Business Contact Manager에서 비즈니스 레코드 내보내기

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Business Contact Manager for Outlook 데이터는 SQL Server에 .bcm 파일 형식으로 저장되지만 이 데이터에 대해 여러 형식으로 내보내기를 수행할 수 있습니다. 예를 들어 통합 회계 프로그램에서 사용하기 위해 비즈니스 정보를 내보내거나 다른 컴퓨터로 데이터를 쉽게 전송할 수 있습니다. 선택하는 경우 비즈니스 데이터 유무와 관계없이 데이터베이스에 적용한 사용자 지정을 내보낼 수 있습니다. .bcmx 파일 형식은 사용자 지정에만 사용됩니다.

이 문서에서는 비즈니스 데이터 내보내기 옵션과 내보내기가 필요한 몇 가지 경우에 대해 간략하게 설명합니다.

실행할 작업

데이터 내보내기에 대한 이해

데이터 내보내기

사용자 지정 내보내기

제품 및 서비스 항목 내보내기

추가 분석을 위해 Excel로 보고서 내보내기

데이터 내보내기에 대한 이해

Business Contact Manager for Outlook의 내보내기 프로세스는 현재 Business Contact Manager 데이터베이스에서 선택된 데이터의 복사본을 만들고 파일로 저장하므로 나중에 다른 데이터베이스에 가져올 수 있습니다. 내보내기를 수행해도 현재 데이터베이스에서 데이터가 제거되지는 않습니다. 내보내는 데이터를 필터링하여 제한하거나 모든 거래처, 고객사 연락처, 통신 기록 항목, 제품 및 서비스 항목 목록을 내보냅니다.

비즈니스 데이터를 다음 파일 형식 중 하나로 내보낼 수 있습니다.

  • Business Contact Manager 데이터(.bcm). 여기에는 거래처, 고객사 연락처, 비즈니스 기회, 비즈니스 프로젝트, 해당 통신 기록과 같은 모든 비즈니스 데이터가 포함될 수 있습니다. 또한 제품 및 서비스 항목과 사용자가 적용한 모든 사용자 지정도 포함됩니다. .bcm 형식은 거래처 및 고객사 연락처를 모든 사용자 지정과 함께 내보낼 수 있는 유일한 옵션입니다. Business Contact Manager for Outlook을 실행하는 다른 컴퓨터에서 정보를 사용하려는 경우 데이터를 .bcm 파일 형식으로 내보낼 수도 있습니다.

  • Business Contact Manager 사용자 지정(.bcmx). 이 파일 형식에는 사용자 정의 필드, 사용자 지정 양식(또는 레코드 종류), 레이아웃, 보고서가 포함됩니다. Business Contact Manager for Outlook에서 적용한 사용자 지정만 내보내려는 경우 이 형식을 사용합니다. 비즈니스 데이터는 내보내지 않습니다. 신입 사원이 자신의 시스템을 빠르게 구성하는 데 사용할 수 있는 고유한 레이아웃을 저장하기 위해 이 파일 형식을 선택할 수도 있습니다.

  • 쉼표로 구분된 값(.csv). 이 내보내기 옵션은 내보낸 데이터를 저장하는 쉼표로 구분된 값 파일(.csv 파일)을 만듭니다. .csv 파일은 Microsoft Excel을 비롯한 대부분의 프로그램에서 읽을 수 있습니다. 사용자 지정을 포함하지 않고 Business Contact Manager for Outlook 데이터만 내보내거나 .csv 파일을 읽을 수 있는 다른 프로그램에서 데이터를 보려는 경우에 이 파일 형식을 선택할 수도 있습니다.

    그러나 .csv 형식에는 제한 사항이 있습니다. 예를 들어 이 파일 형식을 선택하는 경우 거래처 및 거래처 기반 레코드 또는 고객사 연락처 및 고객사 연락처 기반 레코드 중 한 종류의 레코드만 내보낼 수 있습니다. 또한 통신 기록 항목은 .csv 파일로 내보낼 수 없습니다.

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데이터 내보내기

  1. 파일 탭을 클릭합니다.

  2. Business Contact Manager 탭을 클릭한 다음 가져오기 및 내보내기 단추를 클릭합니다.

  3. 파일로 내보내기를 클릭합니다.

  4. 데이터를 내보낼 파일 형식을 클릭하고 다음을 클릭합니다. 선택한 파일 형식에 따라 아래 지침을 따릅니다.

    참고:  Windows 7 및 Windows Vista에서 내보내기 파일의 기본 위치는 문서 폴더입니다. Microsoft Windows XP에서는 내 문서 폴더가 기본 위치입니다. 위치를 변경하려면 찾아보기를 클릭합니다.

Business Contact Manager 데이터(.bcm)    

  1. 내보낼 파일 상자에 내보내기 프로세스에서 만들 파일의 위치와 이름을 입력합니다.

  2. 내보낼 레코드 종류 선택:

    • 거래처 및 거래처 기반 레코드 종류. 여기에는 거래처와 거래처 레코드 종류를 기반으로 하는 레코드(예: 매장)가 포함됩니다.

    • 고객사 연락처 및 고객사 연락처 기반 레코드 종류. 여기에는 고객사 연락처 및 고객사 연락처 레코드 종류를 기반으로 하는 레코드(예: 잠재 고객)가 포함됩니다.

  3. 내보낼 레코드 목록에 필터를 적용하려면 필터를 클릭합니다. 레코드를 필터링하는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 레코드 필터링을 참조하세요.

  4. 파일 위치 및 내보내기 옵션 선택 페이지의 포함 구역에서 다음 중 원하는 옵션을 클릭합니다.

    • 모든 기록 항목. 비즈니스 기회, 통화 기록, 약속, 비즈니스 프로젝트, 파일, 전자 메일 메시지 등 선택된 레코드의 전체 통신 기록이 포함됩니다.

    • 전자 메일 메시지 제외. 선택된 레코드의 통신 기록 항목에서 전자 메일 메시지를 제외합니다.

    • 제품. 데이터베이스의 모든 제품 및 서비스 항목이 포함됩니다.

      팁: 제품 또는 서비스 항목이 비즈니스 기회에 추가되고 비즈니스 기회 레코드가 거래처 또는 고객사 연락처에 연결된 경우에는 제품 또는 서비스 항목이 내보낸 레코드에 포함되어 있습니다. 비즈니스의 제품 및 서비스 전체 목록을 내보내려면 이 확인란을 사용합니다.

  5. 내보내기를 클릭한 다음 메시지가 나타나면 를 클릭합니다.

  6. 오류가 발생하면 로그 보기를 클릭하여 오류를 검토할 수 있습니다. 그렇지 않으면 마침을 클릭합니다.

    팁: 작업 영역에서 .bcm 파일 형식으로 레코드를 내보낼 수도 있습니다 . 내보낼 레코드가 나열된 탭을 클릭하고 하나 이상의 레코드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 내보내기를 클릭합니다. 비즈니스 데이터 내보내기 마법사를 완료합니다.

Business Contact Manager 사용자 지정(.bcmx)    

  1. 내보내기 프로세스에서 만들 파일의 위치와 이름을 입력합니다.

  2. 내보내기를 클릭한 다음 메시지가 나타나면 를 클릭합니다.

  3. 마침을 클릭합니다.

    .bcmx 파일의 사용자 지정 데이터를 가져오는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager로 데이터 가져오기를 참조하세요.

쉼표로 구분된 값(.csv)    

  1. 내보내기 프로세스에서 만들 파일의 위치와 이름을 입력합니다.

  2. 다음 옵션 중 하나를 클릭합니다.

    • 고객사 연락처 및 하위 형식. 여기에는 고객사 연락처 및 고객사 연락처 레코드 종류를 기반으로 하는 레코드(예: 잠재 고객)가 포함됩니다.

    • 거래처 및 하위 형식. 여기에는 거래처와 거래처 레코드 종류를 기반으로 하는 레코드가 포함됩니다.

  3. 내보낼 레코드 목록을 필터링하려면 필터를 클릭합니다. 레코드를 필터링하는 방법에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager에서 레코드 필터링을 참조하세요.

  4. 다음을 클릭한 후 .csv 파일을 내보낼지 묻는 메시지가 나타나면 를 클릭합니다.

  5. 마침을 클릭하여 마법사를 닫습니다.

참고 사항: 

  • 특정 오류 또는 예외를 확인하려면 로그 보기를 클릭합니다. 메시지에 수정이 필요한 문제가 포함된 경우 내보낼 파일에서 문제를 수정한 다음 데이터를 다시 내보내 봅니다.

  • 일부 데이터 구조와 형식은 변환될 수 없기 때문에 서로 다른 환경에서 주고 받은 비즈니스 데이터는 내보내지 않는 것이 좋습니다.

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사용자 지정 내보내기

Business Contact Manager for Outlook에서 만든 사용자 지정 보고서, 양식 레이아웃, 사용자 정의 필드는 사용자 지정 내보내기를 선택한 경우 .bcmx 파일로 저장됩니다.

대부분의 사용자 지정은 대상 데이터베이스의 기존 설정을 덮어씁니다. 하지만 일부 예외도 있습니다. 사용자 지정 가져오기가 데이터베이스에 미치는 영향에 대한 자세한 내용은 Business Contact Manager로 데이터 가져오기를 참조하세요.

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제품 및 서비스 항목 내보내기

제품 및 서비스 항목 정보를 다른 레코드와 함께 내보낼 수는 있지만, 제품 및 서비스 항목 목록만 별도로 내보낼 수는 없습니다.

이 데이터만 내보내려면 제품 및 서비스 항목의 .csv 파일을 만들어야 합니다. 이 파일은 적어도 다음 세 가지 열로 서식이 지정되어야 합니다.

  • 제품 또는 서비스 이름

  • 설명

  • 단가

수량과 원가 열도 포함할 수 있습니다. 하지만 필수는 아닙니다.

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추가 분석을 위해 Excel로 보고서 내보내기

추가 분석, 레코드 유지 또는 보관을 위해 보고서의 데이터를 Excel 스프레드시트로 직접 내보낼 수 있습니다. Business Contact Manager for Outlook을 사용하면 영업, 제품 및 서비스, 거래처, 고객사 연락처, 잠재 고객, 비즈니스 기회, 비즈니스 프로젝트, 프로젝트 작업, 마케팅 활동에 대한 보고서를 생성하고 사용자 지정할 수 있습니다.

  1. 탐색 창에서 Business Contact Manager를 클릭합니다.

  2. 리본 메뉴에서 보고서 탭을 클릭합니다.

  3. 다음 형식 중 하나로 보고서 형식을 클릭한 다음 열려고 하는 보고서를 클릭합니다.

    • 거래처

    • 고객사 연락처

    • 잠재 고객

    • 영업 기회

    • 상위 고객

    • 상위 제품

    • 상위 참조 페이지

    • 휴면 고객

    • 마케팅

    • 비즈니스 프로젝트

    • 프로젝트 작업

      보고서를 수정 하는 방법에 대 한 정보를 보고서 및 차트 Business Contact Manager의 사용을참조 하십시오.

  4. 동작 그룹에서 Excel로 내보내기를 클릭합니다. 그러면 보고서가 Excel에서 열립니다.

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