작업을 사용자 지정하여 효율적으로 할 일 관리

할 일 목록을 효율적으로 관리하려면 Outlook 작업을 사용자 지정하면 됩니다. 이를 위해 미리 알림을 추가하고, 상태 추적을 사용하고, 되풀이 항목을 만들고, 작업을 분류할 수 있습니다.

실행할 작업

되풀이 작업 만들기

미리 알림 추가

작업 진행률 추적

색 범주 할당

연락처에 작업 연결

작업을 비공개로 표시

진행 정도, 시간 및 비용 정보 추적

되풀이 작업 만들기

특정 날짜에 되풀이되는 작업을 설정하거나, 발생하는 작업 사이의 지정된 시간에 작업을 다시 생성할 수 있습니다.

되풀이 작업과 재생성 작업의 차이

매주 금요일 오후에 상태 보고서를 관리자에게 보내는 등 고정된 일정한 시간에 작업을 수행하는 경우에는 되풀이 작업을 사용합니다.

이전 작업을 완료한 것으로 표시할 때까지는 작업에 대한 다음 미리 알림을 설정하지 않으려는 경우에는 재생성된 작업을 사용하면 효율적입니다. 예를 들어 월별 재생성 작업이 오늘 완료된 것으로 표시하면 다음 작업이 만들어지고 기한이 오늘부터 1개월 이후로 지정됩니다.

  1. 열린 작업의 작업 탭에 있는 옵션 그룹에서 되풀이를 클릭합니다.

    리본 메뉴의 되풀이 명령

  2. 작업 되풀이 대화 상자에서 작업 되풀이 간격(매일, 매주, 매월 또는 매년)을 클릭하고 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 설정된 간격으로 작업이 되풀이되도록 지정     되풀이 방법 구역에서 원하는 빈도 간격에 해당하는 옵션을 선택합니다. 각 작업이 끝나고를 선택하면 작업이 일정한 간격으로 되풀이되지 않으므로 이 옵션을 선택하지 마십시오.

    • 완료 날짜에 따라 작업이 되풀이되도록 설정     이렇게 하려면 각 작업이 끝나고를 선택한 다음, 옆에 있는 상자에 각 작업 이후에 새 작업을 만들 시간을 입력합니다.

      작업 되풀이 대화 상자

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미리 알림 추가

미리 알림이 표시되는 시기와 미리 알림에 소리 재생이 포함되는지 여부를 사용자 지정할 수 있습니다.

  1. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 작업 보기에서     미리 알림을 연결할 작업을 클릭하고 탭의 태그 그룹에서 추가 작업을 클릭한 다음 미리 알림 추가를 클릭합니다.

      리본 메뉴의 미리 알림 추가 명령

      작업을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 추가 작업을 클릭한 다음 미리 알림 추가를 클릭할 수도 있습니다.

    • 열린 작업에서     이 경우 미리 알림 확인란을 선택합니다.

  2. 미리 알림을 표시할 날짜와 시간을 입력합니다.

  3. 미리 알림과 함께 재생할 사용자 지정 소리를 지정하려면 단추 이미지, 찾아보기를 차례로 클릭하고 재생할 사운드 파일을 선택한 다음, 열기를 클릭하고 확인을 클릭합니다. 이렇게 하면 현재 작업에 대해서만 미리 알림 소리가 변경됩니다.

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작업 진행률 추적

각 Outlook 작업이 완료될 때까지의 진행률을 추적할 수 있습니다.

  • 열린 작업에서 상태, 우선 순위완료율 상자에 원하는 옵션을 입력하거나 클릭합니다.

    상태 필드와 완료율 필드는 서로 종속되어 있습니다. 즉, 한 필드의 값을 변경하면 다른 필드의 값도 적절하게 변경됩니다.

상태

완료율

시작 안 함

0

진행 중

1-99

완료

100

다른 사람의 작업이 끝나기를 기다리는 중

0-100

지연

0-100

   이러한 상자에 표시되는 상태를 보고하는 전자 메일 메시지를 보낼 수 있습니다. 작업 탭의 작업 관리 그룹에서 상태 보고서 보내기를 클릭합니다. 그러면 새 메시지가 열리고 작업의 진행률을 자세히 보여 주는 세부 정보를 추가할 수 있습니다.

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색 범주 할당

색 범주를 할당하면 보다 쉽게 유사 작업 또는 관련 작업을 추적하거나 작업을 분류된 다른 Outlook 항목(예: 연락처, 전자 메일 메시지)에 연관시킬 수 있습니다. 다음 중 하나를 실행합니다.

  • 작업 보기에서     이 경우 탭의 태그 그룹에서 범주를 클릭하고 원하는 색을 클릭합니다. 다른 색 범주를 보려면 모든 범주를 클릭합니다.

  • 열린 작업에서     이 경우 작업 탭의 태그 그룹에서 범주를 클릭하고 원하는 색을 선택합니다. 다른 색 범주를 보려면 모든 범주를 클릭합니다.

    리본 메뉴의 모든 범주 명령

색 범주를 처음으로 사용하면 색 범주에 의미 있는 이름을 지정하라는 메시지가 나타납니다.

   항목에 할당된 색 범주를 모두 제거하려면 색 범주의 이름 또는 색을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 "범주 이름" 지우기 또는 모든 범주 지우기를 클릭합니다.

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연락처에 작업 연결

작업에서 연락처에 포함된 사람이나 조직을 사용하는 경우에는 연락처에 대한 링크를 만들 수 있습니다.

참고    연락처 링크는 설정해야 합니다.

연락처 링크를 설정하려면

  1. 파일 탭을 클릭합니다.

  2. 옵션을 클릭합니다.

  3. 연락처를 클릭합니다.

  4. 연결에서 현재 항목과 연결된 연락처 표시 확인란을 선택합니다.

  • 열린 작업의 창 아래쪽에서 연락처를 클릭하고 원하는 연락처를 클릭한 다음 확인을 클릭합니다.

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작업을 비공개로 표시

  • 열린 작업의 작업 탭에 있는 태그 그룹에서 비공개를 클릭합니다.

    리본 메뉴의 비공개 명령

진행 정도, 시간 및 비용 정보 추적

  • 열린 작업의 작업 탭에 있는 표시 그룹에서 세부 정보를 클릭하고 텍스트 상자에 원하는 정보를 입력합니다.

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적용 대상: Outlook 2010



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