오래된 항목을 자동으로 보관

오래된 항목을 자동으로 보관

전자 메일은 새 메시지, 회신, 전달 등의 항목으로 Outlook 받은 편지함을 빠르게 채울 수 있습니다. 미처 깨닫기도 전에 수천 개의 메시지가 쌓일 수도 있습니다. 보관하고자 하는 오래된 항목을 보관 폴더로 옮겨 Outlook 받은 편지함과 폴더를 관리하세요. 자동 보관을 사용하여 자동으로 관리할 수 있습니다.

자동 보관이 실행되는 빈도, 보관된 항목을 저장하는 위치 및 항목을 보관하기 전에 Outlook에서 유지하는 기간 등을 변경할 수 있습니다.

  1. 파일 > 옵션 > 고급을 클릭합니다.

  2. 자동 보관에서 자동 보관 설정을 클릭합니다.

  3. n일마다 자동 보관 실행 확인란을 클릭하고 자동 보관을 실행할 빈도를 지정합니다.

  4. 오래된 항목을 보관하는 대신 삭제하는 등의 옵션을 선택할 수도 있습니다.

    팁: 메일 프로필이 Exchange Server에 연결되는 경우에는 보관 및 자동 보관을 사용하지 못할 수 있습니다. 조직의 메일 보존 정책이 자동 보관보다 우선 적용될 수도 있습니다. 자세한 내용은 시스템 관리자에게 문의하세요.

자동 보관 설정에 대한 자세한 내용은 자동 보관 설정 설명을 참조하세요.

개별 폴더별 자동 보관 설정 변경

  1. 탐색 창의 폴더 목록에서 변경하려는 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 속성을 클릭합니다.

  2. 자동 보관 탭에서 원하는 옵션을 선택합니다.

처음으로 Outlook을 실행하면 기본적으로 자동 보관이 켜져 있으며 14일마다 실행됩니다. 자동 보관이 실행되는 빈도를 변경하고, 보관된 항목을 저장하는 데 사용되는 Outlook 데이터 파일(.pst)을 지정하고, Outlook 폴더의 항목이 보관되는 경우를 선택할 수 있습니다.

  1. 도구 > 옵션을 선택한 다음 기타 탭을 선택합니다.

  2. 자동 보관을 선택합니다.

    도구 옵션 대화 상자의 자동 보관

  3. n일마다 자동 보관 실행 확인란을 선택하고 자동 보관을 실행할 빈도를 지정합니다.

  4. 원하는 옵션을 선택합니다.

    • 시작할 때   자동 보관을 실행할 빈도를 선택합니다. 동시에 많은 항목을 보관하면 컴퓨터 성능이 느려질 수 있습니다. 따라서 자동 보관 프로세스를 단축하는 기간을 선택하는 것이 좋습니다. 지정된 시간 동안 일반적으로 받는 항목 수를 고려하고 그에 따라 시간 범위를 조정하세요. 자동 보관 실행 전 실행 여부 확인    자동 보관에서 Outlook 항목을 처리하기 전에 Outlook에서 미리 알림 메시지를 표시하도록 하려면 이 옵션을 선택합니다. 메시지가 표시되면 아니요를 클릭하여 자동 보관 세션을 취소할 수 있습니다.

    • 만료된 항목 삭제(전자 메일에만 해당)   이 옵션은 기본적으로 선택되어 있지 않습니다. 에이징 기간이 만료되면 전자 메일 메시지를 삭제하도록 선택할 수 있습니다. 임시보관함 및 받은 편지함 항목의 기본 기간은 6개월이고 보낸 편지함은 3개월이지만 다음 기간이 지난 항목 지우기 옵션을 사용하여 이러한 기간을 변경할 수 있습니다.

    • 오래된 항목 보관 또는 삭제   자동 보관에서 만료된 항목의 일부 또는 전체를 삭제하도록 하려면 이 옵션을 선택해야 합니다. 이 옵션을 선택하면 에이징 기간이 종료될 때 보관할 항목과 삭제할 항목을 결정할 수 있는 다른 옵션이 활성화됩니다. 그러면 보관과 삭제에 적용할 추가 설정을 선택합니다.

      참고: 자동 보관 대화 상자에서 “폴더”는 일정 폴더 및 작업 폴더와 같은 주 Outlook 기능 영역과 개별 전자 메일 폴더를 나타냅니다. 일정 및 작업 항목은 각각 일정작업 폴더에 저장되기 때문입니다.

    • 폴더 목록에 보관 폴더 표시   탐색 창에 보관 폴더가 다른 작업 폴더와 함께 나열되도록 하려면 선택합니다. 기본 보관 폴더에서 하위 폴더를 열고 보관된 항목을 볼 수 있습니다. 보관된 항목을 볼 때 올바른 항목이 보관되었는지 확인하고 필요한 모든 항목을 작업 폴더로 다시 끌어올 수도 있습니다.

    • 다음 기간이 지난 항목 지우기    항목이 일, 주 또는 월 단위로 보관되도록 하려는 경우 기본 설정을 선택합니다. 기간은 1일부터 최대 60개월까지 설정할 수 있습니다. “지우기”는 항목을 보관(저장)한다는 의미이며, 다른 위치에서 폴더에 대한 설정을 지정하지 않은 한 “삭제”를 의미하지는 않습니다.

    • 오래된 항목 이동 위치    이 위치에 대한 기본 설정은 Microsoft Windows Vista 및 Windows XP 운영 체제를 실행하는 컴퓨터에서 서로 다릅니다.

      Windows Vista: C:\사용자\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      보관된 항목에 대해 다른 대상을 설정하려면 다른 위치를 찾아 설정할 수 있습니다. 그러면 항목이 에이징 기간 이후 이 위치로 이동합니다.

      참고: 사용자 지정 위치에 보관된 항목은 폴더를 열고 수동으로 삭제하지 않는 한 삭제되지 않습니다.

    • 오래된 항목 영구 삭제   이 옵션은 만료된 항목을 기본 위치, 사용자가 지정한 다른 폴더 또는 지운 편지함 폴더로 이동하지 않고 바로 삭제합니다.

    • 이 설정을 모든 폴더에 적용    이 옵션은 변경 내용을 비롯한 자동 보관 설정을 모든 폴더에 적용합니다. 하나 이상의 폴더에 다른 설정을 지정하려면 이 옵션을 선택하지 마세요. 대신 개별 폴더에 대한 설정을 지정하는 방법을 설명하는 단추 아래에 표시된 지침을 사용하세요. 이러한 지침은 “개별 폴더별 자동 보관 설정 변경” 섹션에도 포함되어 있습니다. 특정 폴더에 대한 변경 사항은 해당 폴더에만 적용됩니다.

    • 보존 정책 정보    조직의 시스템 관리자는 사서함 항목을 자동 보관하는 시기와 방법을 결정하는 보존 정책을 설정할 수 있습니다. 여기서 정책을 볼 수는 있지만 적절한 권한이 없으면 정책을 변경할 수 없습니다.

  5. 확인을 클릭합니다.

개별 폴더별 자동 보관 설정 변경

  1. 탐색 창의 폴더 목록에서 변경할 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 속성을 클릭합니다.

  2. 자동 보관 탭을 클릭합니다.

  3. 원하는 옵션을 선택합니다.

    참고: 설정에 대한 자세한 내용은 위 섹션의 4단계 “기본 자동 보관 설정 검토 또는 변경”을 참조하세요.

  4. 확인을 클릭합니다.

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