2단계: 작업표 제출

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작업표는 팀 구성원이 Project Online에서 수행하는 작업의 핵심입니다.

작업표를 입력하는 방법

  1. 빠른 실행에서 작업표를 클릭합니다.

    빠른 실행의 작업표

    작업표는 두 부분으로 구성되어 있고 표 중간에 분할기가 있습니다.

    주 표시 영역

    왼쪽에는 작업 및 병가, 휴가와 같은 항목이 나열됩니다.

    오른쪽은 매일 작업에 소요한 실제 시간을 입력하는 곳입니다.

    팁: 

    • 중간의 분할기를 좌우로 밀어 양쪽의 보기에서 더 많은 내용을 볼 수 있습니다.

    • 작업표의 두 부분 사이의 분할기

  2. 이제 작업표 보기에서 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

  3. 작업표에 시간을 입력한 후 다음 단계는 승인을 위해 관리자에게 제출하는 것입니다.

    리본 메뉴에서 작업표 탭을 클릭합니다.

    작업표 탭

  4. 보내기 > 최종 작업표 제출을 클릭합니다.

    최종 작업표 제출

    팁: 최종 작업표 제출을 선택하면 편집을 위해 작업표가 잠깁니다. 잠금을 적용할 준비가 아직 되지 않았다면 모든 작업의 진행 상황 보내기 또는 선택한 작업의 진행 상황 보내기를 클릭합니다.

작업표가 중요한 이유

작업표에 입력하기를 좋아하는 사람은 없습니다. 동시에 다른 작업을 하고 있는 경우에는 각 작업에 소요된 시간을 파악하기 어려울 수 있습니다. 정해진 시간 동안 작업에 집중하기 어려운 경우도 있습니다. 더 많은 시간을 들여야 한다고 생각하거나 너무 많이 작업하고 있다고 생각할 수도 있습니다. 두 경우 모두, 작업 시간에 신경 쓰고 싶지는 않을 것입니다.

직업윤리가 중요한 것은 사실이지만 프로젝트 관리의 경우 현실적으로 직업윤리에 초점을 둘 수 없습니다. 적절한 작업을 시간과 예산 범위 내에 완료하는 것이 핵심입니다. 그러려면 계획보다 더 많은 비용을 들이지 않고 누군가에게 과도한 부담을 지우지 않고 작업을 완료할 수 있도록 충분한 인력을 확보해야 합니다.

프로젝트 관리자는 향후 프로젝트의 유사한 작업에 작업자를 배정해야 할 때 작업표 데이터를 활용합니다. HR 부서는 이 데이터를 사용하여 특정 역할에 적절한 직원 수를 배정할 수 있습니다. 다시 말해서, 시간당 급여를 받는 경우 작업표는 비용 절감으로 이어질 수 있습니다. 하지만 이것이 작업표의 유일한 이점은 아닙니다. 조직에는 거시적인 이점이 있으며 결과적으로 더 나은 계획과 장기적인 효율성을 가져옵니다.

시간 내에 작업을 완료하기 위해 많은 초과 작업을 할 필요가 없기 때문에 계획과 효율성의 개선이라는 이점을 눈으로 확인하게 됩니다. 프로젝트 관리자는 작업 완료에 걸리는 시간이나 특정 작업에 실제로 필요한 인원수에 대해 현실성 있는 예상을 할 수 있으며 모든 작업자는 주말을 되찾을 수 있습니다.

Project Online에서 작업표가 작동하는 방식

내부적으로, 관리자는 조직의 작업표 기간을 설정합니다. 예를 들어 각 주가 개별 작업표일 수 있습니다.

작업표

프로젝트 관리자가 작업을 배정하면 프로젝트 계획에서 예약된 기간 동안 해당 작업이 작업자의 작업표에 표시됩니다.

작업에 배정됨

작업자는 작업표 기간 동안 각 작업에 들이는 실제 시간을 입력한 후 작업표를 제출합니다.

작업표에 시간 추가

Project Online의 모든 사람에게 작업표 관리자가 배정됩니다(두 명 이상 배정되는 경우도 있음). 작업표 관리자는 프로젝트 관리자일 수도 있고 조직 내 모든 사람을 담당하는 자원 관리자일 수도 있습니다.

작업표 관리자는 제출된 작업표를 받아 검토합니다. 모든 것이 적절하면 작업표가 승인됩니다. 예상과 다른 경우에는 작업표 관리자가 작업표를 거부하고 거부 이유에 대해 설명을 추가할 수 있습니다.

작업표 승인 또는 거부

작업표가 승인되는 경우 제출한 시간은 작업에 소요된 총 작업량에 계산되며 남은 작업량은 줄어듭니다. 이 내용은 전체 프로젝트 계획에 기록되어, 프로젝트 관리자는 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지 여부를 정확히 파악할 수 있습니다.

다음 단계...

다음으로 3단계: 진행 상황 업데이트에 대해 알아보세요.

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