주소 목록을 위한 팁

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아무리 멋진 메일을 만들어도 엉뚱한 사람에게 메일을 보내면 별로 소용이 없습니다. 주소 목록에 이름과 주소만 포함할 수도 있고, 고객을 사용자의 비즈니스에 의미 있는 그룹으로 분류할 수 있도록 각 고객에 대한 상세한 정보를 포함할 수도 있습니다.

특정 제안에 관심이 있을 수 있는 고객만을 대상으로 메일을 보내면 메일 홍보의 성공률을 높일 수 있습니다. 메일 홍보에 소요되는 전체 시간과 예산의 1/3에서 1/2 정도는 적절한 고객 그룹을 대상으로 할 수 있도록 주소 목록을 구체화하는 데 할애하십시오.

이 문서의 내용

고객 데이터를 사용 하는 방법

메일 그룹 만들기

한 목록에 목록 여러 원본의 데이터 결합

받는 사람 목록 세부 지정

고객 데이터를 사용하는 방법

고객 및 잠재 고객에 대한 정보를 수집한 후 공통된 특성을 찾으면 매우 유용합니다. 주소 목록에서 자세한 정보를 얻을수록 메일 대상을 지정하는 데 사용할 수 있는 옵션이 더 많아집니다.

그러나 추적한 상세 데이터는 앞으로 사용할 데이터입니다. 주소 목록의 정보가 복잡할수록 주소 목록을 관리하기가 더 어렵습니다.

예를 들어 다음과 같은 방법으로 고객 데이터를 사용할 수 있습니다.

  • 우편 레이블 인쇄    이름 및 주소 정보만 필요한 우편 레이블을 만듭니다.

  • 특정 지역의 고객에게 메일 보내기    특정 지역에 거주하는 고객만을 대상으로 쉽게 홍보할 수 있도록 시/도 또는 우편 번호를 기준으로 주소 목록을 필터링합니다.

  • 개인 설정된 인사말 추가     첫 번째 또는 마지막 받는 사람을 포함 하 여 우편물 개인 설정에서 제목, 이름, 성의 데이터 필드에는 이름을 구분 하 여 인사말 이름입니다.

  • 받는 사람에 게 특정 기간 중에 집중     제품의 고객에 게 알릴 또는 고객에 게 생년월일 생일의 연도 수집 하 여 해당 고객 (예: 50 계획 20 대의 퇴직 계획) 생활의 단계에 대 한 적절 한 되는 서비스 (예: "1945").

    판촉 선물 생일이 이번 달에 해당 하는 모든 고객에 게 제공 하려는 경우 연도, 월, 일 (예: "2000 년 1 월 1 일") 고객 생년월일을 수집할 수 있습니다.

  • 성별을 구분하여 별도의 메일 구성    주소 목록에 각 고객의 성별("남성" 또는 "여성") 정보를 포함하여 남성 또는 여성만을 대상으로 신제품을 알립니다.

  • 구입 내역 정보 사용    최근의 주요 구매 고객에게 특별한 공지 사항을 보내거나, 고객이 선호하는 브랜드의 새 모델이 입고되었을 때 고객에게 이를 알립니다. 이렇게 하려면 고객의 구입 내역 정보를 추적해야 합니다. 고객에게 유사한 제품에 대한 정보(예: "이 제품을 구입하신 고객께서 함께 구입하신 다른 제품을 알려 드립니다.")를 제공할 수도 있습니다.

  • 전자 메일을 사용하여 우편 비용 절약    초대만을 목적으로 하는 경우 전자 메일 주소를 제공한 고객에게는 전자 메일 초대장을 보내 우편 비용을 절약할 수 있습니다. 먼저 편지 병합을 수행하고 전자 메일 주소가 없는 고객을 필터링하여 인쇄된 초대장을 발송합니다. 그런 다음 전자 메일 병합을 수행하고 전자 메일 주소가 있는 고객을 필터링하여 전자 메일 초대장을 만듭니다.

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주소 목록 만들기

기본적으로 주소 목록은 받는 사람 레코드를 공통 필드로 구분하는 텍스트 파일입니다. 일반적으로 이러한 주소 목록에는 아래 그림의 기본 주소 목록과 같이 고유 행에 각 레코드가 있으며 개별 데이터 필드가 있는 열로 구분되는 워크시트나 테이블 형식이 사용됩니다.

편지 병합 받는 사람 대화 상자의 기본 주소 목록

복잡한 목록에는 제품 크기, 좋아하는 색, 구매 내역, 생일, 성별 등의 추가 데이터 필드가 포함될 수 있습니다.

주소 목록을 처음으로 만드는 경우 Microsoft Office Publisher를 종료하지 않고 만들 수 있습니다.

주소 목록 만들기

  1. 발행물을 엽니다.

  2. 도구 메뉴에서 편지 및 카탈로그를 가리키고 주소 목록 만들기를 클릭합니다.

  3. 목록에 정보를 입력하기 전에 새 주소 목록 대화 상자에 나타나는 필드를 추가, 제거하거나 순서나 이름을 바꿔 필드를 사용자 지정할 수 있습니다.

    실행 방법

    1. 열 사용자 지정을 클릭하고 다음을 실행합니다.

      • 필드를 추가하려면 추가를 클릭합니다. 필드 추가 대화 상자에서 새 필드의 이름을 입력하고 확인을 클릭합니다.

      • 필드를 제거하려면 필드 이름에서 필드를 선택하고 삭제를 클릭한 다음 를 클릭합니다.

      • 필드 이름을 바꾸려면 필드 이름에서 필드를 선택하고 이름 바꾸기를 클릭합니다. 필드 이름 바꾸기 대화 상자의 새 이름 상자에 새 이름을 입력하고 확인을 클릭합니다.

      • 필드 순서를 변경하려면 이동할 필드를 선택하고 원하는 위치에 올 때까지 위로 이동 또는 아래로 이동을 클릭합니다.

    2. 이 단계를 반복하여 필드 이름 목록을 모두 수정한 후 확인을 클릭합니다.

  4. 새 주소 목록 대화 상자에서 호칭, 이름, 등의 관련 필드에서 첫 번째 항목에 대한 정보를 입력합니다.

  5. 첫 번째 항목에 대한 정보를 입력한 후 새 항목을 클릭하거나 Tab 키를 누릅니다.

  6. 3단계와 4단계를 반복하여 원하는 항목을 모두 추가합니다.

  7. 확인을 클릭합니다.

  8. 주소 목록 저장 대화 상자의 파일 이름 상자에 주소 목록의 이름을 입력합니다.

    기본적으로 주소 목록은 My Data Sources 폴더에 저장됩니다. 이 폴더는 Microsoft Publisher에서 데이터 원본을 검색하는 기본 폴더이므로 주소 목록을 이 폴더에 저장하는 것이 가장 좋습니다.

  9. 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 파일 이름을 입력하고 형식을 선택하거나 기본 형식을 사용합니다.

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여러 원본에서 가져온 목록 결합

기존 주소 목록이 있거나 주소 목록을 구입한 경우 Publisher에서 여러 원본의 고객 목록을 쉽게 결합하고 편집할 수 있습니다. 다음 프로그램에서 만든 다른 목록을 결합하여 Publisher 주소 목록을 만들면 사용자에게 가장 적합한 주소 목록을 생성할 수 있습니다.

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Microsoft List Builder에서 구매한 목록 등의 구매한 목록을 사용할 수도 있습니다.

추가할 목록 지정

  1. 도구 메뉴에서 편지 및 카탈로그를 클릭하고 편지 병합을 클릭하여 편지 병합 작업창을 엽니다.

    발행물이 받는 사람 목록에 연결되어 있으면 이 연결을 확인하고 편지 병합 작업창의 받는 사람 목록 편집을 클릭합니다. 발행물이 기존의 받는 사람 목록에 연결되어 있지 않으면 받는 사람 목록 만들기 아래의 옵션 중 하나를 클릭하고 다음: 받는 사람 목록 만들기 또는 연결을 클릭한 후 원하는 목록을 선택합니다.

  2. 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 받는 사람 목록에 추가에서 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 기존 목록 선택을 클릭하고 데이터 원본 선택 대화 상자에서 데이터 원본을 선택한 다음 열기를 클릭합니다.

    • (사용 중인 경우 Outlook 연락처에서 선택을 클릭합니다 메일 프로필을 선택 하 라는 메시지가 프로필을)를 클릭 한 다음 확인 을 클릭 합니다. 연락처 선택 대화 상자에서 폴더 또는 메일 그룹을 선택한 다음 확인 을 클릭 합니다.

    • 새 목록 입력을 클릭하고 새 주소 목록 대화 상자에 원하는 항목을 추가한 다음 확인을 클릭합니다.

목록을 결합할 때 불일치 해결

다른 한 메일 그룹을 추가할 때 추가 된 목록에서 하나 이상의 필드 일치 하는 기존 목록에서에 없을 수 있습니다. 예를 들어 추가 하는 주소 목록에 회사 이름 필드가 포함 될 수 있습니다 있지만 원래 목록 하지 않을 수 있습니다.

다양한 원본 목록의 필드 간에 불일치를 해결할 수 있도록 받는 사람 목록에 추가 대화 상자가 열립니다.

  1. 받는 사람 목록에 추가 대화 상자에서 일치함 열이 선택되지 않은 필드를 선택하고 일치한 필드가 있는 받는 사람 목록입니다. 목록에서 해당하는 필드를 선택한 다음 일치를 클릭합니다.

  2. 필드 연결 대화 상자에서 선택한 필드가 받는 사람 목록 필드에 일치하는 항목에 나열되어 있는지 또는 다른 필드가 있는지 확인하고 확인을 클릭합니다.

  3. 받는 사람 목록에 새 필드를 추가하여 일치시키려면 받는 사람 목록에 추가 대화 상자에서 왼쪽에 있는 새 목록에 추가할 필드를 선택하고 추가를 클릭한 다음 확인을 클릭합니다. 추가한 필드가 받는 사람 목록에 추가할 새 필드 아래에 표시됩니다.

    팁: 추가한 필드를 제거하려면 받는 사람 목록에 추가할 새 필드 상자에서 해당 필드를 선택하고 제거를 클릭합니다.

받는 사람 목록에 추가 대화 상자 이미지

Publisher 하지 확인 메시지를 표시 하는 경우 필드를 어떻게 일치 합니까?

  • 편지 병합 작업창의 기타 항목에서 주소 필드를 클릭하고 필드 연결을 클릭합니다.

결합된 목록의 바로 가기 저장

다른 메일에 사용할 수 있도록 결합된 목록의 바로 가기를 만들 수 있습니다. 원본 파일을 편집할 수 있는 경우 결합된 목록에서 개별 항목을 편집할 때마다 원본 파일에서 편집한 항목이 업데이트됩니다. 원본 파일을 업데이트하지 않으려면 받는 사람 목록을 새 파일로 내보냅니다.

  1. 편지 병합 작업창(3단계: 병합된 발행물 만들기)의 해당 우편 발송 추가 작업 준비에서 받는 사람 목록의 바로 가기 저장을 클릭합니다.

  2. 파일 저장 대화 상자의 파일 이름 상자에 결합된 주소 목록의 이름을 입력합니다.

    기본적으로 주소 목록은 My Data Sources 폴더에 저장됩니다. 이 폴더는 Microsoft Office Publisher에서 데이터 원본을 검색하는 기본 폴더이므로 이 폴더에 저장하는 것이 가장 좋습니다.

  3. 다른 이름으로 저장 대화 상자에서 파일 이름을 입력하고 형식을 선택하거나 기본 형식을 사용합니다.

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받는 사람 목록 구체화

다양한 원본 목록의 필드가 일치하는 경우 모든 레코드가 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 기존 목록에 나타납니다. 이 대화 상자에서는 받는 사람을 필터링, 정렬 및 선택하여 전자 메일 병합에 포함할 수 있습니다. 받는 사람을 포함하려면 옆의 확인란을 선택하고 제외하려면 해당 확인란의 선택을 취소합니다.

모든 항목 선택 또는 취소

  • 머리글 행에서 확인란을 선택하거나 취소합니다.

목록에서 항목 필터링

목록에서 특정 항목만 사용하려면 특정 필드나 조건을 기준으로 목록을 필터링합니다. 목록을 필터링한 후 확인란을 사용하여 레코드를 포함하거나 제외할 수 있습니다.

  1. 필터 기준으로 사용할 항목의 열 머리글 옆 화살표를 클릭합니다.

  2. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 해당 필드가 비어 있는 모든 레코드를 표시하려면 (필드 값 없음)을 클릭합니다.

    • 해당 필드에 정보가 있는 모든 레코드를 표시하려면 (필드 값 있음)을 클릭합니다.

    • 여러 조건을 기준으로 필터링할 수 있는 필터 및 정렬 대화 상자를 열려면 (고급)을 클릭합니다.

      참고: 편지 병합 받는 사람 대화 상자의 받는 사람 목록 상세 지정에 있는 필터를 클릭하여 필터 및 정렬 대화 상자를 열 수도 있습니다.

  3. 팁: 데이터 원본에 같은 정보를 공유 하는 레코드가 포함 되어 있는 경우 열에 10 개 이하의 고유 값이 특정 정보에 의해 필터링 할 수 있습니다. 예를 들어 있는 경우 여러 주소 목록 오스트레일리아 국가 또는 지역으로, 오스트레일리아에서 필터링 할 수 있습니다.

  4. 편지 병합 받는 사람 대화 상자에는 지정된 레코드만 표시됩니다. 모든 레코드를 다시 표시하려면 (모두)를 클릭합니다.

목록에서 항목 정렬

항목을 사전순으로 보려는 경우 목록의 항목을 정렬할 수 있습니다.

  • 편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 정렬 기준으로 사용할 항목의 열 머리글을 클릭합니다.

    예를 들어 성을 기준으로 사전순으로 목록을 표시하려면 열 머리글을 클릭합니다.

  • 여러 조건을 사용하여 정렬하려면 받는 사람 목록 상세 지정정렬을 클릭합니다. 필터 및 정렬 대화 상자에서 정렬 기준으로 사용할 조건을 선택합니다.

중복된 항목 찾기

메일이 중복되는 것을 방지하려면 결합된 목록에서 대부분의 필드가 일치하는 레코드를 찾아서 제거할 수 있습니다.

  1. 편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 중복된 항목 찾기를 클릭합니다.

  2. 중복된 항목 찾기 대화 상자에서 포함할 항목만 선택된 상태로 두고 확인을 클릭합니다.

공통 특성을 공유하는 특정 받는 사람 또는 받는 사람 그룹 찾기

성, 우편 번호, 태어난 달 등의 공통 특성을 공유하는 개인 또는 개인 그룹을 확인하려면 목록을 검색합니다.

  1. 편지 병합 받는 사람 대화 상자에서 받는 사람 찾기를 클릭합니다.

  2. 항목 찾기 대화 상자의 찾기 텍스트 상자에 찾을 특성을 입력하고 검색할 필드를 지정한 후 다음 찾기를 클릭합니다.

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