워크플로에서 전자 메일 보내기

워크플로에서 전자 메일 보내기

SharePoint의 일부 버전에서 목록 항목이 추가되었을 때 전자 메일을 보내려면 아래에 자세히 나와 있듯이 여러 단계를 거쳐야 했습니다. 그러나 SharePoint의 최신 버전을 사용하는 경우 목록에서 직접 흐름을 추가할 수 있습니다. 목록 항목이 추가될 경우</c0> 전자 메일을 전송하는 Microsoft Flow템플릿에는 빠르게 시작하는 데 필요한 기본 단계가 포함되어 있습니다.

워크플로에서 전자 메일 보내기

워크플로에서 기본 전자 메일 메시지 보내기

메시지를 받는 사용자 또는 그룹을 동적으로 선택

현재 항목에 대한 정보 포함

정적 하이퍼링크 포함

현재 항목에 하이퍼링크 포함

이미지 포함

지원되지 않는 옵션 식별

워크플로에서 기본 전자 메일 메시지 보내기

워크플로에서 전자 메일 메시지를 보내도록 트리거하는 새 항목

워크플로 디자이너에서 전자 메일 보내기 작업을 사용하여 사용자 지정 워크플로를 설정하여 사용자나 다른 지정된 사용자나 그룹에 전자 메일 메시지를 보낼 수 있습니다. 전자 메일 메시지에 사용할 수 있는 필드는 To, CC, SubjectBody입니다. 이러한 필드에는 정적 텍스트와 워크플로 조회에서 동적으로 생성되는 텍스트가 모두 포함될 수 있습니다.

전자 메일 보내기 작업을 사용하여 워크플로가 지정된 단계에 도달하거나 특정 작업(워크플로의 전체 시작 및 중지 포함)을 수행할 때 알림을 비롯하여 다양한 종류의 메시지를 생성하고 마감일까지 완료되지 않은 작업에 대해 미리 알림 기능을 사용할 수 있습니다.

참고: 워크플로에서 전자 메일 메시지를 보내기 전에 보내는 서버에 전자 메일 설정을 구성해야 합니다. 서버의 현재 전자 메일 설정 상태를 잘 모르는 경우에는 서버 관리자에게 문의하십시오. 보내는 전자 메일 설정에 대한 자세한 내용을 확인하려면 참고 항목 섹션에서 해당 링크를 클릭하세요.

이 예제에서는 새 항목에서 실행을 시작할 때마다 전자 메일 알림을 보내도록 워크플로를 설정할 것입니다. SharePoint Server 버전과 일치하는 SharePoint Designer 버전을 사용하십시오. 예를 들어, SharePoint Server 2010의 경우에는 SharePoint Designer 2010를 사용합니다. 그리고 SharePoint Server 2016와 SharePoint Online를 포함한 SharePoint Server 2010 이후의 모든 버전에 대해서는 SharePoint Designer 2013를 사용하십시오. Microsoft 다운로드 센터에서 SharePoint Designer 2013를 다운로드하여 참조 섹션에서 자세한 정보를 확인할 수 있습니다.

SharePoint Designer 2013를 열고 SharePoint 사이트에 연결

SharePoint Designer 2013은 Office 2013 응용 프로그램으로 설치됩니다. SharePoint Designer 2013를 열고 SharePoint 사이트에 연결하려면 다음의 단계를 따르십시오.

  1. 시작 메뉴에서 SharePoint Designer 2013를 선택하여 엽니다. 시작 아이콘을 클릭하고 모든 프로그램, Microsoft Office 2013을 차례로 클릭한 다음 SharePoint Designer 2013을 클릭합니다.

  2. SharePoint Designer 2013 시작 페이지에서 사이트 열기를 클릭합니다.

  3. 연결하려는 SharePoint 사이트를 입력합니다. 예를 들면, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site입니다.

  4. 열기를 클릭하여 사이트를 엽니다.

  5. 메시지가 표시되면 자격 증명을 입력합니다. (로그인한 컴퓨터에 보안이 통합되어 있지 않은 경우에는 자격 증명을 입력하라는 메시지가 나타납니다.) SharePoint 사이트에 대한 액세스 권한이 있는 자격 증명을 사용해야 합니다.

SharePoint Workflow 플랫폼을 기반으로 목록 워크플로 만들기

  1. 탐색 창에서 워크플로 노드를 클릭합니다.

  2. 워크플로 탭의 새로 만들기 섹션에서 Workflow 드롭 다운 목록을 클릭합니다.

  3. 새 워크플로와 연결하려는 목록을 선택합니다.

  4. 목록 워크플로 만들기 대화 상자에서 워크플로의 이름과 설명을 입력한 다음 플랫폼 유형SharePoint 2013 워크플로 로 설정되어 있는지 확인합니다.

확인을 선택하여 워크플로를 만듭니다.

이제 워크플로가 생성되었으므로 작업, 조건, 스테이지, 단계 및 루프를 추가하여 워크플로를 구축할 수 있습니다. 이러한 워크플로 구성 요소는 SharePoint Designer 2013의 리본에서 사용할 수 있습니다.

참고: SharePoint 2013 Workflow가 사용 가능한 플랫폼 유형으로 표시되지 않는다면 워크플로 관리자가 SharePoint 팜에서 작동하도록 구성되지 않은 것입니다. SharePoint Server 2013 팜에서 작동하도록 워크플로 관리자 구성을 참조합니다.

참조 섹션에서 사용 가능한 워크플로 작업 목록에 대한 자세한 정보를 확인하세요.

작업을 생성하여 전자 메일 전송

  1. 작업을 클릭한 다음 전자 메일 전송을 클릭합니다

  2. 해당 작업에서 이러한 사용자 를 클릭합니다.

  3. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 기존 사용자 및 그룹에서 사용자를 선택하거나 수신자 상자에 자신의 전자 메일 주소를 입력합니다.

    참고 사항: 

    • 외부 전자 메일 주소로 전자 메일을 보내려면, 해당 전자 메일 서버에서 정보를 검색할 수 있어야 합니다.

    • 메시지의 수신자 주소는 특정 정적 주소(예: NORTHWINDTRADERS\ junmin 또는 junmin@northwindtraders.com)이거나 가변 정보에 대한 워크플로 조회값일 수 있습니다. 정적 주소를 사용하는 대신 워크플로 조회를 사용하여 워크플로에서 보낸 전자 메일 메시지를 동적으로 처리하는 방법에 대한 자세한 내용을 확인하려면 다음 섹션인 메시지를 받을 사용자 또는 그룹을 동적으로 선택을 참조하십시오.

    • 서버 관리자가 현재 웹 응용 프로그램 또는 모든 웹 응용 프로그램의 보낸 사람 주소를 변경하지 않으면 렌더링된 메시지의 보낸 사람 주소는 항상 서버 관리자의 전자 메일 주소가 됩니다. 자세한 내용은 특정 웹 앱에 대한 보내는 전자 메일 구성을 읽어보십시오.

  4. 제목 상자에 메시지 제목을 입력하거나 데이터 바인딩 표시 단추 이미지 를 클릭하여 여기에서 원하는 텍스트에 대한 워크플로 조회를 정의합니다

    참고: 워크플로가 올바르게 컴파일되려면 제목 상자에 몇 가지 항목을 입력해야 합니다.

  5. 제목 상자 아래의 큰 상자에 메시지의 본문 텍스트를 입력하거나 붙여 넣습니다

  6. 확인을 선택합니다.

  7. 작업 > 스테이지로 이동을 선택합니다.

  8. 워크플로 끝 을 선택합니다.

  9. 게시 를 클릭합니다.

전자 메일의 내용을 수정하기 위한 고급 옵션은 다음 섹션에서 자세히 설명합니다.

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메시지를 받는 사용자 또는 그룹을 동적으로 선택

메시지의 수신자참조 필드에 정적 주소를 입력하면 수신자를 변경해야 할 때마다 워크플로 디자이너에서 워크플로를 열고 수동으로 변경해야 합니다. 주소가 자주 변경될 경우 수신자참조 필드에서 워크플로 조회를 사용하는 것이 좋습니다. 조회는 현재 항목의 필드, 다른 목록 또는 라이브러리의 항목 필드 또는 워크플로 변수의 주소를 참조할 수 있습니다.

사용자 지정 목록을 사용 하여 받는 사람 주소 저장

받는 사람이 주기적으로 변경되지만 워크플로가 시작될 때마다 초기화 양식에 명시해야 할 정도로 빈번하지는 않는 경우에는 받는 사람을 참조하는 각 워크플로에 대해 하나의 목록 항목이 포함된 사용자 지정 받는 사람 목록을 생성한 다음, 각 워크플로의 각 전자 메일 메시지를 보낼 주소를 저장할 열을 만듭니다. 워크플로 메시지를 받는 사람이 변경되면 해당 워크플로의 받는 사람 목록 항목에서 해당 필드의 주소를 변경하기만 하면 됩니다.

중요: 워크플로 전자 메일 메시지의 주소를 저장하는 열은 한 줄로 된 텍스트, 여러 줄로 된 텍스트 아니면 개인 또는 그룹 유형의 열일 수 있습니다. 개인 또는 그룹 열을 사용하는 경우 전자 메일 주소에 대해 워크플로에서 참조할 각 필드에 하나의 항목만 만들 수 있습니다. 열을 작성할 때 복수 항목 허용에서 아니요를 선택하십시오. 이 유형의 열을 사용하여 여러 수신자를 지정하려는 경우 워크플로에서 전자 메일 주소를 지정할 사람을 포함하는 SharePoint 그룹을 만든 다음 필드에 그룹을 지정할 수 있습니다. 열을 만들 때 선택 허용 에서 사람 및 그룹을 선택해야 합니다. 참조 섹션에서 목록을 만들고 열을 추가하는 방법에 대한 자세한 정보가 담긴 링크를 확인하십시오.

참고: SharePoint 그룹을 만들 때 각 그룹에 최소한 사이트에 대한 읽기 권한이 있고 새 그룹 페이지의 그룹 설정 영역에 있는 그룹 구성원을 볼 수 있는 사람에서 모든 사람이 선택되어야 합니다.

사용자 지정 받는 사람 목록에 워크플로 조회를 사용하려면 다음 작업을 수행하십시오.

  1. 브라우저에서 다음 세 열이 포함된 받는 사람인 사용자 지정 목록을 만듭니다.

    • 기본 제목 열의 이름을 워크플로 이름으로 변경합니다. 다른 모든 옵션은 그대로 남겨둡니다. 목록 또는 라이브러리의 열 변경에 대한 자세한 정보가 담긴 링크를 찾아보십시오. 참고 항목 섹션.

    • 수신자라는 이름의 사용자 또는 그룹 열을 추가하십시오. 이 열에서는 사람과 그룹을 모두 선택할 수 있지만 복수 선택은 허용되지 않습니다. 다른 모든 옵션은 그대로 남겨둡니다. 목록 또는 라이브러리의 열 생성에 대한 자세한 정보가 담긴 링크를 찾아보십시오. 참고 항목 섹션.

    • Cc라는 한 줄의 텍스트 열을 추가합니다. 다른 모든 옵션은 그대로 남겨둡니다.

  2. 받는 사람 목록에서 새 항목을 만들고 다음을 수행하십시오.

    • 워크 플로 이름 필드에 문서 검토를 입력합니다. 이 문서 검토는 여기에 사용된 워크 플로 예제의 이름입니다.

    • 수신자 필드에서 주소록 단추 이미지 를 클릭 한 다음 사용자 및 그룹 선택 대화 상자에서 메시지를 받을 한 사람 또는 그룹을 선택하십시오.

    • 참조 필드에 사본을 주소 지정하는 수신자의 전자 메일 주소를 입력하고 여러 주소는 세미콜론으로 구분하십시오.

  3. 새 워크플로 만들기

  4. 작업을 클릭한 다음 전자 메일 전송을 클릭합니다.

  5. 해당 작업에서 이러한 사용자를 클릭합니다.

  6. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자의 수신자 상자 끝에서 주소록 단추 이미지 을 클릭합니다.

  7. 사용자 선택 대화 상자의 또는 기존 사용자 및 그룹에서 선택 목록에서 사용자에 대한 워크플로 검색...을 클릭 한 다음 추가를 클릭합니다.

  8. 사람 또는 그룹 검색 대화 상자에서 다음 옵션을 선택합니다.

    • 데이터 원본: 받는 사람, 또는 사용자 지정 목록의 이름

    • 원본 필드: 수신자 또는 수신자 줄에 넣고자 하는 주소가 있는 필드

    • 다른 이름으로 반환 필드: 로그인 이름은 전자 메일의 "받는 사람" 필드 형식을 결정합니다

    • 필드: 받는 사람: 워크플로 이름

    • Value: 문서 검토 또는 현재 워크플로의 이름을 입력하십시오.

      이 조회는 "받는 사람 목록에서 워크플로 이름이 문서 검토와 동일한 받는 사람 필드의 값을 선택합니다."라고 알려줍니다.

      대화 상자의 위쪽 절반은 목록과 열을 지정합니다. 대화 상자의 아래쪽 절반은 행을 지정합니다.

  9. 사람 또는 그룹 검색 대화 상자에서 확인을 클릭합니다.

  10. 고유한 조회 확인에 대한 메시지에서 확인을 클릭하십시오.

  11. 확인을 다시 클릭하여 사용자 선택 대화 상자를 닫습니다.

  12. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자의 참조 상자 끝에서 주소록 단추 이미지 을 클릭합니다.

  13. 사용자 선택 대화 상자의 또는 기존 사용자 및 그룹에서 선택 목록에서 사용자에 대한 워크플로 검색...을 클릭 한 다음 추가를 클릭합니다.

  14. 워크플로 조회 정의 대화 상자에서 다음 옵션을 선택합니다.

    • 데이터 원본: 받는 사람, 또는 사용자 지정 목록의 이름

    • 원본 필드: 참조 또는 수신자 줄에 넣고자 하는 주소가 있는 필드.

    • 다른 이름으로 반환 필드: 로그인 이름은 전자 메일의 "받는 사람" 필드 형식을 결정합니다

    • 필드: 받는 사람: 워크플로 이름

    • Value: 문서 검토 또는 현재 워크플로의 이름을 입력하십시오.

      이 조회는 "받는 사람 목록에서 워크플로 이름이 문서 검토와 동일한 참조 필드의 값을 선택합니다."라고 알려줍니다.

  15. 확인을 클릭하고 경고 메시지에서 확인을 클릭한 다음 확인을 다시 클릭하여 사용자 선택 대화 상자를 닫습니다.

이제 워크플로가 이 전자 메일 메시지를 보내면 사용자 지정받는 사람 목록의 문서 검토 항목에 있는받는 사람 및 참조 필드에 나열된 주소로 전자 메일 메시지이 전송됩니다. 수신자를 변경하려면 목록 항목에서 원하는대로 변경하십시오.

단일 워크플로에서 여러 개의 전자 메일 메시지를 보낼 수 있으며 메시지가 모두 동일한 받는 사람에게 전송되지 않을 수 있습니다. 이 워크플로에서 보낸 추가 메시지의 다른 주소를 저장하려면 목록에 열을 추가하여 다른 주소를 저장할 수 있습니다. 이 경우 "첫 번째 메시지 수신자", "두 번째 메시지 수신자" 등의 열에 이름을 지정할 수 있습니다.

또는 워크플로당 하나의 항목이 아니라 워크플로에서 보내는 각 메시지에 대해 하나의 항목을 만들 수 있도록 목록을 디자인 할 수 있습니다. 이 경우 각 메시지를 식별하는 데 사용되는 이름이 고유해야 주소를 검색하는 조회가 원하는 고유 값을 반환합니다.

워크플로 시작 양식을 사용하여 받는 사람 지정

워크플로를 수동으로 시작할 때마다 받는 사람을 지정하려면 워크플로 시작 양식을 사용자 지정하여 워크플로를 시작한 사람의 주소를 수집하십시오. 그 다음 워크플로는 입력 된 주소를 직접 사용하거나 현재 항목의 필드로 복사할 수 있습니다. 워크 플로는 현재 인스턴스를 완료한 후에도 여전히 참조될 수 있습니다. 워크플로가 자동으로 시작되도록 설정되어 있으면 자동 시작이 발생할 때마다 초기화 양식에서 기본 주소를 지정할 수 있습니다.

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현재 항목에 대한 정보 포함

지금까지 예제 메시지의 본문 텍스트는 정적입니다. 워크플로가 메시지의 인스턴스를 만들 때마다 텍스트는 정확히 동일합니다.

그러나 워크플로가 현재 실행 중인 항목과 관련해 변경되는 텍스트를 포함하는 것이 유용할 수 있습니다. 예를 들어 검토가 필요한 문서의 제목을 메시지 본문에 포함시키는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이러한 종류의 동적 정보를 포함하려면 워크플로 조회를 사용합니다. 조회는 목록, 라이브러리 및 워크플로 데이터와 같은 다른 데이터 원본에서 데이터를 검색합니다.

메시지 텍스트에 문서의 제목을 추가하려면 다음을 따릅니다.

  1. 조회 정보를 표시할 정적 텍스트를 입력하거나 붙여 넣습니다.

  2. 조회 위치를 지정할 위치에 삽입 포인터를 놓습니다.

    팁: 조회가 삽입되면 새 위치로 끌 수 없습니다. (그러나 다른 텍스트를 드래그하여 조회를 "재배치"할 수도 있습니다.) 마찬가지로 조회나나 조회가 포함된 텍스트를 잘라내거나 복사하거나 붙여 넣을 수 없습니다.

  3. 조회 추가 또는 변경을 클릭합니다.

  4. 문자열</c1> 대화 상자의 조회에서 데이터 원본 상자의 현재 항목원본 필드 상자의 이름을 선택합니다.

  5. 확인을 클릭합니다.

  6. 삽입된 조회가 메시지 본문에 나타납니다.

  7. 워크플로를 게시하려면 게시를 클릭합니다.

워크플로가 실행되고 메시지가 생성되면 조회가 문서의 제목으로 바뀝니다.

제목 5 삽입

문서의 제목을 포함하는 것이 유용하지만 직접 문서로 연결되는 하이퍼링크를 포함하는 것이 더 유용할 수 있습니다. 이를 위해 하이퍼링크에 조회를 포함합니다.

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정적 하이퍼링크 포함

전자 메일 메시지 정의 대화 상자의 서식 도구 패널의 오른쪽 위 모서리에 있는 하이퍼 링크 편집 버튼을 사용하여 워크플로 전자 메일 메시지 본문에 정적 하이퍼링크(항상 동일한 주소 또는 위치에 링크되는 정적 하이퍼 링크)를 포함시킬 수 있습니다.

  1. 링크를 표시할 정적 텍스트를 입력하거나 붙여 넣습니다.

  2. 텍스트를 선택하고 하이퍼링크 편집를 클릭합니다.

  3. 하이퍼링크 편집 대화 상자에서 웹 사이트의 주소를 입력합니다.

  4. 확인을 클릭합니다.

    삽입된 하이퍼링크가 메시지 본문에 나타납니다.

참고: 텍스트 기반 전자 메일 프로그램은 하이퍼링크를 렌더링하지 않습니다.

워크플로 조회를 사용하여 워크플로가 현재 실행중인 항목에 따라 다양한 주소를 가리키는 동적 하이퍼링크를 만드는 방법을 학습하려면 다음 섹션 현재 항목에 하이퍼링크 포함을 참조하십시오.

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현재 항목에 하이퍼링크 포함

이전 섹션인 정적 하이퍼링크 포함에서 예제하이퍼링크의 주소에는 변수 정보가 포함되어 있지 않습니다. 워크플로에서 전자 메일 메시지를 보낼 때마다 하이퍼링크가 동일한 페이지를 가리킵니다.

그러나 워크플로 조회를 사용하면 현재 항목에 대한 정보를 사용하여 어떤 URL을 가리킬지를 결정하는 동적 링크를 만들 수 있습니다.

현재 항목이 문서 라이브러리의 문서인 경우

워크플로 시작 알림 예제에서 새 문서 자체에 대한 링크를 제공하려고 할 수 있습니다.

  1. 링크를 표시할 정적 텍스트를 입력하거나 붙여 넣습니다.

  2. 텍스트를 선택하고 하이퍼링크 편집를 클릭합니다.

  3. 하이퍼링크 편집 대화 상자에서 함수 (fx)를 클릭합니다.

    팁: 조회가 삽입되면 새 위치로 끌 수 없습니다. (그러나 다른 텍스트를 드래그하여 조회를 "재배치"할 수도 있습니다.) 마찬가지로 조회나나 조회가 포함된 텍스트를 잘라내거나 복사하거나 붙여 넣을 수 없습니다.

  4. 문자열 조회 대화 상자에서 데이터원본 상자의 현재 항목을 선택합니다.

  5. 원본 필드 상자에서 인코딩된 절대 URL을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

    현재 항목 1에 대한 하이퍼링크 삽입 현재 항목 2에 대한 하이퍼링크 삽입 현재 항목 3에 대한 하이퍼링크 삽입

메시지 수신자가 링크를 클릭하면 보기 또는 편집을 위해 문서가 열립니다.

현재 항목이 목록 항목인 경우

공지 또는 일정 이벤트 등의 목록 항목에 대한 링크를 만들 때 목록 항목의 표시 양식(DispForm.aspx) 또는 편집 양식(EditForm.aspx)을 열도록 선택할 수 있습니다.

목록 항목을 여는 링크를 만들기 위해서는

  1. 브라우저에서 이 워크플로를 생성하려는 목록으로 이동합니다.

  2. 링크를 통해 표시 양식을 열려면 항목 보기를 사용하고, 링크를 통해 편집 양식을 열려면 항목 편집을 사용하여 라이브러리의 기존 문서에 대한 목록 항목을 엽니다.

  3. 주소 표시줄의 주소를 처음 http: 또는 https:에서 첫 번째 등호(=)까지 복사합니다.

    목록 항목 1에 대한 하이퍼링크 삽입

  4. ?ID= 텍스트는 페이지에 현재 목록이나 라이브러리의 항목 ID가 등호(=) 다음에 오는 예제에 대한 양식을 표시하도록 지시하는 쿼리 문자열 매개 변수입니다. 이는 워크플로 조회로 식별된 현재 항목의 목록 ID가됩 니다.

    참고: 현재 항목이 세 가지 워크플로 작업 작업 중 하나에 의해 만들어진 작업이고 링크가 작업 목록의 기본 표시 또는 편집 양식이 아닌 사용자 지정 작업 양식을 열도록 하려면 후반부 섹션 현재 항목이 사용자 지정 작업 양식인 경우를 참조하십시오. 워크플로 작업 조치로 작성되지 않은 작업과 워크 플로 작업 중 하나에 의해 작성된 작업 표시 양식의 경우에는 현재 절차만으로 작업이 가능합니다.

  5. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 링크를 표시할 정적 텍스트를 입력하거나 붙여넣습니다 (예: 목록 항목을 보려면 여기를 클릭).

  6. 텍스트를 선택하고 하이퍼링크 편집을 클릭합니다.

  7. 하이퍼링크 편집에서 주소 필드에 대해 문자열 작성기를 선택합니다.

  8. 문자열 작성기 대화 상자에서 주소를 붙여 넣습니다.

  9. 등호(=) 바로 뒤에 삽입 포인터를 놓은 다음 조회 추가 또는 변경을 클릭합니다.

  10. 문자열 조회 대화 상자에서 원본 상자의 현재 항목원본필드 상자의 ID를 선택합니다.

    목록 항목 3에 대한 하이퍼링크 삽입

  11. 확인을 클릭합니다.

    문자열 작성기의 마지막 문자열은 http:// 또는 https://로 시작하고 [%Current Item:ID%] 목록 항목 4에 대한 하이퍼링크 삽입 로 끝나야합니다.

    중요: 현재 항목 ID 조회는 현재 목록 항목에 대한 링크를 작성하는 데 유용하지만 다음 조회는 렌더링된 경로에 오류를 표시할 수 있으므로 전자 메일 메시지 링크에 포함하지 않는 것이 좋습니다. 경로, 서버 상대 URL, 소스 URL 및 URL 경로.

  12. 확인을 두 번 선택합니다.

링크는 이메일 메시지에서 밑줄이 있는 파란색 텍스트로 표시됩니다.

목록 항목 5에 대한 하이퍼링크 삽입

링크를 여러 번 사용하려는 경우 다음 섹션으로 이동합니다.

목록 항목 주소를 워크플로 변수로 저장합니다.

워크플로 변수에 표시 양식의 URL을 저장하거나 목록 항목의 양식을 편집하여 동일한 워크플로의 여러 위치에서 사용할 수 있습니다.

  1. 워크플로 디자이너 창에서 작업을 클릭한 다음 문자열 색인에서 하위 문자열 추출을 클릭합니다.

    변수 1

  2. 이 단계에서는 문자열줄임표 버튼[...]을 클릭합니다.

  3. 문자열 작성기 대화 상자에서 URL의 정적 텍스트 부분을 붙여넣습니다(현재 항목 ID에 대한 조회는 제외).

    변수 2

  4. 등호(=) 뒤에 삽입 포인터를 놓은 다음 조회 추가 또는 변경을 클릭합니다.

  5. 문자열 조회 대화 상자에서 데이터원본 상자의 현재 항목원본 필드 상자의 ID를 선택합니다.

    변수 3

  6. 확인을 클릭합니다.

    대화 상자에서 텍스트에 조회가 추가됩니다.

    변수 4

  7. 확인을 클릭하여 문자열 작성기 대화 상자를 닫습니다.

  8. 0부터 시작해 0을 클릭하고 1로 바꿉니다.

    참고: 시작점의 값이 1보다 큰 경우 최종 문자열에 문자가 제거됩니다.

  9. 변수에 출력: 하위 문자열에서 변수: 하위 문자열 또는 변수: 하위 문자열 1을 선택합니다.

  10. 목록에서 새 변수 만들기를 클릭 한 다음 변수 편집 대화 상자에 새 변수의 이름을 입력합니다

  11. 유형문자열로 설정되었는지 확인한 다음 확인 변수 5 을 클릭합니다.

  12. 방금 생성한 작업 아래 쪽을 클릭하고 전자 메일전송 작업을 작업에 추가한 다음 이 사용자 를 클릭합니다. 변수 6

  13. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 새 변수를 사용하려면 메시지 본문에 링크를 표시할 텍스트를 입력하거나 붙여넣기합니다. 텍스트를 선택하고 서식 메뉴에서 하이퍼링크 편집을 클릭합니다. [fx] 버튼을 클릭하거나 줄임표 버튼[...]을 클릭한 다음 조회 추가 또는 변경을 클릭합니다.

  14. 문자열 찾기 대화 상자의 데이터원본 상자 목록에서 워크플로 변수 및 파라미터를 선택합니다.

  15. 원본 필드 목록에서 변수의 이름을 선택하고 확인을 클릭하고 다음 상자에서 또 확인을 클릭합니다.

    변수 7 변수를 삽입한 후 전자 메일 메시지 화면 정의

이제 이 워크플로에서 원하는 위치에 이 변수를 삽입할 수 있습니다.

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이미지 포함

변수를 만들고 HTML 이미지 태그 <img/>을 사용하여 JPEG(.jpg) 파일로 저장되고 사이트의 그림 라이브러리에 업로드된 이미지에 링크하여 메시지에 그래픽을 포함할 수 있습니다.

  1. 워크플로 디자이너 창에서 작업을 클릭한 다음 워크플로 변수 설정을 클릭합니다.

  2. 워크플로 변수를 클릭하고 새 변수 만들기 를 선택합니다...

  3. 변수 편집 대화 상자에서 새 변수에 이름을 입력하고 유형문자열으로 설정되었는지 확인한 다음 확인을 클릭합니다.

  4. 을 클릭하고 줄임표 단추[...]를 클릭하고 문자열 작성기 창에서 HTML 태그 형식으로 JPEG 이미지 파일의 URL을 입력하거나 붙여넣습니다 - <img src ="URL"/> 이미지용 문자열 작성기

  5. 확인을 클릭합니다.

  6. 삽입된 작업은 다음과 같이 나타납니다. 이미지를 삽입할 경우 변수 설정

  7. 방금 생성한 작업 아래 쪽을 클릭하고 전자 메일전송 작업을 작업에 추가한 다음 이 사용자 를 클릭합니다. 삽입 보내기 전자 메일 작업

  8. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 조회 추가 또는 변경을 클릭합니다.

  9. 문자열 찾기 대화 상자의 데이터 원본 목록에서 워크플로 변수 및 파라미터를 선택합니다.

  10. 원본 필드 목록에서 변수를 선택합니다. 변수의 이름을 선택하고 확인을 선택합니다. 이미지 워크플로의 전자 메일 문자열 이미지가 포함된 워크플로 전자메일 메시지 본문

  11. 확인을 다시 선택하여 전자 메일 메시지 정의 창을 닫고 워크플로를 게시합니다.

 메시지를 보내면 링크 태그 대신 JPEG 파일의 이미지가 나타납니다.

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지원되지 않는 옵션 식별

다음 옵션은 전자 메일 전송 작업의 현재 버전에서 지원되지 않습니다.

  • 발신자 줄에 주소 지정 (워크플로에서 보낸 전자 메일 메시지는 항상 서버 관리자가 발신자 줄에서 지정한 전자 메일 주소를 표시합니다. 서버 관리자만이 이를 변경할 수 있으며 워크플로별로가 아니라 현재 웹 응용 프로그램의 모든 알림에 대해서만 변경할 수 있습니다.)

  • 포함된 관련 항목 스타일(CSS)을 사용하여 메시지 내용의 서식을 지정합니다. 텍스트는 유형 속성을 사용하여 형식을 지정할 수 있지만 <style> 태그 및 CSS 클래스는 지원되지 않습니다.

  • 여러 값이 포함된 개인 또는 그룹 유형의 열을 참조하는 수신자 또는 C참조 상자에서 워크플로 조회 사용.

  • 메시지의 숨은 참조를 받는 사람 지정

  • 첨부 파일로 메시지가 포함된 다른 파일 포함.

  • 이미지 또는 그래픽 파일을 메시지에 포함. 아니면, 이미지 포함

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참고 항목

단계별 SharePoint 2013: 보내는 전자 메일 설정

SharePoint 디자이너 소개

특정 웹 앱에 대한 보내는 전자 메일 구성

SharePoint Server 2013 팜에서 작동하도록 워크플로 관리자 구성

워크플로 작업 빠른 참조

SharePoint에서 목록 만들기

SharePoint 목록 또는 라이브러리에서 열 만들기

목록 또는 라이브러리의 열 변경

SharePoint Online, SharePoint 2016 및 SharePoint 2013에서 경고 생성 또는 RSS 피드 구독

SharePoint 2010에서 경고 생성 또는 RSS 피드 구독

기본 문제 해결 팁 

다음과 같은 질문 목록은 워크플로를 생성할 때 발생하는 문제의 원인을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

  1. 같은 목록에 다른 유형의 워크 플로를 만들 수 있습니까? 예를 들어 승인 워크플로을 생성 시도

  2. 동일한 워크플로를 만들 수 있습니까?

    • 동일한 사이트에 다른 목록

    • 다른 사이트 모음에서 다른 사이트

    • 동일한 웹 응용 프로그램의 다른 사이트 모음

    • 상이한 웹 응용 프로그램

    • 다른 계정으로 로그인했습니까?

    • 다른 컴퓨터를 사용합니까?

 고급 문제 해결 팁

기본 문제 해결 팁으로 워크플로 문제의 원인을 파악하는 데 도움이 되지 않는 경우 다음 단계를 따르십시오.

  1. 사이트 및 워크플로 수준에서 필요한 사용 권한이 있는지 확인하십시오. 사이트 설정> 사이트 권한> 권한/목록 설정 확인>이 목록에 대한 권한으로 이동하고 권한 확인 결과가 다음과 일치하는지 확인하십시오.

    1. 워크플로를 디자인하기 위한 최소 권한(저장 및 게시) :

      1. 에 SharePoint 사이트: 디자인

      2. SharePoint 사이트: 편집

    2. 워크플로를 시작하기 위한 최소 사용 권한:

      1. 에 SharePoint 사이트: 보기 전용/읽기

      2. SharePoint 사이트: 참가

  2. 보내는 전자 메일 설정이 올바른 Exchange 서버로 설정되어 있는지 확인하십시오.

    1. 관리자 권한으로 명령 프롬프트를 엽니다.

    2. nslookup<Exchange 서버 주소 >를 실행합니다. 예를 들어: nslookup exch.contoso.com와 같습니다.

    3. 출력에서 Exchange 서버의 해결 된 IP 주소를 확인해야 합니다. 그렇지 않은 경우 Exchange 관리자에게 문의하여 올바른 Exchange 정규화된 도메인 이름 (FDQN)을 요청하십시오.

  3. 아래 단계에 따라 SharePoint셸 관리를 사용하여 SPUtility 클래스의 전자 메일 전송 기능을 사용하여 동일한 사람에게 전자 메일을 보냅니다.

    1. SharePoint관리자 권한으로 셸을 관리를 엽니다. (SharePoint셸 관리> 관리자로 실행을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하십시오.)

    2. 다음 스크립트를 실행합니다. 스크립트가 으로 응답하고 사용자가 SharePoint으로부터 전자 메일을 받으면 SMTP가 SharePoint에 올바르게 구성됩니다.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. SMTP 기능을 사용하여 SharePoint 서버에서 동일한 사용자에게 전자 메일을 보냅니다. 텔넷을 사용하여 SMTP 통신을 테스트의 단계를 따릅니다.

참고: 기본적으로 SharePoint은 보내는 메일에 대한 로그 항목을 생성하지 않습니다. SharePoint는 절대 전자 메일을 직접 보내지 않습니다. 전자 메일 메시지는 중앙 관리에서 구성된 SMTP(Exchange) 서버를 통해 중계됩니다. 이러한 유형의 워크플로 문제를 해결하려면 위의 단계를 따르십시오.

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