프로젝트 관리 목표: 프로젝트 정보 교환

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팀과 의사 소통

프로젝트 정보를 전달 하는 작업은 팀에서 상태 정보를 가져오거나 프로젝트 상태를 경영진에 게 알리는 등의 작업을 수행 하기가 쉽지 않은 경우가 많습니다.

프로젝트 정보를 교환 하 고 보고 하는 방법과 방법에 대해 알아보세요. 그렇지 않으면 효과적인 공동 작업이 제대로 완료 되지 않고 프로젝트의 성공률이 위험 해질 수 있습니다.

이 일련의 프로젝트 관리 교육 가이드에서 더 많은 항목을 확인하려면 프로젝트 관리 로드맵을 참조하세요.

시작하기 전 프로젝트 관리 팁

  • 관련자 나열    프로젝트를 시작 하기 전에 관계자가 누구 인지 확인 합니다. 프로젝트를 중단 하는 한 가지 방법은 프로젝트에 대 한 진행/중단에 영향을 주는 중요 한 관련자를 잊어버리는 것입니다.

  • 초기 의사 소통 계획 받기    프로젝트를 시작 하기 전에 의사 소통 전략과 프로세스를 프로젝트로 디자인 합니다. 더 나은 방법으로, 커뮤니케이션 프로세스가 프로젝트의 첫 줄에 작업으로 표시 되므로이 중요 한 공동 작업 부분이 모든 사람이 약속 하 게 됩니다.

  • 자주 통신    문제가 발생 하기 전에 일주일에 한 번 작업 상태 정보를 수집 하는 것이 좋습니다. 그 보다 자주 통신 하는 경우 팀 구성원은 추가 준비 시간 때문에 업데이트 보내기를 중지할 수 있습니다.

  • 문제 검색    아무 것도 들리지 않아 문제가 발생 한 것으로 보이는 것이 좋습니다. 최상의 실행 프로젝트에도 문제가 있습니다. 더 큰 문제를 해결 하기 전에 해당 작업을 찾아 보세요.

  • 적절 한 기술 사용    팀 구성원 및 관련자의 의사 소통 요구 사항을 이해 합니다. 예를 들어 작업 상태를 보고 하는 팀 구성원은 전자 메일 또는 Project Online을 사용 하 고 싶을 수 있지만, 경영진은 잘 표시 된 차트나 피벗 테이블을 선호 합니다. 통신 하는 데 사용할 수 있는 프로그램 목록은 다음과 같습니다.

응용 프로그램

장점

단점

Project

  • 모든 수준의 관련자에 대 한 기본 제공 프레젠테이션 도구가 있습니다.

  • 쉽게 이해할 시간 표시 막대 및 팀 플래너 보기

  • 데이터를 Excel 및 Visio로 내보내 복잡 한 데이터를 교환할 수 있습니다.

  • 회사에서 Project를 사용 하지 않을 수 있습니다.

  • 회사에서 작동 하는 프로젝트가 너무 작아서 강력한 일정 관리 소프트웨어를 활용할 수 없습니다.

Project Online

  • 조직 전반의 고급 통신 및 프로젝트 정보 보고에 가장 적합 합니다.

  • 여러 프로젝트의 상태 또는 프로젝트의 포트폴리오를 비교할 수 있습니다.

  • 작은 회사에는 Project Online을 설치 하 고 사용 하기 위한 컨설턴트의 도움이 필요할 수 있습니다.

Excel

  • 분산 분석 및 진척 상황 분석 등의 데이터를 Excel로 내보내 고급 분석할 수 있습니다.

  • 나중에 Project에 추가할 수 있는 상위 수준 인도품 이나 프로젝트의 초기 계획에 이상적입니다.

  • Excel에는 더 복잡 한 프로젝트에 대 한 자동화 된 예약 기능이 없습니다.

Word

  • 예산 및 인도품과 같은 계획 문서를 공유 해야 하는 경우 시작 단계에서 적합 합니다.

  • 임원 관계자를 위한 시각적 프레젠테이션에는 적합 하지 않습니다. Excel, Visio, PowerPoint 또는 Project의 고유한 보고서 기능을 대신 사용 합니다.

SharePoint

  • Project Server 없이 동기화 기능을 제공 합니다. 한 작업 목록에 대 한 변경 내용이 서로 반영 됩니다.

PowerPoint

  • 임원 관계자에 게 프레젠테이션을 만드는 데 적합 합니다.

  • 분석가와 엔지니어가 복잡 한 예산 분석을 위한 보다 자세한 차트를 원할 것입니다.

Visio

  • 임원 청중에 게 너무 많은 정보를 제공할 수도 있습니다. 대신 프로젝트의 자체 보고 기능을 사용 합니다.

Microsoft Teams

  • 다른 위치에 있는 팀에 이상적입니다. 인스턴트 메시지, 음성, 비디오 또는 온라인 모임 중에 프로젝트 정보를 공유할 수 있습니다.

  • IT 부서가 배포 해야 할 수 있습니다.

프로젝트 정보 교환

Project Online에서 상태 업데이트 확인

팀에서 project Online을 사용 하는 경우 프로젝트 진행 상황에 대해 팀과 통신 하기 전에 서버에서 작업 상태 업데이트를 다운로드 합니다.

초보부터 전문가 수준까지 단계별로 살펴보는 일정의 진행 상황 추적

진행률을 추적 하는 간단한 방법은 매우 복잡 한 방법입니다. 프로젝트 및 팀에 가장 적합 한 방법을 찾습니다.

획득 가치 정보 전달

진척 상황 정보를 수집 하는 것은 더욱 진보 되지만, 프로젝트 성능의 우수한 성과 문제점을 달성 하기 위한 매우 강력한 단계입니다. 이를 통해 얻은 상위 수준 팩트는 관련자에 게 표시 되는 내용입니다.

프로젝트 보고서 만들기

project를 사용 하면 다른 소프트웨어를 사용 하지 않고 원하는 모든 프로젝트 데이터를 그래픽 보고서로 만들어 사용자 지정할 수 있습니다. 프로젝트에서 작업 하는 동안에는 보고서가 최신 정보를 반영 하도록 변경 되며 수동 업데이트는 필요 하지 않습니다.

SharePoint 작업 목록과 동기화

팀 구성원은 SharePoint에서 일정을 보고 작업을 업데이트할 수 있으며 Project에 변경 내용이 표시 됩니다. 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

Office 365 사용

Office 365를 사용 하 여 프로젝트 정보를 전달 합니다. 인터넷이 연결되어 있는 PC에서 작업하는 경우 어디서나 정식 버전의 Word, Excel, PowerPoint 또는 OneNote를 사용하여 문서 작업을 수행할 수 있습니다.

서버에 작업 변경 내용 게시

작업을 변경할 경우 해당 변경 내용을 Project Online에 게시 하면 모든 사용자가 해당 작업을 계속할 수 있는 적절 한 정보를 포함할 수 있습니다.

Microsoft 팀과 통신

다른 사용자가 모임에 참가할 수 없는 경우 팀을 사용 하 여 프로젝트 정보를 공유 합니다. 프로젝트 계획을 공유 하기 위해 PowerPoint 슬라이드, Excel 시트 또는 OneNote 전자 필기장을 공유 합니다. 사용자는 사무실, 가정용 또는 모바일 장치를 사용 하 여 온라인 모임에 참가할 수 있습니다.

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