프로젝트 변경 요청을 평가하는 방법

저자: Jane Suchan, PMP

제어되지 않은 변경은 프로젝트 관리자가 가장 주의해야 할 사항 중 하나입니다.     이런 이유로 견고한 변경 관리 프로세스는 프로젝트 관리자에게 도움이 됩니다. 이러한 종류의 프로세스를 구현하면 필요한 일정과 합의된 예산 내에서 고객이 요청한 사항을 제공할 수 있습니다. 변경 제어를 사용하지 않으면 프로젝트 범위가 움직이는 목표가 되어 프로젝트 성공 요소 중 하나 이상을 놓칠 위험이 있습니다. 특히 프로젝트 범위와 관련해서 변경 관리 및 제어 기능은 목표에 도달하기 위한 관건이며 프로젝트 관리자의 일반적인 성과 지표입니다. 프로젝트 변경은 불가피하며, 발생할 때(발생할 경우 아님) 처리할 준비가 되어 있어야 합니다.

변경 관리 및 관료제 균형 조정

프로젝트 관리자의 당면 과제 중 하나는 지나친 관료제를 피하는 동시에 프로젝트 변경을 적절하게 제어해야 하는 것입니다. 질문은 티핑 포인트(tipping point)가 어디인가 하는 것입니다. 모든 프로젝트는 고유하기 때문에 변경 제어의 긍정적인 측면보다 부정적인 측면이 더 커지는 지점은 프로젝트마다 다릅니다.

일부 이해 관계자 또는 프로젝트 팀 구성원조차 변경 제어 구현이 범위 증가를 방지하기 위한 것이며 유연하게 고객과 비즈니스에 최선을 다하지 않는다고 여길 수 있습니다. 이러한 인식을 없애는 것이 중요합니다. 변경 제어 구현은 그 반대의 의미가 있다고 알려주세요. 즉, 요청된 변경을 일관성 있게 평가하기 위한 효율적인 프로세스를 구현하는 것입니다. 변경이 좋은 아이디어로 간주되는 경우 필요에 따라 대응하는 프로세스가 구현됩니다.

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프로젝트 변경 관리 계획

빠르게 대응할 수 있도록 프로젝트 변경 관리 계획에서는 편차가 발생할 경우 나타나는 결과를 설명합니다. 프로젝트 변경 관리 계획은 변경을 차단하기 위한 것이 아니라 변경이 어떻게 전달되고, 결정은 어떻게 내려지며, 프로젝트가 그에 따라 어떻게 조정되는지를 지정하는 프로세스를 간략하게 설명하기 위한 것입니다.

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변경 제어 구현

비즈니스 요구 사항, 일정 등의 주요 결과물에 대한 초기 계획을 만드는 즉시 변경 컨트롤 프로세스를 적용해야 합니다. 적용하기 전에 프로젝트 팀과 이해 관계자, 그리고 프로젝트의 변경에 영향을 받는 모든 사람이 변경 관리 계획을 검토하고 승인해야 합니다.

전반적인 프로젝트 성공에 거의 영향을 주지 않는 사소한 변경은 요구 사항이나 요주의 경로 일정 중요 시점과 같은 까다로운 절차가 필요하지 않아야 합니다. 프로젝트 변경 관리 계획에서 공식적인 PCR(프로젝트 변경 요청)이 필요한 경우를 명시해야 합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

  • 일정 및 예산 변경의 임계값은 무엇인가요?

  • 항상 변경 요청이 필요한 변경이 있나요?

  • 변경 관리 프로세스에서 무시할 수 있는 변경은 무엇인가요?

여기서 주의할 사항은 크고 명확한 변경 하나가 아니라 작은 범위의 많은 변경이 문제가 된다는 점입니다. PCR 조건을 정의할 때 이 점을 고려해야 합니다. 예를 들어 변경 관리 계획에서 주요 변경, 사소한 변경 등의 변경 요청 범주를 정의해야 합니다.

  • 주요 변경     PCR로 문서화해야 합니다. 주요 프로젝트 변경:

    • 요주의 경로의 요구 사항 또는 작업 항목에 영향을 주며 중요 시점 또는 전체 프로젝트 완료 날짜를 특정 시간 백분율이나 기간만큼 지연합니다. 각 프로젝트에 대해 주요 변경 조건을 정의해야 합니다.

    • 추가 자금(달러 또는 예산 백분율)이 필요합니다. 각 프로젝트에 대해 금액을 정의해야 합니다.

  • 사소한 변경    일상적인 변경에는 PCR이 필요하지 않습니다. 사소한 변경:

    • 계획에 큰 영향을 주지 않습니다. 프로젝트 의존 관계가 있는 작업이나 중요 시점의 완료 날짜를 연장하지 않습니다.

    • 재무에 부정적인 영향을 주지 않습니다. 그 결과로 프로젝트 예산 차이가 발생하지 않습니다.

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변경 요청 평가 팁

프로젝트 변경 관리 계획에는 변경 요청 평가 방법에 대한 정보도 포함되어야 합니다. 시간 낭비 없이 합의에 도달할 수 있도록 필요하기 전에 이 평가 조건을 결정해야 합니다. 이러한 매개 변수를 설정하면 전반적인 비즈니스 목표 및 혜택과 변경 간에 적절한 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다.

변경 요청을 평가할 때 고려해야 할 몇 가지 일반적인 질문은 다음과 같습니다.

  • 이 변경이 비즈니스 요구 사항에 추가되나요, 아니면 수정하나요?

  • 해결 방법이 있나요, 아니면 이 변경이 프로젝트의 전반적인 성공에 반드시 필요한가요?

  • 이 변경으로 인해 자금을 늘려야 하나요?

  • 이 변경으로 인해 프로젝트 종료 날짜가 지연되나요?

  • 이 변경으로 인해 프로젝트에 부정적인 영향을 줄 수도 있지만 그럴 가치가 있는 중요한 비즈니스 이점이 있나요?

  • 이 변경을 지연하는 것보다 지금 적용하는 것이 합리적인가요? 지연하면 결국 회사에서 더 많은 비용을 지불하게 되나요?

  • 영향을 받는 모든 이해 관계자가 고려되었으며 변경을 승인하나요?

  • 고려할 계약 관련 영향이 있나요? 예를 들어 이 변경으로 인해 외부 공급업체와의 약정이 불이행되나요?

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프로젝트 변경 요청 승인

요청된 변경을 누가 승인할 수 있거나 승인할 수 없는지를 정의하는 것도 중요합니다. 일상적인 변경은 효율적으로 처리할 수 있는 반면 중요한 변경은 관리자가 충분히 주의할 수 있도록 다양한 권한 수준을 정의하는 것이 일반적입니다.

제안된 변경이 프로젝트 범위에 영향을 주는 경우 프로젝트 스폰서의 승인이 필요한 비즈니스 의사 결정으로 고려해야 합니다. 범위에 영향을 주지 않는 경우 프로젝트 관리자가 특정 제한 내에서 변경을 승인할 수 있는지 여부를 프로젝트 팀과 스폰서가 결정할 수 있습니다. 일부 프로젝트의 경우 변경 관리 위원회를 만들고 정기적으로 모여 변경 요청을 승인합니다. 조직에는 다양한 유형의 변경 요청을 처리하는 여러 다른 변경 관리 위원회가 있을 수 있습니다. 예를 들어 기술 변경 관리 위원회는 기술적인 문제를 확인할 수 있습니다.

변경 요청 승인과 관련된 지침을 요약하는 한 가지 쉬운 방법은 예제 프로젝트를 기반으로 하는 아래와 같은 표를 사용하는 것입니다.

변경 작업 유형

일반 설명

조건

승인자

PCR 필요 여부

주요 변경

프로젝트 범위, 일정 또는 예산의 중요한 변경을 나타냅니다.

새 요구 사항이 추가되었거나 기존 비즈니스 요구 사항이 확장되었습니다.

일정이 14일 이상 지연되었거나 프로젝트 종료 날짜가 지연됩니다.

$100,000 이상의 추가 자금이 필요합니다.

프로젝트 변경 관리 위원회

예/Yes

주요 변경

프로젝트 범위, 일정 또는 예산의 변경을 나타냅니다.

비즈니스 요구 사항을 설명합니다.

일정이 14일 미만 지연되었지만 프로젝트 종료 날짜에 영향을 주지 않습니다.

$100,000 미만의 추가 자금이 필요합니다.

프로젝트 관리자

예/Yes

사소한 변경

프로젝트에 거의 또는 전혀 영향을 주지 않는 일상적인 변경입니다.

중요 시점 완료 날짜를 변경하지 않습니다.

프로젝트 예산에 미치는 영향이 $X 또는 X%보다 작습니다.

프로젝트 관리자

아니요/No

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큰 보상

프로젝트 팀은 때로는 효과적인 계획을 생략하더라도 빨리 프로젝트를 실행하려고 합니다. 지름길은 유혹적이며 진행하면서 문제를 해결할 수 있을 것이라고 착각합니다. 변경이 발생하기 전에 효과적인 변경 관리 프로세스를 구현하면 큰 보상이 있으며 전반적인 프로젝트 결과가 향상됩니다. 변경 관리에서 주관적인 판단을 배제하면 프로젝트 팀이 효율적으로 변동을 처리할 수 있습니다. 프로젝트 팀 구성원과 이해 관계자가 승인했으며 신중하게 계획된 자세한 변경 관리 계획은 프로젝트 관리자에게 항상 부족한 시간과 비용을 절약하는 데 도움이 됩니다.

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저자 소개     Jane Suchan은 엔터프라이즈급 비즈니스 이니셔티브 감독 및 프로젝트 관리 방법 개발 경험이 있는 프로그램 관리자입니다. Jane은 워싱턴 시애틀에서 거주하고 있습니다.

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