종이 양식을 InfoPath 양식으로 변환하는 방법 소개

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이 문서에서는 데이터를 수집 하기 위해 전자 양식을 종이 양식 대신 사용의 이점에 설명 합니다. 종이 양식을 변환, Microsoft Office InfoPath 양식 서식 파일에 대 한 몇 가지 모범 사례 포함 되어 있습니다.

참고: Microsoft Office Word 또는 Microsoft Office Excel에서 종이 양식을 디자인 한 경우 신속 하 게 InfoPath 양식 서식 파일에 문서 또는 통합 문서를 변환 하려면 InfoPath 가져오기 마법사를 사용할 수 있습니다. 다른 프로그램에서 작성 된 양식 또는 폼에 대 한 원본 파일에 액세스할 수 없으면 종이 양식을 InfoPath에서 처음부터 다시 해야 합니다.

이 문서의 내용

전자 양식을 사용의 이점

종이 양식을 변환 하는 최상의 방법

전자 양식을 사용의 이점

종이 양식 대신 전자 양식을 사용 하 여 많은 장점이 있습니다. 이러한 이점은 다음과 같습니다.

정확한 내용, 일관 된 데이터    종이 양식을 사용 하 여 잘못 된 위치에 정보를 자주 쓰기 사람들 또는 잘못 해석할 양식을 작성에 대 한 지침입니다. 직원 데이터베이스 또는 기타 프로그램에 양식 데이터를 수동으로 입력 하는 경우 오류가 발생할 수도 있습니다. 찾기 및 이러한 종류의 데이터 입력 오류를 해결할 수 비용이 및 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. InfoPath 다양 한 자동화 된 방법으로 데이터 입력 오류를 방지 하는 사용자가 포함 되어 있습니다. 예를 들어 자동으로 사용자에 대 한 수학 값을 계산 하려면 수식을 사용할 수 있습니다. 데이터에 대 한 사용자의 이목을 조건부 서식 사용 하거나 사용자가 양식을 전송 하기 전에 맞춤법 오류를 확인할 수 있도록 맞춤법 검사기를 사용할 수도 있습니다. 데이터베이스 또는 다른 데이터 저장소 시스템에서 기존 데이터를 사용 하 여 사용자에 대 한 필드를 자동으로 입력 하는 것도 가능 합니다. 예를 들어 사용자가 직원 번호 상자에 자신의 id 번호를 입력 한 후 직원 정보 필드에서 자동으로 채우는 판매 양식을 디자인할 수 있습니다.

쉬운 업데이트    기존 양식 서식 파일을 업데이트 해야 하는 경우이 변경, 다시 게시 한 사용자에 게 재배포 수 있습니다. 자동 업데이트 사용자가 양식 서식 파일에 기반 하는 폼을 연 다음에 발생 합니다. 사용자가 오프 라인으로 작업 업데이트 된 양식 서식 파일을 게시 하는 경우, 업데이트 네트워크에 연결 하는 다음에 발생 합니다. 사용자가 일반적으로 인식할 수 없을 업데이트가 발생 알림 사용자에 게 양식 서식 파일을 디자인할 수 있지만 합니다.

워크플로 옵션    InfoPath의 워크플로 기능을 활용 하 고, 다른 데이터 사용자에서 라우팅되는 일반적인 비즈니스 프로세스의 전반적인 효율성을 높일 수 있습니다. 워크플로 비용 및 관리 하 고 이러한 프로세스와 관련 된 작업을 추적 하 여 프로젝트 승인 또는 문서 검토와 같은 비즈니스 프로세스를 조정 하는 데 필요한 시간을 줄일 수 있습니다. 예를 들어 인쇄 된 경비 보고서 양식의 재직 채웁니다 프로세스 용지 회람 쪽지 폼에 연결 하 고 자신의 관리자를 통해 메일을 통해 보냅니다 보고 종이 경비를 했다고 가정 하겠습니다. 보고서 승인 된 후 관리자는 회람 쪽지에 자신의 이름 옆에 있는 상자를 확인 한 다음 통해 메일을 통해 회계 부서에 보고서를 보냅니다. 회계 관리자가 보고서를 승인 하면 정산 검사 발급 됩니다. 주의 초기 보고서 제출 하 고 직원이 자신의 정산 검사를 받을 때 시간 사이의 전달할 수 있습니다. InfoPath를 사용 하 여 Microsoft Office SharePoint Server 2007 와 함께에서 하는 경우 상당한 시간 및 경비를 저장할 수 있는 워크플로이 유형별을 자동화할 수 있습니다.

다른 시스템과 통합    다른 제품 또는 기술을 사용 하 여 InfoPath에서 양식 데이터를 통합할 수 있습니다. 예를 들어, Microsoft SQL Server 데이터베이스에 양식 데이터를 저장할 수도 있고 InfoPath에서 직접 지원 되지 않는 데이터베이스에 데이터를 전송할 수 있도록 웹 서비스의 양식 서식 파일 디자인을 기준으로 결정할 수 있습니다. InfoPath는 Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel에서 Microsoft Office Access를 비롯 한 Microsoft Office system의 다른 여러 프로그램 및 서버와 작동 합니다. 다른 무엇 수 있는 디자인 및 Outlook 전자 메일 메시지에서 InfoPath 양식 채우기, Excel 통합 문서를 InfoPath 데이터 내보내기, Access 데이터베이스에 InfoPath 데이터 전송 하거나 SharePoint 목록에서 데이터를 쿼리 합니다. 또한 개발자 회사에서 사용 되는 사용자 지정 비즈니스 응용 프로그램에 InfoPath 컨트롤을 포함할 수 있습니다.

추가 보안    종이 양식을 반드시 보안 되지 않습니다. 가 발생 가져오거나 손실, 하는 중요 한 정보가 유출 감염을 소개 합니다. InfoPath에 대 한 보안 모델 보안 영역 및 Windows Internet Explorer에서 수준 설정 관련 되어 있습니다. 이러한 보안 기능에 액세스 하거나 데이터를 신뢰할 수 있는 출처를 보내는 등 안전 하지 않은 작업에서 사용자의 양식 및 컴퓨터를 보호 하기 위해 설계 합니다. InfoPath 양식 서식 파일 디자인 보호 디지털 서명 사용, 병합과 전송 같은 특정 양식 작업 관리 하 고 신뢰 하는 사용자의 컴퓨터에 설치 되어 있는 폼을 포함 하 여 추가 보안 기능을 제공 합니다.

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종이 양식을 변환 하는 최상의 방법

다음 목록에는 종이 양식을 InfoPath 양식 서식 파일을 변환할 때 기억해 야 할 몇 가지 고려 사항에 설명 합니다.

  • 폼의 섹션을 구성할를 사용 하 여 레이아웃 표    종이 양식을와 마찬가지로 논리적 방식으로 채울 수 있는 사용자 폼을 통해 이동할 수 있도록 전자 양식을 구성 해야 합니다. InfoPath에서 컨트롤, 다른 한 섹션을 구분 하는 데 및 로고 및 기타 그래픽 보류를 정리 하려면 레이아웃 표를 사용할 수 있습니다. 또한, 레이아웃 표를 사용 하 여에서는 손쉽게 전문적이 고 세련 된 양식 서식 파일에 표시 되도록 텍스트 상자, 확인란 및 기타 요소를 정렬할 수 있다는 이점이 있습니다. 다음 예제에서는 레이아웃 표 안의 구역 양식 서식 파일의 텍스트 상자를 정리 하려면 사용 됩니다.

    양식 서식 파일의 구역 내에 있는 레이아웃 표

    1.이 레이아웃 표 두 개의 행이 있습니다.

    2. 두 번째 행에 있는 세 개의 열은. 가운데 단 간격 용도로 사용 됩니다.

  • 선택적 정보에 대 한 솔루션 고려    종이 양식을 사용자의 특정 범주에 예약 되어 구역을 포함 하는 경우가 많습니다. 예를 들어 병원, 환자 정보 폼을 작성할 수 있으며 환자 받지 양호 또는 기타 의료 인력을 주지 않습니다 "관리 용도로" 섹션을 포함할 수 있습니다. InfoPath에서 다양 한 방법으로 이러한 유형의 선택적 정보 수용할 수 있습니다. 옵션 구역 다른 컨트롤을 포함 하지만 사용자가이를 추가 하지 않은 폼에 나타나지 않으면 하는 컨트롤을 사용 하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 예를 들어 상태 보고서 양식 서식 파일에 선택적 노트 섹션을 포함할 수 있습니다. 보조 노트를 추가 하려는 사용자를 삽입 하 고이 옵션 구역의 채울 수 있습니다. 모든 숨겨진 섹션을 나갈 수 있습니다.

    메모를 수집하는 데 사용되는 옵션 구역

    조건부 서식 을 사용 하 여 특정 조건이 충족 되는 양식에서 되어 있지 않으면 특정 필드를 숨길 수도 있습니다-예를 들어 응용 프로그램 양식 서식 파일에서 숨길 수 있습니다 필드 집합까지 사용자가 18 세 이상 확인란을 선택 합니다.

  • 사용 하 여 반복 표 대신 일반 테이블    공간을 절약 하 고 양식에 데이터를 입력할 때 사용자에 게 더욱 유연 하 게 제공 하려면 반복 표를 사용할 수 있습니다. 반복 표를 사용 하 여 양식 서식 파일에는 사용자가 처음 열 때 다양 한 빈 행을 표시 필요가 없습니다. 대신, 사용자가 일반적으로 행이 하나만 표시 하 고만 더 필요할 경우 추가 합니다.

    비용 보고서의 품목을 수집하는 데 사용되는 반복 표

  • 필요한 데이터 확인    종이 양식을 변환 하기 전에 어떻게 결국 전자 양식으로 사용자가 입력 하는 데이터를 처리 해야 결정 해야 합니다. 사전 데이터 필요를 통해 생각 하면 종이 양식을 변환 하기 전에 확인할 수 있습니다 양식 서식 파일을 만드는 데 필요한 인프라 소유 여부입니다. 예를 들어 주고, 양식 데이터를 신속 하 게 보낼 수 있게 하려면 사용자가 필요한 데이터를 다시 필요 하지 않은 경우 다음 수도 있습니다 게시 하려는 전자 메일 메시지로 양식 서식 파일입니다. 다음 받은 편지함의 사용자 양식 InfoPath 양식 폴더 에 저장할 수 있습니다. 다른 사용자에 액세스 하 고 필요가 양식 데이터를 공유 하는 경우 Microsoft Windows SharePoint Services를 실행 하는 서버에서 라이브러리에 관련 된 InfoPath 양식 모음을 저장 하려는 될 수 있습니다. 사용자가 다른 비즈니스 응용 프로그램 또는 시스템 비용 보고 또는 회계 응용 프로그램 등의 양식 데이터에 액세스 해야 하는 경우 회사 데이터베이스에서 데이터를 저장 하려는 될 수 있습니다. 양식 서식 파일 양식 서식 파일 및 데이터베이스 또는 비즈니스 시스템 간의 교량 역할을 하는 웹 서비스에 연결 하 여 자주 수행 됩니다.

  • 필요한 얼마나 많은 보기 확인    InfoPath에서 동일한 양식 서식 파일의 여러 가지 뷰를 만들 수 있습니다. 뷰는 양식 서식 파일에서 데이터를 표시 하는 다른 방법입니다. 예를 들어 허용 응용 프로그램 양식 서식 파일을 디자인 하는 경우 받는 에이전트에 대 한 다른 보기 내용을 입력 하 고 조사 담당자 승인 또는 거부 응용 프로그램에 대 한 세 가지 보기를 전기 계약직에 대 한 한 가지 보기를 사용할 수 있습니다. 보기를 사용 하 여 디자인 하 고 동일한 비즈니스 프로세스에 대 한 여러 폼을 유지할 필요가 없도록 합니다.

  • 어떤 필요한 컨트롤 종류 확인    종이 양식을 실제로 없는 하기 위한 양식 디자인을 하는 Word와 같은 프로그램에서 만든 텍스트 상자, 확인란, 단추 및: 품목이 몇 가지 다른 컨트롤 것일 사용 합니다. InfoPath 양식 서식 파일에 추가할 수 있는 30 개 이상의 서로 다른 컨트롤을 제공 합니다. 텍스트 상자 및 목록 상자 등 표준 컨트롤 외에도 InfoPath 반복 표, 선택 그룹 및 옵션 구역 등의 새 컨트롤 수가 포함 되어 있습니다. 이러한 유형의 컨트롤을 통해 사용자에 게 제공 하는 유연한 양식 서식 파일을 디자인할 수 있습니다. 예를 들어에서 경비 보고서 양식 서식 파일을 사용할 수 있습니다 반복 표 모양 사용자만 입력할 수 있도록 경비 항목만 필요 합니다.

  • 컨트롤의 일반적인 집합에 대 한 서식 파일 요소를 사용 하 여 것이 좋습니다.    많은 수의 종이 양식 변환할 수 있는 일반적인 섹션 및 InfoPath 서식 파일 요소로 변환할 수 있는 필드 집합에 대 한 검토할 수 있습니다. 서식 파일 요소 여러 양식 서식 파일에서 다시 사용할 수 있도록 저장할 수 있는 양식 서식 파일의 일부입니다. 일반적인 서식 파일 요소 컨트롤 및 데이터 원본 를 구성 및 데이터 연결, 데이터 유효성 검사 규칙 등의 기능 포함 될 수도 있습니다. 만들고 서식 파일 요소를 사용 하 여 조직에서 양식 서식 파일 톤, 구조 및 동작에서 일관 되도록 할 수 있습니다. 예를 들어 인적 자원 부서 해당 양식 서식 파일의 모든 페이지에서 단일 연락처 정보가 서식 파일 요소를 사용할 수 있습니다.

    여러 양식에 표시되는 서식 파일 요소

  • 디지털 서명 사용    InfoPath에서 사용자가 양식 또는 전체 폼의 특정 부분에 로그인 할 수 있도록 양식 서식 파일을 구성할 수 있습니다. 서명을 양식 사용자 인증 양식을 모두 작성 사람으로 고 방지할 수 있는 폼의 내용 변경 되지 않았음을 합니다.

  • 사용자가 양식을 작성 수 있도록 하는 기능 사용    InfoPath에서 사용자가 좀 더 빠른 양식 작성 하기 위해 컨트롤에 기본값을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 경비 보고서에서 날짜 선택 컨트롤에 대 한 기본값으로 오늘 날짜를 지정할 수 있습니다. 수식은 경비 경비 항목을 입력할 때 자동으로 계산 된 부분합 및 합계 필드를 지정할 수 있습니다. 맞춤법 검사 다른 Microsoft Office 문서에서와 마찬가지로 사용자가 맞춤법 검사 문제에 대 한 입력 되는 텍스트를 확인할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 및 도움말 콘텐츠 또는 양식 관련 명령을 제공 하려는 경우 폼 옆에 표시 되는 사용자 지정 작업창 만들 수 있습니다.

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