전자 메일을 통해 수집한 데이터를 Access 데이터베이스에 추가

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Microsoft Outlook 2010과 함께 Microsoft Access 2010을 사용하여 전자 메일을 통해 정보를 수집하거나 업데이트할 수 있습니다. Access에서 데이터 수집 양식을 만들어 전자 메일 메시지로 보내는 방법을 안내해 줍니다. 전자 메일을 받은 사람이 작성한 양식을 반환하면 수집된 데이터를 자동으로 처리하고 지정된 Access 데이터베이스에 저장할 수 있습니다. 이 데이터 수집 방법을 사용하면 복사하여 붙여넣거나 데이터를 수동으로 입력하는 데 필요한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 다음은 이 프로세스를 사용하여 데이터를 수집할 수 있는 몇 가지 시나리오입니다.

설문 조사   : 설문 조사를 수행 하 고 결과 저장 하는 데 필요한 테이블이 포함 된 Access 데이터베이스를 만들어 먼저 설문 조사 양식 생성 하려면 마법사를 사용 하 여 결과 컴파일할 및 다음 설문 조사 참가자에 게 메일 수 있습니다. 참가자 회신 설문 조사 데이터는 데이터베이스에 자동으로 저장 됩니다.

상황 보고서   : 인지 여부에 관계의 최신 재고 수준 상태 또는 문제 보류 대 한 최신 정보, 팀 상태로 유지할 수 정기적으로 현재 정보를 포함 하는 메시지를 전자 메일로 보내 해 서 확인할 수 있습니다.

이벤트 관리   : 전자 메일로 기타 양식 메시지에 연락처 정보, 여행 및 호텔 기본 수집 하 고 또는 전화 회의 또는 교육 또는 기타 이벤트를 구성 하는 경우 하나를 보낼 수 있습니다. 회신이 자동으로 처리 하려는 경우 참가자가 사용자에 게 알리도록 필요 없이 언제 든 지 기본 설정을 변경할 수 있으며 의사 목적에 대 한 최신 데이터에 대 한 액세스를 항상 해야 합니다.

이 문서에서는 이 프로세스를 사용하는 데 필요한 사항과 마법사를 사용하는 방법에 대해 설명한 다음 마법사에 따라 가장 합리적으로 선택할 수 있도록 여러 가지 단계에 대한 추가 정보를 제공합니다.

참고: 데이터 수집 양식을 보낼 Hotmail 또는 Yahoo를 사용 하는 받는 경우 수집된 된 데이터를 추가할 수 없습니다.

시작하기 전에

전자 메일 메시지로 데이터를 수집하는 기능을 처음 사용하는 경우 다음 단계를 실행합니다.

  1. 컴퓨터에 다음 응용 프로그램이 설치되어 있어야 합니다.

    • Access 2007 또는 Access 2010

    • Outlook 2007 또는 Outlook 2010. 전자 메일 메시지를 보내는 데 사용할 컴퓨터에 Outlook이 설치 및 구성되어 있어야 합니다. Outlook을 설치했지만 아직 구성하지 않은 경우 Outlook을 시작한 후 Outlook 시작 마법사의 지침을 따릅니다. 이 마법사에 대한 도움말은 Outlook 도움말을 참고하십시오.

    • InfoPath 양식을 사용하려는 경우 InfoPath 2007 이상이 설치되어 있는지 확인합니다. 받는 사람의 컴퓨터에도 InfoPath가 설치되어 있어야 합니다.

    • 전자 메일을 받은 사람이 양식을 보고 편집하려면 컴퓨터에 InfoPath 또는 HTML 형식을 지원하는 전자 메일 클라이언트가 설치되어 있어야 합니다.

      전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집 하기 위해 사용 되는 양식을 Access 폼이 아닙니다. 마법사의 InfoPath 또는 HTML 형식으로 특수 폼을 생성합니다.

      대상 데이터베이스를 지정합니다. 이 데이터베이스로는 .mdb 또는 .accdb 형식을 사용할 수 있으며 .mde 및 .accde 파일도 지원됩니다. 기존의 데이터베이스를 사용하지 않으려면 새 데이터베이스를 만들어야 합니다.

  2. 확인 하거나 전자 메일 회신 데이터로 채워진 원하는 테이블을 만듭니다. 데이터를 수집 하는 경우 기존 테이블 테이블은 읽기 전용에 추가 하거나 업데이트 내용을 하기 위해 필요한 권한이 있는지 확인 합니다.

참고: 첨부 파일, 일련 번호, OLE 및 전자 메일 메시지를 사용 하 여 종류를 수집할 수 없습니다 다중값된 필드

데이터 수집 작업이 두 개 이상의 테이블을 채우는, 경우 선택 쿼리 만들고 폼의 레코드 원본으로 사용 해야 합니다. 쿼리에 원본 테이블에서 필수 필드의 모든 포함 되어 있는지 확인 합니다. 기존 쿼리를 사용 하는 경우 쿼리는 읽기 전용 및에 추가 하거나 업데이트 내용을 하기 위해 필요한 권한이 있는지 확인 합니다. 두 개 이상의 테이블 기반 쿼리 만들기에 대 한 자세한 내용은 쿼리 소개문서를 참고 하세요.

다음과 같은 경우에는 데이터를 새 레코드로 저장합니다.

  • 여러 테이블에 데이터가 채워지는 경우

  • 대상 테이블에 기본 키 필드가 없는 경우. 각 회신을 기존 레코드에 매핑하려면 기본 키 값이 필요합니다. 대상 테이블에 기본 키 필드가 없는 경우 기본 키 필드를 추가하거나 고유한 값이 들어 있는 기존 필드를 기본 키로 할당하십시오.

  • 대상 테이블에 레코드가 없는 경우. 테이블이 비어 있으면 마법사는 레코드를 추가하는 것으로 간주합니다.

  • 받는 사람의 전자 메일 주소가 데이터베이스에 필드로 저장되어 있지 않은 경우. 데이터를 수집하여 레코드를 업데이트하는 경우에는 마법사를 통해 생성된 메시지에 주소를 직접 입력할 수 없으므로 대상 테이블이나 대상 테이블과 관련된 다른 테이블에 주소 필드가 있어야 합니다.

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시작

  1. 수집된 데이터를 저장할 데이터베이스를 엽니다.

  2. 테이블 하나에 데이터를 추가하려면 탐색 창에서 해당 테이블을 선택합니다. 여러 관련 테이블을 채우려면 이러한 테이블에 바인딩된 쿼리를 선택합니다.

  3. 다음 중 하나를 실행하여 마법사를 시작합니다.

    • 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 전자 메일 만들기를 클릭합니다.

    • 테이블이나 쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 전자 메일로 데이터 수집 및 업데이트를 클릭합니다.

      참고: 다음과 같은 메시지가 표시 모든 필드가 포함 되지 않은 표를 일련 번호, OLE 개체, 첨부 파일 또는 다중값된 조회 필드 형식이 있는 경우: 선택한 테이블이 나 쿼리의 없는 모든 필드 전자 메일을 사용 하 여 데이터 수집을 지 원하는 .

테이블 데이터 수집을 지 원하는 필드가 있으면 마법사가 시작 됩니다. 대상 테이블에서 모두를 추가 하 고 데이터를 업데이트를 지 원하는 경우 마법사의 전자 메일 메시지를 통해 데이터를 수집 하기 위해 필요한 단계를 안내 합니다.

다음과 같은 7 개의 주요 단계 프로세스를 통해 있을 때 모든 질문에 대 한 참조와 다음 섹션을 사용 합니다.

  1. 보낼 데이터 입력 양식의 유형을 선택합니다

  2. 새 데이터를 수집 하거나 기존 데이터를 업데이트할 것인지 선택

  3. 데이터 수집 된 수를 지정합니다

  4. 자동 또는 수동 데이터 처리 지정

  5. 받는 사람의 전자 메일 주소를 지정 하는 방법 선택

  6. 검토 하 고 받는 사람 목록 지정

  7. 전자 메일 메시지 만들기 및 보내기

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보낼 데이터 입력 양식의 유형을 선택합니다

사용자와 받는 사람이 사용하기에 편리한 유형의 양식을 선택합니다.

선택 HTML 양식    확인 및 변경할 전자 메일 클라이언트에서 HTML 모든 사용자가 편집할 수 있는 HTML 양식

선택 Microsoft InfoPath 양식    이 옵션을 컴퓨터에만 경우 InfoPath가 설치 되어 표시 됩니다. 모든 받는 사람이 InfoPath와 Outlook 자신의 컴퓨터에 설치 하는 경우에이 옵션을 선택 합니다. InfoPath 양식 더 나은 데이터 입력 및 편집 환경을 제공합니다

다음에 나타나는 마법사 페이지는 대상 개체에서 데이터 업데이트를 지원하는지 여부에 따라 달라집니다. 개체가 여러 테이블을 기초로 한 쿼리인 경우 또는 테이블에 기본 키 필드나 레코드가 없는 경우 마법사에서는 사용자가 새 레코드를 추가하려는 것으로 간주하고 양식 필드를 선택하라는 메시지를 표시합니다. 그 밖의 경우에는 데이터를 추가할지 아니면 데이터를 업데이트할지 지정하라는 메시지가 나타난 후 양식 필드를 선택하라는 메시지가 나타납니다.

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새 데이터를 수집할지 기존 데이터를 업데이트할지를 선택합니다.

데이터로 수행할 작업을 지정합니다. 받는 사람이 한 번 회신하여 보낼 수 있는 새 레코드의 수는 사용하는 양식 유형에 따라 다릅니다. 데이터를 업데이트하는 경우에는 받는 사람이 업데이트해야 하는 레코드 수에 따라 메시지에 미리 완성된 상태로 포함되는 양식의 수가 결정됩니다.

참고: 새 레코드를 추가 하는 메시지를 만들 때 전자 메일 메시지의 주소 상자에 전자 메일 주소를 입력 합니다. 기존 데이터를 업데이트 하려면 받는 사람의 전자 메일 주소 필드의 원본 테이블이 나 쿼리를 또는 관련된 테이블에서 다른 이름으로 저장 되어 있어야 합니다.

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수집할 데이터를 지정합니다.

양식에 포함할 필드를 선택할 때 원본이 되는 테이블이나 쿼리의 모든 필드를 양식에 포함할 필요는 없지만 다음 조건을 충족해야 합니다.

  • 필수 필드:    별표 (*) 기호로 표시 된 필드는 필수 필드입니다. 새 레코드를 수집 하는 경우 마법사의 필수 속성이 로 설정 된 모든 필드를 자동으로 포함 됩니다. 모든 레코드의 필드는 비어을 필수 Access 테이블에 레코드를 추가 되지 않습니다.

  • 필드 형식이 지원 되지 않습니다:    일련 번호, 첨부 파일, OLE 개체, 또는 다중값된 조회 필드와 같은 양식에서 특정 필드 형식을 포함할 수 없습니다.

  • 기본 키 필드:    사용자가 하겠습니다 레코드를 추가 하는 경우 해당 필드에 값을 입력 수 있습니다. 지정된 된 값이 이미 사용 중인 경우 회신 처리 되지 않습니다.

    참고: 필드 속성 포함 된 각 필드에 대해 레이블을 지정 하 고 클릭 읽기 전용 사용자 해당 필드의 데이터를 변경 하지 않을 경우입니다.

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자동 또는 수동 데이터 처리를 지정합니다.

자동 또는 수동 회신 처리를 선택할 수 있습니다. 자동 처리를 선택하면 회신을 받은 경우 Outlook과 Access가 함께 작동하여 데이터베이스의 대상 테이블로 데이터를 내보냅니다. 자동 처리를 통해 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 수동 처리를 선택하면 사용자가 내보내기 작업을 시작하여 Outlook의 지정된 폴더에서 Access의 대상 테이블로 데이터를 전송해야 합니다.

회신을 대상 테이블로 성공적으로 내보내려면 받은 편지함에 회신이 도착할 때 다음과 같은 조건이 충족되어야 합니다.

  • 컴퓨터에서 Outlook이 실행되고 있어야 합니다. Outlook이 실행되고 있지 않으면 나중에 Outlook을 시작할 때 처리가 시작됩니다.

  • Access가 암호로 보호되어 있지 않아야 하고 단독 사용 모드로 열려 있지 않아야 합니다. 전자 메일 메시지를 보낸 이후 데이터베이스의 이름이나 위치가 변경되지 않았어야 합니다.

  • 전자 메일 메시지를 보낸 이후 양식에 포함된 필드의 속성과 테이블 및 쿼리의 이름이 변경되지 않았어야 합니다.

  • 원본으로 사용하는 테이블과 쿼리의 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한을 갖고 있어야 합니다.

    참고: 자동 처리가 실패한 경우 문제를 모두 해결한 후 처리되지 않은 회신을 수동으로 내보내야 합니다. 문제를 해결한 후에는 받은 편지함에 도착하는 회신이 계속 자동으로 처리됩니다.

회신 자동 처리를 제어하는 속성을 설정하십시오.

회신을 저장할 다른 Outlook 폴더를 지정하려면 마법사의 회신을 처리할 방법을 지정하십시오. 페이지에서 폴더 이름을 클릭합니다. 폴더 선택 대화 상자에서 다른 폴더를 선택하거나 새로 만들기를 클릭하여 새 폴더를 만듭니다.

가져오기 설정을 변경하거나 조정하기 위해 회신 자동 처리를 제어하는 속성을 설정하십시오.를 클릭한 경우 사용 가능한 옵션은 다음 표를 참고하십시오.

옵션

결과

취소에 대 한 회신 메시지를 보내지 않은 받은 사람   

메시지를 원래 받는 사람이 보낸 회신만 자동으로 처리하려면 이 확인란을 선택합니다. 다른 사람이 보낸 회신은 대상 폴더에 저장되지만 자동으로 처리되지는 않습니다.

각 받는 사람에 대 한 여러 회신 수락   

메시지를 받은 각 사용자가 보낸 첫 번째 회신만 자동으로 처리하려면 이 확인란을 선택합니다. 두 번째 이후의 회신은 대상 폴더에 저장되지만 자동으로 처리되지는 않습니다.

참고: 이 설정은 처리되는 회신의 수만 제어하며 한 회신 내의 레코드 수는 제어하지 않습니다. 즉, InfoPath 양식을 보내는 경우 이 확인란이 선택되어 있지 않더라도 사용자는 한 번의 회신으로 여러 레코드를 보낼 수 있고 Access에서 회신에 포함된 레코드를 모두 자동으로 처리할 수 있습니다.

기존 데이터를 업데이트할 수 있습니다   

InfoPath 양식을 사용하여 데이터를 업데이트하는 경우 받는 사람은 기존 레코드에 대한 업데이트 정보와 함께 새 레코드를 추가로 보낼 수 있습니다. 기존 레코드에 대한 업데이트만 처리하려면 이 확인란을 선택합니다.

처리 되는 회신 개수   

메시지를 받는 모든 사람이 보낸 회신 중 자동으로 처리할 회신의 총 수를 입력합니다. 모든 회신을 자동으로 처리하려면 텍스트 상자에 5000과 같은 큰 값을 입력합니다. 지정된 값에 도달한 이후 받은 회신은 대상 폴더에 저장되지만 자동으로 처리되지는 않습니다.

날짜 및 시간을 중지 하려면   

이 전자 메일 메시지에 대한 회신 자동 처리를 중지할 시점을 지정합니다. 지정된 날짜와 시간 이후에 받은 회신은 대상 폴더에 저장되지만 자동으로 처리되지는 않습니다.

나중에 이러한 옵션을 변경하려면 외부 데이터 탭의 데이터 수집 그룹에서 회신 관리를 클릭합니다. 데이터 수집 메시지 관리 대화 상자가 열리면 설정을 변경하려는 메시지를 선택하고 메시지 옵션을 클릭합니다. 이 대화 상자에서 변경한 내용은 해당 메시지에 대해 이후에 받는 모든 회신에 적용됩니다.

수동으로 회신 처리

처리할 회신과 처리 시간을 직접 제어하려면 자동 처리 옵션을 선택하지 마십시오. 회신이 Outlook의 지정된 폴더에 저장되면 사용자가 폴더에서 각 회신을 선택하고 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 Microsoft Access로 데이터 내보내기를 클릭할 수 있습니다.

경우에 따라 자동으로 처리되지 않은 회신을 수동으로 처리해야 할 수도 있습니다.

데이터를 내보내기 전에 주의할 사항

  • Access 데이터베이스가 단독 사용 모드로 열려 있지 않아야 하고, 전자 메일 메시지를 보낸 이후 데이터베이스의 이름이나 위치가 변경되지 않았어야 합니다.

  • 전자 메일 메시지를 보낸 이후 양식에 포함된 필드의 속성과 테이블 및 쿼리의 이름이 변경되지 않았어야 합니다.

  • 원본으로 사용하는 테이블과 쿼리의 내용을 추가하거나 업데이트하는 데 필요한 권한을 갖고 있어야 합니다.

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받는 사람의 전자 메일 주소를 지정할 방법을 선택합니다.

새 정보만 수집하는 경우 다음과 같은 두 가지 방법으로 전자 메일 주소를 지정할 수 있습니다.

  • Outlook 전자 메일 메시지에 전자 메일 주소를 개별적으로 입력하거나 주소록에서 주소를 선택합니다.

  • 현재 Access 데이터베이스의 테이블 또는 쿼리에 있는 전자 메일 주소 필드를 사용합니다.

    참고: 데이터를 수집하여 기존 레코드를 업데이트하는 경우에는 데이터베이스에 받는 사람의 전자 메일 주소가 필드로 들어 있으므로 이 대화 상자가 표시되지 않습니다.

Outlook에서 직접 전자 메일 주소 입력

Outlook에서 받는 사람을 지정하는 경우 메시지를 보내기 전에 미리 보고 사용자 지정할 수 있습니다. 전자 메일 메시지 본문에는 간략한 소개 및 양식이 들어 있습니다. 양식은 변경하지 않는 것이 좋습니다. 양식의 구조를 변경하면 회신이 제대로 처리되지 않을 수도 있습니다.

데이터베이스의 필드에 저장된 전자 메일 주소 사용

연결 된 테이블 을 선택 하는 옵션이 관련 된 테이블을 참조 합니다. 데이터베이스 도구. 탭의 관계 그룹에서 데이터베이스에 테이블 관계 편집 또는 보기에 관계 를 클릭 합니다.

관계에 대 한 자세한 내용은 문서 테이블 관계에 대 한 지침을 참고 하세요.

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받는 사람 목록을 검토하고 지정합니다.

마지막 주요 단계에서는 전자 메일 메시지를 미리 보고 사용자 지정하며 받는 사람 목록을 세부적으로 조정한 후 데이터 수집 메시지를 보냅니다.

전자 메일 메시지를 만들고 보냅니다.

마법사에서 이제 전자 메일 메시지를 만들 수 있다는 메시지와 함께 회신 관리 명령을 사용하여 전자 메일 상태를 보는 방법이 표시될 때 몇 가지 경고 메시지가 나타날 수도 있습니다. 다음 표에서는 각 경고와 해결 방법을 보여 줍니다.

경고 표시 메시지

설명

S 솔루션

일부 레코드에는 지정한 전자 메일 주소 필드에 유효한 주소가 없습니다. 이러한 행에 대해서는 데이터가 반환되지 않습니다.

선택한 전자 메일 주소 필드에 null 값이 들어 있습니다.

모든 레코드의 데이터를 수집하려면 마법사를 종료하고 null 값을 전자 메일 주소로 바꾼 후 마법사를 다시 시작합니다.

현재 데이터베이스가 단독 잠금 상태로 설정되어 있습니다. 잠금을 해제할 때까지 자동 처리가 실패합니다.

데이터베이스가 현재 단독 사용 모드로 열려 있습니다.

회신이 자동으로 처리되도록 선택한 경우 단독 사용 모드로 잠겨 있는 데이터베이스를 Access에서 추가하거나 업데이트할 수 없으므로 자동 처리가 수행되지 않습니다. 메시지를 보낸 직후 데이터베이스를 닫고 단독 사용이 아닌 모드로 다시 열어야 합니다.

이러한 전자 메일 메시지에는 기밀 데이터나 중요한 데이터가 포함되어 있을 수 있습니다.

데이터를 수집하여 기존 레코드를 업데이트하는 경우 보내려는 양식이 기존 데이터로 미리 완성됩니다.

일부 양식 필드에 기밀 데이터가 포함된 경우 마법사에서 필드 선택 단계로 돌아가서 기밀 데이터가 포함된 필드를 양식에서 제거해야 합니다.

메시지를 미리 보고 사용자 지정한 후에는 전자 메일 주소 필드를 필터링하고 받는 사람을 선택할 수 있습니다. 해당 확인란을 선택하여 사용하려는 전자 메일 주소를 선택합니다. 잘못된 전자 메일 주소가 나열된 대화 상자가 표시되면 목록의 주소를 기록해 두고 끝내기를 클릭합니다. 잘못된 주소를 확인하고 필요에 따라 수정한 다음 메시지를 다시 보냅니다.

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