편지 병합: 병합 필드 삽입

이 문서의 내용

편지 병합 필드

필드 또는 자리 표시자 추가

편지 병합 필드

주소 및 인사말과 같은 자리 표시자를 편지 병합 필드라고 합니다. Word의 필드는 선택한 데이터 파일의 열 머리글에 해당합니다.

열(범주) 및 행(레코드)이 있는 데이터 파일

1. 데이터 파일의 열은 정보의 범주를 나타냅니다. 주 문서에 추가하는 필드는 이러한 범주의 자리 표시자입니다.

2. 데이터 파일의 행은 정보의 레코드를 나타냅니다. 편지 병합을 실행하면 각 레코드에 대해 주 문서의 복사본이 생성됩니다.

주 문서에 필드를 삽입하여 이름이나 주소와 같은 특정 범주의 정보를 해당 위치에 표시할 수 있습니다.

Word 문서에 삽입된 필드

참고: 편지 병합 필드를 주 문서에 삽입하면 필드 이름의 앞뒤에 갈매기형 수장(≪ ≫)이 추가됩니다. 이러한 갈매기형 수장은 병합된 문서에 표시되지 않으며 주 문서에서 필드와 일반 텍스트를 구분하는 용도로 사용됩니다.

병합을 실행하면 데이터 필드의 첫 번째 행에 있는 정보가 주 문서의 필드를 대체하여 첫 번째 병합 문서가 만들어집니다. 그런 다음 데이터 파일의 두 번째 행에 있는 정보가 해당 필드를 대체하여 두 번째 병합 문서가 만들어지는 식으로 작업이 진행됩니다.

데이터 파일의 정보를 문서에 병합

필드 또는 자리 표시자 추가

  1. 주 문서에서 모든 문서 복사본에 표시할 내용을 입력합니다.

    로고 등의 그림을 추가하려면 삽입 탭의 일러스트레이션 그룹에서 그림을 클릭합니다.

  2. 필드를 삽입할 위치를 클릭합니다.

  3. 편지 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹을 사용합니다.

    Office 2010 리본 메뉴

  4. 다음 중 하나를 추가합니다.

    이름, 주소, 기타 정보가 포함된 주소 블록

    1. 주소 블록을 클릭합니다.

    2. 주소 블록 삽입 대화 상자에서 포함하려는 주소 요소 및 원하는 서식을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

    3. 필드 연결 대화 상자가 표시되면 주소 블록에 필요한 일부 정보를 찾을 수 없는 것입니다. (일치하지 않음) 옆의 화살표를 클릭하고 편지 병합에 필요한 필드를 데이터 원본에서 선택합니다.

    인사말

    1. 인사말을 클릭합니다.

    2. 인사말, 이름 형식 및 문장 부호로 구성된 인사말 형식을 선택합니다.

    3. 데이터 원본에 받는 사람의 이름이나 성이 없고 회사 이름만 있는 경우와 같이 Microsoft Word에서 받는 사람의 이름을 해석할 수 없는 경우 표시할 텍스트를 선택합니다.

    4. 확인을 클릭합니다.

    5. 필드 연결 대화 상자가 표시되면 이는 인사말에 필요한 일부 정보를 찾을 수 없는 것입니다. (일치하지 않음) 옆의 화살표를 클릭하고 편지 병합에 필요한 필드를 데이터 원본에서 선택합니다.

    개별 필드

    개별 필드의 정보를 삽입할 수 있습니다. 예를 들어 기부자 목록에서 기부자의 이름, 전화 번호 및 기부 금액 등의 정보를 삽입할 수 있습니다. 데이터 파일의 필드를 주 문서에 빠르게 추가하려면 병합 필드 삽입 옆의 화살표를 클릭하고 필드 이름을 클릭합니다.

    문서에 개별 필드를 삽입할 때 사용할 수 있는 다른 옵션을 보려면 다음을 수행합니다.

    1. 편지 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 병합 필드 삽입을 클릭합니다.

    2. 병합 필드 삽입 대화 상자에서 다음 중 하나를 실행합니다.

      • 데이터 원본의 필드 이름이 주 문서의 필드 이름과 다른 경우에도 데이터 원본 필드와 자동으로 일치되는 주소 필드를 선택하려면 주소 필드를 클릭합니다.

      • 항상 데이터 파일의 열에서 데이터를 직접 가져오는 필드를 선택하려면 데이터베이스 필드를 클릭합니다.

    3. 필드 상자에서 원하는 필드를 클릭합니다.

    4. 삽입을 클릭한 다음 닫기를 클릭합니다.

    5. 필드 연결 대화 상자가 표시되면 필드를 삽입하는 데 필요한 일부 정보를 찾을 수 없는 것입니다. (일치하지 않음) 옆의 화살표를 클릭하고 편지 병합에 필요한 필드를 데이터 원본에서 선택합니다.

      참고: 데이터베이스 필드 목록에서 필드를 삽입한 다음 나중에 같은 이름의 열이 없는 데이터 원본으로 전환하면 해당 필드 정보가 병합된 문서에 삽입되지 않습니다.

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