보고서를 통해 Microsoft Access 데이터베이스의 정보를 보고, 서식 지정하고, 요약할 수 있습니다. 예를 들어 간단한 전화 번호 보고서를 만들어 모든 연락처를 정리하거나 요약 보고서를 만들어 여러 지역 및 기간에 걸친 총 판매액을 확인할 수 있습니다.
이 문서에서는 Access의 보고서에 대해 개략적으로 알아봅니다. 보고서 만들기의 기본 사항 및 데이터 정렬, 그룹화, 요약 등의 옵션을 사용하는 방법과 보고서를 미리 보고 인쇄하는 방법에 대해서도 알아볼 수 있습니다.
이 문서의 내용
Access의 보고서 개요
보고서로 수행할 수 있는 작업
보고서는 데이터베이스에 있는 정보를 다음과 같은 용도로 제공하고자 할 때 유용한 데이터베이스 개체입니다.
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데이터 요약을 표시하거나 배포합니다.
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데이터 스냅숏을 보관합니다.
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개별 레코드에 대한 세부 정보를 제공합니다.
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레이블을 만듭니다.
보고서의 일부
데이터를 표시하지 않는 "언바운드" 보고서를 만들 수도 있지만, 이 문서에서는 보고서가 테이블이나 쿼리 등의 데이터 원본에 바인딩된다고 가정합니다. 보고서 디자인은 디자인 보기에서 볼 수 있는 구역으로 구분됩니다. 구역의 작동 방식을 이해하면 더 나은 보고서를 만들 수 있습니다. 예를 들어 계산 컨트롤이 배치되는 구역에 따라 Access에서 결과를 계산하는 방법이 달라집니다. 각 구역의 유형 및 용도는 다음과 같습니다.
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구역 |
인쇄될 때 구역의 표시 방법 |
구역을 사용할 수 있는 용도 |
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보고서 머리글 |
보고서의 시작 부분. |
로고, 제목 또는 날짜와 같이 일반적으로 보고서 표지에 나올 수 있는 정보를 표시하는 데 사용됩니다. Sum 집계 함수를 사용하는 계산 컨트롤을 보고서 머리글에 배치하면 보고서 전체에 대한 합계가 계산됩니다. 보고서 머리글은 페이지 머리글 앞에 표시됩니다. |
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페이지 머리글 |
모든 페이지의 맨 위. |
모든 페이지에 보고서 제목을 반복 표시하려면 페이지 머리글을 사용합니다. |
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그룹 머리글 |
각각의 새 레코드 그룹 첫 부분. |
그룹 이름을 표시하려면 그룹 머리글을 사용합니다. 예를 들어 제품별로 그룹화되는 보고서에서 그룹 머리글을 사용하여 제품 이름을 표시합니다. 그룹 머리글에 Sum 집계 함수를 사용하는 계산 컨트롤을 배치하면 현재 그룹에 대한 합계가 계산됩니다. 추가한 그룹 수준 개수에 따라 한 보고서에 여러 그룹 머리글 구역을 포함할 수 있습니다. 그룹 머리글 및 바닥글 만들기에 대한 자세한 내용은 그룹, 정렬 또는 요약 추가 섹션을 참고하세요. |
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본문 |
레코드 원본의 모든 행마다 한 번씩 나타납니다. |
보고서의 본문을 구성하는 컨트롤을 여기에 놓습니다. |
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그룹 바닥글 |
각 레코드 그룹의 맨 끝. |
그룹에 대한 요약 정보를 표시하려면 그룹 바닥글을 사용합니다. 추가한 그룹 수준 개수에 따라 한 보고서에 여러 그룹 바닥글 구역을 포함할 수 있습니다. |
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페이지 바닥글 |
모든 페이지의 맨 끝. |
페이지 번호 또는 페이지별 정보를 표시하려면 페이지 바닥글을 사용합니다. |
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보고서 바닥글 |
보고서의 맨 끝. 참고: 디자인 보기에서는 보고서 바닥글이 페이지 바닥글 아래에 표시됩니다. 그러나 다른 모든 보기(예: 레이아웃 보기)에서 또는 보고서를 인쇄하거나 미리 보는 경우에는 보고서 바닥글이 페이지 바닥글 위, 즉 마지막 페이지의 본문 줄 또는 마지막 그룹 바닥글 바로 다음에 표시됩니다. |
보고서 바닥글을 사용하여 보고서 전체에 대한 합계 또는 기타 요약 정보를 표시할 수 있습니다. |
데이터베이스가 효율적으로 디자인된 테이블 구조 및 관계를 갖춘 경우에는 의미 있는 보고서를 더욱 쉽게 만들 수 있습니다. 데이터베이스 계획 및 디자인에 대한 소개를 보려면 데이터베이스 디자인의 기초 문서를 참고하세요.
Access에서 보고서 만들기
아래 단계에 따라 Access 데스크톱 데이터베이스에 대한 보고서를 만들 수 있습니다.
1단계: 레코드 원본 선택
보고서의 레코드 원본은 테이블, 명명된 쿼리 또는 포함된 쿼리일 수 있습니다. 레코드 원본에는 보고서에 표시할 데이터의 모든 행 및 열이 포함되어 있어야 합니다.
2단계: 보고서 도구 선택
보고서 도구는 리본 메뉴의 만들기 탭에 있는 보고서 그룹에 있습니다. 다음 표에서는 옵션에 대해 설명합니다.
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도구 |
설명 |
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보고서 |
탐색 창에서 선택한 레코드 원본의 모든 필드가 포함된 간단한 테이블 형식의 보고서를 만듭니다. |
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보고서 디자인 |
디자인 보기에서 새 보고서를 열어서 필요한 필드 및 컨트롤을 추가할 수 있습니다. |
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새 보고서 |
레이아웃 보기에서 새 보고서를 열고 필드 목록을 표시합니다. 필드 목록에서 보고서에 필드를 추가할 수 있습니다. |
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보고서 마법사 |
여러 단계로 구성된 마법사가 표시됩니다. 이러한 단계를 수행하여 필드, 그룹/정렬 수준 및 레이아웃 옵션을 지정할 수 있습니다. |
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레이블 |
표준 또는 사용자 지정 레이블 크기와 표시할 필드 및 필드 정렬 방법을 선택할 수 있는 마법사가 표시됩니다. |
3단계: 보고서 만들기
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사용할 도구에 해당하는 단추를 클릭합니다. 마법사가 나타나면 마법사의 단계를 수행하고 마지막 페이지에서 마침을 클릭합니다.
Access는 레이아웃 보기에 보고서를 표시합니다. -
서식을 지정하여 보고서를 원하는 모양으로 만듭니다.
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레이블 및 필드를 선택한 다음 원하는 크기가 되도록 가장자리를 끌어 크기를 조정합니다.
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필드를 선택(해당 레이블이 있으면 함께 선택)한 다음 새 위치로 끌어 이동합니다.
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필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴의 명령을 사용하여 셀을 병합/분할하고, 필드를 삭제/선택하고, 다른 서식 지정 작업을 수행합니다.
다음 섹션에서 설명하는 기능을 사용하여 더 읽기 쉬우면서도 멋지게 보고서를 만들 수 있습니다.
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그룹, 정렬 또는 요약 추가
데스크톱 데이터베이스 보고서에 그룹, 정렬 또는 요약을 추가하는 가장 빠른 방법은 그룹, 정렬 또는 요약을 적용할 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 원하는 명령을 클릭하는 것입니다.
보고서가 레이아웃 보기 또는 디자인 보기에서 열려 있을 때는 '그룹, 정렬 및 요약' 창을 통해서도 그룹, 정렬 또는 요약을 추가할 수 있습니다.
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그룹, 정렬 및 합계 창이 아직 열려 있지 않으면 보고서 디자인 탭의 그룹화 및 합계 그룹에서 그룹화 & 정렬을 클릭합니다.
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그룹 추가 또는 정렬 추가를 클릭하고 그룹화 또는 정렬 기준으로 사용할 필드를 선택합니다.
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옵션을 더 설정하고 요약을 추가하려면 그룹화 또는 정렬 줄에서 자세히를 클릭합니다.
그룹, 정렬 및 요약에 대한 자세한 내용은 그룹화 보고서 또는 요약 보고서 만들기 문서를 참고하세요.
조건부 서식으로 데이터 강조 표시
Access에는 보고서의 데이터를 강조 표시할 수 있는 도구가 포함되어 있습니다. 각 컨트롤 또는 컨트롤 그룹에 대한 조건부 서식 규칙을 추가할 수 있으며 클라이언트 보고서에서 데이터 막대를 추가하여 데이터를 비교할 수도 있습니다.
컨트롤에 조건부 서식을 추가하려면 다음을 수행합니다.
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탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 레이아웃 보기를 클릭합니다.
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필요한 컨트롤을 선택하고 형식 탭의 컨트롤 서식 그룹에서 조건부 서식을 클릭합니다.
팁: 여러 컨트롤을 선택하려면 Ctrl 키를 누른 채로 컨트롤을 클릭합니다.
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조건부 서식 규칙 관리자 대화 상자에서 새 규칙을 클릭합니다.
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새 서식 규칙 대화 상자의 규칙 유형 선택 아래에서 값을 선택합니다.
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각 레코드에 대해 개별적으로 평가되는 규칙을 만들려면 현재 레코드의 값 확인 또는 식 사용을 선택합니다.
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데이터 막대를 사용하여 레코드를 서로 비교하는 규칙을 만들려면 다른 레코드와 비교를 클릭합니다.
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규칙 설명 편집에서 서식을 적용할 시기를 결정하는 규칙 및 적용할 서식을 지정하고 확인을 클릭합니다.
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같은 컨트롤 또는 컨트롤 집합에 대한 규칙을 추가로 만들려면 이 절차를 4단계부터 반복합니다.
색 및 글꼴 사용자 지정
앱 테마 옵션을 사용하여 색 및 글꼴을 사용자 지정할 수 있습니다.
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탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 레이아웃 보기를 클릭하여 보고서를 레이아웃 보기로 엽니다.
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보고서 레이아웃 디자인 탭에서 테마를 클릭하고 갤러리의 다양한 테마를 커서를 가리키며 효과를 미리 봅니다. 테마를 클릭하여 선택하고 보고서를 저장합니다.
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색이나 글꼴을 개별적으로 설정하려면 색 또는 글꼴 갤러리를 사용합니다.
로고 또는 배경 이미지 추가
보고서에 로고 또는 배경 이미지를 추가할 수 있으며, 이미지를 업데이트하는 경우 데이터베이스에서 이미지가 사용될 때마다 업데이트가 자동으로 이루어집니다.
이미지를 추가하거나 제거하려면
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탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 레이아웃 보기를 클릭합니다.
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보고서에서 이미지를 추가할 위치를 클릭하고 보고서 레이아웃 디자인 탭의 머리글/바닥글 그룹에서 로고를 클릭합니다.
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이미지를 찾고 열기를 클릭합니다. 이미지가 보고서에 추가됩니다.
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이미지를 제거하려면 이미지를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 삭제를 클릭합니다.
배경 이미지를 추가하려면
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탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 레이아웃 보기를 클릭합니다.
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서식 탭의 배경 그룹에서 배경 이미지를 클릭합니다.
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이미지 갤러리 목록에서 이미지를 선택하거나, 찾아보기를 클릭하고 이미지를 선택한 다음 확인을 클릭합니다.
보고서 미리 보기 및 인쇄
보고서 미리 보기
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탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 인쇄 미리 보기를 클릭합니다. 인쇄 미리 보기 탭의 명령을 사용하여 다음을 실행할 수 있습니다.
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보고서 인쇄
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페이지 크기 또는 레이아웃 조정
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확대/축소 또는 한 번에 여러 페이지 표시
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보고서의 데이터 새로 고침
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다른 파일 형식으로 보고서 내보내기
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인쇄 미리 보기 닫기를 클릭합니다.
보고서 인쇄
미리 보기를 사용하지 않고 보고서를 인쇄하려면
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탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 인쇄를 클릭합니다. 보고서가 기본 프린터로 전송됩니다.
참고: 탐색 창에서 보고서를 선택하고 파일 탭에서 인쇄를 선택하면 페이지 수, 인쇄 매수 등의 추가적인 인쇄 옵션을 선택하고 프린터를 지정할 수 있습니다.
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프린터를 선택하고 인쇄 매수를 지정하는 등의 작업이 가능한 대화 상자를 열려면 인쇄를 클릭합니다.
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