프로젝트 변경 관리 프로세스에 차이 추적 통합

저자: Jane Suchan, PMP

프로젝트 관리는 달성하려는 목표를 파악하고, 이 목표를 위해 수행해야 하는 작업의 할 일 모음을 만들고, 소요 시간을 결정하고, 예상 비용을 계산하는 과정입니다.     간단하게 들리겠지만 정말 어려운 부분은 이 모두를 추적하는 것입니다. 프로젝트가 일정대로 실행되고 있나요? 일정보다 먼저 완료될까요? 예산 미만인가요? 모든 작업이 완료될 때도 예산 미만일까요?

프로젝트 상태를 평가하는 한 가지 방법은 원래 프로젝트 계획과 실제 상황 간의 차이를 추적하는 것입니다. 이 간격을 차이라고 하며 의도한 금액 또는 예산 편성된 금액과 실제 지출 금액의 비교입니다. 차이 분석은 실제 프로젝트 결과를 계획 또는 예상 결과와 비교하는 작업으로, 프로젝트 진행 상황을 수량화하는 한 가지 방법입니다.

차이 계획: 초기 계획 설정

프로젝트 차이를 확인하려면 시작점을 정해야 하며, 이것이 초기 계획입니다. 이렇게 하지 않으면 움직이는 목표를 추적하고 제어하려는 것과 같습니다. 차이 추적과 보고를 시작하기 전에 설정해야 하는 두 가지 주요 초기 계획은 비용과 일정입니다. 그러나 이 작업을 실행하려면 먼저 프로젝트 범위를 확실히 해야 합니다.

작업 분석 결과 구조를 사용하여 범위 만들기

범위 초기 계획에는 모든 프로젝트 결과물이 포함되므로 수행해야 하는 모든 작업을 식별합니다. 범위를 문서화하는 한 가지 방법은 프로젝트 결과물의 계층적 보기인 WBS(작업 분석 결과 구조)를 만드는 것입니다. 계층 구조 아래의 각 수준은 점점 더 자세한 결과물 설명을 나타냅니다. 예를 들어 새 주택 건축의 WBS에는 기반, 골조, 지붕, 전기 및 배관 시스템, 조경 계획, 아키텍처 도면, 검사 허가 등이 포함됩니다.

일정 및 비용 초기 계획 설정

먼저 범위를 결정해야 일정 및 비용 초기 계획을 설정할 수 있습니다. 프로젝트 결과물이 명확하지 않으면 소요 시간이나 예상 비용을 결정할 수 없습니다.

일정 초기 계획은 승인된 프로젝트 일정으로, 일정 성과를 측정 및 보고하기 위한 기준입니다. 비용 초기 계획은 승인된 시간대별 예산으로, 비용 성과의 측정 기준입니다. 특정 프로젝트 기간 또는 단계의 비용을 추가하여 결정되며, 프로젝트 작업에 비용을 할당해야 합니다. 프로젝트 구성 요소에 비용을 할당할 경우 시간은 걸리지만 이해 관계자와 프로젝트 스폰서가 관심을 가질 비용-성과 보고를 보다 정확하고 자세히 수행할 수 있습니다.

일정 및 비용 초기 계획을 설정하려면

  1. WBS에서 각 결과물을 생성하는 활동 및 작업을 식별하여 일정을 만듭니다.

  2. 각 작업의 자원을 식별합니다. 제약 조건이나 현실적으로 각 사용자가 이 프로젝트에 참여할 수 있는 시간을 고려합니다.

  3. 각 작업을 완료하는 데 걸리는 시간(시간 또는 일)을 예상합니다.

  4. 각 자원의 시간 단위 또는 일 단위 평균 요율 및 작업과 관련된 고정 비용을 사용하여 각 작업의 비용을 예상합니다.

  5. 다른 작업에 종속된 작업을 확인하고 요주의 경로를 작성합니다.

  6. 비용 초기 계획을 작성합니다. 프로젝트의 비용 성과를 측정할 시간대별 예산입니다. 이렇게 하려면 작업별 또는 기간별 예상 비용을 추가합니다.

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차이 발생 시 대응: 변경 제어

범위, 일정 및 비용 초기 계획을 설정한 후 팀에서 이러한 계획의 차이를 관리하기 위해 수행할 단계를 만듭니다. 이 정보는 프로젝트 변경 관리 계획이 됩니다. 이 계획은 PCR(프로젝트 변경 요청)이 필요한 시기, 차이를 문서화하고 승인을 받기 위해 제출하는 방법, 변경 요청이 승인된 후 수행되는 작업을 정의합니다.

차이 계산은 PCR이 필요한지 여부 및 프로젝트 일정 또는 비용 초기 계획을 변경할지 여부를 확인하는 데 사용됩니다. 차이는 양수 또는 음수일 수 있습니다.

  • 차이가 양수이면 프로젝트가 일정보다 빠르거나 예산 미만임을 나타냅니다. 양수 시나리오를 사용하여 음수 영역에 돈과 자원을 다시 할당할 수 있습니다.

  • 차이가 음수이면 프로젝트가 일정보다 늦거나 예산 초과이며 조치를 수행해야 함을 나타냅니다. 예산을 늘리거나 이익률을 낮춰서 적용해야 할 수도 있습니다.

차이 임계값은 프로젝트 변경 관리 계획의 중요한 구성 요소입니다. 프로젝트에 대한 자료 변경 내용을 구성하므로 PCR에 설명서 및 승인이 필요합니다. 일부 PCR은 범위, 일정 또는 예산이 다시 설정됩니다. 이는 중요한 작업으로, 완료하는 데 상당한 시간이 걸릴 수 있으며 프로젝트 조직 상하에서 승인을 받아야 합니다.

전체 프로젝트 기간 동안 비용 및 일정 차이를 추적하면 취약한 부분(반복 변경이 발생하는 영역)을 식별하고 적절하게 대응하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 테스트 팀에서 지속적으로 지연이 발생하는 경우 일정을 유지하기 위해 추가 자원을 배정해야 할 수 있습니다.

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한 단계 더 진척: 진척 상황 분석

프로젝트 차이에 대한 토론을 완료하려면 지정된 시간의 비용 및 일정을 예상하는 프로젝트 관리 기술인 진척 상황을 언급해야 합니다. 진척 상황 분석은 완료된 작업을 설정된 초기 계획과 비교합니다. 현재 프로젝트 성과를 평가하고 필요에 따라 과정을 수정하는 데 도움이 됩니다.

진척 상황 분석을 수행하려면 계획된 작업에 대한 WBS, 자세한 프로젝트 일정 및 예산(단계별 또는 기간별)이 있어야 합니다.

진척 상황과 관련된 질문

진척 상황 분석은 언제든지 다음 세 가지 주요 질문을 통해 프로젝트 상태를 측정합니다.

  • 예상 상황: 작업하는 데 어느 정도의 금액이 필요한가요?

  • 진척 상황: 실제로 무엇이 완료되었나요?

  • 실제 비용: 작업을 완료하는 데 어느 정도의 비용이 들었나요?

PV(예상 상황)는 계획된 작업의 예산 편성 비용입니다. EV(진척 상황)는 완료된 작업의 모든 예산 편성 비용의 합계입니다. AC(실제 비용)는 생성된 작업에 소요된 비용입니다.

진척 상황 분석에 대한 자세한 정보

진척 상황을 설명하는 가장 쉬운 방법은 예제를 살펴보는 것입니다. 예산이 $100,000인 4개월 프로젝트를 관리하고 있다고 가정하겠습니다. 3개월 후에 팀이 작업을 절반밖에 완료하지 못한 것을 확인했으므로 EV는 $50,000입니다. 프로젝트 일정에 따르면 작업의 75% 정도가 지금쯤 완료되었어야 하므로 PV는 $75,000입니다. 또한 팀이 지금까지 $90,000를 지출한 것을 알고 있으므로 AC는 $90,000입니다.

이러한 수치를 사용하여 비용 및 일정 차이를 계산할 수 있습니다. CV(비용 차이)는 수행된 작업의 실제 비용과 프로젝트 예산 간의 차이를 측정합니다.

CV = EV – AC    

SV(일정 차이)는 프로젝트 일정과 비교하여 실제 진행 상황을 측정합니다.

SV = EV – PV    

위의 예제에서 이 프로젝트의 비용 차이는 $50,000 – $90,000 = $40,000입니다. 일정 차이는 $50,000 – $75,000 = $25,000입니다.

프로젝트 관리자라면 누구든지 프로젝트에서 예산의 90%를 지출했는데 작업은 50%밖에 완료하지 못한 것을 알 수 있습니다. 프로젝트가 일정보다 지연되었으며 완료 시간까지 예산을 초과하므로 변경이 필요합니다. 프로젝트 관리자는 범위를 줄이거나, 일정을 연장하거나, 작업을 완료하기 위한 추가 자금을 확보해야 합니다.

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차이 추적 시작

차이 추적을 프로젝트 관리에 통합하는 것은 비교적 간단하지만 체계적인 접근이 필요합니다. 프로젝트가 배정되면 스폰서와 협력하여 범위, 예산 및 일정을 설정합니다. 그런 다음 팀과 협력하여 차이 임계값을 식별하고 임계값을 초과할 경우 차이를 처리하는 방법을 설명하는 강력한 변경 관리 계획을 만듭니다. WBS를 작성하고 자세한 프로젝트 일정을 정의한 후 프로젝트 일정과 예산을 설정할 수 있습니다. 모든 구성 요소가 준비되면 차이 추적을 시작하고 변경 관리 계획을 실행할 수 있습니다.

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저자 소개     Jane Suchan은 엔터프라이즈 비즈니스 이니셔티브 관리 및 프로젝트 관리 방법 개발 경험이 있는 프로그램 관리자입니다. Jane은 워싱턴 시애틀에서 거주하고 있습니다.

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