Access에서 우편물 레이블 만들기

Microsoft Office Access 2007에서는 Access 테이블에 저장된 데이터를 포함하는 레이블을 만드는 데 사용할 수 있는 다양한 옵션을 제공합니다. 그 중에서도 Access의 우편물 레이블 마법사를 사용하면 가장 간단한 방법으로 보고서에서 레이블을 만들고 인쇄할 수 있습니다. 또한 Microsoft Office Excel 2007 통합 문서 및 Microsoft Office Outlook 2007 연락처 목록 등의 다른 원본의 데이터를 Access로 가져와 해당 데이터 또는 기존 Access 테이블을 Microsoft Office Word 2007 문서와 "병합"한 다음 Word에서 레이블을 만들고 인쇄할 수도 있습니다.

실행할 작업

Access를 사용하여 레이블 만들기 및 인쇄

레이블을 만들기 위한 팁과 힌트 보기

Word의 편지 병합 마법사를 사용하여 Access 데이터 인쇄

Access를 사용하여 레이블 만들기 및 인쇄

Access에서는 원하는 레이블에 맞게 페이지 크기가 작은 보고서 형식으로 레이블을 만듭니다. 레이블은 우편물을 보낼 때 가장 일반적으로 사용되지만 Access 데이터를 레이블 형식으로 인쇄하면 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 우편물 레이블을 만들 경우에는 주소가 포함된 테이블 또는 쿼리에서 보고서로 주소 데이터를 가져옵니다. 보고서를 인쇄하면 원본으로 사용하는 레코드 원본의 각 주소에 대해 단일 레이블이 만들어집니다.

참고: 이 문서에 설명된 단계에서는 사용자가 만든 Access 데이터베이스에 레이블에 사용할 데이터가 포함된 테이블 또는 연결된 테이블이 있다고 가정합니다. Access 사용법에 대한 자세한 내용을 보려면 참고 항목 섹션에서 해당 링크를 클릭하십시오.

우편물 레이블 마법사는 레이블 및 레이블에 표시할 데이터에 대한 일련의 질문을 제시한 후 이에 대한 답변을 기초로 보고서를 만듭니다. 나중에 필요한 경우 이 보고서를 사용자 지정할 수 있습니다.

Access의 우편물 레이블 마법사를 사용하여 레이블 만들기

  1. 탐색 창에서 레이블의 레코드 원본으로 사용할 테이블 또는 쿼리를 선택하거나 엽니다.

  2. 만들기 탭의 보고서 그룹에서 레이블 단추 이미지 을 클릭합니다.

    우편물 레이블 마법사가 시작됩니다.

    우편물 레이블 마법사의 첫 번째 페이지

  3. 레이블의 제조업체 및 제품 번호를 알고 있는 경우 다음과 같이 합니다.

    • 제조업체로 필터링 상자에서 제조업체를 선택합니다.

    • 레이블 크기를 지정하십시오. 상자에서 레이블을 선택합니다.

      그렇지 않으면 크기열 개수 열의 값이 레이블과 일치하는 제품을 찾아 보십시오.

      비슷한 레이블을 찾을 수 없는 경우 다음과 같이 합니다.    

    • 사용자 지정을 클릭한 다음 새로 만들기를 클릭합니다.

      새 우편물 레이블 대화 상자가 표시됩니다.

      우편물 레이블 마법사의 새 우편물 레이블 페이지

    • 레이블의 크기를 측정한 후 새 우편물 레이블 대화 상자의 각 상자에 측정값을 입력합니다.

    • 레이블 이름 텍스트 상자에 사용자 지정 레이블의 이름을 입력하고 원하는 레이블 형식 및 방향을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

      기존에 만든 사용자 지정 레이블을 선택하려면 다음과 같이 합니다.    

    • 사용자 지정 레이블 크기 표시를 클릭하고 원하는 사용자 지정 레이블을 클릭합니다.

  4. 레이블 형식에서 낱장 용지 또는 연속 용지를 선택하고 다음을 클릭합니다.

  5. 레이블에 사용할 글꼴 이름, 크기, 두께 및 텍스트 색을 선택하고 다음을 클릭합니다.

  6. 우편물 레이블을 어떻게 지정하시겠습니까? 마법사 페이지의 사용 가능한 필드 목록에서 레이블에 사용할 필드를 선택한 다음, 해당 필드를 두 번 클릭하여 예제 상자에 추가합니다.

    우편물 레이블 마법사의 레이블에 필드 추가

    • 예제 상자에서 필드 사이에 공백을 추가하려면 스페이스바를 누릅니다.

    • 새 줄을 추가하려면 Enter 키를 누릅니다.

    • 필드와 줄 간에 이동하려면 화살표 키를 사용합니다.

    • 상자에서 필드를 제거하려면 백스페이스 키를 누릅니다.

    • 다른 텍스트 또는 문장 부호(예: 도시 이름 뒤에 나오는 쉼표)를 추가하려면 텍스트를 표시할 위치에 커서를 놓고 입력을 시작합니다. 이 텍스트는 각 레이블에서 동일합니다.

      참고: 우편물 레이블 마법사에서는 텍스트, 메모, 숫자, 날짜/시간, 통화, 예/아니요 및 첨부 파일 데이터 형식의 필드만 추가할 수 있습니다. OLE 개체 또는 하이퍼링크 데이터 형식의 필드를 추가하려면 우편물 레이블 마법사를 완료한 후 레이블 보고서를 디자인 보기에서 열고 필드 목록 창을 사용하여 필드를 추가합니다. 보고서를 디자인 보기에서 연 상태로 필드 목록 창을 열려면 Alt+F8을 누릅니다.

      레이블에서 필드가 제대로 정렬되면 다음을 클릭합니다.

  7. 다음 페이지에서는 레이블을 정렬할 기준 필드를 선택할 수 있습니다. 예를 들어 우편물을 우편 번호로 정렬할 수 있습니다. 사용 가능한 필드 목록에서 정렬 기준 필드를 선택한 다음, 해당 필드를 두 번 클릭하여 정렬 기준 상자에 추가합니다. 필드 추가 작업이 끝나면 다음을 클릭합니다.

    우편물 레이블 마법사에서 정렬 순서 설정

  8. 마지막 페이지가 나타나면 레이블의 이름을 입력하고 마침을 클릭합니다.

    우편물 레이블 마법사의 마지막 페이지

    우편물 레이블 마법사의 마지막 페이지에서 인쇄될 우편물 레이블 미리 보기를 선택한 경우에는 인쇄 미리 보기에 레이블이 표시됩니다. 이때 레이블을 클릭하여 확대/축소하거나 상태 표시줄에서 확대/축소 컨트롤을 사용할 수 있습니다.

    확대/축소 컨트롤

    우편물 레이블 마법사의 마지막 페이지에서 우편물 레이블의 디자인 수정을 선택한 경우에는 디자인 보기에 레이블 보고서가 표시됩니다.

레이블 모양 사용자 지정

결과 레이블의 모양이 예상과 다른 경우 디자인 보기에서 보고서를 열고 내용을 변경하여 레이아웃을 사용자 지정할 수 있습니다. 일반적으로 레이블로 작업하는 경우에는 레이아웃을 세부적으로 조정할 수 있는 디자인 보기를 사용하는 것이 좋습니다. 디자인 보기에서 변경한 내용이 적용된 결과를 확인하려면 인쇄 미리 보기로 전환합니다.

데이터와 레이블의 줄이 정확하게 맞지 않는 경우

대부분의 경우 레이블 레이아웃의 사소한 문제는 디자인 보기에서 수정할 수 있습니다. 예를 들어 본문 구역의 너비 또는 높이를 변경하여 레이블 크기를 조정하고 컨트롤을 이동할 수 있습니다.

디자인 보기로 전환하려면 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기 단추 이미지 를 클릭합니다.

레이블 사이의 간격이나 여백을 변경해야 하는 경우 디자인 보기에서 작업하는 동안 페이지 설정 대화 상자를 사용할 수 있습니다.

페이지 설정 탭의 페이지 레이아웃 그룹에서 단추 이미지 을 클릭하면 탭이 선택된 상태로 페이지 설정 대화 상자가 표시됩니다.

페이지 설정 대화 상자의 열 탭

페이지 설정 대화 상자의 세 구역에서 다음과 같이 설정을 변경할 수 있습니다.

구역

옵션

설명

눈금 설정

열 개수

이 값은 페이지의 전체 레이블 개수와 같아야 합니다.

행 간격

새 값을 입력하여 레이블 행 사이의 세로 간격을 늘리거나 줄입니다.

열 간격

새 값을 입력하여 레이블 열 사이의 가로 간격을 늘리거나 줄입니다.

열 크기

너비

이 값을 설정할 때는 여백 설정과 열 간격을 고려해야 합니다.

페이지 설정 대화 상자에서 인쇄 옵션을 클릭하여 여백을 확인하고 조정할 수 있습니다.

높이

필요한 경우 각 레이블의 높이를 조정합니다.

본문과 같게

이 옵션을 선택하면 열 너비/높이가 디자인 보기의 본문 구역 너비/높이와 같게 설정됩니다.

열 레이아웃

행 우선

이 옵션을 선택하면 첫 번째 열부터 순서대로 레이블 데이터가 인쇄됩니다.

열 우선

이 옵션을 선택하면 첫 번째 행부터 순서대로 레이블 데이터가 인쇄됩니다.

참고: 인쇄 미리 보기에서 작업하는 동안에도 페이지 설정 대화 상자를 사용할 수 있습니다. 확인을 클릭하여 대화 상자를 닫으면 새 설정이 레이블에 적용된 결과를 확인할 수 있습니다.

특히 열이 여러 개인 낱장 용지 레이블의 경우 여러 가지 옵션을 테스트하여 가장 적절한 데이터 맞춤 방식을 찾아야 합니다. 레이블 보고서는 공간을 차지하는 여러 개의 영역으로 구성됩니다. 예를 들어 레이블 자체도 배열해야 하고 레이블 사이의 간격과 페이지 여백 공간도 확보해야 합니다. 따라서 레이블 시트의 너비가 10cm이고 왼쪽/오른쪽 여백을 각각 0.5cm로 설정하면 사용 가능한 공간은 9cm가 됩니다(10cm - 1cm). 두 개의 레이블 열을 포함하도록 보고서를 디자인하고, 페이지 설정 대화 상자의 열 간격 설정을 사용하여 레이블 간격을 1cm로 설정하면 레이블 자체에 사용할 수 있는 공간은 8cm에 불과합니다. 따라서 레이블 데이터를 올바로 배치하려면 본문 구역의 너비가 4cm(8/2)보다 크면 안 됩니다. 세로 크기를 결정하는 경우에도 같은 규칙이 적용되며, 레이블 높이를 조정할 때 위쪽/아래쪽 여백과 행 간격을 고려해야 합니다.

보고서를 인쇄하거나 미리 보기로 볼 때 페이지 설정 대화 상자의 설정 또는 보고서 디자인의 컨트롤 너비 때문에 일부 정보가 페이지에 표시되지 않을 경우 "일부 데이터는 표시되지 않을 수도 있습니다."라는 메시지가 나타납니다. 이 경우에는 페이지 설정을 조정하거나 보고서 디자인에서 컨트롤 크기를 변경해야 합니다. 그래도 이 메시지가 나타나면 다음 중 하나를 실행하십시오.

  • 레이블 하나가 차지할 수 있는 공간 크기를 넘지 않도록 본문 구역의 컨트롤 너비를 줄입니다. 사용 가능한 공간을 계산하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 위의 예제를 참고하십시오.

  • 페이지 설정 대화 상자에서 페이지 여백의 크기를 줄입니다. 이렇게 하면 레이블에 정보를 표시하는 데 사용 가능한 공간이 늘어납니다.

레이블 인쇄

  1. 아무 보기에서 보고서를 열거나 탐색 창에서 보고서를 선택합니다.

  2. Microsoft Office 단추 Office 단추 이미지 를 클릭한 다음 인쇄를 클릭합니다. 인쇄 단추

    인쇄 대화 상자가 표시됩니다.

  3. 프린터, 인쇄 범위 또는 인쇄 매수와 같은 옵션을 설정합니다.

  4. 확인을 클릭합니다.

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레이블을 만들기 위한 팁과 힌트 보기

  • 인쇄할 주소 선택    원본으로 사용하는 레코드 원본에서 특정 주소만 인쇄하려면 다음 중 하나를 실행하십시오.

    • 하나 이상의 조건을 지정하여 주소 선택    매개 변수 쿼리를 만들고 이 쿼리를 레이블 보고서의 레코드 원본으로 지정합니다. 그런 다음 보고서를 열면 쿼리가 실행되어 레코드 검색 조건을 지정할 수 있습니다. 그러면 레이블 보고서에 사용할 수 있도록 조건에 맞는 레코드가 검색됩니다.

      Word를 사용하여 주소를 만들고 인쇄할 경우에는 편지 병합 작업을 실행하는 동안 매개 변수 쿼리를 데이터 원본으로 지정해야 합니다.

    • 주소 레코드를 검색하여 주소 선택     주소 목록을 검색하여 레이블을 인쇄할 주소를 선택하려면 다음을 실행합니다.

      1. 디자인 보기를 연 다음, 원본으로 사용하는 주소 테이블에 예/아니요 형식의 레이블 인쇄 필드를 추가합니다. 데이터시트 보기로 전환하면 레이블 인쇄 열의 각 행에 확인란이 표시됩니다.

      2. 단순 쿼리 마법사를 사용하여 모든 주소 필드와 레이블 인쇄 필드가 포함된 쿼리를 만듭니다.

      3. 디자인 보기에서 쿼리를 열고 레이블 인쇄 필드의 조건 셀에 를 입력합니다. 이 쿼리는 인쇄할 주소만 검색합니다.

      4. 레이블 보고서의 레코드 원본/RecordSource 속성을 쿼리 이름으로 설정합니다.

      5. 레이블을 인쇄하기 전에 데이터시트 보기에서 테이블을 열고 인쇄할 주소에 대한 확인란을 선택합니다. 또한 인쇄하지 않을 주소에 해당하는 확인란의 선택을 취소한 다음, 보고서를 열고 인쇄합니다.

  • 주소를 봉투에 직접 인쇄    레이블에 주소를 인쇄한 후 인쇄된 레이블을 봉투에 붙이는 대신 주소를 봉투에 직접 인쇄할 수도 있습니다. 봉투에 레이블을 인쇄하려면 사용자 지정 레이블을 정의해야 합니다. 마법사의 1단계에서 레이블 정보를 지정하라는 메시지가 나타나면 사용자 지정을 클릭하고 4단계의 지시를 따릅니다. 이때 레이블 형식낱장 용지로 설정해야 합니다.

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Word의 편지 병합 마법사를 사용하여 Access 데이터 인쇄

Access에 저장된 주소를 Word로 내보낸 후 편지 병합 기능을 사용하여 레이블 서식을 지정하고 인쇄하려면 Word의 편지 병합 마법사를 사용하면 됩니다.

  1. 탐색 창에서 인쇄할 데이터가 들어 있는 테이블이나 쿼리를 선택합니다.

  2. 외부 데이터 탭의 내보내기 그룹에서 기타를 클릭하고 Microsoft Office Word로 병합을 클릭합니다.

    Microsoft Word 편지 병합 마법사가 시작됩니다.

  3. 문서를 이미 만든 경우 이 문서에 데이터를 연결하려면 기존의 Microsoft Word 문서로 데이터를 연결을 클릭하고, 그렇지 않으면 새 문서를 만든 후 데이터 연결을 클릭합니다.

  4. 확인을 클릭합니다.

    기존의 Microsoft Word 문서로 데이터를 연결을 선택한 경우 Microsoft Word 문서 선택 대화 상자가 열립니다. 이 대화 상자에서 해당 문서를 선택하고 열기를 클릭하면 Word에서 문서가 열립니다.

    새 문서를 만들도록 선택한 경우에는 Word에서 새 문서가 열립니다.

  5. Word에서 편지 병합 창의 지시를 따릅니다. Word의 편지 병합 마법사에 대한 자세한 내용은 Word 도움말을 참고하십시오.

참고: 주소의 저장 위치에 관계없이 Word에서 주소를 인쇄할 수 있습니다. Word를 사용하면 Excel, Outlook, Access 등 다른 프로그램에 저장된 주소 목록에 연결할 수 있습니다. 주소 목록이 없는 경우에는 Word에서 새로 만든 후 레이블을 인쇄할 수 있습니다. 자세한 내용은 Word 도움말을 참고하십시오.

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