전자적인 방식으로 보고서 배포

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Microsoft Office Access를 사용하여 전자적인 방식으로 Access 보고서를 배포할 수 있습니다. 예를 들어 Microsoft Office 단추 메뉴의 전자 메일 명령을 사용하면 신속하게 보고서를 내보내고 전자 메일 메시지의 첨부 파일로 전송할 수 있습니다. 또는 보고서를 파일로 내보낸 다음, 여러 방법으로 파일을 배포할 수 있습니다. 전자적인 배포 방법을 사용하면 중요한 정보를 필요로 하는 사람에게 해당 정보를 신속하게 제공할 수 있습니다. 또한 해당 파일을 사용하여 보고서를 백업하거나 보관할 수 있으며 보고서의 인쇄된 복사본이 꼭 필요하지 않은 상황에서 종이 사용량을 줄일 수도 있습니다.

이 문서에서는 보고서를 내보내는 데 사용할 수 있는 여러 파일 형식 및 내보낸 보고서를 받는 사람에게 배포하는 데 사용할 수 있는 여러 방법에 대해 설명합니다.

실행할 작업

보고서를 내보낼 수 있는 파일 형식 이해

전자 메일 명령을 사용 하 여 보고서 배포

다른 방법을 사용 하 여 보고서 배포

보고서를 내보내는 데 사용할 수 있는 파일 형식 이해

여러 파일 형식으로 보고서를 내보낼 수 있지만 이러한 파일 형식 모두에서 원본 보고서의 레이아웃 및 서식이 유지되는 것은 아닙니다. 예를 들어 보고서를 HTML 파일(*.htm 또는 *.html), 서식 있는 텍스트 파일(*.rtf) 또는 텍스트 파일(*.txt)로 내보내는 경우 원본 보고서에 표시되던 그래픽, 색, 선 또는 테두리 같은 시각적 요소가 결과 파일에 모두 포함되지는 않습니다. 그러나 일부 파일 형식의 경우 원본 보고서의 레이아웃 및 서식이 보존됩니다. 이러한 파일 형식에는 Snapshot 형식(*.snp), Portable Document Format 형식(*.pdf) 및 XML Paper Specification 형식(*.xps)이 있습니다. 이 문서에서는 이러한 세 파일 형식을 사용하는 방법에 촛점을 맞추어 설명합니다.

다음 표에는 보고서를 내보내는 데 사용할 수 있는 형식 및 보내는 사람과 받는 사람이 결과 파일을 여는 데 사용할 수 있는 프로그램이 나열되어 있습니다.

형식

파일 확장 ension(s)

파일을 여는 데 사용되는 프로그램

HTML

*.htm; *.html

Microsoft Internet Explorer 등의 인터넷 브라우저

PDF

*.pdf

타사에서 무료로 다운로드할 수 있는 PDF 리더

서식 있는 텍스트

*.rtf

Microsoft Office Word 및 WordPad 같은 워드 프로세싱 프로그램

Snapshot

*.snp

Microsoft 다운로드 센터에서 다운로드할 수 있는 Microsoft Snapshot Viewer. 참고 항목 섹션에서 무료 다운로드 링크를 확인하십시오.

텍스트

*.txt

Word 및 Notepad 같은 워드 프로세싱 및 텍스트 편집 프로그램

XPS

*.xps

  • Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 또는 Microsoft Windows XP에서    Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack을 다운로드하여 사용할 수 있는 Microsoft XML Paper Specification Viewer. Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack에 대한 자세한 내용은 참고 항목 섹션의 링크를 참고하십시오.

  • Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 이상

참고: PDF 형식(*.pdf)XPS 형식(*.xps) 옵션은 추가 기능을 설치한 후에 사용할 수 있습니다. 이러한 파일 형식에 대한 지원에 관한 자세한 내용은 참고 항목에서 확인하십시오.

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전자 메일 명령을 사용하여 보고서 배포

Office Access 2007에서 Microsoft Office 단추 메뉴의 전자 메일 명령을 사용하면 보고서를 빠르게 배포할 수 있습니다. 마우스를 몇 번만 클릭하면 Access에서 원하는 파일 형식으로 보고서를 내보낸 다음, 해당 파일이 첨부된 새로운 전자 메일 메시지를 만들 수 있습니다.

  1. 전자 메일 메시지로 전송하려는 파일을 탐색 창에서 선택합니다.

  2. Office 단추 이미지 Microsoft Office 단추 클릭 한 다음 전자 메일 을 클릭 합니다.

  3. 다음 형식으로 개체 보내기 대화 상자에서 사용할 출력 형식을 선택한 다음, 확인을 클릭합니다. 원본 보고서의 레이아웃 및 서식이 보존되는 옵션은 Snapshot 형식(*.snp), PDF 형식(*.pdf)XPS 형식(*.xps)뿐임을 유의하십시오.

    사용자가 지정한 형식의 파일이 첨부된 전자 메일 메시지가 Office Outlook 2007에서 열립니다.

  4. 받는 사람 상자에 받는 사람의 전자 메일 주소를, 제목 상자에 제목을 입력하고 메시지 영역에 메시지를 입력합니다.

    팁: 이 방법을 사용하여 보내는 파일은 기본적으로 컴퓨터에 저장되지 않습니다. 파일의 복사본을 컴퓨터에 저장하려면 첨부 상자에서 첨부 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음, 바로 가기 메뉴에서 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.

  5. 보내기를 클릭합니다.

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다른 방법을 사용하여 보고서 배포

전자 메일 명령을 사용하여 보고서를 배포하지 않으려면 먼저 원하는 파일 형식으로 보고서를 내보낸 다음, 다른 파일을 배포하는 방법과 동일한 방법으로 배포하면 됩니다. 예를 들어 CD, 플로피 디스크 또는 USB 드라이브 같은 이동식 미디어로 파일을 복사한 다음, 받는 사람에게 배포할 수 있습니다. 또는 공유 네트워크 폴더나 Microsoft Windows SharePoint Services 사이트의 문서 라이브러리로 파일을 복사한 다음, 받는 사람에게 해당 파일의 위치를 알려 줄 수도 있습니다.

다음 섹션에서는 스냅숏 파일(*.snp), Portable Document Format 파일(*.pdf) 또는 XML Paper Specification 파일(*.xps)로 보고서를 내보내는 방법을 설명합니다. 보고서를 내보낸 다음 원하는 방법에 따라 배포할 수 있습니다.

Snapshot file로 보고서 내보내기

스냅숏 파일을 보려면 보내는 사람 및 받는 사람의 컴퓨터에 Microsoft Snapshot Viewer 프로그램이 설치되어 있어야 합니다. 이전 버전의 Access에서는 Snapshot Viewer가 Access와 함께 설치되었지만 Office Access 2007에서는 그렇지 않습니다. 스냅숏 파일을 보려면 Microsoft 다운로드 센터에서 Microsoft Snapshot Viewer 프로그램을 무료로 다운로드하여 설치해야 합니다. Snapshot Viewer 프로그램을 다운로드하는 데 Office Access 2007 라이선스가 필요하지 않으므로 컴퓨터에 Access 2007이 설치되지 않은 사용자도 Snapshot Viewer를 다운로드하여 보낸 사람이 만든 스냅숏 파일을 보는 데 사용할 수 있습니다. 참고 항목 섹션에서 다운로드 링크를 확인하십시오.

  1. 탐색 창에서 내보내려는 보고서를 클릭합니다.

  2. 외부 데이터 탭의 내보내기 그룹에서 기타를 클릭한 다음, Snapshot Viewer를 클릭합니다.

  3. 내보내기 - Snapshot Viewer 마법사의 첫 페이지에서 파일 이름 상자에 파일 이름을 입력하거나 찾아보기를 클릭하고 파일을 저장할 다른 위치를 찾습니다.

  4. 스냅숏을 만든 직후 바로 보려면 내보내기 옵션을 지정하십시오 아래에서 내보내기 작업이 완료된 후 대상 파일 열기 확인란을 선택합니다.

  5. 확인을 클릭합니다.

    지정한 폴더에 같은 이름의 파일이 이미 있는 경우 기존 파일을 바꾸거나 새 이름을 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 를 클릭하여 파일을 바꾸거나 아니요를 클릭하고 다른 파일 이름을 입력합니다.

    Access에서 스냅숏 파일이 만들어집니다. Access에서 대상 파일이 열리도록 선택했고 Snapshot Viewer 프로그램이 컴퓨터에 설치되어 있으면 해당 프로그램이 시작되고 스냅숏 파일이 표시됩니다. Snapshot Viewer 프로그램이 컴퓨터에 설치되어 있지 않으면 아무런 메시지도 나타나지 않으며 스냅숏 파일이 표시되지 않습니다. 그러나 이 경우에도 스냅숏 파일을 다른 사용자에게 배포할 수 있습니다.

  6. 수행한 작업의 단계들을 저장하여 나중에 동일한 작업을 신속하게 재현하려면 내보내기 단계 저장 확인란을 선택한 다음, 단계에 대한 설명 및 이름을 입력합니다. 내보내기 작업을 특정 날짜에 예정할 수 있도록 하는 Outlook 작업을 만들려면 Outlook 작업 만들기 확인란을 선택합니다.

    가져오기 및 내보내기 작업 일정 지정에 대한 자세한 내용은 참고 항목 섹션을 참고하십시오.

보고서를 *.pdf 또는 *.xps 파일로 내보내기

보고서를 *.pdf 또는 *.xps 형식의 파일로 내보내려면 먼저 추가 기능을 설치해야 합니다. *.pdf 및 *.xps 등의 다른 파일 형식 지원에 대한 자세한 내용은 이 문서의 참고 항목 섹션에 있는 링크를 클릭하여 참고하십시오.

추가 기능을 설치한 후 다음 절차에 따라 *.pdf 또는 *.xps 파일로 보고서를 내보냅니다.

  1. 탐색 창에서 내보내려는 보고서를 클릭합니다.

  2. 외부 데이터 탭의 내보내기 그룹에서 PDF 또는 XPS를 클릭합니다.

  3. PDF 또는 XPS로 게시 대화 상자의 파일 형식 상자에서 보고서를 내보내려는 파일 형식을 선택합니다.

  4. 저장되는 보고서의 이름을 변경하려면 파일 이름 상자에 새 파일 이름을 입력합니다.

  5. 보고서를 내보낸 직후 바로 열려면 게시 후 파일 열기 확인란을 선택합니다. 해당 파일 형식을 열 수 있는 프로그램이 컴퓨터에 설치되어 있지 않으면 이 옵션을 사용할 수 없습니다.

  6. 최적화에서 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 인쇄용으로 적합한 고해상도의 큰 파일에 맞춰 보고서를 최적화하려면 표준을 선택합니다.

    • 온라인 게시용으로 적합한 저해상도의 작은 파일에 맞춰 보고서를 최적화하려면 최소 크기를 선택합니다.

  7. 게시를 클릭합니다.

    Access에서 *.pdf 또는 *.xps 파일이 만들어집니다. 파일이 게시된 후 Access에서 열리도록 선택한 경우 해당 프로그램이 시작되고 파일이 표시됩니다.

  8. 수행한 작업의 단계들을 저장하여 나중에 동일한 작업을 신속하게 재현하려면 내보내기 단계 저장 확인란을 클릭한 다음, 단계에 대한 설명 및 이름을 입력합니다. 내보내기 작업을 특정 날짜에 예정할 수 있도록 하는 Outlook 작업을 만들려면 Outlook 작업 만들기 확인란을 선택합니다.

    가져오기 및 내보내기 작업 일정 지정에 대한 자세한 내용은 참고 항목 섹션을 참고하십시오.

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