전자 메일 메시지를 사용하여 데이터 수집

Microsoft Office Access 2007을 사용하면 영업 사원, 설문 조사 참여자 또는 기타 연락처 등 전세계에 있는 사람들의 데이터를 쉽게 수집할 수 있습니다. Office Access 2007을 Microsoft Office Outlook 2007과 함께 사용하여 데이터 입력 양식이 포함된 전자 메일 메시지를 쉽게 만들고 전송할 수 있습니다. 받는 사람이 이 양식에 데이터를 입력하여 회신하면 미리 지정한 옵션에 따라 응답이 처리됩니다. 예를 들어 회신이 자동으로 처리되도록 선택하면 받은 편지함에 회신이 도착하는 즉시 양식 내용이 데이터베이스의 적절한 테이블에 추가됩니다. 전자 메일 메시지를 통해 데이터 수집 마법사라는 이 새로운 기능을 사용하면 사용자 관련 데이터를 작업자가 직접 입력하지 않아도 되므로 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

이 문서의 내용

데이터 수집 기능을 사용하는 경우

사전 준비 작업

마법사 작업 단계

전자 메일 메시지 발송 후 작업

전자 메일 메시지를 통해 데이터 수집

데이터 수집 기능을 사용하는 경우

다음은 이 새로운 기능을 사용할 수 있는 몇 가지 시나리오의 예입니다.

  • 설문 조사    Access에서 설문 조사를 진행하고 그 결과를 수집할 수 있습니다. 먼저 결과를 저장하는 데 필요한 테이블이 포함된 Access 데이터베이스를 만들고, 마법사를 사용하여 필드로 표시되는 질문 항목이 들어 있는 양식을 만든 후 이 양식을 설문 조사 참여자에게 메일로 보냅니다. 참여자가 회신하면 데이터베이스의 지정된 테이블에 설문 결과가 곧바로 추가됩니다.

  • 상황 보고서    최근의 재고 수준이나 해결되지 않은 문제에 대한 최신 정보 등 현재 상황에 대한 내용이 담긴 전자 메일 메시지를 팀 구성원들로부터 정기적으로 전달받아 업무 상황을 지속적으로 파악할 수 있습니다.

  • 행사 관리    회의나 강연회 같은 행사를 준비할 때 참석자의 연락처 정보, 교통편 및 숙박 시설 선택 등의 정보를 수집하기 위한 하나 이상의 양식을 전자 메일 메시지로 보낼 수 있습니다. 회신이 자동으로 처리되도록 선택하면 참석자가 행사 담당자에게 별도로 통보하지 않고도 선택 내용을 변경할 수 있고, 행사 담당자는 항상 최신 데이터에 액세스하여 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

전자 메일 메시지를 통해 데이터 수집 마법사를 사용하면 데이터 입력 양식을 전자 메일 메시지로 쉽게 만들어 전송할 수 있습니다. 이 마법사를 사용하면 받은 편지함에 도착하는 회신의 처리 방법을 지정하는 등 전체 과정의 주요 단계를 안내에 따라 손쉽게 진행할 수 있습니다.

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사전 준비 작업

전자 메일 메시지로 데이터를 수집하는 기능을 처음 사용하는 경우 데이터 수집 과정을 성공적으로 마칠 수 있도록 다음 단계를 미리 수행해야 합니다.

  1. 컴퓨터에 다음 응용 프로그램이 설치되어 있어야 합니다.

    • Office Access 2007    전자 메일 메시지를 통해 데이터 수집은 Office Access 2007에서만 사용할 수 있습니다.

    • Office Outlook 2007    전자 메일 메시지를 보내는 데 사용할 컴퓨터에 Office Outlook 2007이 설치 및 구성되어 있어야 합니다. Outlook을 설치했지만 아직 구성하지 않은 경우 Outlook을 시작한 후 Outlook 시작 마법사의 지침을 따릅니다. 이 마법사에 대한 도움말은 Outlook 도움말을 참고하십시오.

    • Microsoft Office InfoPath 2007(선택 사항)    데이터 입력 양식을 만들 때 HTML 형식으로 된 간단한 양식 또는 사용상의 편의성에 주안점을 둔 InfoPath로 생성된 양식 중 하나를 선택할 수 있습니다. 컴퓨터에 Office InfoPath 2007 또는 이후 버전이 설치되어 있지 않거나 메시지를 받는 모든 사람의 컴퓨터에 Office InfoPath 2007 또는 이후 버전이 설치되어 있는지 확인할 수 없는 경우에는 HTML 양식을 선택해야 합니다.

      참고: 전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집하는 데 사용되는 양식은 Access 양식이 아닙니다. HTML과 InfoPath 중 선택한 형식에 따라 마법사에서 특수 양식이 자동으로 생성됩니다.

  2. 전자 메일 메시지를 받는 사람의 컴퓨터에는 다음과 같은 응용 프로그램이 설치되어 있어야 합니다. 필요한 소프트웨어를 설치하지 않은 사용자는 양식을 보거나 편집할 수 없습니다.

    • HTML 형식을 지원하는 전자 메일 클라이언트    HTML 양식을 보내는 경우 받는 사람에게 HTML을 지원하는 전자 메일 프로그램이 있어야 합니다.

    • Office Outlook 2007 및 Office InfoPath 2007(둘 다 선택 사항)    InfoPath 양식을 보내는 경우 받는 사람이 InfoPath 양식을 보고 편집하려면 컴퓨터에 Office Outlook 2007과 Office InfoPath 2007이 모두 설치되어 있어야 합니다.

  3. 대상 데이터베이스를 지정합니다. 이 데이터베이스로는 .mdb 또는 .accdb 형식을 사용할 수 있으며 .mde 및 .accde 파일도 지원됩니다.

    기존의 데이터베이스를 사용하지 않으려면 새 데이터베이스를 만들어야 합니다.

  4. 메시지에 대한 회신으로 받은 데이터로 채울 테이블을 지정하거나 만듭니다. 기존 테이블에 필요한 데이터를 수집하는 경우 테이블이 읽기 전용이 아니어야 하고 테이블 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한을 갖고 있어야 합니다.

    테이블을 만드는 데 대한 자세한 내용은 데이터베이스에 테이블 만들기 문서를 참고하십시오.

    참고: 

    • 다음과 같은 데이터 형식의 필드는 전자 메일 메시지를 사용하여 수집할 수 없습니다.

      • 첨부 파일

      • 일련 번호

      • 다중값 필드

      • OLE

    • 데이터 수집 작업에서 여러 테이블을 채우는 경우 선택 쿼리를 만들어 이 쿼리를 양식의 레코드 원본으로 사용해야 합니다. 원본으로 사용하는 테이블의 모든 필수 필드가 쿼리에 포함되어 있는지 확인합니다. 기존 쿼리를 사용하는 경우 읽기 전용 쿼리는 사용할 수 없으며 쿼리 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한을 갖고 있어야 합니다. 여러 테이블을 기초로 한 쿼리 만들기에 대한 자세한 내용은 여러 테이블을 기준으로 쿼리 만들기 문서를 참고하십시오.

  5. 대부분의 경우에는 수집된 데이터를 새 레코드로 저장할지 또는 수집된 데이터를 사용하여 기존 레코드를 업데이트할지 선택할 수 있습니다. 그러나 다음과 같은 상황에서는 데이터를 새 레코드로만 저장할 수 있습니다.

    • 데이터를 수집하여 두 개 이상의 테이블을 채우는 경우

    • 원본으로 사용하는 테이블에 기본 키 필드가 없는 경우. 각 회신을 기존 레코드에 매핑하려면 기본 키 값이 필요합니다. 대상 테이블에 기본 키 필드가 없는 경우 기본 키 필드를 추가하거나 고유한 값이 들어 있는 기존 필드를 기본 키로 할당하십시오.

    • 원본으로 사용하는 테이블에 레코드가 없는 경우. 테이블이 비어 있으면 마법사는 레코드를 추가하려는 것으로 간주합니다.

    • 받는 사람의 전자 메일 주소가 데이터베이스에 필드로 저장되어 있지 않은 경우. 데이터를 수집하여 레코드를 업데이트하는 경우에는 마법사를 통해 생성된 메시지에 주소를 직접 입력할 수 없으므로 대상 테이블이나 대상 테이블과 관련된 다른 테이블에 주소 필드가 있어야 합니다. 예를 들어 데이터를 수집하여 Orders 테이블을 업데이트하는 경우 Orders 테이블이나 기타 관련 테이블(예: Customers 테이블)에 전자 메일 주소가 필드로 저장되어 있어야 합니다.

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마법사 작업 단계

이제 마법사를 실행하여 데이터 수집 과정을 설정할 준비가 되었습니다.

이 섹션의 내용

마법사 시작

데이터 입력 양식 유형 선택

데이터로 수행할 작업 지정

양식 필드 선택

데이터 처리 방식 지정

받는 사람의 전자 메일 주소 지정 방법 선택

전자 메일 주소 필드 지정

전자 메일 메시지 사용자 지정

전자 메일 메시지 만들기 및 보내기

마법사 시작

  1. 대상 데이터베이스를 엽니다.

  2. 테이블 하나를 채우려면 탐색 창에서 해당 테이블을 선택하고, 여러 개의 관련 테이블을 채우려면 이러한 테이블에 바인딩된 쿼리를 선택합니다.

  3. 다음 중 하나를 실행하여 마법사를 시작합니다.

    • 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 전자 메일 만들기를 클릭합니다. 단추 이미지

    • 테이블이나 쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 전자 메일로 데이터 수집 및 업데이트를 클릭합니다.

      테이블에 필드가 하나도 없거나 일련 번호, OLE 개체, 첨부 파일 또는 다중값 조회 형식의 필드만 있는 경우 선택한 테이블이나 쿼리에 전자 메일을 사용한 데이터 수집을 지원하는 필드가 없습니다.라는 메시지가 나타납니다.

      테이블에 데이터 수집을 지원하는 필드가 있는 경우 마법사가 시작됩니다. 마법사의 첫 페이지에 과정의 주요 단계가 표시됩니다. 대상 테이블에서 데이터 추가와 업데이트를 모두 지원하는 경우 마법사에서 6개의 주요 단계를 수행합니다.

      대상 테이블에서 데이터 추가와 업데이트를 지원하는 경우 6개의 주요 단계

      개체에서 레코드 추가만 지원하는 경우에는 5개의 주요 단계를 수행합니다.

      대상 테이블에서 데이터 추가만 지원하는 경우 5개의 주요 단계

  4. 다음을 클릭합니다.

    만들려는 양식 유형을 선택하라는 메시지가 나타납니다.

데이터 입력 양식 유형 선택

이 단계에서 만들려는 양식 유형을 HTML과 InfoPath 중 선택해야 합니다. 앞서 설명한 것처럼 전자 메일 메시지를 통한 데이터 수집에는 Access 양식을 사용할 수 없으며 마법사에서 만든 HTML 양식이나 InfoPath 양식을 사용해야 합니다. 

사용자에게 보낼 데이터 입력 양식의 유형을 선택하십시오.

컴퓨터에 InfoPath가 설치되어 있지 않으면 Microsoft Office InfoPath 양식 옵션을 사용할 수 없습니다.

사용상의 편의성 및 메시지를 받는 모든 사람의 컴퓨터에 필요한 소프트웨어가 설치되어 있는지 여부에 따라 만들려는 양식 유형을 결정합니다. 사용하기 쉬운 것은 InfoPath 양식이지만 HTML 양식에 비해 많은 소프트웨어가 필요합니다. 

InfoPath 양식을 사용하면 보다 편리하게 데이터를 입력하고 편집할 수 있습니다. 또한 InfoPath 양식을 사용하면 보내기 단추를 클릭할 때 데이터의 유효성을 미리 검사할 수 있으므로 사용자가 회신을 실제로 보내기 전에 잘못된 데이터를 수정할 수 있습니다.

요약하면 HTML 양식보다 InfoPath 양식이 더 많은 장점을 갖고 있지만 HTML 양식은 HTML을 지원하는 전자 메일 클라이언트만 있으면 누구든지 양식을 보고 편집할 수 있다는 장점이 있습니다.

  1. 마법사에서 Microsoft Office InfoPath 양식 옵션을 선택하려면 메시지를 받는 모든 사람의 컴퓨터에 Office InfoPath 2007 및 Office Outlook 2007이 설치되어 있어야 합니다. 그렇지 않은 경우에는 HTML 양식 옵션을 선택해야 합니다.

  2. 다음을 클릭합니다.

    다음에 나타나는 마법사 페이지는 대상 개체에서 데이터 업데이트를 지원하는지 여부에 따라 달라집니다. 개체가 여러 테이블을 기초로 한 쿼리인 경우 또는 테이블에 기본 키 필드나 레코드가 없는 경우 마법사에서는 사용자가 새 레코드를 추가하려는 것으로 간주하고 양식 필드를 선택하라는 메시지를 표시합니다. 그 밖의 경우에는 데이터를 추가할지 아니면 데이터를 업데이트할지 지정하라는 메시지가 나타난 후 양식 필드를 선택하라는 메시지가 나타납니다.

    마법사에 양식 필드를 선택하라는 메시지가 나타나면 이 문서의 양식 필드 선택 섹션으로 바로 건너뜁니다.

데이터로 수행할 작업 지정

이 단계에서는 데이터베이스에 새 레코드를 추가할지 또는 기존 레코드를 업데이트할지 지정합니다.

새 데이터를 수집하시겠습니까? 아니면 기존 데이터를 업데이트하시겠습니까?

받는 사람이 한 번의 회신으로 보낼 수 있는 새 레코드의 수는 양식 유형에 따라 다릅니다. 데이터를 업데이트하는 경우에는 받는 사람이 업데이트해야 하는 레코드 수에 따라 메시지에 미리 완성된 상태로 포함되는 양식의 수가 결정됩니다. 다음 표에서는 여러 가지 시나리오를 간략하게 보여 줍니다.

양식 유형

추가 또는 업데이트

결과

HTML

추가

받는 사람은 각 회신을 통해 새 레코드를 하나만 보낼 수 있습니다.

InfoPath

추가

받는 사람은 전자 메일 메시지의 아래쪽에 있는 Insert a row를 클릭하는 방법으로 각 회신을 통해 새 레코드를 여러 개 보낼 수 있습니다.

참고: 메시지에 포함할 필드를 지정하면 마법사에서 여러 가지 옵션을 설정할 수 있는 페이지가 열립니다. 이 페이지에서는 회신을 처리할 Outlook 폴더를 설정할 수 있고 회신이 처리되는 방식을 지정하는 옵션을 설정할 수도 있습니다.

HTML

업데이트

전자 메일 주소 하나에 해당하는 레코드 수에 따라 각 전자 메일 메시지에 하나 이상의 미리 입력된 양식이 포함됩니다. 받는 사람은 메시지에서 각 양식을 검토하고 업데이트할 수 있습니다.

InfoPath

업데이트

전자 메일 주소 하나에 해당하는 레코드 수에 따라 각 전자 메일 메시지에 하나 이상의 미리 입력된 양식이 포함됩니다. 받는 사람은 메시지에서 각 양식을 검토하고 업데이트할 수 있습니다.

또한 사용자는 전자 메일 메시지의 아래쪽에 있는 Insert a row을 클릭하여 레코드를 추가로 보낼 수 있습니다. 사용자가 업데이트 요청에 새 레코드를 추가하지 못하도록 하는 방법은 이 문서의 뒷부분에 나와 있습니다.

  1. 마법사에서 Collect new information only 또는 Update existing information을 선택합니다.

    새 레코드를 추가하려는 경우에는 메시지를 만들 때 전자 메일 메시지의 주소 상자에 전자 메일 주소를 입력할 수 있습니다. 그러나 기존 데이터를 업데이트하려는 경우에는 원본으로 사용하는 테이블이나 쿼리 또는 관련 테이블에 받는 사람의 전자 메일 주소가 필드로 저장되어 있어야 합니다.

  2. 다음을 클릭합니다.

    양식에 포함할 필드를 선택하라는 메시지가 나타납니다.

양식 필드 선택

이 단계에서는 양식에 포함할 필드를 선택합니다.

수집할 데이터를 지정하십시오.

일반적으로는 원본으로 사용하는 테이블이나 쿼리에 있는 필드를 양식에 모두 포함할 필요는 없지만 여기에는 두 가지 예외가 있습니다.

  • 필수 필드    새 레코드를 수집하는 경우 필수/Required 속성이 로 설정된 모든 필드가 자동으로 포함됩니다. 레코드의 필수 필드가 하나라도 비어 있으면 테이블에 레코드를 추가할 수 없습니다.

  • 지원되지 않는 필드 형식    일련 번호, 첨부 파일 및 OLE 개체 또는 다중값 조회 필드는 마법사에서 지원되지 않으므로 이러한 형식의 필드를 양식에 포함할 수 없습니다. 따라서 이러한 형식의 필드는 마법사의 테이블의 필드 또는 쿼리의 필드 목록에 표시되지 않습니다. 테이블의 일련 번호 필드는 새 레코드를 추가할 때 자동으로 채워지지만 OLE 개체 필드, 첨부 파일 및 다중값 조회 필드의 값은 데이터 수집 과정에서 추가되지 않으므로 사용자가 데이터시트 보기나 양식 보기에서 해당 필드의 값을 입력해야 합니다.

  • 기본 키 필드     다음 표에서는 양식에 기본 키 필드를 포함할 수 있는 조건을 간략하게 보여 줍니다.

데이터 수집 목적

데이터 형식

양식에 포함 여부

추가

일련 번호

아니요. 테이블에 레코드를 추가할 때 기본 키 값이 자동으로 생성됩니다.

추가

일련 번호 이외의 형식

예. 레코드를 추가할 때 사용자가 필드에 값을 입력할 수 있습니다. 지정한 값이 이미 사용되고 있으면 회신이 처리되지 않습니다.

업데이트

모든 형식

아니요. 양식에서 기본 키 값을 편집할 수 없습니다. 이 필드는 각 회신을 기존 레코드에 매핑하는 데 사용됩니다.

  1. 테이블의 필드 또는 쿼리의 필드 목록에서 원하는 필드를 두 번 클릭합니다. 모든 필드를 포함하려면 >> 단추를 클릭합니다.

  2. 전자 메일 메시지에 포함할 필드 목록에서 필드의 순서를 바꾸려면 위쪽 및 아래쪽 화살표 단추를 사용합니다.

  3. 포함된 각 필드의 필드 속성에서 캡션을 지정합니다. 데이터를 업데이트하고 있는 경우 사용자가 필드를 볼 수는 있지만 해당 데이터를 변경하지 못하게 하려면 읽기 전용을 클릭합니다. 이 필드는 전자 메일 메시지에 이 필드는 읽기 전용입니다.라는 캡션과 함께 나타납니다. 이 기능은 사용자가 기존 데이터를 업데이트할 경우 가장 유용합니다.

  4. 다음을 클릭합니다.

    회신을 처리할 방식을 지정하라는 메시지가 나타납니다.

데이터 처리 방식 지정

이 단계에서 결정하는 회신 처리 방법(자동 또는 수동)은 전체 과정에서 매우 중요합니다. 여기에서 수동 처리는 데이터시트 보기나 양식 보기에서 모든 데이터를 직접 입력해야 한다는 의미가 아니며, 수집된 데이터를 대상 테이블로 전송하는 내보내기 작업을 수동으로 시작한다는 의미입니다. 

회신을 처리할 방법을 지정하십시오.

자동 처리

회신이 자동으로 처리되도록 선택하면 받은 편지함에 회신이 도착할 때 Outlook과 Access가 함께 작동하여 각 회신의 양식 내용을 데이터베이스의 대상 테이블로 내보냅니다.

자동 처리를 사용하면 상당한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 회신을 성공적으로 내보내려면 받은 편지함에 회신이 도착할 때 다음과 같은 조건이 충족되어야 합니다.

  • 컴퓨터에서 Outlook이 실행되고 있어야 합니다. Outlook이 실행되고 있지 않으면 나중에 Outlook을 시작할 때 처리가 시작됩니다.

  • 컴퓨터에 Access가 설치되어 있어야 합니다.

  • 데이터베이스가 암호로 보호되고 있지 않아야 하고 단독 사용 모드로 열려 있지 않아야 합니다. 전자 메일 메시지를 보낸 이후 데이터베이스의 이름이나 위치가 변경되지 않았어야 합니다.

  • 전자 메일 메시지를 보낸 이후 양식에 포함된 테이블, 쿼리 및 필드 속성이 변경되지 않았어야 합니다.

  • 원본으로 사용하는 테이블과 쿼리의 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한을 계속 유지해야 합니다.

이러한 조건이 하나라도 충족되지 않으면 회신이 자동으로 처리되지 않습니다. 이러한 경우 문제를 모두 해결한 후 처리되지 않은 회신을 수동으로 내보내야 합니다. 문제를 해결한 후에 받은 편지함에 도착하는 회신은 계속 자동으로 처리됩니다.

데이터에 대한 업데이트만 허용

데이터를 업데이트하는 경우 자동으로 회신을 처리하고 ...에 데이터 추가 확인란을 선택하면 기존 데이터에 대한 업데이트만 허용합니다. 확인란을 사용할 수 있게 됩니다. 사용자가 새 레코드를 보낼 수 없도록 하려면 이 확인란을 선택합니다. 새 데이터만 추가할 경우에는 기존 데이터에 대한 업데이트만 허용합니다. 확인란이 표시되지 않습니다.

수동 처리

처리할 회신 및 처리 시점을 제어하려면 Automatically process replies and add data to 확인란을 해제합니다. 이렇게 하면 받은 편지함에 도착하는 회신이 데이터베이스에 전송되지 않습니다. 이 경우 Outlook에서 각 회신을 직접 선택하고 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 후 바로 가기 메뉴에서 Export data to Microsoft Access를 클릭하여 데이터베이스를 채워야 합니다.

자동으로 처리되지 않은 회신을 수동으로 처리해야 할 수도 있습니다. 실패의 원인이 된 문제를 해결한 후 남아 있는 회신을 각각 수동으로 내보내야 합니다.

내보내기 작업을 시작하기 전에 다음 사항에 주의하십시오.

  • 컴퓨터에 Office Access 2007이 설치되어 있어야 합니다.

  • 데이터베이스가 암호로 보호되고 있으면 내보내기 작업을 시작할 때 암호를 입력하라는 메시지가 나타납니다. 또한 데이터베이스가 단독 사용 모드로 열려 있지 않아야 하고, 전자 메일 메시지를 보낸 이후 데이터베이스의 이름이나 위치가 변경되지 않았어야 합니다.

  • 전자 메일 메시지를 보낸 이후 양식에 포함된 필드의 속성과 테이블 및 쿼리의 이름이 변경되지 않았어야 합니다.

  • 원본으로 사용하는 테이블과 쿼리의 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한을 갖고 있어야 합니다.

기타 처리 옵션 지정

  1. 마법사의 회신을 처리할 방법을 지정하십시오. 페이지에서 회신을 저장할 Outlook 폴더의 이름을 검토합니다. 이 데이터 수집 요청에 대한 회신에 다른 폴더를 사용하도록 지정하려면 현재 표시된 폴더 이름을 클릭한 후 폴더 선택 대화 상자에서 다른 폴더를 선택하거나 새로 만들기를 클릭하여 새 폴더를 만듭니다. 확인을 클릭한 후 Access로 돌아갑니다.

  2. 회신 자동 처리를 제어하는 속성을 설정하십시오.를 클릭하여 전자 메일을 사용한 데이터 수집 옵션 대화 상자를 표시합니다.

    전자 메일을 사용한 데이터 수집 옵션 대화 상자

    이 대화 상자에서 회신 처리 방법을 지정할 수 있습니다. 회신을 수동으로 처리하려면 다음 단계를 건너뛰십시오.

  3. 전자 메일을 사용한 데이터 수집 옵션 대화 상자에서 설정을 검토하고 필요에 따라 다음과 같이 변경한 다음 확인을 클릭합니다.

    • Discard replies from those to whom you did not send the message    메시지를 원래 받는 사람이 보낸 회신만 자동으로 처리하려면 이 확인란을 선택합니다. 다른 사람이 보낸 회신은 대상 폴더에 저장되지만 자동으로 처리되지는 않습니다.

    • Accept multiple replies from each recipient     받는 사람이 회신을 여러 개 보낼 수 있습니다. 메시지를 받은 각 사용자가 보낸 첫 번째 회신만 자동으로 처리하려면 이 확인란을 선택합니다. 두 번째 이후의 회신도 대상 폴더에 저장되지만 자동으로 처리되지는 않습니다.

      참고: 이 설정은 처리되는 회신의 수만 제어하며 한 회신 내의 레코드 수는 제어하지 않습니다. 즉, InfoPath 양식을 보내는 경우 이 확인란이 선택되어 있지 않더라도 사용자는 한 번의 회신으로 여러 레코드를 보낼 수 있고 Access에서 회신에 포함된 레코드를 모두 자동으로 처리할 수 있습니다.

    • Only allow updates to existing data    InfoPath 양식을 사용하여 데이터를 업데이트하는 경우 받는 사람은 기존 레코드에 대한 업데이트 정보와 함께 새 레코드를 추가로 보낼 수 있습니다. 기존 레코드에 대한 업데이트만 처리하려면 이 확인란을 선택합니다.

    • Number of replies to be processed    메시지를 받는 모든 사람이 보낸 회신 중 자동으로 처리할 회신의 총 수를 입력합니다. 모든 회신을 자동으로 처리하려면 텍스트 상자에 5000과 같은 큰 값을 입력합니다. 지정된 값에 도달한 이후 받은 회신은 대상 폴더에 저장되지만 자동으로 처리되지는 않습니다.

    • Date and time to stop    이 전자 메일 메시지에 대한 회신 자동 처리를 중지할 시점을 지정합니다. 지정된 날짜와 시간 이후에 받은 회신은 대상 폴더에 저장되지만 자동으로 처리되지는 않습니다.

      참고: 나중에 이러한 옵션을 변경하려면 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 회신 관리를 클릭합니다. 데이터 수집 메시지 관리 대화 상자가 열리면 설정을 변경하려는 메시지를 선택하고 메시지 옵션을 클릭합니다. 이 대화 상자에서 변경한 내용은 해당 메시지에 대해 이후에 받는 모든 회신에 적용됩니다.

  4. 확인을 클릭하고 닫기를 클릭합니다.

    다음 단계는 데이터를 추가하는지 또는 업데이트하는지에 따라 달라집니다. 새 레코드를 추가하는 경우에는 다음 섹션으로 진행하십시오. 데이터를 수집하여 기존 레코드를 업데이트하는 경우에는 전자 메일 주소 필드 지정 섹션으로 건너뛰십시오.

받는 사람의 전자 메일 주소 지정 방법 선택

새 정보만 수집하는 경우 다음과 같은 두 가지 방법으로 전자 메일 주소를 지정할 수 있습니다.

전자 메일 메시지 받는 사람을 선택하십시오.

  • 마법사에서 생성된 전자 메일 메시지에 주소를 개별적으로 입력하거나 주소록에서 주소를 선택합니다.

  • 현재 데이터베이스에서 전자 메일 주소가 포함된 필드를 사용합니다. 이 필드는 원본으로 사용하는 테이블이나 쿼리 또는 관련 테이블에 있어야 합니다.

데이터를 수집하여 기존 레코드를 업데이트하는 경우에는 데이터베이스에 받는 사람의 전자 메일 주소가 필드로 들어 있으므로 이 대화 상자가 표시되지 않습니다.

  1. 마법사에서 원하는 옵션을 선택합니다.

  2. 다음을 클릭합니다.

    전자 메일 주소를 직접 입력하려는 경우에는 전자 메일 메시지 사용자 지정 섹션으로 건너뛰십시오. 데이터베이스의 필드를 사용하려는 경우에는 다음 섹션으로 진행하십시오.

전자 메일 주소 필드 지정

이 단계에서는 받는 사람의 전자 메일 주소가 포함된 필드를 지정합니다.

받는 사람의 전자 메일 주소가 포함된 데이터베이스 필드를 지정하십시오.

  • 받는 사람의 전자 메일 주소가 포함된 필드가 현재 테이블이나 쿼리에 있는 경우 현재 테이블 또는 쿼리를 선택하고 해당 드롭다운 목록에서 필드를 선택한 후 다음을 클릭합니다.

  • 받는 사람의 전자 메일 주소가 포함된 필드가 현재 테이블이나 쿼리에 없는 경우 다음을 실행합니다.

    1. 연결된 테이블을 선택합니다.

    2. 해당 드롭다운 목록에서 주소가 포함된 테이블로 현재 테이블을 조인하는 필드를 선택합니다. 대개 ID 필드입니다.

    3. 다음 중 하나를 실행합니다.

      • 선택하는 필드가 한 테이블에만 연결된 경우에는 한 개의 추가 드롭다운 목록이 나타납니다. 전자 메일 주소가 포함된 필드를 선택합니다.

      • 선택하는 필드가 여러 테이블에 연결된 경우에는 두 개의 추가 드롭다운 목록이 나타납니다. 첫 번째 목록에서 전자 메일 주소가 포함된 테이블을 선택하고 두 번째 목록에서 필드를 선택합니다.

    4. 다음을 클릭합니다.

연결된 테이블은 상호 간의 관계가 정의된 여러 테이블입니다. 데이터베이스에서 관계를 보거나 편집하려면 다음을 실행하십시오.

  • 데이터베이스 도구 탭의 표시/숨기기 그룹에서 관계를 클릭합니다. 단추 이미지

관계에 대한 자세한 내용은 관계 설명 또는 관계 만들기, 편집 또는 삭제 문서를 참고하십시오.

주소 필드를 사용하도록 선택한 경우에는 Outlook에서 전자 메일 메시지를 미리 보거나 사용자 지정할 수 없으며 대신 마법사에서 이러한 작업을 실행해야 합니다. 마법사의 다음 단계에서 메시지의 기본 제목과 본문이 표시되며 이때 메시지를 사용자 지정할 수 있습니다.

전자 메일 메시지 사용자 지정

이 단계에서는 메시지의 구성 요소를 검토하고 필요에 따라 변경합니다.

전자 메일 주소 사용자 지정

  1. 제목소개 필드의 내용을 원하는 대로 변경합니다.

  2. 데이터베이스의 필드에 저장된 전자 메일 주소를 사용한 경우 이 페이지에서 추가로 옵션을 선택할 수 있습니다. 받는 사람의 전자 메일 주소 추가:에서 옵션 중 하나를 선택합니다. 여기에서 선택하는 옵션은 사용자가 전자 메일 메시지를 받을 수 있는지 여부와는 관계가 없습니다. Microsoft Office Outlook의 전자 메일 주소를 입력한 경우에는 이 옵션을 사용할 수 없습니다.

  3. 다음을 클릭합니다.

전자 메일 메시지 만들기 및 보내기

이제 메시지를 만들 수 있음을 알리는 마법사 페이지가 표시되며 회신 관리 명령을 사용하여 전자 메일 상태를 보는 방법이 표시됩니다.

전자 메일 메시지 만들기

경우에 따라 이 페이지에 경고 메시지가 나타날 수 있습니다. 다음 표에서는 각 경고에 대해 설명하고 해결 방법을 보여 줍니다.

경고

설명

해결 방법

Some records do not contain a valid address in the specified e-mail address field. No data will be returned for these rows.

선택한 전자 메일 주소 필드에 null 값이 들어 있습니다.

모든 레코드의 데이터를 수집하려면 마법사를 종료하고 null 값을 전자 메일 주소로 바꾼 후 마법사를 다시 시작합니다.

You currently have an exclusive lock on the database; automatic processing will fail until the lock is released.

데이터베이스가 현재 단독 사용 모드로 열려 있습니다.

회신이 자동으로 처리되도록 선택한 경우 단독 사용 모드로 잠겨 있는 데이터베이스를 Access에서 추가하거나 업데이트할 수 없으므로 자동 처리가 수행되지 않습니다. 메시지를 보낸 직후 데이터베이스를 닫고 단독 사용이 아닌 모드로 다시 열어야 합니다.

These e-mail messages might contain data that is of a confidential or sensitive nature.

데이터를 수집하여 기존 레코드를 업데이트하는 경우 보내려는 양식이 기존 데이터로 미리 완성됩니다.

일부 양식 필드에 기밀 데이터가 포함된 경우 마법사에서 필드 선택 단계로 돌아가서 기밀 데이터가 포함된 필드를 양식에서 제거해야 합니다.

전자 메일 주소를 직접 지정하는지 또는 데이터베이스의 테이블에 저장된 주소를 사용하는지에 따라 수행할 다음 단계가 달라집니다.

Outlook 전자 메일 메시지에 주소를 지정하려는 경우

이 시나리오에서는 Outlook에서 전자 메일 주소를 직접 입력하고 메시지를 미리 보고 사용자 지정한 다음 보내기 단추를 클릭합니다.

  1. 작업을 계속하려면 만들기를 클릭합니다.

    데이터 입력 양식이 포함된 Outlook 메시지가 표시됩니다. 메시지 본문에는 간략한 소개 및 컨트롤과 예제가 포함된 양식이 들어 있습니다. 메시지 본문은 변경하지 않는 것이 좋습니다. 양식의 구조를 변경하면 회신이 제대로 처리되지 않을 수도 있습니다.

  2. 받는 사람, 참조 또는 숨은 참조 상자에 받는 사람의 전자 메일 주소를 입력합니다. 받는 사람, 참조 또는 숨은 참조 단추를 클릭하고 주소록에서 주소를 선택할 수도 있습니다.

  3. 보내기를 클릭합니다.

데이터베이스에 저장된 주소 필드를 사용하려는 경우

이 시나리오에서는 이미 메시지를 검토하고 사용자 지정한 것으로 가정합니다. 이제 메시지를 보낼 사용자의 주소를 선택할 수 있도록 전자 메일 주소 필드를 필터링해야 합니다.

  1. 다음을 클릭하여 받는 사람에게 전자 메일 메시지 보내기 페이지를 표시합니다.

    받는 사람에게 전자 메일 메시지 보내기

  2. 해당 확인란을 선택하여 사용하려는 전자 메일 주소를 선택합니다.

  3. 보내기를 클릭합니다.

    주소 필드의 값 중 일부가 유효한 전자 메일 주소가 아니면 잘못된 주소가 나열된 대화 상자가 표시됩니다. 이러한 경우 목록의 주소를 기록해 두고 끝내기를 클릭한 후 주소를 확인하고 메시지를 다시 보냅니다. 메시지를 다시 보내는 방법에 대한 자세한 내용은 데이터 수집 전자 메일 메시지 다시 보내기 섹션을 참고하십시오.

이제 전자 메일 메시지를 사용하여 데이터를 수집하는 데 관련된 작업을 거의 마쳤습니다. 회신이 자동으로 처리되도록 선택한 경우 오류가 발생하지 않는 한 사용자가 더는 개입하지 않아도 데이터가 대상 데이터베이스로 전송됩니다.

그러나 회신을 수동으로 처리하도록 선택했거나 오류가 발생한 경우에는 추가 작업을 실행해야 합니다. 다음 섹션에서는 회신을 수동으로 처리하는 방법, 문제 해결 방법 및 데이터 수집 메시지와 회신에 대한 일반적인 관리 지침에 대해 설명합니다.

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전자 메일 메시지 발송 후 작업

전자 메일 메시지를 받은 사람은 회신을 클릭하고 양식에 필요한 정보를 입력한 후 보내기를 클릭하여 메시지에 응답합니다. 이 섹션에서는 회신을 보는 방법 및 제대로 처리되지 않은 회신이 있는 경우 문제를 해결하는 방법에 대해 설명합니다.

이 섹션의 내용

회신 보기

회신 자동 처리 확인 및 문제 해결

회신 수동 처리 및 오류 문제 해결

데이터 수집 전자 메일 메시지 다시 보내기

참고 항목 섹션의 링크를 클릭하면 회신을 관리하고 메시지 옵션을 변경하는 데 대한 자세한 내용을 볼 수 있습니다.

회신 보기

선택한 회신 처리 방법과는 관계없이 메시지에 응답한 사람을 확인하거나 회신을 직접 열어 볼 수 있습니다. 회신을 보려면 다음을 실행하십시오.

  1. Outlook으로 전환한 후 데이터 수집 회신이 저장되도록 지정한 폴더를 찾습니다.

    팁: 폴더 이름이 기억나지 않으면 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 회신 관리를 클릭하여 데이터 수집 메시지 관리 대화 상자를 엽니다. 회신을 확인하려는 메시지에 해당하는 행의 Outlook 폴더 열에서 폴더 이름을 찾을 수 있습니다.

  2. Outlook에서 회신을 두 번 클릭하여 엽니다. 양식이 보낸 사람이 작성한 대로 표시됩니다.

Access에서는 원본 회신 메시지에 대한 회신을 처리하지 않습니다. 따라서 받는 사람이 보낸 양식이 하나 이상 비어 있거나 불완전하거나 제대로 완성되지 않은 경우에는 회신 명령을 사용하는 대신 원본 전자 메일 메시지를 해당 사용자에게 다시 보내야 합니다.

마찬가지로 다른 사람에게 요청을 추가로 보내려면 원본 메시지를 전달하는 대신 원본 메시지를 다시 보내야 합니다. 자세한 내용은 데이터 수집 전자 메일 메시지 다시 보내기 섹션을 참고하십시오.

회신 자동 처리 확인 및 문제 해결

회신이 자동으로 처리되도록 선택한 경우에는 회신이 제대로 처리될 수 있도록 다음과 같은 작업을 수행해야 합니다.

  • 각 회신에 대해 메시지 플래그, Data Collection Status범주 열의 값을 검토합니다.

    팁: 보기에 메시지 플래그, Data Collection Status범주 열이 표시되지 않으면 필드 선택을 사용하여 해당 열을 추가합니다. 열 머리글을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 필드 선택을 클릭합니다. 필드 선택 대화 상자에서 각 필드를 끌어 기존 열 머리글의 왼쪽이나 오른쪽에 놓습니다.

    Outlook 폴더에서 메시지 플래그Data Collection operation was successful로 설정되면 회신이 성공적으로 처리된 것이며 Data Collection Status 열이 비게 되고 범주 열에 녹색 표시기가 나타납니다.

  • 또한 대상 테이블의 내용을 검토하여 수집된 데이터가 새 레코드로 저장되었는지 또는 기존 레코드에 대한 업데이트로 저장되었는지 확인할 수 있습니다.

회신이 자동으로 처리되지 않았을 가능성이 있는 경우 회신 처리에 필요한 조건이 모두 충족되었는지 확인해야 합니다. 자세한 내용은 이 문서의 앞 부분에서 자동 처리 섹션을 참고하십시오. 그런 다음 아래 표에 나와 있는 문제 해결 방법을 시도해 보십시오. 대부분의 경우 문제를 수정한 후 회신을 수동으로 내보내야 합니다. 회신을 수동으로 내보내는 방법에 대한 자세한 내용은 다음 섹션인 회신 수동 처리 및 오류 문제 해결을 참고하십시오.

문제

원인

해결 방법

회신이 Outlook 폴더에 있지만 처리되지 않았습니다. Data Collection Status 열에 Message unprocessed가 표시됩니다.

전자 메일을 사용한 데이터 수집 옵션 대화 상자에서 메시지 옵션을 검토하십시오. 회신을 수동으로 처리하도록 설정되어 있거나 특정 회신이 자동으로 처리되지 않도록 설정되었을 수 있습니다.

팁: 옵션을 표시하려면 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 회신 관리를 클릭합니다. 대화 상자에서 원하는 메시지를 선택하고 메시지 옵션을 클릭합니다.

회신을 수동으로 내보내십시오.

아직 수신되지 않은 회신을 자동으로 처리하려면 옵션 대화 상자에서 설정을 변경해야 합니다.

옵션을 검토하고 변경하는 방법에 대한 자세한 내용은 Data Collection E-mail Options 문서를 참고하십시오.

메시지 중 하나에 직접 회신을 보냈지만 회신이 처리되지 않습니다.

자신의 메시지에 직접 회신하려면 다소 다른 절차를 따라야 합니다.

받은 메시지의 양식에 데이터를 입력하지 말고 보낸 편지함 폴더에 있는 보낸 메시지의 양식에 데이터를 입력해야 합니다. 보낸 편지함 폴더로 이동하여 메시지를 열고 회신을 클릭한 다음 양식을 채우고 보내기를 클릭하십시오.

회신이 올바른 폴더에 전달되지 않습니다.

지정한 폴더에는 메시지에 대한 원본 회신만 저장됩니다.

자신의 메시지에 대한 자가 회신(보낸 편지함 폴더에 있는 메시지 복사본을 사용하여 회신을 작성하지 않은 경우)과 토론에 사용된 전자 메일 메시지 스레드의 일부인 회신은 지정한 폴더에 저장되지 않을 수 있습니다.

기타 가능한 원인으로는 Office Access 2007이 설치되어 있지 않은 경우나 회신을 처리하는 데 필요한 추가 기능이 없거나 손상된 경우 등이 있습니다.

자신이 보낸 회신이 처리되지 않는 경우 보낸 편지함 폴더에 있는 보낸 메시지의 양식에 데이터를 입력하십시오.

사용자가 회신에 대한 회신에 있는 양식을 채운 경우 원본 메시지에 회신하도록 요청하십시오.

추가 기능이 없거나 손상되었을 가능성이 있는 경우 Outlook으로 전환한 후 도구 메뉴에서 보안 센터를 클릭하고 추가 기능을 클릭합니다. Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection and Publishing 항목이 있는지 확인합니다. 이 항목이 없으면 Access를 다시 설치해 보십시오.

Data Collection Status 열에 다음 문자열이 표시됩니다.

Cannot find the database. Locate the database and manually import the data.

데이터베이스의 위치가 변경되었거나 이름이 바뀌었거나 삭제 또는 손상되었습니다.

데이터베이스를 원래 위치로 복원하고 회신을 수동으로 내보내십시오.

Data Collection Status 열에 다음 문자열이 표시됩니다.

Cannot open database for importing data because the database is already in use. Manually process the replies after the database becomes available.

데이터베이스가 단독 사용 모드로 열려 있습니다. 단독 사용 모드를 해제하지 않으면 데이터베이스를 변경할 수 없습니다.

데이터베이스를 단독 사용 모드로 연 사용자에게 데이터베이스를 닫고 일반 모드로 다시 열도록 요청합니다. 그런 다음 회신을 수동으로 내보냅니다.

Data Collection Status 열에 다음 문자열이 표시됩니다.

This Access database is protected with a password. Please manually export this data to Microsoft Access.

대상 데이터베이스가 암호로 보호되어 있습니다. 데이터베이스에 액세스하는 데 암호가 필요한 경우 회신을 자동으로 처리할 수 없습니다.

회신을 수동으로 내보내십시오. 이후의 회신을 자동으로 처리하려면 데이터베이스의 암호 보호 기능을 해제해야 합니다.

Data Collection Status 열에 테이블, 쿼리 또는 필드가 없다는 메시지가 표시됩니다.

대상 테이블 또는 쿼리를 삭제하거나 이름을 변경한 경우일 수 있습니다. 또는 테이블이나 쿼리의 구조가 수정되어 양식의 내용을 테이블에 추가할 수 없는 경우일 수 있습니다.

대상 테이블 및 쿼리를 다시 만들거나 데이터 수집 메시지를 새로 만들어 보내십시오.

Data Collection Status 열에 다음 문자열이 표시됩니다.

Cannot process this e-mail message. The form in this e-mail message is either corrupt or has been modified.

회신의 양식이 손상되었거나 받는 사람 또는 보낸 사람이 양식을 수정했습니다.

받는 사람이 양식을 수정한 경우 받는 사람에게 양식을 다시 보내도록 요청한 후 회신을 수동으로 내보내십시오.

원본 메시지의 양식이 손상되었거나 유효하지 않은 경우 메시지를 새로 만들어 보내야 합니다.

Data Collection Status 열에 다음 문자열이 표시됩니다.

Cannot find the information necessary to complete processing in the specified database.

업데이트해야 할 기존 레코드에 회신을 매핑하는 데 필요한 정보가 없습니다.

메시지 설정을 Outlook과 동기화해야 합니다. Access의 외부 데이터 탭에 있는 데이터 수집 그룹에서 회신 관리를 클릭합니다. 회신 관리 대화 상자에서 메시지를 선택합니다. 메시지 정보에 경고 상자가 표시됩니다. 이 경고를 클릭하여 설정을 동기화하고 대화 상자를 닫습니다. Outlook으로 다시 전환한 후 회신을 수동으로 내보내십시오.

Data Collection Status 열에 다음 문자열이 표시됩니다.

Cannot add or update data because the data would result in a duplicate value in a field that only accepts unique values.

인덱스/Indexed 속성이 예(중복 불가능)로 설정된 필드는 중복된 값을 포함할 수 없습니다. 양식 필드에 입력한 값이 테이블의 해당 필드에 이미 있으면 작업이 수행되지 않습니다.

받는 사람에게 양식 필드에 다른 값을 입력하여 회신을 다시 보내도록 요청하십시오.

Data Collection Status 열에 다음 문자열이 표시됩니다.

The value you entered isn't an item in the list of choices...

양식에 값을 조회하는 필수 필드가 포함되어 있지만 사용자가 이 필드의 값을 지정하지 않았거나 필드의 목록 값만 허용/LimitToList 속성이 로 설정되어 있지만 사용자가 목록에 없는 값을 지정했습니다.

받는 사람에게 모든 필드에 데이터를 입력한 후 회신을 다시 보내도록 요청하거나 양식을 직접 채워 저장한 후 다시 내보내십시오.

Data Collection Status 열에 양식 필드에 지정된 값이 잘못되었다는 메시지가 표시됩니다.

받는 사람이 하나 이상의 필드에 잘못된 데이터를 입력했습니다.

받는 사람에게 모든 필드에 데이터를 입력한 후 회신을 다시 보내도록 요청하거나 양식을 직접 채워 저장한 후 다시 내보내십시오.

Data Collection Status 열에 다음 문자열이 표시됩니다.

This message contains a form you need to fill out. When you are done, send it to the sender of this e-mail message.

받는 사람이 양식을 채우지 않았습니다.

받는 사람에게 양식에 데이터를 입력한 후 회신을 다시 보내도록 요청하십시오.

회신 수동 처리 및 오류 문제 해결

회신을 수동으로 처리하려면 Outlook에서 내보내기 작업을 시작해야 합니다.

회신은 한 번에 하나씩만 내보낼 수 있습니다. 데이터 수집 상태 열이 전자 메일을 사용한 데이터 수집이 완료되었습니다.로 설정된 회신은 내보내지 마십시오. 이 상태는 회신이 이미 제대로 처리되었음을 나타냅니다. 데이터 수집 상태 열이 메시지가 처리되지 않았습니다.로 설정된 회신은 수동으로 처리해야 합니다. 이 열에 오류 메시지가 있는 회신은 자동으로 처리되지 못한 것이므로 문제를 해결해야 수동으로 내보낼 수 있습니다. 문제 해결 방법에 대한 자세한 내용은 이전 섹션인 회신 자동 처리 확인 및 문제 해결을 참고하십시오.

  1. Outlook에서 수동으로 처리하려는 회신을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

  2. Microsoft Access로 데이터 내보내기를 클릭합니다.

  3. Microsoft Access로 데이터 내보내기 대화 상자에서 회신 내용을 검토한 후 확인을 클릭하여 회신을 내보냅니다.

    내보내기 작업에 성공하면 Data successfully exported to the database라는 메시지가 표시됩니다. 작업에 실패하면 Cannot import data due to errors라는 메시지가 표시되고 실패의 원인이 된 문제에 대한 설명이 나타납니다. 다음 표에서는 내보내기 작업의 실패 원인이 될 수 있는 여러 가지 문제를 보여 줍니다.

문제

원인

해결 방법

회신을 마우스 오른쪽 단추로 클릭해도 Export data to Microsoft Access 명령이 표시되지 않습니다.

선택한 메시지가 올바른 데이터 수집 회신이 아닙니다.

지정된 폴더에서 데이터 수집 회신이 아닌 메시지를 삭제하십시오.

회신이 올바른 폴더에 저장되지 않습니다.

지정된 폴더에는 메시지에 대한 원본 회신만 저장됩니다.

자신의 메시지에 대한 자가 회신(보낸 편지함 폴더에 있는 메시지의 복사본을 사용하여 회신을 작성하지 않은 경우)과 토론에 사용된 전자 메일 메시지 스레드의 일부인 회신은 지정한 폴더에 저장되지 않을 수 있습니다.

기타 가능한 원인으로는 Access가 설치되어 있지 않은 경우나 회신을 처리하는 데 필요한 추가 기능이 없거나 손상된 경우 등이 있습니다.

자신이 보낸 회신이 처리되지 않는 경우 보낸 편지함 폴더에 있는 보낸 메시지의 양식에 데이터를 입력하십시오.

사용자가 회신에 대한 회신에 있는 양식을 채운 경우 원본 메시지에 회신하도록 요청하십시오.

추가 기능이 없거나 손상되었을 가능성이 있는 경우 Outlook의 도구 메뉴에서 보안 센터를 클릭하고 추가 기능을 클릭합니다. Microsoft Access Outlook Add-in for Data Collection and Publishing 항목이 있는지 확인합니다. 이 항목이 없으면 Access를 다시 설치해 보십시오.

메시지:

Cannot find the database. Locate the database and manually import the data.

데이터베이스의 위치가 변경되었거나 이름이 바뀌었거나 삭제 또는 손상되었습니다.

데이터베이스를 원래 위치로 복원한 후 다시 시도하십시오.

메시지:

The database is already in use.

데이터베이스가 단독 사용 모드로 열려 있습니다. 단독 사용 모드를 해제하지 않으면 데이터베이스를 변경할 수 없습니다.

데이터베이스를 단독 사용 모드로 연 사용자에게 데이터베이스를 닫고 일반 모드로 다시 열도록 요청합니다. 그런 다음 회신을 수동으로 내보냅니다.

메시지:

Table, query, or a field is missing.

대상 테이블 또는 쿼리를 삭제하거나 이름을 변경한 경우일 수 있습니다. 또는 테이블이나 쿼리의 구조가 수정되어 양식의 내용을 테이블에 추가할 수 없는 경우일 수 있습니다.

누락된 대상 테이블 및 쿼리를 만들거나 데이터 수집 메시지를 새로 만들어 보내십시오.

메시지:

Form is either corrupt or has been modified.

회신의 양식이 손상되었거나 받는 사람 또는 보낸 사람이 양식을 수정했습니다.

받는 사람이 양식을 수정한 경우 받는 사람에게 양식을 다시 보내도록 요청한 후 회신을 수동으로 내보내십시오.

원본 메시지의 양식이 손상되었거나 유효하지 않은 경우 메시지를 새로 만들어 보내야 합니다.

메시지:

Information necessary to complete processing is missing.

업데이트해야 할 기존 레코드에 회신을 매핑하는 데 필요한 정보가 없습니다.

메시지 설정을 Outlook과 동기화해야 합니다. Access의 외부 데이터 탭에 있는 데이터 수집 그룹에서 회신 관리를 클릭합니다. 회신 관리 대화 상자에서 메시지를 선택합니다. 메시지 정보에 경고 상자가 표시됩니다. 이 경고를 클릭하여 설정을 동기화하고 대화 상자를 닫습니다. Outlook으로 다시 전환한 후 회신을 수동으로 내보내십시오.

메시지:

Cannot add or update data because the data would result in a duplicate value in a field that only accepts unique values.

인덱스/Indexed 속성이 예(중복 불가능)로 설정된 필드는 중복된 값을 포함할 수 없습니다. 양식 필드에 입력한 값이 테이블의 해당 필드에 이미 있으면 작업이 수행되지 않습니다.

받는 사람에게 양식 필드에 다른 값을 입력하여 회신을 다시 보내도록 요청하십시오.

메시지:

The value you entered isn't an item in the list of choices.

양식에 값을 조회하는 필수 필드가 포함되어 있지만 사용자가 이 필드의 값을 지정하지 않았거나 필드의 목록 값만 허용/LimitToList 속성이 로 설정되어 있지만 사용자가 목록에 없는 값을 지정했습니다.

받는 사람에게 모든 필드에 데이터를 입력한 후 회신을 다시 보내도록 요청하거나 양식을 직접 채워 저장한 후 다시 내보내십시오.

메시지:

Invalid value in a form field.

받는 사람이 하나 이상의 필드에 잘못된 데이터를 입력했습니다.

받는 사람에게 모든 필드에 데이터를 입력한 후 회신을 다시 보내도록 요청하거나 양식을 직접 채워 저장한 후 다시 내보내십시오.

메시지:

Reply contains a form you need to fill out. When you are done, send it to the sender of this e-mail message.

받는 사람이 양식을 채우지 않았습니다.

받는 사람에게 양식에 데이터를 입력한 후 회신을 다시 보내도록 요청하십시오.

범주 열에 녹색 정사각형이 표시될 때까지 회신을 내보내 봅니다.

데이터 수집 전자 메일 메시지 다시 보내기

메시지를 다른 사용자에게 추가로 보내려는 경우나 오류가 발생하여 일부 사용자가 원본 메시지를 받지 못한 경우 메시지를 전달하지 말고 원본 메시지를 다시 보내야 합니다.

  1. 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 회신 관리를 클릭합니다. 단추 이미지

    데이터 수집 메시지 관리 대화 상자가 표시됩니다.

    데이터 수집 메시지 관리 대화 상자

  2. 데이터 수집 메시지 관리 대화 상자에서 다시 보내려는 메시지를 클릭합니다.

  3. 이 전자 메일 메시지 다시 보내기를 클릭합니다.

    이 전자 메일 메시지 다시 보내기 단추를 사용할 수 없는 경우

    메시지 설정이 Outlook과 동기화되지 않은 경우 이 단추가 흐리게 표시되어 사용할 수 없습니다.

    메시지 정보 아래에서 경고 상자를 클릭하여 설정을 동기화합니다. 작업에 성공하면 Synchronization was successful이라는 메시지가 표시됩니다. 오류 메시지가 나타나면 대화 상자를 닫았다가 다시 열어 보십시오.

  4. Access에서는 대상 테이블과 쿼리가 삭제되지 않았는지, 모든 양식 필드가 계속 포함되어 있는지, 해당 데이터 형식이 변경되지 않았는지 등 몇 가지 검사를 수행합니다. 이 검사를 통과하면 마법사 페이지에 회신 처리 방식을 지정하라는 메시지가 나타납니다. 그렇지 않으면 전자 메일 메시지를 다시 만들라는 메시지가 나타납니다. 

  5. 메시지를 처음 보낼 때와 마찬가지로 마법사의 단계를 따릅니다. 이때 이전과 다른 설정을 사용할 수 있습니다.

    전자 메일 메시지를 다른 사용자에게 보내려면 다음 중 하나를 실행하십시오.

    • 전자 메일 주소를 직접 지정합니다. 이 방법은 데이터를 수집하여 새 레코드를 추가하는 경우에만 사용할 수 있습니다.

    • 다른 전자 메일 주소 필드를 선택합니다.

    • 이전과 같은 전자 메일 주소 필드를 사용하되 마지막 단계에서 원하는 주소만 선택합니다.

      마법사 단계에 대한 도움말을 보려면 이 문서의 앞부분에 있는 데이터 처리 방식 지정 섹션을 참고하십시오.

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