프로젝트 비용 및 일정 차이에 적합한 임계값 결정

저자: Bonnie Biafore

프로젝트 일정이 지연 중이거나 비용이 예산을 초과한다는 사실을 충분히 일찍 발견하면 수정 조치를 취하여 프로젝트를 정상 궤도에 올릴 수 있습니다.    대부분 목표는 결국 소요 기간 및 소요 비용이 됩니다. 따라서 프로젝트 관리자는 대개 실제 프로젝트 비용과 일정이 관련 계획에 어떻게 비교되는지 계속 지켜봅니다. 실제 값과 계획 값의 차이(variance)를 차이(difference)라고 합니다. 문제점은 이러한 차이로 전체 상황을 파악할 수 없다는 것입니다. 한 프로젝트의 운명을 결정할 차이 값은 엄청난 노력의 표면에 간신히 잔물결을 일으킵니다.

검색할 내용을 알 경우 차이를 추적하여 프로젝트 상태를 모니터링하는 것이 훨씬 더 간편합니다. 매우 적은 초과분을 걱정하는 대신 프로젝트 계획 중에 시간을 내어 프로젝트에서 처리할 수 있는 차이 크기를 결정합니다. 비용 및 일정 차이에 대한 임계값을 설명하면 언제 수정 조치를 취해야 할지 알 수 있습니다. 프로젝트 차이에 적합한 임계값을 선택하는 것이 요령이므로 쓸데없이 걱정하거나 너무 늦게 조치하지 마세요.

차이가 프로젝트 성과를 나타내는 방식

이해 관계자가 프로젝트 계획을 승인할 때까지 예상 프로젝트 성과에 대한 전체적인 그림이 있습니다. 개별 작업의 예상 작업, 기간 및 비용부터 전체 프로젝트의 예상 및 제안된 일정까지 기준선 값은 실제 성과를 비교하는 표준입니다. 그러나 프로젝트 계획을 실행하기 시작하면 바로 실제 값이 밀려 들어오기 시작하고 실제로는 모든 사람이 예상하는 기준선과 거의 같지 않습니다. 비용 및 일정 차이를 통해 작업이나 전체 프로젝트가 예산을 초과하거나 일정보다 늦는지 확인할 수 있습니다. 이 정보를 사용하여 프로젝트를 정상 궤도에 올리기 위해 수행해야 하는 작업을 결정할 수 있습니다.

Microsoft Office Project 2007에서는 일정의 현재 예상 값에서 기준선 값을 빼는 방법으로 차이를 계산합니다. 실제 값 추적을 시작한 후 Office Project 2007에서는 완료된 작업에 대한 실제 값을 남아 있는 작업에 대한 기준선 값에 더하는 방법으로 현재 예상 값(예정된 값)을 계산합니다. 예를 들어 기준선 기간이 20일이고 팀이 작업의 50%를 완료하는 데 15일이 걸렸을 수 있습니다. 예정된 기간은 이제 25일입니다. 완료된 50%에 대한 실제 기간이 15일이고 나머지 50%에 대한 기준선이 10일입니다.

차이 값이 양수이면 예정된 값이 기준선 값보다 크고 프로젝트가 예산을 초과하거나 일정보다 늦습니다. 음수 차이는 예산 미만이거나 일정보다 빠른 상황을 나타냅니다. 최종적으로 0보다 적거나 같은 차이가 좋습니다. 0보다 큰 차이는 문제를 가져올 수 있습니다.

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Project 2007에서 차이 추적

Office Project 2007에는 일반적으로 사용되는 차이 필드가 있습니다.

  • 비용    이 차이는 예정된 비용과 원래 기준선 비용의 차이입니다. 이는 예산을 초과하거나 예산 미만인 경우 표시됩니다.

  • 기간    이 차이는 작업이나 프로젝트의 예정된 기간과 기준선 기간의 차이입니다. 이는 작업이 계획된 기간보다 더 오래 걸릴 경우 표시되고, 이후 프로젝트 일정에 영향을 미칩니다.

  • 작업    예정된 작업 시간과 기준선 작업 시간의 차이를 나타냅니다. 양수 작업 차이는 팀 구성원이 작업을 완료할 것으로 예측한 시간보다 더 많은 시간을 보냄을 의미합니다. 작업 차이가 양수이면 기타 차이 필드도 모두 양수일 수 있습니다.

  • 시작    이는 예정된(또는 실제) 시작 날짜와 기준선 시작 날짜의 시간 차이입니다. 시작 차이가 양수이면 실제 시작 날짜가 늦거나 이전 작업이 예정된 시작 날짜보다 지연되고 있는 것입니다.

  • 완료    예정된(또는 실제) 완료 날짜와 기준선 완료 날짜가 얼마나 다른지 보여 줍니다. 완료 차이가 양수이면 작업의 완료 날짜가 지연됩니다.

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프로젝트 차이에 대한 임계값 결정

Office Project 2007에서 양수 차이는 좋은 소식이 아니지만 반드시 조치를 취할 필요는 없습니다. 몇몇은 소중한 시간에 비해 너무 사소합니다. 잠재적으로 발생할 수 있는 문제를 무시하면서 사소한 차이를 수정하는 데 시간을 보내는 것은 더 위험합니다. 무엇이 중요한지 또는 초과분이 실제로 언제 문제인지 기억하기보다는 프로젝트 비용 및 일정 차이에 대한 임계값을 미리 알림으로 설정할 수 있습니다. 그러면 차이가 해당 임계값을 초과했는지 빠르게 확인하고 조치를 취할 수 있습니다.

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차이 임계값 크기 조정

치와와가 아닌 한 기르는 개의 체중이 5파운드 증가한 것은 문제처럼 보이지 않을 수 있습니다. 마찬가지로 프로젝트 규모는 차이 임계값을 설정할 때 분명한 요소입니다. 개의 품종처럼 모든 모양 및 규모의 프로젝트가 가능하므로 프로젝트 규모와 관계없이 임계값을 계산할 백분율은 신뢰할 수 있는 지표를 생성합니다. 예를 들어 10% 차이는 일정이 5주 또는 50일 지났다는 경고 신호일 수 있습니다. 한편, 예산을 $30,000 초과하는 $100,000,000 예산은 단순히 관리부에서 확보한 준비금에서 .3% 줄었을 뿐이지만 $20,000 비용으로 계획된 프로젝트에서 $30,000 이상은 예산을 150% 초과한 매우 큰 금액입니다.

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차이 임계값 결정 지침

차이 임계값은 회사별로 달라지고 조직에서 사용하는 위험 전략 및 관리 준비금에 기반을 둡니다(일반적으로 10~15%). 임계값은 비즈니스 목표의 중요도에 따라 프로젝트별로 달라질 수도 있습니다.

다음은 지침으로 사용할 수 있는 몇 가지 일반 임계값 비율이지만 프로젝트 환경에 맞게 수정해야 할 수 있습니다.

  • 5% 미만(위험이 적은 오차)    5%보다 적은 비용 또는 일정 차이는 잠재적인 문제에 대한 조기 경고입니다.

  • 5~10%(보통 위험)    이 범위에서는 조치를 취해야 합니다.

  • 10% 초과(큰 위험)    10%보다 큰 위험에는 즉각적이고 상당한 조치가 필요합니다.

이러한 지침은 완료 날짜에 직접 영향을 미치므로 요주의 경로에 대한 일정 차이에 가장 적합합니다. 작업 비용은 프로젝트에 대한 최종 지출의 원인이 되므로 비용 차이에도 적절합니다. 요주의 제외 경로 작업에서 일정 차이에 대한 더 높은 임계값을 설정할 수 있습니다(예: 위의 값에 5% 추가). 더 높은 임계값은 조치를 빨리 취할 필요가 없음을 의미하지만 해당 작업이 너무 오래 지연되어 임계값이 요주의 경로의 작업에 영향을 미치기를 원하지도 않습니다.

참고: Office Project 2007에는 차이 필드가 포함되지만 임계값에 대한 작업을 식별하기 위해 수행할 몇 가지 작업이 있습니다. 값을 저장하고 임계값과 차이(variance)의 차이(difference)를 계산할 사용자 지정 필드를 설정할 수 있습니다. 또는 Microsoft Office Excel 2007 및 Office Project 2007의 시각적 보고서 기능에는 차이와 임계값을 계산 및 평가하는 기능이 있습니다.

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프로젝트 차이 임계값의 원인은?

문제가 되는 차이 값은 프로젝트별로 달라지고 작업별로도 달라집니다. 각 프로젝트는 고유하고 서로 다른 목표를 달성합니다. 또한 일부 목표는 다른 목표보다 더 중요하므로 일부 차이에 대해 더 엄격한 임계값이 필요할 수 있습니다. 출시 시기, 엄격한 예산 또는 희소 자원과 같은 비즈니스 목표에서는 비용 및 일정 차이에 대한 여러 가지 임계값이 생성될 수 있습니다. 계획 단계에서 이해 관계자와 함께 공동 작업으로 목표를 파악합니다. 동시에 프로젝트 목표의 우선 순위를 논의하여 차이 임계값을 결정할 수 있습니다.

예를 들어 몇 년 전 Y2K 소프트웨어 프로젝트는 1999년 12월 31일이 지난 지연을 허용할 수 없습니다. 일정 차이의 임계값이 0이었을 수 있지만 비용 차이의 임계값은 프로젝트 예산의 20%였습니다. 따라서 새 집을 짓는 동안 소유 부동산의 트레일러에서 생활하는 경우 일정 임계값은 비용만큼의 큰 문제가 아닐 수 있습니다. 만일을 대비하여 예산의 10%를 확보하고 보유할 자금이 더는 없습니다. 또한 배우자에게는 필요한 것보다 1주 더 긴 트레일러 생활에 대한 다른 아이디어가 있을 수 있습니다.

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0보다 큼

Office Project 2007에서는 여러 프로젝트 측정에 대한 차이를 계산하지만 이러한 수치는 시간을 최대한 활용하는 방법을 결정하는 데 도움되는 충분한 정보가 아닙니다. 프로젝트 성과를 측정하는 더 효과적인 방법은 비용 및 일정 차이에 대한 임계값을 결정하는 것입니다. 0보다 큰 차이를 계속 지켜보는 것이 좋지만 차이가 임계값을 초과할 경우 조치를 위해야 한다는 것을 압니다.

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저자 소개    Bonnie Biafore는 PMI(Project Management Institute) 인증 PMP(Project Management Professional)입니다. 컨설턴트, 교육자, 발표자이자 다음을 포함한 투자, 개인 금융, 프로젝트 관리에 대한 여러 저서의 수상 경력이 있는 저자입니다. On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project(Microsoft Press, 2006).

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