트 작업의 청구 대상 진행 정도를 입력합니다.

  6. 저장 후 닫기를 클릭합니다.

팁:  프로젝트 작업을 저장한 후에 연결된 비즈니스 프로젝트의 프로젝트 작업 정보 섹션에 작업의 세부 정보가 표시됩니다.

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프로젝트 작업 할당

참고:  Business Contact Manager 데이터베이스를 다른 사용자와 공유한 경우에만 다른 사람에게 프로젝트 작업을 할당할 수 있습니다. 데이터베이스를 공유하는 방법에 대한 자세한 내용은 다른 사용자와 Business Contact Manager 데이터 공유를 참조하세요.

  1. 탐색 창의 Business Contact Manager에서 프로젝트 관리를 클릭합니다.

  2. 목록 창에서 프로젝트 작업 탭을 클릭한 다음 열려는 프로젝트 작업을 두 번 클릭합니다.

  3. 프로젝트 작업 레코드의 할당 대상 목록에서 이름을 클릭합니다.

    참고:  데이터베이스를 다른 사용자와 공유한 경우에만 할당 대상 목록에 이름이 표시됩니다.

  4. 저장 후 닫기를 클릭합니다.

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나에게 할당된 프로젝트 작업 업데이트

비즈니스 프로젝트의 진행 정도를 최신 상태로 유지하려면 나와 동료가 작업을 수행할 때마다 프로젝트 작업을 업데이트해야 합니다. 프로젝트 작업이 할당되면 Outlook 할 일 모음에서 볼 수 있습니다.

방법

  1. Outlook의 리본 메뉴에서 보기 탭을 클릭합니다.

  2. 레이아웃 그룹에서 할 일 모음을 클릭하고 다음을 수행합니다.

  3. 할 일 모음이 표시되지 않으면 기본을 클릭합니다.

  4. 할 일 모음에 작업 목록이 없으면 위의 단계를 반복한 다음 작업 목록을 클릭합니다.

프로젝트 작업 업데이트

  1. 탐색 창의 Business Contact Manager에서 프로젝트 관리를 클릭합니다.

  2. 목록 창의 프로젝트 작업 탭에서 프로젝트 작업을 두 번 클릭하여 엽니다.

  3. 프로젝트 작업 설정 섹션에서 현재 상태, 완료율, 작업에 비즈니스 프로젝트 소유자의 주의가 필요한지 여부를 업데이트합니다.

  4. 설명 섹션에서 다른 파일의 메모을 붙여넣거나 필드에 직접 설명을 입력할 수 있습니다. 타임스탬프 추가 단추를 클릭하여 설명에 날짜와 시간을 추가합니다.

  5. 저장 후 닫기를 클릭합니다.

참고:  프로젝트 작업 레코드를 저장한 후에 연결된 비즈니스 프로젝트의 프로젝트 작업 정보 섹션에 이 작업의 최신 정보가 표시됩니다.

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비즈니스 프로젝트에 연결된 프로젝트 작업 추적

비즈니스 프로젝트 소유자는 프로젝트 작업 기한 다음과 같은 프로젝트 작업 가젯을 보거나 비즈니스 프로젝트 레코드의 프로젝트 작업 정보 섹션에 있는 프로젝트 작업을 보면 프로젝트 작업의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

프로젝트 작업 가젯에는 모든 비즈니스 프로젝트의 모든 프로젝트 작업에 관한 정보가 표시됩니다.

프로젝트 관리 작업 영역에 가젯을 표시하는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 가젯 사용을 참조하세요.

개별 비즈니스 프로젝트에서 프로젝트 작업 보기

  1. 탐색 창의 Business Contact Manager에서 프로젝트 관리를 클릭합니다.

  2. 목록 창의 비즈니스 프로젝트 탭에서 검토할 비즈니스 프로젝트를 두 번 클릭합니다.

    프로젝트 작업 정보 섹션에 각 프로젝트 작업에 관한 정보가 표시됩니다. 모든 프로젝트 작업은 두 번 클릭하여 열면 자세한 정보를 볼 수 있습니다.

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타임라인의 프로젝트 작업 차트 표시

  1. 탐색 창의 Business Contact Manager에서 프로젝트 관리를 클릭합니다.

  2. 리본 메뉴에서 보고서 탭을 클릭합니다.

  3. 프로젝트 관리 그룹에서 프로젝트 작업을 클릭한 다음 프로젝트 작업 - 모두를 선택합니다.

  4. 보고서 창에 있는 리본 메뉴의 정렬 및 필터 그룹에서 필터를 클릭합니다.

  5. 프로젝트 작업 필터링 대화 상자에서 고급 필터 탭을 클릭합니다.

  6. 필드 이름 목록에서 연결 대상을 클릭합니다. 비교 목록에서 같음을 클릭한 다음 비교 대상 상자에 추적할 비즈니스 프로젝트의 이름을 입력합니다.

  7. 확인을 클릭합니다.

  8. 리본 메뉴의 표시 그룹에서 차트를 클릭합니다.

    타임라인에 비즈니스 프로젝트의 프로젝트 작업이 녹색 작업 막대로 표시됩니다. 작업 막대 안의 검은 선은 작업의 완료 비율을 나타냅니다.

팁:  다른 차트 요소를 표시할 수 있습니다. 리본 메뉴의 차트 그룹에서 레이블을 클릭한 다음 표시할 레이블을 선택합니다.

보고서와 필터에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 보고서 및 차트 사용Business Contact Manager에서 레코드 필터링을 참조하세요.

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