Access 데이터 보관

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데이터를 주기적으로 오래 되었거나 비활성 레코드를 보관 하 여 체계적 정리할 수 있습니다. 예를 들어 Access를 사용 하 여 대출 라이브러리를 관리할 수 있습니다. 대출 거래를 추적 하는 테이블 있을 때 하 고 항목 가져온 것 날짜가 들어 있는 필드와 함께 반환 된 날짜가 들어 있는 필드입니다. 가장 레코드 보존 정책 항목의 반환 후 및 2 년 후의 레코드를 삭제 하려면 대출 트랜잭션 보관 1 년을 기록입니다.

데이터베이스의 테이블, 특정 테이블 또는 특정 레코드를 보관할 수-특정 날짜 보다 오래 된 레코드 예를 들어 있습니다. 이 항목에서는 데이터를 보관 하는 방법을 설명 합니다.

이 문서의 내용

개요

보관 테이블에 레코드를 주기적으로 이동

테이블을 정기적으로 바꾸기

모든 테이블을 정기적으로 바꾸기

개요

데이터를 더 이상 사용 하지 않으려는 경우 데이터를 보관 하는 것이 좋습니다와 필요는 경우에 유용 하 게 데이터를 유지 하려고 합니다. 보관 계획, 데이터 보존 정책 등을 안내 하는 정책을 할 수도 있습니다.

보관 도착 한 달의 끝 등 날짜 조건에 따라 데이터를 저장 하려면 자주 사용 됩니다.

데이터를 보관 하는 방법

다음 표에서 각 방법 및 기타 고려 사항 사용 해야 하는 경우 데이터를 보관 하는 방법입니다.

방법

설명

사용하는 경우...

기타 고려 사항

보관 테이블에 레코드를 주기적으로 이동

주기적으로 보관 하 고 보관 테이블에 데이터가 추가 데이터를 선택 하는 쿼리를 실행 합니다. 그런 다음 (원본 테이블)에서 같은 데이터를 선택 하 고 삭제 하는 쿼리를 실행 합니다.

보관 여부를 결정 하는 사용 하는 조건을 충족 테이블에 레코드의 일부입니다.

예: 체크에서 날짜가 적어도 1 년 이전 경우 라이브러리 거래 (체크 아웃) 보관 합니다.

  • 일대다 관계 의 한 쪽에 있는 보관 하려는 레코드가 있는 경우에 특히 참조 무결성 해결 해야 할 수 있습니다.

  • 쿼리에 매개 변수를 사용 해야 할 경우 매개 변수를 처리 하는 양식을 만들어야 합니다. 그렇지 않으면 데이터가 손실이 될 수 있습니다.

테이블을 정기적으로 바꾸기

주기적으로 특정 테이블의 보관 파일 복사본을 확인 한 다음 새로 만든 빈 복사본으로 테이블을 바꿉니다.

테이블의 모든 레코드의 보관 여부를 결정 하는 사용 하는 조건을 충족 합니다.

예: 일일 온도 극단을 저장 하는 테이블입니다. 매년, 있습니다 테이블을 보관 하 고 빈와 새롭게 시작 합니다.

  • 참조 무결성을 해결 해야 할 수 있습니다.

모든 테이블을 정기적으로 바꾸기

분할 데이터베이스에서 시작할 (구성 된 데이터베이스: 모든 테이블, 포함 하는 백 엔드 데이터베이스 파일 및 다른 모든 데이터베이스 개체가 포함 된 프런트 엔드 데이터베이스 파일). 주기적으로 백 엔드 데이터베이스의 보관 파일 복사본을 확인 한 다음 새로 만들기, 빈 이미지로 백 엔드 데이터베이스를 바꿉니다.

대부분의 데이터베이스에서 테이블의 모든 레코드의 보관 여부를 결정 하는 사용 하 여 조건을 충족 합니다.

예제: 여러 종류의 시계 비행 기상 데이터를 사용 하 여 여러 테이블의 데이터베이스 구성 됩니다. 각 연도의 모든 테이블 보관 합니다.

  • 모든 코드 체계표 (이러한 우편 번호 또는 부서 조회에 대 한 값을 저장 하는 사용 하는 테이블) 사이트가 있는 경우 해당 데이터를 새 백 엔드 데이터베이스에 가져올 할 수 있습니다.

  • 이 방법에 대 한 매크로 사용할 수 없습니다. 데이터베이스를 수동으로 보관 해야 합니다.

참조 무결성 주위 작업

보관 하려는 레코드가 다른 테이블에 레코드와 연결 되어 있으면 관계를 해결 해야 합니다. 보관 하려는 레코드가 레코드가 경우 "하위" ( 일대다 관계 의 "다" 쪽에 속해), 관계 없이 보관 안전 하 게 것일 수 있습니다. 하는 경우 보관 하려는 레코드가 레코드가 "parent" ( 일대다 관계 의 "일" 쪽에 속해), 관련된 "자식" 월 기록 보관 하는 경우:

  • "Parent" 레코드를 삭제 하지 못하도록 합니다. 보관 테이블에 "parent" 레코드를 이미 추가한 경우이 문제가 발생할 수 있습니다.

    또는

  • "분리" 되기 — 존재 하지 않는 "parent"에 속한 레코드입니다. "분리" 레코드를 사용 하 여 데이터베이스의 데이터 무결성 및 다양 한 기능 문제를 일으킬 수이 있습니다.

참조 무결성 유지에 대 한 계정으로 다음 단계를 수행 합니다.

  1. 레코드를 보관 하려는 레코드에 속한 어떤 "하위"를 확인 합니다. 예를 들어 내 라이브러리에는 대 부 자산의 레코드 보관 하려면는 먼저 있는지 확인 거래 이러한 자산에 열려, 즉 자산 체크 아웃 되었지만 반환 되지 여부입니다.

  2. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • "하위" 레코드가 안전 하 게 삭제 언제 든 지 수 있는지 확인 하는 관계 레코드를 모두 삭제 된 참조 무결성을 적용 합니다. 이렇게 하면 모든 관련된 "하위" 레코드 삭제 됩니다.

    • "하위" 레코드 안전 하 게 삭제 언제 든 지 수 없는 경우에 데이터베이스의 모든 테이블을 보관하는 것이 좋습니다.

    • "하위" 레코드가 없는 "parent" 레코드를 선택 하는 쿼리를 만듭니다. 그런 다음 첫 번째 해당 쿼리를 사용 하 여 보관 쿼리를 만드는 ( 정기적으로 보관 테이블에 레코드를 이동할섹션 참조), "parent" 표를 사용 하는 대신 합니다.

      팁: 일치 하지 않는 레코드를 검색 하 고 쿼리 마법사를 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 두 테이블을 비교 하 고 일치 하지 않는 레코드 찾기문서를 참고 하세요.

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보관 테이블에 레코드를 주기적으로 이동

먼저, 보관 하려는 레코드가 있는 테이블의 빈 복사본을 확인 합니다. 이 새 빈 테이블은 보관 테이블입니다. 그런 다음 원래 테이블의 보관 테이블에 레코드를 복사 하려면 쿼리 추가 만듭니다. 그런 다음 원래 테이블에서 보관된 된 레코드를 제거 하려면 쿼리 삭제 만듭니다. 마지막으로, 두 쿼리가 실행 되는 매크로 만듭니다. 레코드를 보관 하려는 경우 매크로 실행 합니다.

팁: 단추를 클릭할 때 매크로 실행 되도록 폼에서 단추에 매크로 첨부할 수 있습니다.

1 단계: 보관 테이블 만들기

2 단계: 보관 테이블로 데이터를 복사 하는 쿼리 만들기

3 단계: 원래 테이블에서 동일한 데이터를 제거 하는 삭제 쿼리 만들기

4 단계: 쿼리 모두를 실행 하는 매크로 만들기

1 단계: 보관 테이블 만들기

한 테이블에 보관 된 모든 레코드를 유지 하려는 경우 수만이 단계를 실행 한 번입니다. 이 단계에서 만든 보관 테이블에 보관 된 레코드가 모두 포함 됩니다.

새 계정을 만들 때 이전 보관 테이블을 삭제 하려면이 단계를 실행 필요가 없습니다. 보관 테이블에 데이터를 복사 하려면 테이블 만들기 쿼리 추가 쿼리 하는 대신 사용할 수 있습니다. 이 작업을 수행 하려면 2 단계로진행 건너뜁니다.

해당 하면 보관, 오래 된 보관 테이블을 유지 하도록 허용할 때마다 새 보관 테이블을 사용 하려면 새로 만들기 전에 기존 보관 테이블을 이름을 바꿉니다. 보관 하는 경우 날짜를 기준를 나타내는 날짜 범위에 따라 기존 보관 테이블 이름 지정 고려 합니다.

참고: 모든 시간과 유지 이전 새 보관 테이블을 만드는 경우 쿼리를 실행 하기 전에 기존 보관을 바꿔야 합니다.

  1. 탐색 창에서 보관 하 고 CTRL + C를 눌러 다음 CTRL + V를 눌러 레코드가 있는 테이블을 선택 합니다.

  2. 테이블 형식으로 붙여넣기 대화 상자의 붙여넣기 옵션구조만 선택 합니다.

  3. 테이블 이름 상자에 복사본의 단어를 삭제 하 고 기존 테이블 이름에 밑줄과 "보관" 단어를 추가 하 고 확인 을 클릭 합니다. 예를 들어 원래 테이블의 이름이 거래 보관 테이블 Transactions_archive이라고 합니다.

    테이블 붙여넣기

2 단계: 보관 테이블로 데이터를 복사 하는 쿼리 만들기

  1. <ui>만들기</ui> 탭의 <ui>쿼리</ui> 그룹에서 <ui>쿼리 디자인</ui>을 클릭합니다.

  2. 테이블 표시 대화 상자를 사용 하 여 보관 하려는 레코드가 있는 테이블을 추가 합니다. 테이블 표시 대화 상자를 닫습니다.

  3. 쿼리 디자인 창에서 방금 추가한 테이블에서 별표 (*)를 두 번 클릭 합니다. 표 이름 및 별표 쿼리 디자인 눈금의 첫 번째 열에 나타납니다.

    참고: 별표를 쿼리 포함 되어야 모든 테이블에서 필드가 쿼리 출력에 표시 됩니다. 필드 추가 또는 테이블에서 제거 하는 경우 별표를 사용 하면 쿼리 결과 적절 하 게 조정 합니다.

  4. 쿼리 디자인 창에서 지정에 보관 하기 전에 기록 하는 조건을 충족 해야 하는 데 사용할 필드를 두 번 클릭 합니다. 예를 들어 거래 테이블 선택에서 날짜 필드에는 해당 날짜 참인 1 년 이상 오래 된 모든 레코드를 보관 하려는 경우 두 번 클릭 체크 인 날짜입니다. 쿼리 디자인 눈금의 다음 빈 열에 필드가 나타납니다.

    쿼리 디자인 눈금

    추가 필드 조건을 사용 하려는 경우이 단계를 반복 합니다.

  5. 조건 행을 사용 하 여 방금 추가한 필드에 대 한 조건을 지정할 수 있습니다. 식을 사용 하 여 선택에서 날짜 2008 년 1 월 1 일 보다 이전 이어야 합니다를 지정할 수는 예를 들어 < #1/1/2008 #조건 행에 있습니다.

    조건 값 보관 하는 각 시간을 변경 하는 경우 입력에 대 한 쿼리를 확인 해야 합니다. 이 작업을 수행 하는 입력을 요청 하는 쿼리 조건 행에 있는 매개 변수를 사용 합니다. 매개 변수를 사용 하려면 일반적으로, 하지만 지정 된 값 대신 대괄호로 묶여 간략 한 질문을 사용 하 여 식을 사용 합니다. 예를 들어 식을 사용할 수 있습니다 < [전에 완료 거래 보관:], 그어집니다.

    매개 변수 식

    매개 변수를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 입력에 대해 묻는 쿼리 만들기문서를 참고 하세요.

    또는 행을 사용 하 여 대체 조건을 지정할 수도 있습니다. 조건을 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 쿼리 조건 예제문서를 참고 하세요.

    팁: Date 필드를 사용 하는 조건을 지정 하 고 현재 날짜 보다 오래 된 레코드를 모두 보관, 입력 하려는 경우 < date () 날짜 필드에 대 한 조건 행에 있습니다.

  6. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 이미 보관 표를 만든 경우 해당 테이블에 지정 된 레코드를 추가 하려면 추가 쿼리가 필요 합니다.

      1. 디자인 탭의 쿼리 유형 그룹에서 추가를 클릭합니다.

      2. 테이블 이름 상자에 추가 대화 상자에서 보관 테이블의 이름을 선택한 다음 확인 을 클릭 합니다.

        추가

        쿼리 디자인 눈금 추가 행이 표시 됩니다.

      3. 조건을 지정 하는 데 사용 하는 모든 필드에 대해 추가 행의 선택을 취소 합니다. (별표만 추가 대 한 값을 사용 해야 합니다.)

        쿼리 디자인 눈금 추가 행

    • 보관 표를 만들지 않은 경우 지정 된 레코드를 사용 하 여 보관 테이블을 만드는 테이블 만들기 쿼리를 해야 합니다.

      1. 디자인 탭의 쿼리 유형 그룹에서 테이블 만들기를 클릭합니다.

      2. 테이블 이름 상자에서 테이블 만들기 대화 상자에서 보관 테이블의 이름을 입력 한 다음 확인 을 클릭 합니다.

  7. Ctrl+S를 눌러 쿼리를 저장합니다.

3 단계: 원래 테이블에서 동일한 데이터를 제거 하는 삭제 쿼리 만들기

  1. <ui>만들기</ui> 탭의 <ui>쿼리</ui> 그룹에서 <ui>쿼리 디자인</ui>을 클릭합니다.

  2. 테이블 표시 대화 상자를 사용 하 여 보관 하려는 레코드가 있는 테이블을 추가 합니다. 테이블 표시 대화 상자를 닫습니다.

  3. 쿼리 디자인 창에서 방금 추가한 테이블에서 별표 (*)를 두 번 클릭 합니다. 테이블 이름 및 별표 쿼리 디자인 눈금의 첫 번째 열에 나타납니다.

  4. 쿼리 디자인 창에서 추가 쿼리에 조건을 지정 하는 데 사용 된 동일한 필드를 두 번 클릭 합니다.

  5. 조건 행을 사용 하 여 방금 추가한 필드에 대 한 조건을 지정할 수 있습니다. 조건을 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 쿼리 조건 예제문서를 참고 하세요.

    중요: 따라서 추가 또는 테이블 만들기 쿼리 매개 변수를 사용 하는 경우 삭제 쿼리는 해야 합니다. 뿐만 아니라, 쿼리 모두에 대해 동일한 값을 입력 했는지 확인 해야 합니다. 다른 매개 변수 값을 입력 하면 데이터가 손실 될 수 있습니다. 데이터 손실을 방지 하기 위해 값을 수집 하기 위해 양식을 사용 하 고 양식이 입력된 값에 대 한 요청 쿼리를 만드는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 입력에 대해 묻는 쿼리 만들기문서를 참고 하세요.

  6. 디자인 탭의 쿼리 유형 그룹에서 삭제 를 클릭 합니다.

    쿼리 디자인 눈금에서 삭제 행이 나타납니다.

    쿼리 디자인 눈금 삭제 행

  7. Ctrl+S를 눌러 쿼리를 저장합니다.

4 단계: 쿼리 모두를 실행 하는 매크로 만들기

  1. <ui>만들기</ui> 탭의 <ui>기타</ui> 그룹에서 <ui>매크로</ui>를 클릭합니다. 이 명령을 사용할 수 없는 경우 <ui>모듈</ui> 또는 <ui>클래스 모듈</ui> 단추 아래에 있는 화살표를 클릭한 다음 <ui>매크로</ui>를 클릭합니다.

  2. 매크로 디자인 눈금의 동작 열에서 첫 번째 행에서 OpenQuery 를 선택 합니다.

    OpenQuery 매크로 함수

  3. 선택 매크로 함수 인수쿼리 이름 상자에 눈금의 아래쪽에 있는 (추가 또는 테이블 만들기) 드롭다운 목록에서 2 단계에서에서 만든 쿼리 합니다.

    OpenQuery 매크로 함수 쿼리 인수

  4. 매크로 디자인 눈금의 동작 열에서 두 번째 행에 OpenQuery 를 선택 합니다.

  5. 매크로 함수 인수쿼리 이름 상자에서 표 아래에 있는 드롭다운 목록에서 삭제 쿼리를 선택 합니다.

    매크로 다음과 같이 표시 됩니다.

    저장할 준비가 완료된 매크로

  6. 매크로 저장 하려면 CTRL + S를 누릅니다.

    레코드를 보관 하려는 경우 매크로 실행 합니다.

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테이블을 정기적으로 바꾸기

항상 테이블의 모든 데이터를 보관 하려는 경우 매크로 사용 하거나 쿼리를 사용 하 여 필요가 없습니다. 대신, 빈 복사본으로 테이블을 정기적으로 바꿀 수 있습니다.

중요: 보관 하는 테이블은 다른 테이블에 연결 되어, 참조 무결성 유지를 해결하려면 할 수 있습니다.

  1. 탐색 창에서 보관 하 고 CTRL + c를 누른 다음 CTRL + V를 눌러 하려는 테이블을 선택 합니다.

  2. 테이블 형식으로 붙여넣기 대화 상자의 붙여넣기 옵션구조만 선택한 다음 확인 을 클릭 합니다.

    Access 복사 원래 테이블 이름을 복사본의이름을 지정 합니다.

  3. 탐색 창에서 원본 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 표시 되는 바로 가기 메뉴에서 이름 바꾸기 를 클릭 합니다.

    표 내용, "DailyTemperatureExtremes_archive_2007" 등을 나타내는 이름을 지정 합니다.

  4. 탐색 창에서 빈 복사본을 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 표시 되는 바로 가기 메뉴에서 이름 바꾸기 를 클릭 합니다.

    빈 복사를 원본 테이블 이름을 지정 합니다.

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모든 테이블을 정기적으로 바꾸기

분할 데이터베이스를 사용 하는 경우 빈 복사본으로 백 엔드 데이터베이스를 대체 하 여 모든 테이블을 정기적으로 바꿀 수 있습니다.

먼저, 빈 복사본을 준비합니다. 데이터베이스 디자인 변경 하지 않는 한이 복사본을 보관 될 때마다 사용할 수 있습니다. 그런 다음 보관 하려는 경우 보관 폴더를 표시 하려면 기존 백 엔드 데이터베이스 이름을 바꾼 후 새 백 엔드 데이터베이스로 빈 복사본을 저장 합니다.

백 엔드 데이터베이스의 빈 복사본 준비

백 엔드 데이터베이스의 모든 테이블에 대 한 테이블 정의 가져옵니다.

  1. 비어 있는 새 데이터베이스를 만듭니다. 표 1을 삭제 합니다.

  2. 외부 데이터 탭에 있는 가져오기 그룹에서 Access를 클릭합니다.

  3. 외부 데이터 가져오기 대화 상자에서 테이블, 쿼리, 폼, 보고서, 매크로 및 모듈을 현재 데이터베이스로 가져옵니다 를 선택 하 고 찾아보기 를 클릭 합니다.

  4. 파일 열기 대화 상자에서 백 엔드 데이터베이스를 선택 합니다. 열린파일 열기 대화 상자를 닫고 클릭 한 다음 확인 을 클릭 합니다.

  5. 개체 가져오기 대화 상자에서 옵션 을 클릭 합니다.

  6. 가져오기 테이블 정의 를 선택 합니다.

  7. 테이블 탭에서 모두 선택을 클릭 확인 을 클릭 한 다음 닫기 를 클릭 합니다.

그런 다음, 빈 복사본의 조회 테이블에 데이터를 추가 합니다. 각 조회 테이블에 대해 다음 단계를 실행 합니다.

  1. 기존 백 엔드 데이터베이스의 조회 테이블에 연결 합니다.

  2. 복사본을 원본에서 모든 레코드를 추가 하는 추가 쿼리를 만듭니다.

백 엔드 데이터베이스 빈 복사본으로 바꾸기

먼저, 보관 있으며 이제 나타내기 위해 기존 백 엔드 데이터베이스를 이름을 바꿉니다.

그런 다음 빈 복사본을 열고 원래 백 엔드 데이터베이스 이름을 사용 하 여 저장 합니다.

  1. Office 단추 이미지 Microsoft Office 단추 클릭 한 다음 다른 이름으로 저장 을 가리킵니다. 다른 이름으로 저장 메뉴가 열립니다.

  2. 다른 형식으로 데이터베이스 저장 에서 Access 2007 데이터베이스 를 클릭 합니다.

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