승인 워크플로

참고: 사용자 언어로 가능한 한 빨리 가장 최신의 도움말 콘텐츠를 제공하고자 합니다. 이 페이지는 자동화를 통해 번역되었으며 문법 오류나 부정확한 설명을 포함할 수 있습니다. 이 목적은 콘텐츠가 사용자에게 유용하다는 것입니다. 이 페이지 하단의 정보가 도움이 되었다면 알려주세요. 쉽게 참조할 수 있는 영어 문서가 여기 있습니다.

SharePoint 워크플로는 비즈니스 프로세스를 자동화 하 여 더 일관적이 고 효율적으로 사용할 수 있도록 합니다. 승인 워크플로를 사용 하면 SharePoint 에 저장 된 문서 및 기타 항목을 승인을 위해 한 명 이상의 사용자에 게 라우팅할 수 있습니다.

자세한 내용은 SharePoint에 포함된 워크플로 정보를 참고하세요.

중요: 기본적으로 승인 워크플로는 활성화 되지 않으며 연결 양식의 워크플로 서식 파일 선택 목록 상자에 나열 되지 않습니다. 사이트 관리자는 사이트 모음 수준에서 앱을 사용할 수 있도록 활성화 해야 합니다. 사이트 설정 > 사이트 모음 기능 으로 이동 하 여 워크플로 기능 > 활성화 합니다. 또한 SharePoint 2013 는 _z0z_ 호환 모드를 기반으로 하는 이러한 워크플로 템플릿을 제공 합니다. 유사 논리가 있는 SharePoint 2013 기반 워크플로를 만들려면 _z2z_을 사용 합니다.

승인 워크플로 작업만 완료하면 되는 경우    아래쪽의 완료 세그먼트까지 스크롤하여 확장하세요. 이 경우 다른 세그먼트는 참고하지 않아도 됩니다.

수동 프로세스와 자동화된 워크플로의 비교

SharePoint 워크플로의 특징은 다음과 같습니다.

  • 효율성과 일관성    승인 워크플로는 문서 또는 항목을 자동으로 회람하고, 검토 작업을 배정한 후 해당 진행 상황을 추적하고, 필요할 때 알림 및 미리 알림을 보냅니다. 워크플로 내 활동을 중앙 상태 페이지에서 모니터링하고 조정할 수 있으며, 워크플로를 실행했을 때의 이벤트 기록이 완료 후 60일 동안 유지됩니다.

  • 작업량 감소    승인 워크플로를 통해 작업자 및 동료의 시간과 수고를 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 승인 프로세스를 간소화하고 표준화할 수 있습니다.

다음은 매우 간단한 버전의 승인 워크플로에 대한 다이어그램입니다.

간단한 승인 워크플로 다이어그램

이 문서의 정보는 10개의 확장 가능한 세그먼트로 제공됩니다.

이 문서를 최대한 활용할 수 있는 팁을 보려면 여기를 클릭하세요.

승인 워크플로 작업만 완료하면 되는 경우    아래쪽의 완료 세그먼트까지 스크롤하여 확장하세요. 이 경우 다른 세그먼트는 참고하지 않아도 됩니다.

워크플로를 추가, 시작, 모니터링 및 유지 관리    하려면 이러한 작업에 대해 잘 모르는 경우에는 워크플로를 처음 디자인 하 고 추가할 때이 문서에서 세그먼트로 세그먼트를 사용 하 여 작업 하는 것이 유용할 수 있습니다. 정보와 기사 레이아웃을 잘 알고 있는 경우에는 방문에 필요한 세그먼트로 바로 이동할 수 있습니다.

콘텐츠 승인 및 게시 승인    새 항목 및/또는 현재 항목의 새 버전에 해당하는 목록 또는 라이브러리를 목록 액세스 권한이 있는 모든 사용자에게 표시하기 전에 내용이 정확한지 또는 양식과 스타일이 적합한지 검토해야 할 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인이라고 하는데 승인 워크플로를 사용하면 목록 또는 라이브러리에서 콘텐츠 승인을 제어할 수 있습니다. (웹 페이지를 인터넷에 게시하는 SharePoint 사이트에서 사용하기 위해 특별히 만든 게시 승인 워크플로도 이와 매우 유사합니다.)

문서 인쇄    이 문서는 상당히 깁니다. 일부 세그먼트만 인쇄하려면 인쇄할 때 해당 세그먼트 확장되어 있어야 합니다. (또한 인쇄본에 그래픽을 완전히 포함시키려면 세로 방향이 아닌 가로 방향으로 인쇄해야 합니다.)

검색    이 문서에서 텍스트나 용어를 검색하기 전에 검색할 세그먼트를 모두 확장해야 합니다.

승인 워크플로는 SharePoint 목록 또는 라이브러리에 저장된 문서나 기타 항목을 한 명 이상의 사용자에게 승인 또는 거부하도록 회람하는 SharePoint 기능입니다. 워크플로는 전체 프로세스를 자동화, 간소화, 표준화합니다.

간단한 승인 워크플로 다이어그램

SharePoint 제품에 포함되어 있는 기본 승인 워크플로는 서식 파일로 작동합니다. 이 서식 파일을 사용하여 여러 개의 승인 워크플로를 사이트에 추가할 수 있습니다. 사용자가 추가한 워크플로는 각각 기본 승인 워크플로의 고유한 버전에 해당되며, 추가할 때 지정한 설정에 따라 각기 다른 방식으로 작동합니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 승인 워크플로로 가능한 작업

  2. 승인 워크플로로 불가능한 작업

  3. 워크플로 유형별 사용자

  4. 워크플로 유형별 계획, 추가, 실행, 유지 관리 방법

1. 승인 워크플로로 가능한 작업

  • 승인 워크플로를 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 처음으로 추가할 때 포함할 참가자 수를 지정하고 참가자들의 작업이 차례로 배정되는지(순차적) 아니면 한 번에 배정되는지(동시)를 표시할 수 있습니다. 참가자의 작업을 여러 스테이지로 나눌 것인지 결정할 수도 있고, 최종 기한 및/또는 각 작업을 완료하도록 주어지는 시간을 지정할 수도 있습니다. 그리고 항목에 대한 워크플로를 수동으로 시작할 때마다 해당 설정을 수정할 수 있습니다.

  • 워크플로는 각각의 지정된 참가자에게 작업을 배정합니다. 각 참가자가 선택할 수 있는 응답에는 여러 가지가 있습니다. 즉, 항목을 승인 또는 거부하거나, 항목의 변경을 요청하거나, 작업을 다시 배정하거나, 작업을 취소 또는 삭제할 수 있습니다.

  • 워크플로가 실행 중인 동안 중앙의 단일 워크플로 상태 페이지에서 진행 상황을 모니터링하고 필요한 경우 조정할 수 있습니다.

  • 워크플로가 완료된 후 60일 동안 해당 워크플로를 실행(또는 인스턴스)하는 중 발생한 모든 워크플로 이벤트의 목록을 워크플로 상태 페이지에서 비공식적으로 참조할 수 있습니다.

승인 워크플로를 사용 하 여 목록 또는 라이브러리에 대 한 콘텐츠 승인 프로세스를 관리할 수도 있습니다. 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참조 하세요.

2. 승인 워크플로로 불가능한 작업

승인 워크플로의 참가자는 일반적으로 검토 중인 항목을 변경할 수는 없지만 대신 워크플로 인스턴스 과정에서 항목을 변경하도록 요청할 수 있습니다. 참가자가 메모 및 변경 내용을 항목 자체에 삽입하는 워크플로를 추가하려면 참고 항목 섹션에서 의견 수집 워크플로 문서를 참고하세요.

또한 승인 워크플로는 서명을 수집 하도록 설계 되지 않았습니다. 워크플로를 사용 하 여 microsoft Word 문서, microsoft Excel 통합 문서 또는 microsoft InfoPath 양식에서 서명을 수집 하려면 참고 항목 섹션에서서명 수집 워크플로 정보문서를 참고 하세요.

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3. 워크플로 유형별 사용자

워크플로를 추가 하려면    기본적으로 워크플로를 추가 하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹에는 없습니다.)

워크플로를 시작 하려면    또한 기본적으로 이미 추가 된 워크플로를 시작 하려면 항목 편집 권한이 있어야 합니다. 구성원 그룹과 소유자 그룹 모두 기본적으로 항목 편집 권한을 가지 며 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.

소유자는 특정 워크플로를 소유자 그룹의 구성원 시작할 수 있도록 구성할 수도 있습니다. (이렇게 하려면 연결 양식의 첫 페이지에서 워크플로를 시작하려면 목록 관리 권한이 필요합니다. 확인란을 선택합니다.)

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4. 워크플로 유형별 계획, 추가, 실행, 유지 관리 방법

기본 스테이지는 다음과 같습니다.

  • 워크플로를 실행 하기 전에 (계획, 추가, 시작)   
    워크플로를 추가 하기 전에 추가 하려는 위치 (단일 목록 또는 라이브러리의 경우 또는 전체 사이트 모음의 경우)와 작업 방법에 대 한 세부 정보를 계획 합니다. 워크플로를 추가 하 고 구성한 후에는 필요한 권한이 있는 모든 사용자가 특정 항목에서 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로는 자동으로실행 되도록 설정할 수도 있습니다. 자동 실행은 두 트리거 이벤트 중 하나 또는 둘 다를 기반으로 활성화 될 수 있습니다. 목록 또는 라이브러리에서 항목을 추가 하거나 만들 때 또는 목록 또는 라이브러리의 항목이 변경 되는 경우

  • 워크플로가 실행 되는 동안 (완료, 모니터링, 조정)   
    워크플로가 실행 되는 동안 개별 참가자는 할당 된 작업을 완료 합니다. 자동 미리 알림은 작업 마감일을 충족 하지 못하는 참가자에 게 전송 됩니다. 해당 워크플로의 특정 인스턴스에 대 한 중앙 워크플로 상태 페이지에서 워크플로의 진행 상황을 모니터할 수 있습니다. 워크플로가 실행 되는 동안 동일한 페이지에서 워크플로를 조정 하는 것은 가능 합니다. 그리고 필요한 경우 워크플로를 취소 하거나 종료할 수 있습니다.

  • 워크플로 실행 후 (검토, 보고, 변경)   
    워크플로가 완료 되 면 해당 실행 (또는 인스턴스)의 전체 기록이 워크플로 상태 페이지에서 최대 60 일 동안 검토 될 수 있습니다. 동일한 페이지에서이 워크플로 버전의 성능에 대 한 통계 보고서를 만들 수 있습니다. 마지막으로 워크플로가 작동 하는 방식에 대해 변경 하려는 내용이 있는 경우 워크플로를 처음 추가할 때 완료 한 연결 양식을 열고 편집할 수 있습니다.

다음 순서도는 새 워크플로를 추가하는 사용자의 관점에서 스테이지를 설명합니다.

워크플로 프로세스

이 세그먼트에서는 승인 워크플로의 버전을 추가하기 전에 내려야 하는 결정과 필요한 정보에 대해 알아봅니다.

이 워크플로 유형을 추가 하는 방법에 대해 잘 알고 있고 특정 단계에 대 한 미리 알림이 필요한 경우이 문서의 해당 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)로 바로 이동할 수 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 서식 파일 및 버전

  2. 연결 양식 소개

  3. 12가지 결정 요소

1. 서식 파일 및 버전

SharePoint 제품에 포함된 워크플로는 목록, 라이브러리, 사이트 모음에 추가되는 특정 개별 워크플로의 기반이 되는 마스터 서식 파일의 역할을 합니다.

예를 들어 승인 워크플로를 추가할 때마다 실제로 일반 승인 워크플로 서식 파일의 버전 을 추가 하 게 됩니다. 해당 버전을 추가 하는 경우 연결 양식에서 지정 하는 고유한 이름과 고유한 설정을 각 버전에 제공 합니다. 이렇게 하면 승인 워크플로 마스터 서식 파일을 기반으로 하는 모든 버전의 워크플로를 추가할 수 있지만 해당 버전을 사용 하는 특정 방식에 맞게 지정 되거나 조정 됩니다. 명명 된 버전을 워크플로 인스턴스로도 참조할 수 있습니다.

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2. 연결 양식 소개

포함 된 워크플로 서식 파일 중 하나를 기반으로 새 워크플로 버전을 추가할 때마다 연결 양식을 작성 하 여 새 인스턴스가 작동 하는 방식을 지정 합니다.

다음 섹션에는 연결 양식을 작성하는 데 도움이 되는 질문 목록이 나와 있습니다. 하지만 먼저 양식을 살펴보고 어떤 필드가 있는지 확인해 보겠습니다.

연결 양식의 첫 번째 페이지

첫 번째 초기화 양식

연결 양식의 두 번째 페이지

실행 관련 정보 입력 양식

이 두 번째 페이지의 빨간색 상자 안에 있는 필드는 워크플로를 수동으로 시작할 때마다 나타나는 초기화 양식에도 나타나며, 해당 단일 실행을 통해 편집할 수도 있습니다.

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3. 12가지 결정 요소

이 섹션의 모든 질문에 답변할 수 있으면 워크플로를 추가할 준비가 된 것입니다.

  1. 이것이 올바른 워크플로 유형입니까?

  2. 단일 목록이나 라이브러리에 대한 워크플로입니까? 아니면 전체 사이트 모음에 대한 워크플로입니까? (그리고) 단일 콘텐츠 형식에 대한 워크플로입니까? 아니면 모든 콘텐츠 형식에 대한 워크플로입니까?

  3. 무엇이 좋은 이름입니까?

  4. 작업 목록 및 기록 목록: 기존 목록을 사용합니까? 아니면 새로운 목록을 사용합니까?

  5. 이 워크플로를 누가 어떻게 시작할 수 있습니까?

  6. 상속받는 콘텐츠 형식은 해당 워크플로도 갖게 됩니까?

  7. 참가자: 어떤 사람에게 어떤 순서로 배정됩니까?

  8. 참가자에게 어떤 추가 정보가 필요합니까?

  9. 작업 기한이 언제까지입니까?

  10. 이 워크플로를 언제 종료합니까?

  11. 알림을 받을 대상은 누구입니까?

  12. 이 워크플로가 콘텐츠 승인을 제어합니까?

01. 이것이 올바른 워크플로 유형입니까?

이름에 ' 승인 ' 이라는 단어가 포함 된 여러 워크플로 템플릿이 있습니다. 이 문서에서는 메뉴에 승인 (SharePoint 2010)으로 표시 되는 워크플로 서식 파일에 대해 다룹니다. 이 워크플로 유형이 사용자에 게 가장 적합 한지 확실 하지 않은 경우이 문서의 학습 부문을 다시 참조 하세요. 사용할 수 있는 다른 워크플로 서식 파일에 대 한 자세한 내용은 참고 항목 섹션의 문서, SharePoint에 포함 된 워크플로 정보를 참고 하세요.

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02. 단일 목록이나 라이브러리에 대한 워크플로입니까? 아니면 전체 사이트 모음에 대한 워크플로입니까? (그리고) 단일 콘텐츠 형식에 대한 워크플로입니까? 아니면 모든 콘텐츠 형식에 대한 워크플로입니까?

새 버전의 승인 워크플로를 단일 목록 또는 라이브러리 에서만 사용할 수 있도록 하거나 전체 사이트 모음에서 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.

  • 단일 목록 또는 라이브러리에 대한 워크플로를 추가하는 경우 모든 콘텐츠 형식에 대해 또는 단일 콘텐츠 형식에 대해서만 실행되도록 설정할 수 있습니다.

  • 하지만 전체 사이트 모음에 대한 워크플로를 추가하는 경우에는 반드시 단일 사이트 콘텐츠 형식에 대해서만 실행되도록 설정해야 합니다.

세 가지 추가 방법이 설명되어 있는 사이트 모음 맵

콘텐츠 형식이란?

SharePoint 목록 또는 라이브러리에 저장 된 각 문서 또는 다른 항목은 하나 또는 다른 콘텐츠 형식에 속합니다. 콘텐츠 형식은 기본 및 일반으로 문서 또는 Excel 스프레드시트로사용할 수 있으며, 법적 계약서 또는 제품 디자인 사양으로 매우 전문화 되어 있습니다. SharePoint 제품에서는 기본적으로 일부 콘텐츠 형식을 사용할 수 있지만 사용자가 직접 만든 다른 콘텐츠를 추가할 수 있습니다. 자세한 내용은 사이트 콘텐츠 형식 만들기 또는 사용자 지정목록 또는 라이브러리에 콘텐츠 형식 추가를 참고 하세요.

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03. 무엇이 좋은 이름입니까?

워크플로 버전의 이름은 다음과 같아야 합니다.

  • 용도를 명확하게 나타내는 이름

  • 다른 워크플로와 명확하게 구별되는 이름

예제

편집자 그룹의 사용자를 예로 들어 보겠습니다. 소속 그룹에서 두 가지 승인 워크플로를 사용하여 외부 참가자의 문서 제출을 관리하고자 합니다.

  • 제출된 각 문서에 첫 번째 워크플로를 실행하여 편집 프로세스를 수락할지 여부를 결정합니다.

  • 제출된 문서를 수락 및 편집한 후 편집된 초안에 두 번째 워크플로를 실행하여 최종본으로 수락할지 여부를 결정합니다.

첫 번째 워크플로의 제출 승인 승인 및 두 번째 최종 초안 승인에 이름을 지정할 수 있습니다.

팁: 일반적으로 일관된 명명 규칙을 정하고 워크플로에 참여하는 모든 사람이 해당 규칙을 숙지하도록 하는 것이 좋습니다.

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04. 작업 목록 및 기록 목록: 기존 목록을 사용합니까? 아니면 새로운 목록을 사용합니까?

워크플로에서 사이트의 기본 작업 목록 및 기록 목록을 사용 하거나, 다른 기존 작업 및 기록 목록을 사용 하거나,이 워크플로에 대 한 새 목록을 요청할 수 있습니다.

  • 사이트에 여러 워크플로가 있거나 일부 워크플로에 여러 작업이 연결된 경우 각 워크플로에 대한 새 목록을 요청하는 편이 좋습니다. (너무 긴 목록을 관리하면 성능이 느려질 수 있습니다. 매우 긴 목록 하나를 유지하는 것보다 여러 개의 짧은 목록을 유지하는 것이 더 쉽고 빠릅니다.)

  • 일반 작업 목록과 따로 관리해야 할 중요 데이터 또는 기밀 데이터가 이 워크플로의 작업 및 기록에 포함되어 있다면 이 워크플로에 대한 새로운 별도의 목록이 필요하다고 명시해야 합니다. (워크플로를 추가한 후에는 새 목록에 적절한 사용 권한을 설정해야 합니다.)

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05. 이 워크플로를 누가 어떻게 시작할 수 있습니까?

수동으로만 시작되도록, 자동으로만 시작되도록 또는 두 가지 방법 중 하나로 시작되도록 워크플로를 설정할 수 있습니다.

  • 특정 문서 또는 항목에 대 한 승인 워크플로를 수동으로 시작 하는 경우 초기화 양식이다른 양식으로 표시 됩니다. 초기화 폼에는 연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 대부분의 설정이 포함 되어 있습니다. 이렇게 하면 워크플로를 시작 하는 사용자가 해당 설정 (현재 인스턴스에만 해당)을 변경 하려는 경우 시작을 클릭 하기 전에 해당 설정을 변경할 수 있습니다. 목록 > 항목 상황에 맞는 메뉴 > 워크플로 를 선택 하 여 워크플로를 수동으로 시작할 수 > 합니다.

  • 물론 자동 시작의 경우에는 초기화 양식이 제공되지 않으므로 연결 양식에 지정된 기본 설정이 그대로 사용됩니다.

다음 그림은 수동 시작과 자동 시작의 차이점을 보여 줍니다.

수동 및 자동 시작 양식의 비교

초기화 양식에서 변경한 내용은 워크플로의 현재 인스턴스 중에 적용됩니다. 워크플로의 영구적인 기본 설정을 변경하려면 이 문서의 변경 세그먼트에 따라 원래의 연결 양식을 편집해야 합니다.

수동 시작

수동 시작을 허용하면 필요한 권한을 가진 사람은 누구나 언제든지 해당하는 항목에 워크플로를 시작할 수 있습니다.

수동 시작은 사용자가 선택한 경우에만 사용자 본인과 동료들이 워크플로를 실행할 수 있고, 실행 시마다 초기화 양식을 사용해 일부 설정을 변경할 수 있다는 점에서 유용합니다.

빠른 예제    팀 외부에서 작성자가 작성 한 항목에 대해서만 워크플로를 실행 하려면 수동 으로만 시작 하는 것이 사용자 및 동료가 작성 한 항목에 대해 자동으로 실행 되지 않도록 합니다. (대체 해결 방법: 팀에서 만든이의 항목에 대 한 목록 또는 라이브러리를 하나씩 유지 관리 하 고 다른 모든 작성자의 항목에 대 한 별도의 목록 또는 라이브러리를 유지 합니다. 이렇게 하면 외부 작성자 목록 에서만 워크플로를 자동으로 실행할 수 있습니다. 다른 해결 방법: IF 조건을 추가 하 고 특정 사람에 게 생성 된 집합을 만듭니다 . 자세한 내용은 워크플로 조건 빠른 참조 를 참조 하세요.

수동 시작의 가장 큰 단점은 필요할 때마다 누군가 워크플로를 일일이 실행해야 한다는 것입니다.

자동 시작

다음 이벤트에 따라 워크플로가 자동으로 시작되도록 설정할 수 있습니다.

  • 누군가가 주 버전의 항목을 게시하려고 합니다.

  • 목록 또는 라이브러리에 새 항목이 만들어지거나 업로드됩니다.

  • 목록 또는 라이브러리에 이미 저장된 항목이 변경됩니다.

자동 시작의 장점은 매번 누군가 워크플로를 일일이 시작할 필요가 없다는 것입니다. 트리거 이벤트가 발생할 때마다 실행됩니다.

간단한 예제    목록에 있는 항목을 정확하고 적절하게 유지해야 하는 경우 해당 목록에 승인 워크플로를 추가하고 자신을 유일한 참가자로 지정할 수 있습니다. 목록의 항목이 변경되고 새 항목이 추가될 때마다 워크플로가 자동으로 시작되도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 항상 최신 정보가 제공됩니다.

자동 시작의 단점 두 가지는 다음과 같습니다.

  • 트리거 이벤트가 발생할 때마다 워크플로가 실행되는 것을 막을 수 없습니다.

  • 개별 인스턴스가 시작될 때 설정을 변경할 수 없습니다.

누군가가 주 버전의 항목을 게시하려고 할 때마다 승인 워크플로를 자동으로 실행하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 제어 세그먼트를 참고하세요.

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06. 상속받는 콘텐츠 형식은 해당 워크플로도 갖게 됩니까?

전체 사이트 모음에 대해서 한 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하는 경우에만 워크플로를 추가 중인 해당 콘텐츠 형식으로부터 상속받는 사이트 모음 내 다른 모든 콘텐츠 형식에도 워크플로를 추가할 수 있습니다.

메모

  • 모든 추가 작업을 완료하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

  • 상속 콘텐츠 형식에 이 워크플로를 추가하려는 사이트 또는 하위 사이트에서 상속이 끊어진 경우에는 이 작업을 실행하기 전에 각각의 해당 사이트 또는 하위 사이트의 소유자 그룹에 자신이 구성원으로 속하는지 확인하세요.

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07. 참가자: 어떤 사람에게 어떤 순서로 배정됩니까?

검토 작업을 배정할 각 사용자의 이름 또는 전자 메일을 제공해야 합니다.

단일 스테이지입니까? 아니면 여러 스테이지입니까?    검토 작업이 한 스테이지 또는 여러 스테이지를 거쳐 완료되도록 선택할 수 있습니다. 여러 스테이지가 있는 경우 스테이지가 순차적으로 수행됩니다.

동시 검토입니까? 아니면 순차적 검토입니까?    특정 스테이지에 있는 모든 참가자에 대해 검토 작업을 한꺼번에 배정하거나(동시) 정해진 순서대로 배정하도록(순차적) 선택할 수 있습니다. 순차적 옵션은 처음 거부되면 워크플로가 종료되도록 설정하거나 참가자가 검토의 일환으로 앞 참가자의 설명을 살펴볼 수 있도록 할 때 유용합니다. 

예제

이 간단한 시나리오는 여러 스테이지 및 순차적 검토의 몇 가지 장점을 보여 줍니다.

구재석이 새 승인 워크플로를 추가한다고 가정하겠습니다. 그는 동료인 강혜린과 강태준이 각 항목을 먼저 검토한 후에 자신이 직접 검토하기를 원합니다. 또한 강혜린이나 강태준이 항목을 거부할 경우 자신이 워크플로를 검토하기 에 워크플로가 종료되기를 원합니다. 구재석은 다음 두 가지 방법 중 하나를 통해 그와 같이 설정할 수 있습니다.

  • 직렬 검토를 사용 하 여    강민수는 처음 두 참가자가 누구이 고 세 번째 참가자 인 단일 단계 직렬 검토를 설정 합니다. 첫 번째 거부 시 종료 옵션을 선택 합니다.
    이 정렬에서는 강 혜 린의 작업이 배정 되기 전에 항목을 승인 해야 하 고, 강민수의 작업이 배정 되기 전에 최유정에 게 항목을 승인 해야 합니다. 강 혜 린에서 항목을 거부 하는 경우 최유정 및 강민수에 게 작업을 할당 하지 않습니다. 강 혜 린가 승인 하지만 최유정이 거부 되는 경우에도 강민수의 검토 작업이 할당 되기 전에 워크플로가 종료 됩니다.
    강민수에서는 1 단계 직렬 검토를 설정 하는 방법을 설명 합니다.
    순차적 스테이지 설정이 강조 표시된 양식
    _z0z_

  • 2 단계 사용    강민수에서 강 혜 린 및 최유정을 동시에 배정할 수 있도록 하기 위해 직원 들이 시작 될 때까지 기다릴 필요가 없도록 하려는 경우에는 워크플로에서 두 스테이지를 설정할 수 있습니다. 강 혜 린 및 최유정의 검토를 위한 첫 번째 단계 하 고, 두 번째 단계는 자체 검토를 위한 별도의 스테이지입니다. 이번 에도 첫 번째 거부 시 종료 옵션을 선택 합니다. 첫 번째 단계가 완료 될 때까지 두 번째 단계가 시작 되지 않습니다. 따라서 강 혜 린 나 최유정 중 하나가 항목을 거부 하는 경우 강민수의 검토 작업이 배정 되지 않습니다.
    다음은 강민수에서 2 단계 병렬 검토를 설정 하는 방법입니다.
    동시 스테이지 설정이 강조 표시된 양식
    _z0z_

다음은 이 두 가지 솔루션의 다이어그램입니다.

나란히 표시된 순차적 워크플로 및 2스테이지 워크플로

외부 참가자    SharePoint 조직의 구성원이 아닌 참가자를 포함하기 위한 특별한 프로세스가 있습니다. 이 프로세스에서는 사이트 구성원이 외부 참가자의 프록시 역할을 합니다.

해당 프로세스의 다이어그램은 다음과 같습니다.

외부 참가자를 포함하기 위한 프로세스 순서도

각각의 전체 그룹에 한 작업을 배정합니까? 아니면 각각의 그룹 구성원에게 한 작업을 배정합니까?    워크플로 참가자에 그룹 주소 또는 메일 그룹을 포함할 경우, 워크플로가 그룹 구성원 각각에게 또는 전체 그룹한 작업만 배정하도록 할 수 있습니다. 전체 그룹에 배정할 때도 해당 단일 작업에 대한 알림을 각 구성원에게 보냅니다. 전체 그룹에 한 작업만 배정된 경우 그룹 구성원이라면 누구나 해당 단일 작업을 자신의 개인 작업으로 만들어 완료할 수 있습니다. (그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

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08. 참가자에게 어떤 추가 정보가 필요합니까?

연결 양식에는 지침, 요구 사항에 대한 자세한 정보, 리소스 등을 제공할 수 있는 텍스트 필드가 있습니다.

다음과 같은 두 가지 항목을 포함할 수 있습니다.

  • 참가자에게 문제나 질문이 있는 경우를 대비해 담당자 정보를 제공합니다.

  • 워크플로에서 각 그룹 또는 메일 그룹에 작업을 하나만 배정할 경우, 각 그룹에 속한 구성원 중 한 명이 해당 작업을 개인 작업으로 만들어 완료해야 함을 여기에 명시합니다. 그러면 그룹 내 다른 구성원이 같은 작업을 시작하여 시간을 낭비하는 일을 막을 수 있습니다. 그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트를 참고하세요.

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09. 작업 기한이 언제까지입니까?

워크플로 작업 기한을 다음의 두 가지 방법 중 하나 또는 둘 다로 표시할 수 있습니다.

달력 날짜    모든 작업의 기한을 단일 달력 날짜로 지정할 수 있습니다.

  • 워크플로를 자동으로 시작하도록 설정한 경우에는 대개 이 옵션을 사용해서는 안 됩니다. 지정한 날짜 값이 워크플로가 자동으로 시작될 때마다 현재 날짜에 맞춰 자동으로 조정되지 않기 때문입니다.

작업 기간    각 작업이 배정되는 시점부터 시작하여 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 해당 작업을 완료해야 하는지를 지정할 수 있습니다.

  • 달력 기한 날짜가 지정된 작업 기간보다 우선적으로 적용됩니다. 즉, 6월 10일에 작업 기간이 3일인 작업을 배정받았는데 해당 작업의 달력 기한 날짜가 6월 11일인 경우 작업 기한은 6월 13일(3일 기간의 마지막 날)이 아니라 6월 11일(달력 기한 날짜)입니다.

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10. 이 워크플로를 언제 종료합니까?

불필요한 검토에 시간을 낭비하지 않도록 다음 두 이벤트 중 하나가 발생하는 즉시 (지정 또는 계산된 기한 전에) 워크플로가 종료되도록 할 수 있습니다.

  • 참가자가 항목을 거부합니다.

  • 어떤 식으로든 항목이 변경됩니다.

참고:  현재 체크 아웃된 항목에서는 워크플로를 시작할 수 없습니다. 그러나 워크플로가 시작된 후에, 검토할 항목을 체크 아웃하여 변경되지 않도록 보호할 수 있습니다. (하지만 그 이후에는 다시 체크 인하기 전까지 해당 항목에서 다른 워크플로를 시작할 수 없습니다.)

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11. 알림을 받을 대상은 누구입니까?

연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 참조 필드에서 이 워크플로가 시작되거나 종료될 때마다 알림을 받아야 하는 사람의 이름 또는 주소를 입력할 수 있습니다.

  • 여기에 이름을 입력한다고 해서 그 사람에게 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

  • 워크플로가 수동으로 시작되는 경우 워크플로를 시작한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 종료 알림을 받습니다.

  • 워크플로가 자동으로 시작되는 경우 워크플로를 처음에 추가한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 종료 알림을 받습니다.

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12. 이 워크플로가 콘텐츠 승인을 제어합니까?

새 항목 및/또는 현재 항목의 새 버전에 해당하는 목록 또는 라이브러리를 목록에 대한 액세스 권한이 있는 모든 사용자에게 표시하기 전에 내용이 정확한지 또는 양식과 스타일이 적합한지 검토해야 할 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인이라고 합니다.

SharePoint 제품에서 승인 워크플로를 사용하여 콘텐츠 승인 프로세스를 보다 쉽고 효율적으로 만들 수 있습니다. 자세한 내용은 이 문서의 콘텐츠 승인 제어 세그먼트를 참고하세요.

다음 단계

새 승인 워크플로를 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 추가할 준비가 되었으면 이 문서의 적절한 추가 세그먼트(목록/라이브러리 또는 사이트 모음)로 이동하세요.

새 항목 및/또는 현재 항목의 새 버전에 해당하는 목록 또는 라이브러리를 목록에 대한 액세스 권한이 있는 모든 사용자에게 표시하기 전에 내용이 정확한지 또는 양식과 스타일이 적합한지 검토해야 할 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인이라고 합니다.

SharePoint 제품에서는 워크플로 없이 콘텐츠 승인을 수동으로 제어할 수 있지만 SharePoint 승인 워크플로를 사용하면 이 프로세스를 보다 쉽고 효율적으로 만들 수 있습니다.

SharePoint 제품의 버전 관리 및 콘텐츠 승인 기능에 아직 익숙하지 않다면 다음 문서를 먼저 검토하는 것이 좋습니다.

승인 워크플로에서 콘텐츠 승인 프로세스를 제어하는 두 가지 방법 모두 워크플로를 처음 추가할 때 채우는 연결 양식의 단일 컨트롤과 연관됩니다. 둘 중 하나 또는 둘 다에 워크플로를 사용할 수 있습니다.

주 버전 게시 제어

연결 양식의 첫 번째 페이지에 있는 시작 옵션 영역에는 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다 옵션이 있습니다. 다음 사항을 확인해야 합니다.

  • 이 옵션은 단일 목록 또는 라이브러리의 모든 콘텐츠 형식에 실행되는 승인 워크플로에만 사용할 수 있고 단일 콘텐츠 형식의 항목에만 실행되는 워크플로에는 사용할 수 없습니다.

  • 이 옵션을 사용할 수 있으려면 버전 관리 설정 페이지에서 목록 또는 라이브러리에 대해 콘텐츠 승인을 사용하도록 설정하고 동일한 페이지에서 주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다 옵션을 선택해야 합니다.

  • 이 옵션을 선택할 경우 뒤에 있는 두 옵션, 즉 새 항목이 생성되면 이 워크플로를 시작합니다항목이 변경되면 이 워크플로를 시작합니다를 사용할 수 없게 됩니다.

  • 이 옵션을 선택할 경우 누군가가 해당 항목의 주 버전을 게시하려고 할 때 항목에서 워크플로가 자동으로 실행됩니다.

  • 하나의 목록 또는 라이브러리에는 주 버전 게시를 승인하는 데 사용되는 승인 워크플로가 하나만 있을 수 있습니다. 이 기능을 사용하기 위해 두 번째 워크플로를 동일한 목록 또는 라이브러리에서 지정하려고 하면 둘 중 하나를 선택하라는 메시지가 표시됩니다.

버전 관리에 기초하지 않는 컨트롤

연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 콘텐츠 승인 사용 영역에는 워크플로 완료 후에 승인 상태를 업데이트합니다. 이 워크플로를 통해 콘텐츠 승인을 제어합니다. 옵션이 있습니다.

목록 또는 라이브러리에서 콘텐츠 승인이 필요한지 여부에 상관없이 이 옵션을 양식에서 사용할 수 있습니다. 어느 경우든 항목의 승인 필드에 있는 값은 워크플로의 결과에 따라 업데이트됩니다.

이 옵션을 사용하여 다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.

  • 워크플로를 항상 수동으로 실행

  • 연결 양식의 첫 번째 페이지에서 하나 이상의 자동 시작 옵션 선택

  • 수동 및 자동 시작을 둘 다 허용

웹 게시 사이트의 콘텐츠 제어

콘텐츠 제어는 페이지를 웹에 게시하는 사이트의 특수한 프로세스입니다. 따라서 게시 사이트에 사용되는 특수한 게시 승인 워크플로는 물론 해당 워크플로를 웹 게시에 사용하도록 사용자 지정해 놓은 버전이 포함된 사이트 서식 파일(워크플로가 포함된 게시 사이트라고 함)이 존재합니다.

다음 단계

새 승인 워크플로를 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 추가할 준비가 되었으면 이 문서의 적절한 추가 세그먼트(목록/라이브러리 또는 사이트 모음)로 이동하세요.

워크플로를 추가하는 데 아직 익숙하지 않다면 이 세그먼트의 단계를 진행하기 전에 이 문서의 자세한 정보계획 세그먼트를 살펴보면 도움이 됩니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 시작하기 전에

  2. 워크플로 추가

1. 시작하기 전에

워크플로를 추가하려면 다음 두 가지가 먼저 준비되어야 합니다.

전자 메일    워크플로에서 전자 메일 알림 및 미리 알림을 보내려면 SharePoint 사이트에 대해 전자 메일을 사용 하도록 설정 해야 합니다. 이 작업이 이미 완료 되었는지 확실 하지 않은 경우 SharePoint 관리자에 게 문의 하세요. 또한 SharePoint 2013 단계별 실행: 발신 전자 메일 설정에 대해 알아봅니다.

사용 권한    SharePoint 기본 설정에 따라 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 대한 워크플로를 추가하려면 목록 관리 권한이 필요합니다. (구성원 그룹 및 방문자 그룹과 달리 소유자 그룹에게는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 사용 권한에 대한 자세한 내용은 이 문서의 자세한 정보 세그먼트를 참고하세요.)

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2. 워크플로 추가

다음 단계를 실행합니다.

  1. 워크플로를 추가할 목록이나 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭합니다.

    참고: 탭 이름은 목록 또는 라이브러리 형식에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서는 이 탭의 이름이 일정입니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지의 다음 유형의 워크플로 연결 표시에서 문서, 목록 또는 폴더에서 워크플로를 실행할지 여부를 지정한 다음 워크플로 추가를 클릭합니다.

  5. 연결 양식의 첫 번째 페이지를 완료 합니다.
    (지침은 그림을 따르세요.)

    섹션이 강조 표시된 워크플로 추가 기본 정보

    설명 번호 1

    콘텐츠 형식

    기본적으로 선택되어 있는 모두를 유지하거나 특정 콘텐츠 형식을 선택합니다.

    설명 번호 2

    서식 파일

    승인 – SharePoint 2010 서식 파일을 선택 합니다.

    참고: 승인-sharepoint 2010 서식 파일이 목록에 나타나지 않으면 sharepoint 관리자에 게 문의 하 여 사이트 모음 또는 작업 영역에 대해 활성화 된 상태를 확인 합니다. 관리자 인 경우 사이트 설정 > 사이트 모음 기능 > 워크플로 활성화 기능으로 이동 합니다.

    설명 번호 3

    이름

    이 워크플로의 이름을 입력합니다. 이름을 통해 사용자가 이 목록 또는 라이브러리를 확인할 수 있습니다.

    워크플로 이름에 대한 제안은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 4

    작업 목록

    이 워크플로에 사용할 작업 목록을 선택합니다. 기존 작업 목록을 선택하거나 새 작업 목록을 클릭하여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    기존 작업 목록을 선택하는 대신 새 작업 목록을 만들어야 하는 이유는 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 5

    기록 목록

    이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택합니다. 기존 기록 목록을 선택하거나 워크플로 기록(새 기록 목록)을 클릭하여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    기존 기록 목록을 선택하는 대신 새 기록 목록을 만들어야 하는 이유는 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 6

    시작 옵션

    이 워크플로를 시작할 수 있는 방법을 지정합니다.

    시작 옵션 선택에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    워크플로를 사용하여 주 버전의 게시를 비롯한 콘텐츠 승인을 제어하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 제어 세그먼트를 참고하세요.

    • 단일 콘텐츠 형식에 대 한 워크플로를 추가 하는 경우에는 항목의 주 버전 게시를 승인 하기 위해이 워크플로를 시작하는 옵션이 표시되지 않습니다

    • 또한 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다를 선택한 경우 뒤에 나오는 두 개의 확인란을 사용할 수 없게 됩니다.

  6. 이 양식의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 다음을 클릭합니다.

  7. 연결 양식의 두 번째 페이지를 완료 합니다.
    (지침은 그림을 따르세요.)

    참고: SharePoint 제품은 워크플로를 수동으로 시작할 때마다 연결 양식의 이 두 번째 페이지에 있는 처음 몇몇 옵션, 즉 다음 그림의 1번 배정 대상부터 7번 참조까지를 표시하므로 해당 단일 인스턴스에서 이러한 옵션을 변경할 수 있습니다.  

    필드가 강조 표시된 워크플로 추가 기본값

    설명 번호 1

    배정 대상

    워크플로에서 작업을 배정할 사람의 이름 또는 주소를 입력합니다.

    • 작업을 한 번에 하나씩 배정 하는 경우 (순차적)   
      작업을 배정 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 모든 작업이 동시에 할당 되는 경우 (동시)   
      이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 사용자에 게 작업을 배정 하는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지(순차적) 또는 한꺼번에 배정할 것인지(동시)를 지정합니다.

    순차적 및 동시 순서를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    방금 구성한 첫 번째 스테이지 외에 원하는 스테이지를 추가합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭한 다음 Ctrl+Delete를 누릅니다.

    여러 스테이지를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 배정 대상 필드에 입력하는 각 그룹의 각 구성원에게 작업을 하나씩 배정하려면 이 확인란을 선택합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받고 각 구성원이 자신의 작업을 완료하게 됩니다.)

    • 배정 대상 필드에 입력하는 각각의 전체 그룹에 작업을 하나만 배정하려면 이 확인란을 선택 취소합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받게 되지만, 한 구성원만 해당 작업을 개인 작업으로 만들고 전체 그룹을 대표하여 단일 작업을 완료할 수 있습니다. 그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 5

    요청

    여기에 입력하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함됩니다. 참가자들에게 필요할 수 있는 다음 추가 지침이나 리소스를 포함하도록 합니다.

    • 담당자 정보

    • 해당하는 경우 전체 그룹 또는 메일 그룹에 배정된 단일 작업에 대한 메모 (그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로의 최종 기한을 지정하거나 각 작업이 배정된 시점부터 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 완료되어야 하는지를 지정합니다.

    • 이 워크플로가 자동으로 시작되는 경우에는 일반적으로 모든 작업의 기한 필드를 비워 놓고 두 개의 기간 필드만 사용하여 기한을 관리하는 것이 좋습니다. 워크플로를 수동으로 시작하는 경우 언제든지 초기화 양식에서 정확한 기한을 지정할 수 있습니다.

    기한 및 작업 기간의 사용 시기에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 7

    CC

    워크플로가 시작되거나 종료될 때마다 알림을 받아야 하는 사람의 이름이나 전자 메일 주소를 입력합니다.

    • 여기에 이름을 입력한다고 해서 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

    • 워크플로가 수동으로 시작되는 경우 워크플로를 시작한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    • 워크플로가 자동으로 시작되는 경우 워크플로를 처음에 추가한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    설명 번호 8

    워크플로 종료

    다음 옵션 중 하나 또는 둘 다를 선택하거나 둘 다 선택하지 않습니다.

    해당 옵션에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 9

    콘텐츠 승인 사용

    이 워크플로를 사용하여 콘텐츠 승인을 관리하는 경우 이 확인란을 선택합니다.

    주 버전의 게시를 포함 하 여 워크플로를 사용 하 여 콘텐츠 승인을 제어 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 하세요.

  8. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 저장을 클릭하여 워크플로를 만듭니다.

워크플로를 추가하는 데 아직 익숙하지 않다면 이 세그먼트의 단계를 진행하기 전에 이 문서의 자세한 정보계획 세그먼트를 살펴보면 도움이 됩니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 시작하기 전에

  2. 워크플로 추가

1. 시작하기 전에

워크플로를 추가하려면 다음 두 가지가 먼저 준비되어야 합니다.

전자 메일    워크플로에서 전자 메일 알림 및 미리 알림을 보내려면 사이트에 대해 전자 메일을 사용 하도록 설정 해야 합니다. 이 작업이 이미 완료 되었는지 확실 하지 않은 경우 SharePoint 관리자에 게 문의 하세요. 또한 SharePoint 2013 단계별 실행: 발신 전자 메일 설정에 대해알아봅니다.

사용 권한    SharePoint 기본 설정에 따라 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 대한 워크플로를 추가하려면 목록 관리 권한이 필요합니다. (구성원 그룹 및 방문자 그룹과 달리 소유자 그룹에게는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 사용 권한에 대한 자세한 내용은 이 문서의 자세한 정보 세그먼트를 참고하세요.)

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2. 워크플로 추가

다음 단계를 실행합니다.

  1. 사이트 모음의 홈 페이지(사이트 모음 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가 아님)로 이동합니다.

  2. 설정 아이콘 을 클릭한 다음 사이트 설정을 클릭합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 웹 디자이너 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로를 추가할 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭합니다.

    참고:  전체 사이트 모음에 추가된 워크플로는 단일 콘텐츠 형식의 항목에만 추가해야 합니다.

    형식이 강조 표시된 문서 콘텐츠 형식

    1. 선택한 콘텐츠 형식 페이지의 설정에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

    2. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 추가 링크를 클릭합니다.

    3. 연결 양식의 첫 번째 페이지를 완료 합니다.
      (지침은 그림을 따르세요.)

    워크플로 설정 페이지

    설명 번호 1

    서식 파일

    승인 – SharePoint 2010 서식 파일을 선택 합니다.

    참고: 승인-sharepoint 2010 서식 파일이 목록에 나타나지 않으면 sharepoint 관리자에 게 문의 하 여 사이트 모음 또는 작업 영역에 대해 활성화 된 상태를 확인 합니다. 관리자 인 경우 사이트 설정 > 사이트 모음 기능 > 워크플로 활성화 기능으로 이동 합니다.

    설명 번호 2

    이름

    이 워크플로의 이름을 입력합니다. 이름을 통해 사용자가 이 사이트 모음을 확인할 수 있습니다.

    워크플로 이름에 대한 제안은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 3

    작업 목록

    이 워크플로에 사용할 작업 목록을 선택합니다. 기존 작업 목록을 선택하거나 새 작업 목록을 클릭하여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    기존 작업 목록을 선택하는 대신 새 작업 목록을 만들어야 하는 이유는 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 4

    기록 목록

    이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택합니다. 기존 기록 목록을 선택하거나 워크플로 기록(새 기록 목록)을 클릭하여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    기존 기록 목록을 선택하는 대신 새 기록 목록을 만들어야 하는 이유는 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 5

    시작 옵션

    이 워크플로를 시작할 수 있는 방법을 지정합니다.

    시작 옵션 선택에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 6

    이 워크플로를 하위 콘텐츠 형식에 추가하시겠습니까?

    콘텐츠 형식으로부터 상속 받는 다른 모든 사이트 및 목록 콘텐츠 형식에 이 워크플로가 추가(연결)되어야 하는지의 여부를 지정합니다.

    • 모든 추가 작업을 완료하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

    • 상속 콘텐츠 형식에 이 워크플로를 추가하려는 사이트 또는 하위 사이트에서 상속이 끊어진 경우에는 이 작업을 실행하기 전에 각각의 해당 사이트 또는 하위 사이트의 소유자 그룹에 자신이 구성원으로 속하는지 확인하세요.

  5. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 다음을 클릭합니다.

  6. 연결 양식의 두 번째 페이지를 완료 합니다.
    (지침은 그림을 따르세요.)

    참고: SharePoint 제품은 워크플로를 수동으로 시작할 때마다 연결 양식의 이 두 번째 페이지에 있는 처음 몇몇 옵션, 즉 다음 그림의 1번 배정 대상부터 7번 참조까지를 표시하므로 해당 단일 인스턴스에서 이러한 옵션을 변경할 수 있습니다.  

    필드가 강조 표시된 워크플로 추가 기본값

    설명 번호 1

    배정 대상

    워크플로에서 작업을 배정할 사람의 이름 또는 주소를 입력합니다.

    • 작업을 한 번에 하나씩 배정 하는 경우 (순차적)   
      작업을 할당 하려는 순서 대로 이름이 나 주소를 입력 합니다.

    • 모든 작업이 동시에 할당 되는 경우 (동시)   
      이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 사용자에 게 작업을 배정 하는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지(순차적) 또는 한꺼번에 배정할 것인지(동시)를 지정합니다.

    순차적 및 동시 순서를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    방금 구성한 첫 번째 스테이지 외에 원하는 스테이지를 추가합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭한 다음 Ctrl+Delete를 누릅니다.

    여러 스테이지를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 배정 대상 필드에 입력하는 각 그룹의 각 구성원에게 작업을 하나씩 배정하려면 이 확인란을 선택합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받고 각 구성원이 자신의 작업을 완료하게 됩니다.)

    • 배정 대상 필드에 입력 한 전체그룹에 작업을 하나만 배정 하려면이 확인란 의 선택을 취소 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받지만 한 구성원은 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 요청 하 고 완료할 수 있습니다. 이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.

    설명 번호 5

    요청

    여기에 입력하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함됩니다. 참가자들에게 필요할 수 있는 다음 추가 지침이나 리소스를 포함하도록 합니다.

    • 담당자 정보

    • 해당하는 경우 전체 그룹 또는 메일 그룹에 배정된 단일 작업에 대한 메모 (그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로의 최종 기한을 지정하거나 각 작업이 배정된 시점부터 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 완료되어야 하는지를 지정합니다.

    • 이 워크플로가 자동으로 시작되는 경우에는 일반적으로 모든 작업의 기한 필드를 비워 놓고 두 개의 기간 필드만 사용하여 기한을 관리하는 것이 좋습니다. 워크플로를 수동으로 시작하는 경우 언제든지 초기화 양식에서 정확한 기한을 지정할 수 있습니다.

    기한 및 작업 기간의 사용 시기에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 7

    CC

    워크플로가 시작되거나 종료될 때마다 알림을 받아야 하는 사람의 이름이나 전자 메일 주소를 입력합니다.

    • 여기에 이름을 입력한다고 해서 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

    • 워크플로가 수동으로 시작되는 경우 워크플로를 시작한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    • 워크플로가 자동으로 시작되는 경우 워크플로를 처음에 추가한 사람은 이 필드에 지정되어 있지 않더라도 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    설명 번호 8

    워크플로 종료

    다음 옵션 중 하나 또는 둘 다를 선택하거나 둘 다 선택하지 않습니다.

    해당 옵션에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 9

    콘텐츠 승인 사용

    이 워크플로를 사용하여 콘텐츠 승인을 관리하는 경우 이 확인란을 선택합니다.

    주 버전의 게시를 포함 하 여 워크플로를 사용 하 여 콘텐츠 승인을 제어 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 하세요.

  7. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 저장을 클릭하여 워크플로를 만듭니다.

다음 단계

준비가 되었으면 이 문서의 시작 세그먼트로 이동하고 첫 번째 인스턴스를 시작하여 새 워크플로를 테스트해 보세요.

수동으로만 시작되도록, 자동으로만 시작되도록 또는 두 가지 방법 중 하나로 시작되도록 워크플로를 설정할 수 있습니다.

  • 수동으로 - 필요한 권한을 가진 사용자라면 누구나 언제든지 시작할 수 있습니다.

  • 지정한 트리거 이벤트가 발생할 때마다 자동으로 실행 됩니다. 즉, 항목이 목록 또는 라이브러리에 추가 되는 경우 및/또는 목록에 있는 항목이 변경 되는 경우 와/ 또는 누군가가 주 버전의 항목을 게시 하려고 시도 하는 경우
    트리거 이벤트는 워크플로의 원래 연결 및 구성 중에 연결 양식의 첫 번째 페이지에서 지정 됩니다. 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

참고:  현재 체크 아웃된 항목에서는 워크플로를 시작할 수 없습니다. 그러나 워크플로가 시작된 후에, 검토할 항목을 체크 아웃하여 변경되지 않도록 보호할 수 있습니다. (하지만 그 이후에는 다시 체크 인하기 전까지 해당 항목에서 다른 워크플로를 시작할 수 없습니다.)

이 세그먼트의 섹션

  1. 자동으로 워크플로 시작

  2. 수동으로 워크플로 시작

  3. 목록 또는 라이브러리에서 수동으로 시작

  4. Microsoft Office 프로그램 내에서 수동으로 시작

1. 자동으로 워크플로 시작

워크플로가 자동으로 시작되도록 구성된 경우에는 트리거 이벤트가 발생할 때마다 해당 항목에서 워크플로가 실행됩니다.

워크플로가 시작될 때 워크플로에서 첫 번째 작업을 배정하고 각 담당자에게 작업 알림을 보냅니다. 한편, 워크플로를 처음에 추가한 사람 그리고 연결 양식 두 번째 페이지의 참조 필드에 나열된 사람들에게도 알림(작업 알림과는 다름)을 보냅니다.

참고:  자동으로 시작될 새 워크플로를 추가할 때는 일반적으로 연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 모든 작업의 기한 필드를 비워 놓아야 합니다. 여기에서 지정한 명시적인 날짜 값이 매번 워크플로가 시작되는 날짜에 맞춰 자동으로 조정되지 않기 때문입니다. 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

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2. 수동으로 워크플로 시작

사용 권한에 대한 설명    원래는 워크플로를 시작하려면 항목 편집 권한이 있어야 합니다. (기본적으로 구성원 그룹 및 소유자 그룹 모두 이 권한을 가지고 있지만, 방문자 그룹에는 해당 권한이 없습니다. 하지만 워크플로별로 소유자가 목록 관리 권한이 있는 사람만 워크플로를 시작할 수 있도록 할 수도 있습니다. 이 옵션을 선택함으로써 소유자는 결국 본인 그리고 다른 소유자만 특정 워크플로를 시작할 수 있도록 지정할 수 있습니다. 자세한 내용은 이 문서의 자세한 정보 세그먼트를 참고하세요.)

시작 위치

아래의 두 위치 중 하나에서 워크플로를 수동으로 시작할 수 있습니다.

  • 해당 항목이 저장되어 있는 목록 또는 라이브러리

  • 해당 항목을 만들었던 Microsoft Office 프로그램에서 열어 놓은 항목 자 (이때 해당 프로그램은 웹 응용 프로그램 버전이 아니라 설치된 프로그램이어야 합니다.)

이 세그먼트의 나머지 두 섹션에서는 이 두 가지 방법에 대한 지침을 제공합니다.

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3. 목록 또는 라이브러리에서 수동으로 시작

  1. 워크플로를 실행할 항목이 저장되어 있는 목록 또는 라이브러리로 이동합니다.

  2. 항목 이름 옆에 있는 줄임표를 클릭한 다음 대화 상자에서 줄임표를 클릭하여 항목 메뉴를 연 다음 드롭다운 메뉴에서 워크플로를 클릭합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지의 새 워크플로 시작에서 실행하려는 워크플로를 클릭합니다.

  4. 워크플로 변경 페이지의 초기화 양식에서 이 특정 워크플로 인스턴스에 적용할 변경 내용을 설정합니다.

    참고:  초기화 양식에서 변경한 내용은 워크플로의 현재 인스턴스 중에만 사용됩니다. 워크플로가 실행될 때마다 변경 내용이 적용되도록 하거나 이 양식에 나타나지 않는 워크플로 설정을 변경하려면 이 문서의 변경 세그먼트를 참고하세요.

    초기화 양식

    설명 번호 1

    배정 대상

    워크플로에서 작업을 배정할 사람의 목록을 변경합니다.

    • 작업이 한 번   
      에 하나씩 배정 되는 경우 작업을 배정 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 모든 작업이 동시에   
      배정 되는 경우 이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 사용자에 게 작업을 배정 하는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지(순차적) 또는 한꺼번에 배정할 것인지(동시)가 원하는 대로 지정되어 있는지 확인합니다.

    순차적 및 동시 순서를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    현재 구성된 스테이지 외에 원하는 스테이지를 추가합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭한 다음 Ctrl+Delete를 누릅니다.

    여러 스테이지를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 배정 대상 필드에 입력 하는 각 그룹의구성원 에 게 한 작업을 배정 하려면이 확인란을 선택 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받으며 각 구성원은 작업을 완료할 수 있습니다.)

    • 배정 대상 필드에 입력하는 각각의 전체 그룹에 작업을 하나만 배정하려면 이 확인란을 선택 취소합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받게 되지만, 한 구성원만 해당 작업을 개인 작업으로 만들고 전체 그룹을 대표하여 단일 작업을 완료할 수 있습니다. 그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 5

    요청

    여기에 입력하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함됩니다. 참가자들에게 필요할 수 있는 다음 추가 지침이나 리소스를 포함하도록 합니다.

    • 질문 및 문제가 있을 경우 연락할 담당자 정보

    • 해당하는 경우 전체 그룹 또는 메일 그룹에 배정된 단일 작업에 대한 메모(그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로의 최종 기한을 지정하거나 각 작업이 배정된 시점부터 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 완료되어야 하는지를 지정합니다.

    기한 및 작업 기간의 사용 시기에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

    설명 번호 7

    CC

    원하는 대로 추가하거나 제거합니다. 다음 사항에 유의해야 합니다.

    • 여기에 이름을 입력한다고 해서 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

    • 워크플로를 수동으로 시작하는 중이므로 이 필드에 사용자가 나열되어 있는지 여부에 상관없이 시작 및 중지 알림을 받습니다.

  5. 초기화 양식의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 시작을 클릭하여 워크플로를 시작합니다.

워크플로는 첫 번째 작업을 배정하는 한편, 사용자 본인 그리고 초기화 양식의 참조 필드에 나열된 사람들에게 알림을 보내기 시작합니다.

세그먼트 맨 위로

  1. 컴퓨터에 설치된 Office 프로그램에서 항목을 엽니다.

  2. 열려 있는 항목에서 파일 탭을 클릭하고, 저장/보내기를 클릭하고, 항목에서 실행할 워크플로를 클릭합니다.

  3. 워크플로에서 파일을 체크 인해야 한다는 다음 메시지가 표시되면 체크 인 단추를 클릭합니다.

  4. 워크플로 시작 단추를 클릭합니다.

  5. 워크플로 변경 페이지의 초기화 양식에서 이 특정 워크플로 인스턴스에 적용할 변경 내용을 설정합니다.

    참고:  초기화 양식에서 변경한 내용은 워크플로의 현재 인스턴스 중에만 사용됩니다. 워크플로가 실행될 때마다 변경 내용이 적용되도록 하거나 이 양식에 나타나지 않는 워크플로 설정을 변경하려면 이 문서의 변경 세그먼트를 참고하세요.

    초기화 양식

설명 번호 1

배정 대상

워크플로에서 작업을 배정할 사람의 목록을 변경합니다.

  • 작업을 한 번에 하나씩 배정 하는 경우 (순차적)   
    작업을 배정 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

  • 모든 작업이 동시에 할당 되는 경우 (동시)   
    이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

  • SharePoint 조직 외부의 사용자에 게 작업을 배정 하는 경우   
    외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

설명 번호 2

order

작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지(순차적) 또는 한꺼번에 배정할 것인지(동시)가 원하는 대로 지정되어 있는지 확인합니다.

순차적 및 동시 순서를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

설명 번호 3

새 스테이지 추가

현재 구성된 스테이지 외에 원하는 스테이지를 추가합니다.

  • 전체 스테이지를 삭제하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭한 다음 Ctrl+Delete를 누릅니다.

여러 스테이지를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

설명 번호 4

그룹 확장

  • 배정 대상 필드에 입력하는 각 그룹의구성원에게 작업을 하나씩 배정하려면 이 확인란을 선택합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받고 각 구성원이 자신의 작업을 완료하게 됩니다.)

  • 배정 대상 필드에 입력하는 각각의 전체 그룹에 작업을 하나만 배정하려면 이 확인란을 선택 취소합니다. (모든 그룹 구성원이 작업 알림을 받게 되지만, 한 구성원만 해당 작업을 개인 작업으로 만들고 전체 그룹을 대표하여 단일 작업을 완료할 수 있습니다. 그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

설명 번호 5

요청

여기에 입력하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함됩니다. 참가자들에게 필요할 수 있는 다음 추가 지침이나 리소스를 포함하도록 합니다.

  • 질문 및 문제가 있을 경우 연락할 담당자 정보

  • 해당하는 경우 전체 그룹 또는 메일 그룹에 배정된 단일 작업에 대한 메모 (그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법은 이 문서의 완료 세그먼트에서 확인할 수 있습니다.)

설명 번호 6

기한 및 작업 기간

전체 워크플로의 최종 기한을 지정하거나 각 작업이 배정된 시점부터 며칠, 몇 주 또는 몇 개월 안에 완료되어야 하는지를 지정합니다.

기한 및 작업 기간의 사용 시기에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

설명 번호 7

CC

원하는 대로 추가하거나 제거합니다. 다음 사항에 유의해야 합니다.

  • 여기에 이름을 입력한다고 해서 워크플로 작업이 배정되는 것은 아닙니다.

  • 워크플로를 수동으로 시작하는 중이므로 이 필드에 사용자가 나열되어 있는지 여부에 상관없이 시작 및 중지 알림을 받습니다.

  1. 초기화 양식의 설정이 원하는 대로 되어 있으면 시작을 클릭하여 워크플로를 시작합니다.

워크플로는 첫 번째 작업을 배정하는 한편, 사용자 본인 그리고 초기화 양식의 참조 필드에 나열된 사람들에게 알림을 보내기 시작합니다.

다음 단계

  • 이 워크플로를 처음 실행 하는 경우에는 다른 참가자에 게 할당 된 작업을 완료 하기 위해 정보와 지원이 필요할 수 있습니다. (이 문서의 전체 세그먼트는 유용한 기능을 찾을 수 있습니다.)

  • 또한 참가자들이 전자 메일 알림을 받고 있는지 그리고 특히 정크 메일 필터에서 알림을 잘못 취급하고 있지 않은지를 확인하는 것이 좋습니다.

  • 워크플로 작업을 하나 이상 직접 완료해보는 것도 도움이 됩니다. 워크플로 작업을 완료하는 방법을 알아보려면 이 문서의 완료 세그먼트로 이동하세요.

  • 현재 워크플로 인스턴스의 진행 상황을 추적하는 방법을 알아보려면 이 문서의 모니터링 세그먼트로 이동하세요.

승인 워크플로에서 작업을 처음으로 배정받은 경우, 작업을 완료하기 전에 이 문서 세그먼트를 전반적으로 검토하면 도움이 됩니다. 그럼으로써 사용 가능한 모든 옵션을 확인할 수 있습니다.

참고: 워크플로 작업이 배정된 것을 알고 있지만 전자 메일 받은 편지함에 알림 메시지가 나타나지 않는 경우에는 정크 메일 필터로 인해 잘못 차단되지 않았는지 확인하세요. 잘못 차단되었다면 필터의 설정을 알맞게 조정하세요.

우선 올바른 문서를 받았는지 확인

워크플로 유형마다 서로 다른 작업 동작이 필요합니다.

따라서 시작에 앞서, 배정받은 작업이 다른 유형의 워크플로가 아니라 승인 워크플로 작업이 맞는지 확인하세요.

다음 위치에서 승인하십시오라는 텍스트를 찾으세요.

  • 작업 알림의 제목

  • 검토 대상 항목의 메시지 표시줄

  • 워크플로 상태 페이지의 작업 제목

이 위치에서 승인하십시오 텍스트가 보이지 않으면 워크플로를 시작하거나 처음 추가한 사람에게 문의하여 해당 워크플로가 어떤 워크플로 서식 파일을 기반으로 하는지 혹은 사용자 지정 워크플로인지 여부를 알아보세요. SharePoint 제품에 포함된 다른 유형의 워크플로를 사용하는 방법은 이 문서의 참고 항목 섹션에서 제공하는 관련 문서로 연결되는 링크에서 확인할 수 있습니다.

하지만 승인 작업에 해당하는 경우에는 이 문서를 계속 읽도록 하세요.

이 세그먼트의 섹션

  1. 프로세스의 개요

  2. 작업 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식으로 이동

  3. 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식으로 이동

  4. 항목 검토

  5. 작업 양식 작성 및 전송

  6. 지연 알림

  7. 그룹 작업을 개인 작업으로 만든 후에 완료(선택 사항)

  8. 항목 변경 요청(선택 사항)

  9. 다른 사람에게 승인 작업 다시 배정(선택 사항)

  10. 외부 참가자를 대신하여 작업 완료(선택 사항)

1. 프로세스의 개요

워크플로에서 작업을 배정받을 때는 주로 다음 세 가지 방법 중 하나로 작업을 통보 받습니다.

  • 전자 메일 작업 알림을 받습니다.

  • Microsoft Office 문서를 열 때 관련 작업이 배정되었음을 알리는 메시지 표시줄이 나타납니다.

  • SharePoint 사이트를 확인할 때 자신에게 현재 하나 이상의 작업이 배정되어 있음을 알 수 있습니다.

승인 워크플로 작업이 배정된 것을 알게 되면 주로 두 가지 작업을 수행합니다.

  • 항목 검토    현재 상태의 항목을 승인할 수 있는지 여부를 확인합니다.

  • 작업 완료    작업 양식을 사용하여 검토 결과를 전송합니다.

따라서 다음 세 개 항목이 작업을 완료하는 데 관련되는 경우가 많습니다.

  • 알림 메시지(전자 메일로 받음)

  • 승인을 위해 전송된 항목(사용자 본인이 열어서 검토해야 함)

  • 작업 양식(사용자 본인이 열어서 작성하고 전송해야 함)

이 세 가지 항목의 모양은 다음과 같습니다.

작업 알림 메시지, 검토 대상 항목, 작업 양식

참고: 작업 알림 메시지의 리본 메뉴에 있는 이 작업 열기 단추는 정식 버전으로 설치된 Outlook에서 메시지를 열 때 나타나며, Outlook Web Access 웹 응용 프로그램에서 열 때는 나타나지 않습니다.

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2. 작업 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식으로 이동

단계

  1. 작업 알림 메시지의 이 작업을 완료하려면 다음을 수행하십시오 지침에서 항목의 링크를 클릭합니다.

  2. 열려 있는 항목에서 메시지 표시줄의 이 작업 열기 단추를 클릭합니다.

전자 메일 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식 액세스

참고: 작업 알림 메시지의 리본 메뉴에 있는 이 작업 열기 단추는 정식 버전으로 설치된 Outlook에서 메시지를 열 때 나타나며, Outlook Web Access 웹 응용 프로그램에서 열 때는 나타나지 않습니다.

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3. 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식으로 이동

다음 단계를 실행합니다.

  1. 검토할 항목이 저장된 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 워크플로와 연관된 진행 중 링크를 클릭합니다. 

  2. 워크플로 상태 페이지에서 작업의 제목을 클릭합니다.

  3. 작업 양식의 이 워크플로 작업은 ...에 적용됩니다. 메시지 표시줄에서 항목의 링크를 클릭합니다.

목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식 액세스

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4. 항목 검토

이 예제에서 항목은 Microsoft Word 문서입니다.

팁:  그룹 작업인 경우, 즉 한 명의 그룹 구성원이 전체 그룹을 위해 작업을 완료할 수 있도록 전체 그룹 또는 메일 그룹에 배정된 단일 작업인 경우 항목을 검토하기 전에 개인 작업으로 만드는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 그룹 내 다른 구성원이 같은 문서를 검토할 가능성을 낮출 수 있습니다. 자세한 방법은 이 세그먼트의 섹션 7, 그룹 작업을 개인 작업으로 만든 후에 완료를 참고하세요.

노란색 표시줄이 있는 검토 대상 항목

문서의 위쪽에 두 개의 노란색 메시지 표시줄이 있습니다.

  • 서버 읽기 전용    이 문서는 읽기 전용 모드로 열려 있으며, 문서를 읽을 수는 있지만 변경할 수는 없습니다.
    승인 워크플로 작업을 완료 하는 경우 일반적으로 항목 자체에서 직접 변경 하지 않습니다. 대신 작업 폼을 사용 하 여 모든 응답을 등록 합니다.

  • 워크플로 작업    작업 폼에 응답을 등록할 준비가 되 면 이 작업 열기 단추를 클릭 합니다.

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5. 작업 양식 작성 및 전송

승인 워크플로 작업의 작업 양식은 다음과 같은 모양입니다.

워크플로 작업 양식

처음의 두 항목(항목 삭제이 워크플로 작업은 항목 제목에 적용됩니다)은 검토 대상 항목 내부에서 작업 양식을 연 경우에는 나타나지 않습니다.

설명 번호 1

항목 삭제

현재 인스턴스의 워크플로에서 이 작업을 삭제하려면 이 단추를 클릭합니다.

  • 작업을 삭제해도 검토 대상 항목이 삭제되지는 않습니다.

  • 작업을 삭제할 경우 문서가 거부되고 기록에 문서 거부가 저장됩니다. 따라서 첫 번째 거부 시에 종료되도록 워크플로가 구성된 경우 작업을 삭제하면 워크플로가 종료됩니다.

  • 삭제된 작업은 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에 더 이상 나타나지 않습니다. (하지만 페이지의 기록 영역에는 삭제와 그로 인한 자동 거부가 기록됩니다.)

    참고:  이 워크플로 인스턴스를 직접 시작하지 않은 경우, 작업을 삭제하기 전에 이 워크플로 인스턴스를 시작한 사람에게 확인할 수도 있습니다.

설명 번호 2

이 워크플로 작업은 항목 제목에 적용됩니다.

검토 대상 항목을 열려면 여기에 있는 링크를 클릭합니다.

설명 번호 3

상태, 요청한 사람, 종합 설명, 기한

이 네 개의 필드에 있는 항목은 편집하거나 변경할 수 없지만, 유용한 정보를 포함하고 있을 수 있습니다.

종합 설명 상자에는 작업을 완료하는 방법에 대한 추가 지침뿐만 아니라 같은 워크플로 인스턴스에서 이미 작업을 완료한 참가자들이 전송한 모든 설명도 포함되어 있습니다.

마찬가지로 사용자가 양식을 전송한 후에는 해당 사용자가 설명 상자(4)에 입력한 설명도 이후 참가자를 위해 종합 설명에 나타납니다.

설명 번호 4

메모

여기에 입력한 텍스트는 워크플로 기록에 기록되며 이후 참가자를 위해 종합 설명 필드(3)에도 나타납니다.

설명 번호 5

승인

항목을 승인하려면 설명 필드(4)에 제공할 설명을 입력한 후에 이 단추를 클릭합니다.

설명 번호 6

거부

항목을 거부하려면 설명 필드(4)에 제공할 설명을 입력한 후에 이 단추를 클릭합니다.

설명 번호 7

취소

변경 내용이나 응답을 저장하지 않고 작업을 닫으려면 이 단추를 클릭합니다. 작업이 완료되지 않은 상태로 계속 본인에게 배정되어 있습니다.

설명 번호 8

변경 요청

검토 중인 항목에 대해 변경을 요청하려면 이 단추를 클릭합니다.

요청에 대한 상세 정보를 입력하는 양식의 그림 및 추가 설명을 보려면 이 세그먼트의 섹션 8, 항목 변경 요청을 참고하세요.

참고: 일부 워크플로 작업에서는 이 옵션이 해제되었을 수 있습니다.

설명 번호 9

작업 다시 배정

승인 작업을 다른 사람에게 다시 배정하려면 이 단추를 클릭합니다.

다시 배정에 대한 상세 정보를 입력하는 페이지의 그림 및 추가 설명을 보려면 이 세그먼트의 섹션 7, 다른 사람에게 승인 작업 다시 배정을 참고하세요.

참고: 일부 워크플로 작업에서는 이 옵션이 해제되었을 수 있습니다.

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6. 지연 알림

작업 또는 전체 워크플로 인스턴스의 완료가 지연된 경우 다음 사람에게 알림이 자동으로 전송됩니다.

  • 작업을 배정받은 사람

  • 워크플로를 시작한 사람(또는 자동 시작의 경우 처음에 워크플로를 추가한 사람)

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7. 그룹 작업을 개인 작업으로 만든 후에 완료(선택 사항)

소속 그룹 전체에 단일 작업이 배정된 경우에는 그룹 구성원 중 누구라도 해당 단일 작업을 개인 작업으로 만들어서 전체 그룹을 대표하여 완료할 수 있습니다.

항목을 검토하기 전에 개인 작업으로 만듭니다. 개인 작업으로 만드는 즉시 해당 작업은 본인에게 배정되며 다른 그룹 구성원이 완료할 수 없게 됩니다. (이렇게 함으로써 작업을 한 명만 수행하게 됩니다.)

  1. 워크플로 상태 페이지에서 화살표가 나타날 때까지 그룹에 배정된 작업의 이름을 가리킵니다.

  2. 화살표를 클릭하고, 항목 편집을 클릭하고, 작업 양식에서 개인 작업으로 만들기 단추를 클릭합니다.
    그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법

워크플로 상태 페이지를 새로 고치면 해당 작업이 더 이상 그룹이 아니라 본인에게 배정되어 있는 것을 볼 수 있습니다.

나중에 이 작업을 완료하지 않고 다시 그룹 작업으로 만들려면 같은 단계를 거쳐 작업 양식으로 돌아가서 그룹 작업으로 만들기 단추를 클릭하세요.

작업 양식의 그룹 작업으로 만들기 단추

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8. 항목 변경 요청(선택 사항)

항목을 변경하는 경우 즉시 종료되도록 워크플로가 설정되어 있을 수도 있다는 점을 유의하고 이 프로세스를 시작하세요. 워크플로를 시작하거나 처음에 추가한 사람에게 문의하여 내용을 변경하고 그 시점에서 워크플로가 종료되어도 괜찮은지 확인하는 것이 좋습니다.

한 시나리오를 통해 변경 요청 옵션을 설명해 보겠습니다.

구재석이라는 사용자가 있으며

강혜린이라는 동료가 자신이 만든 문서에서 승인 워크플로를 시작했다고 가정하겠습니다.

구재석은 강혜린의 새 문서를 검토하면서 서론이 너무 길다고 느꼈습니다.

그래서 워크플로 작업 양식의 아래쪽에서 변경 요청 단추를 클릭한 후에 이 양식을 작성합니다.

항목의 변경을 요청하기 위한 양식

설명 번호 1

변경을 요청할 사람

변경을 요청할 사람의 이름이나 전자 메일 주소를 입력합니다.

(이 워크플로 실행을 시작한 사람에게, 혹은 워크플로가 자동으로 시작된 경우 처음에 이 승인 워크플로를 추가한 사람에게 요청을 보내기 위해 이 필드를 공백으로 남겨 놓을 수도 있습니다.)

설명 번호 2

새 요청

원하는 변경 내용을 설명하고, 변경을 수행할 사람에게 필요한 모든 정보를 제공합니다. (여기에 입력하는 텍스트는 종합 설명 영역에 추가됩니다.)

설명 번호 3

새 기간

다음의 세 가지 중 하나를 수행합니다.

  • 기존 기한 유지    이 필드를 비워 둡니다.

  • 기한을 완전히 제거   숫자 0을 입력합니다.

  • 새 기한 지정    여기에 숫자를 입력하고 다음 필드에 기간 단위를 지정합니다. 이 두 항목이 조합되어 변경 작업의 기한을 결정합니다.

설명 번호 4

새 기간 단위

새 작업 기간을 지정하는 경우 이 필드를 새 기간 필드와 함께 사용하여 작업 기한을 결정할 수 있습니다. (예제: 3일, 1개월 또는 2주)

모든 양식 항목이 원하는 대로 되어 있으면 보내기를 클릭합니다. 그러면 현재 작업이 완료로 표시됩니다. (하지만 아직 끝난 것이 아닙니다. 강혜린이 변경 작업을 완료한 후 승인 작업이 구재석에게 다시 배정됩니다.)

한편, 강혜린은 다음과 같은 전자 메일 알림을 받습니다.

항목 변경이 요청되었을 때 전송되는 알림

강혜린은 제목 줄(그림의 1번 줄)만 보고도 이것이 일반적인 승인 알림이 아닌 항목과 관련된 변경 요청임을 알 수 있습니다. 요청된 구체적인 변경에 대한 정보는 변경 요청 텍스트(2번)에서 찾을 수 있습니다.

강혜린이 항목을 체크 아웃하고 요청된 변경을 수행한 후에 변경 내용을 저장하고 항목을 다시 체크 인합니다.

그런 다음, 강혜린은 워크플로 상태 페이지로 이동하여 작업 영역에서 변경 요청 작업을 엽니다.


요청한 변경을 완료했을 때 전송하는 양식

강혜린은 원하는 정보를 설명 필드에 추가한 다음 답장 보내기를 클릭합니다. 워크플로가 두 가지 동작을 수행합니다.

  • 강혜린의 변경 요청 작업을 완료로 표시합니다.

  • (강혜린의 설명이 종합 설명 필드에 추가된) 새 승인 작업을 구재석에게 배정하고, 해당 작업에 대한 알림을 구재석에게 보냅니다.

이제 구재석이 작업을 진행하면서 변경된 항목의 검토를 완료할 수 있습니다.

한편, 이 모든 작업은 다음 그림과 같이 워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션에서 추적되고 표시됩니다.

변경 요청으로 인한 작업을 보여 주는 워크플로 기록

전체 프로세스의 다이어그램은 다음과 같습니다.

변경 요청의 순서도

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9. 다른 사람에게 승인 작업 다시 배정(선택 사항)

본인에게 배정된 워크플로 작업을 다른 사람이 완료하도록 하려면 워크플로 작업 양식에서 작업 다시 배정 단추를 클릭하세요.

그러면 다음 양식이 나타납니다.

작업 다시 배정 양식

설명 번호 1

작업 다시 배정 대상

이 작업을 배정할 사람의 이름이나 주소를 입력합니다.

워크플로를 시작한 사람에게, 혹은 워크플로가 자동으로 시작된 경우 처음에 이 워크플로를 추가한 사람에게 이 작업을 배정하려면 이 필드를 공백으로 남겨 놓습니다.

설명 번호 2

새 요청

작업을 배정받은 사람이 작업을 완료하는 데 필요한 모든 정보를 제공합니다. (여기에 입력하는 텍스트는 종합 설명 영역에 추가됩니다.)

설명 번호 3

새 기간

다음의 세 가지 중 하나를 수행합니다.

  • 기존 기한 유지    이 필드를 비워 둡니다.

  • 기한을 완전히 제거   숫자 0을 입력합니다.

  • 새 기한 지정    여기에 숫자를 입력하고 다음 필드에 기간 단위를 지정합니다. 이 두 항목이 조합되어 변경 작업의 기한을 결정합니다.

설명 번호 4

새 기간 단위

새 작업 기간을 지정하는 경우 이 필드를 새 기간 필드와 함께 사용하여 작업 기한을 결정할 수 있습니다. (예제: 3일, 1개월 또는 2주)

양식이 완성되면 보내기를 클릭합니다. 작업이 완료로 표시되고, 현재 작업을 책임지고 있는 사람에게 새 작업이 배정되고, 작업 알림이 전송됩니다.

제공된 모든 새 정보는 새 작업 알림의 위임했습니다 텍스트(다음 그림의 1번)에 포함됩니다.

다시 배정된 작업에 대한 작업 알림

한편, 이 모든 변경 내용은 다음과 같이 워크플로 상태 페이지의 작업기록 섹션에서 추적되고 표시됩니다.

다시 배정된 작업에 대한 워크플로 상태 페이지의 작업 및 기록 영역

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10. 외부 참가자를 대신하여 작업 완료(선택 사항)

SharePoint 조직의 구성원이 아닌 참가자를 포함하기 위한 특별한 프로세스가 있습니다. 이 프로세스에서는 사이트 구성원이 외부 참가자의 프록시 역할을 합니다.

  1. 연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 적절한 배정 대상 스테이지에 외부 참가자의 전자 메일 주소를 포함합니다.

  2. 실제로 워크플로에서는 외부 참가자의 작업을 워크플로를 시작한 사이트 구성원, 혹은 워크플로가 자동으로 시작된 경우 처음에 워크플로를 추가한 구성원에게 배정합니다. 실제로 작업을 배정받는 대상이 외부 참가자의 프록시 역할을 합니다.

  3. 이 사이트 구성원은 검토할 항목의 복사본을 외부 참가자에게 보내라는 지침과 함께 작업 알림을 받습니다. (한편, 외부 참가자는 작업 알림의 복사본을 받습니다. 이는 유용한 알림 또는 경고로서 기능할 수 있습니다.)

  4. 작업을 실제로 배정받은 사이트 구성원이 외부 참가자에게 항목의 복사본을 보냅니다.

  5. 외부 참가자가 항목을 검토하고 응답을 사이트 구성원에게 보냅니다.

  6. 외부 참가자의 응답이 도착하면 사이트 구성원이 외부 참가자를 대신하여 작업을 완료합니다.

프로세스의 다이어그램은 다음과 같습니다.

외부 참가자를 포함하기 위한 프로세스 순서도

실행 중인 워크플로를 중앙에서 모니터링, 조정 또는 중지하려면 해당 워크플로 인스턴스에 대한 워크플로 상태 페이지를 사용해야 합니다.

먼저 해당 페이지로 이동하는 방법에 대해 알아 보고, 이어서 해당 페이지에 있는 옵션과 정보를 사용하는 방법을 설명하겠습니다. 끝으로, 추가적인 모니터링 정보를 얻을 수 있는 다른 두 페이지를 살펴 보겠습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 워크플로 상태 페이지로 이동

  2. 워크플로 상태 페이지를 사용하여 워크플로 진행 상황 모니터링

  3. 진행 중인 작업(이미 배정된 작업) 변경

  4. 이후 작업(아직 배정되지 않은 작업) 변경

  5. 이 워크플로 실행의 취소 또는 종료

  6. 항목에 실행 중인 워크플로 확인

  7. 전체 사이트 모음의 워크플로 모니터링

1. 워크플로 상태 페이지로 이동

항목이 위치한 목록 또는 라이브러리에서 원하는 항목 및 워크플로의 진행 중 링크를 클릭합니다.

이 예제에서 항목은 기초 초안이라는 이름의 문서이고, 워크플로는 승인 3입니다.

워크플로 상태 링크 클릭

워크플로 상태 페이지가 열립니다.

참고 사항: 

  • 목록 또는 라이브러리에 많은 수의 항목이 들어 있는 경우, 정렬 및/또는 필터링을 사용하면 원하는 항목을 더 빨리 찾을 수 있습니다. 똑같은 방식으로 반복해서 정렬 및/또는 필터링하고 있는 경우에는 해당 정렬을 자동화하는 사용자 지정 보기를 만드는 편이 유용할 수도 있습니다.

  • 관심이 있는 특정 인스턴스의 "시작했습니다" 전자 메일 알림에서 이 워크플로의 상태 보기 링크 또는 "완료되었습니다" 전자 메일 알림에서 워크플로 기록 보기 링크를 클릭하면 워크플로 상태 페이지로 이동할 수도 있습니다.

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2. 워크플로 상태 페이지를 사용하여 워크플로 진행 상황 모니터링

여기에서는 워크플로 상태 페이지의 각 섹션에 대한 그림 아래에서 해당 섹션이 제공하는 모니터링 정보를 확인할 수 있습니다.

워크플로 정보 섹션

워크플로 상태 페이지의 워크플로 정보 섹션

제공되는 정보:

  • 이 워크플로 인스턴스를 시작한 사람

  • 이 인스턴스가 시작된 시점

  • 이 인스턴스에 대한 마지막 작업이 수행된 시점

  • 이 인스턴스가 실행되고 있는 항목

  • 이 인스턴스의 현재 상태

작업 섹션

워크플로 상태 페이지의 작업 섹션

제공되는 정보:

  • 이미 생성되어 배정된 작업과 해당 작업의 현재 상태

  • 이미 완료된 작업과 각 작업의 결과

  • 이미 생성되어 배정된 각 작업의 기한

삭제된 작업과 아직 배정되지 않은 작업은 이 섹션에 나타나지 않습니다.

워크플로 기록 섹션

워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션

제공되는 정보:

  • 이 워크플로 인스턴스에 이미 발생한 이벤트

  • 지연된 작업 및 지연 작업 알림은 이 영역에 나타나지 않습니다.

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3. 진행 중인 작업(이미 배정된 작업) 변경

이미 배정되었지만 아직 완료되지 않은 작업을 변경하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

  • 진행 중인 단일 작업 변경

  • 진행 중인 모든 작업 변경

진행 중인 단일 작업 변경

사용 권한    자신이 아닌 사용자에 게 할당 된 단일 작업을 변경 하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다. 예를 들어 워크플로를 시작 하 고 다른 참가자의 작업은 변경할 수 없는 권한을 부여 하는 것이 가능 합니다.

필요한 사용 권한을 가지고 있다면 다음을 수행하세요.

  1. 작업 목록에서 작업의 제목을 클릭합니다.
    목록에서 작업 제목 클릭

  2. 작업 양식을 사용하여 작업을 완료, 삭제 또는 다시 배정합니다.

작업 양식을 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

진행 중인 모든 작업 변경

사용 권한    다음 그림의 네 가지 명령 링크는 모두 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자의 워크플로 상태 페이지에 나타납니다. 처음 세 개의 링크는 워크플로 인스턴스를 시작한 사람의 페이지에 표시 되지만 해당 사용자에 게 목록 관리 권한도 없는 경우 에만 종료이 워크플로 링크가 표시 됩니다. (마찬가지로, 소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

  1. 워크플로 시각화 바로 아래의 영역에서 승인의 진행 중인 작업 업데이트 링크를 클릭합니다.

  2. 양식이 열리면 변경한 다음 확인을 클릭합니다.

    • 변경 사항이 반영된 메시지가 이번 실행에서 작업이 현재 배정되어 있는 사람에게 전송됩니다.

    • 이미 완료되거나 삭제된 작업 그리고 아직 배정되지 않은 작업은 이 양식에서 변경한 내용의 영향을 받지 않습니다.

    • 아직 배정되지 않은 작업을 변경하려면 다음 섹션, 이후 작업 변경을 참고하세요.

실행 중인 작업의 변경 양식

설명 번호 1

작업당 시간, 기간 단위

  • 기존 기한 유지   작업당 시간을 비워 놓고 기간 단위를 변경하지 않습니다.

  • 기한을 제거하여 없애기   작업당 시간에 숫자 0을 입력합니다.

  • 작업 기간을 연장하여 기한 변경   두 기간 필드를 모두 사용하여 기간을 연장할 숫자와 단위 유형을 지정합니다.

설명 번호 2

요청

  • 요청 텍스트 변경   텍스트 상자에서 원하는 대로 변경합니다.

  1. 양식의 모든 필드가 원하는 대로 되어 있으면 확인을 클릭합니다.

현재 인스턴스에서 진행 중인 작업이 모두 업데이트됩니다.

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4. 이후 작업(아직 배정되지 않은 작업) 변경

사용 권한    다음 그림의 네 가지 명령 링크는 모두 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자의 워크플로 상태 페이지에 나타납니다. 처음 세 개의 링크는 워크플로 인스턴스를 시작한 사람의 페이지에 표시 되지만 해당 사용자에 게 목록 관리 권한도 없는 한 이 워크플로 지금 종료 링크가 표시 되지 않습니다 . (마찬가지로, 소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

  1. 워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래에서 승인의 승인자 추가 또는 업데이트 링크를 클릭합니다.

  2. 양식이 열리면 변경한 다음 업데이트를 클릭합니다.

    참고:  이미 만들어 배정한 작업은 이 양식을 변경해도 영향을 받지 않습니다.

이후 작업의 변경 양식

설명 번호 1

참가자, 순서, 그룹 확장

  • 참가자 추가/제거 또는 작업 순서 변경    참가자 이름 또는 주소를   참가자 필드에서 추가하거나 제거하고, 순서를 변경합니다.

  • 전체 스테이지를 제거 하려면   클릭 합니다 . 해당 단계의 필드에 할당 한 다음 누릅니다.Ctrl+Delete.

참고: 그룹 확장 확인란을 사용 하 여 목록에 표시 되는 메일 그룹에 그룹 전체에 대해 하나의 작업 또는 구성원 당 하나의 작업만 할당 되는지 여부를 지정할 수 있습니다.

이러한 필드를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트 및 적절한 추가 세그먼트(목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 참고하세요.

설명 번호 2

요청

  • 요청 텍스트 변경   상자에서 텍스트를 원하는 대로 변경합니다.

설명 번호 3

모든 작업의 기한, 작업당 시간, 기간 단위

  • 일정 기한 변경 또는 제거    기존 날짜를 삭제한 다음 새 날짜를 제공하거나, 구체적인 기한을 모두 제거하려면 필드를 공백으로 남겨 둡니다. (필드에 0을 입력하지 마세요. 이 필드는 달력 날짜 값을 포함하거나 비어 있어야 합니다.)

  • 기존 기간 유지   작업당 시간을 비워 놓고 기간 단위를 변경하지 않습니다.

  • 기간을 제거하여 없애기   작업당 시간에 숫자 0을 입력합니다.

  • 작업 기간 연장   두 기간 필드를 모두 사용하여 기간을 연장할 숫자와 단위 유형을 지정합니다. 기한 및 기간을 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트를 참고하세요.

  1. 양식의 모든 필드가 원하는 대로 되어 있으면 확인을 클릭합니다.

현재 인스턴스의 모든 이후 작업에 변경 내용이 반영됩니다.

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5. 이 워크플로 실행의 취소 또는 종료

실행 중인 워크플로 인스턴스가 완료되기 전에 중지할 수 있는 방법에는 두 가지가 있습니다.

  • 워크플로 취소    모든 작업이 취소되지만 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에 보존됩니다.

  • 워크플로 종료    모든 작업이 취소되고 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에서 삭제됩니다. (하지만 워크플로 기록 영역에는 여전히 반영됩니다.)

이 두 방법의 지침은 아래와 같습니다.

취소(모든 작업이 취소되지만 작업 목록 및 기록 모두에서 보존됨)

사용 권한    다음 그림의 네 가지 명령 링크는 모두 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자의 워크플로 상태 페이지에 나타납니다. 처음 세 개의 링크는 워크플로 인스턴스를 시작한 사람의 페이지에 표시 되지만 해당 사용자에 게 목록 관리 권한도 없는 경우 에만 워크플로 링크가 표시 됩니다. (마찬가지로, 소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

현재 워크플로 인스턴스가 더 이상 필요하지 않은 경우 중지할 수 있습니다.

  • 워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래에서 모든 작업 취소 링크를 클릭합니다.

  • 예를 클릭하여 확인합니다.

모든 작업 취소 링크

모든 현재 작업이 취소되고, 워크플로가 취소 상태로 종료됩니다. 그래도 작업 영역과 워크플로 기록 영역에는 취소된 작업이 나열됩니다.

종료(모든 작업이 작업 목록에서 삭제되지만 기록에 보존됨)

사용 권한    다음 그림의 네 가지 명령 링크는 모두 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자의 워크플로 상태 페이지에 나타납니다. 처음 세 개의 링크는 워크플로 인스턴스를 시작한 사람의 페이지에 표시 되지만 해당 사용자에 게 목록 관리 권한도 없는 경우 에만 종료이 워크플로 링크가 표시 됩니다. (마찬가지로, 소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

오류가 발생하거나 워크플로가 멈추고 응답하지 않는 경우에는 워크플로를 종료할 수 있습니다.

워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래 영역에서 이 워크플로를 종료합니다.를 클릭한 다음 예를 클릭하여 확인합니다.

워크플로에서 생성된 모든 작업이 취소되고 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에서 삭제되지만, 워크플로 기록 영역에는 여전히 반영됩니다. 워크플로가 워크플로 취소됨 상태로 종료됩니다.

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6. 항목에 실행 중인 워크플로 확인

모든 항목의 워크플로 페이지에서 해당 항목을 현재 실행 중인 워크플로의 목록을 확인할 수 있습니다.

  1. 항목이 저장된 목록이나 라이브러리로 이동합니다.

  2. 항목 이름을 가리키고, 나타나는 화살표를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 워크플로를 클릭합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지의 실행 중인 워크플로 아래에서 해당 항목에 대해 현재 실행 중인 인스턴스의 목록을 확인합니다.

참고:  단일 워크플로 버전의 여러 인스턴스가 동시에 같은 항목에 대해 실행될 수는 없습니다. 예제: 모두 승인 서식 파일을 기반으로 하는 두 개의 워크플로가 추가되었습니다. 두 워크플로의 이름은 각기 계획 승인과 예산 승인입니다. 언제든지 한 항목에서 계획 승인 및 예산 승인 각각에 대해 한 인스턴스씩 실행할 수는 있지만, 둘 중 어느 것이라도두 개의 워크플로 인스턴스를 실행할 수는 없습니다.

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7. 전체 사이트 모음의 워크플로 모니터링

사이트 모음 관리자는 다음 내용을 한눈에 확인할 수 있습니다.

  • 각 워크플로 서식 파일을 기반으로 하는 워크플로가 사이트 모음에 현재 몇 개 있는지 알 수 있습니다.

  • 사이트 모음에서 각 워크플로 서식 파일 자체가 현재 활성 상태인지 아니면 비활성 상태인지 알 수 있습니다.

  • 각 워크플로 서식 파일을 기반으로 하는 워크플로 버전의 인스턴스가 사이트 모음에서 현재 몇 개 실행 중인지 알 수 있습니다.

방법은 다음과 같습니다.

  1. 사이트 모음의 홈 페이지(사이트 모음 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가 아님)를 엽니다.

  2. 설정 아이콘 SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 을 클릭 한 다음 사이트 설정을클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 사이트 관리에서 워크플로를 클릭합니다.

정보가 표시된 워크플로 페이지가 열립니다.

다음 단계

이 워크플로 버전을 처음으로 실행하는 경우, 이 문서의 검토 세그먼트에 있는 지침을 따라 인스턴스의 이벤트를 보고 워크플로가 원하는 대로 작동하는지를 확인해 볼 수 있습니다.

워크플로 인스턴스가 완료된 후에 기록에 기록된 이벤트를 검토할 수 있습니다. (인스턴스가 완료된 후 최대 60일 동안 인스턴스에 대한 기록에 액세스할 수 있습니다.)

중요:  워크플로 기록은 비공식적인 참고용일 뿐, 공식적인 감사나 기타 법적 증거 수집을 위해 사용될 수는 없습니다.

여러 워크플로 인스턴스의 전체 성과에 대한 보고서를 실행할 수도 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 최신 인스턴스에서 이벤트 검토

  2. 최대 60일 동안 인스턴스 기록에 액세스

  3. 워크플로 성과 보고서 만들기

1. 최신 인스턴스에서 이벤트 검토

항목이 동일한 목록 또는 라이브러리에 있는 한, 해당 워크플로를 그 항목에 다시 실행하기 전까지는 목록 또는 라이브러리에서 최신 인스턴스의 기록에 액세스할 수 있습니다.

항목에서 최신 워크플로 인스턴스에 대한 워크플로 상태 페이지를 보려면 다음을 수행하세요.

  • 항목이 위치한 목록 또는 라이브러리에서 원하는 항목 및 워크플로의 상태 링크를 클릭합니다.

이 예제에서 항목은 기초 초안이라는 제목의 문서이고, 워크플로는 새 문서 승인입니다.

워크플로 상태 링크 클릭

워크플로 상태 페이지에서 워크플로 기록 섹션은 아래쪽에 있습니다.

워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션

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2. 최대 60일 동안 인스턴스 기록에 액세스

동일 항목에 대해 동일 워크플로를 다시 실행한 인스턴스의 기록을 검토하려면 어떻게 해야 할까요?

최대 60일 동안은 인스턴스의 기록을 검토할 수 있습니다. 검토는 목록 또는 라이브러리에서 시작하거나, 워크플로 완료 알림에서 시작할 수 있습니다.

목록 또는 라이브러리에서

  1. 항목이 저장된 목록이나 라이브러리로 이동합니다.

  2. 항목 이름을 가리키고, 나타나는 화살표를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 워크플로를 클릭합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지의 완료 된 워크플로에서검토 하려는 워크플로 인스턴스의 이름 또는 상태를 클릭 합니다.
    항목의 워크플로 페이지에 있는 완료된 워크플로 목록
    해당 인스턴스에 대 한 워크플로 상태 페이지가 열립니다.

워크플로 완료 알림에서

  • 검토할 인스턴스의 워크플로 완료 알림을 열고 워크플로 기록 보기 링크를 클릭합니다.


해당 인스턴스에 대한 워크플로 상태 페이지가 열립니다.

모든 완료 알림을 보관하기 위해 Outlook 규칙을 만들 수도 있습니다. 제목 줄에 완료했습니다라는 텍스트가 포함된 모든 수신 메시지를 별도의 자체 폴더에 복사하는 규칙을 설정하세요. (Outlook 규칙이 수신 메시지를 단순히 이동하는 것이 아니라 복사하도록 해야 받은 편지함에 메시지가 나타납니다.)

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3. 워크플로 성과 보고서 만들기

한 워크플로 버전의 일반적인 성과를 시간 경과 및 여러 인스턴스와 관련해 살펴 보려면 다음과 같은 미리 정의된 보고서를 만들면 됩니다.

  • 작업 기간 보고서    워크플로 내에서 각 작업을 완료하는 데 걸리는 평균 시간 그리고 해당 워크플로에서 각각의 전체 실행 또는 인스턴스를 완료하는 데 걸리는 시간을 보려면 이 보고서를 사용하세요.

  • 취소 및 오류 보고서    완료되기 전에 워크플로가 자주 취소되거나 오류가 발생하는지 확인하려면 이 보고서를 사용하세요.

워크플로에 대해 사용할 수 있는 보고서 만들기

  1. 목록 또는 라이브러리에서 해당 워크플로의 상태 열에 있는 상태 정보 링크를 클릭합니다.

  2. 워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록에서 워크플로 보고서 보기를 클릭합니다.

  3. 보고서를 보려는 워크플로를 찾은 후 확인할 보고서의 이름을 클릭합니다.

  4. 사용자 지정 페이지에서 보고서 파일을 만들 위치를 유지 하거나 변경한 다음 확인을 클릭 합니다.
    파일 저장 위치에서 확인 클릭
    보고서가 만들어지고 지정 된 위치에 저장 됩니다.

  5. 보고서가 완료되면 다음 그림의 링크를 클릭하여 보고서를 볼 수 있습니다. 지금 보지 않으려면 확인을 클릭하여 마치고 대화 상자를 닫습니다. (나중에 보고서를 봐야 할 경우 이전 단계에서 지정한 위치에서 보고서를 찾을 수 있습니다.)

다음 단계

워크플로가 원하는 대로 작동한다면 사용을 시작할 준비가 모두 끝난 것입니다.

작동 방식에 변경할 부분이 있는 경우 이 문서의 변경 세그먼트를 참고하세요.

새 승인 워크플로의 첫 번째 인스턴스를 실행하고 결과를 검토한 후 워크플로의 구성 방식을 다소 변경하고자 할 수 있습니다.

또한 나중에 구성을 추가로 변경하기를 원할 수도 있습니다.

워크플로를 제거하지는 않되 단기간 혹은 장기간 동안 비활성화해야 할 경우도 있으며 완전히 제거하기로 결정할 수도 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 워크플로의 영구적 설정 변경

  2. 워크플로 비활성화 또는 제거

1. 워크플로의 영구적 설정 변경

기존 워크플로의 설정을 영구적으로 변경하려면 워크플로를 추가할 때 사용한 연결 양식을 열어서 편집하세요.

워크플로가 한 목록 또는 라이브러리에서만 실행되는 경우

  1. 워크플로가 실행되는 목록 또는 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭합니다.

    참고: 탭 이름은 목록 또는 라이브러리 형식에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서는 이 탭의 이름이 일정입니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지의 워크플로 이름(설정을 변경하려면 클릭하십시오.)에서 설정을 변경할 워크플로의 이름을 클릭합니다.

    참고:  원하는 승인 워크플로가 목록에 나타나지 않으면 한 콘텐츠 형식에만 연결된 것일 수도 있습니다. 이 목록에 나타나는 워크플로는 목록 바로 아래에 있는 다음 항목 유형에 대해 실행되도록 워크플로 구성 컨트롤에 의해 결정됩니다. (자세한 내용은 그림을 참고하세요.) 드롭다운 메뉴에서 각각의 콘텐츠 형식 옵션을 클릭하면서 원하는 워크플로가 표시되는 콘텐츠 형식을 찾습니다. 원하는 워크플로가 목록에 나타나면 해당 이름을 클릭합니다.

  5. 워크플로를 추가할 때 사용했던 연결 양식 두 페이지에서 원하는 대로 변경하고 저장합니다.

    연결 양식의 필드 및 컨트롤에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트 및 적절한 추가 세그먼트(목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 참고하세요.

사이트 모음에 있는 모든 목록 및 라이브러리에서 워크플로가 실행되는 경우

  1. 사이트 모음의 홈 페이지(사이트 모음 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가 아님)를 엽니다.

  2. 설정 아이콘 을 클릭한 다음 사이트 설정을 클릭합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 웹 디자이너 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로가 실행되는 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭합니다.

  5. 선택한 콘텐츠 형식 페이지의 설정에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  6. 워크플로 설정 페이지의 워크플로 이름(설정을 변경하려면 클릭하십시오.)에서 설정을 변경할 워크플로의 이름을 클릭합니다.

  7. 워크플로를 추가할 때 사용했던 연결 양식 두 페이지에서 원하는 대로 변경하고 저장합니다.

    연결 양식의 필드 및 컨트롤에 대한 자세한 내용은 이 문서의 계획 세그먼트 및 적절한 추가 세그먼트(목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 참고하세요.

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2. 워크플로 비활성화 또는 제거

워크플로가 한 목록 또는 라이브러리에서만 실행되는 경우

  1. 워크플로가 실행되는 목록 또는 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭합니다.

    참고: 탭 이름은 목록 또는 라이브러리 형식에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서는 이 탭의 이름이 일정입니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 제거, 차단 또는 복원을 클릭합니다.

  5. 워크플로 제거 페이지의 양식을 사용하여 워크플로를 비활성화, 재활성화 또는 제거합니다.
    워크플로 제거 페이지의 양식

이 양식에는 다섯 개의 열이 있습니다.

  • 워크플로    워크플로의 이름입니다.

  • 인스턴스    항목에서 현재 실행 중인 워크플로 인스턴스의 수입니다.

  • 허용    워크플로가 계속 정상적으로 작동할 수 있도록 하는 옵션입니다.

  • 새 인스턴스 없음    현재 실행 중인 워크플로 인스턴스는 완료할 수 있도록 허용하지만 새 인스턴스를 실행할 수 없도록 함으로써 워크플로를 비활성화하는 옵션입니다. (이 작업은 되돌릴 수 있습니다. 나중에 워크플로를 다시 사용하려면 이 페이지로 돌아와서 허용을 선택하세요.)

  • 제거    목록 또는 라이브러리에서 워크플로를 완전히 제거하는 옵션입니다. 실행 중인 모든 인스턴스가 즉시 종료되며, 해당 워크플로의 열이 더 이상 목록 또는 라이브러리의 페이지에 나타나지 않습니다. (이 작업은 되돌릴 수 없습니다.)

사이트 모음에 있는 모든 목록 및 라이브러리에서 워크플로가 실행되는 경우

  1. 사이트 모음의 홈 페이지(사이트 모음 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가 아님)를 엽니다.

  2. 설정 아이콘 을 클릭한 다음 사이트 설정을 클릭합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로가 실행되는 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭합니다.

  5. 선택한 콘텐츠 형식 페이지의 설정에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  6. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 제거, 차단 또는 복원을 클릭합니다.

  7. 워크플로 제거 페이지의 양식을 사용하여 워크플로를 비활성화, 재활성화 또는 제거합니다.
    워크플로 제거 페이지의 양식

이 양식에는 다섯 개의 열이 있습니다.

  • 워크플로    워크플로의 이름입니다.

  • 인스턴스    항목에서 현재 실행 중인 워크플로 인스턴스의 수입니다.

  • 허용    워크플로가 계속 정상적으로 작동할 수 있도록 하는 옵션입니다.

  • 새 인스턴스 없음    현재 실행 중인 워크플로 인스턴스는 완료할 수 있도록 허용하지만 새 인스턴스를 실행할 수 없도록 함으로써 워크플로를 비활성화하는 옵션입니다. (이 작업은 되돌릴 수 있습니다. 나중에 워크플로를 다시 사용하려면 이 페이지로 돌아와서 허용을 선택하세요.)

  • 제거    사이트 모음에서 워크플로를 완전히 제거하는 옵션입니다. 실행 중인 모든 인스턴스가 즉시 종료되며, 해당 워크플로의 열이 더 이상 목록 또는 라이브러리의 페이지에 나타나지 않습니다. (이 작업은 되돌릴 수 없습니다.)

다음 단계

변경한 경우 워크플로의 테스트 인스턴스를 실행하여 변경 내용이 적용되었는지 다시 확인하세요.

추가 사용자 지정

SharePoint 제품에 포함된 워크플로를 세부적으로 사용자 지정하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

사용자 지정 워크플로를 처음부터 새로 만들 수도 있습니다.

다음 프로그램 중 일부 또는 모두를 사용할 수 있습니다.

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    워크플로 양식, 작업, 동작을 사용자 지정합니다.

  • Microsoft Visual Studio    사용자 지정 워크플로 작업을 직접 만듭니다.

자세한 내용은 Microsoft 소프트웨어 개발자 네트워크(MSDN) 도움말 시스템을 참고하세요.

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