상태 워크플로 사용

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상태 워크플로 세 가지 상태 (단계)을 통해 목록 항목의 상태를 추적합니다. 조직에서 대량의 문제점이 나 고객 지원 문제점, 잠재 또는 프로젝트 작업과 같은 항목을 추적 해야 하는 비즈니스 프로세스 관리에 사용할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트 작업에 대 한 세 가지 상태 수, 시작 안 함, 진행 중인 및 마침 있습니다.

이 문서의 내용

상태 워크플로 작동 방식

상태 워크플로와 함께 사용 하도록 목록 설정

상태 워크플로와 함께 사용할 문제점 관리 목록 만들기

상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 만들기

상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 사용자 지정

목록에 상태 워크플로 추가

항목에서 수동으로 상태 워크플로 시작

상태 워크플로에서 워크플로 작업 완료

상태 워크플로 작동 방식

상태 워크플로 조직 상태 간에 문제점 또는 세 상태와 두 개의 전환을 통해 항목의 상태를 추적 해야 하는 비즈니스 프로세스를 지원 합니다. 각 상태 간 전환에서 워크플로가 사람에게 작업을 배정하고 작업에 대한 전자 메일 알림을 보냅니다. 해당 작업이 완료되면 워크플로가 항목의 상태를 업데이트하고 다음 상태로 진행합니다. 문제점 관리 목록 서식 파일에서 상태 워크플로 작동 합니다. 그러나 세 개 이상의 값이 있는 선택 열을 포함 하도록 설정 하는 모든 목록에서 사용할 수 있습니다. 이 선택한 열의 값은 워크플로가 추적 하는 상태도 사용 됩니다.

목록 두 개 이상 선택 열이 및 선택 열 세 개 이상의 값이 있을 수 있습니다. 그러나 상태 워크플로 선택 된 선택 항목 열에서 선택한 열 중 하나의 값만 3를 사용 하 여 구성할 수만 있습니다. 목록 또는 라이브러리에 상태 워크플로 추가할 때 선택 열을 선택 하 고 열으로 값 3 개를 제공 합니다. 목록에서 열을 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리에서 열 만들기 또는 삭제 목록 또는 라이브러리의 열을참조 합니다.

조직에서 대량의 문제점이 나 고객 지원 문제점, 잠재 또는 프로젝트 작업과 같은 항목을 추적 해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리 하는 상태 워크플로 사용할 수 있습니다. 예를 들어 작은 행사 계획 회사에서 직원 문제점 관리 목록을 사용할 수 있으며 다양 한 작업을 관리 하는 사용자 지정 된 상태 워크플로 이벤트와 관련 된 계획 됩니다. 상태 워크플로 세 상태를 통해 이벤트 기획 작업 추적: 활성, 검토를 위해 준비완료합니다. 특정 이벤트와 관련 된 행사 준비 작업의 모든 이벤트에 대 한 생성 되어 활성으로 표시 하는 문제점 관리 목록으로 컴파일된 합니다. 이벤트 코디네이터 개별 작업 팀 구성원을 할당 하 고 이벤트 작업의 작업을 시작 하려면 이러한 항목에서 상태 워크플로 시작 합니다.

워크플로가 시작 되 면 지정한 사람에 대 한 작업을 만듭니다. 팀 구성원이 작업을 받으면 상대가 작업을 완료 하는 데 필요한 작업을 수행 합니다. 이 목록이 나 문제점 관리 목록이 있는 사이트 외부에서 발생 하는 작업 수 있습니다. 예를 들어 팀 구성원이 뷔페 계획을 개발 하는 워크플로 작업을 받은 경우 상대가 출장 뷔페 회사 연락처와 다음 계획을 수립 하도록 합니다. 출장 뷔페 계획 초안을 작성 하는 경우 완료로 팀 구성원이 자신의 워크플로 작업을 표시 합니다. 현재 시점에 워크플로 또는 검토를 위해 준비활성 에서 문제점 관리 목록에서 이벤트 작업의 상태를 업데이트 하 고 출장 뷔페 계획을 검토 하려면 이벤트 코디네이터에 대 한 두 번째 작업을 만듭니다. 이벤트 코디네이터 검토 하 고 출장 뷔페 계획 승인, 후 자신의 워크플로 작업을 완료로 표시 및 워크플로 완료'로 검토를 위해 준비 에서 작업의 상태를 업데이트 합니다.

참고: 워크플로 참가자가 두 가지 방법으로 상태 워크플로에서 워크플로 작업을 수행할 수 있습니다. 참가자가 워크플로 작업을 완료로 표시 하려면 편집 하거나 (참가자가이 목록은 변경할 수 있는 권한이 있으면) 참가자 목록에 있는 워크플로 항목의 상태를 변경할 수 있습니다. 참가자 목록에 있는 워크플로 항목의 상태를 수동으로 업데이트할 경우 워크플로 작업이 완료 되었습니다. 참가자가 워크플로 작업 완료로 표시 하려면 편집, 목록에 있는 워크플로 항목의 상태를 완료로 업데이트 됩니다.

이전 예제의 상태 워크플로 작업에서에서 팔 로우 프로세스를 사용 합니다.

예제 상태 워크플로의 순서도

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상태 워크플로와 함께 사용 하도록 목록 설정

상태 워크플로 사용 하려면 먼저 목록 워크플로 사용 하 여 설정 해야 합니다. 이 목록에 항목을 추적 하거나 워크플로 사용 하 여 관리 계획에 포함 되어야 합니다. 문제점 관리 목록 서식 파일 상태 워크플로 작동합니다. 그러나 이러한 워크플로 사용 하 여 사용자 지정 목록을 만들 수 있습니다. 상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록을 만드는 경우 목록 세 개 이상의 선택 값을 포함 하는 선택 열을 하나 이상 포함 되어 있는지 확인 해야 합니다. 목록에 사용할 상태 워크플로를 설정 하는 경우 워크플로 추적 하는 상태 값이 포함 된 선택 열을 지정 해야 합니다.

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상태 워크플로와 함께 사용할 문제점 관리 목록 만들기

기본적으로 문제점 관리 목록 서식 파일 로부터 만드는 모든 목록에서 상태 워크플로 사용할 수 있습니다.

  1. 사이트 작업 메뉴에서 모든 사이트 콘텐츠 보기를클릭 합니다.

  2. 모든 사이트 콘텐츠 페이지에서 만들기를 클릭 합니다.

  3. 만들기 대화 상자에서 문제점 관리를 클릭 하 고 목록에 대 한 이름을 입력 합니다. 목록 이름은 필수 입력 사항입니다.

    참고: 목록 이름 목록 페이지의 맨 위에 표시 하 고, 목록 페이지의 웹 주소의 일부가 사용자 찾기 및 목록을 열고 지원 되는 탐색 요소에 나타납니다.

  4. 목록에 대 한 설명을 제공 하거나 목록에 대 한 링크를 빠른 실행에 표시 되는 경우 지정 하려는 경우 기본값은 예, 기타 옵션을 클릭 합니다.

    • 설명 상자에 목록의 용도에 대 한 설명을 입력 합니다. 설명은 선택 입력 사항입니다.

    • 빠른 실행에서이 목록에 대 한 링크를 추가 하려면 탐색 섹션에서를 클릭 합니다.

  5. 아래쪽 만들기 대화 상자에서 만들기를 클릭 합니다.

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상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 만들기

상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 만들기 하려는 경우 워크플로 추적 하는 세 개 이상의 상태 값이 포함 된 하나 이상의 선택 열을 추가 해야 합니다.

  1. 사이트 작업 메뉴에서 모든 사이트 콘텐츠 보기를클릭 합니다.

  2. 모든 사이트 콘텐츠 페이지에서 만들기를 클릭 합니다.

  3. 만들기 대화 상자에서 사용자 지정 목록을 클릭 하 고 목록에 대 한 이름을 입력 합니다. 목록 이름은 필수 입력 사항입니다.

    참고: 목록 이름 목록 페이지의 맨 위에 표시 하 고, 목록 페이지의 웹 주소의 일부가 사용자 찾기 및 목록을 열고 지원 되는 탐색 요소에 나타납니다.

  4. 목록에 대 한 설명을 제공 하거나 목록에 대 한 링크를 빠른 실행에 표시 되는 경우 지정 하려는 경우 기본값은 예, 기타 옵션을 클릭 합니다.

  5. 설명 상자에 목록의 용도에 대 한 설명을 입력 합니다. 설명은 선택 입력 사항입니다.

  6. 빠른 실행에서이 목록에 대 한 링크를 추가 하려면 탐색 섹션에서를 클릭 합니다.

  7. 아래쪽 만들기 대화 상자에서 만들기를 클릭 합니다.

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상태 워크플로와 함께 사용할 사용자 지정 목록 사용자 지정

  1. 리본 메뉴의 사용자 지정 목록에서 목록 탭을 클릭 한 다음 목록 설정을 클릭 합니다.

  2. 열 만들기를 클릭 합니다.

  3. 이름 및 형식 섹션의 열 이름아래에서 해당 워크플로의 상태 값을 지정 하는 데 사용할 열 이름을 입력 합니다.

  4. 이 열의 정보 형식에서 선택 (선택 메뉴)을선택 합니다.

  5. 설명 추가 열 설정 섹션에서 열에 대 한 설명을 입력 합니다.

  6. 필수이 열아래에서 를 클릭 합니다.

  7. 각 선택 사항을 별도 줄에 입력에서 목록 상자에서이 열에 대해 원하는 세 개 이상의 선택 값을 입력 합니다. 이러한 값은 워크플로에 대 한 상태가 됩니다.

  8. 사용 하 여 선택 사항을 표시아래에서 드롭다운 메뉴 또는 라디오 단추를 선택 합니다.

  9. 채우기 선택 허용에서 아니요를 클릭 합니다.

  10. 이 열에 대해 특정 기본값을 사용할지 또는 목록의 기본 보기에 추가 하려는 경우를 지정 합니다.

  11. 확인을 클릭합니다.

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목록에 상태 워크플로 추가

해당 목록에에서 있는 항목에 사용 하기 전에 목록에 상태 워크플로 추가 해야 합니다. 목록에 상태 워크플로 추가할 때 목록에 있는 열을 추적 하려면 워크플로 추가할 상태 값이 들어 지정할 수 있습니다. 워크플로의 각 단계에서 수행 하려는 작업에 대 한 정보를 지정할 수도 있습니다. 예를 들어 제목 및 작업 받는 전자 메일 알림에 대 한 텍스트를 지정할 수 있습니다.

상태 워크플로 대부분 유형의 사이트에 기본적으로 설정 되어 있습니다. 단, 사이트 모음 관리자의 기능을 해제할 수 있습니다. 상태 워크플로 사용할 수 없는 경우 사이트 모음 관리자에 게 문의 합니다.

중요: 워크플로 목록에 추가 하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다.

  1. 상태 워크플로 추가할 목록을 엽니다. 리본 메뉴의 사용자 지정 목록에서 목록 탭을 클릭 한 다음 목록 설정을 클릭 또는 열려는 라이브러리 유형에 대 한 설정을 클릭 합니다. 예를 들어 문서 라이브러리에서 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

  2. 사용 권한 및 관리에서 워크플로 설정을 클릭합니다.

    이 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로 이미 추가 된 경우이 단계 워크플로 설정 변경 페이지로 직접 이동 하 고 추가 워크플로 페이지로 이동 하려면 워크플로 추가 클릭 해야 합니다. 이 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가 된 워크플로가 없는 경우이 단계 바로 전환할 수 있는 추가 워크플로 페이지입니다.

  3. 워크플로 목록에 이미 있는 경우 워크플로 설정 변경 페이지에서 워크플로 추가클릭 합니다.

  4. 추가 워크플로 섹션에서 워크플로 페이지에서 상태 선택 아래에서 워크플로 서식 파일을 클릭 합니다.

  5. 이름 구역에 워크플로의 고유 이름을 입력합니다.

  6. 작업 목록 구역에서 워크플로와 함께 사용할 작업 목록을 지정 합니다.

    참고 사항: 

    • 기본 작업 목록을 사용 하 여 수 하거나 새로 만들 수 있습니다. 기본 작업 목록을 사용하면 워크플로 참가자가 작업 목록의 내 작업 보기를 사용하여 자신의 워크플로 작업을 쉽게 찾아 볼 수 있습니다.

    • 이 워크플로의 작업에 일반적인 작업 목록과 별도로 보관할 원하는 기밀 또는 중요 한 데이터 표시 되는 경우 새 작업 목록을 만듭니다.

    • 조직에서 워크플로가 매우 많은 경우 또는 워크플로 다양 한 작업 해야 하는 경우 새 작업 목록을 만듭니다. 이 경우 각 워크플로에 대 한 작업 목록을 만들 경우가 있습니다.

  7. 사용 기록 목록 섹션에서 이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택합니다. 기록 목록에는 워크플로의 각 인스턴스가 실행되는 동안 발생하는 모든 이벤트가 표시됩니다.

    기본 기록 목록을 사용할 수 있는 하거나 새로 만들 수 있습니다. 조직에서 워크플로가 매우 많은는 경우 각 워크플로에 대해 개별 사용 기록 목록을 만들려면 좋습니다.

  8. 시작 옵션 섹션에서 다음 중 하나를 실행 합니다.

    • 워크플로를 수동으로 시작할 수 있도록 하려는 경우 이 참가 사용 권한이 있는 인증 된 사용자가 수동으로 시작 되도록 워크플로 확인란을 선택 합니다. 워크플로 시작 하려면 추가 권한이 필요 하도록 하려는 경우 워크플로 시작 하려면 사용 권한 목록 관리 필요 확인란을 선택 합니다.

    • 새 항목이 생성될 때 자동으로 워크플로를 시작하려면 새 항목이 생성되면 이 워크플로를 시작합니다. 확인란을 선택합니다.

  9. 다음을 클릭합니다.

  10. 워크플로 상태 구역의 '선택' 필드에서 해당 워크플로의 상태에 대 한 사용 하려는 값이 포함 된 목록에서 선택 열을 선택 하 고 있는 에 대해 원하는 열 값을 선택 합니다 초기 상태, 중간 상태및 워크플로 최종 상태 입니다.

  11. (워크플로의 첫 번째 작업에 대 한 옵션) 워크플로 시작할 때 수행 하려는 작업을 지정 하 고 (두 번째 작업은 워크플로에 대 한 옵션) 항목을 지정 중간 상태로 워크플로 변경 될 때 발생 하 는 두 섹션에서 다음 정보를 지정 합니다.

    작업 세부 정보

작업 설명:

작업의 설명에 포함 하려는 정보를 입력 합니다. 목록 필드 포함 확인란을 선택 하면 선택 된 필드 메시지의 끝에 추가 됩니다. 목록 항목에 대 한 링크를 삽입 확인란을 선택 하면 설명에 목록 항목에 대 한 링크 포함 됩니다.

작업 기한 날짜:

작업 기한 지정 하려는 경우 목록 필드 포함 확인란을 선택 하 고 기한에 사용 하려는 날짜 정보를 포함 하 고 목록에서 날짜 열을 선택 합니다.

작업 담당자:

작업 목록에 지정 된 사람에 게 할당할 목록 필드 포함을클릭 한 다음 사용 하려는 사용자 정보를 포함 하 고 목록에서 열을 선택 합니다. 이 워크플로 시작할 때 첫 번째 작업 이름이 표시 된 워크플로 항목에 대 한이 열에 있는 사람에 게 할당 됩니다.

이 워크플로의 모든 인스턴스에서이 작업을 지정 하는 사람에 게 할당 하려면 사용자 정의클릭 한 다음 입력 하거나 작업을 할당할 추가할 사용자의 이름을 선택 합니다.

  1. 워크플로 참가자에 게 워크플로 작업에 대 한 전자 메일 알림을 하려는 경우 전자 메일 메시지 보내기 확인란을 선택 합니다.

    참고: 워크플로 참가자 받을 전자 메일 알림 및 워크플로 작업에 대 한 미리 알림 워크플로가 시작 된 후 확인 하려는 경우 사이트에 대 한 전자 메일이 설정 되어 있는지 확인 하려면 사이트 모음 관리자에 게 문의 합니다.

    전자 메일 메시지 정보

작업

보낼 워크플로 작업에 대 한 전자 메일 알림의 받을 사람의 이름을 입력 합니다. 작업 소유자에 게 전자 메일 알림을 보내도록 하려는 경우 작업 배정 포함 확인란을 선택 합니다.

제목

전자 메일 알림에 사용할 제목을 입력 합니다. 전자 메일 메시지의 제목 줄에 작업 제목을 추가 하려면 작업 제목 사용 확인란을 선택 합니다.

본문

전자 메일 알림의 메시지 본문에 표시할 정보를 입력 합니다. 메시지에 목록 항목에 대 한 링크를 포함 하려면 목록 항목에 대 한 링크를 삽입 확인란을 선택 합니다.

  1. 확인을 클릭합니다.

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항목에서 수동으로 상태 워크플로 시작

상태 워크플로 먼저 해당 목록에에서 있는 항목에 사용 하기 위해 사용할 수 있도록 목록에 추가 되어야 합니다. 자세한 내용은 이전 섹션을 참고 합니다.

목록에 새 항목 추가 또는 워크플로 수동으로 시작 하려면 특정 사용 권한이 있는 사용자를 허용 하도록 구성 되어 있는 경우 자동으로 시작 하는 상태 워크플로 구성할 수 있습니다. 일부 워크플로 두 옵션 모두 허용할 수 있습니다.

상태 워크플로 목록 항목의를 수동으로 시작 하려면 다음이 단계를 따릅니다. 목록의 항목 편집 권한이 있어야 합니다. 일부 워크플로 목록 관리 권한이 해야 할 수도 있습니다.

참고: 해당 워크플로 참가자 알림과 전자 메일 미리 알림을 워크플로 작업에 대 한 워크플로 시작한 후 선택 되어 있는지 확인 하려면 사이트에 대 한 전자 메일이 설정 되어 있는지 확인 하려면 사이트 모음 관리자에 게 문의 합니다.

  1. 상태 워크플로 시작 하려는 항목이 들어 있는 목록을 엽니다.

  2. 워크플로 시작, 나타나는 화살표를 클릭 한 워크플로클릭 한 다음 원하는 항목을 가리킵니다.

    참고: 워크플로 명령은 항목 목록 또는 하나 이상의 워크플로와 연결 된 라이브러리에 있을 때만 사용할 수 있습니다.

  3. 사이트 작업 메뉴에서 모든 사이트 콘텐츠 보기를클릭 합니다.

  4. 새 워크플로 시작에서 시작할 상태 워크플로 이름을 클릭 합니다.

    워크플로가 즉시 시작 됩니다.

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상태 워크플로에서 워크플로 작업 완료

최소한 있어야 상태 워크플로에서 워크플로 작업을 완료 하는 작업에 대 한 항목 편집 권한을 워크플로 작업이 기록 되어 나와 있습니다.

  1. 사이트의 작업 목록을 열고 워크플로 작업을 찾으려면 보기 메뉴에서 내 작업 을 선택 합니다.

    참고: 워크플로 기본 작업 목록을 사용 하지 않는 워크플로 작업 작업 목록에 나타나지 될 수 있습니다. 워크플로 작업을 찾으려면 목록 또는 워크플로 항목이 저장 된 라이브러리로 이동 합니다. 완료, 나타나는 화살표를 클릭 한 다음 워크플로클릭 하려는 항목의 이름을 가리킵니다. 워크플로 상태 페이지에서 실행 중인 워크플로아래에서 참여 중인 워크플로의 이름을 클릭 합니다. 작업, 워크플로 작업을 찾습니다.

  2. 완료로 표시 하려는 항목을 포함 하 여 목록을 엽니다.

  3. 완료할 작업 이름을 가리킨 다음 나타나는 화살표를 클릭하고 항목 편집을 클릭합니다.

  4. 작업 대화 상자에 입력 하거나 작업을 완료 한 다음 저장을 클릭 하는 데 필요한 정보를 선택 합니다.

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