상태 워크플로 사용

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상태 워크플로는 세 가지 상태(단계)를 통해 목록 항목의 상태를 추적하며 고객 지원 문제점, 잠재 고객 또는 프로젝트 작업과 같이 조직에서 대량의 문제점이나 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 사용할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트 작업의 세 상태는 시작 안 함, 진행 중, 마침일 수 있습니다.

이 문서의 내용

상태 워크플로 작동 방식

상태 워크플로와 함께 사용 하도록 목록 설정

문제점 관리 목록 만들기

상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 만들기

상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 사용자 지정

목록에 상태 워크플로 추가

항목에서 수동으로 상태 워크플로 시작

상태 워크플로에서 워크플로 작업 완료

상태 워크플로 작동 방식

상태 워크플로는 세 가지 상태와 상태 간 전환 두 개를 통해 조직에서 문제점이나 항목의 상태를 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 지원합니다. 상태가 전환될 때마다 워크플로에서 특정 사용자에게 작업을 할당하고 작업에 대한 전자 메일 알림을 보냅니다. 해당 작업이 완료되면 워크플로가 항목의 상태를 업데이트하고 다음 상태로 진행합니다. 상태 워크플로는 문제점 관리 목록 서식 파일에 사용할 수도 있지만 값이 세 개 이상인 선택 열을 포함하도록 설정된 목록에서도 사용할 수 있습니다. 이 선택 열의 값은 워크플로에서 추적하는 상태로 사용됩니다.

한 목록에 여러 선택 열이 포함될 수 있으며 선택 열에는 4개 이상의 값이 포함될 수 있습니다. 그러나 이 경우에도 상태 워크플로는 선택 열 중 하나와 선택한 선택 열의 값 중 3개만 사용하도록 구성할 수 있습니다. 따라서 목록 또는 라이브러리에 상태 워크플로를 추가할 때는 선택 열 하나와 해당 열에서 제공하는 값 중 3개를 선택합니다.

상태 워크플로는 고객 지원 문제점, 잠재 고객 또는 프로젝트 작업과 같이 조직에서 대량의 문제점이나 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 사용할 수 있습니다. 예를 들어 소규모 행사 계획 회사의 직원들이 문제점 관리 목록과 사용자 지정된 상태 워크플로를 사용하여 자신들이 계획하는 행사와 관련된 여러 가지 작업을 관리할 수 있습니다. 워크플로는 활성, 검토 가능, 완료의 세 가지 상태를 통해 행사 계획 작업을 추적합니다. 특정 행사와 관련된 모든 행사 준비 작업은 해당 행사에 대해 생성된 문제점 관리 목록으로 컴파일되고 활성으로 표시됩니다. 행사 담당 코디네이터는 팀 구성원들에게 개별 작업을 할당한 다음, 해당 항목의 워크플로를 시작하여 행사 작업을 시작합니다.

워크플로가 시작되면 지정한 사람에 대한 작업이 생성됩니다. 작업을 받은 팀 구성원이 해당 작업을 완료하는 데 필요한 작업을 수행합니다. 이러한 작업은 문제점 관리 목록이 있는 사이트나 목록 외부에서 발생하는 작업일 수 있습니다. 예를 들어 팀 구성원이 출장 뷔페 계획을 세우는 워크플로 작업을 받으면 이 구성원은 출장 뷔페 회사에 연락한 다음 출장 뷔페 회사의 직원들과 함께 작업하여 계획을 세웁니다. 출장 뷔페 계획의 초안이 마련되면 팀 구성원은 자신의 워크플로 작업을 완료로 표시합니다. 이때 워크플로는 문제점 관리 목록에 있는 행사 작업의 상태를 활성에서 검토 가능으로 업데이트하고 행사 담당 코디네이터가 출장 뷔페 계획을 검토하기 위한 두 번째 작업을 만듭니다. 행사 담당 코디네이터가 출장 뷔페 계획을 검토하고 승인한 후 자신의 워크플로 작업을 완료로 표시하면 워크플로가 작업의 상태를 검토 가능에서 완료로 업데이트합니다.

참고: 워크플로 참가자는 두 가지 방법으로 상태 워크플로에서 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다. 참가자는 워크플로 작업을 편집하여 완료로 표시할 수도 있고, 해당 목록을 변경할 수 있는 권한을 가진 경우 목록에 있는 워크플로 항목의 상태를 변경할 수도 있습니다. 참가자가 목록에 있는 워크플로 항목의 상태를 수동으로 업데이트하면 워크플로 작업이 완료됩니다. 참가자가 워크플로 작업을 편집하여 완료로 표시하는 경우에는 목록에 있는 워크플로 항목의 상태가 완료로 업데이트됩니다.

이전 예제의 상태 워크플로 작업에서 사용하는 프로세스는 다음과 같습니다.

예제 상태 워크플로의 순서도

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상태 워크플로를 사용하도록 목록 설정

상태 워크플로 사용하려면 우선 워크플로를 통해 추적하거나 관리할 항목이 포함된 목록을 설정해야 합니다. 상태 워크플로는 문제점 관리 목록 서식 파일에 사용할 수도 있지만 사용자 지정 목록을 만들어 상태 워크플로와 함께 사용할 수도 있습니다. 사용자 지정 목록을 만들 경우 선택 값이 세 개 이상 포함된 선택 열을 적어도 하나 이상 목록에 포함해야 합니다. 목록에서 사용할 워크플로를 설정할 때는 워크플로에서 추적할 상태 값이 포함된 선택 열을 지정해야 합니다.

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문제점 관리 목록 만들기

기본적으로 문제점 관리 목록 서식 파일로부터 만드는 모든 목록에서 상태 워크플로를 사용할 수 있습니다.

  1. Office 365 설정 단추설정 메뉴 앱 추가 클릭 합니다.

  2. 내 앱 페이지에서 문제점 관리를 클릭하고 목록 이름을 입력합니다. 목록 이름은 필수 입력 사항입니다.

  3. 목록 설명을 제공하려면 고급 옵션을 클릭합니다.

    • 설명 상자에 목록의 용도에 대한 설명을 입력합니다. 설명은 선택 입력 사항입니다.

  4. 만들기를 클릭합니다.

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상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 만들기

상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록을 만들려면 워크플로에서 추적할 상태 값이 3개 이상 포함된 선택 열을 적어도 하나 이상 추가해야 합니다.

  1. Office 365 설정 단추설정 메뉴 앱 추가 클릭 합니다.

  2. 내 앱 페이지에서사용자 지정 목록을 클릭하고 목록 이름을 입력합니다. 목록 이름은 필수입니다.

  3. 목록 설명을 제공하려면 고급 옵션을 클릭합니다.

  4. 설명 상자에 목록의 용도에 대한 설명을 입력합니다. 설명은 선택 입력 사항입니다.

  5. 만들기를 클릭합니다.

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상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 사용자 지정

  1. 이전 단계에서 만든 사용자 지정 목록을 클릭합니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 탭을 클릭한 다음 설정 그룹에서 목록 설정을 클릭합니다.

  3. 에서 열 만들기를 클릭합니다.

  4. 이름 및 형식 섹션의 열 이름 아래에서 해당 워크플로의 상태 값을 지정 하는 데 사용할 열 이름을 입력 합니다. 예를 들어 워크플로 상태도 이름을 입력할 수 있습니다.

  5. 이 열의 정보 형식에서 선택(선택 메뉴)을 선택합니다.

  6. 추가 열 설정 섹션의 설명에 열에 대한 설명을 입력합니다(옵션).

  7. 필수 열로 지정에서 를 클릭합니다.

  8. 각 선택 사항을 별도 줄에 입력 에서 목록 상자에서이 열에 대해 원하는 세 개 이상의 선택 값을 입력 합니다. 이러한 값은 워크플로에 대 한 상태가 됩니다. 예를 들어 검토를 위해 준비 활성를 입력 하 고 세 개의 선택으로 완료 될 수 있습니다.

  9. 선택 사항 표시 방법에서 드롭다운 메뉴라디오 단추를 선택합니다.

  10. 채우기 선택 허용에서 아니요를 클릭합니다.

  11. 이 열에 대해 특정 기본값을 사용할지 또는 목록의 기본 보기에 이 열을 추가할지를 지정합니다.

  12. 확인을 클릭합니다.

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목록에 상태 워크플로 추가

상태 워크플로를 목록의 항목에 사용하려면 먼저 목록에 추가해야 합니다. 목록에 상태 워크플로를 추가할 때는 워크플로에서 추적할 상태 값이 포함된 목록의 열을 지정합니다. 워크플로의 각 단계에서 수행되는 작업에 대한 정보도 지정합니다. 예를 들어 작업을 받는 사람에게 보낼 전자 메일 알림의 제목과 텍스트를 지정할 수 있습니다.

대부분의 사이트 유형에서는 상태 워크플로를 기본적으로 사용할 수 있습니다. 그러나 사이트 모음 관리자가 이 기능을 사용하지 않도록 설정할 수 있습니다. 상태 워크플로를 사용할 수 없는 경우에는 사이트 모음 관리자에게 문의하세요.

중요: 목록에 워크플로를 추가하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다.

  1. 상태 워크플로를 추가할 목록을 엽니다.

  2. 목록 > 목록 설정을 클릭하거나 열려 있는 라이브러리 유형의 설정을 클릭합니다. 예를 들어 문서 라이브러리의 경우 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

  3. 사용 권한 및 관리에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 추가를 클릭합니다.

  5. 추가 워크플로 서식 파일 선택에서의 워크플로 구역에서 워크플로 페이지 클릭 상태 입니다.

  6. 이름 섹션에서 워크플로의 고유한 이름을 입력합니다.

  7. 작업 목록 섹션에서 워크플로와 함께 사용할 작업 목록을 지정합니다.

    참고: 

    • 기본 작업 목록을 사용하거나 새 작업 목록을 만들 수 있습니다. 기본 작업 목록을 사용하면 워크플로 참가자가 작업 목록의 내 작업 보기를 사용하여 자신의 워크플로 작업을 쉽게 찾아 볼 수 있습니다.

    • 이 워크플로의 작업에 일반적인 작업 목록과 별도로 보관할 중요한 데이터나 기밀 데이터가 표시되는 경우 새 작업 목록을 만듭니다.

    • 조직에 많은 워크플로가 있거나 워크플로가 많은 작업과 관련될 경우에는 새 작업 목록을 만듭니다. 이 경우 워크플로별로 작업 목록을 만들어야 할 수 있습니다.

  8. 사용 기록 목록 섹션에서 이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택합니다. 기록 목록에는 워크플로의 각 인스턴스가 실행되는 동안 발생하는 모든 이벤트가 표시됩니다.

    참고: 기본 사용 기록 목록을 사용하거나 새 사용 기록 목록을 만들 수 있습니다. 조직에 많은 워크플로가 있을 경우에는 워크플로별로 별개의 기록 목록을 만들어야 할 수 있습니다.

  9. 시작 옵션 섹션에서 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 워크플로를 수동으로 시작하려면 인증된 사용자가 항목 편집 권한을 사용하여 수동으로 이 워크플로를 시작할 수 있도록 허용합니다 확인란을 선택합니다. 워크플로를 시작하는 데 사용 권한을 추가로 요구하려는 경우 워크플로를 시작하려면 목록 관리 권한이 필요합니다 확인란을 선택합니다.

    • 새 항목이 생성될 때 자동으로 워크플로를 시작하려면 새 항목이 생성되면 이 워크플로를 시작합니다 확인란을 선택합니다.

  10. 다음을 클릭합니다.

  11. 워크플로 상태 섹션의 '선택' 필드 선택에 있는 목록에서 해당 워크플로의 상태에 사용할 값이 포함된 선택 열을 선택한 다음 워크플로의 초기 상태, 중간 상태, 최종 상태에 대해 원하는 열 값을 선택합니다.

  12. 워크플로가 초기화될 때 수행되는 작업 지정(워크플로의 첫 번째 작업에 대한 옵션) 섹션과 워크플로가 중간 상태로 변경될 때 수행되는 작업 지정(워크플로의 두 번째 작업에 대한 옵션) 섹션에서 다음 정보를 지정합니다.

    작업 정보

필드

설명

작업 제목:

워크플로가 시작되거나 중간 상태에 도달하면 작업에 표시되는 메시지 제목을 원하는 경우 수정할 수 있습니다. 목록 필드 포함 확인란을 선택하면 메시지 끝에 선택한 필드가 추가됩니다.

작업 설명:

작업에 대한 설명에 포함할 정보를 입력합니다. 목록 필드 포함 확인란을 선택하면 메시지 끝에 선택한 필드가 추가됩니다. 목록 항목에 링크 삽입 확인란을 선택하면 목록 항목에 대한 링크가 설명에 포함됩니다.

작업 기한:

작업 기한을 지정하려면 목록 필드 포함 확인란을 선택한 다음 목록에서 기한에 사용할 날짜 정보가 포함된 날짜 열을 선택합니다.

작업 담당자:

목록에서 지정한 사람에게 작업을 할당하려면 목록 필드 포함을 클릭한 다음 목록에서 사용할 사용자 정보가 포함된 열을 선택합니다. 이 워크플로가 시작되면 워크플로 항목에 대해 이 열에 나타나는 이름의 사람에게 첫 번째 작업이 할당됩니다.

이 워크플로의 모든 인스턴스에서 지정한 사람에게 이 작업을 할당하려면 사용자 지정을 클릭한 다음 작업을 할당할 사람 이름을 입력하거나 선택합니다.

  1. 워크플로 참가자에게 워크플로 작업에 대한 전자 메일 알림을 보내려면 전자 메일 메시지 보내기 확인란을 선택합니다.

    참고:  워크플로가 시작된 후 워크플로 참가자가 자신의 워크플로 작업에 대한 전자 메일 알림과 미리 알림을 받도록 하려면 사이트 모음 관리자에게 문의하여 해당 사이트에 전자 메일이 설정되어 있는지 확인하세요.

    전자 메일 메시지 정보

필드

설명

작업

워크플로 작업에 대한 전자 메일 알림을 받을 사람의 이름을 입력합니다. 작업 소유자에게 전자 메일 알림을 보내려면 작업 담당자 포함 확인란을 선택합니다.

제목

전자 메일 알림에 사용할 제목 줄을 입력합니다. 전자 메일 메시지의 제목 줄에 작업 제목을 추가하려면 작업 제목 사용 확인란을 선택합니다.

본문

전자 메일 알림의 메시지 본문에 표시할 정보를 입력합니다. 메시지에 목록 항목에 대한 링크를 포함하려면 목록 항목에 링크 삽입 확인란을 선택합니다.

  1. 확인을 클릭합니다.

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항목에서 수동으로 상태 워크플로 시작

상태 워크플로를 목록에 추가해야 해당 목록 항목에서 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 이전 섹션을 참고하세요.

목록에 새 항목이 추가될 때 상태 워크플로를 자동으로 시작하도록 구성하거나 특정 사용 권한이 있는 사용자가 워크플로를 수동으로 시작하도록 구성할 수 있습니다. 두 옵션을 모두 허용하는 워크플로도 있습니다.

목록 항목에서 상태 워크플로를 수동으로 시작하려면 다음 단계를 수행합니다. 목록에 대한 항목 편집 권한이 있어야 합니다. 일부 워크플로의 경우 목록 관리 권한이 필요할 수도 있습니다.

참고: 워크플로가 시작된 후 워크플로 참가자가 자신의 워크플로 작업에 대한 전자 메일 알림과 미리 알림을 받도록 하려면 사이트 모음 관리자에게 문의하여 해당 사이트에 전자 메일이 설정되어 있는지 확인하세요.

  1. 상태 워크플로를 시작할 항목이 포함된 목록을 엽니다.

  2. 워크플로를 시작할 항목의 옆에 있는 줄임표를 클릭하고 나타나는 메뉴에서 워크플로를 클릭합니다.

    참고: 워크플로 명령은 하나 이상의 워크플로와 연결된 목록이나 라이브러리에 항목이 있을 때만 사용할 수 있습니다.

  3. Office 365 설정 단추설정 메뉴 모든 사이트 콘텐츠 보기를 클릭 합니다.

  4. 새 워크플로 시작에서 시작할 상태 워크플로 이름을 클릭합니다.

    워크플로가 즉시 시작됩니다.

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상태 워크플로에서 워크플로 작업 완료

상태 워크플로에서 워크플로 작업을 완료하려면 워크플로 작업이 기록되어 있는 작업 목록에 대해 적어도 항목 편집 권한을 가지고 있어야 합니다.

  1. 사이트의 작업 목록을 열고 보기 메뉴의 내 작업을 선택하여 워크플로 작업을 찾습니다.

    참고: 워크플로에서 기본 사이트 작업 목록을 사용하지 않는 경우 작업 목록에 해당 워크플로 작업이 표시되지 않을 수 있습니다. 워크플로 작업을 찾으려면 워크플로 항목이 저장된 목록이나 라이브러리로 이동합니다. 완료할 항목의 이름을 가리킨 다음 나타나는 화살표를 클릭하고 워크플로를 클릭합니다. 워크플로 상태 페이지의 실행 중인 워크플로에서 자신이 참가하고 있는 워크플로의 이름을 클릭합니다. 작업에서 워크플로 작업을 클릭한 다음 3단계로 건너뜁니다.

  2. 완료로 표시할 항목이 들어 있는 목록을 엽니다.

  3. 완료할 작업 이름을 가리킨 다음 나타나는 화살표를 클릭하고 항목 편집을 클릭합니다.

  4. 작업 대화 상자에서 작업을 완료하는 데 필요한 정보를 입력하거나 선택하고 저장을 클릭합니다.

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