잘 알려지지 않은 Outlook의 유용한 기능 7가지

Outlook을 사용하여 전자 메일 메시지를 주고받고, 일정을 관리하고, 연락처 이름 및 번호를 저장하며 작업을 추적할 수 있습니다. 그러나 Outlook을 매일 사용해도 더 생산적인 작업을 할 수 있도록 도와주는 유용한 기능 몇 가지를 모르고 있을 수 있습니다. 

파일 첨부를 잊으셨나요?

Outlook에 입력한 적 없는 작업이나 기록하는 것을 잊은 일정에 대해 알려주는 기능은 없지만 첨부 파일을 빠뜨린 채 전자 메일을 보내는 상황은 방지할 수 있습니다. 새 전자 메일을 작성하고 첨부 파일 또는 첨부라는 단어를 입력한 다음 첨부 파일을 첨부하지 않고 전자 메일 보내기를 시도하면 Outlook에서 첨부 파일이 누락되었다고 알려 줍니다. 알림을 받은 후 보내기 프로세스를 중지하고 파일을 첨부한 다음 메시지를 보낼 수 있습니다. 이처럼 놀라운 첨부 파일 기능에 대해 자세히 알아보려면 Outlook 전자 메일 메시지에 파일 첨부 또는 그림 삽입을 참조하세요.

Outlook에서 첨부 파일 알림을 설정할 수 있습니다.

항공편을 놓치지 마세요. Outlook에 항공편 세부 정보가 자동으로 추가됩니다.

다시는 항공편을 놓치지 마세요.

항공편, 호텔 또는 렌터카 예약 내역을 전자 메일로 받는 경우 예약 확인 또는 번호 추적 및 링크와 같은 예약과 관련된 다양한 정보와 함께 예약 내용이 Outlook 일정에 자동으로 추가됩니다. 하지만 Outlook에 아직 공항까지 걸리는 시간을 계산하는 기능은 없으므로 떠나기 전에 교통 상황을 확인하세요.

일정에 자동으로 여행 및 택배 배송 이벤트를 추가하는 방법을 알아보세요.

업무에 집중하고 상관 없는 대화는 무시하세요.

무시하고 싶은 전자 메일 스레드에 자신이 포함된 상황을 겪은 적이 있나요? 대기업에서 일하는 경우 나도 모르는 사이에 다른 사람이 여러분을 메일 그룹에 추가할 수 있습니다. 이러한 상황과 관련하여 Microsoft에서 일어난 웃기지만 슬픈 일화를 보려면 Exchange 팀 블로그를 확인하세요. 스레드에 도착한 모든 메시지를 삭제하는 방법 대신 전체 대화를 무시하는 방법을 사용할 수 있습니다. 대화의 모든 메시지가 지운 편지함 폴더로 이동하며 이후에 수신되는 해당 대화의 메시지는 받은 편지함에 저장되지 않고 바로 지운 편지함 폴더로 이동합니다. 추가 정보 대화 내의 모든 전자 메일 메시지 무시를 참조하세요.

바쁘게 주고받는 대화를 무시하여 받은 편지함을 깔끔하게 유지합니다.

메시지 알림을 사용하여 중요한 알림을 놓치지 않습니다.

중요한 메시지를 놓칠까봐 걱정하지 마세요.

채용 합격 소식 또는 콘서트 예약 판매 코드를 기다리거나 상사로부터 받을 예정인 법적 서류를 기다리는 상황을 생각해 보세요. 이러한 상황에서 여러분은 Outlook 메시지 목록을 몇 시간 동안 계속 지켜보지 못한 채 다른 업무를 해야 합니다. 

특정 기준에 맞는 메시지가 도착했을 때 언제든지 알림을 받을 수 있는 Outlook의 새 항목 알림을 사용하세요. 이 알림은 작업 중인 다른 응용 프로그램 위에 표시되므로 기다리는 메시지를 놓치지 않을 수 있습니다. 메시지 알림에 대한 자세한 내용은 새 메시지 알림 팝업 설정 또는 해제를 참조하세요.

폴더 정리

받은 편지함에 수십 또는 수백 개의 메시지가 포함된 스레드가 여러 개 있나요? 대부분의 메시지가 서로 거의 중복되는 메시지일 가능성이 있습니다. 읽고 응답했지만 삭제하지 않은 메시지가 모두 포함되어 있습니다.

정리 버튼을 사용하여 읽지 않았거나 특별한 정보가 담긴 메시지만 남기고 대부분의 메시지를 삭제하세요. 이 기능을 사용해 보고 받은 편지함 제로화에 얼마나 근접하는지 확인하세요. 자세한 내용은 폴더 및 대화 정리를 참조하세요.

폴더 지우기를 사용하여 넘치는 불필요한 메시지를 제거합니다.
전자 메일 메시지를 저장할 폴더를 여러 개 만듭니다.

여러 개의 Outlook 창 열기

받은 편지함과 일정 사이를 빠르게 전환하거나 나란히 볼 수 있는 기능을 원한 적 있으신가요? 간단하게 전자 메일, 인물 정보, 일정, 작업, 메모, 폴더, 바로 가기 및 추가 기능을 전환할 수 있습니다. 탐색 창에서 해당 단추를 선택하세요. 

새 Outlook 창에서 이러한 옵션을 열려면 옵션을 클릭하거나 선택하는 대신 해당 단추를 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다. 새 창에서 열기를 선택합니다. 

@멘션

수십 명의 동료에게 전자 메일을 보냈지만 그 중 2명에게만 답변을 받아야 하는 경우가 있었나요? 지금까지는 굵게, 밑줄 및 밝은 글꼴 색을 사용하여 답변을 받아야 하는 이름을 강조하는 방법을 사용했을 수 있습니다. 이제 다른 옵션을 사용할 수 있습니다. 

답변을 원하는 이름 앞에 @ 기호를 입력하면 몇 가지 작업이 수행됩니다. 

  • 해당 이름이 전자 메일 메시지의 받는 사람 줄에 자동으로 추가됩니다.

  • 메시지 본문에서 해당 이름이 강조 표시됩니다.

  • 답변을 해야 하는 사람이 받은 편지함에 메시지를 받으면 메시지 목록에 이름이 언급되었음을 나타내는 @ 기호가 표시됩니다. 

@멘션을 사용하여 다른 사람의 주의를 끕니다.
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공유할 팁이 있나요?

다양한 기능을 수행할 수 있다는 점이 Outlook의 장점 중 하나입니다. 연락처 관리, 작업 만들기 및 할당, 멋진 우편물 레이블 인쇄, 디지털 일정 관리 등의 다양한 기능을 Outlook에서 모두 사용할 수 있습니다. 여러분이 사용하는 팁과 요령을 전 세계의 많은 사람들과 공유해 주세요. Outlook 기능 중 여러분이 생각하는 가장 유용한 기능을 선정하여 의견을 남겨 주세요. 

새 Outlook 창에서 이러한 옵션을 열려면 옵션을 클릭하거나 선택하는 대신 해당 단추를 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다. 새 창에서 열기를 선택합니다. 

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