Access 데이터 보관

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이전 레코드나 비활성 레코드를 정기적으로 보관하여 데이터를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 Access를 사용하여 대출 도서를 관리하는 경우, 도서를 대출한 날짜가 포함된 필드와 도서를 반납한 날짜가 포함된 필드가 있는 테이블을 작성하여 대출 거래를 추적할 수 있습니다. 이 경우 도서 반납 1년 후 대출 거래 레코드를 보관하고, 2년 후 해당 레코드를 삭제하는 레코드 보존 정책을 유지할 수 있습니다.

데이터베이스의 모든 테이블을 보관하거나 특정 테이블 또는 특정 레코드(예: 특정 날짜보다 오래된 레코드)만 보관할 수 있습니다. 이 항목에서는 데이터를 보관하는 방법을 설명합니다. 

이 문서의 내용

개요

보관 테이블에 레코드를 주기적으로 이동

테이블을 정기적으로 바꾸기

모든 테이블을 정기적으로 바꾸기

개요

더 이상 사용할 계획이 없는 데이터가 있는 경우 해당 데이터를 보관해 두면 필요할 때 편리하게 사용할 수 있습니다. 또한 데이터 보존 정책 같이 보관 계획에 적용되는 정책을 설정할 수 있습니다.

보관은 흔히 날짜 조건(예: 반납한 달의 마지막 날)을 기준으로 데이터를 저장하는 데 사용됩니다.

데이터를 보관하는 방법

다음 표에는 데이터를 보관하는 방법, 각 방법을 사용해야 하는 경우 및 기타 고려 사항이 나와 있습니다.

방법

설명

사용해야 하는 경우

기타 고려 사항

보관 테이블에 레코드를 주기적으로 이동

보관할 데이터를 선택하는 쿼리를 정기적으로 실행하여 보관 테이블에 데이터를 추가합니다. 그런 다음 원본 테이블에서 같은 데이터를 선택하는 쿼리를 실행하여 해당 데이터를 삭제합니다.

테이블의 일부 레코드가 보관 여부를 결정하는 데 사용하는 조건을 충족하는 경우

예: 반납 날짜가 1년 이상 경과한 경우 도서 거래를 보관(대출)할 수 있습니다.

  • 일대다 관계 의 한 쪽에 있는 보관 하려는 레코드가 있는 경우에 특히 참조 무결성 해결 해야 할 수 있습니다.

  • 쿼리에 매개 변수를 사용 해야 할 경우 매개 변수를 처리 하는 양식을 만들어야 합니다. 그렇지 않으면 데이터가 손실이 될 수 있습니다.

테이블을 정기적으로 바꾸기

정기적으로 특정 테이블의 보관 복사본을 만들어서 해당 테이블을 비어 있는 새 복사본으로 바꿉니다.

테이블의 모든 레코드가 보관 여부를 결정하는 데 사용하는 조건을 충족하는 경우

예: 하루 최고 기온을 저장하는 테이블이 있는 경우, 매년 이 테이블을 보관하고 빈 테이블로 새로 시작할 수 있습니다.

  • 참조 무결성을 해결해야 할 수 있습니다.

모든 테이블을 정기적으로 바꾸기

분할 데이터베이스(모든 테이블이 포함된 백 엔드 데이터베이스 파일과 다른 모든 데이터베이스 개체가 포함된 프런트 엔드 데이터베이스 파일로 구성된 데이터베이스)로 시작하며, 정기적으로 백 엔드 데이터베이스의 보관 복사본을 만들어서 백 엔드 데이터베이스를 비어 있는 새 데이터베이스로 바꿉니다.

데이터베이스에 있는 대부분의 테이블의 모든 레코드가 보관 여부를 결정하는 데 사용하는 조건을 충족하는 경우

예: 데이터베이스가 다양한 종류의 기상 데이터가 저장된 여러 테이블로 구성된 경우, 매년 모든 테이블을 보관할 수 있습니다.

  • 조회 테이블(조회할 값(예: 우편 번호 또는 부서 이름)을 저장하는 데 사용하는 테이블)이 있는 경우 해당 데이터를 새 백 엔드 데이터베이스로 가져와야 할 수도 있습니다.

  • 이 방법에는 매크로를 사용할 수 없습니다. 반드시 수동으로 데이터베이스를 보관해야 합니다.

참조 무결성 해결 방법

보관 하려는 레코드가 다른 테이블에 레코드와 연결 되어 있으면 관계를 해결 해야 합니다. 보관 하려는 레코드가 레코드가 경우 "하위" ( 일대다 관계 의 "다" 쪽에 속해), 관계 없이 보관 안전 하 게 것일 수 있습니다. 하는 경우 보관 하려는 레코드가 레코드가 "parent" ( 일대다 관계 의 "일" 쪽에 속해), 관련된 "자식" 월 기록 보관 하는 경우:

  • 관련된 "하위" 레코드 때문에 "상위" 레코드를 삭제하지 못할 수 있습니다. 이로 인해 보관 테이블에 "상위" 레코드를 이미 추가한 경우 문제가 발생할 수 있습니다.

    또는

  • 관련된 "하위" 레코드가 "분리된" 레코드, 즉 존재하지 않는 "상위" 레코드에 속한 레코드가 될 수 있습니다. 이로 인해 "분리된" 레코드를 사용하는 데이터베이스에서 여러 기능 및 데이터 무결성에 문제가 발생할 수 있습니다.

참조 무결성을 해결하려면 다음 단계를 따릅니다.

  1. 보관할 레코드에 속해 있는 "하위" 레코드를 확인합니다. 예를 들어 내 도서 목록에서 대여한 자산의 레코드를 보관하려면 먼저 해당 자산에 대해 해결되지 않은 거래가 있는지, 즉 대출된 뒤 반납되지 않은 자산이 있는지 확인합니다.

  2. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • "하위" 레코드가 안전 하 게 삭제 언제 든 지 수 있는지 확인 하는 관계 레코드를 모두 삭제 된 참조 무결성을 적용 합니다. 이렇게 하면 모든 관련된 "하위" 레코드 삭제 됩니다.

    • "하위" 레코드 안전 하 게 삭제 언제 든 지 수 없는 경우에 데이터베이스의 모든 테이블을 보관하는 것이 좋습니다.

    • "하위" 레코드가 없는 "parent" 레코드를 선택 하는 쿼리를 만듭니다. 그런 다음 첫 번째 해당 쿼리를 사용 하 여 보관 쿼리를 만드는 ( 정기적으로 보관 테이블에 레코드를 이동할섹션 참조), "parent" 표를 사용 하는 대신 합니다.

      팁: 일치 하지 않는 레코드를 검색 하 고 쿼리 마법사를 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 두 테이블을 비교 하 고 일치 하지 않는 레코드 찾기문서를 참고 하세요.

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정기적으로 보관 테이블로 레코드 이동

먼저, 보관 하려는 레코드가 있는 테이블의 빈 복사본을 확인 합니다. 이 새 빈 테이블은 보관 테이블입니다. 그런 다음 원래 테이블의 보관 테이블에 레코드를 복사 하려면 쿼리 추가 만듭니다. 그런 다음 원래 테이블에서 보관된 된 레코드를 제거 하려면 쿼리 삭제 만듭니다. 마지막으로, 두 쿼리가 실행 되는 매크로 만듭니다. 레코드를 보관 하려는 경우 매크로 실행 합니다.

팁: 단추를 클릭하면 매크로가 실행되도록 폼의 단추에 매크로를 연결할 수 있습니다.

1 단계: 보관 테이블 만들기

2 단계: 보관 테이블로 데이터를 복사 하는 쿼리 만들기

3 단계: 원래 테이블에서 동일한 데이터를 제거 하는 삭제 쿼리 만들기

4 단계: 쿼리 모두를 실행 하는 매크로 만들기

1단계: 보관 테이블 만들기

보관된 모든 레코드를 하나의 테이블에 유지하려면 이 단계를 한 번만 실행하면 됩니다. 이 단계에서 만드는 보관 테이블은 보관된 모든 레코드를 유지합니다.

새 계정을 만들 때 이전 보관 테이블을 삭제 하려면이 단계를 실행 필요가 없습니다. 보관 테이블에 데이터를 복사 하려면 테이블 만들기 쿼리 추가 쿼리 하는 대신 사용할 수 있습니다. 이 작업을 수행 하려면 2 단계로진행 건너뜁니다.

보관할 때마다 새 보관 테이블을 사용하고 기존 보관 테이블을 그대로 유지하려면 새 보관 테이블을 만들기 전에 기존 보관 테이블의 이름을 바꿉니다. 날짜를 기준으로 보관하는 경우에는 기존 보관 테이블에 표시된 날짜 범위에 따라 테이블의 이름을 지정하는 것이 좋습니다.

참고: 매번 새 보관 테이블을 만들고 기존 보관 테이블을 유지하려는 경우 쿼리를 실행하기 전에 기존 보관 테이블의 이름을 바꿔야 합니다.

  1. 탐색 창에서 보관할 레코드가 있는 테이블을 선택하고 Ctrl+C를 누른 다음 Ctrl+V를 누릅니다.

  2. 테이블 붙여넣기 대화 상자의 붙여넣기 옵션에서 구조만을 선택합니다.

  3. 테이블 이름 상자에 복사본의 단어를 삭제 하 고 기존 테이블 이름에 밑줄과 "보관" 단어를 추가 하 고 확인 을 클릭 합니다. 예를 들어 원래 테이블의 이름이 거래 보관 테이블 Transactions_archive이라고 합니다.

    테이블 붙여넣기

2단계: 보관 테이블에 데이터를 복사하는 쿼리 만들기

  1. 만들기 탭의 기타 그룹에서 쿼리 디자인을 클릭합니다.

  2. 테이블 표시 대화 상자를 사용하여 보관할 레코드가 있는 테이블을 추가한 다음 테이블 표시 대화 상자를 닫습니다.

  3. 쿼리 디자인 창에서 방금 추가한 테이블의 별표(*)를 두 번 클릭합니다. 쿼리 디자인 눈금의 첫째 열에 테이블 이름과 별표가 표시됩니다.

    참고: 별표는 쿼리에서 테이블의 모든 필드를 쿼리 결과에 포함해야 함을 나타냅니다. 별표를 사용하면 테이블에서 필드가 추가되거나 제거되는 경우 이에 따라 쿼리 출력이 조정됩니다.

  4. 쿼리 디자인 창에서 레코드를 보관하기 위해 충족해야 하는 조건을 지정하는 데 사용할 필드를 두 번 클릭합니다. 예를 들어 "거래" 테이블에 "반납 날짜" 필드가 있는 경우 해당 날짜가 1년을 경과한 모든 레코드를 보관하려면 "반납 날짜"를 두 번 클릭합니다. 쿼리 디자인 눈금의 비어 있는 다음 열에 필드가 표시됩니다.

    쿼리 디자인 눈금

    추가 필드에서 조건을 사용하려면 이 단계를 반복합니다.

  5. 조건 행을 사용 하 여 방금 추가한 필드에 대 한 조건을 지정할 수 있습니다. 식을 사용 하 여 선택에서 날짜 2008 년 1 월 1 일 보다 이전 이어야 합니다를 지정할 수는 예를 들어 < #1/1/2008 #조건 행에 있습니다.

    조건 값 보관 하는 각 시간을 변경 하는 경우 입력에 대 한 쿼리를 확인 해야 합니다. 이 작업을 수행 하는 입력을 요청 하는 쿼리 조건 행에 있는 매개 변수를 사용 합니다. 매개 변수를 사용 하려면 일반적으로, 하지만 지정 된 값 대신 대괄호로 묶여 간략 한 질문을 사용 하 여 식을 사용 합니다. 예를 들어 식을 사용할 수 있습니다 < [전에 완료 거래 보관:], 그어집니다.

    매개 변수 식

    매개 변수를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 입력에 대해 묻는 쿼리 만들기문서를 참고 하세요.

    또는 행을 사용 하 여 대체 조건을 지정할 수도 있습니다. 조건을 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 쿼리 조건 예제문서를 참고 하세요.

    팁: Date 필드를 사용 하는 조건을 지정 하 고 현재 날짜 보다 오래 된 레코드를 모두 보관, 입력 하려는 경우 < date () 날짜 필드에 대 한 조건 행에 있습니다.

  6. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 보관 테이블을 이미 만든 경우 해당 테이블에 지정된 레코드를 추가하려면 추가 쿼리가 필요합니다.

      1. 디자인 탭의 쿼리 유형 그룹에서 추가를 클릭합니다.

      2. 추가 대화 상자의 테이블 이름 상자에서 보관 테이블의 이름을 선택하고 확인을 클릭합니다.

        추가

        쿼리 디자인 눈금에 추가 행이 표시됩니다.

      3. 조건을 지정하는 데 사용한 모든 필드에 대해 추가 행을 지웁니다. 별표가 표시된 필드에만 추가 값이 있어야 합니다.

        쿼리 디자인 눈금 추가 행

    • 보관 테이블을 만들지 않은 경우 지정된 레코드를 사용하여 보관 테이블을 만들려면 테이블 만들기 쿼리가 필요합니다.

      1. 디자인 탭의 쿼리 유형 그룹에서 테이블 만들기를 클릭합니다.

      2. 테이블 만들기 대화 상자의 테이블 이름 상자에 보관 테이블의 이름을 입력하고 확인을 클릭합니다.

  7. Ctrl+S를 눌러 쿼리를 저장합니다.

3단계: 원본 테이블에서 같은 데이터를 제거하는 삭제 쿼리 만들기

  1. 만들기 탭의 기타 그룹에서 쿼리 디자인을 클릭합니다.

  2. 테이블 표시 대화 상자를 사용하여 보관할 레코드가 있는 테이블을 추가한 다음 테이블 표시 대화 상자를 닫습니다.

  3. 쿼리 디자인 창에서 방금 추가한 테이블의 별표(*)를 두 번 클릭합니다. 쿼리 디자인 눈금의 첫째 열에 테이블 이름과 별표가 표시됩니다.

  4. 쿼리 디자인 창에서 추가 쿼리에 조건을 지정하는 데 사용한 것과 같은 필드를 두 번 클릭합니다.

  5. 조건 행을 사용 하 여 방금 추가한 필드에 대 한 조건을 지정할 수 있습니다. 조건을 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 쿼리 조건 예제문서를 참고 하세요.

    중요: 따라서 추가 또는 테이블 만들기 쿼리 매개 변수를 사용 하는 경우 삭제 쿼리는 해야 합니다. 뿐만 아니라, 쿼리 모두에 대해 동일한 값을 입력 했는지 확인 해야 합니다. 다른 매개 변수 값을 입력 하면 데이터가 손실 될 수 있습니다. 데이터 손실을 방지 하기 위해 값을 수집 하기 위해 양식을 사용 하 고 양식이 입력된 값에 대 한 요청 쿼리를 만드는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 입력에 대해 묻는 쿼리 만들기문서를 참고 하세요.

  6. 디자인 탭의 쿼리 유형 그룹에서 삭제를 클릭합니다.

    쿼리 디자인 눈금에 삭제 행이 표시됩니다.

    쿼리 디자인 눈금 삭제 행

  7. Ctrl+S를 눌러 쿼리를 저장합니다.

4단계: 두 쿼리를 모두 실행하는 매크로 만들기

  1. 만들기 탭의 기타 그룹에서 매크로를 클릭합니다. 이 명령을 사용할 수 없는 경우 모듈 또는 클래스 모듈 단추 아래에 있는 화살표를 클릭한 다음 매크로를 클릭합니다.

  2. 매크로 디자인 눈금의 동작 열에서 첫 번째 행에서 OpenQuery 를 선택 합니다.

    OpenQuery 매크로 함수

  3. 선택 매크로 함수 인수쿼리 이름 상자에 눈금의 아래쪽에 있는 (추가 또는 테이블 만들기) 드롭다운 목록에서 2 단계에서에서 만든 쿼리 합니다.

    OpenQuery 매크로 함수 쿼리 인수

  4. 매크로 디자인 눈금의 동작 열에서 두 번째 행에 OpenQuery 를 선택 합니다.

  5. 매크로 함수 인수쿼리 이름 상자에서 표 아래에 있는 드롭다운 목록에서 삭제 쿼리를 선택 합니다.

    매크로 다음과 같이 표시 됩니다.

    저장할 준비가 완료된 매크로

  6. Ctrl+S를 눌러 매크로를 저장합니다.

    레코드를 보관하려면 매크로를 실행합니다.

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정기적으로 테이블 바꾸기

테이블의 모든 데이터를 항상 보관하려는 경우에는 쿼리나 매크로를 사용할 필요 없이 정기적으로 테이블을 빈 복사본으로 바꾸기만 하면 됩니다.

중요: 보관 하는 테이블은 다른 테이블에 연결 되어, 참조 무결성 유지를 해결하려면 할 수 있습니다.

  1. 탐색 창에서 보관할 테이블을 선택하고 Ctrl+C를 누른 다음 Ctrl+V를 누릅니다.

  2. 테이블 붙여넣기 대화 상자의 붙여넣기 옵션에서 구조만을 선택하고 확인을 클릭합니다.

    Access 복사 원래 테이블 이름을 복사본의이름을 지정 합니다.

  3. 탐색 창에서 원본 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하면 나타나는 바로 가기 메뉴에서 이름 바꾸기를 클릭합니다.

    표 내용, "DailyTemperatureExtremes_archive_2007" 등을 나타내는 이름을 지정 합니다.

  4. 탐색 창에서 빈 복사본을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하면 나타나는 바로 가기 메뉴에서 이름 바꾸기를 클릭합니다.

    빈 복사본의 이름을 원본 테이블 이름으로 지정합니다.

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정기적으로 모든 테이블 바꾸기

분할 데이터베이스를 사용하는 경우 백 엔드 데이터베이스를 빈 복사본으로 바꾸는 방식으로 모든 테이블을 정기적으로 바꿀 수 있습니다.

먼저 빈 복사본을 준비합니다. 데이터베이스 디자인이 변경되지 않은 경우 보관할 때마다 이 복사본을 다시 사용할 수 있습니다. 그런 다음 보관하려고 할 때 기존 백 엔드 데이터베이스가 보관 데이터베이스임을 나타내도록 데이터베이스 이름을 바꾸고 빈 복사본을 새 백 엔드 데이터베이스로 저장합니다.

백 엔드 데이터베이스의 빈 복사본 준비

백 엔드 데이터베이스의 모든 테이블에 대한 테이블 정의를 가져옵니다.

  1. 비어 있는 새 데이터베이스를 만든 다음 Table1을 삭제합니다.

  2. 외부 데이터 탭에 있는 가져오기 그룹에서 Access를 클릭합니다.

  3. 외부 데이터 가져오기 대화 상자에서 테이블, 쿼리, 폼, 보고서, 매크로 및 모듈을 현재 데이터베이스로 가져옵니다.를 선택하고 찾아보기를 클릭합니다.

  4. 파일 열기 대화 상자에서 백 엔드 데이터베이스를 선택하고 열기를 클릭하여 파일 열기 대화 상자를 닫은 다음 확인을 클릭합니다.

  5. 개체 가져오기 대화 상자에서 옵션을 클릭합니다.

  6. 테이블 가져오기에서 정의만을 선택합니다.

  7. 테이블 탭에서 모두 선택을 클릭하고 확인을 클릭한 다음 닫기를 클릭합니다.

그런 다음 빈 복사본의 조회 테이블에 데이터를 추가합니다. 각 조회 테이블에 대해 다음 단계를 실행합니다.

  1. 기존 백 엔드 데이터베이스의 조회 테이블에 연결합니다.

  2. 원본에서 복사본으로 모든 레코드를 추가하는 추가 쿼리를 만듭니다.

백 엔드 데이터베이스를 빈 복사본으로 바꾸기

먼저 기존 백 엔드 데이터베이스가 이제 보관 데이터베이스임을 나타내도록 데이터베이스 이름을 바꿉니다.

그런 다음 빈 복사본을 열어서 원본 백 엔드 데이터베이스 이름으로 저장합니다.

  1. Office 단추 이미지 Microsoft Office 단추 클릭 한 다음 다른 이름으로 저장 을 가리킵니다. 다른 이름으로 저장 메뉴가 열립니다.

  2. 데이터베이스를 다른 형식으로 저장에서 Access 2007 데이터베이스를 클릭합니다.

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