Access와 SharePoint 사이트 간 데이터 통합 소개

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Microsoft Office Access 2007과 Windows SharePoint Services 3.0를 함께 사용하면 다양한 방법으로 데이터를 공유하고 관리할 수 있습니다. 이 경우 Access의 데이터 입력 및 분석 기능을 사용하는 동시에 SharePoint 사이트의 공동 작업 기능을 활용할 수 있습니다. 예를 들어 데이터 버전을 추적하고, 알림을 신청하여 데이터 변경 시점을 확인하고, 데이터 사용 권한을 관리할 수 있습니다.

이 문서의 내용

데이터와 함께 작업 하는 방법

데이터 통합 및 관리

데이터 및 워크플로 추적

데이터 작업 방법

Office Access 2007을 사용하면 여러 가지 방법으로 SharePoint 사이트의 데이터를 공유, 관리 및 업데이트할 수 있습니다.

SharePoint 사이트로 데이터 이동    Access에서 SharePoint 사이트로 데이터베이스를 이동하는 경우 데이터베이스에서 테이블로 연결되는 목록을 SharePoint 사이트에 만들어야 합니다. 데이터베이스를 이동하면 Access에서는 이전의 모든 폼과 보고서 및 방금 내보낸 새 연결 테이블이 포함된 프런트 엔드 응용 프로그램을 새로 만듭니다. SharePoint 사이트로 이동 마법사를 사용하면 모든 테이블의 데이터를 동시에 이동할 수 있습니다.

SharePoint 목록을 만들면 SharePoint 사이트에서 목록으로 작업하거나 Access에서 연결 테이블로 작업하면서 SharePoint 사이트의 기능을 사용하여 데이터를 관리하고 변경 내용을 업데이트하여 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 이때 관리자는 데이터에 대한 사용 권한 및 데이터 버전을 관리함으로써 데이터를 변경한 사용자를 확인하거나 이전 데이터를 복원할 수 있습니다.

SharePoint 사이트에 데이터 게시    다른 사용자와 공동으로 작업하는 경우 데이터베이스 복사본을 SharePoint 서버의 라이브러리에 저장한 후 Access에서 폼과 보고서를 사용하여 데이터베이스 작업을 계속할 수 있습니다. SharePoint 사이트의 데이터를 쉽게 추적할 수 있도록 목록을 데이터베이스에 있는 테이블로 연결한 후 폼, 쿼리, 보고서를 만들어 데이터로 작업할 수 있습니다. 예를 들면 SharePoint 목록에 대해 문제점을 추적하고 직원 정보를 관리하기 위한 쿼리와 보고서를 제공하는 Access 응용 프로그램을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 SharePoint 사이트에서 해당 목록으로 작업하는 사용자가 SharePoint 목록의 보기 메뉴를 통해 Access 쿼리와 보고서를 열 수 있습니다. 예를 들어 월간 모임에 사용할 Access 문제점 보고서가 필요한 경우 SharePoint 목록에서 직접 보고서를 보거나 인쇄할 수 있습니다.

서버에 데이터베이스를 처음으로 게시하는 경우 Access에서는 게시할 위치(예: 문서 라이브러리)를 쉽게 찾을 수 있도록 웹 서버 목록을 제공합니다. 데이터베이스를 게시한 후에는 Access에서 그 위치를 기억하기 때문에 나중에 변경 내용을 게시할 때 서버 위치를 다시 찾지 않아도 됩니다. SharePoint 사이트에 데이터베이스를 게시하면 SharePoint 사이트에서 작업할 수 있는 사용 권한을 가진 사용자가 해당 데이터베이스를 사용할 수 있습니다.

SharePoint 사이트에서 Access 폼 및 보고서 열기    SharePoint 사이트에서 Access의 다양한 보기를 사용하여 목록을 열 수 있습니다. 이 경우 Access 폼, 보고서 및 데이터시트는 SharePoint 사이트에서 다른 보기 옆에 나타날 수 있습니다. Access 보기를 선택하면 Access가 시작되고 요청된 폼, 보고서 또는 데이터시트가 열립니다. 따라서 Office Access 2007을 먼저 시작하거나 원하는 개체를 직접 찾을 필요 없이 SharePoint 사이트에서 다양한 Access 보고서를 쉽게 실행할 수 있습니다.

SharePoint 목록으로 데이터베이스 만들기    Access에서 SharePoint 목록을 열 수 있습니다. 데이터베이스가 없는 경우에는 Access에서 데이터베이스를 만든 후 목록을 기초로 폼 및 보고서 집합을 만들 수 있습니다.

Access에서 오프라인으로 SharePoint 목록 사용    회사에서 끝내지 못한 작업을 집으로 가져와 계속해야 하는 경우 Access를 사용하면 한 번의 마우스 클릭으로 SharePoint 목록을 오프라인에서 사용할 수 있습니다. Access에서 데이터로 작업한 후 나중에 SharePoint 사이트에 다시 연결하거나 변경 내용을 동기화할 수 있습니다.

SharePoint 목록 가져오기 또는 연결    SharePoint 목록을 가져오거나 연결하여 Access에서 사용할 수 있습니다. SharePoint 목록을 가져오면 Access 데이터베이스에 목록의 복사본이 만들어집니다. 목록을 가져오는 경우에는 복사할 목록을 지정하고, 선택한 각 목록에 대해 전체 목록을 가져올지 아니면 특정 보기만 가져올지 지정할 수 있습니다. 연결 기능을 사용하면 정보를 가져올 필요 없이 다른 프로그램의 데이터에 연결할 수 있기 때문에 Access에 데이터의 사본을 만들고 유지하지 않고도 원래 프로그램과 Access 데이터베이스 둘 모두에서 최신 데이터를 보고 편집할 수 있습니다.

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데이터 통합 및 관리

Access 데이터를 SharePoint 사이트로 이동한 후에는 데이터를 볼 수 있는 사용자를 관리하고, 데이터 버전을 추적하고, 실수로 삭제된 데이터를 복구할 수 있습니다. Office Access 2007과 SharePoint 사이트 간의 데이터 통합 수준이 높을수록 성능과 응용 프로그램 기능이 향상됩니다.

SharePoint 사이트에서 사용 권한 관리    SharePoint 사이트에서 목록 및 Access 데이터베이스에 대해 다양한 수준의 사용 권한을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 제한된 읽기 권한 또는 모든 편집 권한을 그룹에 지정하고, 특정 사용자의 액세스를 선택적으로 허용하거나 거부할 수 있습니다. 데이터베이스의 몇 가지 중요한 항목에 대한 액세스만 선택적으로 제한해야 하는 경우에는 SharePoint 사이트에서 특정 목록 항목에 대한 사용 권한을 설정할 수 있습니다.

SharePoint 사이트에서 버전 추적 및 관리    SharePoint 사이트에서 목록 항목의 버전을 추적하고 버전 기록을 볼 수 있으며, 필요한 경우 항목의 이전 버전을 복구할 수 있습니다. 특정 행을 변경한 사용자나 해당 행이 변경된 시점을 확인해야 할 때는 버전 기록을 보면 됩니다.

휴지통에서 데이터 검색    SharePoint 사이트에서 새 휴지통을 사용하면 삭제된 레코드를 쉽게 볼 수 있으며 실수로 삭제된 정보를 간단하게 복구할 수 있습니다.

SharePoint 목록에 연결된 테이블의 성능 향상    SharePoint 목록에 연결된 테이블에 대한 내부 처리 작업이 최적화되었으므로 이전 버전에 비해 더욱 빠르고 안정적인 환경에서 작업할 수 있습니다.

Windows SharePoint Services 데이터 형식의 향상된 매핑 기능    새로운 다중값 필드 및 첨부 파일 지원 기능을 통해 Access에서는 SharePoint 사이트의 데이터 형식을 더욱 다양하게 지원하므로 공유 응용 프로그램을 훨씬 간단하게 디자인하고 작성할 수 있습니다.

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데이터 및 워크플로 추적

SharePoint 사이트에서 가져온 정보를 Office Access 2007에서 사용하여 조직의 데이터, 문제점 및 워크플로를 추적할 수 있습니다.

추적    Access에는 SharePoint 사이트의 문제점 관리 서식 파일과 직접 상호 작용하는 관리 서식 파일이 추가되었습니다. 두 서식 파일은 스키마가 동일하며, SharePoint 사이트의 데이터에 대해 폼 및 쿼리를 사용하는 것과 같이 Access 솔루션을 프런트 엔드 응용 프로그램으로 사용할 수 있습니다.  

메모 필드 기록 추적    메모 필드는 많은 양의 정보를 저장하는 데 유용합니다. Access에서 메모 필드에 대한 모든 변경 내용의 기록을 유지하도록 지정하는 속성을 설정하면 나중에 해당 변경 내용의 기록을 볼 수 있습니다. 이 기능은 SharePoint 사이트의 버전 관리 기능도 지원하기 때문에 Access를 사용하여 SharePoint 목록의 변경 내용을 볼 수도 있습니다.

SharePoint 사이트의 워크플로와 통합    이제 Access를 사용하여 워크플로와 상호 작용하고 워크플로에 대한 보고서를 작성함으로써 프로젝트의 상태를 더욱 정확하게 판단하고 비즈니스 프로세스를 평가할 수 있습니다. 워크플로 보고서에는 다양한 목록뿐 아니라 여러 워크플로의 정보를 포함할 수 있습니다.

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