전자 메일을 통해 수집한 데이터를 Access 데이터베이스에 추가

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수집할 수 또는 Microsoft Outlook 2007 또는 Microsoft Outlook 2010 Microsoft Access 2007 또는 Access 2010 사용 하 여 통과 전자 메일 정보를 업데이트 합니다. Access는 데이터 수집 폼을 만드는 밀고 양식을 전자 메일 메시지를 보내는 방법을 안내 합니다. 전자 메일 받는 사람에 게 완성된 된 양식의 반환 하는 경우 자동으로 처리 하 고 지정 된 Access 데이터베이스에 저장 된 수집된 된 데이터를 선택할 수 있습니다. 이 방법은 데이터 수집 저장할 수 있습니다 시간과 노력 일반적으로 관련 된 복사본 및 붙여넣기 또는 수동으로 데이터 입력 프로세스. 다음은 데이터를 수집 하기 위해이 프로세스를 사용할 수 있는 몇 가지 시나리오입니다.

설문 조사    설문 조사를 수행 하 고 결과 저장 하는 데 필요한 테이블이 포함 된 Access 데이터베이스를 작성 한 다음 설문 조사 양식 생성 하려면 마법사를 사용 하 여 결과 컴파일할 한 다음 설문 조사 참가자에 게 메일 수 있습니다. 참가자 회신 설문 조사 데이터는 데이터베이스에 자동으로 저장 됩니다.

상황 보고서    인지 여부에 관계의 최신 재고 수준 상태 또는 문제 보류 대 한 최신 정보, 팀 일정 한 간격 현재 정보를 포함 하는 메시지를 전자 메일로 보내 해 서 확인할 수 유지할 수 있습니다.

이벤트 관리    전화 회의 또는 교육 또는 기타 이벤트를 구성 하는 경우 하나 이상의 양식에 연락처 정보, 여행 및 호텔 기본 등에 수집을 전자 메일 메시지로 보낼 수 있습니다. 회신이 자동으로 처리 하려는 경우 참가자가 사용자에 게 알리도록 필요 없이 언제 든 지 기본 설정을 변경할 수 있으며 의사 목적에 대 한 최신 데이터에 대 한 액세스를 항상 해야 합니다.

이 문서에서는이 옵션을 사용 하려면 무엇이 필요 시작 마법사를 사용 하는 방법으로 처리 하 고 다음 하면 다양 한 단계에 대 한 자세한 내용은 마법사의 지시를 따라으로 가장 알림이 받으려면된 선택 영역을 만들 수 있도록

참고: 데이터 수집 양식을 보낼 Hotmail 또는 Yahoo를 사용 하는 받는 경우 수집된 된 데이터를 추가할 수 없습니다.

시작하기 전에

처음으로 전자 메일 메시지를 사용 하 여 데이터 수집 있으면 다음 단계를 수행 합니다.

  1. 컴퓨터에서 다음 응용 프로그램을 설치 해야 하는지 확인 합니다.

    • Access 2007 또는 Access 2010 합니다.

    • Outlook 2007 또는 Outlook 2010 합니다. Outlook 전자 메일 메시지를 보낼 때 사용 하는 컴퓨터에 설치 및 구성 있어야 합니다. 사용 중인 경우 Outlook이 설치 되어 있지만 아직 구성 Outlook을 시작 하 고 Outlook 시작 마법사의 지시를 따릅니다. 마법사 사용 하 여 도움이 필요한 경우 Outlook 도움말을 참조 합니다.

    • InfoPath 양식을 사용 하는 경우 InfoPath 2007 하거나 InfoPath가 자신의 컴퓨터에 설치 되어 있어야 하 고 받는 사람에 게 이상 버전이 설치 되어 있어야도 됩니다 있는지 확인 합니다.

    • 메일 받는 사람에 게 하거나 있어야 InfoPath 있거나 보기 및 편집 양식 수 있게 하려면 자신의 컴퓨터에 설치 된 HTML 형식을 지 원하는 전자 메일 클라이언트입니다.

      전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집 하기 위해 사용 되는 양식을 Access 폼이 아닙니다. 마법사의 InfoPath 또는 HTML 형식으로 특수 폼을 생성합니다.

      대상 데이터베이스를 식별 합니다. .Mdb 또는.accdb 형식으로 데이터베이스 될 수 있습니다. 또한.mde 및.accde 파일 지원 됩니다. 기존 데이터베이스를 사용 하지 않으려면 새 계정을 만들어야 합니다.

  2. 확인 하거나 전자 메일 회신 데이터로 채워진 원하는 테이블을 만듭니다. 데이터를 수집 하는 경우 기존 테이블 테이블은 읽기 전용에 추가 하거나 업데이트 내용을 하기 위해 필요한 권한이 있는지 확인 합니다.

참고: 첨부 파일, 일련 번호, OLE 및 전자 메일 메시지를 사용 하 여 종류를 수집할 수 없습니다 다중값된 필드

데이터 수집 작업이 두 개 이상의 테이블을 채우는, 경우 선택 쿼리 만들고 폼의 레코드 원본으로 사용 해야 합니다. 쿼리에 원본 테이블에서 필수 필드의 모든 포함 되어 있는지 확인 합니다. 기존 쿼리를 사용 하는 경우 쿼리는 읽기 전용 및에 추가 하거나 업데이트 내용을 하기 위해 필요한 권한이 있는지 확인 합니다. 두 개 이상의 테이블 기반 쿼리 만들기에 대 한 자세한 내용은 쿼리 소개문서를 참고 하세요.

다음과 같은 경우 새 레코드로 데이터를 저장 합니다.

  • 데이터를 여러 테이블 채워집니다 하는 경우.

  • 대상 테이블에 기본 키 필드가 없으면 합니다. 기본 키 값은 각 회신 기존 레코드에 매핑할 필요 합니다. 대상 테이블에 기본 키 필드를 찾을 수 없는 경우 지금 추가 또는 기본 키로 고유 값이 있는 기존 필드를 지정 합니다.

  • 대상 테이블에 레코드가 없으면 합니다. 테이블이 비어 있으면 마법사의 레코드를 추가 하려면 가정 합니다.

  • 받는 사람의 전자 메일 주소 필드는 데이터베이스에서 다른 이름으로 저장 되지 않은 경우. 레코드를 업데이트 하는 데이터를 수집 하는 경우 수동으로 마법사에서 생성 된 메시지의 주소를 입력 수 없습니다. 대상 테이블을 관계에는 표에 이거나 주소 필드 대상 테이블에 있어야 합니다.

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시작

  1. 수집한 데이터 저장 될 데이터베이스를 엽니다.

  2. 단일 테이블에 데이터를 추가 하려면 탐색 창에서 테이블을 선택 합니다. 여러 개의 관련된 테이블을 채우는 데 이러한 테이블에 바인딩되어 있는 쿼리를 선택 합니다.

  3. 마법사를 시작 하려면 다음 중 하나를 수행 합니다.

    • 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 전자 메일 만들기 를 클릭 합니다.

    • 테이블 또는 쿼리를 단추로 클릭 한 다음 수집 및 전자 메일을 통해 데이터를 업데이트를 클릭 합니다.

      참고: 다음과 같은 메시지가 표시 모든 필드가 포함 되지 않은 표를 일련 번호, OLE 개체, 첨부 파일 또는 다중값된 조회 필드 형식이 있는 경우: 선택한 테이블이 나 쿼리의 없는 모든 필드 전자 메일을 사용 하 여 데이터 수집을 지 원하는 .

테이블 데이터 수집을 지 원하는 필드가 있으면 마법사가 시작 됩니다. 대상 테이블에서 모두를 추가 하 고 데이터를 업데이트를 지 원하는 경우 마법사의 전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집 하기 위해 필요한 단계를 안내 합니다.

다음과 같은 7 개의 주요 단계 프로세스를 통해 있을 때 모든 질문에 대 한 참조와 다음 섹션을 사용 합니다.

  1. 보낼 데이터 입력 양식의 유형을 선택합니다

  2. 새 데이터를 수집 하거나 기존 데이터를 업데이트할 것인지 선택

  3. 데이터 수집 된 수를 지정합니다

  4. 자동 또는 수동 데이터 처리 지정

  5. 받는 사람의 전자 메일 주소를 지정 하는 방법 선택

  6. 검토 하 고 받는 사람 목록 지정

  7. 전자 메일 메시지 만들기 및 보내기

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보낼 데이터 입력 양식의 유형을 선택합니다

자신 및 받는 사람에 게 사용 편의성 기반 양식의 유형을 선택 합니다.

선택 HTML 양식    확인 및 변경할 전자 메일 클라이언트에서 HTML 모든 사용자가 편집할 수 있는 HTML 양식

선택 Microsoft InfoPath 양식    이 옵션을 컴퓨터에만 경우 InfoPath가 설치 되어 표시 됩니다. 모든 받는 사람이 InfoPath와 Outlook 자신의 컴퓨터에 설치 하는 경우에이 옵션을 선택 합니다. InfoPath 양식 더 나은 데이터 입력 및 편집 환경을 제공합니다

그런 다음 표시 되는 마법사의 페이지 대상 개체의 데이터 업데이트를 지원 하는지 여부에 따라 달라 집니다. 개체를 두 개 이상의 테이블 기반 쿼리 또는 테이블에 없는 경우 기본 키 필드 또는 레코드가 없는 경우 마법사 있는 것으로 가정 하는 경우 새 레코드를 추가 하려면 및 양식 필드를 선택 하 라는 메시지가 표시 됩니다. 다른 모든 경우에 마법사 추가 하거나 양식 필드를 선택 하 라는 하기 전에 데이터를 업데이트할 것인지 여부를 지정 하 라는 메시지를 표시 합니다.

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새 데이터를 수집 하거나 기존 데이터를 업데이트할 것인지 선택

데이터에 수행할 작업을 지정 합니다. 사용 중인 양식의 유형을 받는 단일 회신에 게 보낼 수 있는 새 레코드 수가 영향을 줍니다. 데이터를 업데이트할 때 받는 사람 업데이트 해야 하는 레코드 수가 메시지에 포함 되는 미리 완성 된 양식 번호를 식별 합니다.

참고: 새 레코드를 추가 하는 메시지를 만들 때 전자 메일 메시지의 주소 상자에 전자 메일 주소를 입력 합니다. 기존 데이터를 업데이트 하려면 받는 사람의 전자 메일 주소 필드의 원본 테이블이 나 쿼리를 또는 관련된 테이블에서 다른 이름으로 저장 되어 있어야 합니다.

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원하는 수집 된 데이터 지정

폼에 포함할 필드를 선택한 경우 원본 테이블이 나 쿼리를 폼에 존재 하는 모든 필드를 포함 하려면 필요는 없습니다. 그러나 다음 조건은 충족 되어야 합니다.

  • 필수 필드:    별표 (*) 기호로 표시 된 필드는 필수 필드입니다. 새 레코드를 수집 하는 경우 마법사의 필수 속성이 로 설정 된 모든 필드를 자동으로 포함 됩니다. 모든 레코드의 필드는 비어을 필수 Access 테이블에 레코드를 추가 되지 않습니다.

  • 필드 형식이 지원 되지 않습니다:    일련 번호, 첨부 파일, OLE 개체, 또는 다중값된 조회 필드와 같은 양식에서 특정 필드 형식을 포함할 수 없습니다.

  • 기본 키 필드:    사용자가 하겠습니다 레코드를 추가 하는 경우 해당 필드에 값을 입력 수 있습니다. 지정된 된 값이 이미 사용 중인 경우 회신 처리 되지 않습니다.

    참고: 필드 속성 포함 된 각 필드에 대해 레이블을 지정 하 고 클릭 읽기 전용 사용자 해당 필드의 데이터를 변경 하지 않을 경우입니다.

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자동 또는 수동 데이터 처리 지정

회신에 자동 또는 수동 처리를 선택할 수 있습니다. 자동 처리는 회신을 가져올 때 Outlook과 Access 공동 작업 데이터베이스에서 대상 테이블에 데이터를 내보낼 의미 합니다. 자동 처리 시간과 노력을 저장할 수 있습니다. 수동으로 처리가 Access에서 대상 테이블을 Outlook에 지정 된 폴더에서 데이터를 전송할 내보내기 작업을 시작 하는 것을 나타냅니다.

다음과 같은 조건이 충족 되는 회신 사서함에 도착 시 아니라 대상 테이블에 회신 성공적으로 내보내집니다.

  • Outlook 이미 컴퓨터에서 실행 중 이어야 합니다. Outlook이 실행 되지 않는 경우 다음 Outlook을 시작할 때 처리를 시작 합니다.

  • Access 암호로 보호 되지 않아야 한 단독 사용 모드로 열려 있어야 합니다. 이름이 나 위치는 데이터베이스의 전자 메일 메시지를 보낸 후 변경 되어 않아야 합니다.

  • 테이블 및 쿼리 이름 및 폼에 포함 된 필드의 속성이 전자 메일 메시지를 보낸 후 변경 되어 않아야 합니다.

  • 추가 하거나 업데이트 원본 테이블 및 쿼리 내용의 필요한 사용 권한이 있어야 합니다.

    참고: 자동 처리에 실패 한 경우 관련 된 문제를 해결 해 보세요 하 고에 실패 한 회신을 수동으로 내보냅니다. 문제를 해결 한 후 받은 편지함에 도달 하는 모든 메시지에 자동으로 처리를 계속 합니다.

자동 회신 처리를 제어 하는 속성 설정

마법사의 지정 회신을 처리할 방법을 선택 페이지에서 회신은 저장 된 다른 Outlook 폴더를 지정 하려면 해당 폴더 이름을 클릭 합니다. 폴더 선택 대화 상자에서 다른 폴더를 선택 하거나 새 폴더를 만들려면 새로 만들기 클릭 합니다.

답장 자동 처리를 제어 하려면 속성 설정 변경 내용이 나 미세 조정 가져오기 설정을 클릭 하면 사용 가능한 옵션에서 정보에 대 한 다음 표를 참조 합니다.

옵션

결과

취소에 대 한 회신 메시지를 보내지 않은 받은 사람   

자동으로 처리 되도록 하거나 메시지의 원래 받는 사람에 게 보냈으며 회신만 보내려면이 확인란을 선택 합니다. 다른 사람에 대 한 회신 대상 폴더에 저장 되지만 자동으로 처리 되지 않습니다.

각 받는 사람에 대 한 여러 회신 수락   

받는 사람 개개인에 자동으로 처리에서 첫 번째 회신만 하려는 경우이 확인란을 선택 합니다. 두 번째 및 그 이후 회신 대상 폴더에 저장 된 있지만 자동으로 처리 되지 않습니다.

참고: 이 설정은 회신, 번호 및 처리 되는 단일 회신 내에 있는 레코드 수가 제어 합니다. 즉, InfoPath 양식 보내는 사용자는 단일 회신에 여러 레코드를 보낼 수 및 Access 자동으로 처리 하는 회신에 레코드를 모두이 확인란을 선택 하지 않은 경우에 합니다.

기존 데이터를 업데이트할 수 있습니다   

받는 사람에 게 InfoPath 양식 데이터를 업데이트를 사용 하는 경우 기존 레코드를 업데이트 하는 것 외에도 새 레코드를 보낼 수 있습니다. 기존 레코드에 업데이트만 처리 하려면이 확인란을 선택 합니다.

처리 되는 회신 개수   

회신 (모든 보낸 사람)를 자동으로 처리의 총 수를 입력 합니다. 모든 회신이 자동으로 처리 되도록 하려면 텍스트 상자에 5000 등의 큰 값을 입력 합니다. 지정된 된 값에 도달 하면 받은 회신 대상 폴더에 저장 되지만 자동으로 처리 되지 않습니다.

날짜 및 시간을 중지 하려면   

이 전자 메일 메시지에 대 한 회신 자동 처리를 중지 해야 하는 경우를 지정 합니다. 대상 폴더에 저장 되지만 자동으로 처리 되지 않는 경우이 날짜 및 시간 이후에 받은 회신 합니다.

외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 나중에 이러한 옵션을 변경 하려면 회신 관리 를 클릭 합니다. 데이터 수집 메시지 관리 대화 상자에서 설정을 변경 하려는 메시지를 선택 하 고 메시지 옵션 을 클릭 합니다. 대화 상자에서 수행한 변경 사항은 해당 메시지를 받을 수 있는 모든 이후 회신에 적용 됩니다.

회신을 수동으로 처리

시기와 어떤 회신을 처리 하는 제어 하려면 자동 처리 옵션을 선택 하지 않습니다. 회신을 선택 하 고 각 회신의 폴더에서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 한 다음 바로 가기 메뉴에서 Microsoft Access로 데이터 내보내기 를 클릭 될 때까지 Outlook에서 지정한 폴더에 저장 됩니다.

경우에 따라 자동으로 처리에 실패 한 회신을 수동으로 처리 해야 할 수도 있습니다.

데이터를 내보내기 전에 다음 사항에 주의

  • Access 데이터베이스를 단독 사용 모드로 열려 있어야 하 고 전자 메일 메시지를 보낸 후 이름이 나 데이터베이스의 위치 변경 되지 않았습니다.

  • 테이블 및 쿼리 이름 및 폼에 포함 된 필드의 속성이 전자 메일 메시지를 보낸 후 변경 되어 않아야 합니다.

  • 추가 하거나 업데이트 원본 테이블 및 쿼리 내용의 필요한 사용 권한이 있어야 합니다.

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받는 사람의 전자 메일 주소를 지정 하는 방법 선택

만 새 정보를 수집 하는 경우 두 가지 방법으로 전자 메일 주소를 지정할 수 있습니다.

  • Outlook 전자 메일 메시지에 개별적으로 전자 메일 주소를 입력 하거나 주소록의 주소를 선택 합니다.

  • 테이블이 나 쿼리의 현재 Access 데이터베이스의 전자 메일 주소 필드를 사용 합니다.

    참고: 기존 레코드를 업데이트 하는 데이터를 수집 하는 경우 받는 사람의 전자 메일 주소가 먼저 데이터베이스에서 필드로 제공 해야 하기 때문에이 대화 상자를 표시 되지 않습니다.

Outlook에서 직접 전자 메일 주소를 입력합니다.

받는 사람이 Outlook을 지정 하는 경우 미리 볼 수 있으며 보내기 전에 메시지를 사용자 지정할 수 있습니다. 전자 메일 메시지 본문에 대 한 간략 한 소개 및 양식 포함 됩니다. 양식 변경 하지 않는 것이 좋습니다. 처리 되지 않고 회신 양식 구조를 변경 될 수 있습니다.

데이터베이스의 필드에 저장 된 전자 메일 주소를 사용 하 여

연결 된 테이블 을 선택 하는 옵션이 관련 된 테이블을 참조 합니다. 데이터베이스 도구. 탭의 관계 그룹에서 데이터베이스에 테이블 관계 편집 또는 보기에 관계 를 클릭 합니다.

관계에 대 한 자세한 내용은 문서 테이블 관계에 대 한 지침을 참고 하세요.

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검토 하 고 받는 사람 목록 지정

미리 보기 및 전자 메일 메시지를 사용자 지정, 받는 사람 목록에서 세밀 하 게 조정 및 데이터 수집 메시지를 보내는 마지막 주요 단계 포함 됩니다.

전자 메일 메시지 만들기 및 보내기

마법사의 전자 메일 메시지를 지금 만들 수 하 고 회신 관리 명령을 사용 하 여 전자 메일 상태를 확인 하는 방법을 보여 줍니다 않다는 메시지를 표시, 일부 경고 메시지가 표시 될 수 있습니다. 다음 표에서 각 경고 및이 해결 하기 위해 수행할 수 있는 작업에 설명 합니다.

경고 표시 메시지

설명

S 솔루션

일부 레코드에 지정 된 전자 메일 주소 필드에 올바른 주소가 포함 되지 않습니다. 다음이 행에 대 한 데이터가 없는 반환 됩니다.

선택한 전자 메일 주소 필드에 null 값 포함 되어 있습니다.

모든 레코드에 대 한 데이터를 수집 하려는 경우 마법사를 종료 하 고 전자 메일 주소를 가진 null 값을 바꿉니다. 마법사를 다시 시작 합니다.

현재 사용 하는 단독 잠금을 데이터베이스입니다. 자동 처리 잠금을 해제 될 때까지 실패 합니다.

데이터베이스를 단독 사용 모드로 현재 열려 있는입니다.

자동으로 회신 있는 하도록 선택한 경우 처리, 처리 오류 때문에 대 한 액세스를 추가 하거나 데이터베이스를 업데이트할 수 없습니다를 가진 단독 잠금에 있습니다. 메시지를 보낸 후 즉시-단독 모드로 데이터베이스를 닫았다가

이러한 전자 메일 메시지 기밀 또는 중요 속성인 된 데이터가 포함 될 수 있습니다.

기존 레코드를 업데이트 하는 데이터를 수집 하는 고 보낼 수 있는 양식을 기존 데이터와 전 완료 됩니다.

일부 양식 필드가 중요 한 데이터를 포함 하는 경우 마법사 단계 필드가 선택 된 돌아간 양식에서 중요 한 데이터를 포함 하는 필드 제거

미리 보기 및 메시지를 사용자 지정 후 전자 메일 주소 필드를 필터링 한 사용자의 받는 사람 선택 있습니다. 해당 확인란을 선택 하 여 사용할 전자 메일 주소를 선택 합니다. 잘못 된 전자 메일 주소를 나열 하는 대화 상자를 표시 하는 경우 목록에서 주소 기록해 및 끝내기 를 클릭 합니다. 잘못 된 주소를 확인 하 고 필요한 수정 확인 메시지를 보내거나를 시도 합니다.

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