Word 메일 병합에 사용할 Excel 데이터 원본 준비

Word 메일 병합에 사용할 연락처 및 기타 데이터 목록을 작성했습니다. 데이터 원본이 기존 Excel 스프레드시트인 경우 메일 병합에 사용할 데이터를 준비하면 됩니다. 그러나 데이터 원본이 탭으로 구분(.txt) 또는 쉼표로 구분된 값(.csv) 파일인 경우 먼저 데이터를 Excel로 가져오고 메일 병합에 사용하도록 준비해야 합니다.

1단계: Excel에서 데이터 원본 설정

Word에서 메일 병합의 데이터 원본으로 Excel 스프레드 시트를 사용 중인 경우 이 단계를 건너뜁니다. 예를 들어 데이터 원본이 .txt 또는 .csv 파일이면 텍스트 가져오기 마법사를 사용하여 Excel에서 데이터를 설정합니다.

.txt 또는 .csv 파일을 성공적으로 가져온 후 2단계로 이동합니다.

  1. Excel을 엽니다.

  2. 데이터 >Text/CSV에서로 이동합니다.

    데이터 탭에서 텍스트/CSV 선택

  3. 원하는 .txt 또는 .csv 파일을 선택하고 가져오기를 선택합니다.

  4. 미리 보기 창에서 데이터 변환을 선택합니다.

  5. 서식을 지정할 우편 번호 또는 기타 열을 선택합니다.

  6. 변환 > 데이터 유형:으로 이동하여 텍스트를 선택합니다.

    텍스트가 선택된 파워 쿼리 창

  7. 현재 바꾸기를 선택합니다.

  8. 필요에 따라 5-7단계를 반복합니다.

  9. 닫기 및 로드를 선택합니다.

  10. 파일 > 다른 이름으로 저장으로 이동하여 다른 이름으로 저장합니다.

  1. Excel을 엽니다.

  2. Excel 2016   데이터 > 외부 데이터 가져 오기 > 텍스트에서로 이동합니다.

    데이터 탭에서 텍스트에서 옵션이 강조 표시됨

  3. 원하는 .txt 또는 .csv 파일을 선택하고 가져오기를 선택합니다.

  4. 텍스트 가져오기 마법사원본 데이터 형식 창에서 구분 기호로 분리됨을 선택합니다.

    Excel 텍스트에서 외부 데이터 가져오기, 텍스트 가져오기 마법사, 1/3 단계

  5. 파일에 머리글이 있는 경우 미리 보기 창 위에서 내 데이터에 머리글 표시를 선택하고 다음을 선택합니다.

  6. 구분 기호 창에서 데이터에 사용되는 구분 기호(예: 탭 또는 쉼표)와 일치하는 확인란을 선택하고 다음을 선택합니다.

    텍스트 가져오기 마법사에 구분 기호 옵션이 강조 표시됨

  7. 데이터 미리 보기에서 우편 번호가 포함된 열을 선택하고 열 데이터 서식에서 텍스트를 선택합니다.

    텍스트 가져오기 마법사에 열 데이터 서식용 텍스트 옵션이 강조 표시됨

    참고: 데이터 서식(일반, 텍스트 또는 날짜)을 열에 적용할 때마다 해당 열의 표 머리글에 서식 이름이 표시됩니다.

  8. 필요한 경우 7단계를 반복하여 변경할 열과 적용할 데이터 서식을 선택합니다.

  9. Finish(마침)를 선택합니다.

  10. 데이터 가져오기 대화 상자에서 기존 워크시트의 기본 설정과 셀 주소를 그대로 사용하고 확인을 선택합니다.

    데이터 가져오기 대화 상자에서 데이터를 기존 워크시트(기본 설정) 또는 새 워크시트에 삽입하도록 선택

    주의: 데이터 가져오기 대화 상자의 셀 주소에는 현재 선택된 셀이 표시됩니다. 데이터는 명명된 셀 주소부터 가져옵니다.

  11. 스프레드시트를 새 파일 이름으로 저장합니다.

2단계: 데이터 원본 준비

Word 메일 병합의 메일 그룹에 사용할 Excel 데이터 원본에서 숫자 데이터 열에 서식을 올바르게 적용해야 합니다. 예를 들어 통화 등의 특정 범주와 일치하도록 숫자가 포함된 열에 서식을 적용합니다.

범주로 퍼센트를 선택할 경우 퍼센트 서식은 셀 값에 100을 곱한다는 점에 유의하세요. 해당 곱하기 인수를 피하려면 퍼센트 열에 텍스트 서식을 적용합니다.

메일 병합 중에 데이터를 보존하려면 우편 번호를 텍스트 서식을 적용해야 합니다. 가져올 때 완료되지 않은 경우 지금 서식을 적용합니다. 텍스트 서식을 적용하지 않으면 우편 번호의 선행 0(예: 00399)이 메일 병합 중에 삭제됩니다.

  1. 우편 번호 또는 서식을 지정할 기타 데이터가 포함된 열을 선택합니다.

  2. 으로 이동하고 숫자 그룹에서 숫자 형식 상자 아래쪽 화살표를 선택한 다음 목록에서 옵션(예 : 텍스트)을 선택합니다.

    Excel 홈 탭의 숫자 그룹에 있는 일반 상자에서 아래쪽 화살표를 선택하여 사용할 숫자 서식을 선택합니다.

병합 필드 앞 또는 뒤에 적절한 기호를 추가해야 합니다. 예를 들어 다음은 기호를 생략할 경우 통화 및 퍼센트 값이 어떻게 표시되는지 보여 줍니다.

"기부금 $50.00" 및 "20% 할인 제공"이 표시된 메일 병합 문서

기호를 포함하면 숫자를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.

메일 병합 결과 문서에 "기부금 $50.00" 및 "20% 할인 제공"이 표시됩니다.

메일 병합 문서에서 다음과 같이 병합 필드 앞 또는 뒤에 기호를 추가합니다.

기부라는 필드 앞에 달러 기호가 표시되고 퍼센트라는 필드 앞에 % 기호가 표시된 샘플 메일 병합 문서.

참고 항목

Word 메일 병합 프로세스에서 중요한 단계는 데이터 원본을 설정하고 준비하는 것입니다. 기존 Excel 데이터 원본을 사용하거나 탭으로 구분한 (.txt) 또는 쉼표로 구분된 값 (.csv) 파일을 가져와서 새 데이터 원본을 만들 수 있습니다. 데이터 원본을 설정하고 준비한 후 DDE(동적 데이터 교환)과 단계별 메일 병합 마법사를 사용 하거나 수동 메일 병합 방법을 사용하여 메일 병합을 수행할 수 있습니다.

메일 병합에 기존 Excel 데이터 원본을 사용하지 않는 경우 연락처 목록이나 주소록을 .txt 또는 .csv 파일로 사용할 수 있습니다. 텍스트 가져오기 마법사는 Excel에 .txt 또는 .csv 파일인 데이터를 가져오는 절차를 안내합니다.

  1. Excel을 엽니다.

  2. 데이터 탭에서 TEXT/CSV에서를 선택합니다.

  3. 원하는 .txt 또는 .csv 파일을 선택하고 가져오기를 선택합니다.

  4. 텍스트 가져오기 마법사원본 데이터 형식 창에서 구분 기호로 분리됨을 선택합니다.

    Excel 텍스트에서 외부 데이터 가져오기, 텍스트 가져오기 마법사, 1/3 단계

  5. 가져올 파일에 머리글이 있는 경우 미리 보기 창 위에서 내 데이터에 머리글 표시 확인란을 선택하고 다음을 선택합니다.

  6. 구분 기호 창에서 데이터에 사용되는 구분 기호(예: 탭 또는 쉼표)와 일치하는 확인란을 선택하고 다음을 선택합니다.

    텍스트 가져오기 마법사에 구분 기호 옵션이 강조 표시됨

    팁: 데이터 미리 보기 창에 결과가 표 형식으로 표시됩니다.

  7. 데이터 미리 보기에서 우편 번호가 포함된 열을 선택하고 열 데이터 서식에서 텍스트를 선택합니다.

    텍스트 가져오기 마법사에 열 데이터 서식용 텍스트 옵션이 강조 표시됨

    참고 사항: 

    • 사용 가능한 형식은 일반, 텍스트날짜입니다. 데이터 서식을 열에 적용할 때마다 해당 열의 표 머리글에 서식 이름이 표시됩니다.

    • 예를 들어 백분율 또는 통화 값과 같은 숫자 데이터가 포함된 열은 파일을 가져온 후에만 서식을 지정할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음의 “Excel에서 숫자 데이터 서식 지정" 섹션을 참조하세요.

  8. 필요한 경우 7단계를 반복하여 변경할 열과 적용할 데이터 서식을 선택합니다.

  9. Finish(마침)를 선택합니다.

  10. 데이터 가져오기 대화 상자에서 기존 워크시트의 기본 설정과 셀 주소를 그대로 사용하고 확인을 선택합니다.

    데이터 가져오기 대화 상자에서 데이터를 기존 워크시트(기본 설정) 또는 새 워크시트에 삽입하도록 선택

    주의: 데이터 가져오기 대화 상자의 셀 주소에는 현재 선택된 셀이 표시됩니다. 데이터는 명명된 셀 주소부터 가져옵니다.

  11. 작업이 완료되면 데이터 원본을 새 파일 이름으로 저장합니다.

Excel에서 숫자 데이터 서식 지정

Word 메일 병합에 사용하려는 Excel의 새 데이터 원본이나 기존 데이터 원본에서 백분율 또는 통화 값과 같은 숫자 데이터의 서식을 지정합니다. 메일 병합 중에 백분율 또는 통화로 서식이 지정된 숫자 데이터를 유지하려면 "2단계: 메일 병합에 DDE(동적 데이터 교환) 사용" 섹션의 지침을 따르세요.

Word 메일 병합의 메일 그룹에 사용할 Excel 데이터 원본에서 숫자 데이터 열에 서식을 올바르게 적용해야 합니다. 예를 들어 통화 등의 특정 범주와 일치하도록 숫자가 포함된 열에 서식을 적용합니다.

  1. Excel 데이터 원본을 엽니다.

  2. 서식을 지정하려는 열을 선택합니다.

  3. 탭의 숫자 그룹에서 숫자 서식(일반) 상자 아래쪽 화살표를 선택하고 목록에서 옵션을 선택합니다.

    Excel 홈 탭의 숫자 그룹에 있는 일반 상자에서 아래쪽 화살표를 선택하여 사용할 숫자 서식을 선택합니다.

  4. 필요에 따라 2단계와 3단계를 반복합니다.

  5. 완료하면 저장을 선택합니다.

백분율 및 통화 값과 같은 형식이 지정된 숫자가 포함된 Excel 데이터 원본이 있는 경우 일부 숫자 데이터는 메일 병합 중에 형식이 유지되지 않을 수 있습니다. 원하는 메일 병합 결과를 받을 수 있으며 DDE를 사용하여 Excel에서 숫자 데이터의 형식을 유지할 수 있습니다.

Dynamic Data Exchange를 사용하거나 사용하지 않는 경우 작업 병합 필드와 비교되는 Excel 데이터 형식

참고: DDE를 사용하지 않기로 결정한 경우 메일 병합을 사용하여 대량 전자 메일 메시지 보내기 지침을 따르세요.

  1. Word을 열고, 파일 > 옵션 > 고급을 선택합니다.

  2. 일반 섹션에서 파일을 열 때 형식 변환 확인 확인란을 선택합니다.

    파일을 열 때 형식 변환 확인 옵션

  3. 확인을 선택합니다.

  4. 우편물 탭에서 메일 병합 시작 > 단계별 메일 병합 마법사를 선택합니다.

    Word의 우편물 탭에서 메일 병합 시작을 선택하고 단계별 메일 병합 마법사를 선택합니다.

  5. 메일 병합 창의 받는 사람 선택에서 기존 목록 사용을 선택합니다.

    Word에서 메일 병합 그룹의 단계별 메일 병합 마법사를 선택하면 열리는 메일 병합 작업창

  6. 기존 목록 사용에서 찾아보기를 선택하고 서식이 지정된 스프레드시트를 엽니다.

  7. 데이터 원본 확인 대화 상자에서 모두 표시 확인란을 선택한 다음 MS Excel 워크시트(DDE 사용)(*.xls) > 확인을 선택합니다.

    데이터 원본 확인 대화 상자

  8. Microsoft Excel 대화 상자에서 전체 스프레드시트 > 확인을 선택합니다.

    Word의 Microsoft Excel 대화 상자

  9. 메일 병합 받는 사람 대화 상자가 열리면 확인을 선택합니다.

    메일 그룹의 데이터 원본으로 사용되는 Excel 스프레드시트의 내용을 보여주는 메일 병합 받는 사람 대화 상자

  10. 편지, 전자 메일 메시지, 레이블 또는 봉투를 병합하여 계속합니다.

팁: 데이터 파일을 열 때마다 Word이 메시지가 표시되지 않도록 할 수 있습니다. 메일 그룹에 연결한 후에 파일 > 옵션 > 고급으로 이동합니다. 일반 섹션에서 파일을 열 때 형식 변환 확인 확인란을 취소합니다.

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