워크플로를 사용하여 문서에 대한 의견 수집

동료나 프로젝트 관계자에게 2007 Microsoft Office system 문서를 보내 의견을 수집하는 일이 많은 경우 의견 수집 프로세스를 관리하는 데도 많은 시간이 소요될 것입니다. 예를 들어 문서에 대한 링크 또는 첨부 파일로 문서를 포함하여 의견을 요청하는 메시지를 작성한 다음, 후속 작업으로 모든 검토자에게 문서 확인을 위한 미리 알림 메시지를 한 번 이상 보내는 경우가 있을 것입니다. 그러나 마감일이 지나도록 아무런 의견을 받지 못했다면 결국에는 검토자들에게 문서를 실제로 검토했는지 일일이 확인해야 할 수 있습니다. 나중에 몇 개월이 지난 후 관리자가 동료 중 한 사람이 의견을 제공했는지 물으면 전자 메일 받은 편지함에서 오래된 메시지를 하나씩 클릭하여 그 사람의 답장을 찾으려고 할 것입니다. 어떻습니까, 여러분의 일상을 보는 것 같지 않습니까?

문서 검토 프로세스에 소요되는 시간을 줄이고 문서 작업에 더 많은 시간을 투자하려면 Microsoft Office SharePoint Server 2007 사이트의 워크플로를 사용하여 의견을 수집하면 됩니다. 워크플로를 사용하면 문서 검토와 같은 공통적인 비즈니스 프로세스에 관련된 사람들의 작업을 관리하고 추적함으로써 이러한 비즈니스 프로세스를 조율하는 데 드는 비용과 시간을 줄일 수 있습니다. 워크플로를 통해 작업을 배정하고, 미리 알림을 보내고, 참가 여부를 추적하고, 전체 프로세스에 대한 기록을 만들 수 있기 때문에 문서 검토 프로세스의 흐름을 관리하는 대신 업무를 수행하는 데 집중할 수 있습니다.

중요: Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 또는 Microsoft Office PowerPoint 2007에서 의견 수집 워크플로를 시작하는 기능은 Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007, Microsoft Office Ultimate 2007을 비롯하여 독립 실행형 버전의 Office Word 2007, Office Excel 2007 및 Office PowerPoint 2007에서만 사용할 수 있습니다.

이 문서의 내용

워크플로를 사용하여 문서를 보다 쉽게 검토

시작하기 전에

문서에서 의견 수집 워크플로 시작

의견 수집 워크플로에서 작업 완료

워크플로를 사용하여 문서를 보다 쉽게 검토

Office SharePoint Server 2007 사이트에는 공통적인 비즈니스 프로세스를 처리하는 몇 가지 미리 정의된 워크플로가 포함되어 있습니다. 이러한 미리 정의된 워크플로 중에 의견을 묻기 위해 특정 그룹에 문서나 항목을 라우팅하는 의견 수집 워크플로가 있습니다. 기본적으로 의견 수집 워크플로는 Office SharePoint Server 2007 사이트의 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있기 때문에 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있습니다.

워크플로를 사용하여 문서 검토 프로세스를 관리하면 서버에서 모든 작업을 관리하게 됩니다.

워크플로 시작    2007 Office 릴리스 문서에서 의견 수집 워크플로를 시작하면 워크플로 초기화 양식을 채우라는 메시지가 표시됩니다. 이 양식에서는 문서를 검토할 사람의 이름을 지정하고 검토자에게 특정 지침을 제공하며 워크플로 참가자가 검토를 완료해야 하는 날짜를 지정할 수 있습니다.

워크플로 작업 완료    워크플로가 시작되면 서버에서 모든 참가자에게 검토 작업을 배정합니다. 서버에서 전자 메일 알림을 사용하도록 설정한 경우에는 모든 참가자에게 검토할 문서에 대한 링크 및 작업 지침과 함께 전자 메일 알림이 전송됩니다. 참가자들은 이 링크를 클릭하여 문서를 검토할 수 있으며, 문서 검토를 마치면 Microsoft Office Outlook 2007 전자 메일 메시지에서 이 작업 편집 단추를 클릭하여 의견을 제공한 후 작업을 완료된 것으로 표시할 수 있습니다.

워크플로 상태 보기    워크플로가 진행되는 동안 워크플로 소유자(이 경우 문서 만든 이)나 워크플로 참가자는 Office SharePoint Server 2007 사이트의 워크플로 상태 페이지를 확인하여 어떤 참가자가 워크플로 작업을 완료했는지 볼 수 있습니다. 워크플로 소유자는 검토자를 추가하거나 검토자 또는 진행 중인 작업을 업데이트할 수도 있습니다. 모든 워크플로 참가자가 워크플로 작업을 완료하면 워크플로가 종료되고 워크플로 소유자는 자동으로 워크플로 완료 알림을 받게 됩니다. 그런 다음 의견 수집 워크플로에서는 검토자의 모든 의견을 조율하고 이러한 의견을 전자 메일 메시지로 워크플로 소유자에게 보냅니다.

맨 위로 이동

시작하기 전에

의견 수집 워크플로를 시작하는 방법은 간단합니다. Microsoft Office 단추, 워크플로, 시작을 차례로 클릭하기만 하면 됩니다. 문서를 만드는 데 사용한 2007 Office 릴리스 프로그램에서 문서를 열고 해당 문서에서 워크플로를 바로 시작할 수 있습니다.

그러나 시작하기 전에 다음 사항을 확인해야 합니다.

  • Office Excel 2007 통합 문서, Office PowerPoint 2007 프레젠테이션 또는 Office Word 2007 문서에서 작업 중이어야 합니다.

  • Office SharePoint Server 2007 사이트의 문서 라이브러리에 파일을 저장한 상태여야 합니다. SharePoint 라이브러리에 파일을 저장하는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint 라이브러리 또는 다른 웹 위치에 파일 저장을 참고하십시오.

아래 절차의 명령을 사용할 수 없는 경우 확인할 사항은 다음과 같습니다.

  • 2007 Office 릴리스 프로그램에서 의견 수집 워크플로를 바로 시작하려면 적어도 문서가 저장된 라이브러리에 대한 항목 편집 권한이 있어야 합니다. 일부 워크플로는 시작하는 데 목록 관리 권한이 필요할 수도 있습니다. 즉, 브라우저에서와 동일한 사용 권한이 필요합니다. 사이트 소유자에게 문의하십시오.

  • 사이트 소유자는 특정 목록 또는 라이브러리에서 워크플로를 제거할 수 있습니다. 따라서 의견 수집 워크플로를 사용할 수 있는 라이브러리에 문서를 저장해야 합니다. 사이트 소유자에게 문의하십시오.

  • 사이트 모음 관리자는 사이트 모음의 모든 사이트에 대해 의견 수집 워크플로와 같은 특정 워크플로 유형을 비활성화할 수 있습니다.

  • Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 또는 Office Word 2007에서 의견 수집 워크플로를 시작하는 기능은 Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007, Office Ultimate 2007을 비롯하여 독립 실행형 버전의 Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 및 Office Word 2007에서만 사용할 수 있습니다.

맨 위로 이동

문서에서 의견 수집 워크플로 시작

문서에서 의견 수집 워크플로를 시작하려면 먼저 의견 수집 워크플로를 사용할 수 있는 SharePoint 라이브러리에 문서를 저장해야 합니다. 자세한 내용은 시작하기 전에 섹션을 참고하십시오.

워크플로를 시작하면 항목의 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 해당 워크플로를 추가할 때 사용자가 지정한 방법에 따라 사용할 수 있는 옵션이 다를 수 있습니다. 예를 들어 의견 수집 워크플로는 순차적 워크플로 또는 병렬 워크플로로 설정할 수 있습니다. 순차적 워크플로는 작업이 한 번에 하나씩 참가자에게 배정되는 워크플로이고, 병렬 워크플로는 모든 참가자에게 동시에 작업이 배정되는 워크플로입니다. 의견 수집 워크플로를 병렬 워크플로로 설정한 경우 워크플로를 시작하면 병렬 워크플로와 관련된 옵션이 표시됩니다.

참고: 워크플로를 시작한 다음 워크플로 참가자가 전자 메일 알림 및 각자의 워크플로 작업에 대한 미리 알림을 받도록 하려면 사이트에서 전자 메일을 사용할 수 있는지 서버 관리자에게 확인하십시오.

Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 또는 Office Word 2007 파일에서 워크플로를 시작하려면 다음을 실행하십시오.

  1. 의견 수집 워크플로를 시작할 파일을 엽니다.

    참고: 워크플로를 시작하려면 읽기 전용 모드나 편집 모드에서 문서를 열면 됩니다.

    Office 프로그램에서 서버 문서 열기

    1. Microsoft Office 단추 Office 단추 이미지 를 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.

    2. 찾는 위치에서 네트워크 환경 또는 내 SharePoint 사이트를 클릭합니다.

    3. 파일이 있는 SharePoint 사이트 이름을 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.

      팁: 또는 열려는 사이트 이름을 두 번 클릭하거나 열려는 라이브러리 또는 파일을 두 번 클릭해도 됩니다.

      참고: 범주에 서버가 표시되지 않으면 파일 이름 상자에 서버의 URL을 입력한 다음 열기를 클릭합니다.

    4. 파일이 들어 있는 라이브러리 이름(예: 공유 문서)을 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.

    5. 열려는 파일 이름을 클릭한 다음 열기를 클릭합니다.

  2. Microsoft Office 단추 Office 단추 이미지 를 클릭한 다음 워크플로를 클릭합니다.

    워크플로 명령

    참고: 워크플로를 사용할 수 있는 SharePoint 라이브러리에 문서를 아직 저장하지 않은 경우 이러한 위치에 파일을 저장하라는 메시지가 표시됩니다.

  3. 워크플로 대화 상자에서 의견 수집 워크플로를 찾은 다음 시작을 클릭합니다.

    워크플로 대화 상자

    참고 사항: 

    1. 문서가 체크 아웃된 경우 문서를 체크 인하라는 메시지가 표시됩니다. 그러면 문서를 체크 인한 후 워크플로를 다시 시작해야 합니다.

    2. 조직에서 사용자 지정된 버전의 의견 수집 워크플로를 사용할 수 있는 경우 의견 수집 워크플로의 이름이 다를 수 있습니다.

  4. 의견 수집 대화 상자에서 검토자를 클릭하여 워크플로 작업을 배정할 대상(개인 또는 그룹)의 이름을 선택합니다.

    참고: 워크플로가 순차적 워크플로(작업이 한 번에 하나씩 참가자에게 배정됨)인 경우 작업을 배정할 순서대로 워크플로 참가자의 이름을 입력하거나 선택합니다. 기한 정보를 보면 워크플로가 순차적 워크플로인지 병렬 워크플로인지 알 수 있습니다. 개별 검토자에게 작업 완료 기한이 설정되어 있으면 순차적 워크플로이므로 작업이 한 번에 하나씩 참가자에게 배정됩니다. 반면, 모든 참가자가 작업을 완료해야 하는 기한이 하나만 지정되어 있으면 병렬 워크플로이므로 모든 참가자에게 동시에 워크플로 작업이 배정됩니다.

  5. 워크플로 참가자로 그룹을 포함하는 경우 각 그룹 구성원에게 개별 작업을 배정하는 대신 그룹에 하나의 작업만 배정하려면 입력한 각 그룹에 작업을 지정합니다(그룹을 확장하지 않음) 확인란을 선택합니다.

  6. 메시지나 특정 작업 지침을 포함하려면 요청에 포함할 메시지를 입력하십시오 입력란에 해당 정보를 입력합니다.

  7. 작업을 완료해야 하는 시점을 지정하려면 기한에서 다음 중 하나를 실행합니다.

    1. 순차적 워크플로인 경우, 숫자를 입력한 다음 또는 를 시간 단위로 선택합니다.

    2. 병렬 워크플로인 경우, 작업 기한에서 날짜를 입력하거나 선택합니다.

  8. 워크플로가 시작된 경우 다른 사람에게 알림(작업 배정이 아님)을 보내려면 참조 줄에 이름을 입력하거나 참조를 클릭하여 개인이나 그룹을 선택합니다.

  9. 시작을 클릭합니다.

맨 위로 이동

의견 수집 워크플로에서 작업 완료

전자 메일 작업 알림을 받으면 문서를 검토할 작업이 있음을 알게 됩니다. Office Outlook 2007의 이 전자 메일 메시지에서 작업을 바로 완료할 수 있습니다.

  1. 전자 메일 작업 메시지에서 이 작업을 완료하려면 다음을 수행하십시오 아래에 표시되어 있는 문서 링크를 클릭합니다.

    참고: 메모를 추가하거나 문서를 직접 변경하는 경우 변경 내용을 서버에 저장해야 합니다.

  2. 작업을 완료된 것으로 표시하려면 전자 메일 작업 메시지 위쪽에 있는 이 작업 편집 단추를 클릭합니다.

    Outlook 메시지의 이 작업 편집 단추

    참고: 읽기 창에서 보는 경우 작업 알림 위쪽에 있는 이 작업 편집 단추를 사용할 수도 있습니다.

  3. 요청한 사용자 의견 작업 완료 양식에서 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 워크플로 소유자에게 의견을 제공하려면 제공된 입력란에 의견을 입력한 다음 사용자 의견 보내기를 클릭합니다.

    • 검토 작업을 다른 사람에게 다시 배정하려면 작업 다시 배정을 클릭하고 작업을 배정할 사람을 지정한 다음 보내기를 클릭합니다.

    • 항목에 대한 변경을 요청하려면 변경 요청을 클릭하고 변경 요청을 배정할 사람을 지정한 다음, 요청한 변경에 대한 정보를 제공하고 보내기를 클릭합니다.

      참고: 워크플로를 이 항목의 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가할 때 사용자가 지정한 방법에 따라 작업 다시 배정 또는 변경 요청 옵션을 사용하지 못할 수도 있습니다.

맨 위로 이동

Office 기술 확장
교육 살펴보기
새로운 기능 우선 가져오기
Office Insider 참여

이 정보가 유용한가요?

의견 주셔서 감사합니다!

피드백을 주셔서 감사합니다. Office 지원 에이전트와 연락하는 것이 도움이 될 것 같습니다.

×