Outlook for Mac 2011 모범 사례: Outlook을 적절히 작동하도록 설정

이 문서는 Outlook for Mac 2011 모범 사례 시리즈의 일부입니다. 이 시리즈의 특정 부분에 대해 알아보려면 이 페이지 아래쪽에 있는 참고 항목 링크를 참조하세요.

Outlook for Mac 2011 설정: 레이아웃

이러한 모범 사례를 따르는 첫 번째 단계는 Outlook for Mac 2011을 최적으로 사용할 수 있도록 시스템을 설정하는 것입니다. 다음은 일반적인 모범 사례입니다.

권장하는 레이아웃 설정 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서 뒷부분에 나오는 FAQ 섹션을 참조하세요.

폴더

다음은 일반적인 모범 사례입니다.

  • 처리해야 하는 메시지는 받은 편지함을 사용합니다. 받은 편지함은 사용자에게 직접 전송된 메시지 또는 읽어야 하는 중요한 메시지에 사용합니다. 여러 사람과 많은 메시지를 주고 받아야 하는 경우 대화 보기로 변경합니다. 그렇지 않은 경우에는 날짜 정렬(기본 정렬)을 사용합니다.

  • 받은 편지함에 참조 폴더 하나를 만들어 나중에 다시 참조할 수 있도록 참조 자료를 모두 보관합니다. 이 폴더에는 규칙을 사용하는 것처럼 자동으로 메시지가 보관되지는 않습니다. 이 폴더의 이름을 1-참조로 지정합니다. 1-를 추가하면 해당 폴더가 받은 편지함 아래에서 첫 번째 항목이 됩니다. 이 폴더는 받은 편지함 아래에 생성되므로 받은 편지함을 축소하여 보이지 않게 할 수 있습니다.

    참고: 이 폴더의 크기가 너무 커지면(10,000개 항목 이상), Outlook for Mac 2011에서 이 폴더로 전환할 때 속도가 느려질 수 있습니다.

  • 경력 관련 메시지, 비공개 메시지, 개인적인 메시지용 폴더를 만듭니다. 개인 정보 및 경력 관련 정보를 위해 별도의 폴더를 만들면 다른 사람 앞에서 개인적인 메시지가 표시되는 것을 염려하지 않고 자유롭게 메시지를 검색할 수 있습니다. 이 폴더 이름을 2-개인으로 지정합니다.

    관리자는 3-관리라는 폴더를 만들어 직원에 대한 피드백을 보관할 수 있습니다.

  • 메일 그룹 메시지에 대한 폴더 모음을 만듭니다. 메일 그룹(목록 서버라고도 함)으로 전송된 메시지를 반드시 모두 읽을 필요는 없습니다. 이 폴더 모음은 받은 편지함에 자동으로 배달되지 않은 메일 그룹 메시지를 모두 저장하는 저장소입니다. 받은 편지함 아래에 메일 그룹이라는 최상위 폴더를 하나 만들고 각 메일 그룹 항목에 대한 하위 폴더를 만듭니다. 일반적으로 각 메일 그룹은 한 폴더로 충분하지만, 관련된 메일 그룹이 여러 개인 경우 모든 메시지가 동일한 폴더에 배달되도록 설정할 수도 있습니다. 최상위에 있는 메일 그룹 폴더를 축소하면 하위 폴더에 있는 읽지 않은 메시지는 표시되지 않습니다.

    참고:  메일 그룹에 있는 메시지를 모두 읽어야 하는 경우에는 이 폴더를 만들지 마세요. 해당 메시지는 받은 편지함으로 바로 전달되어야 합니다.

스마트 폴더   

검색 폴더라고도 하는 스마트 폴더는 다양한 메일 폴더에서 정보를 수집하는 데 유용합니다. 스마트 폴더는 분기별 모임을 준비하는 경우 등 다양한 폴더에 저장된 정보를 수집해야 할 때 특히 유용합니다.

스마트 폴더

매일 200통이 넘는 대량의 메시지를 받는 경우 검색 폴더를 사용하면 여러 사람이 보낸 메일을 간편하게 구문 분석할 수 있습니다.

스마트 폴더 설정 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서 뒷부분에 나오는 FAQ 섹션을 참조하세요.

규칙

Outlook을 구성하는 목적은 받은 편지함에서 불필요한 부분을 줄이고 가장 중요한 메시지가 가장 위에 오도록 하는 것입니다. 규칙을 사용하면 설정한 기준에 따라 메시지를 폴더로 이동하여 손쉽게 이를 수행할 수 있습니다. 규칙은 메시지를 필터링하여 필독 항목만 받은 편지함에 수신되도록 합니다.

일반적인 모범 사례에 따라 다음 규칙을 만듭니다. 이러한 규칙을 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서 뒷부분에 나오는 FAQ를 참조하세요.

  • 받는 사람: 나    메시지가 메일 그룹으로도 전송되는 경우에도 사용자에게 직접 보내거나 사용자를 참조 줄에 포함하여 보내는 모든 메시지는 받은 편지함으로 보내지며 다른 규칙이 적용되지 않습니다.

  • 메일 그룹    메일 그룹으로 전송되는 모든 전자 메일 메시지를 메일 그룹 폴더로 보냅니다. 단, 사용자에게 중요한 메시지임을 나타내는 키워드가 있는 경우에는 받은 편지함으로 보냅니다. 유사한 여러 메일 그룹이 있는 경우에는 동일한 규칙을 사용하여 동일한 폴더에 보관해야 합니다. 사용자가 모든 메시지를 읽어야 하는 메일 그룹의 구성원인 경우에는 이 방법에 대한 규칙을 만들지 마세요. 읽어야 하는 메시지는 모두 받은 편지함으로 전달되어야 합니다.

알림

많은 메시지를 받는 경우나 메시지를 받을 때 나는 알림 소리로 주의가 산만해지는 경우에는 다음 옵션을 해제하는 것이 좋습니다.

이러한 설정을 변경하려면 Outlook 메뉴에서 기본 설정을 클릭한 다음 알림 및 소리를 클릭합니다. 메시지 도착에서 확인란을 모두 선택 취소합니다.

메시지 도착

범주

Outlook for Mac 2011에서 범주를 사용하면 여러 방법으로 항목을 관리할 수 있습니다. 다음과 같은 세 가지 기본 유형의 범주를 만드는 것이 좋습니다.

  • 프로젝트(사람이 포함될 수 있음)

  • 항목

  • 위치 또는 활동

범주가 이 시스템에서 필수적인 부분은 아니지만, 범주를 사용하면 프로그램을 더 효율적으로 사용할 수 있습니다. 예를 들어 범주를 사용하면 지금 할 수 있는 일을 더 쉽게 확인하고 유사한 일은 그룹화하여 한꺼번에 처리할 수 있습니다.

범주를 만들려면 다음을 수행합니다.

  • 탭에서 범주를 클릭한 다음 새로 추가를 클릭합니다.

일반적인 모범 사례에 따라 다음과 같은 범주를 만듭니다.

  • 각 부하 직원 및 관리자: 다음에 만날 때 검토하려는 항목에 사용합니다(예: 1:1 관리자 범주).

  • 수행할 각 작업의 주요 위치 또는 유형: 한꺼번에 동작을 수행할 수 있으므로 작업 관리에 유용합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

    @통근   : 직장에서 집으로 퇴근하는 동안 할 수 있는 작업

    @전자 메일   : 전자 메일 메시지, 모임 또는 Outlook for Mac 2011의 다른 측면과 관련된 작업

    @집   : 집에서만 할 수 있는 작업

    @모임   : 모임을 준비하는 데 필요한 항목

    @오프라인   : 컴퓨터를 사용하지 않는 작업(예: 문서 복사 등)

    @온라인   : 온라인이나 웹 브라우저를 통해서만 할 수 있는 작업

    @전화   : 전화를 걸거나 받아야 하는 작업

    @읽기   : 읽기만 하고 응답할 필요는 없는 작업 이 범주는 긴 메시지나 첨부 파일을 읽어야 하지만 바로 가져올 수 없는 경우에 유용합니다.

    @대기 중   : 응답을 기다리고 있으며 다음 조치가 정해지지 않은 메시지 또는 작업

    Outlook 범주

    참고: @ 기호를 사용하면 범주 목록에서 해당 범주가 쉽게 눈에 띕니다. 특정 범주 앞에 @을 표시하면 해당 범주가 범주 목록에서 맨 위에 오고 이 작업을 할 때 사용자가 있어야 하는 위치를 다시 한 번 알려 줍니다(예: @전화는 "전화기에서"를 의미함).

  • 중요한 각 항목 또는 프로젝트: 해당 주제와 관련된 메시지를 쉽게 찾을 수 있습니다. 특히, 메시지의 본문이나 제목에 검색할 수 있는 단어가 없는 경우에 유용합니다.

  • 중요한 항목: 오늘 완료해야 하며 다른 날로 연기할 수 없는 항목에 사용합니다.

    참고: 항목이 한 번에 한 폴더에만 있을 수 있는 보관과는 달리, 한 항목에 여러 범주를 적용할 수 있습니다. 예를 들어 응답하기 전에 관리자와 의논하려는 중요한 메시지에 @전자 메일 범주와 1:1 관리자 범주를 둘 다 할당할 수 있습니다.

이와 같이 범주를 사용하면 더 효율적으로 검색하고 모임을 준비하는 데 도움이 됩니다.

참고: 보내는 메시지는 주의하여 분류합니다. 받는 사람이 사용자의 범주를 볼 수도 있습니다. 받는 사람이 Outlook for Mac 2011 또는 Exchange Server 2010을 사용하지 않는 경우 사용자가 설정한 범주를 볼 수 있습니다.

참고 항목

Outlook for Mac 2011 모범 사례: 효율적인 시간 관리

Outlook for Mac 2011 모범 사례: 4D 방식으로 받은 편지함 관리

Outlook for Mac 2011 모범 사례: 일상적인 검토로 시간 관리

Outlook for Mac 2011 모범 사례: 작업을 활용하여 작업 수행

Outlook for Mac 2011 모범 사례: 해당 메시지 찾기

Outlook for Mac 2011 모범 사례: 효과적인 전자 메일 작성

Outlook for Mac 2011 모범 사례: 일정 및 모임

Outlook for Mac 2011 모범 사례: 질문과 대답

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