3단계: 진행 상황 업데이트

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응용 프로그램 살펴보기 2단계: 작업표 제출 3단계: 진행 상황 업데이트

Project Web App에서는 작업을 기한 내에 제출하는 것도 중요하지만, 전반적인 프로젝트 진행 상황에 대해 프로젝트 관리자와 소통하는 것 역시 중요합니다.

이 문서에서는 다음과 같은 내용을 다룹니다.

시간과 작업 진행 상황의 차이는 무엇인가요?

Project Web App에서 작업 진행 상황을 보고하는 방법을 설명하기 전에, 먼저 시간과 작업 진행 상황 간의 차이를 명확히 이해하는 것이 중요합니다.

시간

시간은 특정 작업을 수행하는 데 걸린 실제 시간입니다. 이는 작업 주 동안 다양한 작업에 걸린 시간을 파악하기 위해 작업표에 입력하는 항목입니다.

작업 진행 상황

작업 진행 상황은 완료된 작업 비율(완료율) 및 작업이 완료되기까지 남아 있는 작업 시간(남은 작업 시간) 등을 나타내는 포괄적인 용어입니다.

작업 진행 상황을 제출하면 작업이 어떻게 진행되고 있는지에 대해 보다 포괄적으로 이해할 수 있습니다.

예를 들어 보겠습니다.

이 예제에서 사용자는 40시간이 걸릴 것으로 예정된 작업을 배정받았습니다.

작업

월요일에 8시간, 화요일에 4시간, 수요일에 8시간을 작업에 써 총 20시간을 사용했습니다.

합계

실제

8

4

8

0

0

20

예정

8

8

8

8

8

40

이 항목이 작업표에 입력하는 시간입니다.

이제 작업 진행 상황 관점에서 사용자가 수행한 작업을 살펴보겠습니다.

40시간 중 20시간을 작업에 소요했지만 50% 완료했다는 생각이 들지 않을 수 있습니다.

훨씬 더 많이, 예를 들면 75% 정도 완료했거나 아직 그에 못 미친다고, 즉 25%밖에 완료하지 못했다고 느낄 수 있습니다.

40시간 중 20시간:

50%

실제로 일정보다 앞선 경우:

75%

또는 일정에 뒤처진 경우:

예상 완료율을 나타내는 것을 작업 진행 상황이라고 합니다. 작업에 남아 있는 예상 시간(남은 작업 시간)을 나타내는 것도 작업 진행 상황으로 간주됩니다.

다시 예제로 돌아와서, 예정된 40시간 중 20시간을 완료한 후에 작업이 완료되기까지 20시간 이상 남아 있다고 느낄 수 있습니다. 남은 예상 작업 시간을 프로젝트 관리자에게 제출함으로써 작업 진행 상황을 보고하게 되는 것입니다.

진행 상황을 보고하는 이유

작업표에서와 마찬가지로 작업 진행 상황에 대한 보고는 사실상 사용자에 대한 것이 아닙니다. 이는 프로젝트 자체에 대한 것이며 시간에 맞춰 예산 범위 내에서 작업이 진행되고 있음을 확인하는 것입니다.

수행 중인 작업이 예상보다 더 오래 걸리는 경우, 이유를 막론하고 프로젝트 관리자는 앞으로의 작업을 재조정하여 전체 프로젝트가 궤도를 벗어나지 않도록 해야 합니다.

최선을 다해 작업을 수행하더라도 모든 일이 항상 예정된 대로 진행되는 것은 아닙니다. 좋은 프로젝트 관리자라면 알고 있겠지만, 작업 진행 상황이 일정과 맞지 않더라도 너무 스트레스를 받을 필요는 없습니다. 그저 솔직하게 상황이 어떻게 진행되는지 공유한다면 자신이 할 일을 하면서 프로젝트를 정상 궤도로 유지할 수 있습니다.

내 작업 진행 상황은 어디에 입력하나요?

설명해 드리기 다소 어려운 질문인데 작업 진행 상황을 입력하기 위해 Project Web App을 설정하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

시간 및 작업 진행 상황에 대한 개별 보기.    조직에서 Project Web App을 이러한 방식으로 설정한 경우 팀 구성원은 작업표 보기에는 시간을, 작업 보기에는 작업 진행 상황을 입력하고 제출합니다.

  • 시간 입력 형식:    작업표 보기의 시간

  • 작업 진행 상황 입력 형식:    작업 보기의 완료율 + 작업 보기의 남은 작업 시간

시간 및 작업 진행 상황에 대한 하나의 통합 보기    조직에서 Project Web App을 이러한 방식으로 설정한 경우 팀 구성원은 작업표 보기에 시간 및 작업 진행 상황을 모두 입력할 수 있습니다. 이 경우, 작업 진행 상황은 완료율이 아닌 시간으로 표시되고 남은 작업 시간이 함께 표시됩니다.

  • 시간 입력 형식:    작업표 보기의 시간

  • 작업 진행 상황 입력 형식:    작업표 보기의 남은 작업

"통합 보기" 방식(관리자는 "단일 입력 모드"로 알고 있음)을 사용하면 두 곳에 내용을 기록해야 할 필요는 없어지지만, 전반적으로 완료율("작업을 약 25% 완료했습니다.")을 보고하는 기능은 잃게 됩니다. 이렇듯 장단점이 있습니다. 기본적으로 팀 구성원은 조직이 선택한 대로 따르게 되어 있지만, 가끔 이면의 세부 내용을 아는 것도 도움이 됩니다.

작업 진행 상황을 추가할 준비가 되었나요?    

작업에 대한 메모 추가

작업 진행 상황을 보고하는 또 다른 방법은 프로젝트 관리자에게 업데이트를 보낼 때 몇 가지 메모를 추가하는 것입니다. 작업이 예정보다 더 오래 걸린 이유가 무엇인지 설명("남은 작업 시간에 20시간을 추가했습니다. 그 이유는...")하거나 그 주에 수행했던 작업에 대한 보다 구체적인 내용을 제공("화요일에 이 작업을 수행하는 데 6시간이 걸렸습니다. 작업 내용은...")해야 하는 경우가 있습니다.

메모를 추가하려면 작업표나 작업 진행 상황을 제출하기 전에 리본에서 제출용 설명 확인란을 선택합니다. 그러면 변경 사항이 프로젝트 관리자에게 전송되기 전에 메모 상자를 작성할 수 있습니다.

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