프로젝트 이해 관계자 목록 작성 및 관리

저자: Jane Suchan, PMP

프로젝트 이해 관계자란?     다양한 정의가 있으며 출처와 회사마다 다릅니다. 공통적으로 이해 관계자는 프로젝트 결과에 기득권이 있는 개인 또는 그룹입니다. 이해 관계자 관리는 관계 관리와 동의어로, 프로젝트에 대한 약정을 받고 유지하는 것을 목표로 합니다.

여기서 이해 관계자는 프로젝트 결과에 관심이 있거나 영향을 받는 조직의 개인 또는 그룹입니다. 그러나 이해 관계자 목록 작성 및 관리를 시작하기 전에 이해 관계자 정의가 조직의 정의와 일치하는지 확인합니다.

이해 관계자 관리가 중요한 이유

안타깝지만 모든 사람들이 프로젝트에 100% 만족하는 것은 아니라는 사실을 인정해야 합니다. 이해 관계자는 새로운 도구 또는 프로세스를 배우거나 주도권을 포기해야 할 수도 있고, 극단적인 경우 실직하게 될 수도 있습니다. 이해 관계자의 근심을 덜어주는 것은 프로젝트 관리자와 스폰서의 책임이며, 항상 모든 사람들을 만족시킬 수는 없습니다. 일부는 노력에 방해가 되지 않는 방식으로 처리해야 합니다.

동기를 파악하면 근심을 해결하고 다음과 같은 부정적인 행동 및 전술을 방지하는 데 도움이 됩니다.

  • 필요한 입력 또는 승인 지연

  • 경쟁 프로젝트 시작

  • 다른 프로젝트에 자원 다시 배분

  • 프로젝트를 방해하는 밀실 정치 공작에 개입

이해 관계자를 효과적으로 관리하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

  • 정치적 교착 상태에 빠지지 않도록 하여 프로젝트 주기 시간 단축

  • 승인 프로세스 간소화

  • 프로젝트 자원이 사용 가능하고 계속 집중하도록 지원

  • 정보 흐름 유지

맨 위로 이동

이해 관계자 목록 작성

프로젝트 초기에 프로젝트 스폰서와 협력하여 가능한 모든 이해 관계자 목록을 만듭니다. 이 역할을 정의하는 방식 및 프로젝트가 조직에 미칠 영향에 따라 목록이 길어질 수도 있습니다.

이해 관계자 목록은 프로젝트 관리자용 도구이며 프로젝트 통신 계획의 주요 입력입니다. 목록 평가에 따라 강력한 통신 전략을 계획할 수 있습니다. 또한 프로젝트 스폰서 이상의 사람과 목록 세부 정보를 공유할 필요가 없습니다.

대부분의 프로젝트에 정치가 수반되므로 이해 관계자의 명확한 평가는 어려울 수 있습니다.

맨 위로 이동

이해 관계자 목록 평가

각 이해 관계자의 영향력을 결정하고 영향 수준별로 분류합니다. 일부 이해 관계자는 프로젝트를 계속 진행할 수 있습니다. 여기에는 프로젝트 스폰서 또는 선임 관리자가 포함될 수 있습니다. 직위 및 의사 결정 역할에 따라 이러한 이해 관계자를 철저히 모니터링합니다. 다른 이해 관계자는 프로젝트를 중단할 수는 없지만 막후에서 프로젝트를 약화시키거나 끝내는 사람일 수 있습니다.

다른 수준의 이해 관계자는 경우에 따라 매일 제품을 사용하는 사람입니다. 이 그룹은 충족해야 하는 비즈니스 요구 사항의 형태로 입력을 제공합니다. 프로젝트가 직접적인 영향을 주기 때문에 프로젝트가 성공할 경우 가장 큰 이익을 얻게 됩니다. 직접 또는 간접적으로 프로젝트를 끝내는 경우도 있지만 성공의 필수 요건은 아닙니다. 요구나 염려 사항이 충족되지 않을 경우 가장 열성적인 지지자에서 가장 큰 문제로 빠르게 바뀝니다.

이해 관계자를 구성하는 또 다른 방법은 참여 및 책임 수준별로 그룹화하는 것입니다. 적극적으로 프로젝트에 참여하여 작업을 실행하는 그룹도 있고, 일부 시점에서 참여하는 그룹도 있고, 적극적으로 참여하지 않지만 프로젝트에 대한 통신을 받아야 하는 이해 관계자 그룹도 있습니다.

맨 위로 이동

RACI를 사용하여 이해 관계자 분류

RACI(담당자, 책임자, 조언자, 정보 수신자)는 조직 디자인에서 프로젝트 참여 및 책임 수준별로 이해 관계자를 배정 및 지정하는 데 사용되는 도구입니다. 각 개인 또는 그룹에 가장 효과적인 통신 전략을 계획할 수 있도록 이해 관계자를 분류하는 유용한 방법입니다. 이해 관계자는 다음과 같이 정의됩니다.

  • 담당자    작업을 완료해야 합니다.

  • 책임자    작업이 완료되지 않은 경우 책임을 지며 작업을 완료할 담당자를 관리할 수도 있습니다. 프로젝트 관리자는 대체로 이 역할을 맡습니다.

  • 조언자    작업 완료 책임자나 담당자는 아니지만 작업의 다양한 측면에 대해 조언합니다.

  • 정보 수신자    이 수동적 역할의 보유자는 계속 정보를 받지만 작업 책임자나 담당자는 아닙니다.

맨 위로 이동

사전 조치의 중요성

프로젝트 관리는 기대치를 관리하는 것입니다. 프로젝트 초기에 스폰서와 협력하여 이해 관계자를 파악하고 평가합니다. 프로젝트 기간 동안 목록을 계속 업데이트해야 합니다. 효율적으로 관리하려면 이해 관계자 및 해당 관심사를 알아야 합니다. 이렇게 하면 결국 문제를 해결하고 프로젝트에 성공할 수 있습니다.

맨 위로 이동

저자 소개     Jane Suchan은 엔터프라이즈 비즈니스 이니셔티브 관리 및 프로젝트 관리 방법 개발 경험이 있는 프로그램 관리자입니다. Jane은 워싱턴 시애틀에서 거주하고 있습니다.

Office 기술 확장
교육 살펴보기
새로운 기능 우선 가져오기
Office Insider 참여

이 정보가 유용한가요?

의견 주셔서 감사합니다!

피드백을 주셔서 감사합니다. Office 지원 에이전트와 연락하는 것이 도움이 될 것 같습니다.

×