프로젝트 변경 요청을 평가 하는 방법

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홍 Suchan, PMP

미제어 변경은 프로젝트 관리자의 가장 큰 foes 중 하나입니다.     이 때문에 견고한 변경 관리 프로세스는 프로젝트 관리자의 가장 적합 한 친구 일 수 있습니다. 이러한 종류의 프로세스를 제자리에 배치 하면 고객이 요청한 항목, 필요한 타임 라인 및 합의 된 예산 내로 배달할 수 있습니다. 변경 제어가 없으면 프로젝트 범위가 이동 대상이 되 고 하나 이상의 프로젝트 성공 요인이 누락 될 위험이 있습니다. 변경 내용을 관리 하 고 제어 하는 기능은 특히, 프로젝트 관리자의 목표와 일반적인 성능 표시기가 달성 되는 데 중요 합니다. 프로젝트를 변경 하는 것은 불가피 하며, 그렇지 않은 경우에도 처리할 수 있도록 준비 해야 합니다.

변경 관리 및 bureaucracy 균형 조정

프로젝트 관리자의 한 가지 문제는 undue bureaucracy을 피하는 동안 프로젝트 변경을 제어 해야 하는 필요성을 조정 하는 것입니다. 질문은 기울어지는 점입니다. 모든 프로젝트가 고유 하기 때문에 변경 제어가 값 추가를 중지 하 고 빨간색 테이프로 바뀌는 지점은 프로젝트 마다 다를 수 있습니다.

일부 관련자 또는 프로젝트 팀 구성원에 게는 변경 제어를 배치 하는 방법으로 인해 dreaded 범위 증가가 방지 되는 것이 좋을 수 있으며, 유연성이 없고 고객 및 비즈니스에 가장 적합 한 작업을 수행할 수 있습니다. 이러한 인식 기능을 dispel 하는 것이 중요 합니다. 사용자가 수행 하는 작업이 정확히 일치 하는지 여부를 확인 합니다. 요청 된 변경 내용을 일관성 있게 평가 하는 효율적인 프로세스를 구현 하 고 있습니다. 변경 하는 것이 좋은 아이디어 라고 생각 되 면 필요한 경우 응답 하는 프로세스를 마련 합니다.

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프로젝트 변경 관리 계획

빠른 응답을 위해 프로젝트 변경 관리 계획은 편차가 발생할 경우 발생 하는 상황을 설명 합니다. 이는 변경을 방지 하기 위한 것이 아닙니다. 대신 변경이 통신 하는 방법, 의사 결정을 내리는 방법, 프로젝트에 따라 조정 되는 방법 등을 명확 하 게 하는 프로세스를 간략하게 설명 합니다.

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현재 위치에 변경 제어 배치

비즈니스 요구 사항 및 일정 등의 주요 결과물에 대 한 초기 계획을 만드는 즉시 변경 제어 프로세스를 적용 해야 합니다. 프로젝트 팀과 관련자 및 프로젝트의 변경 내용에 영향을 받는 다른 사용자는 먼저 변경 관리 계획을 검토 하 고 승인 해야 합니다.

프로젝트의 전반적인 성공에 영향을 거의 주지 않는 작은 변경 내용은 요구 사항 또는 중요 경로 일정 중요 시점에 rigors 동일 하 게 적용 될 수 없습니다. 프로젝트 변경 관리 계획에는 PCR (공식적인 프로젝트 변경 요청)이 필요한 경우의 상태가 필요 합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

  • 일정 및 예산 변경에 대 한 임계값은 무엇 인가요?

  • 변경 요청을 항상 필요로 하는 변경 사항이 있나요?

  • 변경 관리 프로세스에서 건너뛸 수 있는 변경 사항

여기에서 한 가지 주의할 점은 큰 변화가 없는 작은 범위 변경 일 수 있는 경우가 많습니다. PCR 조건을 정의할 때이를 고려 합니다. 예를 들어 변경 관리 계획은 주 버전 또는 부 버전 등의 변경 요청 범주를 정의 해야 합니다.

  • 주요 변경 내용    이는 PCR로 문서화 되었습니다. 주요 프로젝트 변경 내용:

    • 중요 한 중요 시점이 나 전체 프로젝트 끝 날짜를 특정 시간 백분율이 나 기간으로 연기 하 여 요구 사항 또는 작업 항목에 영향을 줍니다. 각 프로젝트에 대해 주요 변경 조건을 정의 해야 합니다.

    • 추가 자금 필요 (비용을 달러 단위로 또는 백분율로 표시) 각 프로젝트에 대해 금액을 정의 해야 합니다.

  • 사소한 변경    이러한 루틴 변경에는 PCR이 필요 하지 않습니다. 사소한 변경:

    • 요금제에 중대 한 영향을 주지 않습니다. 프로젝트 의존 관계를 사용 하 여 중요 시점이 나 작업의 완료 날짜를 연장 하지 않습니다.

    • 부정적인 재정 영향은 없습니다. 결과적으로 프로젝트 예산 분산이 발생 하지 않습니다.

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변경 요청 평가를 위한 팁

또한 프로젝트 변경 관리 계획에는 변경 요청이 평가 되는 방법에 대 한 정보도 포함 되어야 합니다. 이 평가에 대 한 조건은 필요에 따라 결정 되어야 하므로 합의에는 시간이 낭비 되지 않습니다. 이 매개 변수를 설정 하면 전반적인 비즈니스 목표 및 이점과의 균형을 유지 하는 데 도움이 됩니다.

다음은 변경 요청을 평가할 때 고려해 야 할 몇 가지 일반적인 질문입니다.

  • 이 변경 사항이 비즈니스 요구 사항을 추가 하거나 변경 합니까?

  • 해결 방법 또는 전체 프로젝트 성공을 위해이 변경이 필요 한가요?

  • 이 변경으로 자금의 증가가 필요 합니까?

  • 프로젝트 완료 날짜를 지연 시킬 예정 입니까?

  • 이 변경 내용이이 프로젝트에 부정적인 영향을 줄 수 있지만,이로 인해 중요 한 비즈니스 측면을 활용 하 여 가치가 있는 것을 경험할 수 있습니다.

  • 이 변경 내용을 enacting 하 여 연기 하는 것이 좋습니다. 지연으로 인해 회사의 비용에 대 한 비용 절감이 완료 되나요?

  • 영향을 받는 모든 관련자를 고려 하 고 변경 사항을 보증 하 고 있습니까?

  • 계약 결과가 고려 되나요? 예를 들어이 변경으로 인해 외부 공급 업체와의 약정을 달성 하지 못할 수 있습니다.

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프로젝트 변경 요청 승인

요청 된 변경 내용을 승인 하거나 승인할 수 없는 사람을 정의 하는 것도 중요 합니다. 일상적인 변경은 효율적으로 처리할 수 있도록 다양 한 권한 수준을 정의 하는 것이 일반적 이지만, 중요 한 변경 사항에는 필요한 관리 수준이 부여 됩니다.

제안 된 변경 내용이 프로젝트 범위에 영향을 주는 경우 프로젝트 스폰서의 승인이 필요한 비즈니스 의사 결정으로 고려해 야 합니다. 범위에 영향을 주지 않는 경우 프로젝트 팀과 후원자는 프로젝트 관리자가 특정 한 제한 범위 내에서 변경을 승인할 수 있는 능력을 결정할 수 있습니다. 일부 프로젝트의 경우 변경 제어 보드를 만들고 convened 하 여 변경 요청을 검토 하 고 승인 합니다. 조직에 다양 한 유형의 변경 요청을 처리 하는 다양 한 변경 제어 보드가 있을 수 있습니다. 예를 들어 기술 변경 컨트롤 보드는 기술 문제를 확인할 수 있습니다.

변경 요청을 승인 하기 위한 지침을 요약 하는 방법 중 하나는 아래와 같은 테이블에 있으며, 예제 프로젝트를 기반으로 합니다.

변경 유형

일반 설명

조건

결재자

PCR 필수 사항

최대

프로젝트 범위, 일정 또는 예산에서 중요 한 변경을 나타냅니다.

새 요구 사항 및 기존 비즈니스 요구 사항에 대 한 확장 추가

14 일 이상 지연 시간을 예약 하거나 프로젝트 종료 날짜를 지연 시킵니다.

$10만 이상의 추가 자금 필요

프로젝트 변경 컨트롤 보드

최대

프로젝트 범위, 일정 또는 예산 변화를 나타냅니다.

비즈니스 요구 사항에 대 한 설명이

프로젝트 종료 날짜에 영향을 주지 않는 14 일 미만의 일정 지연

$10만 미만의 추가 자금 필요

프로젝트 관리자

최소

프로젝트에 영향이 거의 없거나 전혀 없는 루틴 변경

중요 시점 완료 날짜를 변경 하지 않습니다.

프로젝트 예산에 미치는 영향이 $X 보다 작거나 X%입니다.

프로젝트 관리자

아니요

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big payoff

프로젝트 팀은 항상 프로젝트 실행에 anxious, 효과적인 계획의 비용을 들 수 있습니다. 바로 가기를 작성 하 고 생각 하는 것으로 생각 하는 것이 좋습니다. 변경이 발생 하기 전에 적절 하 게 개발 된 변경 제어 프로세스가 있다면 큰 payoffs이 고 전반적인 프로젝트 결과가 더 나은 것입니다. subjectivity을 사용 하면 프로젝트 팀이 효율적이 고 효과적으로 변동을 처리할 수 있습니다. 프로젝트 팀 구성원 및 관계자가 수락한 세부 변경 관리 계획에 따라 시간과 비용을 절약할 수 있으며, 프로젝트 관리자에 게는 충분 한 내용이 없습니다.

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저자 소개     홍길동 Suchan은 엔터프라이즈 수준의 비즈니스 이니셔티브 overseeing 프로젝트 관리 방법론을 개발 하 고 있는 프로그램 관리자입니다. 서울, 인천에는 홍길동이 있습니다.

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