승인 워크플로

참고:  사용자 언어로 가능한 한 빨리 가장 최신의 도움말 콘텐츠를 제공하고자 합니다. 이 페이지는 자동화를 통해 번역되었으며 문법 오류나 부정확한 설명을 포함할 수 있습니다. 이 목적은 콘텐츠가 사용자에게 유용하다는 것입니다. 이 페이지 하단의 정보가 도움이 되었다면 알려주세요. 쉽게 참조할 수 있는 영어 문서 가 여기 있습니다.

SharePoint 워크플로 더욱 일관 되 게와 보다 효율적으로 활용 하 여 비즈니스 프로세스를 자동화 하는 데 도움이 됩니다. 승인 워크플로 수 있으며 문서 및 기타 항목의 승인을 위해 하나 이상의 사용자에 게 SharePoint 저장 된 라우팅합니다.

자세한 내용은 SharePoint에 포함 된 워크플로 정보참고 합니다.

중요: 기본적으로 승인 워크플로 활성화 되어 있지 않은 한 연결 양식의 워크플로 서식 파일 선택 목록 상자에 나와 있지 않습니다. 사용 하기 위해 사용할 수 있도록 하려면 사이트 관리자 활성화 해야 해당 사이트 모음 수준에서 합니다. 사이트 설정 으로 이동 > 사이트 모음 기능 > 워크플로 기능을 활성화 합니다. 또한 SharePoint 2013SharePoint 2010 호환 모드에 따라 이러한 워크플로 서식 파일을 제공 합니다. SharePoint 2013 기반 워크플로 비슷한 논리를 만들려면 SharePoint Designer 2013 를 사용 합니다.

모든 필요한 경우 수행할 작업은 승인 워크플로 작업 완료    방금 완료 세그먼트 아래로 스크롤하여 확장 합니다. 이제 다른 세그먼트의 필요 하지 될 수 있습니다.

수동 프로세스와 자동화된 워크플로의 비교

SharePoint 워크플로:

  • 효율성과 일관성    승인 워크플로는 문서 또는 항목을 자동으로 회람하고, 검토 작업을 배정한 후 해당 진행 상황을 추적하고, 필요할 때 알림 및 미리 알림을 보냅니다. 워크플로 내 활동을 중앙 상태 페이지에서 모니터링하고 조정할 수 있으며, 워크플로를 실행했을 때의 이벤트 기록이 완료 후 60일 동안 유지됩니다.

  • 작업량 감소    승인 워크플로를 통해 작업자 및 동료의 시간과 수고를 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 승인 프로세스를 간소화하고 표준화할 수 있습니다.

다음은 매우 간단한 버전의 승인 워크플로에 대한 다이어그램입니다.

간단한 승인 워크플로 다이어그램

이 문서의 정보는 10개의 확장 가능한 세그먼트로 제공됩니다.

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모든 필요한 경우 수행할 작업은 승인 워크플로 작업 완료    방금 완료 세그먼트 아래로 스크롤하여 확장 합니다. 이제 다른 세그먼트의 필요 하지 될 수 있습니다.

추가 하려는 경우 시작, 모니터링 및 워크플로 유지 관리    익숙하지 이미 이러한 작업을 하는 경우이 문서에서는 세그먼트에서 세그먼트를 첫 번째 시간을 디자인 하 고 워크플로 추가 통해 작업 하는 것이 유용한 있을 수 있습니다. 정보 및 기사 레이아웃에 익숙한 인 되 면 모든 반환 방문 시 필요한 세그먼트도 바로 이동 수 있습니다.

콘텐츠 승인 및 게시 승인    새 항목 및/또는 현재 항목의 새 버전에 해당하는 목록 또는 라이브러리를 목록 액세스 권한이 있는 모든 사용자에게 표시하기 전에 내용이 정확한지 또는 양식과 스타일이 적합한지 검토해야 할 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인이라고 하는데 승인 워크플로를 사용하면 목록 또는 라이브러리에서 콘텐츠 승인을 제어할 수 있습니다. (웹 페이지를 인터넷에 게시하는 SharePoint 사이트에서 사용하기 위해 특별히 만든 게시 승인 워크플로도 이와 매우 유사합니다.)

문서 인쇄    이 문서는 상당히 깁니다. 일부 세그먼트만 인쇄하려면 인쇄할 때 해당 세그먼트 확장되어 있어야 합니다. (또한 인쇄본에 그래픽을 완전히 포함시키려면 세로 방향이 아닌 가로 방향으로 인쇄해야 합니다.)

검색    이 문서에서 텍스트나 용어를 검색하기 전에 검색할 세그먼트를 모두 확장해야 합니다.

승인 워크플로는 SharePoint 목록 또는 라이브러리에 저장된 문서나 기타 항목을 한 명 이상의 사용자에게 승인 또는 거부하도록 회람하는 SharePoint 기능입니다. 워크플로는 전체 프로세스를 자동화, 간소화, 표준화합니다.

간단한 승인 워크플로 다이어그램

SharePoint 제품에 포함되어 있는 기본 승인 워크플로는 서식 파일로 작동합니다. 이 서식 파일을 사용하여 여러 개의 승인 워크플로를 사이트에 추가할 수 있습니다. 사용자가 추가한 워크플로는 각각 기본 승인 워크플로의 고유한 버전에 해당되며, 추가할 때 지정한 설정에 따라 각기 다른 방식으로 작동합니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 수행할 수 있는 승인 워크플로 가능한

  2. 승인 워크플로 불가능 한 작업

  3. 이 유형의 워크플로 사용할 수 있는 사람?

  4. 어떻게 하면 계획, 추가, 실행 하 고 워크플로이 유형별 유지?

1. 승인 워크플로로 가능한 작업

  • 승인 워크플로를 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 처음으로 추가할 때 포함할 참가자 수를 지정하고 참가자들의 작업이 차례로 배정되는지(순차적) 아니면 한 번에 배정되는지(동시)를 표시할 수 있습니다. 참가자의 작업을 여러 스테이지로 나눌 것인지 결정할 수도 있고, 최종 기한 및/또는 각 작업을 완료하도록 주어지는 시간을 지정할 수도 있습니다. 그리고 항목에 대한 워크플로를 수동으로 시작할 때마다 해당 설정을 수정할 수 있습니다.

  • 워크플로는 각각의 지정된 참가자에게 작업을 배정합니다. 각 참가자가 선택할 수 있는 응답에는 여러 가지가 있습니다. 즉, 항목을 승인 또는 거부하거나, 항목의 변경을 요청하거나, 작업을 다시 배정하거나, 작업을 취소 또는 삭제할 수 있습니다.

  • 워크플로가 실행 중인 동안 중앙의 단일 워크플로 상태 페이지에서 진행 상황을 모니터링하고 필요한 경우 조정할 수 있습니다.

  • 워크플로가 완료된 후 60일 동안 해당 워크플로를 실행(또는 인스턴스)하는 중 발생한 모든 워크플로 이벤트의 목록을 워크플로 상태 페이지에서 비공식적으로 참조할 수 있습니다.

승인 워크플로 사용 하 여 목록 또는 라이브러리에 대 한 콘텐츠 승인 프로세스를 관리할 수 합니다. 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 합니다.

2. 승인 워크플로로 불가능한 작업

승인 워크플로의 참가자는 일반적으로 검토 중인 항목을 변경할 수는 없지만 대신 워크플로 인스턴스 과정에서 항목을 변경하도록 요청할 수 있습니다. 참가자가 메모 및 변경 내용을 항목 자체에 삽입하는 워크플로를 추가하려면 참고 항목 섹션에서 의견 수집 워크플로 문서를 참고하세요.

또한 승인 워크플로 되지 않는 서명 수집 하도록 설계 되었습니다. Microsoft Word 문서에 서명 수집 워크플로 사용 하려면 Microsoft Excel 통합 문서 또는 Microsoft InfoPath 양식서명 수집 워크플로에 대 한 모든보려면 참고 항목 섹션에서 문서를 참고 합니다.

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3. 워크플로 유형별 사용자

워크플로 추가    기본적으로 있어야 추가 하려면 목록 관리 권한이 워크플로 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있으므로 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다.)

워크플로 시작    또한 기본적으로 있어야 시작 하려면 항목 편집 권한을 이미 추가 된 워크플로 합니다. (기본적으로 항목 편집 권한이 있는 두 가지 모두 구성원 그룹 및 소유자 그룹; 방문자 그룹 하지 않습니다.)

소유자는 특정 워크플로를 소유자 그룹의 구성원 시작할 수 있도록 구성할 수도 있습니다. (이렇게 하려면 연결 양식의 첫 페이지에서 워크플로를 시작하려면 목록 관리 권한이 필요합니다. 확인란을 선택합니다.)

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4. 워크플로 유형별 계획, 추가, 실행, 유지 관리 방법

기본 스테이지는 다음과 같습니다.

  • 워크플로 실행 전 (계획, 추가, 시작)   
    워크플로 추가 하기 전에 (단일 목록이 나 라이브러리에 대 한 또는 전체 사이트 모음에 대 한)이 고 작동 방법 배정에 대 한 정보를 추가 하려는 계획 합니다. 추가 워크플로 구성 한 후 특정 항목에 워크플로 시작할 수 있는 필요한 권한을 가진 사람은 누구나 합니다. 자동으로실행 되도록 워크플로을 설정할 수도 있습니다. 두 개의 트리거 이벤트가 중 하나 또는 모두에 따라 자동 실행 활성화할 수: 변경 된 항목 목록 또는 라이브러리에서 원하는 경우 모든 항목에 추가 하거나 목록 또는 라이브러리에서 만든 또는 때는 합니다.

  • 워크플로 실행 중 (완료, 모니터링, 조정)   
    워크플로가 실행 되는 동안 개별 참가자가 지정 된 작업을 완료 합니다. 자동 미리 알림 작업 마감일에 맞게 하지 않는 참가자에 게 전송 됩니다. 한편, 특정 워크플로 인스턴스에 대 한 중부 워크플로 상태 페이지에서 워크플로의 진행 상태를 모니터링할 수 있습니다. 워크플로가 실행 되는 동안에 조정은 해당 같은 페이지에서 수행할 수 있습니다. 한 워크플로 취소 하거나 해당 위치에서 종료 수 필요한 경우 합니다.

  • 워크플로 실행 (검토, 보고서, 변경) 한 후   
    워크플로가 완료 되 면 해당 실행 (또는 인스턴스)의 전체 내용 최대 60 일 이내에 워크플로 상태 페이지에서 검토할 수 있습니다. 같은 페이지에서이 워크플로 버전의 성능에 대 한 통계 보고서를 만들 수 있습니다. 마지막으로, 적이 항목이 있으면 워크플로 함수는 방법에 대 한 변경 하려는, 열기 및 워크플로 처음으로 추가 완료 연결 양식 편집 수 있습니다.

다음 순서도는 새 워크플로를 추가하는 사용자의 관점에서 스테이지를 설명합니다.

워크플로 프로세스

이 세그먼트에서는 승인 워크플로의 버전을 추가하기 전에 내려야 하는 결정과 필요한 정보에 대해 알아봅니다.

이 유형의 워크플로 추가 하 고만 특정 단계에 대 한 복습 하는 방법에 잘 이미 경우이 문서의 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)으로 바로 이동할 수 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 서식 파일 및 버전

  2. 연결 양식 소개

  3. 12 가지 결정 요소

1. 서식 파일 및 버전

SharePoint 제품에 포함된 워크플로는 목록, 라이브러리, 사이트 모음에 추가되는 특정 개별 워크플로의 기반이 되는 마스터 서식 파일의 역할을 합니다.

승인 워크플로 추가할 때마다 예를 들어 실제로 추가 하는 일반 승인 워크플로 서식 파일의 버전 입니다. 고유한 이름 및 해당 특정 버전을 추가할 때 연결 양식에서 지정 자체 설정을 각 버전을 지정 합니다. 이러한 방법으로 여러 워크플로 추가할 수 있습니다, 승인 워크플로 마스터에 따라 모든 버전의 서식 파일을 하지만 각 버전의 이름을 지정 하 고 사용은 특정 방식에 맞게 조정 합니다. 또한 명명 된 버전 워크플로 인스턴스를 참조할 수 있습니다.

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2. 연결 양식 소개

포함 된 워크플로 서식 파일 중 하나를 기반으로 새 워크플로 버전을 추가할 때마다 작동 하 여 새 인스턴스를 원하는 방식으로 지정 하려면 연결 양식 을 작성 합니다.

다음 섹션에는 연결 양식을 작성하는 데 도움이 되는 질문 목록이 나와 있습니다. 하지만 먼저 양식을 살펴보고 어떤 필드가 있는지 확인해 보겠습니다.

연결 양식의 첫 번째 페이지

첫 번째 초기화 양식

연결 양식의 두 번째 페이지

실행 관련 정보 입력 양식

이 두 번째 페이지의 빨간색 상자 안에 있는 필드는 워크플로를 수동으로 시작할 때마다 나타나는 초기화 양식에도 나타나며, 해당 단일 실행을 통해 편집할 수도 있습니다.

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3. 12가지 결정 요소

이 섹션의 모든 질문에 답변할 수 있으면 워크플로를 추가할 준비가 된 것입니다.

  1. 이것이 올바른 워크플로 유형 입니까?

  2. 한 목록 또는 라이브러리 또는 전체 사이트 모음? 단일 콘텐츠 형식 및 모든 콘텐츠 형식?

  3. 무엇이 좋은 이름 입니까?

  4. 작업 목록 및 기록 목록: 기존 또는 새?

  5. 방법 (사람) 수이 워크플로 시작할 수 있습니까?

  6. 이 하나에서 상속 하는 콘텐츠 형식은이 워크플로 얻을 수 있습니까?

  7. 참가자: 어떤 사람에 게 어떤 순서로?

  8. 참가자에는 어떤 추가 정보가 필요 합니까?

  9. 작업 기한이 언제 까지입니까?

  10. 이 워크플로 언제 종료 합니까?

  11. 알림을 받을 대상은 누구 입니까?

  12. 이 워크플로가 콘텐츠 승인을 제어?

01. 이것이 올바른 워크플로 유형입니까?

이라는 단어가 있는 '승인' 이름에 여러 워크플로 서식 파일이 있습니다. 이 문서 관련 된 승인 – SharePoint 2010으로 메뉴에 표시 되는 워크플로 서식 파일입니다. 이 워크플로 종류를 선택 하는 가장 좋은 인지 아닌 경우이 문서의 참고 세그먼트를 다시 참조 합니다. 다른 워크플로 서식 파일을 사용할 수 있는 방법에 대 한 자세한 내용은 SharePoint에 포함 된 워크플로 정보, 참고 항목 섹션에서 문서를 참조 합니다.

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02. 단일 목록이나 라이브러리에 대한 워크플로입니까? 아니면 전체 사이트 모음에 대한 워크플로입니까? (그리고) 단일 콘텐츠 형식에 대한 워크플로입니까? 아니면 모든 콘텐츠 형식에 대한 워크플로입니까?

새로운 버전의 승인 워크플로 사용할 수 있는 단일 목록 또는 라이브러리만을 만들거나 전체 사이트 모음 전체에서 사용할 수 있도록 수 있습니다.

  • 단일 목록 또는 라이브러리에 대한 워크플로를 추가하는 경우 모든 콘텐츠 형식에 대해 또는 단일 콘텐츠 형식에 대해서만 실행되도록 설정할 수 있습니다.

  • 하지만 전체 사이트 모음에 대한 워크플로를 추가하는 경우에는 반드시 단일 사이트 콘텐츠 형식에 대해서만 실행되도록 설정해야 합니다.

세 가지 추가 방법이 설명되어 있는 사이트 모음 맵

콘텐츠 형식이란?

각 문서나 기타 항목 SharePoint 목록 또는 라이브러리에 저장 한 개 또는 다른 콘텐츠 형식에 속합니다. 콘텐츠 형식 법적 계약 또는 제품 디자인 사양로 기본 및 문서 또는 Excel 스프레드시트를 일반 또는 복잡 특수 수 있습니다. 일부 콘텐츠 형식이 기본적으로 SharePoint 제품에서 사용할 수 있지만 이러한 사용자 지정과 사용자가 직접 만든 다른 사용자를 추가할 수 있습니다. 자세한 내용은 참고 만들기 또는 사용자 지정 사이트 콘텐츠 형식을목록 또는 라이브러리에 콘텐츠 형식 추가합니다.

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03. 무엇이 좋은 이름입니까?

워크플로 버전의 이름은 다음과 같아야 합니다.

  • 용도를 명확하게 나타내는 이름

  • 다른 워크플로와 명확하게 구별되는 이름

예제

편집자 그룹의 사용자를 예로 들어 보겠습니다. 소속 그룹에서 두 가지 승인 워크플로를 사용하여 외부 참가자의 문서 제출을 관리하고자 합니다.

  • 제출된 각 문서에 첫 번째 워크플로를 실행하여 편집 프로세스를 수락할지 여부를 결정합니다.

  • 제출된 문서를 수락 및 편집한 후 편집된 초안에 두 번째 워크플로를 실행하여 최종본으로 수락할지 여부를 결정합니다.

첫 번째 워크플로 이름을 지정할 수 있습니다 제출 수락 승인 , 두 번째 워크플로에 최종 초안 승인합니다.

팁: 일반적으로 일관된 명명 규칙을 정하고 워크플로에 참여하는 모든 사람이 해당 규칙을 숙지하도록 하는 것이 좋습니다.

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04. 작업 목록 및 기록 목록: 기존 목록을 사용합니까? 아니면 새로운 목록을 사용합니까?

사이트의 기본 작업 목록 및 기록 목록 사용, 다른 기존 작업 및 기록을 사용 하 여 워크플로 보유할 수 목록 또는 새 요청이이 워크플로에 대 한만 나열 합니다.

  • 사이트에 여러 워크플로가 있거나 일부 워크플로에 여러 작업이 연결된 경우 각 워크플로에 대한 새 목록을 요청하는 편이 좋습니다. (너무 긴 목록을 관리하면 성능이 느려질 수 있습니다. 매우 긴 목록 하나를 유지하는 것보다 여러 개의 짧은 목록을 유지하는 것이 더 쉽고 빠릅니다.)

  • 작업 및 기록이이 워크플로에 대 한 중요 한 정보나 기밀 포함 되는 경우이 워크플로에 대 한 새, 별도 목록을 한다고 데이터 반드시 수행 해야 하 고 유지 하려면 별도 일반에서 작업 목록, 표시할 수를 나타냅니다. (워크플로 추가한 후 있어야 새 목록에 대 한 적절 한 사용 권한이 설정 됩니다.)

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05. 이 워크플로를 누가 어떻게 시작할 수 있습니까?

수동으로만 시작되도록, 자동으로만 시작되도록 또는 두 가지 방법 중 하나로 시작되도록 워크플로를 설정할 수 있습니다.

  • 특정 문서 또는 항목에서 승인 워크플로 수동으로 시작할 때 다른 폼, 초기화 양식표시 됩니다. 초기화 양식 대부분의 연결 양식의 두 번째 페이지에서 설정 포함 되어 있습니다. 이러한 방법으로 워크플로 시작한 사람은 (현재 인스턴스에 대만) 이러한 설정을 변경 하려는 경우 수행할 수 있는 지금 시작 을 클릭 하기 전에 합니다. 목록으로 이동 > 항목 상황에 맞는 메뉴 > 워크플로 > 워크플로를 수동으로 시작을 선택 합니다.

  • 물론 자동 시작의 경우에는 초기화 양식이 제공되지 않으므로 연결 양식에 지정된 기본 설정이 그대로 사용됩니다.

다음 그림은 수동 시작과 자동 시작의 차이점을 보여 줍니다.

수동 및 자동 시작 양식의 비교

현재 인스턴스의 워크플로에서 하는 동안 초기화 양식에서 모든 변경 내용이 적용 합니다. 워크플로의 영구적, 기본 설정을 변경 하려면이 문서의 변경 세그먼트에 설명 된 대로 연결 양식 원본을 편집 합니다.

수동 시작

수동 시작을 허용하면 필요한 권한을 가진 사람은 누구나 언제든지 해당하는 항목에 워크플로를 시작할 수 있습니다.

수동 시작은 사용자가 선택한 경우에만 사용자 본인과 동료들이 워크플로를 실행할 수 있고, 실행 시마다 초기화 양식을 사용해 일부 설정을 변경할 수 있다는 점에서 유용합니다.

간단한 예제    팀 외부에서 작성자가 작성 하는 항목에 워크플로 실행 하려는 경우 다음 수동 으로만 시작 유지 되며 사용자와 동료가가 만든 항목에서 자동으로 실행 됩니다. (대체 해결 방법: 한 목록 또는 라이브러리 팀에 문의 하 고 별도 목록 또는 라이브러리에 대해 다른 모든 작성자의 항목에 대 한 작성자의 항목을 유지 합니다. 이러한 방법으로 자동으로 외부 작성자 목록에만 워크플로 실행할 수 있습니다. 다른 해결 방법: IF 조건을 추가 하 고 특정 사용자에 게 하 여 만든 설정 합니다. 참조 워크플로 조건에 대 한 빠른 참조 에 대 한 자세한 내용은.)

수동 시작의 가장 큰 단점은 필요할 때마다 누군가 워크플로를 일일이 실행해야 한다는 것입니다.

자동 시작

다음 이벤트에 따라 워크플로가 자동으로 시작되도록 설정할 수 있습니다.

  • 누군가가 주 버전의 항목을 게시하려고 합니다.

  • 목록 또는 라이브러리에 새 항목이 만들어지거나 업로드됩니다.

  • 목록 또는 라이브러리에 이미 저장된 항목이 변경됩니다.

자동 시작의 장점은 매번 누군가 워크플로를 일일이 시작할 필요가 없다는 것입니다. 트리거 이벤트가 발생할 때마다 실행됩니다.

간단한 예제    목록에 있는 항목을 정확하고 적절하게 유지해야 하는 경우 해당 목록에 승인 워크플로를 추가하고 자신을 유일한 참가자로 지정할 수 있습니다. 목록의 항목이 변경되고 새 항목이 추가될 때마다 워크플로가 자동으로 시작되도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 항상 최신 정보가 제공됩니다.

자동 시작의 단점 두 가지는 다음과 같습니다.

  • 트리거 이벤트가 발생할 때마다 워크플로가 실행되는 것을 막을 수 없습니다.

  • 개별 인스턴스가 시작될 때 설정을 변경할 수 없습니다.

누군가가 주 버전의 항목을 게시 하려고 할 때마다 승인 워크플로 자동으로 실행 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 합니다.

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06. 상속받는 콘텐츠 형식은 해당 워크플로도 갖게 됩니까?

전체 사이트 모음에 대해서 한 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하는 경우에만 워크플로를 추가 중인 해당 콘텐츠 형식으로부터 상속받는 사이트 모음 내 다른 모든 콘텐츠 형식에도 워크플로를 추가할 수 있습니다.

참고

  • 모든 추가 작업을 완료하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

  • 상속 콘텐츠 형식에 이 워크플로를 추가하려는 사이트 또는 하위 사이트에서 상속이 끊어진 경우에는 이 작업을 실행하기 전에 각각의 해당 사이트 또는 하위 사이트의 소유자 그룹에 자신이 구성원으로 속하는지 확인하세요.

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07. 참가자: 어떤 사람에게 어떤 순서로 배정됩니까?

검토 작업을 배정할 각 사용자의 이름 또는 전자 메일을 제공해야 합니다.

단일 스테이지입니까? 아니면 여러 스테이지입니까?    검토 작업이 한 스테이지 또는 여러 스테이지를 거쳐 완료되도록 선택할 수 있습니다. 여러 스테이지가 있는 경우 스테이지가 순차적으로 수행됩니다.

동시 검토입니까? 아니면 순차적 검토입니까?    특정 스테이지에 있는 모든 참가자에 대해 검토 작업을 한꺼번에 배정하거나(동시) 정해진 순서대로 배정하도록(순차적) 선택할 수 있습니다. 순차적 옵션은 처음 거부되면 워크플로가 종료되도록 설정하거나 참가자가 검토의 일환으로 앞 참가자의 설명을 살펴볼 수 있도록 할 때 유용합니다. 

예제

이 간단한 시나리오는 여러 스테이지 및 순차적 검토의 몇 가지 장점을 보여 줍니다.

구재석이 새 승인 워크플로를 추가한다고 가정하겠습니다. 그는 동료인 강혜린과 강태준이 각 항목을 먼저 검토한 후에 자신이 직접 검토하기를 원합니다. 또한 강혜린이나 강태준이 항목을 거부할 경우 자신이 워크플로를 검토하기 에 워크플로가 종료되기를 원합니다. 구재석은 다음 두 가지 방법 중 하나를 통해 그와 같이 설정할 수 있습니다.

  • 순차적 검토를 사용 하 여    강민수 단일 2 스테이지 순차적 검토 혜 및 작업자는 처음 두 참가자 및 그는 세 번째; 설정 한 첫 거부 시 종료 옵션 선택 합니다.
    이 계약에서 강 혜 린 작업자의 작업을 배정 하 고 다음 강태준을 승인 해야 항목 강민수의 작업을 배정 전에 하기 전에 해당 항목을 승인 해야 합니다. 강 혜 린 항목을 거부 강태준 지도 강민수 작업이 배정 될으로 계산 됩니다. 한 강민수의 검토 작업을 배정 적 혜 승인 했지만 워크플로 계속 하기 전에 종료 한 다음 강태준을 거부 합니다.
    강민수 그의 단일 2 스테이지 순차적 검토를 설정 하는 방법은 다음과 같습니다.
    순차적 스테이지 설정이 강조 표시된 양식
    첫 거부 시 종료 옵션 선택

  • 2 스테이지 사용    강민수가 검토를 동시에 할당할 혜 및 강태준 많다면 강태준 혜 시작할 수 있지만 되기 전에 완료 될 때까지 대기 하지 않아도 되도록, 워크플로에서 2 스테이지를 설정할 수 그: 첫 번째 혜 및 작업자의 리뷰에 대 한 동시 스테이지 자신의 검토를 위해 준비 별도 두 번째 합니다. 다시 그 첫 거부 시 종료 옵션을 선택 합니다. 첫 번째 단계; 완료 될 때까지 2 단계 시작 되지 않음 따라서를 다시 혜 또는 강태준 항목을 거부 강민수의 검토 작업 할당 되지 됩니다.
    강민수가 2 스테이지 병렬 검토를 설정 하는 방법은 다음과 같습니다.
    동시 스테이지 설정이 강조 표시된 양식
    첫 거부 시 종료 옵션 선택

다음은 이 두 가지 솔루션의 다이어그램입니다.

나란히 표시된 순차적 워크플로 및 2스테이지 워크플로

외부 참가자    SharePoint 조직의 구성원이 아닌 참가자를 포함 하기 위한 특수 한 프로세스가 있습니다. 이 프로세스를 사이트 구성원이 외부 참가자에 대 한 프록시 작동합니다.

해당 프로세스의 다이어그램은 다음과 같습니다.

외부 참가자를 포함하기 위한 프로세스 순서도

각각의 전체 그룹 또는 각 그룹 구성원에 게 하나에 하나의 작업 할당?    워크플로 참가자 들 그룹 주소 또는 메일 그룹을 포함 하는 경우 수 있는 워크플로 할당 한 작업 그룹의 각 구성원에 게또는 전체 그룹에 한 작업만 배정 (있지만 여전히 있는 대 한 알림을 보낼합니다 단일 작업 각 구성원에 게)입니다. 전체 그룹에 하나의 작업을 배정 하는 경우 다음 그룹의 구성원 수 있는 개인 및 단일 작업을 완료 합니다. (그룹 작업이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

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08. 참가자에게 어떤 추가 정보가 필요합니까?

연결 양식에는 지침, 요구 사항에 대한 자세한 정보, 리소스 등을 제공할 수 있는 텍스트 필드가 있습니다.

다음과 같은 두 가지 항목을 포함할 수 있습니다.

  • 참가자에게 문제나 질문이 있는 경우를 대비해 담당자 정보를 제공합니다.

  • 워크플로 단일 작업 각 그룹 또는 메일 그룹에 할당 됩니다 언급 여기 각 그룹의 구성원을 완료 하기 전에 작업을 주장 해야 합니다. 이러한 방법으로 다른 구성원이 그룹의 시간을 낭비 같은 작업을 시작 하 여 합니다. 이 문서의 완료 세그먼트에서 그룹 작업 하는 방법에 대 한 세부 정보를 찾을 수 있습니다.

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09. 작업 기한이 언제까지입니까?

워크플로 작업 기한을 다음의 두 가지 방법 중 하나 또는 둘 다로 표시할 수 있습니다.

달력 날짜    모든 작업의 기한을 단일 달력 날짜로 지정할 수 있습니다.

  • 자동으로 시작 되도록 워크플로를 설정 하는 경우이 옵션 일반적으로 사용 하지 않아야 합니다. 지정 된 값 없습니다 자동으로 조정 때마다 현재 날짜로 관련 하 여 워크플로 날짜가 자동으로 시작 때문입니다.

작업 기간    각 작업이 배정되는 시점부터 시작하여 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 해당 작업을 완료해야 하는지를 지정할 수 있습니다.

  • 달력 기한 날짜가 지정된 작업 기간보다 우선적으로 적용됩니다. 즉, 6월 10일에 작업 기간이 3일인 작업을 배정받았는데 해당 작업의 달력 기한 날짜가 6월 11일인 경우 작업 기한은 6월 13일(3일 기간의 마지막 날)이 아니라 6월 11일(달력 기한 날짜)입니다.

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10. 이 워크플로를 언제 종료합니까?

불필요한 검토에 시간을 낭비하지 않도록 다음 두 이벤트 중 하나가 발생하는 즉시 (지정 또는 계산된 기한 전에) 워크플로가 종료되도록 할 수 있습니다.

  • 참가자가 항목을 거부합니다.

  • 어떤 식으로든 항목이 변경됩니다.

참고:  현재 체크 아웃된 항목에서는 워크플로를 시작할 수 없습니다. 그러나 워크플로가 시작된 후에, 검토할 항목을 체크 아웃하여 변경되지 않도록 보호할 수 있습니다. (하지만 그 이후에는 다시 체크 인하기 전까지 해당 항목에서 다른 워크플로를 시작할 수 없습니다.)

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11. 알림을 받을 대상은 누구입니까?

연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 참조 필드에서 이 워크플로가 시작되거나 종료될 때마다 알림을 받아야 하는 사람의 이름 또는 주소를 입력할 수 있습니다.

  • 여기에 이름을 입력한다고 해서 그 사람에게 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

  • 워크플로가 수동으로 시작되는 경우 워크플로를 시작한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 종료 알림을 받습니다.

  • 워크플로가 자동으로 시작되는 경우 워크플로를 처음에 추가한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 종료 알림을 받습니다.

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12. 이 워크플로가 콘텐츠 승인을 제어합니까?

새 항목 및/또는 현재 항목의 새 버전에 해당하는 목록 또는 라이브러리를 목록에 대한 액세스 권한이 있는 모든 사용자에게 표시하기 전에 내용이 정확한지 또는 양식과 스타일이 적합한지 검토해야 할 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인이라고 합니다.

SharePoint 제품에서 승인 워크플로 쉽고 효율적으로 콘텐츠 승인 프로세스를 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은이 문서의 콘텐츠 승인 제어 세그먼트를 참고 합니다.

다음 단계

목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 새 승인 워크플로 추가할 준비가 인 경우이 문서의 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)로 이동 합니다.

새 항목 및/또는 현재 항목의 새 버전에 해당하는 목록 또는 라이브러리를 목록에 대한 액세스 권한이 있는 모든 사용자에게 표시하기 전에 내용이 정확한지 또는 양식과 스타일이 적합한지 검토해야 할 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인이라고 합니다.

SharePoint 제품에서는 워크플로 없이 콘텐츠 승인을 수동으로 제어할 수 있지만 SharePoint 승인 워크플로를 사용하면 이 프로세스를 보다 쉽고 효율적으로 만들 수 있습니다.

SharePoint 제품의 버전 관리 및 콘텐츠 승인 기능에 아직 익숙하지 않다면 다음 문서를 먼저 검토하는 것이 좋습니다.

승인 워크플로에서 콘텐츠 승인 프로세스를 제어하는 두 가지 방법 모두 워크플로를 처음 추가할 때 채우는 연결 양식의 단일 컨트롤과 연관됩니다. 둘 중 하나 또는 둘 다에 워크플로를 사용할 수 있습니다.

주 버전 게시 제어

연결 양식의 첫 번째 페이지에 있는 시작 옵션 영역에는 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다 옵션이 있습니다. 다음 사항을 확인해야 합니다.

  • 이 옵션은 단일 목록 또는 라이브러리의 모든 콘텐츠 형식에 실행되는 승인 워크플로에만 사용할 수 있고 단일 콘텐츠 형식의 항목에만 실행되는 워크플로에는 사용할 수 없습니다.

  • 이 옵션을 사용할 수 있으려면 버전 관리 설정 페이지에서 목록 또는 라이브러리에 대해 콘텐츠 승인을 사용하도록 설정하고 동일한 페이지에서 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다 옵션을 선택해야 합니다.

  • 이 옵션을 선택할 경우 뒤에 있는 두 옵션, 즉 새 항목이 생성되면 이 워크플로를 시작합니다항목이 변경되면 이 워크플로를 시작합니다를 사용할 수 없게 됩니다.

  • 이 옵션을 선택할 경우 누군가가 해당 항목의 주 버전을 게시하려고 할 때 항목에서 워크플로가 자동으로 실행됩니다.

  • 하나의 목록 또는 라이브러리에는 주 버전 게시를 승인하는 데 사용되는 승인 워크플로가 하나만 있을 수 있습니다. 이 기능을 사용하기 위해 두 번째 워크플로를 동일한 목록 또는 라이브러리에서 지정하려고 하면 둘 중 하나를 선택하라는 메시지가 표시됩니다.

버전 관리에 기초 하지 않는 컨트롤

연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 콘텐츠 승인 사용 영역에는 워크플로 완료 후에 승인 상태를 업데이트합니다. 이 워크플로를 통해 콘텐츠 승인을 제어합니다. 옵션이 있습니다.

목록 또는 라이브러리에서 콘텐츠 승인이 필요한지 여부에 상관없이 이 옵션을 양식에서 사용할 수 있습니다. 어느 경우든 항목의 승인 필드에 있는 값은 워크플로의 결과에 따라 업데이트됩니다.

이 옵션을 사용하여 다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.

  • 워크플로를 항상 수동으로 실행

  • 연결 양식의 첫 번째 페이지에서 하나 이상의 자동 시작 옵션 선택

  • 수동 및 자동 시작을 둘 다 허용

웹 게시 사이트의 콘텐츠 제어

콘텐츠 제어는 페이지를 웹에 게시하는 사이트의 특수한 프로세스입니다. 따라서 게시 사이트에 사용되는 특수한 게시 승인 워크플로는 물론 해당 워크플로를 웹 게시에 사용하도록 사용자 지정해 놓은 버전이 포함된 사이트 서식 파일(워크플로가 포함된 게시 사이트라고 함)이 존재합니다.

다음 단계

목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 새 승인 워크플로 추가할 준비가 인 경우이 문서의 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)로 이동 합니다.

아닌 경우 아직 워크플로 추가 익숙한,이 세그먼트의 단계를 진행 하기 전에 학습 세그먼트 및이 문서의 계획 세그먼트를 검토 하는 것이 유용한 있을 수 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 시작 하기 전에

  2. 워크플로 추가

1. 시작하기 전에

워크플로를 추가하려면 다음 두 가지가 먼저 준비되어야 합니다.

전자 메일    전자 메일 알림 및 미리 알림을 보내려면 워크플로에 대 한 순서로 SharePoint 사이트에 대 한 전자 메일을 활성화 되어야 합니다. 확실 하지 않은이 이미 완료, 경우 SharePoint 관리자에 게 문의. 또한 참조 SharePoint 2013 Step by step: 보내는 전자 메일 설정에 대 한 설정.

사용 권한    SharePoint 기본 설정 목록, 라이브러리에 대 한 워크플로 추가 하려면 목록 관리 권한이 없거나 사이트 모음 필요 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이; 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다. 사용 권한에 대 한 자세한 내용은이 문서의 참고 세그먼트 참조입니다.)

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2. 워크플로 추가

단계

  1. 워크플로를 추가할 목록이나 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭 합니다.

    참고: 탭 이름은 목록 또는 라이브러리 형식에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서는 이 탭의 이름이 일정입니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지의 다음 유형의 워크플로 연결 표시에서 문서, 목록 또는 폴더에서 워크플로를 실행할지 여부를 지정한 다음 워크플로 추가를 클릭합니다.

  5. 연결 양식의 첫 번째 페이지를 작성 합니다.
    (그림 지시를 따릅니다.)

    섹션이 강조 표시된 워크플로 추가 기본 정보

    설명 번호 1

    콘텐츠 형식

    기본적으로 선택되어 있는 모두를 유지하거나 특정 콘텐츠 형식을 선택합니다.

    설명 번호 2

    서식 파일

    승인 – SharePoint 2010 서식 파일을 선택 합니다.

    참고: 승인 – SharePoint 2010 서식 파일 목록에 나타나지 않으면 사이트 모음 또는 작업 영역에 대해 활성화 하는 것에 대해 알아보려면 SharePoint 관리자에 게 문의 합니다. 사이트 설정 으로 이동을 관리자 인지 > 사이트 모음 기능 > 활성화 워크플로 기능입니다.

    설명 번호 3

    이름

    이 워크플로의 이름을 입력합니다. 이름을 통해 사용자가 이 목록 또는 라이브러리를 확인할 수 있습니다.

    워크플로 이름에 대 한 제안은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 4

    작업 목록

    이 워크플로에 사용할 작업 목록을 선택합니다. 기존 작업 목록을 선택하거나 새 작업 목록을 클릭하여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    (선택 하는 대신 기존) 새 작업 목록을 만드는 이유에 대 한 정보를이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 5

    기록 목록

    이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택합니다. 기존 기록 목록을 선택하거나 워크플로 기록(새 기록 목록)을 클릭하여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    (선택 하는 대신 기존) 목록을 새 기록 목록을 만들어야 하는 이유에 대 한 정보를이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 6

    시작 옵션

    이 워크플로를 시작할 수 있는 방법을 지정합니다.

    시작 옵션을 선택 하는 방법에 대 한 정보를이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    주 버전의 게시를 비롯 한 콘텐츠 승인을 제어 하려면 워크플로 사용 하는 방법에 대 한 정보에 대 한이 문서의 제어 세그먼트를 참고 합니다.

    • 참고 항목의 주 버전 게시를 승인에이 워크플로 시작  하지 옵션 단일 콘텐츠 형식에 대 한 워크플로 추가 하는 경우 표시 되도록 합니다.

    • 또한 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다를 선택한 경우 뒤에 나오는 두 개의 확인란을 사용할 수 없게 됩니다.

  6. 이 양식의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 다음을 클릭합니다.

  7. 연결 양식의 두 번째 페이지를 작성 합니다.
    (그림 지시를 따릅니다.)

    참고: SharePoint 제품은 워크플로를 수동으로 시작할 때마다 연결 양식의 이 두 번째 페이지에 있는 처음 몇몇 옵션, 즉 다음 그림의 1번 배정 대상부터 7번 참조까지를 표시하므로 해당 단일 인스턴스에서 이러한 옵션을 변경할 수 있습니다.  

    필드가 강조 표시된 워크플로 추가 기본값

    설명 번호 1

    에 할당

    워크플로에서 작업을 배정할 사람의 이름 또는 주소를 입력합니다.

    • 작업은 작업이 배정 될 경우 (순차적)에서 한 번에 하나씩   
      작업을 배정할 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 모든 작업의이 지정 됩니다 (동시)에서 동시에   
      이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 작업을 배정 다른 사람에 게는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 완료 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지(순차적) 또는 한꺼번에 배정할 것인지(동시)를 지정합니다.

    및 동시 직렬 순서를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    방금 구성한 첫 번째 스테이지 외에 원하는 스테이지를 추가합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭한 다음 Ctrl+Delete를 누릅니다.

    여러 스테이지를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 배정 대상 필드에 입력하는 각 그룹의 각 구성원에게 작업을 하나씩 배정하려면 이 확인란을 선택합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받고 각 구성원이 자신의 작업을 완료하게 됩니다.)

    • 각 할당 한 작업만 가 전체 그룹 입력 이라는 선택을 취소하려면 할당 필드에이 확인란을 선택 합니다. (각 그룹의 구성원 수신 작업 알림에 되지만 하나의 구성원이 수 주장 하 고 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 완료 합니다. 확인할 수 있습니다이 문서의 완료 세그먼트에서 그룹 작업에 대 한 지침입니다.)

    설명 번호 5

    요청

    여기에 입력하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함됩니다. 참가자들에게 필요할 수 있는 다음 추가 지침이나 리소스를 포함하도록 합니다.

    • 담당자 정보

    • 필요한 경우, 단일 작업에 대 한 메모 그룹에 배정 된 전체 그룹 또는 메일 합니다. (그룹 작업이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로의 최종 기한을 지정하거나 각 작업이 배정된 시점부터 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 완료되어야 하는지를 지정합니다.

    • 이 워크플로가 자동으로 시작되는 경우에는 일반적으로 모든 작업의 기한 필드를 비워 놓고 두 개의 기간 필드만 사용하여 기한을 관리하는 것이 좋습니다. 워크플로를 수동으로 시작하는 경우 언제든지 초기화 양식에서 정확한 기한을 지정할 수 있습니다.

    지불 총액 지불 사용 하는 경우에 대 한 자세한 내용은 날짜 및 작업 기간을 사용 하는 경우이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 7

    CC

    워크플로가 시작되거나 종료될 때마다 알림을 받아야 하는 사람의 이름이나 전자 메일 주소를 입력합니다.

    • 여기에 이름을 입력한다고 해서 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

    • 워크플로가 수동으로 시작되는 경우 워크플로를 시작한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    • 워크플로가 자동으로 시작되는 경우 워크플로를 처음에 추가한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    설명 번호 8

    워크플로 종료

    다음 옵션 중 하나 또는 둘 다를 선택하거나 둘 다 선택하지 않습니다.

    이러한 옵션에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 9

    콘텐츠 승인 사용

    이 워크플로를 사용하여 콘텐츠 승인을 관리하는 경우 이 확인란을 선택합니다.

    주 버전의 게시를 비롯 한 콘텐츠 승인을 제어 하려면 워크플로 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 합니다.

  8. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 저장을 클릭하여 워크플로를 만듭니다.

아닌 경우 아직 워크플로 추가 익숙한,이 세그먼트의 단계를 진행 하기 전에 학습 세그먼트 및이 문서의 계획 세그먼트를 검토 하는 것이 유용한 있을 수 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 시작 하기 전에

  2. 워크플로 추가

1. 시작하기 전에

워크플로를 추가하려면 다음 두 가지가 먼저 준비되어야 합니다.

전자 메일    전자 메일 알림 및 미리 알림을 보내려면 워크플로에 대 한 순서, 전자 메일을 사이트에 대해 활성화 되어야 합니다. 확실 하지 않은이 이미 완료, 경우 SharePoint 관리자에 게 문의. 또한 참조 SharePoint 2013 Step by step: 보내는 전자 메일 설정에 대 한 설정합니다.

사용 권한    SharePoint 기본 설정 목록, 라이브러리에 대 한 워크플로 추가 하려면 목록 관리 권한이 없거나 사이트 모음 필요 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이; 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다. 사용 권한에 대 한 자세한 내용은이 문서의 참고 세그먼트 참조입니다.)

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2. 워크플로 추가

단계

  1. 사이트 모음의 홈 페이지(사이트 모음 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가 아님)로 이동합니다.

  2. SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 설정 아이콘 클릭 한 다음 사이트 설정 을 클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 웹 디자이너 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로 추가할 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭 합니다.

    참고:  전체 사이트 모음에 추가된 워크플로는 단일 콘텐츠 형식의 항목에만 추가해야 합니다.

    형식이 강조 표시된 문서 콘텐츠 형식

    1. 설정 선택한 콘텐츠 형식에 대 한 페이지에서 워크플로 설정 을 클릭 합니다.
      설정 섹션의 워크플로 설정 링크

    2. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 추가 링크를 클릭 합니다.
      워크플로 추가 링크

    3. 연결 양식의 첫 번째 페이지를 작성 합니다.
      (그림 지시를 따릅니다.)

    워크플로 설정 페이지

    설명 번호 1

    서식 파일

    승인 – SharePoint 2010 서식 파일을 선택 합니다.

    참고: 승인 – SharePoint 2010 서식 파일 목록에 나타나지 않으면 사이트 모음 또는 작업 영역에 대해 활성화 하는 것에 대해 알아보려면 SharePoint 관리자에 게 문의 합니다. 사이트 설정 으로 이동을 관리자 인지 > 사이트 모음 기능 > 활성화 워크플로 기능입니다.

    설명 번호 2

    이름

    이 워크플로의 이름을 입력합니다. 이름을 통해 사용자가 이 사이트 모음을 확인할 수 있습니다.

    워크플로 이름에 대 한 제안은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 3

    작업 목록

    이 워크플로에 사용할 작업 목록을 선택합니다. 기존 작업 목록을 선택하거나 새 작업 목록을 클릭하여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    (선택 하는 대신 기존) 새 작업 목록을 만드는 이유에 대 한 정보를이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 4

    기록 목록

    이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택합니다. 기존 기록 목록을 선택하거나 워크플로 기록(새 기록 목록)을 클릭하여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    (선택 하는 대신 기존) 목록을 새 기록 목록을 만들어야 하는 이유에 대 한 정보를이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 5

    시작 옵션

    이 워크플로를 시작할 수 있는 방법을 지정합니다.

    시작 옵션을 선택 하는 방법에 대 한 정보를이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 6

    이 워크플로 하위 콘텐츠 형식에 추가?

    콘텐츠 형식으로부터 상속 받는 다른 모든 사이트 및 목록 콘텐츠 형식에 이 워크플로가 추가(연결)되어야 하는지의 여부를 지정합니다.

    • 모든 추가 작업을 완료하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

    • 상속 콘텐츠 형식에 이 워크플로를 추가하려는 사이트 또는 하위 사이트에서 상속이 끊어진 경우에는 이 작업을 실행하기 전에 각각의 해당 사이트 또는 하위 사이트의 소유자 그룹에 자신이 구성원으로 속하는지 확인하세요.

  5. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 다음을 클릭합니다.

  6. 연결 양식의 두 번째 페이지를 작성 합니다.
    (그림 지시를 따릅니다.)

    참고: 연결 양식의 두 번째이 페이지의 첫 번째 몇 가지 옵션이 제공 SharePoint 제품-1-다음 그림과 같이 7 까지의 숫자 참조 를 통해 승인자 — 워크플로 수동으로 시작할 때마다 방금 한 인스턴스에 대 한 해당 옵션을 변경할 수 있도록 합니다.

    필드가 강조 표시된 워크플로 추가 기본값

    설명 번호 1

    에 할당

    워크플로에서 작업을 배정할 사람의 이름 또는 주소를 입력합니다.

    • 작업은 작업이 배정 될 경우 (순차적)에서 한 번에 하나씩   
      작업을 할당할 원하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 모든 작업의이 지정 됩니다 (동시)에서 동시에   
      이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 작업을 배정 다른 사람에 게는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 완료 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지(순차적) 또는 한꺼번에 배정할 것인지(동시)를 지정합니다.

    및 동시 직렬 순서를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    방금 구성한 첫 번째 스테이지 외에 원하는 스테이지를 추가합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭한 다음 Ctrl+Delete를 누릅니다.

    여러 스테이지를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 배정 대상 필드에 입력하는 각 그룹의 각 구성원에게 작업을 하나씩 배정하려면 이 확인란을 선택합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받고 각 구성원이 자신의 작업을 완료하게 됩니다.)

    • 하나의 작업에 배정 된 전자 전체그룹 입력 이라는 선택을 취소하려면 할당 필드에이 확인란 합니다. (각 그룹의 구성원 수신 작업 알림에 되지만 하나의 구성원이 수 주장 하 고 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 완료 합니다. 확인할 수 있습니다이 문서의 완료 세그먼트에서 그룹 작업에 대 한 지침입니다.)

    설명 번호 5

    요청

    여기에 입력하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함됩니다. 참가자들에게 필요할 수 있는 다음 추가 지침이나 리소스를 포함하도록 합니다.

    • 담당자 정보

    • 필요한 경우, 단일 작업에 대 한 메모 그룹에 배정 된 전체 그룹 또는 메일 합니다. (그룹 작업이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로의 최종 기한을 지정하거나 각 작업이 배정된 시점부터 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 완료되어야 하는지를 지정합니다.

    • 이 워크플로가 자동으로 시작되는 경우에는 일반적으로 모든 작업의 기한 필드를 비워 놓고 두 개의 기간 필드만 사용하여 기한을 관리하는 것이 좋습니다. 워크플로를 수동으로 시작하는 경우 언제든지 초기화 양식에서 정확한 기한을 지정할 수 있습니다.

    지불 총액 지불 사용 하는 경우에 대 한 자세한 내용은 날짜 및 작업 기간을 사용 하는 경우이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 7

    CC

    워크플로가 시작되거나 종료될 때마다 알림을 받아야 하는 사람의 이름이나 전자 메일 주소를 입력합니다.

    • 여기에 이름을 입력한다고 해서 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

    • 워크플로가 수동으로 시작되는 경우 워크플로를 시작한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    • 워크플로가 자동으로 시작되는 경우 워크플로를 처음에 추가한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    설명 번호 8

    워크플로 종료

    다음 옵션 중 하나 또는 둘 다를 선택하거나 둘 다 선택하지 않습니다.

    이러한 옵션에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 9

    콘텐츠 승인 사용

    이 워크플로를 사용하여 콘텐츠 승인을 관리하는 경우 이 확인란을 선택합니다.

    주 버전의 게시를 비롯 한 콘텐츠 승인을 제어 하려면 워크플로 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 합니다.

  7. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 저장을 클릭하여 워크플로를 만듭니다.

다음 단계

준비가 되었으면이 문서의 시작 세그먼트로 이동 하 고 새 워크플로 테스트 하려면 첫 번째 인스턴스를 시작 합니다.

수동으로만 시작되도록, 자동으로만 시작되도록 또는 두 가지 방법 중 하나로 시작되도록 워크플로를 설정할 수 있습니다.

  • 수동으로 필요한 권한을 가진 사람은 누구나 언제 든 합니다.

  • 자동으로 지정 된 트리거 이벤트가 발생할 때마다 합니다. 즉, 항목 목록이 나 라이브러리에 추가 될 때 및/또는 목록의 항목이 변경 됩니다 및/또는 누군가가 주 버전의 항목을 게시 하려고 할 때 어떤 식으로든에서).
    (트리거 이벤트 또는 이벤트 중에 지정 된 연결 양식의 첫 번째 페이지에서 원래 연결 및 워크플로 구성 합니다. 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트 참조입니다.)

참고:  현재 체크 아웃된 항목에서는 워크플로를 시작할 수 없습니다. 그러나 워크플로가 시작된 후에, 검토할 항목을 체크 아웃하여 변경되지 않도록 보호할 수 있습니다. (하지만 그 이후에는 다시 체크 인하기 전까지 해당 항목에서 다른 워크플로를 시작할 수 없습니다.)

이 세그먼트의 섹션

  1. 워크플로 자동으로 시작

  2. 수동으로 워크플로 시작

  3. 목록 또는 라이브러리에서 수동으로 시작

  4. Microsoft Office 프로그램 내에서 수동으로 시작

1. 자동으로 워크플로 시작

워크플로가 자동으로 시작되도록 구성된 경우에는 트리거 이벤트가 발생할 때마다 해당 항목에서 워크플로가 실행됩니다.

워크플로가 시작될 때 워크플로에서 첫 번째 작업을 배정하고 각 담당자에게 작업 알림을 보냅니다. 한편, 워크플로를 처음에 추가한 사람 그리고 연결 양식 두 번째 페이지의 참조 필드에 나열된 사람들에게도 알림(작업 알림과는 다름)을 보냅니다.

참고: 자동으로 시작 하는 새 워크플로 추가 될 때 연결 양식의 두 번째 페이지에서 모든 작업의기한 필드는 일반적으로 비워 둘 수 여기에 지정 된 모든 명시적으로 날짜 값 때문에 획득 't 자체는 워크플로가 시작 될 때마다 날짜를 기준으로 자동으로 조정 됩니다. 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

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2. 수동으로 워크플로 시작

사용 권한에 대 한 설명    일반적으로 워크플로 시작 하려면 항목 편집 권한이 있어야 합니다. (이 사용 권한을 모두 기본적으로 구성원 그룹 및 소유자 그룹 하지만 방문자 그룹 하지 않습니다. 그러나 소유자 하도록 선택할 수도, 워크플로 하 여 워크플로 기반으로 하는 워크플로 시작 하는 동료 목록 관리 권한이 필요 합니다. 이 옵션을 선택 하 여 소유자 기본적으로 지정할 수는 및 기타 소유자만 특정 워크플로 시작할 수 있습니다. 자세한 내용은이 문서의 참고 세그먼트 참조 합니다.)

시작 위치

아래의 두 위치 중 하나에서 워크플로를 수동으로 시작할 수 있습니다.

  • 목록 또는 라이브러리에서 항목이 저장

  • 에서 항목 자체 내부를 만든 Microsoft Office 프로그램에서 열린 합니다. (이 있어야 한다는 사실을 설치 된 프로그램 및 웹 응용 프로그램 버전이 아닌 note).

이 세그먼트의 나머지 두 섹션에서는 이 두 가지 방법에 대한 지침을 제공합니다.

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3. 목록 또는 라이브러리에서 수동으로 시작

  1. 워크플로를 실행할 항목이 저장되어 있는 목록 또는 라이브러리로 이동합니다.

  2. 항목의 이름 옆에 있는 줄임표 (...)를 클릭 한 다음 대화 상자에서 항목 메뉴를 연 다음 드롭다운 메뉴에서 워크플로 클릭 하 고 줄임표를 클릭 합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지에서 새 워크플로 시작 에서 실행 하려는 워크플로 클릭 합니다.
    워크플로 시작 링크

  4. 워크플로 변경 페이지의 초기화 양식에서 이 특정 워크플로 인스턴스에 적용할 변경 내용을 설정합니다.

    참고: 초기화 양식에서 여기에서 변경한 내용은 현재 인스턴스의 워크플로에서 중 사용 하는 유일한 있습니다. 워크플로 실행할 때마다 해당 변경 내용을 확인 하려면이 양식을 표시 되지 않는 워크플로 설정을 변경 하려면이 문서의 변경 세그먼트를 참고 하세요.

    초기화 양식

    설명 번호 1

    에 할당

    워크플로에서 작업을 배정할 사람의 목록을 변경합니다.

    • 하는 경우의 배정 될 한 번에 하나씩   
      작업을 배정할 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 동시에 할당 됩니다 모든 작업의   
      이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 작업을 배정 다른 사람에 게는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 완료 세그먼트를 참조 하십시오.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지(순차적) 또는 한꺼번에 배정할 것인지(동시)가 원하는 대로 지정되어 있는지 확인합니다.

    및 동시 직렬 순서를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    현재 구성된 스테이지 외에 원하는 스테이지를 추가합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭한 다음 Ctrl+Delete를 누릅니다.

    여러 스테이지를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 하나의 작업에 배정 된구성원의 각 그룹의 입력 을 선택하려면 할당 필드에이 확인란을 선택 합니다. (각 그룹의 구성원을 작업 알림을 받습니다 및 각 구성원이 자신의 작업을 완료 하려면 갖게 됩니다.)

    • 각 할당 한 작업만 가 전체 그룹 입력 이라는 선택을 취소하려면 할당 필드에이 확인란을 선택 합니다. (각 그룹의 구성원 수신 작업 알림에 되지만 하나의 구성원이 수 주장 하 고 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 완료 합니다. 확인할 수 있습니다이 문서의 완료 세그먼트에서 그룹 작업에 대 한 지침입니다.)

    설명 번호 5

    요청

    여기에 입력하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함됩니다. 참가자들에게 필요할 수 있는 다음 추가 지침이나 리소스를 포함하도록 합니다.

    • 질문 및 문제가 있을 경우 연락할 담당자 정보

    • 해당 하는 경우 단일 작업에 대 한 메모 그룹에 배정 된 전체 그룹 또는 메일 (그룹 작업이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로의 최종 기한을 지정하거나 각 작업이 배정된 시점부터 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 완료되어야 하는지를 지정합니다.

    지불 총액 지불 사용 하는 경우에 대 한 자세한 내용은 날짜 및 작업 기간을 사용 하는 경우이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

    설명 번호 7

    CC

    원하는 대로 추가하거나 제거합니다. 다음 사항에 유의해야 합니다.

    • 이름 입력 워크플로 작업이 배정 여기 아닙니다 .

    • 워크플로를 수동으로 시작하는 중이므로 이 필드에 사용자가 나열되어 있는지 여부에 상관없이 시작 및 중지 알림을 받습니다.

  5. 초기화 양식의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 시작을 클릭하여 워크플로를 시작합니다.

워크플로는 첫 번째 작업을 배정하는 한편, 사용자 본인 그리고 초기화 양식의 참조 필드에 나열된 사람들에게 알림을 보내기 시작합니다.

세그먼트 맨 위로

  1. 컴퓨터에 설치된 Office 프로그램에서 항목을 엽니다.

  2. 열려 있는 항목에서 파일 탭을 클릭하고, 저장/보내기를 클릭하고, 항목에서 실행할 워크플로를 클릭합니다.

  3. 워크플로에서 파일을 체크 인해야 한다는 다음 메시지가 표시되면 체크 인 단추를 클릭합니다.

  4. 워크플로 시작 단추를 클릭합니다.

  5. 워크플로 변경 페이지의 초기화 양식에서 이 특정 워크플로 인스턴스에 적용할 변경 내용을 설정합니다.

    참고:  초기화 양식에서 변경한 내용은 워크플로의 현재 인스턴스 중에만 사용됩니다. 워크플로가 실행될 때마다 변경 내용이 적용되도록 하거나 이 양식에 나타나지 않는 워크플로 설정을 변경하려면 이 문서의 변경 세그먼트를 참고하세요.

    초기화 양식

설명 번호 1

에 할당

워크플로에서 작업을 배정할 사람의 목록을 변경합니다.

  • 작업은 작업이 배정 될 경우 (순차적)에서 한 번에 하나씩   
    작업을 배정할 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

  • 모든 작업의이 지정 됩니다 (동시)에서 동시에   
    이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

  • SharePoint 조직 외부의 작업을 배정 다른 사람에 게는 경우   
    외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 완료 세그먼트를 참고 합니다.

설명 번호 2

order

작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지(순차적) 또는 한꺼번에 배정할 것인지(동시)가 원하는 대로 지정되어 있는지 확인합니다.

및 동시 직렬 순서를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

설명 번호 3

새 스테이지 추가

현재 구성된 스테이지 외에 원하는 스테이지를 추가합니다.

  • 전체 스테이지를 삭제하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭한 다음 Ctrl+Delete를 누릅니다.

여러 스테이지를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

설명 번호 4

그룹 확장

  • 배정 대상 필드에 입력하는 각 그룹의구성원에게 작업을 하나씩 배정하려면 이 확인란을 선택합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받고 각 구성원이 자신의 작업을 완료하게 됩니다.)

  • 각 할당 한 작업만 가 전체 그룹 입력 이라는 선택을 취소하려면 할당 필드에이 확인란을 선택 합니다. (각 그룹의 구성원 수신 작업 알림에 되지만 하나의 구성원이 수 주장 하 고 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 완료 합니다. 확인할 수 있습니다이 문서의 완료 세그먼트에서 그룹 작업에 대 한 지침입니다.)

설명 번호 5

요청

여기에 입력하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함됩니다. 참가자들에게 필요할 수 있는 다음 추가 지침이나 리소스를 포함하도록 합니다.

  • 질문 및 문제가 있을 경우 연락할 담당자 정보

  • 해당 하는 경우 단일 작업에 대 한 메모 그룹에 배정 된 전체 그룹 또는 메일 합니다. (이 문서의 완료 세그먼트에서 그룹 작업에 대 한 지침 확인할 수 있습니다.)

설명 번호 6

기한 및 작업 기간

전체 워크플로의 최종 기한을 지정하거나 각 작업이 배정된 시점부터 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 완료되어야 하는지를 지정합니다.

지불 총액 지불 사용 하는 경우에 대 한 자세한 내용은 날짜 및 작업 기간을 사용 하는 경우이 문서의 계획 세그먼트를 참고 합니다.

설명 번호 7

CC

원하는 대로 추가하거나 제거합니다. 다음 사항에 유의해야 합니다.

  • 여기에 이름을 입력한다고 해서 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

  • 워크플로를 수동으로 시작하는 중이므로 이 필드에 사용자가 나열되어 있는지 여부에 상관없이 시작 및 중지 알림을 받습니다.

  1. 초기화 양식의 설정이 원하는 대로 되어 있으면 시작을 클릭하여 워크플로를 시작합니다.

워크플로는 첫 번째 작업을 배정하는 한편, 사용자 본인 그리고 초기화 양식의 참조 필드에 나열된 사람들에게 알림을 보내기 시작합니다.

다음 단계

  • 처음으로이 워크플로 실행 하는 경우 다른 참가자가 지정 된 작업을 완료 하기 위해 정보 및 지원을 할 수 있습니다. (이러한 유용한 있을 수이 문서의 완료 세그먼트입니다.)

  • 또한 참가자들이 전자 메일 알림을 받고 있는지 그리고 특히 정크 메일 필터에서 알림을 잘못 취급하고 있지 않은지를 확인하는 것이 좋습니다.

  • 한 물론 자신을 완료 하기 위해 하나 이상의 워크플로 작업을 할 수도 있습니다. 완성 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 완료 세그먼트로 이동 합니다.

  • 한편, 어떻게 수의 추적할 수 현재 워크플로 인스턴스의 진행 상황에 대 한 내용은이 문서의 모니터링 세그먼트로 이동 합니다.

승인 워크플로에서 작업을 처음으로 배정받은 경우, 작업을 완료하기 전에 이 문서 세그먼트를 전반적으로 검토하면 도움이 됩니다. 그럼으로써 사용 가능한 모든 옵션을 확인할 수 있습니다.

참고: 워크플로 작업이 배정된 것을 알고 있지만 전자 메일 받은 편지함에 알림 메시지가 나타나지 않는 경우에는 정크 메일 필터로 인해 잘못 차단되지 않았는지 확인하세요. 잘못 차단되었다면 필터의 설정을 알맞게 조정하세요.

우선 올바른 문서를 받았는지 확인

워크플로 유형마다 서로 다른 작업 동작이 필요합니다.

따라서 시작에 앞서, 배정받은 작업이 다른 유형의 워크플로가 아니라 승인 워크플로 작업이 맞는지 확인하세요.

다음 위치에서 승인 하십시오 라는 텍스트를 찾으세요.

  • 작업 알림의 제목 줄에
    승인 요청 텍스트가 표시되는 작업 알림

  • 검토 대상 항목의 메시지 표시줄에
    검토 요청 텍스트가 표시되는 검토 대상 항목

  • 워크플로 상태 페이지의 작업 제목에서
    워크플로 상태 페이지 목록에서 검토 요청이 표시되는 작업

다음이 위치에 있는 승인 하십시오 텍스트 보이지 않으면 시작 하거나 처음 사용할 워크플로 서식 파일에 기반을 확인 하려면 워크플로 추가한 사람 확인 등 사용자 지정 워크플로 인지 또는 합니다. 다른 유형의이 문서의 참고 항목 섹션에서 SharePoint 제품에 포함 된 워크플로 사용 하는 방법에 대 한 문서에 대 한 링크를 찾을 수 있습니다.

하지만 승인 작업에 해당하는 경우에는 이 문서를 계속 읽도록 하세요.

이 세그먼트의 섹션

  1. 프로세스의 개요

  2. 작업 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식으로 이동

  3. 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식으로 이동

  4. 항목 검토

  5. 작업 양식 작성 및 전송

  6. 지연 알림

  7. 소유 하 고 (선택 사항) 그룹 작업을 완료

  8. (선택 사항) 항목 변경 요청

  9. 다른 사람에 게 승인 작업 다시 배정 (선택 사항)

  10. (선택 사항) 외부 참가자를 대신 하 여 작업 완료

1. 프로세스의 개요

워크플로에서 작업을 배정받을 때는 주로 다음 세 가지 방법 중 하나로 작업을 통보 받습니다.

  • 전자 메일 작업 알림을 받습니다.

  • Microsoft Office 문서를 열 때 관련 작업이 배정되었음을 알리는 메시지 표시줄이 나타납니다.

  • SharePoint 사이트를 확인할 때 자신에게 현재 하나 이상의 작업이 배정되어 있음을 알 수 있습니다.

승인 워크플로 작업이 배정된 것을 알게 되면 주로 두 가지 작업을 수행합니다.

  • 항목 검토    현재 상태의 항목을 승인할 수 있는지 여부를 확인합니다.

  • 작업 완료    작업 양식을 사용하여 검토 결과를 전송합니다.

따라서 다음 세 개 항목이 작업을 완료하는 데 관련되는 경우가 많습니다.

  • 알림 메시지(전자 메일로 받음)

  • 승인을 위해 전송된 항목(사용자 본인이 열어서 검토해야 함)

  • 작업 양식(사용자 본인이 열어서 작성하고 전송해야 함)

이 세 가지 항목의 모양은 다음과 같습니다.

작업 알림 메시지, 검토 대상 항목, 작업 양식

참고: 작업 알림 메시지의 리본 메뉴에 있는 이 작업 열기 단추는 정식 버전으로 설치된 Outlook에서 메시지를 열 때 나타나며, Outlook Web Access 웹 응용 프로그램에서 열 때는 나타나지 않습니다.

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2. 작업 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식으로 이동

단계

  1. 작업 알림 메시지의 이 작업을 완료하려면 다음을 수행하십시오 지침에서 항목의 링크를 클릭합니다.

  2. 열려 있는 항목에서 메시지 표시줄의 이 작업 열기 단추를 클릭합니다.

전자 메일 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식 액세스

참고: 작업 알림 메시지의 리본 메뉴에 있는 이 작업 열기 단추는 정식 버전으로 설치된 Outlook에서 메시지를 열 때 나타나며, Outlook Web Access 웹 응용 프로그램에서 열 때는 나타나지 않습니다.

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3. 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식으로 이동

단계

  1. 검토할 항목이 저장된 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 워크플로와 연관된 진행 중 링크를 클릭합니다. 

  2. 워크플로 상태 페이지에서 작업의 제목을 클릭합니다.

  3. 작업 양식의 이 워크플로 작업은 ...에 적용됩니다. 메시지 표시줄에서 항목의 링크를 클릭합니다.

목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식 액세스

세그먼트 맨 위로

4. 항목 검토

이 예제에서 항목은 Microsoft Word 문서입니다.

팁: 그룹 작업 문서인 경우-단일 그룹 구성원 전체 그룹에 대 한 작업을 완료할 수 있도록 전체 그룹 또는 메일 그룹에 배정 된 단일 작업, 즉-항목 검토 전에 것이 작업을 주장 하는 것이 좋습니다. 사용자 그룹의 다른 구성원이 문서 검토도 됩니다 가능성을 줄이려면 한 방법으로 해당 합니다. 자세한 내용은이 세그먼트의 섹션 7 참조 클레임 그룹 작업을 완료 하 고합니다.

노란색 표시줄이 있는 검토 대상 항목

문서의 위쪽에 두 개의 노란색 메시지 표시줄이 있습니다.

  • 서버 읽기 전용    이 문서는 읽기 전용 모드로 열려-즉, 문서를 읽을 수는 있지만 그 안에 든 변경할 수 없습니다.
    (해당 승인 워크플로 작업 완료 시 하지 일반적으로 변경 하려면 항목 자체에 직접 note 합니다. 대신 사용 합니다 작업 양식을 모두에 대 한 응답을 등록할 수 있습니다.)

  • 워크플로 작업    작업 양식에서 응답을 등록할 준비가 되 면 이 작업 열기 단추를 클릭 합니다.

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5. 작업 양식 작성 및 전송

승인 워크플로 작업의 작업 양식은 다음과 같은 모양입니다.

워크플로 작업 양식

검토 대상 항목 내에서 열었을 때 해당 작업 양식에서 나타나는 처음 두 항목 (항목을 삭제 하 고 이 워크플로 작업은 항목 제목에 적용 됩니다.) 되지 않는 확인 합니다.

설명 번호 1

항목 삭제

현재 인스턴스의 워크플로에서 이 작업을 삭제하려면 이 단추를 클릭합니다.

  • 작업을 삭제해도 검토 대상 항목이 삭제되지는 않습니다.

  • 작업을 삭제할 경우 문서가 거부되고 기록에 문서 거부가 저장됩니다. 따라서 첫 번째 거부 시에 종료되도록 워크플로가 구성된 경우 작업을 삭제하면 워크플로가 종료됩니다.

  • 삭제된 작업은 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에 더 이상 나타나지 않습니다. (하지만 페이지의 기록 영역에는 삭제와 그로 인한 자동 거부가 기록됩니다.)

    참고:  이 워크플로 인스턴스를 직접 시작하지 않은 경우, 작업을 삭제하기 전에 이 워크플로 인스턴스를 시작한 사람에게 확인할 수도 있습니다.

설명 번호 2

이 워크플로 작업은 항목 제목에 적용 됩니다.

검토 대상 항목을 열려면 여기에 있는 링크를 클릭합니다.

설명 번호 3

상태, 요청한 사람, 종합 설명, 기한 날짜

이 네 개의 필드에 있는 항목은 편집하거나 변경할 수 없지만, 유용한 정보를 포함하고 있을 수 있습니다.

종합 설명 상자에는 작업을 완료하는 방법에 대한 추가 지침뿐만 아니라 같은 워크플로 인스턴스에서 이미 작업을 완료한 참가자들이 전송한 모든 설명도 포함되어 있습니다.

마찬가지로 사용자가 양식을 전송한 후에는 해당 사용자가 설명 상자(4)에 입력한 설명도 이후 참가자를 위해 종합 설명에 나타납니다.

설명 번호 4

메모

여기에 입력한 텍스트는 워크플로 기록에 기록되며 이후 참가자를 위해 종합 설명 필드(3)에도 나타납니다.

설명 번호 5

승인

항목을 승인하려면 설명 필드(4)에 제공할 설명을 입력한 후에 이 단추를 클릭합니다.

설명 번호 6

적용 안 함

항목을 거부 하려면설명 필드 (4)에 제공할 설명을 입력 한 다음이 단추를 클릭 합니다.

설명 번호 7

취소

변경 내용이나 응답을 저장하지 않고 작업을 닫으려면 이 단추를 클릭합니다. 작업이 완료되지 않은 상태로 계속 본인에게 배정되어 있습니다.

설명 번호 8

변경 요청

검토 중인 항목에 대해 변경을 요청하려면 이 단추를 클릭합니다.

요청을의 세부 정보를 입력 하는 양식의 그림 및 추가 설명을 보려면 해당 항목에 대 한 변경 요청이 세그먼트의 섹션 8으로 이동 합니다.

참고: 일부 워크플로 작업에서는 이 옵션이 해제되었을 수 있습니다.

설명 번호 9

작업 다시 배정

승인 작업을 다른 사람에게 다시 배정하려면 이 단추를 클릭합니다.

상세 정보를 입력 하는 페이지의 그림 및 추가 설명을 보려면 다른 사람에 게 승인 작업 다시 배정이 세그먼트의 섹션 7으로 이동 합니다.

참고: 일부 워크플로 작업에서는 이 옵션이 해제되었을 수 있습니다.

세그먼트 맨 위로

6. 지연 알림

작업 또는 전체 워크플로 인스턴스의 완료가 지연된 경우 다음 사람에게 알림이 자동으로 전송됩니다.

  • 작업을 배정받은 사람

  • 워크플로를 시작한 사람(또는 자동 시작의 경우 처음에 워크플로를 추가한 사람)

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7. 그룹 작업을 개인 작업으로 만든 후에 완료(선택 사항)

소속 그룹 전체에 단일 작업이 배정된 경우에는 그룹 구성원 중 누구라도 해당 단일 작업을 개인 작업으로 만들어서 전체 그룹을 대표하여 완료할 수 있습니다.

항목을 검토하기 전에 개인 작업으로 만듭니다. 개인 작업으로 만드는 즉시 해당 작업은 본인에게 배정되며 다른 그룹 구성원이 완료할 수 없게 됩니다. (이렇게 함으로써 작업을 한 명만 수행하게 됩니다.)

  1. 워크플로 상태 페이지에서 화살표가 나타날 때까지 그룹에 배정된 작업의 이름을 가리킵니다.

  2. 화살표를 클릭 하 고 항목 편집 을 클릭 작업 양식에서 개인 작업으로 만들기 단추를 클릭 합니다.
    그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법

워크플로 상태 페이지를 새로 고치면 해당 작업이 더 이상 그룹이 아니라 본인에게 배정되어 있는 것을 볼 수 있습니다.

나중에 이 작업을 완료하지 않고 다시 그룹 작업으로 만들려면 같은 단계를 거쳐 작업 양식으로 돌아가서 그룹 작업으로 만들기 단추를 클릭하세요.

작업 양식의 그룹 작업으로 만들기 단추

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8. 항목 변경 요청(선택 사항)

항목을 변경하는 경우 즉시 종료되도록 워크플로가 설정되어 있을 수도 있다는 점을 유의하고 이 프로세스를 시작하세요. 워크플로를 시작하거나 처음에 추가한 사람에게 문의하여 내용을 변경하고 그 시점에서 워크플로가 종료되어도 괜찮은지 확인하는 것이 좋습니다.

한 시나리오를 통해 변경 요청 옵션을 설명해 보겠습니다.

구재석이라는 사용자가 있으며

강혜린이라는 동료가 자신이 만든 문서에서 승인 워크플로를 시작했다고 가정하겠습니다.

구재석은 강혜린의 새 문서를 검토하면서 서론이 너무 길다고 느꼈습니다.

그래서 워크플로 작업 양식의 아래쪽에서 변경 요청 단추를 클릭한 후에 이 양식을 작성합니다.

항목의 변경을 요청하기 위한 양식

설명 번호 1

변경을 요청할 사람

변경을 요청할 사람의 이름이나 전자 메일 주소를 입력합니다.

(이 워크플로 실행을 시작한 사람에게, 혹은 워크플로가 자동으로 시작된 경우 처음에 이 승인 워크플로를 추가한 사람에게 요청을 보내기 위해 이 필드를 공백으로 남겨 놓을 수도 있습니다.)

설명 번호 2

새 요청

원하는 변경 내용을 설명하고, 변경을 수행할 사람에게 필요한 모든 정보를 제공합니다. (여기에 입력하는 텍스트는 종합 설명 영역에 추가됩니다.)

설명 번호 3

새 기간

다음의 세 가지 중 하나를 수행합니다.

  • 기존 기한 유지    이 필드를 비워 둡니다.

  • 기한을 완전히 제거    숫자 0을 입력 합니다.

  • 새 기한 지정    여기에 숫자를 입력하고 다음 필드에 기간 단위를 지정합니다. 이 두 항목이 조합되어 변경 작업의 기한을 결정합니다.

설명 번호 4

새 기간 단위

새 작업 기간을 지정 하는 경우 새 기간 필드와 함께에서이 필드는 작업의 기한을 전에 기간을 확인 하 사용 합니다. (예: 3 일 또는 1 개월 또는 2 주입니다.)

원하는 방식으로 있는 양식 항목의 모든 보내기 를 클릭 하 고 현재 작업완료로 표시 되 합니다. (했지만 아직 완료 되지 않습니다. 수 지정 될 있습니다 승인 작업 다시 혜 변경 작업을 완료 한 후).

한편, 강혜린은 다음과 같은 전자 메일 알림을 받습니다.

항목 변경이 요청되었을 때 전송되는 알림

강혜린은 제목 줄(그림의 1번 줄)만 보고도 이것이 일반적인 승인 알림이 아닌 항목과 관련된 변경 요청임을 알 수 있습니다. 요청된 구체적인 변경에 대한 정보는 변경 요청 텍스트(2번)에서 찾을 수 있습니다.

강혜린이 항목을 체크 아웃하고 요청된 변경을 수행한 후에 변경 내용을 저장하고 항목을 다시 체크 인합니다.

그런 다음, 강혜린은 워크플로 상태 페이지로 이동하여 작업 영역에서 변경 요청 작업을 엽니다.


요청한 변경을 완료했을 때 전송하는 양식

강혜린은 원하는 정보를 설명 필드에 추가한 다음 답장 보내기를 클릭합니다. 워크플로가 두 가지 동작을 수행합니다.

  • 강 혜 린의 변경 요청 작업 완료로 표시합니다.

  • (강혜린의 설명이 종합 설명 필드에 추가된) 새 승인 작업을 구재석에게 배정하고, 해당 작업에 대한 알림을 구재석에게 보냅니다.

이제 구재석이 작업을 진행하면서 변경된 항목의 검토를 완료할 수 있습니다.

한편, 이 모든 작업은 다음 그림과 같이 워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션에서 추적되고 표시됩니다.

변경 요청으로 인한 작업을 보여 주는 워크플로 기록

전체 프로세스의 다이어그램은 다음과 같습니다.

변경 요청의 순서도

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9. 다른 사람에게 승인 작업 다시 배정(선택 사항)

본인에게 배정된 워크플로 작업을 다른 사람이 완료하도록 하려면 워크플로 작업 양식에서 작업 다시 배정 단추를 클릭하세요.

그러면 다음 양식이 나타납니다.

작업 다시 배정 양식

설명 번호 1

작업을 다시 배정

이 작업을 배정할 사람의 이름이나 주소를 입력합니다.

워크플로를 시작한 사람에게, 혹은 워크플로가 자동으로 시작된 경우 처음에 이 워크플로를 추가한 사람에게 이 작업을 배정하려면 이 필드를 공백으로 남겨 놓습니다.

설명 번호 2

새 요청

작업을 배정받은 사람이 작업을 완료하는 데 필요한 모든 정보를 제공합니다. (여기에 입력하는 텍스트는 종합 설명 영역에 추가됩니다.)

설명 번호 3

새 기간

다음의 세 가지 중 하나를 수행합니다.

  • 기존 기한 유지    이 필드를 비워 둡니다.

  • 기한을 완전히 제거    숫자 0을 입력 합니다.

  • 새 기한 지정    여기에 숫자를 입력하고 다음 필드에 기간 단위를 지정합니다. 이 두 항목이 조합되어 변경 작업의 기한을 결정합니다.

설명 번호 4

새 기간 단위

새 작업 기간을 지정 하는 경우 새 기간 필드와 함께에서이 필드는 작업의 기한을 전에 기간을 확인 하 사용 합니다. (예: 3 일 또는 1 개월 또는 2 주입니다.)

양식을 완료 되 면 보내기를 클릭 합니다. 작업 완료 된것으로 표시 된, 담당자에 게 이제 작업에 대 한 새 작업을 배정 하 고 작업 알림이 전송 됩니다.

제공된 모든 새 정보는 새 작업 알림의 위임했습니다 텍스트(다음 그림의 1번)에 포함됩니다.

다시 배정된 작업에 대한 작업 알림

한편, 이 모든 변경 내용은 다음과 같이 워크플로 상태 페이지의 작업기록 섹션에서 추적되고 표시됩니다.

다시 배정된 작업에 대한 워크플로 상태 페이지의 작업 및 기록 영역

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10. 외부 참가자를 대신하여 작업 완료(선택 사항)

SharePoint 조직의 구성원이 아닌 참가자를 포함하기 위한 특별한 프로세스가 있습니다. 이 프로세스에서는 사이트 구성원이 외부 참가자의 프록시 역할을 합니다.

  1. 연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 적절한 배정 대상 스테이지에 외부 참가자의 전자 메일 주소를 포함합니다.

  2. 실제로 워크플로에서는 외부 참가자의 작업을 워크플로를 시작한 사이트 구성원, 혹은 워크플로가 자동으로 시작된 경우 처음에 워크플로를 추가한 구성원에게 배정합니다. 실제로 작업을 배정받는 대상이 외부 참가자의 프록시 역할을 합니다.

  3. 이 사이트 구성원은 검토할 항목의 복사본을 외부 참가자에게 보내라는 지침과 함께 작업 알림을 받습니다. (한편, 외부 참가자는 작업 알림의 복사본을 받습니다. 이는 유용한 알림 또는 경고로서 기능할 수 있습니다.)

  4. 작업을 실제로 배정받은 사이트 구성원이 외부 참가자에게 항목의 복사본을 보냅니다.

  5. 외부 참가자가 항목을 검토하고 응답을 사이트 구성원에게 보냅니다.

  6. 외부 참가자의 응답이 도착하면 사이트 구성원이 외부 참가자를 대신하여 작업을 완료합니다.

프로세스의 다이어그램은 다음과 같습니다.

외부 참가자를 포함하기 위한 프로세스 순서도

실행 중인 워크플로를 중앙에서 모니터링, 조정 또는 중지하려면 해당 워크플로 인스턴스에 대한 워크플로 상태 페이지를 사용해야 합니다.

먼저 해당 페이지로 이동하는 방법에 대해 알아 보고, 이어서 해당 페이지에 있는 옵션과 정보를 사용하는 방법을 설명하겠습니다. 끝으로, 추가적인 모니터링 정보를 얻을 수 있는 다른 두 페이지를 살펴 보겠습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 워크플로 상태 페이지로 이동

  2. 워크플로 상태 페이지를 사용 하 여 워크플로 진행 상황을 모니터링 하

  3. 진행 중인 작업 (이미 배정 된 작업) 변경

  4. 이후 작업 (아직 배정 되지 않은 작업) 변경

  5. 이 워크플로 실행 종료 또는 취소

  6. 항목에서 실행 중인 워크플로 확인

  7. 전체 사이트 모음의 워크플로 모니터링

1. 워크플로 상태 페이지로 이동 합니다.

항목이 위치한 목록 또는 라이브러리에서 원하는 항목 및 워크플로의 진행 중 링크를 클릭합니다.

이 예제에서 항목은 기초 초안이라는 이름의 문서이고, 워크플로는 승인 3입니다.

워크플로 상태 링크 클릭

워크플로 상태 페이지가 열립니다.

참고 사항: 

  • 목록 또는 라이브러리에 많은 수의 항목이 들어 있는 경우, 정렬 및/또는 필터링을 사용하면 원하는 항목을 더 빨리 찾을 수 있습니다. 똑같은 방식으로 반복해서 정렬 및/또는 필터링하고 있는 경우에는 해당 정렬을 자동화하는 사용자 지정 보기를 만드는 편이 유용할 수도 있습니다.

  • 관심이 있는 특정 인스턴스의 "시작했습니다" 전자 메일 알림에서 이 워크플로의 상태 보기 링크 또는 "완료되었습니다" 전자 메일 알림에서 워크플로 기록 보기 링크를 클릭하면 워크플로 상태 페이지로 이동할 수도 있습니다.

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2. 워크플로 진행 상황을 모니터링 하 워크플로 상태 페이지를 사용 합니다.

여기에서는 워크플로 상태 페이지의 각 섹션에 대한 그림 아래에서 해당 섹션이 제공하는 모니터링 정보를 확인할 수 있습니다.

워크플로 정보 섹션

워크플로 상태 페이지의 워크플로 정보 섹션

제공되는 정보:

  • 이 워크플로 인스턴스를 시작한 사람

  • 이 인스턴스가 시작된 시점

  • 이 인스턴스에 대한 마지막 작업이 수행된 시점

  • 이 인스턴스가 실행되고 있는 항목

  • 이 인스턴스의 현재 상태

작업 섹션

워크플로 상태 페이지의 작업 섹션

제공되는 정보:

  • 이미 생성되어 배정된 작업과 해당 작업의 현재 상태

  • 이미 완료된 작업과 각 작업의 결과

  • 이미 생성되어 배정된 각 작업의 기한

삭제된 작업과 아직 배정되지 않은 작업은 이 섹션에 나타나지 않습니다.

워크플로 기록 섹션

워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션

제공되는 정보:

  • 이 워크플로 인스턴스에 이미 발생한 이벤트

  • 지연된 작업 및 지연 작업 알림은 이 영역에 나타나지 않습니다.

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3. 진행 중인 작업 (이미 배정 된 작업) 변경

이미 배정되었지만 아직 완료되지 않은 작업을 변경하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

  • 진행 중인 단일 작업 변경

  • 진행 중인 모든 작업 변경

진행 중인 단일 작업 변경

사용 권한    자신 이외의 다른 사람에 게 배정 된 단일 작업을 변경 하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이; 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다. 따라서 하는 것이 가능한 경우 예를 들어 아니라 다른 참가자의 작업으로 변경 하려면 워크플로 시작 하는 것을 허용 하는 권한이 있습니다.)

필요한 사용 권한을 가지고 있다면 다음을 수행하세요.

  1. 작업 목록에서 작업의 제목을 클릭 합니다.
    목록에서 작업 제목 클릭

  2. 작업 양식을 사용하여 작업을 완료, 삭제 또는 다시 배정합니다.

작업 양식을 사용 하는 방법에 대 한 자세한 설명은이 문서의 완료 세그먼트를 참고 합니다.

진행 중인 모든 작업 변경

사용 권한    다음 그림과 같이 명령 링크의 네 모두 목록 관리 권한이 있는 사용자의 워크플로 상태 페이지에 나타납니다. 처음 세 개의 링크 워크플로 인스턴스를 시작한 사람 페이지에 표시 되지만 해당 사용자도 목록 관리 권한이 부여 된 경우에 나타납니다는 이 워크플로 종료 연결 되지 않습니다 . (다시 소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이; 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다.)

  1. 워크플로 시각화 바로 아래의 영역에서 승인의 진행 중인 작업 업데이트 링크를 클릭합니다.

  2. 양식이 열리면 변경한 다음 확인을 클릭합니다.

    • 변경 사항이 반영된 메시지가 이번 실행에서 작업이 현재 배정되어 있는 사람에게 전송됩니다.

    • 이미 완료되거나 삭제된 작업 그리고 아직 배정되지 않은 작업은 이 양식에서 변경한 내용의 영향을 받지 않습니다.

    • 아직 배정 되지 않은 작업을 변경 하려면 다음 섹션인 이후 작업 변경참고 하세요.

실행 중인 작업의 변경 양식

설명 번호 1

작업당 시간, 기간 단위

  • 기존 기한   작업당 시간을 비워 하 고 기간 단위 를 변경 하지 마십시오.

  • 기한 없음이 되도록 제거 하려면   작업당 시간에 에서 숫자 0 을 입력 합니다.

  • 기한 작업 기간을 연장 하 여 이동 하려면    두 기간 필드를 사용 하 여 숫자와 단위 기간 연장 하려는 유형을 지정 합니다.

설명 번호 2

요청

  • 요청 텍스트 변경 하려면    텍스트 상자에 원하는 대로 변경 합니다.

  1. 양식의 모든 필드가 원하는 대로 되어 있으면 확인을 클릭합니다.

현재 인스턴스에서 진행 중인 작업이 모두 업데이트됩니다.

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4. 이후 작업 (아직 배정 되지 않은 작업) 변경

사용 권한    다음 그림과 같이 명령 링크의 네 모두 목록 관리 권한이 있는 사용자의 워크플로 상태 페이지에 나타납니다. 처음 세 개의 링크 워크플로 인스턴스를 시작한 사람 페이지에 표시 되지만 해당 사용자도 목록 관리 권한이 부여 된 경우에 나타납니다는 이제이 워크플로 종료 연결 되지 않습니다 . (다시 소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이; 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다.)

  1. 워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래에서 승인의 승인자 추가 또는 업데이트 링크를 클릭합니다.

  2. 폼이 열리면, 변경 내용을 확인 한 다음 업데이트 를 클릭 합니다.

    참고:  이미 만들어 배정한 작업은 이 양식을 변경해도 영향을 받지 않습니다.

이후 작업의 변경 양식

설명 번호 1

참가자, 순서, 그룹 확장

  • 참가자를 추가 / 제거 또는 작업 순서를 변경 하려면    추가, 제거, 및/또는 참가자 이름 또는 주소를참가자 필드에서 순서 다시 정렬 합니다.

  • 전체 스테이지를 제거 하려면   에서 클릭 하 고할당 하려면 해당 스테이지 필드 한 키를 누릅니다.Ctrl+Delete.

참고: 전체 그룹에 대해 하나의 작업 또는 구성원 별로 작업을 하나씩 나열 된 메일 그룹 할당할 수 있는지 여부를 지정 하려면 그룹 확장 확인란을 사용할 수 있습니다.

이러한 필드를 사용 하 여에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트 및 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 참조 합니다.

설명 번호 2

요청

  • 요청 텍스트 변경 하려면    텍스트 상자에 원하는 대로 변경 합니다.

설명 번호 3

기한, 작업당 시간, 기간 단위 모든 작업에 대 한

  • 변경 하거나 일정을 제거 하려면 기한    기존 날짜를 삭제 한 다음 새 제공 다음 중 하나 또는 특정 날짜 완전히 기한를 제거 하려면 필드를 비워 둡니다. (이 필드에 0을 입력 하지 마십시오. 이 필드 달력 날짜 값을 포함 하거나 비어 있습니다.)

  • 기존 기간 유지   작업당 시간을 비워 하 고 기간 단위 를 변경 하지 마십시오.

  • 없음 되도록 기간을 제거 하려면   작업당 시간에 에서 숫자 0 을 입력 합니다.

  • 작업 기간 연장    두 기간 필드를 사용 하 여 숫자와 단위 기간 연장 하려는 유형을 지정 합니다. (기한 및 기간 설정에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트 참조).

  1. 양식의 모든 필드가 원하는 대로 되어 있으면 확인을 클릭합니다.

현재 인스턴스의 모든 이후 작업에 변경 내용이 반영됩니다.

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5. 취소 또는 종료이 워크플로 실행

실행 중인 워크플로 인스턴스가 완료되기 전에 중지할 수 있는 방법에는 두 가지가 있습니다.

  • 워크플로 취소    모든 작업이 취소되지만 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에 보존됩니다.

  • 워크플로 종료    모든 작업이 취소되고 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에서 삭제됩니다. (하지만 워크플로 기록 영역에는 여전히 반영됩니다.)

이 두 방법의 지침은 아래와 같습니다.

취소(모든 작업이 취소되지만 작업 목록 및 기록 모두에서 보존됨)

사용 권한    다음 그림과 같이 명령 링크의 네 모두 목록 관리 권한이 있는 사용자의 워크플로 상태 페이지에 나타납니다. 처음 세 개의 링크 워크플로 인스턴스를 시작한 사람 페이지에 표시 되지만 해당 사용자도 목록 관리 권한이 부여 된 경우에 나타납니다 있는 워크플로 종료 연결 되지 않습니다 . (다시 소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이; 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다.)

현재 워크플로 인스턴스가 더 이상 필요하지 않은 경우 중지할 수 있습니다.

  • 워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래에서 모든 작업 취소 링크를 클릭합니다.

  • 예를 클릭하여 확인합니다.

모든 작업 취소 링크

모든 현재 작업 취소 하 고 워크플로가 취소 됨상태로 끝납니다. 작업 영역 및 워크플로 기록 영역에서에 여전히 취소 된 작업이 나열 됩니다.

종료(모든 작업이 작업 목록에서 삭제되지만 기록에 보존됨)

사용 권한    다음 그림과 같이 명령 링크의 네 모두 목록 관리 권한이 있는 사용자의 워크플로 상태 페이지에 나타납니다. 처음 세 개의 링크 워크플로 인스턴스를 시작한 사람 페이지에 표시 되지만 해당 사용자도 목록 관리 권한이 부여 된 경우에 나타납니다는 이 워크플로 종료 연결 되지 않습니다 . (다시 소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이; 구성원 그룹 및 방문자 그룹 하지 않습니다.)

오류가 발생하거나 워크플로가 멈추고 응답하지 않는 경우에는 워크플로를 종료할 수 있습니다.

워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래 영역에서 이 워크플로를 종료합니다.를 클릭한 다음 예를 클릭하여 확인합니다.

워크플로에서 만든 모든 작업이 취소 되 고 워크플로 기록 영역에 반영 수는 있지만 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에서 삭제 됩니다. 워크플로 취소중 상태로 워크플로가 종료 됩니다.

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6. 항목에 실행 중인 워크플로 확인

모든 항목의 워크플로 페이지에서 해당 항목을 현재 실행 중인 워크플로의 목록을 확인할 수 있습니다.

  1. 항목이 저장된 목록이나 라이브러리로 이동합니다.

  2. 항목 이름을 가리키고, 나타나는 화살표를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 워크플로를 클릭합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지의 실행 중인 워크플로 아래에서 해당 항목에 대해 현재 실행 중인 인스턴스의 목록을 확인합니다.

참고: 해당 다중 참고 단일 워크플로 버전의 인스턴스가 수 있는 't 같은 항목에 대해 동시에 실행 합니다. 예: 승인 서식 파일에 기초한 모두 두 개의 워크플로 추가 되었습니다. 하나는 계획 승인, 다른은 이름 예산 승인 합니다. 한 번에 하나의 항목을에서 한 인스턴스 계획 승인 및 예산 승인 실행할 수 있습니다, 인스턴스가 아님 중 하나의 워크플로 하지만.

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7. 전체 사이트 모음의 워크플로 모니터링

사이트 모음 관리자는 다음 내용을 한눈에 확인할 수 있습니다.

  • 각 워크플로 서식 파일을 기반으로 하는 워크플로가 사이트 모음에 현재 몇 개 있는지 알 수 있습니다.

  • 사이트 모음에서 각 워크플로 서식 파일 자체가 현재 활성 상태인지 아니면 비활성 상태인지 알 수 있습니다.

  • 각 워크플로 서식 파일을 기반으로 하는 워크플로 버전의 인스턴스가 사이트 모음에서 현재 몇 개 실행 중인지 알 수 있습니다.

방법은 다음과 같습니다.

  1. 사이트 모음의 홈 페이지(사이트 모음 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가 아님)를 엽니다.

  2. SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 설정 아이콘 클릭 한 다음 사이트 설정 을 클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 사이트 관리에서 워크플로를 클릭합니다.

정보가 표시된 워크플로 페이지가 열립니다.

다음 단계

처음에는이 워크플로 버전을 실행 하는 경우이 문서의 검토 세그먼트에서 지침을 사용 하 여 인스턴스에서 이벤트를 볼 때 워크플로 함수를 포함할지 살펴보기를 좋습니다.

워크플로 인스턴스가 완료된 후에 기록에 기록된 이벤트를 검토할 수 있습니다. (인스턴스가 완료된 후 최대 60일 동안 인스턴스에 대한 기록에 액세스할 수 있습니다.)

중요:  워크플로 기록은 비공식적인 참고용일 뿐, 공식적인 감사나 기타 법적 증거 수집을 위해 사용될 수는 없습니다.

여러 워크플로 인스턴스의 전체 성과에 대한 보고서를 실행할 수도 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 최신 인스턴스에서 이벤트 검토

  2. 최대 60 일 동안 인스턴스 기록 액세스

  3. 워크플로 성과 보고서 만들기

1. 최신 인스턴스에서 이벤트 검토

항목이 동일한 목록 또는 라이브러리에 있는 한, 해당 워크플로를 그 항목에 다시 실행하기 전까지는 목록 또는 라이브러리에서 최신 인스턴스의 기록에 액세스할 수 있습니다.

항목에서 최신 워크플로 인스턴스에 대한 워크플로 상태 페이지를 보려면 다음을 수행하세요.

  • 항목이 위치한 목록 또는 라이브러리에서 원하는 항목 및 워크플로의 상태 링크를 클릭합니다.

이 예제에서 항목은 기초 초안 이라는 제목의 문서 및 워크플로 새 문서 승인 입니다.

워크플로 상태 링크 클릭

워크플로 상태 페이지에서 워크플로 기록 섹션은 아래쪽에 있습니다.

워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션

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2. 최대 60일 동안 인스턴스 기록에 액세스

동일 항목에 대해 동일 워크플로를 다시 실행한 인스턴스의 기록을 검토하려면 어떻게 해야 할까요?

최대 60일 동안은 인스턴스의 기록을 검토할 수 있습니다. 검토는 목록 또는 라이브러리에서 시작하거나, 워크플로 완료 알림에서 시작할 수 있습니다.

목록 또는 라이브러리에서

  1. 항목이 저장된 목록이나 라이브러리로 이동합니다.

  2. 항목 이름을 가리키고, 나타나는 화살표를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 워크플로를 클릭합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지에서 완료 된 워크플로 클릭 이름이 나 검토할 워크플로 인스턴스의 상태입니다.
    항목의 워크플로 페이지에 있는 완료된 워크플로 목록
    해당 인스턴스에 대 한 워크플로 상태 페이지가 열립니다.

워크플로 완료 알림에서

  • 검토할 인스턴스의 워크플로 완료 알림을 열고 워크플로 기록 보기 링크를 클릭합니다.

기록 링크가 강조 표시된 워크플로 완료 알림
해당 인스턴스에 대 한 워크플로 상태 페이지가 열립니다.

모두 완료 알림의 유지 하기 위해 Outlook 규칙을 만들려는 될 수 있습니다. 완료 텍스트 자체를 별도 폴더에 제목 줄에 적용 된 모든 수신 메시지 복사본 을 규칙을 설정 합니다. (표시 되는 들어오는 메시지 및 이동 하지 Outlook 규칙 복사본 을 또는 없습니다 또한 받은 편지함에 있는지 확인 합니다.)

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3. 워크플로 성과 보고서 만들기

한 워크플로 버전의 일반적인 성과를 시간 경과 및 여러 인스턴스와 관련해 살펴 보려면 다음과 같은 미리 정의된 보고서를 만들면 됩니다.

  • 작업 기간 보고서    워크플로 내에서 각 작업을 완료하는 데 걸리는 평균 시간 그리고 해당 워크플로에서 각각의 전체 실행 또는 인스턴스를 완료하는 데 걸리는 시간을 보려면 이 보고서를 사용하세요.

  • 취소 및 오류 보고서    완료되기 전에 워크플로가 자주 취소되거나 오류가 발생하는지 확인하려면 이 보고서를 사용하세요.

워크플로에 대해 사용할 수 있는 보고서 만들기

  1. 목록 또는 라이브러리에서 해당 워크플로의 상태 열에 있는 상태 정보 링크를 클릭 합니다.
    워크플로 상태 클릭

  2. 워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록워크플로 보고서 보기를 클릭 합니다.
    워크플로 기록 섹션에서 워크플로 보고서 보기 링크 클릭

  3. 보고서를 보려는 워크플로 찾은 다음 보려는 보고서의 이름을 클릭 합니다.
    작업 기간 보고서 링크 클릭

  4. 사용자 지정 페이지에서 유지 하거나 보고서 파일 만들어지는데, 하 고 확인 을 클릭 한 다음 위치를 변경 합니다.
    파일 저장 위치에서 확인 클릭
    보고서 만들어지고 지정 된 위치에 저장 합니다.

  5. 보고서가 완료 되 면 볼 수 있는 다음 그림에 나와 있는 링크를 클릭 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 종료 하 고 대화 상자를 닫고 확인 클릭 합니다. (나중 보고서를 보려면 준비가 되었습니다를 확인할 수 있습니다 그 이전 단계에서 지정 된 위치입니다.)
    보고서 보기 링크 클릭

다음 단계

워크플로가 원하는 대로 작동한다면 사용을 시작할 준비가 모두 끝난 것입니다.

작동 방식에 변경할 부분이 없으면이 문서의 변경 세그먼트를 참고 합니다.

새 승인 워크플로의 첫 번째 인스턴스를 실행하고 결과를 검토한 후 워크플로의 구성 방식을 다소 변경하고자 할 수 있습니다.

또한 나중에 구성을 추가로 변경하기를 원할 수도 있습니다.

워크플로를 제거하지는 않되 단기간 혹은 장기간 동안 비활성화해야 할 경우도 있으며 완전히 제거하기로 결정할 수도 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 워크플로의 영구적 설정 변경

  2. 사용 하지 않도록 설정 하거나 워크플로 제거

1. 워크플로의 영구적 설정 변경

기존 워크플로의 설정을 영구적으로 변경하려면 워크플로를 추가할 때 사용한 연결 양식을 열어서 편집하세요.

워크플로가 한 목록 또는 라이브러리에서만 실행되는 경우

  1. 워크플로가 실행되는 목록 또는 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭 합니다.

    참고: 탭 이름은 목록 또는 라이브러리 형식에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서는 이 탭의 이름이 일정입니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지의 워크플로 이름(설정을 변경하려면 클릭하십시오.)에서 설정을 변경할 워크플로의 이름을 클릭합니다.

    참고:  원하는 승인 워크플로가 목록에 나타나지 않으면 한 콘텐츠 형식에만 연결된 것일 수도 있습니다. 이 목록에 나타나는 워크플로는 목록 바로 아래에 있는 다음 항목 유형에 대해 실행되도록 워크플로 구성 컨트롤에 의해 결정됩니다. (자세한 내용은 그림을 참고하세요.) 드롭다운 메뉴에서 각각의 콘텐츠 형식 옵션을 클릭하면서 원하는 워크플로가 표시되는 콘텐츠 형식을 찾습니다. 원하는 워크플로가 목록에 나타나면 해당 이름을 클릭합니다.

  5. 두 페이지 연결 양식의 워크플로를 추가할 때 사용 했던, 확인 하 고 원하는 변경 내용을 저장 합니다.

    필드와 연결 양식에서 컨트롤에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트 및 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 표시 합니다.

사이트 모음에 있는 모든 목록 및 라이브러리에서 워크플로가 실행되는 경우

  1. 사이트 모음의 홈 페이지(사이트 모음 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가 아님)를 엽니다.

  2. SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 설정 아이콘 클릭 한 다음 사이트 설정 을 클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 웹 디자이너 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로가 실행 되는 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭 합니다.
    형식이 강조 표시된 문서 콘텐츠 형식

  5. 설정 , 에서 선택한 콘텐츠 형식에 대 한 페이지에서 워크플로 설정 을 클릭 합니다.
    설정 섹션의 워크플로 설정 링크

  6. 워크플로 설정 페이지의 워크플로 이름 (설정을 변경 하려면 클릭) 에 대 한 설정을 변경할 워크플로의 이름을 클릭 합니다.
    워크플로 설정 변경 링크

  7. 두 페이지 연결 양식의 워크플로를 추가할 때 사용 했던, 확인 하 고 원하는 변경 내용을 저장 합니다.

    필드와 연결 양식에서 컨트롤에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트 및 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 표시 합니다.

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2. 워크플로 비활성화 또는 제거

워크플로가 한 목록 또는 라이브러리에서만 실행되는 경우

  1. 워크플로가 실행되는 목록 또는 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭 합니다.

    참고: 탭 이름은 목록 또는 라이브러리 형식에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서는 이 탭의 이름이 일정입니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 제거, 차단 또는 복원을 클릭합니다.

  5. 양식을 사용 하 여 워크플로 제거 페이지에서 비활성화, 재 활성화 또는 제거 합니다.
    워크플로 제거 페이지의 양식

이 양식에는 다섯 개의 열이 있습니다.

  • 워크플로    워크플로의 이름입니다.

  • 인스턴스    항목에서 현재 실행 중인 워크플로 인스턴스의 수입니다.

  • 허용    워크플로가 계속 정상적으로 작동할 수 있도록 하는 옵션입니다.

  • 새 인스턴스 없음    현재 실행 중인 워크플로 인스턴스는 완료할 수 있도록 허용하지만 새 인스턴스를 실행할 수 없도록 함으로써 워크플로를 비활성화하는 옵션입니다. (이 작업은 되돌릴 수 있습니다. 나중에 워크플로를 다시 사용하려면 이 페이지로 돌아와서 허용을 선택하세요.)

  • 제거    목록 또는 라이브러리에서 워크플로를 완전히 제거하는 옵션입니다. 실행 중인 모든 인스턴스가 즉시 종료되며, 해당 워크플로의 열이 더 이상 목록 또는 라이브러리의 페이지에 나타나지 않습니다. (이 작업은 되돌릴 수 없습니다.)

사이트 모음에 있는 모든 목록 및 라이브러리에서 워크플로가 실행되는 경우

  1. 사이트 모음의 홈 페이지(사이트 모음 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가 아님)를 엽니다.

  2. SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 설정 아이콘 클릭 한 다음 사이트 설정 을 클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로가 실행 되는 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭 합니다.
    형식이 강조 표시된 문서 콘텐츠 형식

  5. 설정 선택한 콘텐츠 형식에 대 한 페이지에서 워크플로 설정 을 클릭 합니다.
    설정 섹션의 워크플로 설정 링크

  6. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 제거, 차단 또는 복원을 클릭합니다.

  7. 양식을 사용 하 여 워크플로 제거 페이지에서 비활성화, 재 활성화 또는 제거 합니다.
    워크플로 제거 페이지의 양식

이 양식에는 다섯 개의 열이 있습니다.

  • 워크플로    워크플로의 이름입니다.

  • 인스턴스    항목에서 현재 실행 중인 워크플로 인스턴스의 수입니다.

  • 허용    워크플로가 계속 정상적으로 작동할 수 있도록 하는 옵션입니다.

  • 새 인스턴스 없음    현재 실행 중인 워크플로 인스턴스는 완료할 수 있도록 허용하지만 새 인스턴스를 실행할 수 없도록 함으로써 워크플로를 비활성화하는 옵션입니다. (이 작업은 되돌릴 수 있습니다. 나중에 워크플로를 다시 사용하려면 이 페이지로 돌아와서 허용을 선택하세요.)

  • 제거    사이트 모음에서 워크플로 완전히 제거 하는 옵션입니다. 실행 중인 모든 인스턴스 끝났는지 즉시 하 고 해당 워크플로의 열 더 이상 목록이 나 라이브러리에 대 한 페이지에 나타납니다. (이 작업은 되돌릴 수.)

다음 단계

변경한 경우 워크플로의 테스트 인스턴스를 실행하여 변경 내용이 적용되었는지 다시 확인하세요.

추가 사용자 지정

SharePoint 제품에 포함된 워크플로를 세부적으로 사용자 지정하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

사용자 지정 워크플로를 처음부터 새로 만들 수도 있습니다.

다음 프로그램 중 일부 또는 모두를 사용할 수 있습니다.

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    워크플로 양식, 작업, 동작을 사용자 지정합니다.

  • Microsoft Visual Studio    사용자 지정 워크플로 작업을 직접 만듭니다.

자세한 내용은 Microsoft 소프트웨어 개발자 네트워크(MSDN) 도움말 시스템을 참고하세요.

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