하위 보고서 만들기 및 사용

관계형 데이터(관련 데이터가 별도의 테이블에 저장되는 위치)를 사용하여 작업하는 경우 종종 동일한 보고서에서 두 개 이상 테이블 또는 쿼리의 정보를 봐야 합니다. 예를 들어 고객 데이터를 보려고 하지만 동시에 고객의 주문에 대한 정보를 확인하려고 할 수 있습니다. 하위 보고서는 논리적이고 읽을 수 있는 방식으로 고객 정보와 함께 주문 정보를 보고서에 표시할 수 있으므로 이 작업을 수행하기 위한 Access의 유용한 도구입니다. Access는 하위 보고서를 빠르게 만드는 데 도움이 되는 다양한 방법을 제공합니다.

실행할 작업

하위 보고서 이해

하위 보고서 만들기

하위 보고서 디자인 변경

하위 보고서 이해

하위 보고서는 다른 보고서에 삽입되는 보고서입니다. 보고서를 결합할 경우 해당 보고서 중 하나는 다른 보고서를 포함하는 기본 보고서로 사용되어야 합니다. 기본 보고서는 바운드 또는 언바운드입니다. 바운드 보고서는 데이터를 표시할 수 있는 보고서로서, 해당 레코드 원본 속성에 지정된 테이블, 쿼리 또는 SQL 문을 포함합니다. 언바운드 보고서는 테이블, 쿼리 또는 SQL 문을 기반으로 하지 않는 보고서입니다(즉, 보고서의 레코드 원본 속성이 비어 있음).

서로 관련이 없는 두 개의 하위 보고서가 있는 언바운드 기본 보고서의 예제    

언바운드 기본 보고서는 자신의 데이터를 표시할 수 없지만 결합할 서로 관련이 없는 하위 보고서에 대한 기본 보고서로 계속 사용될 수 있습니다.

서로 관련이 없는 데이터를 표시하는 두 개의 하위 보고서가 있는 바인딩되지 않은 주 보고서

1. 언바운드 기본 보고서에는 두 개의 하위 보고서가 포함됩니다.

2. 하나의 하위 보고서는 직원별 매출을 요약합니다.

3. 다른 하위 보고서는 범주별 매출을 요약합니다.

동일한 레코드 원본에 바인딩된 기본 보고서 및 하위 보고서의 예제    

기본 보고서를 사용하여 한 해의 모든 매출과 같은 세부 레코드를 표시한 다음 하위 보고서를 사용하여 각 분기의 총 매출과 같은 요약 정보를 표시할 수 있습니다.

동일한 레코드 원본에 바인딩되어 있는 주 보고서와 하위 보고서

1. 하위 보고서는 해당 연도의 분기별 매출을 요약합니다.

2. 기본 보고서는 일상적인 매출을 나열합니다.

관련된 레코드 원본에 바인딩된 기본 보고서 및 하위 보고서의 예제    

기본 보고서에는 하나 이상의 하위 보고서에 공통된 데이터가 포함될 수 있습니다. 이 경우 하위 보고서에는 기본 보고서의 데이터에 관련된 데이터가 포함됩니다.

서로 관련된 데이터를 표시하는 두 개의 하위 보고서가 있는 주 보고서

1. 기본 보고서는 각 박람회의 이름과 도시를 나열합니다.

2. 하위 보고서는 각 박람회에 참여할 담당자를 나열합니다.

보고서의 하위 폼

기본 보고서는 하위 보고서 외에 하위 폼을 포함할 수 있으며, 원하는 만큼 많은 하위 폼 및 하위 보고서를 포함할 수 있습니다. 또한 기본 보고서는 최대 7단계의 하위 폼 및 하위 보고서를 포함할 수 있습니다. 예를 들어 보고서는 하위 보고서를 포함할 수 있고, 해당 하위 보고서는 하위 폼 또는 하위 보고서를 최대 7단계까지 포함할 수 있습니다.

보고서에 하위 폼을 추가한 다음 보고서 보기에서 보고서를 열면 하위 폼을 사용하여 레코드를 필터링하고 탐색할 수 있습니다. 이 컨텍스트에서 일부 이벤트를 사용할 수 없더라도 폼 및 해당 컨트롤에 연결된 VBA(Visual Basic for Applications) 코드 및 포함된 매크로는 계속 실행됩니다. 보고서에서 하위 폼을 사용하여 레코드를 추가, 편집 또는 삭제할 수는 없습니다.

하위 폼 또는 하위 보고서에 보고서 연결

기본 보고서의 데이터에 관련된 정보를 포함하는 하위 폼 또는 하위 보고서를 삽입하려면 하위 보고서 컨트롤이 기본 보고서에 연결되어야 합니다. 링크를 사용하면 하위 폼 또는 하위 보고서에 표시된 레코드가 기본 보고서에 인쇄된 레코드와 정확하게 일치합니다.

마법사를 사용하거나 탐색 창에서 보고서로 개체를 끌어서 하위 폼 또는 하위 보고서를 만드는 경우 다음 조건 중 하나에 해당하면 하위 폼 또는 하위 보고서가 자동으로 기본 보고서에 연결됩니다.

  • 선택한 테이블에 대한 관계를 정의하거나 선택한 쿼리의 기본 테이블에 대한 관계를 정의합니다.

  • 기본 보고서는 기본 키가 있는 테이블을 기반으로 하며, 하위 폼 또는 하위 보고서는 해당 기본 키와 동일한 이름을 가진 필드가 포함되고 동일하거나 호환 가능한 데이터 형식이 있는 테이블을 기반으로 합니다. 예를 들어 기본 보고서에 대한 기본 테이블의 기본 키가 일련 번호 필드이고 해당 필드 크기 속성이 정수(Long)로 설정된 경우 하위 폼 또는 하위 보고서의 기본 테이블에 있는 해당 필드는 필드 크기 속성이 정수(Long)로 설정된 숫자 필드여야 합니다. 하위 폼 또는 하위 보고서의 레코드 원본으로 쿼리를 선택하는 경우 쿼리의 기본 테이블은 동일한 조건을 충족해야 합니다.

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하위 보고서 만들기

하위 보고서가 기본 보고서에 연결되어 있으면 다음 절차를 사용하기 전에 기본 레코드 원본이 관련되어 있는지 확인합니다.

하위 보고서 마법사를 사용하여 하위 보고서 만들기

이 절차에서는 하위 보고서를 추가하려는 보고서가 이미 있다고 가정합니다. 보고서를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 간단한 보고서 만들기 또는 그룹화한 보고서 또는 요약 보고서 만들기를 참조하세요.

  1. 탐색 창에서 하위 보고서를 추가할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 디자인 탭의 컨트롤 그룹에서 오른쪽 아래에 있는 아래쪽 화살표를 클릭하여 컨트롤 갤러리를 엽니다.

    리본 메뉴 모양

  3. 표시되는 메뉴에서 컨트롤 마법사 사용을 선택했는지 확인합니다.

  4. 컨트롤 갤러리를 다시 연 다음 하위 폼/하위 보고서를 클릭합니다.

  5. 보고서에서 하위 보고서를 배치할 위치를 클릭합니다.

  6. 보안 알림 대화 상자가 나타나면 열기를 클릭하여 마법사를 시작합니다.

  7. 하위 보고서 마법사의 첫 번째 페이지에서 새 하위 폼 또는 하위 보고서를 만들고 테이블 또는 쿼리를 기반으로 하려면 기존 테이블 및 쿼리 사용을 클릭합니다. 하위 보고서로 사용할 기존 보고서 또는 폼이 있는 경우 기존 보고서 또는 폼 사용을 클릭하고, 목록에서 보고서 또는 폼을 선택한 후, 다음을 클릭합니다.

    하위 보고서 마법사에서의 데이터 원본 선택

    참고:  데이터베이스에 다른 보고서나 폼이 없으면 목록이 비어 있고 기존 보고서 또는 폼 사용 옵션을 사용할 수 없습니다.

  8. 마법사의 이전 페이지에서 기존 보고서 또는 폼 사용을 선택한 경우 이 단계를 건너뛰고 9단계로 바로 이동합니다. 그렇지 않으면 테이블/쿼리 목록에서 하위 보고서에 포함할 필드가 포함된 테이블 또는 쿼리를 선택한 다음 사용 가능한 필드 목록에서 원하는 필드를 두 번 클릭하여 하위 보고서에 추가합니다.

    하위 보고서 마법사에서의 필드 선택

    하위 보고서를 기본 보고서에 연결할 계획이면 표시하지 않더라도 링크를 만드는 데 사용할 필드를 포함해야 합니다. 일반적으로 연결 필드는 ID 필드입니다. 이전 그림에서 Orders 테이블은 하위 보고서의 레코드 원본이며 Customers 테이블은 기본 보고서의 레코드 원본입니다. Orders 테이블이 고객 ID 필드에 의해 Customers 테이블에 연결되므로 해당 필드가 선택한 필드 목록에 추가됩니다.

    참고: 하위 보고서에 있는 여러 테이블 및 쿼리의 필드를 포함할 수 있습니다. 한 테이블의 필드를 모두 추가하면 테이블/쿼리 목록에서 다음 테이블 또는 쿼리를 선택한 다음 원하는 필드를 추가합니다.

    다음을 클릭하여 계속합니다.

  9. 마법사의 이 페이지에서 하위 보고서를 기본 보고서에 연결하는 방법을 결정합니다. Access가 하위 보고서를 기본 보고서에 연결하는 데 적합한 필드를 찾으면 마법사는 가능한 연결 제안 목록을 표시합니다.

    Access의 하위 보고서 마법사에서 제안한 연결 필드

    상황에 가장 적합한 연결 제안을 선택할 수 있고, 하위 보고서를 기본 보고서에 연결하지 않으려는 경우에는 없음을 선택합니다. 하위 보고서를 기본 보고서에 연결하지만 적절해 보이는 제안 사항이 없으면 직접 지정을 클릭합니다.

    참고: 마법사가 연결에 적합한 필드를 찾을 수 없으면 연결 제안 목록이 제공되지 않고 직접 지정 옵션이 자동으로 선택됩니다.

    하위 보고서 마법사에서 사용자가 연결을 직접 정의

    직접 지정 옵션을 선택하면 마법사에 두 개의 목록 집합이 표시됩니다.

    • 폼/보고서 필드 아래에서 기본 보고서를 하위 폼 또는 하위 보고서에 연결하는 데 사용할 필드를 기본 보고서에서 선택합니다. 최대 세 개의 필드를 선택할 수 있고 선택한 각 필드는 하위 폼 또는 하위 보고서의 데이터 원본에 있는 관련 필드와 일치해야 합니다.

    • 하위 폼/하위 보고서 필드 아래에서 선택한 기본 보고서 필드에 연결되는 해당 필드를 하위 폼 또는 하위 보고서에서 선택합니다.

    • 하위 폼 또는 하위 보고서를 기본 보고서와 연결하지 않으려면 모든 목록이 비어 있어야 합니다.

      다음을 클릭하여 계속합니다.

  10. 마법사의 마지막 페이지에서 하위 폼 또는 하위 보고서의 이름을 입력하거나 마침을 클릭하여 기본값을 그대로 사용합니다.

    하위 보고서 마법사에서의 이름 추가

보고서에 하위 보고서 컨트롤이 추가되고 다음과 같이 컨트롤이 바인딩됩니다(컨트롤의 원본 개체 속성이 설정됨).

  • 마법사의 첫 번째 페이지에서 기존 보고서 또는 폼 사용을 선택한 경우에는 하위 보고서 컨트롤이 지정한 보고서나 폼에 바인딩됩니다.

  • 마법사의 첫 번째 페이지에서 기존 테이블 및 쿼리 사용을 선택한 경우에는 탐색 창에 새 보고서 개체가 만들어진 다음 하위 보고서 컨트롤이 이 개체에 바인딩됩니다. 새 보고서 개체의 이름은 마법사의 마지막 페이지에서 입력한 이름과 동일합니다.

보고서에 테이블, 쿼리, 폼 또는 보고서를 하위 보고서로 추가

보고서에 하위 보고서를 추가하는 빠른 방법은 레이아웃 보기 또는 디자인 보기에서 기본 보고서를 열고 탐색 창에서 개체를 기본 보고서로 끌어서 놓는 것입니다. 하위 보고서를 기본 보고서에 연결하려면 기본 레코드 원본이 관련되어 있고 하위 폼 또는 하위 보고서를 기본 보고서에 연결하는 데 사용할 필드가 레코드 원본에 포함되어 있는지 확인합니다.

  1. 탐색 창에서 기본 보고서로 사용할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 레이아웃 보기 또는 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 탐색 창에서 하위 보고서를 표시할 기본 보고서의 섹션으로 테이블, 쿼리, 폼 또는 다른 보고서를 끌어서 놓습니다.

Access에서 다음 중 하나를 수행합니다.

  • Access에서 두 개체의 연결 방법이 결정될 수 있으면 하위 보고서 컨트롤이 보고서에 추가됩니다. 폼 또는 보고서를 추가하면 하위 보고서 컨트롤이 해당 개체에 바인딩됩니다. 테이블 또는 쿼리를 추가하면 먼저 보고서 개체가 만들어진 다음 하위 보고서 컨트롤이 새 개체에 바인딩됩니다.

  • Access에서 두 개체의 연결 방법이 결정될 수 없으면 하위 보고서 마법사가 표시됩니다. 계속하려면 하위 보고서 마법사를 사용하여 하위 보고서 만들기의 절차를 9단계부터 수행합니다.

    마법사를 완료한 후 하위 보고서가 보고서에 추가됩니다.

다음 절차를 사용하여 하위 폼 또는 하위 보고서가 기본 보고서에 올바르게 연결되었는지 다시 확인합니다.

  1. 하위 보고서 컨트롤을 클릭하여 선택합니다.

  2. 속성 시트가 표시되어 있지 않으면 F4 키를 눌러 표시합니다.

  3. 속성 시트의 데이터 탭에서 기본 필드 연결하위 필드 연결 속성을 확인합니다.

    • 연결되지 않은 하위 폼 또는 하위 보고서의 경우 이러한 속성이 모두 비어 있어야 합니다.

    • 연결된 하위 폼 또는 하위 보고서의 경우 기본 필드 연결하위 필드 연결 속성은 두 개체를 함께 연결하는 필드를 표시해야 합니다. 예를 들어 기본 보고서에 Employees 테이블의 정보가 표시되고 하위 폼 또는 하위 보고서에 Orders 테이블의 정보가 표시되는 경우 기본 필드 연결 속성은 Employees 테이블의 ID 필드를 표시해야 하고 하위 필드 연결 속성은 Orders 테이블의 사원 ID 필드를 표시해야 합니다.

하위 폼 또는 하위 보고서가 제대로 작동하려면 이러한 속성을 편집해야 한다는 것을 알 수 있습니다. 다음 절차를 사용합니다.

  1. 속성 시트의 데이터 탭에서 기본 필드 연결 속성 상자를 클릭한 후 빌드 단추 단추 모양 를 클릭합니다.

    하위 보고서 필드 연결기 대화 상자가 표시됩니다.

    하위 보고서 필드 연결기 대화 상자

  2. 기본 필드하위 필드 목록에서 보고서를 연결하는 데 사용할 필드를 선택합니다. 어떤 필드를 사용할지 모르는 경우 제안을 클릭하면 연결 필드가 자동으로 결정됩니다. 작업을 마치면 확인을 클릭합니다.

    보고서를 연결하는 데 사용할 필드가 표시되지 않으면 기본 보고서나 하위 폼 또는 하위 보고서의 레코드 원본을 편집하여 연결 필드가 포함되는지 확인해야 합니다. 예를 들어 보고서가 쿼리를 기반으로 하는 경우 쿼리 결과에 연결 필드가 있는지 확인해야 합니다.

  3. 기본 보고서를 저장하고 보고서 보기로 전환한 다음 보고서가 예상대로 작동하는지 확인합니다.

보고서에 테이블 또는 쿼리를 데이터시트로 추가

데이터시트는 스프레드시트와 비슷한 데이터의 단순한 시각적 표현입니다. 데이터시트의 각 열은 원본 테이블 또는 쿼리의 필드를 나타내고 각 행은 레코드를 나타냅니다. 하위 폼/하위 보고서 컨트롤을 사용하여 보고서에 데이터시트를 표시할 수 있습니다. 데이터를 간략하게 표시하려고 하지만 폼 또는 보고서 개체의 서식 기능이 필요하지 않은 상황에서 사용할 수 있는 좋은 기술입니다. 보고서에 데이터시트를 추가하려면:

  1. 탐색 창에서 기본 보고서로 사용할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 디자인 탭의 컨트롤 그룹에서 오른쪽 아래에 있는 아래쪽 화살표를 클릭하여 컨트롤 갤러리를 엽니다.

    리본 메뉴 모양

  3. 표시되는 메뉴에서 컨트롤 마법사 사용을 선택되지 않았는지 확인합니다.

  4. 컨트롤 갤러리를 다시 연 다음 하위 폼/하위 보고서를 클릭합니다.

  5. 보고서에서 하위 보고서를 배치할 위치를 클릭합니다.

  6. 하위 보고서 마법사가 시작되면 취소를 클릭하여 닫습니다.

  7. 속성 시트가 표시되어 있지 않으면 F4 키를 눌러 표시합니다.

  8. 보고서에서 새 하위 보고서 컨트롤을 클릭하여 선택합니다.

  9. 속성 시트의 데이터 탭에서 원본 개체 속성 상자의 화살표를 클릭한 후 하위 보고서 컨트롤에 표시할 테이블 또는 쿼리를 클릭합니다. 예를 들어 Orders 테이블을 표시하려면 Table.Orders를 클릭합니다.

    Access에서 데이터베이스에 정의된 관계에 따라 데이터시트를 기본 보고서에 연결하려고 시도합니다.

  10. 속성 시트의 데이터 탭에서 기본 필드 연결하위 필드 연결 속성을 확인합니다.

    • 연결되지 않은 데이터시트의 경우 이러한 속성이 모두 비어 있는지 확인합니다.

    • 연결된 데이터시트의 경우 기본 필드 연결하위 필드 연결 속성은 기본 보고서를 데이터시트에 연결하는 필드를 표시합니다. 예를 들어 기본 보고서에 Employees 테이블의 정보가 표시되고 데이터시트에 Orders 테이블의 정보가 표시되는 경우 기본 필드 연결 속성은 Employees 테이블의 ID 필드를 표시해야 하고 하위 필드 연결 속성은 Orders 테이블의 사원 ID 필드를 표시해야 합니다.

경우에 따라 링크 필드 속성을 직접 설정해야 할 수 있습니다. 다음 절차를 사용하여 이를 수행할 수 있습니다.

  1. 속성 시트의 데이터 탭에서 기본 필드 연결 속성 상자를 클릭한 후 빌드 단추 단추 모양 를 클릭합니다.

  2. 보안 알림 대화 상자가 나타나면 열기를 클릭합니다.

    하위 보고서 필드 연결기 대화 상자가 표시됩니다.

    하위 보고서 필드 연결기 대화 상자

  3. 기본 필드하위 필드 목록에서 기본 보고서를 데이터시트에 연결하는 데 사용할 필드를 선택합니다. 어떤 필드를 사용할지 모르는 경우 제안을 클릭하면 연결 필드가 자동으로 결정됩니다. 작업을 마치면 확인을 클릭합니다.

    연결하는 데 사용할 필드가 표시되지 않으면 기본 보고서나 데이터시트의 레코드 원본을 편집하여 연결 필드가 포함되는지 확인해야 합니다. 예를 들어 데이터시트가 쿼리를 기반으로 하는 경우 쿼리 결과에 연결 필드가 있는지 확인해야 합니다.

  4. 기본 보고서를 저장하고 보고서 보기로 전환한 다음 보고서가 예상대로 작동하는지 확인합니다.

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하위 보고서 디자인 변경

보고서에 하위 보고서를 추가한 후에 하위 보고서의 디자인을 변경하거나 기본 보고서에서 하위 보고서 데이터를 참조할 수도 있습니다. 다음 섹션에서는 이러한 작업을 수행하는 방법에 대한 팁을 제공합니다.

디자인 보기의 새 창에서 하위 폼 또는 하위 보고서 열기

디자인 보기에서 기본 보고서에 대해 작업하는 동안 하위 폼 또는 하위 보고서의 디자인을 변경하려면 별도의 창에서 하위 폼 또는 하위 보고서를 열 수 있습니다.

  1. 하위 폼 또는 하위 보고서를 클릭하여 선택합니다.

  2. 디자인 탭의 도구 그룹에서 새 창에서 하위 폼 보기를 클릭합니다.

참고: 하위 폼/하위 보고서 컨트롤이 테이블 또는 쿼리에 바인딩된 경우 이 명령을 사용할 수 없습니다.

기본 보고서에 하위 보고서의 합계 표시

배송료 합계라는 텍스트 상자가 포함된 주문 하위 보고서를 사용하고 텍스트 상자에서 배송료 열의 합계가 계산된다고 가정해 보겠습니다. 기본 보고서에 하위 보고서의 합계를 표시하려면 기본 보고서에 텍스트 상자를 추가한 다음 식을 사용하여 하위 보고서에서 배송료 합계라는 텍스트 상자를 참조해야 합니다. 다음 절차를 사용하여 이를 수행할 수 있습니다.

  1. 탐색 창에서 기본 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 디자인 탭의 컨트롤 그룹에서 텍스트 상자를 클릭합니다.

  3. 기본 보고서에서 새 텍스트 상자를 배치할 위치를 클릭합니다.

  4. 속성 시트가 표시되어 있지 않으면 F4 키를 눌러 표시합니다.

  5. 속성 시트의 데이터 탭에 있는 컨트롤 원본 속성 상자에 다음 식을 입력합니다.

    =IIf(IsError([주문 하위 보고서].[보고서]![배송료 합계]),0,[주문 하위 보고서].[보고서]![배송료 합계])

    참고 사항: 

    • 이 예제에서는 보다 간단한 식 =[주문 하위 보고서].[보고서]![배송료 합계]를 사용할 수 있지만, 하위 보고서에 데이터가 포함되어 있지 않은 경우 기본 보고서의 컨트롤은 #Error를 표시합니다. IIf 함수 내에서 IsError 함수를 사용하면, 첫 번째 식에 표시된 대로 하위 보고서가 데이터를 반환하지 않는 경우 기본 보고서의 텍스트 상자에 0(영)이 표시됩니다.

    • 식 작성기를 사용하여 컨트롤 원본 속성 상자에서 빌드 단추 단추 모양 를 클릭하여 식을 만듭니다.

  6. 속성 시트의 형식 탭에서 형식 속성을 적절한 값(이 경우 통화)으로 설정합니다.

  7. 보고서를 저장한 다음 보고서 보기로 전환하여 계산이 예상대로 작동하는지 확인합니다.

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