프로젝트 관리의 목표: 비용 및 예산 관리

아이콘: 비용 관리

프로젝트에 예산 또는 프로젝트 성과 추적을 위한 비용 정보가 포함된 경우 이 정보를 보고 분석할 수 있어야 정보를 제대로 활용할 수 있습니다. 프로젝트에서 어디에 비용이 사용되는지 정확하게 파악하지 못하면 프로젝트는 곧 실패하여 수익을 내지 못하게 될 수 있습니다.

이 문서는 프로젝트 로드맵의 여러 프로젝트 관리 목표 중 하나입니다.

프로젝트 관리 예 . . .

예 1: 갑작스럽게 프로젝트 관리자가 된 경우   : 할 일이 많은데 갑자기 상사가 프로젝트 일정을 주고 프로젝트의 예산을 추적하라고 요청합니다. 이 경우 프로젝트를 만드는 데는 익숙하지만 Microsoft Project에서 비용을 추가하는 작업은 비용을 추적하는 작업만큼 매우 어렵게 느껴질 수 있습니다.

하지만 Microsoft Project에서 비용 추적은 프로젝트의 작업을 추적하는 것보다 어렵지 않습니다. 또한 상사가 복잡한 진척 상황 분석 또는 주요 포트폴리오 처리를 기대하는 것은 아닐 것입니다. 다음은 먼저 알아야 하는 몇 가지 기본 사항입니다.

  • 비용 파악     먼저 비용에 포함되는 항목과 포함되지 않는 항목을 파악해야 합니다. 모든 프로젝트에서 가장 중요한 비용은 프로젝트 인건비용, 컨설턴트 수수료 및 계약을 맺은 개인 및 조직의 공급업체 비용입니다.
    또한 시멘트, 합판, 비계, 중장비 및 컴퓨터와 같은 자재 관련 비용도 있습니다. 프로젝트와 관련한 출장 계획이 있는 경우에 프로젝트에 추가해야 하는 항공 운임, 자동차 렌트 비용 및 숙박비도 고려해야 합니다.

  • 비용 입력     지금까지 비용에 대해 알아보았습니다. 그러면 이 비용은 Microsoft Project의 어디에 입력해야 할까요? 이 문서 마지막 부분에 있는 링크를 참조하세요. 일반적으로 대부분의 비용 정보는 자원 시트에 입력합니다. 이 시트에서 비용이 시급 근로자, 급여 근로자, 컨설턴트 계약 비용, 프로젝트 자재의 고정 비용 또는 일회성 비용 등의 범주 중 어디에 속하는지 지정합니다.

  • 비용 정보 보기 자원이나 작업 또는 두 가지 모두의 비용을 입력한 후에는 입력된 비용을 조사하여, 비용 목표를 달성하기 위해 조정해야 하는지 알아볼 수 있습니다. 경우에 따라 관련자가 이 정보를 요청할 수 있습니다.

  • 비용 정보 보고    비용 정보를 깔끔하게 표시하는 빠른 방법은 비용 정보를 Excel로 내보낸 다음 스파크라인을 만드는 것입니다. 다음은 Project의 비용 테이블에서 비용 정보를 복사하여 Excel 2010에 붙여넣고 각 유형의 상대적 비용을 표시하는 스파크라인을 생성한 예입니다.
    간단한 방법으로 비용 추적

다음은 비용 산정 기술을 향상시키는 데 도움이 되는 세 단계입니다.

  1. 단순하게 시작    Project에서 기본 비용 관리 방법을 익히기 위해 모든 비용을 입력할 필요는 없습니다. 자원 시트를 사용하여 개인의 급여와 같은 기본 비용으로 시작하세요. 그런 다음 이 자원을 몇 가지 작업에 배정하여 기간 및 비용과 작업의 상관 관계를 알아보세요. 이제 프로젝트 탭을 클릭하고 프로젝트 정보를 클릭한 다음 고급을 클릭하여 프로젝트 정보 대화 상자를 엽니다. 프로젝트의 기간, 작업 및 비용에 대한 전체 값을 검토합니다. 자원 시트와 프로젝트 정보 대화 상자 간에 이동하면서 리소스 시트에서 급여를 변경하고 프로젝트 정보 대화 상자에서 합계 변화를 살펴봅니다.

    프로젝트 정보 대화 상자

  2. 기술 향상    비용에 익숙해지면 항공료, 호텔 숙박료, 예약 고정비 그리고 필요한 경우 케이터링, 텐트 전시 등과 같은 공급업체 비용을 추가합니다. Project의 더 강력한 예산 기능을 사용하려는 경우 이외에는 비용을 추적하거나 비용 초기 계획을 만들 필요가 없습니다.

  3. 전문가에게 배우기    다음 섹션에서 전문가는 비용을 어떻게 처리하는지 알아보세요(힌트: 따라 하지 못할 정도로 어렵지 않음).

예 2: 숙련된 프로젝트 관리자인 경우   : 여러분은 오랫동안 프로젝트 관리자로 일해왔으며 과거에 복잡한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용한 적 있습니다. 또한 BAC와 EAC의 차이점을 알고 있으며 프로젝트의 순 현재가치를 계산할 수 있습니다.

이제 이러한 작업을 Project 2010에서 수행하는 방법을 알고자 합니다. Project는 비용 및 비용 초기 계획의 변경을 관리하여 예산을 제어하는 강력한 기능을 제공합니다.

하지만 조직이 크고 복잡할수록 비용을 입력하고 분석하고 제어할 때 고려해야 할 사항이 많아집니다.

  • 기록 데이터 검토     비슷한 프로젝트의 비용 이력을 검토하면 현재 프로젝트의 비용을 더 효과적으로 예측할 수 있습니다. 조직에 PMO(Project Management Office)가 있는 경우 비용 및 예산 소요에 대해 논의하세요. 성숙한 프로젝트 관리 체계를 갖춘 조직의 특징 한 가지는 실수의 반복을 방지하고 성공을 계속 이어갈 수 있도록 과거 프로젝트의 기록을 잘 유지한다는 점입니다.

  • 비용 입력     대부분의 정보는 자원 시트에서 입력합니다. 이 시트에서 비용이 시급 직원 비용, 고정 비용 또는 프로젝트 자재를 위한 일회성 비용 중 어디에 속하는지 지정합니다. 프로젝트 관리에 수반되는 기타 비용인 계약 비용, 위험이 높은 작업에 대한 비용 또는 우발 손실 준비금, 보험 또는 채권 비용 등도 잊지 마세요.
    비용을 추적 및 관리합니다. 특히 진척 상황 분석 중이라면 작업에 배정된 자원에 대한 비용 정보를 입력해야 합니다. 또한 초기 계획도 설정해야 합니다.

    경고:  조직에는 계약 의무에서 발생하는 비용에 관련한 엄격한 정책이 있을 수 있습니다. 공급업체 등과 계약을 체결해야 하는지와 체결 가능한 계약의 종류에 관련하여 회사 정책을 완전히 숙지해야 합니다.

  • 초기 계획 만들기    비용 입력 후 초기 계획을 만들지 않으면 비용을 분석하거나 제어할 수 없습니다. 초기 계획은 모든 관련자가 승인한 계획입니다. Project에서는 프로젝트 탭에서 이 초기 계획을 설정합니다. Project로 초기 계획을 설정할 때는 비용에 대한 초기 계획만이 아니라 작업 기간 및 작업 예상에 대한 초기 계획도 설정한다는 사실을 염두하세요.

  • 항상 비용을 검토    자원, 작업 또는 둘 모두의 비용을 입력한 후에는 입력된 비용을 조사하여, 비용 목표를 달성하기 위해 조정해야 하는지 알아볼 수 있습니다. 경우에 따라 관련자가 이 정보를 요청할 수 있습니다.

  • 전문가의 도움을 받아 비용 요구 사항 검토     경험과 지식이 풍부한 팀원의 도움을 받아 작업 및 자원에 대한 예상 비용을 검토합니다. 규모가 큰 조직에서는 PMO(Project Management Office)를 활용하거나 전문 평가인에게 의뢰할 수 있습니다.

  • 진척 상황 파악    진척 상황은 프로젝트 전체 기간 동안 비용 변화를 분석하기 위한 산업 표준입니다. 프로젝트가 끝날 때쯤 예산 초과나 일정에 뒤처진 상황을 원하지 않을 것입니다.

  • 비용 정보를 다른 프로그램에 내보내기    비용 정보를 다른 프로그램에 내보내서 추가적으로 분석할 수 있습니다. 사용할 수 있는 빠른 도구는 Excel 2010의 스파크라인입니다. 다음 예는 Project에서 Excel로 복사한 진척 상황 정보에 대한 스파크라인입니다.

    스파크라인을 사용한 Excel의 EVM

    또한 Project에서 시각적 보고서를 사용하여 진척 상황에 대한 더 세련된 피벗 차트(일반적으로 S 곡선으로 지칭)를 만들 수도 있습니다.
    Excel의 진척 상황 표

  • ANOVA 또는 Monte Carlo를 사용하여 Project 데이터를 더 심층적으로 분석하고 고급 분석을 만들 수도 있습니다. 이렇게 Project 정보는 무한하게 분석할 수 있습니다.

이 문서의 내용

1단계: 프로젝트의 비용 입력 및 보기

2단계: 비용 관리

1단계: 프로젝트의 비용 입력 및 보기

자원 비용 입력

제일 먼저 프로젝트에 관련된 모든 사람, 장비 및 기타 자원에 대한 비용을 입력해야 합니다.

비용 보기

자원, 작업 또는 둘 모두의 비용을 입력한 후에는 비용 목표에 맞추기 위해 조정이 필요한지 알아보기 위해 입력된 비용을 조사할 수 있습니다.

비용 계산 방법 정의

실제 비용이 프로젝트에 청구되는 시점(예: 시작 날짜, 완료 날짜 또는 프로젝트 기간 전체)을 지정하면 현금 흐름 계획을 수립하는 데 도움이 됩니다.

보기나 보고서 인쇄

특정 시점에 조직의 다른 사람에게 프로젝트 비용을 보고해야 할 수 있습니다.

시각적 보고서 만들기

보고 또는 추가 분석을 위해 프로젝트 비용 정보를 Visio 또는 Excel에 내보낼 수 있습니다.

초기 계획이나 중간 계획 만들기 또는 업데이트

비용 예산안이 비용 목표에 부합한다면 이 예산안을 초기 계획으로 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트를 진행함에 따라 발생하는 실제 비용을 원래 계획과 비교할 수 있습니다.

프로젝트 버전 비교

Project의 버전 비교 기능을 사용하여 한 프로젝트의 비용을 이전 프로젝트와 비교할 수 있습니다.

일정 진행 상황 검토

일정의 작업 진행 상황을 검토하면 비용이 어떻게 집행되는지 파악할 수 있습니다.

프로젝트 완료 날짜를 결정하는 요소 확인(요주의 경로)

텍스트

요주의 경로의 작업은 전체 프로젝트 비용에 가장 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 이를 파악하는 방법을 알아두세요.

보기에서 열 숨기기

텍스트

열 숨기기는 정보를 일시적으로 다른 사람에게 표시하지 않는 효과적인 방법입니다. 열을 숨기더라도 비용 데이터는 삭제되지 않습니다.

2단계: 비용 관리

프로젝트 비용 검토

자원, 작업 또는 둘 모두의 비용을 입력한 후에는 비용 목표에 맞추기 위해 조정이 필요한지 알아보기 위해 입력된 비용을 조사할 수 있습니다.

비용 계산 방법 정의

실제 비용이 프로젝트에 청구되는 시점(예: 시작 날짜, 완료 날짜 또는 프로젝트 기간 전체)을 지정하면 현금 흐름 계획을 수립하는 데 도움이 됩니다.

초기 계획이나 중간 계획 만들기 또는 업데이트

비용 예산안이 비용 목표에 부합한다면 이 예산안을 초기 계획으로 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트를 진행함에 따라 발생하는 실제 비용을 원래 계획과 비교할 수 있습니다.

일정 진행 상황 검토

일정의 작업 진행 상황을 검토하면 비용이 어떻게 집행되는지 파악할 수 있습니다.

진척 상황 분석으로 프로젝트 작업 성과 분석

진척 상황 분석은 현재까지 완료된 작업과 작업, 배정 또는 자원의 초기 계획 비용을 기준으로 지금까지 소요된 예산을 보여 줍니다.

진척 상황 분석의 고급 원칙 알아보기(블로그)

UN/CEFACT(United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)를 준수하는 형식으로 일정을 내보내는 방법에 대해 알아봅니다.

프로젝트 완료 날짜를 결정하는 요소 확인(요주의 경로)

텍스트

요주의 경로의 작업은 전체 프로젝트 비용에 가장 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 이를 파악하는 방법을 알아두세요.

보기에서 열 숨기기

텍스트

특히 개인의 급여, 외부 공급업체 계약의 비용 또는 회사 예산과 같은 비용 정보는 조직의 다른 사람에게 표시하지 않아야 할 수 있습니다. 열 숨기기는 정보를 일시적으로 다른 사람에게 표시하지 않는 효과적인 방법입니다. 열을 숨기더라도 비용 데이터는 삭제되지 않습니다. 전체 데이터 열이 아니라 데이터 행 또는 셀을 수동으로 강조 표시하는 경우에만 Project에서 데이터를 삭제할 수 있습니다.

Excel에서 Project 데이터의 시각적 보고서 만들기

프로젝트 데이터를 Excel에 내보낼 수 있습니다. 예를 들어 진척 상황 분석을 분석 중인 경우 이 정보를 내보내서 진척 상황 정보의 표준 S 곡선을 보고 추가적으로 분석할 수 있습니다.

Excel 2010의 스파크라인을 사용하여 비용 제어

텍스트

특히 개인의 급여, 외부 공급업체 계약의 비용 또는 회사 예산과 같은 비용 정보는 조직의 다른 사람에게 표시하지 않아야 할 수 있습니다. 열 숨기기는 정보를 일시적으로 다른 사람에게 표시하지 않는 효과적인 방법입니다. 열을 숨기더라도 비용 데이터는 삭제되지 않습니다. 전체 데이터 열이 아니라 데이터 행 또는 셀을 수동으로 강조 표시하는 경우에만 Project에서 데이터를 삭제할 수 있습니다.

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