정보 관리 정책 만들기 및 적용

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정보 관리 정책 콘텐츠, 사용자 작업에 대해 콘텐츠, 감사 및 바코드를 추가 하려면 보존 기간을 제어 하 여 조직 또는 레이블 문서를 사용 하도록 설정 합니다. 정책을 법률 및 정부 규제 또는 내부 비즈니스 프로세스를 준수 하는 데 도움이 됩니다. 관리자로 서 설정할 수 있습니다 정책을 문서를 추적 하는 방법을 제어 하려면 문서 보존 기간을 하 고 있습니다.

정보 관리 정책을 사용할 수 있는 광범위 한에서 사이트 계층 구조에서 세 가지 서로 다른 위치에 만들 수 있습니다 하는 가장 좁은:

  • 사이트 모음 내에서 여러 콘텐츠 형식을 사용 하는 정책을 만듭니다.

  • 사이트 콘텐츠 형식에 대 한 정책을 만듭니다.

  • 목록 또는 라이브러리에 대 한 정책을 만듭니다.

자세한 내용은 정보 관리 정책 소개를 참고 합니다.

사이트 모음 내에서 여러 콘텐츠 형식을 정책 만들기

정보 정책 사이트 모음 내에서 특정 종류의 모든 문서에 적용 됩니다 하려면 사이트 모음 수준에서 정책을 만드는 것이 좋습니다 하 고 나중에 정책을 콘텐츠 형식에 적용 합니다. 다음은 사이트 모음 정책 이라고 합니다.

  1. 사이트 모음 홈 페이지에서 > 제목 표시줄의 SharePoint 2016 설정 단추. 설정 > 사이트 설정 합니다.

    SharePoint 그룹에 연결 된 사이트의 설정, 사이트 콘텐츠 를 클릭 한 다음 사이트 설정 을 클릭 합니다.

  2. 사이트 모음 관리 에서 사이트 설정 페이지에서 > 콘텐츠 형식 정책 서식 파일 입니다.
    사이트 설정 페이지의 콘텐츠 형식 정책 서식 파일 링크

  3. 정책 페이지에서 > 만들기.

  4. 이름 및 정책에 대 한 설명을 입력 한 후에 정책이 사용자에 게 설명 하는 간략 한 정책 설명 작성 합니다.

  5. 정책을 사용 하 여 연결할 기능을 설정 하는 방법은 사이트 콘텐츠 형식에 대 한 정책을 만드는 방법에 대해 다음 섹션을 참조 합니다.

  6. 확인을 선택합니다.

사이트 콘텐츠 형식에 대 한 정책 만들기

콘텐츠 형식에 정보 관리 정책 추가 쉽게 정책 기능 여러 목록이 나 라이브러리와 연결할 수 있습니다. 콘텐츠 형식에 기존 정보 관리 정책 추가 하거나 개별 콘텐츠 형식에 대 한 특정 고유 정책 만들기를 선택할 수 있습니다.

또한 목록에 특정 콘텐츠 형식에 정보 관리 정책을 추가할 수 있습니다. 해당 목록에 콘텐츠 형식을 사용 하는 항목에만 정책이 적용 한 결과 있습니다.

  1. 사이트 모음 홈 페이지에서 > 제목 표시줄의 SharePoint 2016 설정 단추. 설정 > 사이트 설정 합니다.

    SharePoint 그룹에 연결 된 사이트의 설정, 사이트 콘텐츠 를 클릭 한 다음 사이트 설정 을 클릭 합니다.

  2. 웹 디자이너 갤러리 에서 사이트 설정 페이지에서 > 사이트 콘텐츠 형식 입니다.
    사이트 설정 페이지에 있는 사이트 콘텐츠 형식 링크

  3. 사이트 콘텐츠 형식 설정 페이지에서 하는 정책을 추가할 콘텐츠 형식을 선택 합니다.

  4. 설정 에서 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 > 정보 관리 정책 설정 합니다.

  5. 정책 편집 페이지에서 이름 및 정책에 대 한 설명을 입력 한 다음에 정책이 사용자에 게 설명 하는 간략 한 설명을 작성 합니다.

  6. 다음 섹션의 정보 관리 정책에 추가할 개별 정책 기능을 선택 합니다.
    콘텐츠 정책 유형

  7. 이 정책이 적용 되는 문서와 항목에 대 한 보존 기간을 지정 하려면 보존 사용 을 선택한 다음 보존 기간 및 항목 만료 될 때 수행할 작업을 지정 합니다.

    보존 기간을 지정 하려면

1.

추가... 레코드에 대 한 보존 단계 선택

2.

문서 또는 항목 만료 되도록 설정 된 경우를 지정 하려면 보존 기간 옵션을 선택 합니다. 다음 중 하나를 수행 합니다.

  • 이벤트 에서 날짜 속성에 따라 만료 날짜를 설정 하려면 > 이 단계는 해당 항목에 날짜 속성 해제을 기반으로 한 후 문서 또는 항목 작업 (예를 들어 생성 또는 수정)를 선택 및 (이 작업 이후 증가 예, 일, 월 또는 연도 수) 만료 항목을 삽입할 수 있습니다.

  • 수식을 사용 하는 사용자 지정 보존 만료를 결정 하려면, 이 서버에 설치 된 사용자 지정 보존 수식에서 설정 을 선택 합니다.

참고: 이 옵션은 사용자 지정 수식을 관리자가 설정 되어 있는 경우 사용할 수만 있습니다.

3.

워크플로 시작 옵션은 목록, 라이브러리 또는 연결 된 워크플로 이미 있는 콘텐츠 형식에 대 한 정책을 정의 하는 경우에 사용할 수 있습니다. 그런 다음 주어 집니다 워크플로의 선택 항목 중에서 선택할 수 있습니다.

4.

되풀이 섹션에서 이 단계의 작업... 반복 을 선택합니다 한 작업을 할 빈도 입력 합니다.

참고: 이 옵션은 사용자가 선택한 작업을 반복할 수 하는 경우 사용할 수만 있습니다. 예를 들어 되풀이 영구적으로 삭제 작업을 설정할 수 없습니다.

5.

확인 을 선택 합니다.

  1. 문서,이 정책이 적용 되는 항목에 대 한 감사를 활성화 하려면 감사 사용 을 선택한 다음 감사할 이벤트를 지정 합니다.

    감사 기능을 사용 하려면

1입니다.

정책 편집 페이지 아래에서 감사 > 감사 설정 , 다음 감사 내역 >for 유지 하려는 이벤트 옆의 확인란을 선택 하 고

2입니다.

이 문서에이 바코드 삽입 여부 확인 하려면 선택 . 저장 또는 인쇄 전에 바코드 삽입 여부 확인

3입니다.

선택 확인 정책에 감사 기능을 적용 하려면.

감사 정책 기능 조직을 만들고 감사 내역 문서 및 작업 목록, 문제점 목록, 토론 그룹 및 일정 등의 목록 항목을 분석할 수 있습니다. 이 정책 기능 콘텐츠 보고, 편집 또는 삭제와 같은 이벤트를 기록 하는 감사 로그를 제공 합니다.

도중 정보 관리 정책에 감사를 사용할 때 관리자는 Microsoft Excel의 기반으로 하는 하 고 현재 사용 하는 요약 정책 사용 현황 보고서에서 감사 데이터를 볼 수 있습니다. 관리자는 조직 내에서 정보가 어떻게 사용 되는지 확인 하려면이 보고서 가능 합니다. 이 보고서는 조직에서 확인 하 고 자신의 규정 준수 문서화 하거나 잠재적인 문제를 조사 수 있습니다.

감사 로그는 다음과 같은 정보를 기록: 이벤트 이름, 날짜 및 시간 이벤트 및 작업을 수행한 사용자의 시스템 이름입니다.

  1. 바코드 정책의 일환으로 사용 하도록 설정 된, 문서 속성에 추가 되며 바코드 적용 된 문서의 머리글 영역에 표시 합니다. 레이블, 같은 바코드도 수동으로에서 제거할 수 문서입니다. 사용자가 묻는 메시지를 인쇄 하거나 항목을 저장 하는 경우 바코드를 포함할지 여부 바코드를 수동으로 삽입 해야 하는 경우 2010의 삽입 탭을 사용 하 여 Office 릴리스 프로그램을 지정할 수 있습니다.

    바코드를 사용 하도록 설정 하려면

1입니다.

정책 편집 페이지에서 바코드 > 바코드를 사용 하도록 설정 합니다.

2입니다.

사용자가 문서에 이러한 바코드를 삽입 하려면 메시지를 표시 하려면 저장 또는 인쇄 전에 바코드 삽입 여부 확인 사용자 를 선택 합니다.

3입니다.

정책에 바코드 기능을 적용 하려면 확인 선택 합니다.

바코드 정책 코드 39 표준 바코드를 생성합니다. 각 바코드 이미지 바코드 값을 나타내는 바코드 기호 아래 텍스트를 포함 합니다. 이렇게 하면 바코드 데이터 하드웨어 검사를 사용할 수 없는 경우에 사용할 수 있습니다. 사용자가 사이트에서 항목을 찾으려면 검색 상자에 바코드 번호 수동으로 입력 수 있습니다.

  1. 이 정책이 적용 된 문서는 레이블을 요청 하려면 레이블 사용 을 선택 하 고 레이블에 대해 원하는 설정을 지정 합니다.

    레이블을 사용 하도록 설정 하려면

1.

문서에 레이블을 추가 하려면 사용자에 게 요청을 저장 하거나 인쇄 하기 전에 레이블을 삽입 하도록 프롬프트 사용자 를 선택 합니다.

참고: 선택적 레이블을 원하는 경우이 확인란을 선택 하지 않습니다.

2.

삽입 한 후에 변경할 수 없도록 레이블을 잠그려면, 레이블 추가 후 변경 금지를 선택 합니다.

이 설정은 Word, Excel 또는 PowerPoint 같은 클라이언트 응용 프로그램 내에서 항목에 레이블을 삽입 한 후 업데이트에서 레이블 텍스트를 수 없습니다. 이 문서 또는 항목에 대 한 속성을 업데이트할 때 업데이트에 레이블을 원하는 경우이 확인란을 선택 하지 않습니다.

3.

레이블 형식 상자에 표시 하 고 원하는 만큼 % 레이블의 텍스트를 입력 합니다. 레이블 최대 255 자까지 입력할 수 되는 최대 10 개의 열 참조를 포함할 수 있습니다. 레이블 형식을 만들려면 다음을 실행 합니다.

순서 대로 표시할 레이블에 포함할 열의 이름을 입력 합니다. 정책 편집 페이지에서 예제와 같이 열 이름을 중괄호 ({})로 묶습니다.

정책 편집 페이지에서 예제와 같이 중괄호 바깥쪽 열을 식별 하는 단어를 입력 합니다.

4.

줄 바꿈을 추가 하려면 줄 바꿈을 할 \n 를 입력 합니다.

5.

글꼴 크기와 하 고 왼쪽, 가운데 또는 오른쪽 문서 내에서 레이블을 배치할 위치를 지정 스타일을 선택 합니다.

글꼴 및 사용자의 컴퓨터에서 사용할 수 있는 스타일을 선택 합니다. 글꼴 크기 레이블에 표시할 수 있는 얼마나 많은 텍스트 영향을 줍니다.

6.

레이블의 너비와 높이 입력 합니다. 레이블 높이 범위는 인치에서 센티미터, 및 레이블 너비 범위는 인치에서 센티미터입니다. 레이블 텍스트 항상 세로로 가운데 레이블 이미지에 배치 됩니다.

7 합니다.

레이블 내용을 미리 보려면 새로 고침 을 선택 합니다.

  1. 확인을 선택합니다.

목록, 라이브러리 또는 폴더 (위치 기반 보존 정책)에 대 한 정책 만들기

특정 목록, 라이브러리 또는 폴더에만 적용 되는 보존 정책을 정의할 수 있습니다. 보존 정책이 방법이으로 만드는 경우에이 정책을 다른 목록, 라이브러리, 폴더 또는 사이트에서 다시 사용할 수 없습니다 및 사이트 모음 정책에 따라 위치 정책에 적용할 수 없습니다.

모든 종류의 콘텐츠를 한 위치에서 단일 보존 정책 적용 하려는 경우 위치 기반 보존 사용 하려는 있을 가능성이 큽니다. 대부분의 경우 모든 콘텐츠 형식에 대 한 보존 정책을 지정 되어 있는지 확인 합니다.

각 하위 폴더 상속을 중단 하 고 하위 수준에서 새 보존 정책 정의 하도록 선택 하지 않으면 해당 부모의 보존 정책을 상속 합니다.

목록 또는 라이브러리에 보존 이외의 정보 관리 정책 정의 하기 위해 해당 목록이 나 라이브러리와 연결 된 각 개별 목록 콘텐츠 형식에 대 한 정보 관리 정책 정의 해야 합니다.

언제 든 지 콘텐츠 형식에서 목록 또는 라이브러리에 대 한 정책을 위치 기반으로 전환 하려는 경우 보존 정책 위치 기반 정책으로 사용 됩니다. 다른 모든 관리 정책은 (감사, 바코드, 및 바코드) 관련된 콘텐츠 형식에서 상속 됩니다.

라이브러리 및 폴더 기반 보존 기능을 비활성화 하 여 사이트 모음에 따라 위치 정책을 비활성화할 수 있습니다. 이렇게 하면 사이트 모음 관리자 목록 관리자의 위치를 기반으로 정책에 따라 해당 콘텐츠 형식 정책 재정의 되지 않도록 할 수 있도록 합니다.

목록 또는 라이브러리에 대 한 정보 관리 정책 설정을 변경 하려면 목록 관리 권한이 필요한 최소 합니다.

  1. 정보 관리 정책 지정 하려는 목록 또는 라이브러리로 이동 합니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 선택 > 라이브러리 설정 또는 목록 설정 합니다.

    SharePoint Online에서 설정 을 클릭 한 다음 목록 설정 또는 라이브러리 설정 을 클릭 합니다.

  3. 사용 권한 및 관리에서 > 정보 관리 정책 설정 합니다.
    문서 라이브러리에 대한 설정 페이지에 있는 정보 관리 정책 링크

  4. 정보 관리 정책 설정 페이지에서 목록 또는 라이브러리에 대 한 보존 원본 라이브러리 및 폴더에 설정 되어 있는지 확인 합니다.

    콘텐츠 형식의 데이터를 원본으로 나타나면 원본 변경을 클릭 한 다음 라이브러리 및 폴더를 클릭 합니다. 콘텐츠 형식 보존 정책은 무시 됩니다 경고가 표시 됩니다. 확인 을 선택 합니다.

  5. 정책 편집 페이지에서 보존 일정을 기반으로 하는 라이브러리 만들려는 정책에 대 한 간략 한 설명을 입력 합니다.

  6. 추가... 보존 단계 선택

    메모는에서 레코드를 선택할 수 있습니다를 레코드 옵션에 대 한 정의 다른 보존 단계를 선택 하 여 레코드에 대 한 다른 보존 정책 정의 합니다.

  7. 2 단계 속성 대화 상자에서 문서 또는 항목 만료 되도록 설정 되어 있을 때 지정 하려면 보존 기간 옵션을 선택 합니다. 다음 중 하나를 수행 합니다.

    • 이벤트 에서 날짜 속성에 따라 만료 날짜를 설정 하려면 > 이 단계는 해당 항목에 날짜 속성 해제을 기반으로 한 후 문서 또는 항목 작업 (예를 들어 생성 또는 수정)를 선택 및 (이 작업 이후 증가 예, 일, 월 또는 연도 수) 만료 항목을 삽입할 수 있습니다.

    • 수식을 사용 하는 사용자 지정 보존 만료를 결정 하려면, 이 서버에 설치 된 사용자 지정 보존 수식에서 설정 을 선택 합니다.

      참고: 이 옵션은 사용자 지정 수식을 관리자가 설정 되어 있는 경우 사용할 수만 있습니다.

    • 작업 문서 또는 항목 만료 시 수행 하려는 작업을 지정 합니다. 문서 또는 항목 (예: 삭제)으를 특정 작업을 사용 하도록 설정 하려면 목록에서 작업을 선택 합니다.

  8. 워크플로 시작 옵션은 목록, 라이브러리 또는 연결 된 워크플로 이미 있는 콘텐츠 형식에 대 한 정책을 정의 하는 경우에 사용할 수 있습니다. 그런 다음 주어 집니다 워크플로의 선택 항목 중에서 선택할 수 있습니다.

  9. 되풀이 선택 반복이 단계의 작업... 한 작업을 할 빈도 입력 합니다.

    참고: 이 옵션은 사용자가 선택한 작업을 반복할 수 하는 경우 사용할 수만 있습니다. 예를 들어 되풀이 영구적으로 삭제 작업을 설정할 수 없습니다.

  10. 확인을 선택합니다.

콘텐츠 형식에 사이트 모음 정책 적용

정보 관리 정책 이미 만들어진 사이트에 대 한 사이트 모음 정책으로, 콘텐츠 형식에는 정책 중 하나를 적용할 수 있습니다. 이 작업을 수행 하 여 동일한 상위 콘텐츠 형식을 공유 하지 않는 사이트 모음에서 여러 콘텐츠 형식을에 동일한 정책을 적용할 수 있습니다.

사이트 모음에서 여러 콘텐츠 형식을에 정책을 적용 하려는 및 구성 관리 되는 메타 데이터 서비스를 사용 하면 콘텐츠 형식 게시 게시 해야 하는 경우 여러 사이트 모음에 정보 관리 정책을 합니다. 자세한 내용은 사이트 모음 전체에서 콘텐츠 형식에 정책을 적용 섹션을 참조 합니다.

  1. 목록 또는 정책을 적용할 콘텐츠 형식이 들어 있는 라이브러리로 이동 합니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 선택 > 라이브러리 설정 또는 목록 설정 합니다.

    SharePoint Online에서 설정 을 클릭 한 다음 목록 설정 또는 라이브러리 설정 을 클릭 합니다.

  3. 사용 권한 및 관리에서 > 정보 관리 정책 설정 합니다.
    문서 라이브러리에 대한 설정 페이지에 있는 정보 관리 정책 링크

  4. 정책 원본 설정 되어 있는지 확인 콘텐츠 형식콘텐츠 형식 정책 선택 아래에서 정책을 적용 하려는 콘텐츠 형식입니다.

  5. 정책 지정 에서 > 사이트 모음 정책 사용 을 선택한 다음 선택 목록에서 적용할 정책 합니다.

    참고: 사이트 모음 정책 사용 옵션을 사용할 수 없는 경우 사이트 모음에 대해 정의 된 사이트 모음 정책이 있습니다.

  6. 확인을 선택합니다.

    목록 또는 라이브러리 작업 하는 여러 콘텐츠 형식 관리를 지 원하는 경우 콘텐츠 형식 에서 정보 관리 정책 지정 하려는 콘텐츠 형식을 선택할 수 있습니다. 이 5 단계를 직접 소요 됩니다.

여러 사이트 모음에서 정책을 적용합니다

사이트 모음에서 콘텐츠 형식을 콘텐츠 형식 게시를 설정 하는 관리 되는 메타 데이터 서비스 응용 프로그램을 사용 하 여 공유 합니다. 콘텐츠 형식 게시 콘텐츠 및 메타 데이터 일관성 있게 관리 사이트 전체에서 업데이트 여러 구독 사이트 모음 또는 웹 응용 프로그램에 게시할 수 및 콘텐츠 형식을 만들고 중앙에서 업데이트할 수 있으므로 수 있습니다.

사이트 모음 전체에서 사용 하 여 기존 정책에서 서식 파일 만들기

정보 관리 정책 정의 하 고 여러 사이트 모음 필요에 따라 사용 하도록에서 서식 파일을 만들 수 있습니다. 사이트 모음 전체에서 하나의 정책이 적용 하는 콘텐츠 형식 게시를 사용 하 여 대체 방법으로 사용할 수도 있습니다 나 정보 정책 백업이 하려면이 방법의 사용할 수 있습니다. 정책이 하나의 사이트 모음에서 내보내고 후 저장된 위치를 또는 가져오는 또 다른 사이트 모음에 서식 파일이 나 정책의 백업을 만듭니다.

중요: 정책 서식 파일 집합을 확인 하는 방법으로 기능 내보내기/가져오기를 사용 하는 경우 정책.xml 파일에 있는 고유 식별자 염두에 두어야 합니다. 이 인해 가져올 수 없습니다 해당 정책 사이트에 한 번 이상이 고유 식별자를 변경 하지 않고 합니다.

정책 내보내기

  1. 사이트 모음 홈 페이지에서 설정사이트 설정을 대체한 작은 설정 기어 선택 > 사이트 설정 합니다.

    SharePoint 그룹에 연결 된 사이트의 설정, 사이트 콘텐츠 를 클릭 한 다음 사이트 설정 을 클릭 합니다.

  2. 사이트 모음 관리 에서 사이트 설정 페이지에서 > 콘텐츠 형식 정책 서식 파일 입니다.
    사이트 설정 페이지의 콘텐츠 형식 정책 서식 파일 링크

  3. 내보낼 정책 선택 > 아래쪽으로 스크롤 > 내보냅니다.

  4. 파일을 열거나 저장 하는 메시지가 나타나면 저장 을 선택 하 고 파일을 저장할 위치를 선택 합니다. 정책을 가져오는 사이트 모음에 사용할 수 있는 위치를 선택 해야 합니다.

  5. 다운로드 완료 대화 상자가 나타나면 닫기를 선택 합니다.

다른 사이트 모음에 정책 가져오기

정보 관리 정책 가져오기 모든 특정된 사이트 모음 내 사이트 또는 목록 수준에서 여러 콘텐츠 형식에 적용할 수 있습니다. 이 작업의 장점: 다시 정의 하 고 각 콘텐츠 형식에서 정책을 적용 되어 있지 않으면 및 정책 수정 한 곳에서 정책을 변경 하 여 보다 쉽게 관리할 수 있습니다.

  1. 정책을 적용 하려는 사이트 모음의 홈 페이지에서 설정사이트 설정을 대체한 작은 설정 기어 선택 > 사이트 설정 합니다.

    SharePoint 그룹에 연결 된 사이트의 설정, 사이트 콘텐츠 를 클릭 한 다음 사이트 설정 을 클릭 합니다.

  2. 사이트 모음 관리 에서 사이트 설정 페이지에서 > 콘텐츠 형식 정책 서식 파일 입니다.

  3. 정책 페이지에서 > 가져오기 > 찾아보기 정책에 대해 XML 파일을 찾습니다.

  4. 정책이 저장 되어 있는 XML 파일 > 열기.

  5. 페이지에서 사이트 모음 정책 가져오기 > 가져오기 를 정책을 사이트 모음에 추가 합니다.

가져온된 정책에 따라 이제 사이트 또는 목록 수준에서 하나 또는 여러 콘텐츠 형식에 적용할 수 있습니다.

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