식을 빌드하는 방법 알아보기

식을 빌드하는 방법 알아보기

식을 사용하여 데이터로 모든 종류의 작업을 수행할 수 있습니다. 예를 들어 주문이 배송된 이후 경과한 일수를 확인하거나 FirstNameLastNameFullName으로 결합합니다. 다음 섹션에서는 식을 만드는 방법을 단계별로 보여 줍니다.

이 문서의 내용

폼 및 보고서에서 컨트롤 값 계산

쿼리에서 계산 필드 만들기

테이블 필드의 기본값 설정

테이블 필드나 레코드에 유효성 검사 규칙 추가

보고서의 데이터 그룹화 및 정렬

쿼리 조건으로 식 사용

테이블에 계산 필드 만들기

컨트롤의 기본값 설정

컨트롤에 유효성 검사 규칙 추가

실행할 매크로 함수 제어

폼 및 보고서에서 컨트롤 값 계산

컨트롤의 데이터 원본으로 식을 사용하는 경우 계산 컨트롤을 만듭니다. 예를 들어 여러 재고 레코드를 표시하는 보고서가 있는 경우 보고서 바닥글에 모든 품목의 합계를 구하는 총계를 만들 수 있습니다.

보고서의 총계

총계를 계산하려면 보고서 바닥글에 텍스트 상자 컨트롤을 추가한 다음 텍스트 상자의 컨트롤 원본 속성을 다음 식으로 설정합니다.

      =Sum([table_field])

여기에서 table_field는 소계 값이 들어 있는 필드의 이름입니다. 이 필드는 테이블이나 쿼리에 있을 수 있습니다. Sum 함수는 table_field에 있는 모든 값의 합계를 계산합니다.

절차

  1. 탐색 창에서 변경할 폼을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 레이아웃 보기디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 식을 입력하려는 컨트롤을 선택합니다.

  3. 속성 시트가 표시되어 있지 않으면 F4 키를 눌러 표시합니다.

  4. 식을 수동으로 만들려면 속성 시트의 데이터 탭에서 텍스트 상자의 ControlSource 속성을 클릭한 다음 =와 나머지 식을 입력합니다. 예를 들어 위에 표시된 소계를 계산하려면 table_field를 입력합니다. 이때 =Sum([table_field]) 대신 해당 필드 이름을 사용합니다.

  5. 식 작성기를 사용하여 식을 만들려면 속성 상자에서 작성 단추 단추 이미지 를 클릭합니다.

    식 작성을 완료하면 속성 시트는 다음과 유사하게 표시됩니다.

    텍스트 상자의 컨트롤 원본 속성에 사용된 식

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쿼리 조건으로 식 사용

쿼리에 조건을 사용하여 쿼리의 결과 범위를 좁힐 수 있습니다. 조건을 식으로 입력하면 해당 조건과 일치하는 행만 반환됩니다.

예를 들어 선적일이 2017년의 처음 석 달인 모든 주문을 확인하려 한다고 가정해 보겠습니다. 조건을 입력하려면 쿼리에서 날짜/시간 열의 조건 셀에 다음 식을 입력합니다. 이 예제에서는 선적일이라는 날짜/시간 열을 사용합니다. 날짜 범위를 정의하려면 다음 조건을 입력합니다.

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

선적일 열은 다음과 유사하게 표시됩니다.

표 형태 쿼리의 조건 행에 사용된 식

주문 테이블의 각 레코드는 선적일 열의 값이 지정된 날짜 범위에 속하는 경우 쿼리 출력에 포함됩니다. 이때 식에서 날짜를 파운드 기호(#)로 묶어야 합니다. 파운드 기호로 묶인 값은 자동으로 날짜/시간 데이터 형식으로 처리됩니다. 이러한 값을 날짜/시간 데이터로 처리하면 이러한 값에 대해 한 날짜를 다른 날짜에서 빼는 등의 계산을 수행할 수 있습니다.

절차

  1. 탐색 창에서 변경할 쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 조건을 입력할 열에서 조건 셀을 클릭합니다.

  3. 수동으로 식을 만들려면 조건식을 입력합니다. 이때 조건식 앞에 = 연산자를 사용하지 마세요.

  4. 식 작성기를 사용하여 식을 만들려면 리본에서 디자인을 클릭한 다음 쿼리 설정 그룹에서 작성기 단추 이미지 를 클릭합니다.

    더 큰 영역에서 식을 편집하려면 조건 셀에 커서를 두고 Shift+F2를 눌러 확대/축소 상자를 표시합니다.

    확대/축소 대화 상자의 식

       텍스트를 더 읽기 쉽게 만들려면 글꼴을 선택합니다.

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쿼리에 계산 필드 만들기

쿼리를 디자인하면서 다른 필드를 사용하는 계산 결과를 쿼리에 표시하려는 경우를 가정해 보겠습니다. 계산 필드를 만들려면 쿼리의 필드 행에 있는 빈 셀에 식을 입력합니다. 예를 들어 수량 필드와 단가 필드가 포함된 쿼리가 있는 경우 쿼리의 필드 행에 다음 식을 입력하면 두 필드를 곱하여 포장 단위 가격에 대한 계산 필드를 만들 수 있습니다.

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Extended Price:이라는 텍스트로 식을 시작하면 새 열의 이름이 포장 단위 가격으로 지정됩니다. 이 이름을 별칭이라고도 합니다. 별칭을 제공하지 않으면 Expr1.이라는 별칭이 자동으로 만들어집니다.

식을 사용하여 쿼리에 계산 필드 만들기

쿼리를 실행하면 다음 그림과 같이 Access에서 각 행에 대한 계산을 수행합니다.

데이트 시트 보기에 표시된 계산 필드

절차

  1. 탐색 창에서 변경할 쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 계산 필드를 만들 열에서 필드 셀을 클릭합니다.

  3. 수동으로 식을 만들려면 원하는 식을 입력합니다.

    조건식 앞에 = 연산자를 사용하지 말고 식을 설명 레이블과 콜론으로 시작해야 합니다. 예를 들어 포장 단위 가격이라는 계산 필드를 만드는 식에 대한 레이블을 제공하려면 Extended Price:을 입력합니다. 그런 다음 콜론 뒤에 식의 조건을 입력합니다.

  4. 식 작성기를 사용하여 식을 만들려면 리본에서 디자인을 클릭한 다음 쿼리 설정 그룹에서 작성기를 클릭합니다.

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테이블에 계산 필드 만들기

Access에서는 테이블에 계산 필드를 만들 수 있으므로 계산을 위한 별도의 쿼리가 필요하지 않습니다. 예를 들어 주문의 각 품목에 대한 수량, 가격, 세율이 들어 있는 테이블이 있는 경우 다음과 같이 총액을 보여 주는 계산 필드를 추가할 수 있습니다.

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

계산은 다른 테이블 또는 쿼리의 필드를 포함할 수 없으며 계산 결과는 읽기 전용입니다.

절차

  1. 탐색 창에서 테이블을 두 번 클릭하여 엽니다.

  2. 테이블의 제일 오른쪽 열까지 가로로 스크롤하고 추가하려면 클릭 열 머리글을 클릭합니다.

  3. 나타나는 목록에서 계산 필드를 클릭한 다음 결과에 표시하려는 데이터 형식을 클릭합니다. 식 작성기가 표시됩니다.

  4. 이 필드에 사용할 계산을 입력합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

    [Quantity] * [Unit Price]

    계산 필드에 대한 식은 등호(=)로 시작하지 않아야 합니다.

  5. 확인을 클릭합니다.

    계산 필드가 추가된 후 해당 필드 머리글이 강조 표시되면 필드 이름을 입력할 수 있습니다.

  6. 계산 필드의 이름을 입력한 후 Enter 키를 누릅니다.

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테이블 필드의 기본값 설정

식을 사용하여 테이블 필드의 기본값을 지정할 수 있습니다. 기본값은 새 레코드에 다른 값을 제공하지 않을 경우 사용되는 값입니다. 예를 들어 새 레코드를 추가할 때 주문 날짜 필드에 날짜 및 시간을 자동으로 삽입하려고 한다고 가정해 보겠습니다. 이렇게 하려면 다음 식을 사용하면 됩니다.

Now()

절차

  1. 탐색 창에서 변경할 테이블을 두 번 클릭합니다.

    테이블이 데이터시트 보기에서 열립니다.

  2. 변경할 필드를 선택합니다.

  3. 리본에서 필드를 클릭하고 속성 그룹에서 기본값을 클릭합니다. 식 작성기가 표시됩니다.

  4. 상자에 식을 입력합니다. 이때 식은 등호(=)로 시작해야 합니다.

참고    컨트롤을 테이블 필드에 바인딩한 경우 컨트롤과 테이블 필드에 모두 기본값이 있으면 컨트롤의 기본값이 테이블 필드보다 우선적으로 사용됩니다.

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컨트롤의 기본값 설정

일반적으로 컨트롤의 기본값 속성에도 식을 사용할 수 있습니다. 컨트롤의 기본값 속성은 테이블 필드의 기본값 속성과 비슷하게 동작합니다. 예를 들어 텍스트 상자의 기본값으로 현재 날짜를 사용하려는 경우 다음 식을 사용할 수 있습니다.

Date()

이 식은 Date 함수를 사용하여 현재 날짜를 반환하며 시간은 반환하지 않습니다. 텍스트 상자를 테이블 필드에 바인딩한 경우 필드에 기본값이 있으면 컨트롤의 기본값이 테이블 필드보다 우선적으로 사용됩니다. 일반적으로 테이블의 필드에 대해 기본값 속성을 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 여러 폼의 다양한 컨트롤이 같은 테이블 필드를 기반으로 하는 경우 각 컨트롤에 같은 기본값이 적용되므로 각 폼에서 데이터 입력의 일관성을 유지할 수 있습니다.

절차

  1. 탐색 창에서 변경할 폼이나 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기레이아웃 보기를 클릭합니다.

  2. 변경할 컨트롤을 선택합니다.

  3. 속성 시트가 표시되어 있지 않으면 F4 키를 눌러 표시합니다.

  4. 속성 시트에서 모두 탭을 클릭하고 기본값 속성 상자를 클릭합니다.

  5. 식을 입력하거나, 속성 상자에서 작성 단추 단추 이미지 를 클릭한 다음 식 작성기를 사용하여 식을 만듭니다.

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테이블 필드나 레코드에 유효성 검사 규칙 추가

식은 데이터베이스에 입력되는 데이터의 유효성을 검사하여 잘못된 데이터를 걸러내는 데 매우 유용합니다. 테이블에서는 두 가지 유효성 검사 규칙을 만들 수 있는데, 하나는 사용자가 단일 필드에 잘못된 데이터를 입력하지 않도록 방지하는 필드 유효성 검사 규칙이고 다른 하나는 사용자가 유효성 검사 규칙을 충족하지 않는 레코드를 만들지 않도록 방지하는 레코드 유효성 검사 규칙입니다. 두 유효성 검사 규칙 모두 식을 사용하여 만듭니다.

예를 들어 재고라는 테이블에 보유 단위라는 필드가 있고 이 필드에 0보다 크거나 같은 값만 입력되도록, 즉 재고가 음수가 될 수 없도록 규칙을 설정하려는 경우를 가정해 보겠습니다. 보유 단위 필드에서 다음 식을 필드 유효성 검사 규칙으로 사용하여 이 작업을 수행할 수 있습니다.

 >=0

절차: 필드 또는 레코드 유효성 검사 규칙 입력

  1. 탐색 창에서 변경하려는 테이블을 두 번 클릭합니다. 테이블이 데이터시트 보기에서 열립니다.

  2. 필드 유효성 검사 규칙의 경우, 변경할 필드를 클릭합니다.

  3. 리본에서 필드를 클릭하고 필드 유효성 검사 그룹에서 유효성 검사를 클릭한 후 필드 유효성 검사 규칙 또는 레코드 유효성 검사 규칙을 클릭합니다. 식 작성기가 표시됩니다.

  4. 원하는 조건을 입력합니다. 예를 들어 모든 값이 0보다 크거나 같아야 하는 필드 유효성 검사 규칙의 경우 다음을 입력합니다.

     >=0

    이때 식 앞에 등호(=)를 사용하지 마세요.

유효성 검사 규칙 식은 부울입니다. 즉, 제공된 모든 입력 값에 대해 True 또는 False로 확인됩니다. 유효성 검사 규칙은 값에 대해 True로 계산되어야 하며, 그렇지 않은 경우 Access에서 입력된 값을 저장하지 않고 오류를 나타내는 유효성 검사 메시지를 표시합니다. 이 예제에서는 보유 단위 필드에 0보다 작은 값을 입력한 경우에는 유효성 검사 규칙이 False로 계산되므로 값이 허용되지 않습니다. 유효성 검사 규칙 메시지를 입력하지 않은 경우에는 해당 필드의 유효성 검사 규칙에 따라 사용자가 입력한 값이 허용되지 않음을 알리는 메시지가 자동으로 표시됩니다.

절차: 유효성 검사 메시지 입력

데이터베이스를 쉽게 사용할 수 있도록 사용자 지정 유효성 검사 메시지를 입력할 수 있습니다. 이러한 메시지는 데이터가 유효성 검사 규칙에 부합하지 않는 경우 표시되는 일반 메시지를 대체합니다. 사용자 지정 유효성 검사 메시지를 사용하여 사용자가 올바른 데이터를 입력하는 데 도움이 될 수 있도록 "보유 단위 값은 음수가 될 수 없습니다." 같은 특정 정보를 제공할 수 있습니다.

  1. 탐색 창에서 변경할 테이블을 두 번 클릭합니다.

    테이블이 데이터시트 보기에서 열립니다.

  2. 필드 유효성 검사 메시지의 경우, 유효성 검사 규칙을 추가한 필드를 선택합니다.

  3. 리본 메뉴에서 필드를 클릭하고 필드 유효성 검사 그룹에서 유효성 검사를 클릭한 후 필드 유효성 검사 메시지 또는 레코드 유효성 검사 메시지를 클릭합니다.

  4. 유효성 검사 메시지 입력 대화 상자에서 데이터가 유효성 검사 규칙에 부합하지 않을 경우 표시할 메시지를 입력한 후 확인을 클릭합니다.

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컨트롤에 유효성 검사 규칙 추가

테이블 필드 및 레코드 이외에도 컨트롤에는 식을 적용할 수 있는 유효성 검사 규칙 속성이 있습니다. 예를 들어 보고서에 날짜 범위를 입력하는 폼을 사용하고 시작 날짜에 2017년 1월 1일 이후의 날짜만 입력되도록 한다고 가정해 보겠습니다. 시작 날짜를 입력할 텍스트 상자의 유효성 검사 규칙유효성 검사 텍스트 속성을 다음과 같이 설정할 수 있습니다.

속성

설정

유효성 검사 규칙

>=#1/1/2017#

유효성 검사 텍스트

2017년 1월 1일 이전 날짜는 입력할 수 없습니다.

2017년 1월 1일 이전 날짜를 입력하려고 하면 메시지가 나타나고 유효성 검사 텍스트 속성의 텍스트가 표시됩니다. 유효성 검사 텍스트 속성 상자에 입력한 텍스트가 없으면 일반 메시지가 표시됩니다. 확인을 클릭하면 텍스트 상자로 돌아갑니다.

테이블 필드에 대해 유효성 검사 규칙을 설정하면 해당 필드가 수정되는 위치에 관계없이 전체 데이터베이스에 규칙이 적용되고, 폼의 컨트롤에 대해 유효성 검사 규칙을 설정하면 해당 폼을 사용 중인 경우에만 규칙이 적용됩니다. 테이블 필드와 폼의 컨트롤에 대한 유효성 검사 규칙을 별도로 설정하면 여러 사용자에 대해 서로 다른 유효성 검사 규칙을 설정하려는 경우에 유용할 수 있습니다.

절차

  1. 탐색 창에서 변경할 폼이나 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기레이아웃 보기를 클릭합니다.

  2. 변경할 컨트롤을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 속성을 클릭합니다. 컨트롤의 속성 시트가 표시됩니다.

  3. 모두 탭을 클릭한 다음 유효성 검사 규칙 속성 상자를 클릭합니다.

  4. 식을 입력하거나, 속성 상자에서 작성 단추 단추 이미지 를 클릭한 다음 식 작성기를 사용하여 식을 만듭니다.

    이때 식 앞에 = 연산자를 사용하지 마세요.

  5. 사용자가 유효성 검사 규칙과 일치하지 않는 데이터를 입력할 경우에 나타나는 텍스트를 사용자 지정하려면 유효성 검사 텍스트 속성에 원하는 텍스트를 입력합니다.

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보고서의 데이터 그룹화 및 정렬

그룹, 정렬 및 요약 창을 사용하여 보고서의 데이터에 대한 그룹 수준 및 정렬 순서를 정의할 수 있습니다. 주로 목록에서 선택한 필드를 그룹화하거나 정렬하지만 계산된 값을 그룹화하거나 정렬하려는 경우 대신 식을 입력할 수 있습니다.

그룹화는 중복 값이 들어 있는 열을 결합하는 프로세스입니다. 예를 들어 데이터베이스에 서로 다른 도시에 있는 지점의 판매 정보가 들어 있고 이러한 데이터베이스에 있는 보고서 중 하나가 "도시별 판매 실적"이라고 가정해 보겠습니다. 이 보고서에 데이터를 제공하는 쿼리는 도시 이름에 따라 데이터를 그룹화합니다. 이 유형의 그룹화를 사용하면 정보를 보다 쉽게 읽고 파악할 수 있습니다.

반면, 정렬은 쿼리 결과의 행(레코드)에 정렬 순서를 부여하는 프로세스입니다. 예를 들어 기본 키 값(또는 다른 필드의 값 집합)을 기준으로 레코드를 오름차순이나 내림차순으로 정렬할 수도 있고 하나 이상의 문자를 기준으로 레코드를 지정된 순서(예: 사전순)로 정렬할 수도 있습니다.

절차: 보고서에 그룹화 및 정렬 추가

  1. 탐색 창에서 변경할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 레이아웃 보기디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 리본에서 디자인을 클릭하고 그룹화 및 요약 그룹에서 그룹화 및 정렬을 클릭합니다. 그룹화, 정렬 및 요약 창이 보고서 아래에 나타납니다.

  3. 보고서에 그룹 수준을 추가하려면 그룹 추가를 클릭합니다.

  4. 보고서에 정렬 순서를 추가하려면 정렬 추가를 클릭합니다.

    창에 새 그룹 수준 또는 정렬 순서와 함께 보고서에 데이터를 제공하는 필드 목록이 나타납니다. 다음 그림에서는 일반적인 새 그룹 수준(범주 그룹화) 및 정렬 순서(제조업체 정렬)와 그룹화 및 정렬에 사용할 수 있는 필드가 들어 있는 목록을 보여 줍니다.

    그룹, 정렬 및 요약 창에서 식 옵션 선택

  5. 사용 가능한 필드 목록에서 을 클릭하여 식 작성기 사용을 시작합니다.

  6. 식 작성기의 식 상자(위쪽 상자)에 사용할 식을 입력합니다. 이때 식은 등호(=) 연산자로 시작해야 합니다.

절차: 기존 그룹 또는 정렬에 식 추가

  1. 탐색 창에서 변경할 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 레이아웃 보기디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 변경할 그룹 수준 또는 정렬 순서를 클릭합니다.

  3. 그룹화 기준(그룹 수준) 또는 정렬 기준(정렬 순서) 옆에 있는 아래쪽 화살표를 클릭합니다. 사용 가능한 필드가 들어 있는 목록이 나타납니다.

  4. 사용 가능한 필드가 들어 있는 목록의 맨 아래에서 을 클릭하여 식 작성기 사용을 시작합니다.

  5. 식 작성기의 식 상자(위쪽 상자)에 식을 입력합니다. 이때 식은 등호(=) 연산자로 시작해야 합니다.

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실행할 매크로 함수 제어

특정 조건에 맞을 경우 한 가지 함수 또는 매크로 함수를 수행하려는 경우가 있을 수 있습니다. 예를 들어 텍스트 상자의 값이 10보다 크거나 같을 때만 매크로 함수를 실행해야 하는 경우를 가정해 보겠습니다. 이 규칙을 설정하려면 매크로의 If 블록에서 식을 사용하여 매크로의 조건을 정의합니다.

이 예제에서는 텍스트 상자의 이름이 "항목"이라고 가정합니다. 조건을 설정하는 식은 다음과 같습니다.

[Items]>=10

매크로의 If 블록에 사용된 식

절차

  1. 탐색 창에서 변경할 매크로를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 수정할 If 블록을 클릭하거나 함수 카탈로그 창에서 If 블록을 추가합니다.

  3. If 블록의 맨 위쪽 줄을 클릭합니다.

  4. 상자에 조건식을 입력하거나 식 상자 옆에 있는 작성 단추 단추 이미지 를 클릭하여 식 작성기 사용을 시작합니다.

입력한 식은 부울, 즉 True 또는 False가 되어야 합니다. If 블록 내의 매크로 함수는 조건이 True인 경우에만 실행됩니다.

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참고 항목

식 작성기 사용

식 소개

식 구문 가이드

식 예제

Office 기술 확장
교육 살펴보기
새로운 기능 우선 가져오기
Office Insider 참여

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