프로젝트 관리 목표: 인력 추가 및 작업에 배정

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프로젝트에 자원 추가

프로젝트에 사람을 배정할 때 다음 두 가지 사항에 유의하세요.

  1. 먼저 프로젝트 일정에 인력을 추가해야 합니다.

  2. 작업을 진행할 사람을 배정할 수 있습니다.

이 차이점은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 때 일반적인 혼동의 원인이 됩니다.

이 일련의 프로젝트 관리 교육 가이드에서 더 많은 항목을 확인하려면 프로젝트 관리 로드맵을 참조하세요.

시작하기 전 프로젝트 관리 팁

처음으로 프로젝트를 관리하는 경우: 처음으로 프로젝트를 관리하는 경우 작업을 추가하는 것 외에도 작업에 몇 명의 인력을 배정하고, 작업자의 공휴일과 휴가를 어떻게 처리하고, 전화 번호/전자 메일 주소/급여 정보 등의 개인 정보를 어디에 보관할지에 대해 고민해야 합니다.

여기에서 시작을 위한 팁을 알려 드립니다.

  • 작업에 어떤 유형의 자원을 배정할 수 있는지 알아보기    프로젝트 작업에 필요한 정보를 수집한 후 필요한 자원 유형을 확인합니다.

    • 사람 자원    보통 작업을 진행하는 사람들이라 생각하는 자원입니다. 프로젝트 관리자는 재료 및 장비의 반대 개념으로 이를 작업 자원이라고 부릅니다.

    • Enterprise 자원    조직에서 관리하고 공유하는 작업 자원입니다. Enterprise 자원은 Project Professional에서 사용됩니다.

    • 재료 자원    이러한 자원에는 작업을 완료하는 데 사용되는 컴퓨터나 기계가 포함됩니다.

    • 일반 자원    이러한 자원은 목수나 개발자 같은 특정한 개인이 아닌 작업을 위한 직원 배치 요구 사항을 지정합니다.

  • 자원 수에 따라 기간이 어떻게 변경되는지 고려 작업에 여러 자원을 배정하면 작업 기간이 줄어들 것이라 예상합니다. 그러나 대부분의 경우 작업에 인력을 추가하면 반대 효과가 나타날 수 있습니다. 비용이 추가되고 의사 소통이 늘어나며 그 밖에 비능률적인 결과가 발생할 수 있습니다. 예를 들어 새 유료 다리 건설 프로젝트에서 건축가의 수를 두 배로 늘린다고 디자인이 단축되지는 않습니다. Project에서는 작업에 자원을 추가한 후에 작업 기간이 어떻게 달라지는지 관리할 수 있습니다.

  • 작업자의 역량이 작업 기간에 미치는 영향 고려 작업자의 경험은 작업 기간에 직접적인 영향을 줄 수 있습니다. 경험이 5년인 사람이 2년인 사람보다 작업을 더 빨리 끝낼 것이라고 기대할 수 있습니다.

경험 많은 프로젝트 관리자인 경우: 프로젝트 규모가 커지면서 생각할 것도 많아집니다. 다른 부서에서 자원을 사용하고, 공급업체를 고용하고, 수백 명의 작업을 추적하고, 경영진을 위한 보고서를 생성하는 것은 물론 아직 생각해 본 적조차 없는 다른 수많은 복잡한 일들에 대해 고민해야 합니다. 다행히 Microsoft Project에서는 사용자에게 필요한 전문가 도구를 제공합니다.

전문 지식을 키우는 데 필요한 팁을 알려 드립니다.

  • 기간 예상 검토 및 조정    현재 프로젝트 및 유사한 프로젝트에 대해 수집한 정보를 사용하여 기간 예상을 조정합니다. 리소스 요구 사항(및 궁극적으로 프로젝트 비용) 예상의 정확성은 대체로 작업 기간 예상의 정확성에 따라 다릅니다.

  • 자원 진행 상황 추적    프로젝트의 작업자가 정기적으로 작업 상황 업데이트를 보내는지 확인합니다. Microsoft Project의 보기 및 보고서를 통해 다른 사람이 무엇을 하는지 지속적으로 추적할 수 있습니다.

  • 자원 초과 배정 문제 확인    여러 사람이 동시에 너무 많은 작업을 진행 중인 경우 Project를 통해 이를 확인할 수 있습니다.

  • 초기 계획 지속적 검토   

  • 초기 계획은 현재 진행 상황과 처음의 계획을 비교할 수 있는 프로젝트 스냅숏입니다.

  • 평준화를 통해 작업 분배    여러 사람이 동시에 너무 많은 작업을 진행 중인 경우 Project에서는 자원 배정을 보다 현실적으로 조정할 수 있습니다. 자원 배정 평준화는 작업 부하를 균형 있게 배정하는 방법입니다.

  • 추가 분석을 위해 Excel로 프로젝트 데이터 내보내기 Excel은 프로젝트 정보의 추가 분석이 필요할 때 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 고급 진척 상황 보고서를 얻기 위해 Excel로 작업 및 자원 정보를 내보낸 후 스파크라인을 사용해 정보를 표시하여 완료된 작업량 대비 비용이 어떻게 소비되고 있는지 알 수 있습니다.

    프로젝트 관리에서 스파크라인 사용

    새 기술로 직원 교육    대규모 조직에서는 새로운 기술과 다양한 환경의 작업에 대해 직원을 교육하는 데 시간과 비용을 투자합니다. 현재 직원을 교육하면 새로운 인력을 고용하는 것에 비해 비용 효율적으로 높은 성과를 얻을 수 있습니다.

1단계: 프로젝트에 인력 추가

프로젝트에 인력 추가

인력과 기타 자원을 추가해야 작업을 진행할 사람을 배정할 수 있습니다. 기타 자원에는 시멘트나 페인트 등의 재료 자원이나 항공 운임과 식사 등의 비용 자원이 포함될 수 있습니다.

프로젝트 달력의 작업일 변경

프로젝트에 인력을 추가한 후에 해당 작업 시간을 고려해 작업 달력을 변경합니다. Project에서는 대부분의 사용자가 표준 작업 시간인 월요일~금요일(오전 8시~오후 5시)에 작업하는 것으로 간주됩니다. 그러나 이 작업 일정을 반드시 따를 필요는 없습니다.

공휴일 및 휴가일 추가

누구에게나 휴일이 필요합니다. 누구나 아플 수도 있습니다. 그리고 누구나 휴일을 즐기고 싶어합니다. 일정에 휴일을 추가함으로써 이 예기치 않은 시간을 고려하는 방법을 알아봅니다.

자원 그룹을 사용한 인력 공유

자원 그룹에서 프로젝트에 인력을 추가할 수 있습니다. 자원 그룹을 사용하면 하나의 Project 파일에 인력에 대한 모든 정보를 보관할 수 있고, 이는 마스터 프로젝트 일부로 사용됩니다.

중요한 정보의 열 숨기기

급여 및 전화 번호와 같은 중요한 정보를 프로젝트에 추가하되 정보 손실 없이 보기에서 이 정보를 숨길 수 있습니다.

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2단계: 작업에 사람 및 기타 자원 배정

작업을 진행할 사람 배정

일정에 작업을 추가한 후에는 작업을 진행할 사람을 배정할 수 있습니다.

Gantt 차트 막대 옆에 작업 이름 표시

작업 이름이 Gantt 막대 옆에 표시되면 보다 쉽게 이해할 수 있습니다. 이 방식은 보고서와 모임에서 유용합니다.

사람 및 자료의 비용 입력

프로젝트에 인력을 추가할 때 해당 비용을 추가합니다. 그런 다음 작업을 진행할 사람을 배정하면 Microsoft Project에서 프로젝트의 비용을 자동으로 계산합니다.

상태 업데이트 확인

작업자가 자신의 작업 상태를 입력한 경우에는 Project에서 일정 변경 내용을 볼 수 있습니다.

프로젝트에서 작업자 제거

작업자가 더 이상 프로젝트에 참여하지 않거나, 퇴사했거나, 이름의 철자가 잘못되어 해당 작업자가 처음부터 존재하지 않은 경우에는 프로젝트에서 작업자를 제거해야 할 수 있습니다.

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3단계: 사람 및 기타 자원 관리

자원 보기에 적합한 보기 선택

작업에 사람을 배정한 후에 작업이 시작되면 Project의 다양한 보기를 사용하여 진행 상황을 모니터링하고 일정을 변경할 수 있습니다.

작업 기간 변경

작업량 문제를 해결하기 위해 작업 기간을 줄이는 방법이 있습니다.

작업량에 대한 작업자의 부담을 덜기 위해 작업 배분

프로젝트에서 작업자에게 동시에 너무 많은 작업이 배정되는 경우 Project에서 보다 균등하게 분배할 수 있습니다.

작업 종류의 작업량 고정 설정 변경

작업에서 인력을 추가 또는 제거하면 작업의 기간이 길어지거나 짧아집니다. 이것을 작업량 고정 일정이라고 합니다. 기간을 변경하지 않으려면 작업의 작업량 고정 설정을 변경할 수 있습니다.

일정의 진행 상황 추적

프로젝트의 작업 추적은 프로젝트를 정해진 시간에 완료하는 데 있어 굉장히 중요합니다. 또한 프로젝트에서 저지른 실수와 성공 사례에서 교훈을 얻을 수도 있습니다.

초기 계획 저장

상사가 원래 계획과 비교하여 프로젝트가 현재 어떻게 진행되고 있는지 물을 때 "모르겠습니다"라고 무성의하게 대답해서는 안 됩니다. 프로젝트를 시작하기 전에 원래 일정을 그대로 유지하는 초기 계획을 설정해 두면 이러한 사태를 방지할 수 있습니다.

팀과 의사소통

작업자의 일정을 변경한 후에 정보가 손실되지 않도록 변경된 내용을 알립니다.

작업자의 진행 상황에 대한 프로젝트 보고서 보기

프로젝트 진행 상황에 대한 그래픽 보고서를 만들고 사용자 지정합니다. 이 보고서를 Project에서 보거나 PowerPoint, Word 또는 Excel 등의 다른 응용 프로그램으로 내보낼 수 있습니다.

Lync를 사용하여 프로젝트 팀 구성원과 메신저 대화

작업에 대한 질문이 제기되는 경우 Project에서 몇 가지 방법으로 즉시 대답을 얻을 수 있습니다. 이름 위에 마우스를 놓고 메신저 대화 보내기를 클릭하여 Lync에서 메신저 대화 세션을 시작합니다.

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