자동 보관 설정

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자동 보관은 자동으로 항목을 보관 위치로 이동하여 사용자가 사용 중인 사서함 또는 전자 메일 서버의 공간을 관리하는 데 도움을 줍니다. 옵션에 따라 자동 보관은 다음 작업 중 하나 또는 둘 모두를 완료합니다.

  • 원래 위치(일반적으로 활성 폴더 중 하나)의 항목을 보관 폴더로 이동합니다.

    항목은 어디로 이동하나요?

    보관 파일은 Outlook 데이터 파일 형식(.pst)입니다. 자동 보관을 처음 실행하면 보관 파일이 자동으로 다음 위치에 만들어집니다. C:\사용자\사용자 이름\문서\Outlook 파일\archive.pst

    이 문서에 나열된 폴더를 찾을 수 없음

    일부 폴더는 숨김 폴더일 수 있습니다. Windows에서 숨김 폴더를 보는 방법에 대한 자세한 내용은 숨김 파일 표시를 참조하세요.

  • 에이징 기간을 경과한 항목을 영구적으로 삭제합니다.

참고:  항목을 삭제하도록 선택하면 해당 항목은 보관되지 않습니다. 항목을 보관하도록 선택하면 해당 항목은 자동 보관에서 삭제할 수 없습니다. 항목이 보관되고 나면 해당 항목은 수동으로만 삭제할 수 있습니다.

자동 보관 기능에 대 한 자세한 내용은 오래 된 항목을 자동으로 보관을 참조 하십시오.

Outlook 항목의 에이징 기간

에이징 기간을 초과한 모든 Outlook 항목은 해당 항목이 특별히 제외하도록 표시되지 않은 한, 다음 자동 보관에 포함됩니다. 각 Outlook 폴더의 기본 에이징 기간은 다음과 같습니다.

폴더

에이징 기간

받은 편지함 및 임시 보관함

6개월

보낸 편지함 및 지운 편지함

2개월

보낼 편지함

3개월

일정

6개월

작업

6개월

메모

6개월

업무 일지

6개월

참고: 받은 편지함, 일정, 작업, 메모 또는 업무 일지와 같은 종류의 항목이 포함된 폴더는 기본 에이징 기간이 6개월로 같습니다. 동료로부터 받은 상황 보고서용으로 만든 메일 폴더 또는 개인 연락처를 위해 만든 연락처 폴더를 예로 들 수 있습니다.

항목의 나이 확인

항목 종류

에이징 기간이 시작되는 때

전자 메일 메시지

받은 날짜/시간 또는 마지막으로 메시지를 변경하고 저장한 때 중 더 최근 날짜. 메시지를 읽음 또는 읽지 않음으로 표시하는 것이 메시지 변경의 예입니다.

일정 모임, 이벤트 또는 약속

마지막으로 항목을 변경하고 저장한 날짜 중 더 최근 날짜. 되풀이 항목은 자동 보관되지 않습니다.

작업

완료 날짜 또는 마지막으로 작업을 변경하고 저장한 때. 완료로 표시되지 않은 작업은 자동 보관되지 않습니다. 다른 사용자에게 할당된 작업은 완료로 표시된 경우에만 보관됩니다.

메모​​

마지막으로 메모를 변경하고 저장한 때.

업무 일지 항목

업무 일지 항목이 만들어진 날짜 또는 마지막으로 항목을 변경하고 저장한 때.

연락처

기본적으로 연락처는 보관되지 않습니다. 그러나 수동으로 보관할 수 있습니다.

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자동 보관 설정 및 옵션

자동 보관을 사용자 지정할 때 적용할 수 있는 설정 및 옵션에 대해서는 다음 설명을 참조하세요.

자동 보관 설정 대화 상자

n일마다 자동 보관 실행    자동 보관이 실행되는 빈도를 선택합니다. 동시에 많은 항목을 보관하면 컴퓨터 성능이 느려질 수 있습니다. 따라서 처리되는 항목 수가 줄어들도록 자동 보관을 더 자주 사용하는 것이 좋습니다.

자동 보관 기능을 끄려면 n일마다 자동 보관 실행 확인란을 선택 취소합니다.

자동 보관 실행 전 실행 여부 확인    자동 보관에서 Outlook 항목을 처리하기 전에 미리 알림 메시지를 표시하도록 할지를 선택합니다. 메시지가 표시되면 미리 알림 메시지에서 아니요를 클릭하여 해당 자동 보관 세션을 취소할 수 있습니다.

만료된 항목 삭제(전자 메일에만 해당)    이 옵션을 기본적으로 꺼져 있습니다. 에이징 기간이 경과한 후 메시지를 삭제하려면 이 확인란을 선택합니다.

오래된 항목 보관 또는 삭제    따르는 설정을 지정하거나 변경하려면 이 옵션을 선택합니다. 이 확인란이 선택 취소된 경우 자동 보관은 기본 설정을 사용하여 실행됩니다.

폴더 목록에 보관 폴더 표시     탐색 창에 보관 폴더가 다른 작업 폴더와 함께 나열되도록 하려면 이 확인란을 선택합니다. 이 옵션을 사용하지 않는 경우에도 여전히 보관 폴더를 열 수 있습니다. 파일 탭을 클릭한 다음 열기 탭에서 Outlook 데이터 파일 열기를 클릭하면 됩니다.

다음 기간이 지난 항목 지우기    항목을 보관할 나이를 일, 주 또는 월 단위로 지정합니다. 기간은 1일부터 최대 60개월까지 구성할 수 있습니다.

오래된 항목 이동 위치    오래된 항목을 자동으로 삭제하는 대신 보관하려면 이 확인란을 선택합니다. 기본 폴더가 상자에 나타납니다. 다른 폴더를 사용하려면 상자에 폴더 위치를 입력하거나 찾아보기를 클릭합니다. 이 옵션을 선택하면 오래된 항목 영구 삭제 옵션 선택이 취소됩니다.

오래된 항목 영구 삭제     이 옵션은 만료된 모든 항목을 삭제합니다. 오래된 항목은 이동되지 않으며 보관 복사본이 유지되지 않습니다. 이 옵션을 선택하면 오래된 항목 이동 위치 옵션 선택이 취소됩니다.

이 설정을 모든 폴더에 적용    이 옵션은 변경 내용을 비롯한 자동 보관 설정을 모든 폴더에 적용합니다. 하나 이상의 폴더에 고유한 설정을 지정하려면 이 옵션을 선택하지 마세요. 대신 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 속성을 클릭한 다음 자동 보관 탭으로 이동하여 변경하려는 각 폴더의 설정을 변경합니다.

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