편지 병합을 사용 하 여 대량 메일 발송을 위한 편지 개인 설정 하려면

편지 병합을 사용 하 여 대량 메일 발송을 위한 편지 개인 설정 하려면

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메일 그룹에 있는 사람에게 보낼 벌크 메일이 있는 경우 편지 병합을 사용하여 개인 설정된 편지 모음을 만들 수 있습니다. 생성되는 각 편지에는 동일한 레이아웃, 서식, 텍스트 및 그래픽이 포함됩니다. 편지의 특정 구역만 달라지고 개인 설정됩니다.

편지 병합 프로세스를 사용하여 편지를 만들고 인쇄하는 작업에는 다음과 같이 세 가지 파일이 사용됩니다.

  • 주 문서
    이 문서는 병합된 문서의 각 버전에 대해 동일한 텍스트와 그래픽(예: 로고 또는 이미지)을 포함합니다. 편지의 본문은 동일한 콘텐츠의 예입니다.

  • 메일 그룹
    편지에서 정보를 채우는 데 사용 되는 데이터 원본입니다. 메일 그룹 이름, 예를 들어 며 주 문서는 문자 목록에 있는 이름으로 해결 될 것입니다.

  • 병합 된 문서
    이 문서는 주 문서와 메일 그룹의 조합입니다. 편지 병합 메일 그룹의 정보를 가져오는 하 고 각 사용자에 대 한 개인 설정된 편지의 결과, 주 문서에 놓습니다.

편지 병합 편지에 대 한 교육 과정의 다음 비디오에서 작동 하는 방법에 대 한 자세한 알아볼 수 있습니다.

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1단계: 주 문서 준비

편지 병합을 시작하기 전에 편지를 준비합니다. 예를 들어 사람들에게 예정된 이벤트에 대해 알릴 경우 이벤트의 이름, 날짜, 시간 및 장소를 포함합니다. 이는 편지의 모든 받는 사람에게 중요한 세부 정보입니다.

  1. 우편물 탭의 편지 병합 시작 그룹에서 편지 병합 시작 > 편지를 선택합니다.

    Word의 편지 탭에서 편지 병합 시작을 선택 하 고 옵션을 선택 합니다.

  2. Word 모든 사용자에 게 보낼 문자 (예제 다음과)의 본문을 입력 합니다.

    Word에서 편지 병합에 사용 되는 bel 문자 예제입니다.

2단계: 메일 그룹 설정

메일 그룹은 데이터 원본으로, Excel 스프레드시트, Outlook 연락처의 디렉터리, Access 데이터베이스 또는 Office 주소 목록일 수 있습니다. 여기에는 편지를 작성하기 위해 Word에서 정보를 가져오는 데 사용하는 레코드가 포함되어 있습니다.

  • 메일 그룹이 없다면 메일 병합 중에 만들 수 있습니다. 메일 병합 프로세스를 시작하기 전에 모든 데이터 레코드를 수집하고 데이터 원본에 추가합니다.

  • Excel 스프레드시트를 사용 하는 경우 0은 모두 손실 되지 않도록 ZIP 코드 또는 우편 번호가 열 텍스트 서식이 지정 되어 있는지 확인 합니다.

  • Outlook 연락처를 사용하려는 경우 Outlook이 기본 전자 메일 프로그램이어야 합니다.

3 단계: 주 문서에 메일 그룹에 연결

이제 준비가 되었으면 메일 그룹에 대 한 데이터 원본을 열고 편지에 연결 합니다.

  1. 우편물 탭의 편지 병합 시작 그룹에서 받는 사람 선택을 선택하고 옵션을 선택합니다.

    병합 시작 그룹에서 편지 탭에서 Word 편지 병합의 일부로 받는 사람 선택을 클릭 한 다음 선택 새 목록 입력

  2. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 메일 그룹이 없다면 새 목록 입력을 선택하고 메일 그룹을 만듭니다.

      또는

    • 메일 그룹이 Excel 스프레드시트, Access 데이터베이스 또는 다른 형식의 데이터 파일에 있으면 기존 목록 사용을 선택합니다. 그런 다음 목록으로 이동하고 열기를 선택합니다.

      또는

    • Outlook 연락처를 사용하고 있으면 Outlook 연락처에서 선택을 선택합니다.

  3. 파일 > 다른 이름으로 저장을 선택합니다.

  4. 파일 이름 상자에 파일 이름을 입력하고 저장을 선택합니다.


받는 사람 목록 편집

만드는 목록에 모든 사용자에 대 한 편지 인쇄 중인 경우 이동 "4 단계: 편지에 개인 설정 된 콘텐츠를 추가 합니다." 글자 거주 하는 사람들에 게 보낼 하려는 경우 예를 들어 호스팅하는 이벤트의 20 마일 내에서 다음 필터를 사용 우편 번호 또는 우편 번호와 같은 목록의 범위를 좁히려면 합니다.

  1. 받는 사람 목록 편집을 선택합니다.

    Word 편지 병합의 일부로 우편물 탭의 병합 시작 그룹에서 받는 사람 목록 편집을 선택합니다.

  2. 편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 전자 메일 메시지를 수신 하도록 할 각 사용자의 이름 옆에 있는 확인란을 선택 합니다.

    확인란을 선택하여 행 선택

편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 받는 사람 목록 상세 지정 하는 옵션이 있습니다. 가장 자주 사용 하는 두 가지 옵션은 정렬 및 쉽게 이름과 주소를 찾을 수 있도록 하려면 목록을 필터링 하려면입니다.

Word 편지 병합 문서에서 받는 사람 편집을 선택하고 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 받는 사람 목록 상세 지정 아래에서 옵션을 선택합니다.

자세한 내용은 정렬 및 필터링 편지 병합에 대 한 데이터를참조 합니다.

4단계: 편지에 개인 설정된 콘텐츠 추가

받는 사람이 다른 편지에 콘텐츠 추가-이름 및 주소 예를 들어 있습니다. 이러한 세부 정보를 추가 하는 주 문서에서 병합 필드를 삽입 하는 것이 좋습니다.

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 주소 블록을 선택합니다.

    Word 편지 병합의 일부로 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 주소 블록을 선택합니다.

  2. 주소 블록 삽입 대화 상자에서 문자에서 모양으로 받는 사람의 이름에 대 한 서식을 선택 합니다.

    주소 블록 옵션

  3. 확인을 선택합니다.

    참고: 주소 미리 보기 편지에 어떻게 나타나는지 보려면 결과 미리 보기를 선택 합니다. 다음 편지 병합 결과 미리 보기의 다음 레코드 단추 또는 데이터 원본에 있는 레코드 사이 이동 하려면 이전 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 이전 레코드 단추 레코드 단추를 선택 합니다.

  4. 쓰기 및 삽입 그룹에서 인사말 을 선택 합니다.

    편지 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 Word 편지 병합의 일부로 인사말을 선택 합니다.

  5. 인사말 삽입 대화 상자에서 사용할 형식을 선택 합니다.

  6. 확인 편지 병합 필드 삽입을 선택 합니다.

  7. 파일 선택 > 편지 병합을 위해 만드는 문자 (예제 다음과)을 유지 하려면 저장 합니다.

    "주소 블록" 필드와 "인사말" 필드를 보여 주는 Word에서 편지 병합 편지 예제입니다.

메일 그룹에서 편지에 다른 사용자 지정 정보를 삽입 하려면 한 번에 하나씩 편지 병합 필드 추가참조 합니다.


병합 필드 이름 확인

Word가 메일 그룹에서 이름과 주소를 찾는지 확인합니다.

  1. 우편물 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 필드 연결을 선택합니다.

    팁: 병합 필드는 주 문서에 주소 블록을 추가하는 데 사용한 주소 블록 삽입 대화 상자에서 열 수도 있습니다.

  2. 필드 연결 대화 상자에서 목록에 표시되는 레코드 필드가 메일 그룹 데이터 원본의 레코드에 대한 열 제목 이름과 일치하는지 확인합니다.

    필드 연결 대화 상자

    참고: 대화 상자에는 두 개의 열이 있습니다. 예를 들어 왼쪽 열은 비즈니스 레코드의 일반 이름 목록입니다. 오른쪽 열은 데이터 원본 파일의 열 제목에 매핑되는 일반 이름에 대한 필드 이름입니다.

  3. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 표시된 필드 이름이 메일 그룹 데이터 원본의 레코드에 사용한 열 제목과 일치할 경우 아무 작업도 하지 않습니다.

      또는

    • 데이터 원본의 열 제목과 일치할 것으로 예상한 필드 이름에 (일치하지 않음)이 표시되면 드롭다운 화살표를 선택하고 메일 그룹 데이터 원본의 필드 이름을 선택합니다. 필요한 경우 반복합니다.

  4. 확인을 선택합니다.


편지 병합 필드 서식 지정

병합된 콘텐츠의 글꼴, 크기 또는 간격을 변경하려면 병합 필드 이름을 선택하고 원하는 대로 변경합니다.

  1. 우편물 탭의 결과 미리 보기 그룹에서 결과 미리 보기를 선택하여 병합된 결과에서 편지의 편지 병합 필드로 다시 전환합니다.

    Word 우편물 탭의 결과 미리 보기 그룹.

  2. 병합 필드 이름을 선택합니다.

    선택된 주소 블록 필드

  3. 탭에서 사용할 글꼴과 글꼴 크기를 선택합니다.

    Word 홈 탭의 글꼴 그룹에서 글꼴과 글꼴 크기를 선택합니다.

  4. 페이지 레이아웃 탭(Word 2013) 또는 레이아웃 탭(Word 2016)에서 원하는 단락 간격을 선택합니다.

    Word 레이아웃 탭의 단락 그룹에서 간격을 설정합니다.

    참고: Word에서는 주소 블록의 각 줄을 단락으로 처리하므로 줄 간격을 줄이는 것이 좋습니다.

5 단계입니다. 미리 보기 및 인쇄 문자

  1. 결과 미리 보기를 선택하고 다음 편지 병합 결과 미리 보기의 다음 레코드 단추 또는 이전 메일 병합 미리 보기 결과에 대한 이전 레코드 단추 레코드 단추를 선택하여 편지 본문의 이름과 주소가 올바르게 표시되는지 확인합니다.

    팁:  목록의 시작 부분으로 이동하려면 첫 번째 편지 병합 결과 미리 보기의 첫 번째 레코드 단추 레코드 단추를 선택하고, 목록의 끝부분으로 이동하려면 마지막 편지 병합 미리 보기 결과에 대한 마지막 레코드 단추 레코드 단추를 선택합니다.

  2. 완료 및 병합 > 문서 인쇄를 선택합니다.

    편지 탭의 마침 그룹에서 Word 편지 병합의 일부로 완료 및 병합을 선택 하 고 다음 옵션을 선택 합니다.

6단계: 개인 설정된 편지 저장

편지 병합 문서를 저장하면 다음 요금 별납 우편물에 사용할 수 있도록 메일 그룹에 연결된 상태로 유지됩니다.


편지 병합 문서를 다시 사용 하려면

  • 편지 병합 문서를 열고 Word에 연결을 유지할지 묻는 메시지가 표시되면 를 선택합니다.


편지 병합 문서에서 주소를 변경 하려면

  • 편지 병합 문서를 열고 받는 사람 목록 편집을 선택하여 특정 주소를 정렬, 필터링 및 선택합니다.

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