Access 또는 Excel을 사용하여 데이터 관리

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Microsoft Access 및 Microsoft Excel을 사용 해야 하는 프로그램을 결정 하기 어려울 수 있는 많은 유사점 보유 하 고 있습니다. 예를 들어 두 프로그램 많은 양의 데이터를 저장할 강력한 쿼리 및 해당 데이터를 분할할 분석 도구를 실행 계산을 수행할 수 정교한 필요한 데이터를 반환 하는 합니다.

그러나 각 프로그램 장단점이 관리 하는 데이터와 해당 데이터로 수행할 작업을 원하는 유형에 따라 합니다. 예를 들어 여러 사용자가 액세스할 수 있는 형식으로 데이터 무결성을 유지 하 여 목표 있으면 Access 가장 적합, 반면 Excel는 더 복잡 한 숫자 데이터를 심층적으로 분석 하는 데 적합 합니다.

대부분의 경우 프로그램을 함께 사용 하는 것이 가장 적합 한 목적을 위해 각 사용할 수 있습니다. 일반적으로 액세스는 데이터 관리에 대 한 더 나은: 유지 구성를 검색 하려면 간편 하 고 사용할 수 있는 여러 사용자에 게 동시 문제입니다. Excel은 일반적으로 데이터를 분석 하기 위해 더 나은: 복잡 한 계산 수행 가능한 결과 탐색 하 고 고품질 차트를 생성 합니다. Access를 사용 하 여 데이터 및 Excel 분석을 저장 하는 경우 두 프로그램의 이점을 얻을 수 있습니다.

사용할 프로그램을 결정 하기 전에 각 프로그램의 이점 비교, 또는 기타를 사용 하 여 원하는 결과 달성 하기 위해 두 프로그램과 함께 작업 하는 방법을 알아보려면 하는 것이 좋습니다 경우 정보 하는 것이 좋습니다.

참고: 모든 Microsoft Office 제품군 Excel 포함 하지만 일부가 제품군 포함 액세스 합니다.

각 프로그램의 이점 비교

적절 한 프로그램을 선택 하는 것은 액세스 하 고 최고의 성능을와 정확 하 게 정보를 업데이트 하려는 경우 매우 중요 합니다. 응용 프로그램은 작업을 수행 하는 데 가장 적합을 알아보려면 각 프로그램에서 데이터 저장소, 데이터 분석, 다중 사용자 공동 작업 및 보안 관련 제공 하는 혜택을 비교 도움이 될 것입니다.

플랫 관계형 데이터의 차이    응용 프로그램 데이터 저장에 적합 한 결정을 위해 사용자가 직접 다음과 같이 질문: 여부 데이터 관계형은 무엇 인가요? 단일 테이블 또는 워크시트에 효율적으로 포함 될 수 있는 데이터 평면 또는 비관계형 데이터 라고 합니다. 예를 들어 고객의 간단한 목록이 있는 각 고객에 대 한 주소와 연락처 명만 만들려는 경우 Excel 더 나은 선택 수 있습니다. 하지만 대금 청구 및 각 고객에 대 한 여러 담당자를 지정 하거나 각 고객에 대 한 배달 주소를 포함 하는 보다 복잡 한 고객 목록 저장 하려는 경우 Access 더 나은 솔루션 됩니다.

관계형 데이터베이스, 여러 테이블에 정보를 구성 합니다. 잘 디자인 된 관계형 데이터베이스에서 각 테이블 플랫을 하나만 형식의 데이터에 대 한 정보를 포함 합니다. 예를 들어 고객 데이터베이스를 만든 경우 고객의 이름이 해야 한 테이블의 되지만 저장 해당 고객의 청구 및 배달 주소 별도 테이블에 저장 해야 합니다. 이름에서 별도로 주소를 저장할이 각 고객 둘 이상의 주소를 포함할 수 있으며, 각 주소에 대 한 고객 이름을 다시 입력 하지 않고도 각 고객에 대 한 여러 주소를 입력할 수 있도록 하려면 때문에 좋습니다.

로컬 및 외부 데이터    Access 쿼리를 보려면 가져와서 필요 없이 해당 데이터를 편집할 수 있도록 다양 한 외부 데이터 원본에서에서 데이터에 연결을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, Access에서 Microsoft SQL Server 데이터베이스, dBASE 파일 또는 다른 여러 데이터 원본이 함께 Outlook 폴더에 있는 기존 데이터에 연결 하는 명령을 제공 합니다. Excel를 사용 하 여 다양 한 데이터 원본 액세스, SQL Server와 Analysis Services 데이터베이스, 텍스트 및 XML 파일을 포함 하 고 ODBC 및 OLE DB 데이터 원본에 연결할 수 있습니다. 그러나 Excel 사용자 인터페이스를 통해 원본 데이터를 변경 하려면 데이터를 편집할 수 없습니다.

Access와 Excel Windows SharePoint Services 목록 데이터에 연결 하는 명령을 제공 합니다. 그러나 Excel에서는 방금에 대 한 읽기 전용 연결 SharePoint 목록입니다. 반면 Access에서 데이터 읽기 및 쓰기를 SharePoint 목록으로 수 있습니다.

데이터 무결성 유연성의 차이    고유 식별자, 데이터 무결성 유지 높이고 없는 두 개의 행 (또는 레코드) 같은 데이터를 정확히 포함 되도록 하는 것입니다. 고유 식별자를 검색 하거나 데이터를 정렬 하면 데이터를 검색 하려면 가장 빠른 방법은 제공 됩니다. Access에서 자동으로 각 레코드에 대 한 고유한 식별자를 생성 하려면 일련 번호 데이터 형식을 사용할 수 있습니다. 다음 이러한 식별자를 사용 하 여 한 테이블의 레코드 다른 테이블에서 하나 이상의 레코드에 연결 합니다.

Access 데이터에 적용 되는 구조 데이터 무결성 보장 하는 데 도움이 됩니다. Access "분리" 레코드를 만들 수 있도록 한 테이블의 새 레코드 있는 기존 해당 값이 서로 다른 테이블에 필요할 수 있습니다. 예를 들어 고객 정보를 포함 하지 않는 순서를 하지 않을 것 있습니다. Access는 주문 테이블에서 모든 새 레코드에는 해당 고객 값에서 고객 테이블 필요할 수 있습니다. 이 값의 서신 참조 무결성 라고 필요 합니다.

고유한 제약 조건 및 규칙을 향상 시키기 위해 데이터를 올바르게 입력 했는지를 적용할 수도 있습니다. 자유 형식 다른 방식으로 데이터를 입력 Excel 수 있지만 Excel에서 관계형 데이터를 지원 하지 않으므로 참조 무결성을 지원할 수 없습니다. 그러나 Excel에서 데이터 입력을 제어 하려면 데이터 유효성 검사 명령을 사용할 수 있습니다.

쿼리    다양 한 방법으로 조건 또는 행사 변경에 따라 데이터를 볼 수 있는 자주 저장 하 고 데이터 작업에 대 한 더 나은 선택 액세스 수 있습니다. Access 구조적 쿼리 언어 (SQL) 쿼리를 사용 하 여 하나 이상의 여러 테이블에 데이터 포함 되어 있는지 여부를 행과 열의 원하는 데이터를 빠르게 검색할 수 있습니다. 계산된 필드를 만드는 쿼리에서 식을 사용할 수 있습니다. Access에서 식을 사용 하는 Excel에서 수식을 사용 하 여 값을 계산 하는 과정 비슷합니다. 또한 데이터를 요약 하 고 합계, 평균, 개수와 같은 집계 값을 표시 하려면 Access 쿼리를 사용할 수 있습니다.

모델링    Excel에서 워크시트 모델의 결과를 예측할 가상 분석 도구를 사용할 수 있습니다. 가상 분석 모범 사례 등 데이터를 다양 한 시나리오 및 최악의 경우 실행 하 고 몇 가지 시나리오 요약 보고서에 결과 데이터를 비교할 수 있습니다. 비슷한 기능은 Access에서 사용할 수 없습니다.

Pivoting 및 차트 만들기    두 프로그램에서 피벗 테이블 보고서와 피벗 차트를 만들 수 있습니다. 그러나 Excel 고급 피벗 테이블 보고 및 Access에서 보다 차트 기능을 제공 합니다. 광범위 한 피벗 테이블 보고서 만들기 또는 정기적으로 차트 전문적인 찾고 제공 하려는 경우 보고 피벗 테이블 또는 피벗 테이블 Access에서 동일한 기능 대신 Excel에서 차트를 사용 해야 합니다.

Access와 Excel 등의 Windows SharePoint Services 및 네트워크 파일 공유, 공동 작업 환경에서 사용할 수 있지만 데이터 여러 사용자가 액세스할 수 있는 방식에 차이가 있습니다.

여러 사용자 데이터에 액세스    정상적으로 작동할 Access에서는 여러 사용자가 동시;에 단일 데이터베이스 열기 Access 데이터를 편집 하는 행위를 잠급니다 하기 때문에 잘 작동 따라서 다른 사용자가 충돌 하지 않고 다른 레코드를 편집할 수 있습니다. Excel에서는 사용자가 동시에 대신 다른 시간에 해당 통합 문서에서 데이터 작업 하는 경우 다른 사용자에 게 있지만 최상의 다중 사용자 공동 작업 기능으로 통합 문서를 공유할 수 있습니다. 적용, 사용자가 Access 데이터베이스의 데이터 집합을, 공동 작업 및 Excel 통합 문서 사용자가 문서공동 작업 합니다.

공동 작업에 대 한 Windows SharePoint Services를 사용 하 여    SharePoint 목록 및 문서 라이브러리와 같은 Microsoft Windows SharePoint Services 기술을 사용 하 여 두 프로그램 통합합니다.

Access에서는 다양 한 SharePoint 사이트에서 여러 사용자와 공동 작업 하는 방법 제공 합니다. 예를 들어 업로드 Windows SharePoint Services 문서 라이브러리에 전체 데이터베이스, 폼 및 보고서를 Windows SharePoint Services 보기, 다른 이름으로 사용할 수 있도록 및 데이터베이스에 저장 되어 있는 데이터 연결 SharePoint 목록에 있습니다.

Excel은 Services SharePoint 사이트에서 여러 사용자와 공동 작업 하는 방법만 제공 됩니다. Windows SharePoint Services 문서 라이브러리, 위치 개별 사용자에 게 체크 아웃할 수 통합 문서를 변경 하려면 다른 사용자가 동시에 통합 문서를 수정 하는 것을 방지 하려면 통합 문서를 업로드할 수 있습니다. 사용자는 데이터 충돌을 피하기 위해 다른 사용자와 조정 해야 있는 경우 통합 문서 라이브러리 아웃 확인 하지 않고 편집할 수 있습니다.

공동 작업을 위한 네트워크 폴더를 사용 하 여    공유 네트워크 폴더에 Access 데이터베이스를 저장 하는 경우 여러 사용자가 데이터베이스를 엽니다 하 고 해당 데이터를 동시에 작업할 수 있습니다. 개별 레코드는 사용자를 편집 하는 경우 잠깁니다. 공유 네트워크 폴더에서 Excel 통합 문서를 저장 하는 경우 한 명의 사용자만 한 번에 통합 문서를 편집할 수 있습니다. 목적으로 보기에 대 한 다른 사용자가 편집 하지만 해당 사용자가 변경할 수는 없습니다 데이터를 통합 문서를 편집 하는 사용자가이 닫힐 때까지 여러 사용자가 통합 문서를 엽니다 수 있습니다.

유사한 기능을 제공 하는 두 프로그램-암호 및 암호화-데이터 손실을 방지 하 고 데이터에 액세스 하지 못하도록 보호 유지할 수 있습니다. 하지만, 일부의 차이점이 Access와 Excel 간의 사용자 수준 데이터 보호 작동에서 합니다.

데이터 손실 방지    Access에서 많은 작업 (있는 경우)이 손실 될 가능성이 모를 예기치 않은 오류가 발생 한 경우 되도록 작업 저장 계속 됩니다. 그러나 Access 작업을 계속 저장 되므로 나중 커밋 원하지 변경할 수 있습니다 수도 있습니다. 원하는 방식으로 데이터베이스를 복원할 수 있도록 사용자의 필요에 맞는 일정에 따라 데이터베이스 파일의 백업 복사본을 만들어야 합니다. 백업에서 전체 데이터베이스를 복구할 수 또는 테이블 또는 해야 하는 다른 데이터베이스 개체를 복원할 수 있습니다. 파일 시스템 백업 유틸리티를 사용 하는 경우 데이터를 복원도 파일 시스템 백업에서 데이터베이스의 복사본을 사용할 수 있습니다. Excel에서 데이터를 업데이트 하는 동안 일정 간격 자동 복구 정보를 저장할 수 있습니다.

사용자 수준 데이터 보호    Excel에서 데이터의 열과 행을 숨겨 비공개 또는 중요 한 데이터 보기에서 제거 한 다음 숨겨진된 데이터에 대 한 사용자 액세스를 제어 하려면 전체 워크시트를 보호 수 있습니다. 워크시트와 차트 요소를 보호 하는 것 외에도 잠글 하 고 다른 사용자가 실수로 중요 한 데이터를 수정 하지 못하도록 하려면 워크시트의에서 셀 잠금을 해제 합니다.

파일 수준 보안    파일 수준 권한이 없는 사용자가 데이터를 보지 못하도록 하려면 암호화 두 프로그램에서에서 사용할 수 있습니다. 데이터베이스 파일이 나 통합 문서를 열려면 암호 을 입력 하도록 요구할 수 있습니다. 또한 디지털 서명 를 사용 하 여 데이터베이스 파일 또는 통합 문서 보호 할 수 있습니다.

데이터에 대 한 액세스 제한    Excel에서 데이터에 액세스 하거나 다른 사용자에 대 한 액세스 권한이 있는 데이터를 변경 하지 못하게 하는 읽기 전용 권한을 설정 하려면 사용자 기준으로 사용 권한을 지정할 수 있습니다. Access 사용자 수준 보안 기능을 제공 하지는 않지만 Access에서 사용자 보안 모델에 연결 하는 모든 데이터베이스 서버를 지원 합니다. 예를 들어 SharePoint 목록에 연결 하는 경우 Access 응징 SharePoint 목록에 대 한 사용자의 사용 권한. 데이터에 대 한 액세스 권한이 없는 사용자가 유지 하려는 경우 암호를 설정 하 여 데이터베이스를 암호화할 수 있습니다. Excel 등의 다른 프로그램을 사용 하 여 액세스 하는 경우에 사용자가 데이터베이스에서 데이터를 읽을 수 암호를 입력 해야 합니다.

데이터를 보호 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 Access 2007 데이터베이스 보호보호 및 Excel의 보안을참조 하십시오.

Access를 사용해야 하는 경우

매우 일반적인 용어로 Access에 적합 정기적으로 추적 하 고 데이터를 기록 하는 한 다음 표시, 내보내기 또는 해당 데이터의 하위 집합을 인쇄할 때입니다. Access 폼 데이터 작업에 대 한 Excel 워크시트 보다 더 편리한 인터페이스를 제공 합니다. Access를 사용 하 여 자주 수행된 작업을 자동화할 수 및 Access 보고서 인쇄 또는 전자 양식에서 데이터를 요약할 수 있습니다. Access에서는 사용자 데이터에 대 한 자세한 구조 예를 들어 제어할 수 있습니다 수 있는 데이터 형식을 입력 한 값을 입력할 수 및 한 테이블의 데이터 관계 다른 테이블의에서 데이터를 지정할 수 있습니다. 이 구조를 사용 하면 올바른 유형의 데이터를 입력 했는지 확인 합니다.

Access 워크시트와 거의 동일 하 게 표시 하는 테이블에 데이터를 저장-되지만 다른 테이블에 저장 된 데이터와 관련 하 여 복잡 한 쿼리를 위한 Access 테이블을 디자인 합니다.

다음과 같은 경우에 Access를 사용하십시오.

  • 많은 사람들이 데이터베이스에서 작업 해야 하는 한 레코드 잠금 및 충돌 해결 등의 사용자 데이터에 대 한 업데이트를 안전 하 게 처리 되는 강력한 옵션을 선택 합니다.

  • 테이블 기본 또는 비관계형 테이블로 시작 하는 데이터 집합을 더 추가 해야를 할 합니다.

  • 복잡한 쿼리를 실행하려는 경우

  • 다양 한 보고서 또는 우편물 레이블 생성 하려고 합니다.

  • 연락처 관리    하거나 수 있습니다 연락처 및 메일 주소를 관리 하 고 Access에서 보고서를 만들 편지 양식, 봉투, 또는 우편물 레이블을 인쇄 하려면 Microsoft Office Word로 데이터를 병합 합니다.

  • 인벤토리 및 자산 추적    가정 또는 회사에서 항목의 인벤토리를 만들고 사진 또는 기타 관련된 데이터와 함께 문서를 저장할 수 있습니다.

  • 주문 추적    제품, 고객, 주문에 대 한 정보를 입력 한 다음 직원, 지역, 기간, 또는 일부 다른 값을 보여 주는 보고서를 만들 수 있습니다.

  • 작업 추적    사용자, 그룹에 대 한 작업을 추적할 수 있으며 동일한 데이터베이스에 기존 자신의 작업을 업데이트 하는 다른 사람이 동시에 새 작업 입력 수 있습니다.

  • 대출 라이브러리 구성    서적 및 Cd에 대 한 데이터를 저장 하 고 추적 하도록 대출 있는 사람에 대 한 액세스를 사용할 수 있습니다.

  • 이벤트 기획    이벤트 날짜, 위치 및 참가자를 하는 방법에 대 한 정보를 입력 한 다음 일정 또는 이벤트에 대 한 요약 인쇄 수 있습니다.

  • 영양 추적    조리법 및 추적 로그 다이어트와 작업을 실행 합니다.

Excel을 사용해야 하는 경우

Excel은 스프레드시트 프로그램으로 하나 이상의 워크시트 포함 된 통합 문서에서 많은 양의 데이터를 저장할 수 있습니다. 그러나 Access 등 데이터베이스 관리 시스템으로 사용 하는 대신 Excel 데이터 분석 및 계산 최적화 됩니다. 데이터 분석에 대 한 모델을 작성 하 고 해당 데이터를 피벗을 원하는 대로 데이터에서 계산을 수행 하려면 간단 하 고 복잡 한 수식을 작성 다양 한 전문가 수준의 차트의에서 데이터 표시 하려면이 유연한 프로그램을 사용할 수 있습니다.

다음과 같은 경우에 Excel을 사용하십시오.

  • 여러 테이블을 사용 하는 관계형 데이터베이스 대신 데이터 평면 또는 비관계형 보기 필요 데이터는 숫자 대부분 및 합니다.

  • 자주 데이터에서 계산 및 통계 비교를 실행합니다.

  • 피벗 테이블 보고서를 사용 하 여 간단 하 고 유연한 레이아웃으로 계층 구조 데이터를 볼 하려고 합니다.

  • 차트를 정기적으로 만들고 Excel에서 사용할 수 있는 새 차트 서식을 사용 하 여 원하는 계획 합니다.

  • 조건부 서식 아이콘, 데이터 막대를 사용 하 여 데이터를 강조 및 배율 색상 사용 하려고 합니다.

  • 통계, 공학, 등 데이터에 복잡 한 가상 분석 작업을 수행 하 고 회귀 분석 합니다.

  • 개인적으로 사용 하거나 제한 된 공동 작업을 위해 간단한 목록에서 항목을 추적 해야 합니다.

  • 회계    다양 한 재무 회계 보고서에 Excel의 강력한 계산 기능을 사용할 수 있는 —는 현금 흐름 보고서, 손익 계산 서 또는 수익 및 손실 문 예를 들어 있습니다.

  • 예산 작성    Excel에서 모든 종류의 예산을 만들 수 관련 개인적 이거나 업무적인 필요 지 여부를 — 마케팅 예산 계획, 이벤트 예산, 또는 퇴직 예산 등과 같은 합니다.

  • 청구 및 판매    Excel 대금 청구 및 판매 데이터를 관리 하는 데 유용 이기도 한 해야 하는 폼을 쉽게 만들 수 등 예를 들어, 판매 송장 쪽지 포장 나 구매 주문서 합니다.

  • 보고    데이터 분석을 반영 하거나 데이터를 요약 하는 Excel의 다양 한 형식의 보고서를 만들 수 있습니다-예를 들어, 프로젝트 성과 측정 하는 보고서 데이터 예측, 데이터 또는 차이 데이터를 요약 합니다.

  • 계획    Excel이 전문적 계획 또는 유용한 플래너를 만들 수 있는 훌륭한 도구-주간 강의 계획, 마케팅 조사 계획, 연말 세금 계획 또는 주간 식단 / 파티 / 휴가 계획 하는 예를 들어 있습니다.

  • 추적    Excel을 사용 하 여 출퇴근 기록 카드 또는 목록에서 데이터를 추적 하려면 — 회사 또는 장비를 추적 하는 재고 목록 추적 하기 위한 출퇴근 기록 카드 예를 들어 있습니다.

  • 일정 사용    에서는 눈금 이기 때문에 Excel 수 있게 해줍니다 모든 유형의 달력 만들기-예를 들어 추적 하 고 활동 학교 년 동안 학년도 달력 또는 회계 연도 달력 비즈니스 이벤트 및 중요 시점을 추적할 수 있습니다.

이러한 범주 중 하나에서 유용한 Excel 서식 파일을 Microsoft Office Online에서 Excel에 대 한 서식 파일 을 참고 합니다.

Access와 Excel를 함께 사용

두 프로그램 모두를 제공할 수 있는 이점을 활용 하려는 경우가 있을 수 있습니다. 예를 들어 계산 하 고 데이터를 분석할 수 있는 excel 워크시트를 만든 하지만 워크시트에는 커지고 너무 복잡 한 많은 사용자가 데이터에 액세스 권한이 있어야 합니다. 이때 가져오기 하거나 워크시트에 Access에 연결 하 고 사용 하 여 Excel에서 작업 하는 대신 데이터베이스로 세울 수 있습니다. 또는 일부 세부 Excel 피벗 테이블 보고서와 전문가 수준의 Excel 차트를 작성 하려면 Access 데이터베이스에서 데이터를 경우가 있습니다.

처음 사용 하는 프로그램에 관계 없이 항상을 전송할 수 있습니다 데이터 한 프로그램에서 기타를 사용 하 여 작업을 계속할 수 있습니다. 여부에 관계 없이 데이터 연결, 복사, 가져오기 또는 내보내기 하 여 Excel에서 (그 반대의 경우도 마찬가지) Access로 데이터를 가져올 수 있습니다.

두 프로그램 간 데이터 교환 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 Excel과 Access 간 데이터 교환 (복사, 가져오기, 내보내기)를참조 하십시오.

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