프로젝트 관리 목표: 프로젝트 정보 교환

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뷰 시나리오 아트 개요

통신은 프로젝트의 성공과 실패를 결정하는 가장 중요한 요소입니다. 이제 소규모 팀에서 단일 프로젝트를 진행하거나 대규모 조직에서 여러 프로젝트를 진행하며 전 세계와 통신해야 하는 경우에도 Project 2010을 사용하여 프로젝트 정보를 훨씬 쉽게 교환할 수 있습니다.

또한 Project가 SharePoint에 통합되므로 Project Server가 없어도 프로젝트 정보를 공유할 수 있습니다.

이 문서는 프로젝트 로드맵의 여러 프로젝트 관리 목표 중 하나입니다.

프로젝트 관리 예 . .

과제: 새 프로젝트를 관리하고 관계자와 정기적으로 연락하라는 과제를 받았습니다. "관계자"라는 단어를 찾아보면서 관계자가 관리자를 의미하는 것만은 아니라는 사실을 문득 깨달았습니다. 즉, 관리자부터 외부 공급업체, 조직의 CEO에 이르는 프로젝트에 관련된 모든 사람을 의미합니다. 또한 프로젝트의 진행 상황을 알아야 하는 사람은 중요한 관계자뿐만이 아니라는 것도 알게 되었습니다. 팀도 이 정보를 알아야 합니다. 갑자기 통신이 복잡하게 느껴집니다.

가장 중요한 일을 먼저 해야 합니다. 관계자의 통신 요구 사항을 분석하세요. 최고의 통신을 구현하려는 대부분의 기업이 효과적 통신은 여러 방식으로 이루어진다는 점을 인식하지 못하기 때문에 실패를 경험합니다. Excel을 사용하여 누가 무엇을 어느 정도로 알아야 하는지를 이해할 수 있는 영향/이해의 사분면 차트를 만들 수 있습니다. 이 차트에서 볼 수 있듯이 프로젝트 결과에 대해 가장 큰 영향력을 가지고 있고 프로젝트에 대해서도 가장 큰 영향력을 가진 사람의 통신 요구 사항이 가장 중요합니다.

Excel 영향력 표 이미지

다행히 조직 전체에 Microsoft Project 2010을 설치한 것을 알게 되었고 강력한 통신 기능을 시험해 보려고 했습니다. 조직의 숙련된 프로젝트 관리자에게 연락해서 프로젝트 관리의 기본 사항을 도와줄 것을 요청하고 팀 업무를 위해 Project의 고급 보고 및 추적 기능에 대한 유용한 조언을 받았습니다. 프로젝트 업데이트를 받기 위해 요청 전자 메일을 보내고 직접 찾아가는 일은 상당히 번거로웠습니다.

관계자 분석을 마친 후 전송할 정보의 유형에는 특정 Office 응용 프로그램이 더 적절하다고 결정할 수 있습니다. 다음은 Office 응용 프로그램과 관계자의 요구 사항에 따라 있을 수 있는 장/단점을 요약한 표입니다.

응용 프로그램

장점

단점

Excel

분석 결과 및 진척 상황 등 고급 분석을 위해 Project에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 자세한 내용은 Project의 고급 분석 기능을 참고 하세요.

개괄적인 세부 정보를 제시하는 것이 보다 적절한 경우에 복잡한 그래프를 너무 쉽게 만듭니다.

Word

Word 문서는 특히 초기 계획 사양 문서를 만들고 공유 해야 하는 경우 시작 단계 중에 프로젝트 수명 주기를 통해 사용할 수 있습니다.

진행 중인 프로젝트 성과를 시각적 프레젠테이션으로 확인하고자 하는 관계자가 있을 경우 Excel, Project 또는 Visio가 더 적절할 수 있습니다.

Project

Microsoft Project에는 시간 표시 막대, 팀 계획 기능, 데이터 내보내기 기능을 비롯 하 여 모든 수준의 관련자를 위한 기본 제공 프레젠테이션 도구가 있습니다. 프로젝트 정보를 보고 발표 하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

Project가 관계자의 컴퓨터에 설치되어 있지 않을 수 있으며, 설치되어 있더라도 데이터가 지나치게 복잡할 수 있습니다. 경영 관계자에게 정보를 전달할 때는 시간 표시 막대, 시각적 보고서와 같은 Project의 고유한 보고 기능을 사용하는 것이 더 적절할 수 있습니다.

SharePoint

SharePoint 작업 목록을 시작한 경우에는 프로젝트에 가져올 수 있습니다. 한 작업 목록의 변경 내용이 다른 작업 목록에 반영 됩니다. Project로 SharePoint 사용에 대해 자세히 알아보세요.

배포에 회사 자산을 투자할 수 있는 IT 부서 또는 IT 공급업체가 필요합니다. 하지만 클라우드에서 배포하면 SharePoint에서 관리하는 번거로움을 최소화할 수 있습니다.

Project Server

엔터프라이즈 통신 및 보고를 위해 특히 포트폴리오 수준에서 Project Server에는 고급 통신 및 보고 도구가 있습니다. Project Server에 대해 자세히 알아보세요.

직원 수가 적은 소규모 기업에서는 Project Server를 배포하기가 어려울 수 있습니다. Project Server를 효과적으로 사용하려면 조직이 비즈니스 프로세스, 방법론, 프로젝트 관리 기능을 이해하고 조직의 현재 위치와 서버를 최대한 활용하기 위해 지향해야 할 위치 간의 차이를 구성하고 관리할 방법을 알아야 합니다.

PowerPoint

상위 수준의 관련자에 게 프레젠테이션을 만드는 데 적합 합니다. 유효한 프레젠테이션을 위해 PowerPoint를 사용 하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

공급업체, 분석가, 엔지니어는 자세한 차트를 작성하는 데 Excel과 같은 응용 프로그램이 더 적절할 수 있습니다.

Visio

비즈니스 및 제조 프로세스의 순서도를 작성하는 것이 유용한 프로젝트 시작 단계에 적합합니다. Visio를 사용하여 프로젝트 통신에 대한 순서도를 만드는 방법을 자세히 알아보세요.

경영진에게 제공하는 경우 표시되는 프로세스 정보가 너무 많을 수 있습니다.

Lync Server

모든 통신을 공동 작업, 만족, 어디서 나 액세스할 수 있는 조작으로 변환 하는 연결 된 팀 환경을 사용 하도록 설정 합니다.

배포에 회사 자산을 투자할 수 있는 IT 부서 또는 IT 공급업체가 필요합니다.

Office Online 프로그램 (클라우드)

Excel Online포함 된 워크시트 코드를 사용 하 여 회사 웹 페이지에 프로젝트 정보를 표시 하는 세련 되 고 간단한 방법입니다. Excel 블로그의 예제를 참조 하세요.

일부 회사에는 보안이 문제가 될 수 있습니다. 포함된 워크시트가 보안 웹 사이트에 나타나는지 또는 비공개(공용이 아님) OneDrive 폴더에서 표시되는지 확인하세요.

소셜 미디어

특히 프로젝트 초기 단계에서 프로젝트와 팀을 관리하는 데 Twitter, Facebook, 기타 소셜 미디어를 유용하게 사용할 수 있습니다. 프로젝트 관리에 소셜 미디어를 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

팀 구성원이 SharePoint 서버보다 보안이 취약한 정보를 공유하기를 꺼릴 수 있습니다.

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프로젝트 정보 교환

전달해야 할 일정 문제 확인

팀 구성원 및 관계자에게 정보를 성공적으로 전달하려면 일정 문제를 발견하는 것이 중요합니다.

진척 상황 정보 전달

진척 상황 정보를 확인하는 작업은 고급 단계이지만 프로젝트의 성과에서 강/약점을 발견하기에 매우 효과적인 단계입니다. 여기에서 얻는 개괄적 사실이 관계자가 보려는 내용입니다.

SharePoint 작업 목록과 프로젝트 작업 동기화

프로젝트를 이미 만든 경우 프로젝트 작업 목록과 SharePoint 작업 목록을 동기화할 수 있습니다. 한 작업 목록이 변경되면 다른 작업 목록에도 변경 사항이 반영됩니다.

SharePoint 목록을 Project 작업 목록으로 내보내기

SharePoint 작업 목록으로 시작한 경우 이 작업 목록을 Project로 가져올 수 있습니다. 한 작업 목록이 변경되면 다른 작업 목록에도 변경 사항이 반영됩니다.

SharePoint 프로젝트 작업 목록 만들기 및 관리

SharePoint에서 작업 목록을 설정한 경우 Project Server를 사용하지 않고도 작업을 추가하고, 해당 작업에 사용자를 지정하고, 작업을 관리할 수 있습니다.

Project 2010 없이 프로젝트 정보 보기

Project와 SharePoint를 사용하지 않고 다른 방법으로 프로젝트 정보를 볼 수 있으려면 다양한 형식과 도구를 사용하여 Project 정보를 내보내면 됩니다.

Project Web App을 사용하여 작업 속도 향상

조직에서 Project Server와 Project Web App을 활용하는 방법에 대해 알아보세요. 여기에 나와 있는 비디오를 통해 기본 사항을 확인할 수 있습니다.

Outlook 2010을 사용하여 팀과 통신

Outlook을 사용하여 팀에 전송하는 전자 메일의 효과를 극대화하는 모범 사례에 대해 알아보세요. 문제를 만드는 것이 아니라 해결할 수 있습니다.

웹 페이지에 Excel 통합 문서 포함

관계자가 최근 업데이트된 프로젝트 정보를 볼 수 있도록 인트라넷 사이트에 포함된 워크시트를 표시합니다. 통합 문서가 Windows Live OneDrive와 같은 공개 위치에 저장됩니다. OneDrive

Visio 다이어그램 만들기

Visio 2010을 사용하면 관계자에게 개략적인 프로젝트 정보를 전달할 수 있는 인상적인 차트를 만들 수 있습니다.

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