승인 워크플로 사용

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승인 워크플로는 목록 또는 라이브러리에 저장된 문서나 항목을 승인을 위해 사용자 그룹에 회람합니다. 기본적으로 승인 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있게 됩니다.

이 문서의 내용

승인 워크플로 작동 방식

목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 대 한 승인 워크플로 추가 또는 변경

문서 또는 항목에 대 한 승인 워크플로 시작

승인 워크플로 작업 완료

승인 워크플로의 작동 방식

승인 워크플로는 승인을 위해 문서나 항목을 동료 또는 관리자에게 보내는 데 필요한 비즈니스 프로세스를 지원합니다. 승인 워크플로를 사용하면 프로세스와 관련된 모든 작업을 관리 및 추적하고 작업이 완료되면 프로세스의 레코드를 제공할 수 있으므로 승인 비즈니스 프로세스를 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.

워크플로를 사용할 수 있으면 목록 또는 라이브러리의 문서나 항목에서 직접 승인 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로를 시작하려면 사용할 워크플로를 선택한 다음 워크플로 참석자(승인자), 기한 및 관련 작업 지침을 지정하는 워크플로 시작 양식을 작성합니다. 워크플로가 시작된 후에는 서버에서 모든 참석자에게 작업이 할당됩니다. 서버에 전자 메일 알림이 설정되어 있는 경우 모든 참석자에게 전자 메일 알림도 보내집니다. 참석자는 전자 메일 작업 알림의 링크를 클릭하여 승인할 문서나 항목을 열 수 있습니다. 참석자는 할당된 승인 작업을 승인 또는 거부하거나 다시 할당할 수 있습니다. 승인할 문서나 항목에 대한 변경을 요청할 수도 있습니다. 참석자는 Microsoft Office SharePoint Server 2007 웹 사이트에서나 2007 Microsoft Office system에 포함된 특정 프로그램 내에서 직접 할당된 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다. 워크플로가 진행되는 동안 워크플로 소유자나 워크플로 참석자는 워크플로 상태 페이지에서 할당된 워크플로 작업을 완료한 참석자를 확인할 수 있습니다. 모든 워크플로 참석자가 할당된 워크플로 작업을 완료하면 워크플로가 종료되며 워크플로 소유자는 워크플로가 완료되었다는 알림을 자동으로 받게 됩니다.

기본적으로 승인 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있게 됩니다. 문서 라이브러리의 기본 승인 워크플로는 작업이 한 번에 하나씩 참석자에게 할당되는 순차적 워크플로입니다. 승인 워크플로의 한 버전은 기본적으로 게시 사이트의 페이지 라이브러리와도 연결되어 있으므로 이 워크플로를 사용하여 웹 페이지의 발행물에 대한 승인 프로세스를 관리할 수 있습니다. 이러한 미리 연결된 버전의 승인 워크플로를 조직의 필요 사항에 맞게 사용자 지정할 수도 있고 완전히 새로운 버전의 승인 워크플로를 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가할 수도 있습니다.

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목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 대한 승인 워크플로 추가 또는 변경

워크플로를 사용하려면 먼저 특정 위치의 문서나 항목에서 사용할 수 있도록 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가해야 합니다. 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다. 대부분의 경우 사이트 관리자나 특정 목록 또는 라이브러리를 관리하는 개인이 이 작업을 수행합니다.

사이트 내에서 워크플로를 사용할 수 있는지 여부는 해당 워크플로가 추가된 위치에 따라 달라집니다.

  • 목록이나 라이브러리에 직접 추가한 워크플로는 해당 목록이나 라이브러리의 항목에 대해서만 사용할 수 있습니다.

  • 목록 콘텐츠 형식, 즉 특정 목록이나 라이브러리에 추가된 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스에 추가한 워크플로는 해당 콘텐츠 형식이 연결된 특정 목록 또는 라이브러리에 있는 해당 콘텐츠 형식의 항목에 대해서만 사용할 수 있습니다.

  • 사이트 콘텐츠 형식에 추가한 워크플로는 해당 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스가 추가된 모든 목록 및 라이브러리에 있는 해당 콘텐츠 형식의 항목에 대해 사용할 수 있습니다. 워크플로를 사이트 모음의 여러 목록이나 라이브러리에서 특정 콘텐츠 형식의 항목에 대해 광범위하게 사용할 수 있도록 하려면 워크플로를 사이트 콘텐츠 형식에 직접 추가하는 방법이 가장 효율적입니다.

목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 승인 워크플로를 추가하거나 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식과 이미 연결된 승인 워크플로를 변경하려면 다음 단계를 따르십시오.

  1. 워크플로를 추가하거나 변경할 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 대한 워크플로 추가 페이지 또는 워크플로 변경 페이지를 열려면 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 목록 또는 라이브러리의 경우:

      1. 워크플로를 추가하거나 변경할 목록 또는 라이브러리를 엽니다.

      2. 설정 메뉴설정 메뉴 목록 설정 을 클릭 하거나 열려는 라이브러리 유형에 대 한 설정을 클릭 합니다.

        예를 들어 문서 라이브러리에서 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

      3. 사용 권한 및 관리에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

    • 목록 콘텐츠 형식의 경우:

      1. 워크플로를 추가하거나 변경할 목록 콘텐츠 형식의 인스턴스를 포함하는 목록 또는 라이브러리를 엽니다.

      2. 설정 메뉴설정 메뉴 목록 설정 을 클릭 하거나 열려는 라이브러리 유형에 대 한 설정을 클릭 합니다.

        예를 들어 문서 라이브러리의 경우 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

      3. 콘텐츠 형식에서 콘텐츠 형식의 이름을 클릭합니다.

        참고: 목록 또는 라이브러리는 설정 있지 않으면 수 있도록 여러 콘텐츠 형식을 목록 또는 라이브러리에 대 한 사용자 지정 페이지에서 콘텐츠 형식 구역이 나타나지 않습니다.

      4. 설정에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

    • 사이트 콘텐츠 형식의 경우:

      1. 단추 모양사이트 작업 메뉴 사이트 모음의 홈 페이지에서 사이트 설정 을 가리킨 다음 모든 사이트 설정 수정을 클릭 합니다.

      2. 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을 클릭합니다.

      3. 워크플로를 추가하거나 변경할 사이트 콘텐츠 형식 이름을 클릭한 다음 워크플로 설정을 클릭합니다.

        참고: 해당 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로가 이미 추가된 경우 이 단계를 실행하면 워크플로 설정 변경 페이지로 바로 이동하므로 워크플로 추가를 클릭하여 워크플로 추가 페이지로 이동해야 합니다. 해당 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가된 워크플로가 없는 경우 이 단계를 실행하면 워크플로 추가 페이지로 바로 이동합니다.

  1. 워크플로 설정 변경 페이지에서 워크플로 추가를 클릭하거나 설정을 변경할 워크플로의 이름을 클릭합니다.

  2. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 추가 워크플로 구역에서 워크플로 페이지에서 워크플로 추가 하는 경우 승인 워크플로 서식 파일을 클릭 합니다.

    • 워크플로의 설정을 변경하려면 워크플로 변경 페이지에서 다음 단계에 따라 원하는 설정을 변경합니다.

  3. 이름 섹션에서 워크플로의 고유한 이름을 입력합니다.

    1. 작업 목록 섹션에서 해당 워크플로에 사용할 작업 목록을 지정합니다.

      참고 사항: 

      • 기본 작업 목록을 사용할 수도 있고 새로 만들 수도 있습니다. 기본 작업 목록을 사용할 경우에는 워크플로 참가자가 작업 목록의 내 작업 보기를 사용하여 손쉽게 워크플로 작업을 찾아서 볼 수 있습니다.

      • 이 워크플로의 작업에 중요하거나 기밀한 데이터가 들어 있어 일반 작업 목록과 따로 보관하려는 경우 새 작업 목록을 만들어야 합니다.

      • 조직에서 여러 워크플로를 유지하거나 워크플로가 여러 작업에 관련된 경우 새 작업 목록을 만들어야 합니다. 이 경우 워크플로마다 작업 목록을 만들 수 있습니다.

  4. 사용 기록 목록 섹션에서 이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택합니다. 기록 목록에는 워크플로의 각 인스턴스가 실행되는 동안 발생하는 모든 이벤트가 표시됩니다.

    참고: 기본 사용 기록 목록을 사용할 수도 있고 새로 만들 수도 있습니다. 조직에 많은 워크플로가 있을 경우에는 워크플로별로 별개의 사용 기록 목록을 만들어야 할 수 있습니다.

  5. 시작 옵션 섹션에서 워크플로를 시작할 수 있는 방법, 시기 또는 사람을 지정합니다.

    라이브러리에 대 한 콘텐츠 승인을 관리 하려면이 승인 워크플로 사용 하려는 경우 이 워크플로를 시작 항목의 주 버전 게시를 승인 확인란을 선택 합니다. 워크플로 사용 하 여 콘텐츠 승인을 관리 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 라이브러리에 대 한 콘텐츠 승인 관리에 워크플로 사용을 참고 합니다.

    참고 사항: 

    • 선택한 워크플로 서식 파일에서 지원되지 않는 특정 옵션은 사용할 수 없습니다.

    • 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다. 옵션은 해당 라이브러리에서 주 버전 및 부 버전 관리가 지원되고 선택한 워크플로 서식 파일을 콘텐츠 승인에 사용할 수 있는 경우에만 사용할 수 있습니다.

  6. 사이트 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가할 경우 목록 및 사이트 콘텐츠 형식 업데이트 구역에서 해당 콘텐츠 형식으로부터 상속하는 모든 콘텐츠 형식에 이 워크플로를 추가할지 여부를 지정합니다.

    참고: 목록 및 사이트 콘텐츠 형식 업데이트 구역은 사이트 콘텐츠 형식의 워크플로 추가 페이지에만 나타납니다.

  7. 워크플로 사용자 지정 페이지에서 작업 회람 방식, 기본 워크플로 시작 값,워크플로가 완료되는 방식 및 워크플로 완료 시에 수행할 작업에 대한 옵션을 원하는 대로 지정합니다.

  8. 워크플로 사용자 지정 페이지에서 작업이 회람되는 방식, 기본 워크플로 시작 값, 워크플로가 완료되는 방식 및 워크플로가 성공적으로 완료될 때 수행할 작업에 대해 원하는 옵션을 지정합니다.

    다음 구역에서 원하는 옵션을 선택합니다. 모든 구역의 옵션을 지정할 필요는 없습니다.

    워크플로 작업

    작업:

    수행 방법

    한 번에 모든 참석자에게 작업 할당(동시 워크플로)

    모든 참석자(동시) 단추를 선택합니다.

    한 번에 한 참석자에게만 작업 할당(순차적 워크플로)

    워크플로를 순차적 워크플로로 만든 경우 한 참석자가 작업을 완료해야 다음 참석자가 작업을 받을 수 있습니다.

    한 번에 한 명의 참석자(순차적) 단추를 선택합니다.

    워크플로 참석자가 자신에게 할당된 작업을 다른 사람에게 다시 할당할 수 있도록 허용

    다른 사람에게 작업 재할당 확인란을 선택합니다.

    워크플로 참석자가 작업을 완료하기 전에 승인할 문서 또는 항목에 대한 변경을 요청할 수 있도록 허용

    작업 완료 전에 변경 요청 확인란을 선택합니다.

    기본 워크플로 시작 값

    작업:

    수행 방법

    이 워크플로의 모든 인스턴스에 대한 기본 참석자 목록 지정

    이 워크플로가 시작될 때 참여시킬 사용자 이름을 입력하거나, 승인자를 클릭하고 디렉터리 서비스에서 사용자 및 그룹을 선택합니다.

    참고: 이 워크플로를 순차적 워크플로로 설정하는 경우 워크플로 참석자의 이름을 작업을 할당할 순서대로 추가합니다.

    그룹에 단일 작업 할당

    입력한 각 그룹에 작업을 지정합니다(그룹을 확장하지 않음). 확인란을 선택합니다.

    그룹을 워크플로 참석자로 지정하고 모든 그룹 구성원에 대해 개별 작업을 할당하는 대신 그룹에 하나의 작업만 할당하려면 이 옵션을 선택합니다.

    워크플로를 시작하는 사용자가 참석자를 변경하거나 추가할 수 있도록 허용

    이 워크플로 시작 시 참석자 목록을 변경할 수 있음 확인란을 선택합니다.

    이 옵션은 기본적으로 선택되어 있습니다. 워크플로를 시작하는 사용자가 참석자를 변경하거나 추가할 수 없도록 하려면 이 확인란의 선택을 취소합니다.

    각 작업과 함께 나타나는 기본 메시지 지정

    텍스트 상자에 메시지나 지침을 입력합니다.

    동시 워크플로의 기한 지정

    작업 기한(동시)에서 날짜를 입력하거나 선택합니다.

    순차적 워크플로의 참석자가 워크플로 작업을 완료해야 하는 기간 지정

    각 사용자가 작업을 완료하도록 지정된 시간(순차적)에 숫자를 입력하고, 시간 단위로 이나 를 선택합니다.

    워크플로가 시작될 때 작업 배정이 아니라 알림을 받을 사용자 목록 지정

    다른 사람에게 알림에서 알림을 보낼 사용자의 이름을 입력하거나, 참조를 클릭하고 디렉터리 서비스에서 사용자 및 그룹을 선택합니다.

    워크플로 완료

    작업:

    수행 방법

    특정 수의 참석자가 할당된 작업을 완료하면 동시 워크플로가 완료되도록 지정

    다음 수의 작업이 끝났습니다. 확인란을 선택하고 숫자를 입력합니다.

    참고: 이 옵션은 워크플로가 순차적 워크플로인 경우에는 사용할 수 없습니다.

    문서나 항목이 거부될 때 워크플로가 완료되도록 지정

    문서가 거부됨 확인란을 선택합니다.

    문서나 항목이 변경될 때 워크플로가 완료되도록 지정

    문서가 변경됨 확인란을 선택합니다.

    워크플로 완료 후 작업

    작업:

    수행 방법

    워크플로가 완료된 후 문서나 항목의 승인 상태 업데이트

    승인 상태 업데이트(이 워크플로를 사용하여 내용 승인 제어) 확인란을 선택합니다.

    • 이 승인 워크플로를 사용하여 라이브러리에 대한 콘텐츠 승인(중재)을 관리하려고 하며 워크플로 추가 페이지에서 이 워크플로를 시작하여 항목의 주 버전 게시를 승인합니다. 확인란을 선택한 경우 이 옵션은 기본적으로 선택되어 있습니다.

    • 확인을 클릭합니다.

  9. 확인을 클릭합니다.

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문서 또는 항목이 저장된 목록 또는 라이브러리에서 직접 해당 문서 또는 항목에 대한 승인 워크플로를 수동으로 시작할 수 있습니다. 워크플로를 시작할 때 사용할 수 있는 옵션은 항목의 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 해당 워크플로를 추가할 때 워크플로를 사용자 지정한 방식에 따라 달라집니다. 워크플로를 시작하려면 적어도 항목 편집 권한이 있어야 합니다. 일부 워크플로의 경우에는 목록 관리 권한도 있어야 문서 또는 항목에 대한 워크플로를 시작할 수 있습니다.

문서 또는 항목이 저장된 목록 또는 라이브러리에서 직접 해당 문서 또는 항목에 대한 승인 워크플로를 수동으로 시작할 수 있습니다. 워크플로를 시작할 때 사용할 수 있는 옵션은 항목의 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 해당 워크플로를 추가할 때 워크플로를 사용자 지정한 방식에 따라 달라집니다. 워크플로를 시작하려면 적어도 항목 편집 권한이 있어야 합니다. 일부 워크플로의 경우에는 목록 관리 권한도 있어야 문서 또는 항목에 대한 워크플로를 시작할 수 있습니다.

참고: 워크플로가 시작된 후 워크플로 참가자가 자신의 워크플로 작업에 대한 전자 메일 알림과 미리 알림을 받도록 하려면 서버 관리자에게 문의하여 사이트에 전자 메일이 설정되어 있는지 확인하십시오.

  1. 목록 또는 라이브러리가 아직 열려 있지 않으면 빠른 실행에서 해당 이름을 클릭합니다.

    목록이나 라이브러리 이름이 나타나지 않으면 사이트 콘텐츠 보기를 클릭한 다음 해당 목록이나 라이브러리 이름을 클릭합니다.

  2. 새 워크플로 시작에서 시작할 승인 워크플로의 이름을 클릭합니다.

  3. 배정 대상에서 문서 또는 항목을 승인하도록 할 사람의 이름을 입력하거나 찾은 다음 워크플로 작업에 대해 지정할 순서를 한 번에 한 참석자씩(순차적) 또는 모든 참석자가 동시에 참석(동시) 중에서 선택합니다.

  4. 승인자 줄에 문서나 항목을 승인할 사용자의 이름을 입력하거나, 승인자를 클릭하고 디렉터리 서비스에서 사용자 및 그룹을 선택합니다.

    참고: 워크플로가 순차적 워크플로인 경우 워크플로 참석자의 이름을 작업을 할당할 순서대로 입력하거나 선택합니다.

  5. 워크플로 참석자로 그룹을 포함할 경우 모든 그룹 구성원에 대한 개별 작업 알림을 할당하는 대신 그룹에 하나의 작업 알림만 할당하려면 입력한 각 그룹에 작업을 지정합니다(그룹을 확장하지 않음). 확인란을 선택합니다.

  6. 메시지나 특정 작업 지침을 포함하려면 요청에 포함할 메시지를 입력하십시오. 아래의 텍스트 상자에 해당 정보를 입력합니다.

  7. 작업이 완료되어야 하는 시기를 지정하려면 기한에서 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 순차적 워크플로의 경우 숫자를 입력하고 시간 단위로 이나 를 선택합니다.

    • 동시 워크플로의 경우 작업 기한에서 날짜를 입력하거나 선택합니다.

    • 워크플로가 시작될 때 다른 사용자가 작업 배정이 아니라 알림을 받도록 하려면 참조 줄에 해당 이름을 입력하거나, 참조를 클릭하고 디렉터리 서비스에서 사용자 및 그룹을 선택합니다.

  8. 시작을 클릭합니다.

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승인 워크플로 작업 완료

승인 워크플로의 참석자는 해당 항목 또는 문서가 있는 목록 또는 라이브러리에서나 2007 Office 릴리스에 포함된 특정 프로그램 내에서 직접 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다. 클라이언트 프로그램에서 워크플로 작업을 완료하는 방법에 대한 자세한 내용은 해당 프로그램의 도움말을 참고하십시오.

서버에서 승인 워크플로 작업 완료

  1. 사이트의 작업 목록으로 이동하고 보기 메뉴의 내 작업을 선택하여 사용자의 워크플로 작업을 찾습니다.

    참고: 워크플로에서 기본 작업 목록을 사용하지 않는 경우 작업 목록에 해당 워크플로 작업이 표시되지 않을 수 있습니다. 워크플로 작업을 찾으려면 워크플로 항목이 저장된 목록이나 라이브러리를 엽니다. 원하는 항목을 가리킨 다음 나타나는 화살표를 클릭하고 워크플로를 클릭합니다. 워크플로 상태 페이지의 실행 중인 워크플로에서 사용자가 참여하고 있는 워크플로의 이름을 클릭하고 작업에서 사용자의 워크플로 작업을 찾습니다.

  2. 완료할 작업 이름을 가리킨 다음 나타나는 화살표를 클릭하고 항목 편집을 클릭합니다.

  3. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 항목을 승인하려면 제공된 텍스트 상자에 워크플로 소유자에게 보낼 설명을 입력하고 승인을 클릭합니다.

    • 항목을 거부하려면 제공된 텍스트 상자에 워크플로 소유자에게 보낼 설명을 입력하고 거부를 클릭합니다.

    • 다른 사용자에게 승인 작업을 다시 할당하려면 작업 재할당을 클릭하고 작업을 할당할 사용자를 지정한 다음 보내기를 클릭합니다.

    • 승인할 항목에 대한 변경을 요청하려면 변경 요청을 클릭하고 변경 요청을 할당할 사용자를 지정한 다음 요청한 변경에 대한 정보를 제공하고 보내기를 클릭합니다.

      참고: 이 항목에 대한 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가할 때 워크플로를 사용자 지정한 방식에 따라 작업을 다시 할당하거나 변경을 요청하는 옵션을 사용하지 못할 수도 있습니다.

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