받은 편지함 관리: 대화별로 메시지 구성

개요

Outlook 코스 개요 Outlook 받은 편지함을 더 효율적으로 쉽게 정렬할 수 있는 방법을 찾고 계십니까? 이제 날짜(대화)를 사용하면 보기가 간단명료하게 표시됩니다. 또한 각 메시지를 개별적으로 처리하는 대신, 대화 전체에 대해 한 번에 작업을 실행하여 시간을 절약하고 작업 단계를 줄일 수 있습니다.

이 코스가 끝나면 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 보다 효율적으로 메시지 작성 및 회신

  • 누가 누구의 메시지에 언제 회신했는지 한 눈에 파악

  • 항상 대화의 최신 메시지에 회신

  • 현재 작업에 가장 적합한 폴더 정렬 방법 선택

  • 대화 전체에 대해 한 번에 작업 실행

이 코스에 포함된 항목은 다음과 같습니다.

  • 본인 진도에 맞추어 학습하는 한 개의 학과와 실습을 위한 한 개의 연습 세션. 연습을 위해서는 Microsoft Outlook 2010이 설치되어 있어야 합니다.

  • 각 학과 마지막 단계의 자가 진단 테스트(채점 안 함)

  • 나중에 참조할 수 있도록 인쇄 또는 저장할 수 있는 빠른 참조 카드

오프라인 버전(76MB)

단순한 날짜 정렬보다 더 효율적인 정렬

브라우저가 비디오를 지원하지 않습니다. Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player 또는 Internet Explorer 9를 설치하세요.

날짜(대화) 소개

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대화 맵 읽기

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대화를 중심으로 작업 실행

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보기 전환 및 검색 사용

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실습

Outlook 2010 연습

Outlook 2010에서 연습

ol_Switch_media/ol_Switch_PpageAudio.wma

이제 학습한 내용을 이 연습 세션에서 실습해 볼 차례입니다.

연습 세션 정보:

연습 단추를 클릭하면 연습 지침이 포함된 별도의 창이 나타납니다.

참고    컴퓨터에 Outlook 2010이 설치되어 있어야 합니다.

시작하기 전에

Outlook이 이미 실행되고 있는 경우 프로그램을 닫으십시오.

자가 진단

다음 테스트를 완료하여 내용을 제대로 이해하고 있는지 확인하십시오. 답안은 공개되지 않으며 테스트 점수도 매겨지지 않습니다.

일부 정렬 방법을 사용하면 알림 메시지 없이 폴더의 항목이 자동으로 변경되거나 삭제되므로 정렬을 전환할 때 주의해야 합니다.

맞습니다.

아니요, 그렇지 않습니다. 정렬은 폴더의 내용이 표시되는 방법을 제어할 뿐이며 내용 자체에는 아무런 영향도 주지 않습니다.

틀립니다.

정답입니다. 어떤 정렬도 폴더의 항목을 자동으로 변경하거나 삭제하지 않습니다. 정렬은 폴더의 내용이 표시되는 방법을 제어할 뿐입니다.

다음 중 기존 대화를 분리하여 새 대화가 시작되게 만드는 작업은 무엇입니까?

날짜(대화) 정렬에서 제목 정렬로 전환

아닙니다. 정렬을 전환해도 대화가 분리되지 않습니다. 제목 정렬에 대해 조금 더 알아보고 다른 답을 선택하십시오.

제목 정렬에서 날짜(대화) 정렬로 전환

아닙니다. 정렬을 전환해도 대화가 분리되지 않습니다. 제목 정렬에 대해 조금 더 알아보고 다른 답을 선택하십시오.

받는 사람, 참조 또는 숨은 참조 줄에서 수동으로 텍스트 변경

이러한 줄을 변경해도 대화가 분리되지 않지만 줄 변경에 대한 내용은 맞습니다. 이제 정답을 찾아보십시오.

제목 줄에서 수동으로 텍스트 변경

정답입니다. 제목 줄을 수동으로 변경하면 대화가 분리됩니다. 이때 변경한 메시지가 새 대화의 첫 번째 메시지가 됩니다.

다음 중 대화의 모든 기존 메시지 및 같은 대화의 모든 이후 메시지를 모두 삭제하는 명령은 무엇입니까?

정리

여러 가지 이유로 정답이 아닙니다. '정리' 작업을 실행하면 대화의 모든 기존 메시지가 삭제되는 것이 아니라 이전의 중복 메시지만 삭제되며, 대화의 이후 메시지에는 아무런 영향도 없습니다. 정답을 찾아보십시오.

무시

정답입니다. '무시' 작업을 실행하면 전체 기존 대화가 제거될 뿐 아니라 이후에 해당 대화가 표시되지 않습니다.

삭제

일부만 맞습니다. 대화를 선택한 다음 '삭제'를 클릭하면 대화의 기존 메시지가 삭제됩니다. 하지만 같은 대화의 이후 메시지는 계속 받은 편지함에 표시됩니다. 다른 답을 선택하십시오.

완전히 확장된 대화에서 회색 기울임꼴로 표시되는 목록은 무엇을 나타냅니까?

지금 보고 있는 메시지를 제외하고 폴더 안에 있는 메시지

정답입니다. '보기' 탭의 '대화 설정' 단추 메뉴에 있는 컨트롤을 사용하여 다른 폴더의 메시지를 표시하거나 표시하지 않을 수 있습니다.

삭제되어 더 이상 사용할 수 없는 메시지

삭제된 메시지는 완전히 확장된 대화에도 더 이상 표시되지 않습니다. 다른 답을 선택하십시오.

중요도가 낮은 메시지

회색 기울임꼴 서식은 메시지의 중요도가 아니라 위치를 나타내기 위한 것입니다. 다른 답을 선택하십시오.

정크 메일 메시지

회색 기울임꼴 서식은 메시지의 품질이 아니라 위치를 나타내기 위한 것입니다. 다른 답을 선택하십시오.

큰 주황색 점은 어떤 메시지를 나타냅니까?

현재 선택된 메시지

현재 선택된 메시지에도 주황색 점이 표시되지만, 큰 점이 표시될 수도 있고 작은 점이 표시될 수도 있습니다. 다른 답을 선택하십시오.

대화 분기가 현재 선택되어 있는지 여부에 관계없이 해당 분기의 최신 메시지

정답입니다. 큰 주황색 점은 대화를 완전히 확장했는지 여부에 관계없이 대화를 선택할 때마다 표시됩니다.

현재 선택된 대화 분기의 최신 메시지

그럴 수도 있지만, 이 메시지에는 현재 다른 메시지가 선택되어 있는 경우에도 큰 주황색 점이 표시됩니다. 이제 정답을 찾아보십시오.

주황색이든 회색이든 모든 작은 점은 현재 선택된 대화 분기에 메시지가 있음을 나타냅니다.

맞습니다.

정답입니다. 작은 점은 현재 선택된 분기의 메시지에 대해서만 표시됩니다.

틀립니다.

정답이 아닙니다. 작은 점은 현재 선택된 분기의 메시지에 대해서만 표시됩니다. 작은 주황색 점은 선택된 메시지나 선택된 메시지의 회신 메시지를 나타내며, 작은 회색 점은 분기의 이전 메시지를 나타냅니다.

사용자 의견

참조 카드

관련 정보

현재 폴더의 정렬 방법 확인

현재 폴더의 정렬 방법은 검색 상자 바로 아래에 있는 정렬 기준 상자에 나열되어 있습니다.

Outlook 2010에서의 대화 정렬

단순한 날짜 정렬과 날짜(대화) 간 전환

보기 탭의 대화 그룹에서 대화로 표시를 클릭하여 확인란을 선택하거나 선택 취소한 다음 Microsoft Outlook 대화 상자에서 변경 내용을 모든 Outlook 폴더에 적용할지, 아니면 현재 폴더에만 적용할지를 지정합니다.

날짜(대화)별로 정렬하려면 확인란을 선택하고, 단순하게 날짜별로 정렬하려면 확인란의 선택을 취소합니다.

날짜 정렬과 비날짜 기반 정렬 간 전환

보기 탭의 정렬 그룹에서 다음 중 하나를 실행합니다.

  • 정렬 갤러리가 리본 메뉴에 이미 표시되어 있는 경우 원하는 정렬 방법을 클릭합니다.
    참고    원하는 정렬 방법을 찾기 위해 갤러리를 열거나 스크롤해야 할 수 있습니다. 이렇게 하려면 갤러리 끝에 있는 단추를 사용하십시오.
    정렬 갤러리 단추

  • 정렬 갤러리가 리본 메뉴에 아직 표시되어 있지 않은 경우에는 정렬 기준 단추를 클릭하여 갤러리를 연 다음 원하는 정렬 방법을 클릭합니다.

다른 폴더에 있는 메시지 표시

보기 탭의 대화 그룹에서 대화 설정을 클릭한 다음 다른 폴더의 메시지 표시에 확인 표시가 있는지 확인합니다. 확인 표시가 없으면 명령을 클릭하여 표시를 추가합니다.

참고

  • 다른 폴더에 있는 메시지는 회색 기울임꼴로 표시됩니다.

  • 지운 편지함 폴더의 메시지는 목록에 나타나지 않습니다.

  • 이 설정은 여러 정렬에서 유지됩니다. 즉, 다른 정렬로 전환한 다음 날짜(대화)로 돌아와도 옵션을 직접 해제할 때까지 해당 옵션이 설정된 상태로 유지됩니다.

다중 메시지 대화 식별

대화에 다중 메시지가 포함되어 있는지 여부를 확인하려면 대화를 클릭하여 선택합니다.

대화 이름 왼쪽에 작은 삼각형이 있으면 대화에 다중 메시지가 포함되어 있는 것입니다.

받은 편지함에서 선택된 삼각형

참고    대화를 선택하지 않았는데도 작은 삼각형이 나타나는 경우 대화의 메시지 두 개 이상이 현재 폴더에 있는 것입니다.

다중 분기 대화 식별

다중 메시지 대화에 둘 이상의 분기가 포함되어 있는지 여부를 확인하려면 대화를 클릭하여 선택한 다음, 작은 삼각형을 클릭하여 대화를 완전히 확장합니다.

둘 이상의 큰 주황색 점이 표시되면 해당 대화에 둘 이상의 분기가 있는 것입니다. 각 큰 주황색 점은 단일 분기의 최신 메시지입니다.

대화 선택, 확장 및 축소

대화를 선택하려면    목록에서 대화를 클릭합니다.

대화에 둘 이상의 분기가 있고 분기 둘 이상의 최신 메시지가 실제로 현재 폴더에 있는 경우 각 분기의 최신 메시지만 큰 주황색 점과 함께 표시됩니다. 이렇게 하면 대화를 더 확장하지 않아도 최신 메시지를 읽고 이 메시지에 회신할 수 있습니다.

이미 선택한 대화를 완전히 확장하려면    대화 이름 옆에 있는 작은 삼각형을 클릭합니다.

대화를 완전히 확장하면 삼각형이 아래쪽으로 기울어지고 짙은 색이 됩니다.

Outlook 받은 편지함 목록에서 선택된 기울어진 삼각형

완전히 확장된 대화를 축소하려면    작은 삼각형을 한 번 더 클릭합니다.

대화 맵 읽기

  1. 다중 분기 대화(큰 주황색 점이 두 개 이상 있는 대화)를 선택하고 완전히 확장합니다.
    분기가 없는 대화
    각 큰 주황색 점은 한 대화 분기의 최신 메시지를 나타냅니다.
    이때 현재 선택되어 있는 분기에 관계없이 '모든' 큰 주황색 점이 '항상' 표시됩니다.

  2. 큰 주황색 점이 있는 메시지를 클릭합니다.
    최신 대화 분기
    같은 대화 분기의 각 이전 메시지는 선에 있는 작은 점으로 식별할 수 있습니다.
    작은 주황색 점은 선택된 메시지나 선택된 메시지의 회신 메시지를 나타내며, 작은 회색 점은 이전 메시지를 나타냅니다. 작은 점은 모두 선택된 메시지와 같은 분기에 있습니다.

  3. 같은 분기의 이전 메시지를 클릭하여 선택합니다.
    전자 메일 대화
    이제 선택된 메시지에서 선이 끝납니다.
    항상 큰 주황색 점이 표시되는 최신 메시지를 제외하고 같은 분기의 최근 메시지에 더 이상 점이 표시되지 않습니다.

정리를 사용하여 대화 또는 폴더의 중복 메시지 삭제

  1. 정리할 대화를 클릭하거나 정리할 전체 폴더의 대화를 클릭합니다.

  2. 탭의 삭제 그룹에서 정리를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 다음 중 하나를 클릭합니다.

    • 대화 정리 선택된 대화를 정리합니다.

    • 폴더 정리 현재 폴더의 하위 폴더를 제외하고 현재 폴더의 모든 대화를 정리합니다.

    • 폴더 및 하위 폴더 정리 현재 폴더와 모든 하위 폴더의 모든 대화를 정리합니다.

정리 기능을 통해 메시지가 이동하는 위치 변경

  1. 파일 탭을 클릭하여 Backstage 보기를 열고 왼쪽 창에서 옵션 단추를 클릭합니다.

  2. Outlook 옵션 대화 상자의 왼쪽 창에서 메일 탭을 클릭한 다음 아래로 스크롤하여 대화 정리 섹션으로 이동합니다.

  3. 정리된 항목이 보관되는 폴더 상자에서 새 대상 폴더를 찾아 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

참고    여기에 있는 확인란을 통해 정리 기능을 사용자 지정할 수 있습니다.

정리 기능을 통해 제거할 메시지를 지정하는 규칙 적용

  1. 파일 탭을 클릭하여 Backstage 보기를 연 다음 왼쪽 창에서 옵션 단추를 클릭합니다.

  2. Outlook 옵션 대화 상자의 왼쪽 창에서 메일 탭을 클릭한 다음 아래로 스크롤하여 대화 정리 섹션으로 이동합니다.

  3. 적용할 모든 규칙의 확인란을 선택합니다.

무시를 사용하여 이후 메시지를 비롯한 대화의 모든 메시지 삭제

무시할 대화를 클릭한 다음 탭의 삭제 그룹에서 무시를 클릭합니다.

대화 무시 중지

실수로 대화를 무시하도록 선택한 경우 무시 작업을 취소하고 대화를 받은 편지함으로 되돌리려면 이 절차를 사용하십시오.

  1. 지운 편지함 폴더에서 대화를 찾아 선택합니다.
    대화를 선택하면 탭의 삭제 그룹에 있는 무시 단추가 눌려 있거나 선택된 것처럼 보입니다.

  2. 무시 단추를 클릭한 다음 대화 무시 중지 대화 상자에서 대화 무시 중지를 클릭합니다.
    대화의 받은 메시지도 받은 편지함으로 다시 회람됩니다.

최신 메시지에 회신

메시지에 회신할 때 보내기 단추 바로 위에 다음 텍스트가 표시되는 경우가 있습니다.

이 대화의 최신 메시지에 답장을 보내지 않았습니다. 최신 메시지를 열려면 여기를 클릭하십시오.

대화의 최신 메시지

다음 중 하나를 실행합니다.

  • 선택한 메시지에 회신하려면    경고를 무시하고 회신합니다.

  • 대화의 최신 메시지에 회신하려면 경고를 클릭하면 나타나는 이 대화의 최신 메시지 열기 명령을 클릭합니다.

참고    열리는 “최신” 메시지는 대화 '전체'의 최신 메시지이며 원래 선택한 메시지와 같은 분기에 있지 '않을' 수 있습니다.

대화 전체를 한 번에 이동, 복사, 삭제, 플래그 지정 또는 분류

다음 설명은 특정 분기 또는 메시지를 선택했을 때 실행한 작업이 아니라 대화 전체를 선택했을 때 실행한 작업에만 적용됩니다.

  • 이동, 복사 또는 삭제 작업이 다른 폴더에 있는 메시지(회색 기울임꼴로 나열된 메시지)가 아니라 실제로 현재 폴더에 있는 메시지에만 영향을 미칩니다.

  • 범주 범주는 각 메시지의 실제 폴더 위치에 관계없이 대화에 표시되는 모든 메시지에 적용되며, 대화의 모든 이후 메시지에도 적용됩니다.

  • 플래그 플래그는 실제로 현재 폴더에 있는 대화의 최신 메시지에만 적용됩니다.

참고    대화에 새 메시지가 도착해도 원래 적용 대상 메시지에서 플래그가 이동되지 않습니다.

적용 대상: Outlook 2010



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